Electronic Invoice Presentment and Payment

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1 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 1 Electronic Invoice Presentment and Payment EIPP eine strategische Lösung zur Kostenreduzierung im Bereich der Financial Supply Chain CSC, im Juli 2006

2 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 2 Inhalt Definitionen Der Prozess vom Auftrag zur Zahlung Die Financial Supply Chain EIPP die Lösung Vorteile durch EIPP EIPP im Beanstandungsmanagement Die Partner CSC und Deutsche Bank offerieren die Schlüsselkomponenten der Gesamtlösung auf einer integrierten Produkt- und Service-Plattform Dienstleistungen für Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger Schematische Übersicht der Leistungen Roadmap für die Implementierung

3 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 3 Definitionen Rechnungsdokumente: Alle Dokumente, die unter rechtlichen Aspekten dem Rechnungsprozess zuzuordnen sind Rechnungen (PO und FI), Gutschriften, Anzahlungen/ A conto Zahlungen EIPP: Electronic Invoice Presentment and Payment in USA wird diese Bezeichnung exklusiv für den elektronischen B2B Rechnungsaustausch verwendet EBPP: Electronic Bill Presentment and Payment In USA bezeichnet dies den elektronischen B2C Rechnungsaustausch In Europa wird diese Bezeichnung sowohl für den B2B als auch für den B2C Rechnungsaustausch gebraucht Elektronische Signatur: Mathematischer Algorithmus zur sicheren Authentifizierung des Rechnungsausstellers und Integration der signierten Dokumente Innerhalb der Europäischen Union verbindliche Anforderung um die Möglichkeit des Steuerabzugs für nicht papiergebundene Rechnungen zu erhalten (s.a. EC Direktiven EC/99/93 und EC/01/115) Consolidator: Service zur elektronischen Weiterleitung der Rechnung vom Aussteller zum Schuldner in ein Hub-Netzwerk inkl. Signature Services, Format Transformation etc. (z.b. von EDI nach XML) Durch die Nutzung des Consolidator Services sind Rechnungsaussteller und Empfänger in der Lage elektronische Rechnungen mit einer Vielzahl von Partnern über eine Verbindung mit einem Format auszutauschen. Data Capture / Recognition System und Service zur Extrahierung von Inhalten aus gescannten Papierdokumenten

4 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 4 Der Prozess vom Auftrag zur Zahlung Informationsmanagement: Suchen, Selektieren, Sortieren, Analysieren, Extrahieren, Download Beschaffung Kataloge Auktionen Versteigerungen Angebotsanfrage Käufer Lieferant Bestellung Rechnungsstellung Auftragseingang Abgleich der Finanzinformationen Kommunikation Überprüfung und Auftragsbestätigung Verfügbarkeit Kreditprüfung Handelsbedingungen Beschaffung Ex-stock Manufacture Part-fulfilment Split delivery Wareneingang Bestätigung der Lieferung Aktualisierung Inventar Lieferung (logistisch) Lieferplanung Zahlungsgenehmigung Rückfragen und Anfechtungen Electronic Invoice Lösung von Rückfragen Presentment und & Anfechtungen Payment (EIPP) Antwort auf Rückfragen und Anfechtungen Zahlungsinformationen Rechnungseingang Zahlung Abgleich der Finanzinformationen

5 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 5 Financial Supply Chain hohe Komplexität Der heutige Prozess von der Rechnungsausstellung innerhalb des ERP Systems bis zur Einbuchung im System des Rechnungsempfängers ist gekennzeichnet von zahlreichen Medienbrüchen, umfangreichen manuellen Arbeiten und unvollständigen Integrationen Die Transparenz der papierbasierten Prozesse ist höchst limitiert, das Monitoring von Fristen und Aufgabenzuordnungen fast unmöglich Manuelle Aufgabenzuordnungen und Wert-vernichtende Jobs machen einen Großteil der Kostenfaktoren innerhalb der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung aus. Ein Ende des papierbasierten Arbeitens ist nicht in Sicht

6 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 6 Financial Supply Chain rechtliche Ausgangslage Globale wie regionale Rechnungslegungsvorschriften, Dokumentenformate und Aufbewahrungsrichtlinien sowie Sicherheitsvorschriften gelten für alle Industriezweige Innerhalb der Europäischen Union ist seit dem eine neue EU- Direktive zu Inhalt und Format von Rechnungsdokumenten verbindlich. Definition von14 Pflichtfeldern, die Dokumente als Rechnungen kennzeichnen (Voraussetzung für den Steuerabzug) Definition der erweiterten elektronischen Signatur Mitgliedsstaaten können die Anforderungen an die elektronische Signatur individuell anpassen; z.b. Anforderung an eine qualifizierte Signatur in Deutschland Außerhalb der EU ( Drittländer ) variieren diese Anforderungen Mit der Benutzung der nach deutschen Vorgaben zugelassenen Signatur sind global agierende Unternehmen auf der sicheren Seite

7 Financial Supply Chain Anforderungen an Lösungen Lösungen müssen nicht nur die rechtlichen Aspekte erfüllen, sondern auch die Anforderungen eines schnellen ROI und einer offenen Technologie, um Dokumente von heute wie in der Zukunft zu verarbeiten. Die Implementierung eines Single point of entry für eingehende Rechnungsdokumente zusammen mit einer sicheren PKIbasierten Routing Technologie für elektronische Rechnungen ermöglicht die Bearbeitung von eingehenden wie ausgehenden Rechnungsdokumenten - unabhängig von Art und Format Der Zuwachs im Einsatz elektronischer Rechnungen für die nahe Zukunft kann derzeit nur geschätzt werden. Eine zukunftssichere Lösung muss deshalb bereits heute skalierbar und flexibel sein, um auch kommende Transaktionsanforderungen abzudecken. time paper electronic Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 7

8 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 8 EIPP Die Lösung eine Produkt- und Service-Plattform Die papierbasierte Verarbeitung von Rechnungsdokumenten ist einer der Hauptkostenfaktoren in der heutigen Financial supply chain. Der parallele Einsatz von EDI ist nur für einen eingeschränkten Benutzerkreis von Vorteil. Unter Beachtung nationaler wie internationaler Richtlinien und Direktiven, bietet Ihnen CSC eine integrierte Lösung, die es Ihnen ermöglicht Kostensenkungspotenziale im Kreditoren- wie im Debitorenbereich zu nutzen. CSC verwendet dabei Best-Practice -Ansätze in nur einer Produkt- und Service-Plattform jederzeit passend auf Ihr Geschäftsmodell und Ihren Industriezweig. Erfahrungen zeigen dabei, dass Kostensenkungen von 35% erreichbar sind.

9 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 9 EIPP die Lösung schematischer Überblick Signatur Leistender Leistungsempfänger Druck & Versand db-ebills APWS Groupware Archiv Faktura - Buchung Scan Datenerfassung Archiv

10 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 10 Vorteile durch EIPP für den Rechnungsersteller Potenzial, die Days-Sales-Outstanding (DSO) um 7 Tage zu reduzieren durchschnittliche DSO in Deutschland beträgt ca. 38,4 Tage* 30 Tage Zahlungsziel; Rechnungen sind in der Regel innerhalb von 30 Tagen zu zahlen Über 8 Tage Verzögerung durch verspätete Zahlung, Reklamationen / Beanstandungen, verspätete Buchungsläufe Unter Einsatz eines Consolidators wurde die Zielgröße DSO z.t. um bis zu 7 Tagen reduziert DSO ohne Consolidator DSO mit Consolidator Tage * Studie des efinance-labs der Goethe-Universität Frankfurt (in Österreich liegen die DSO ähnlich)

11 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 11 Vorteile durch EIPP für den Rechnungsersteller Potenzial zur Reduzierung der Rechnungserstellungskosten um % (branchenabhängig)* Einsparung von (manuellen) Prozessschritten: Drucken, Kuvertieren und Postversand Einsparung von Büromaterial: Papier und Umschläge Einsparung von Porto Potenzial zur Reduzierung der Kosten für die Zahlungsabstimmung um 67 % mit der elektronischen Zahlungsabstimmung lässt sich der Abstimmungsaufwand bei einem Volumen von täglich 600 Rechnungen von drei Tagen auf einen Tag verringern Rechnungserstellungskosten Ohne EIPP Mit EIPP Kosten für Zahlungsabstimmung * Studie der Gartner Group in den USA Ohne EIPP Mit EIPP

12 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 12 Vorteile durch EIPP für den Rechnungsempfänger Rationalisierung des bestehenden Arbeitsablaufes erhöht die Prozesseffizienz automatisierte Steuerung von Rechnungspositionen im Verarbeitungsprozess gemäß vordefiniertem Workflow Möglichkeit zur elektronischen Zahlung Beanstandungen / Reklamationen können online erhoben und geklärt werden Wartezeiten im Rechnungsbearbeitungsprozess aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Rechnungen werden eliminiert ERP Integration: Rechnungsdaten können in das ERP System elektronisch eingelesen werden (A/P System)

13 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 13 EIPP im Beanstandungsmanagement Ein online betriebenes Beanstandungsmanagement ermöglicht eine Prozesskostenreduktion in der Bearbeitung von Reklamationen von bis zu 50 % standardisierter und nachvollziehbarer elektronischer Arbeitsablauf im Beanstandungsfall für Rechnungssteller und Zahlende verbesserte Kommunikation im Beanstandungs-/ Reklamationsfall ermöglicht zielgerichtete und somit schnellere Abwicklung der Reklamation Beanstandungsmanagement Prozesskosten Ohne EIPP Mit EIPP

14 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 14 Die Partner CSC und Deutsche Bank offerieren die Schlüsselkomponenten der Gesamtlösung auf einer integrierten Produkt- und Service-Plattform CSC Komponenten Non-Technical On-Boarding Help Desk Technical On-Boarding SUPPLIERS/BILLERS Interface Service data mapping connectivity db-ebills MAX XML CONSOLIDATOR master data movement data INVOICE MANAGEMENT A P W S Payments Service Scan/ Reco BUYERS/PAYERS Portal Service Help Desk DB Komponenten Document Signing Externer Provider

15 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 15 Dienstleistungen für Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger Dienstleistungen für Rechnungsersteller Implementierung und Aufbau Erbracht durch den On-Boarding Service der CSC Elektronisches File Mapping und Anschlussfähigkeit Einrichtung der Stammdaten in der Portal & Schnittstellenumgebung Integrationstest in Zusammenarbeit mit dem Rechnungssteller Dokumentenversand / -bearbeitung Der Lieferant sendet die Rechnungsdaten an den Schnittstellenservice, der folgende Leistungen erbringt: Prüft die Authentizität des Senders (Lieferanten) Datenvalidierung und -mapping Schickt Rechnungsdaten an Portal Service (falls erfolgreich) Portal Service erbringt folgende Leistungen: Rechnungsdaten werden in db-ebills geladen Online Zugriff zur Dokumentenbearbeitung Erstellung von Rechnungen; Anfragen; Management von Auseinandersetzungen; Statusaktualisierung, etc. Download der unterzeichneten Dokumente 2 Unterzeichnung der Dokumente Portal Service: Erstellt die PDF-Rechnung; generiert den Hash-Wert und identifiziert das zu benutzende elektronische Zertifikat Schickt den Hash-Wert (jeweils pro Dokument) zur Unterzeichnung an die Zertifizierungsstelle Prüft den Unterzeichnungsprozess, die angehängten digitalen Unterschriften und das Authentifizierungsprotokoll des Dokuments Help Desk 1 Rechnungen, Gutschriften und Belastungsanzeigen 2 PDF Rechnung, elektronische Signatur und Validierungsprotokoll Dienstleistungen für Rechnungsempfänger Implementierung & Aufbau Erbracht durch den On-Boarding Service der CSC Elektronisches File Mapping und Anschlussfähigkeit Einrichtung der Stammdaten in der Portal & Schnittstellenumgebung Integrationstest in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsempfänger Dokumenteneingang / -bearbeitung Der Portal Service: Verarbeitet und bereitet die hochgeladenen Dokumente vor, z.b. weist Dokumente von Lieferanten den entsprechenden Käufern zu Leitet konsolidierte Daten an den Schnittstellen-Service weiter Bietet Online-Zugriff zur Dokumentenbearbeitung Der Käufer ruft die Rechnungsdaten 1 und die unterzeichneten Dokumente 2 zur internen Weiterverarbeitung vom Schnittstellen-Service ab Der Käufer aktualisiert das Dokument im System Help Desk Optionale Dienstleistungen APWS Accounts Payable Workflow Solution Für Abstimmungs- und Abgleichungsbedarf von Rechnungen gegen Bestellungen und Lieferungen Zahlungsservice durch einen Bank Partner Scanning und Erkennungs-Service Für Papierdokumente Rechnungsdaten 1 und eingescannte Bilder werden auf dem Portal Service gespeichert

16 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 16 Schematische Übersicht der Leistungen Help Desk (1) Technical On-Boarding SUPPLIERS/BILLERS Paper Docs (4) Elec.Docn. sent/process On-line Access web-entry data files Payment execution signed docs (5) Document Signing MAX (2) Interface Service data mapping connectivity X M L (4 ) Scan/ Reco CONSOLIDATOR master data movement data INVOICE MANAGEMENT (3) Portal Service (8) Payments Service db-ebills Image/data files data files & signed docs docn. update Non-Technical On-Boarding (6) Elec. Docn. recx/process On-line Access Payment initiation (7) A P W S BUYERS/PAYERS

17 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 17 Roadmap für die Implementierung Kompetenz und Fach-Ressourcen On-Boarding der wichtigsten Partner PILOT Produktions Roll-out Akzeptanzstudien -extern- Bewertungsaktivitäten Operative Leistung Gemeinsame Prozesssteuerung Kundenimplementierung Akzeptanzstudien -Intern- Business Case Analyse und Berechnung Partnerschaftlicher Ansatz Anpassung der Prozesse und Service Level

18 Copyright 2006 Computer Sciences Corporation. All rights reserved. 7/21/2006 1:08:32 PM 18 CSC Computer Sciences Consulting Austria AG Unternehmenszentrale Millennium Tower Handelskai A-1200 Wien Telefon: Telefax: Geschäftsstelle Linz Blütenstraße 15 A-4040 Linz Telefon: Geschäftsstelle Graz Stattegger Straße 60 A-8045 Graz Telefon: Geschäftsstelle Klagenfurt Lakeside B07 A-9020 Klagenfurt Telefon: Eastern Europe CSC Computer Sciences s.r.o. Pekarská 695 / 10b Praha 5 Czech Republic Telefon: Telefax: CSC Computer Sciences s.r.o. Carlton Savoy Building Mostová Bratislava Slovakia Telefon: Telefax: CSC Poland Sp. zoo Regus Sheraton Plaza ul. Prusa Warszawa Poland CSC Hungary Kft. Andrássy út Budapest Hungary CSC Central Europe CSC Ploenzke AG Abraham-Lincoln-Park Wiesbaden Germany Telefon : Telefax: CSC Switzerland AG Grossmattstrasse Urdorf Switzerland Telefon: Telefax: Computer Sciences Corporation The Americas 2100 East Grand Avenue El Segundo, California United States Telefon: Europe, Middle East, Africa Royal Pavilion Wellesley Road Aldershot, Hampshire GU11 1PZ United Kingdom Telefon : Australia 26 Talavera Road Macquarie Park, NSW 2113 Australia Telefon: Asia 139 Cecil Street #08-00 Cecil House Singapore Republic of Singapore Telefon : Computer Sciences Corporation unterstützt Kunden, ihre strategischen Ziele zu erreichen und vom Einsatz moderner Informationstechnologie zu profitieren. Mit der breit gefächerten Kompetenz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bietet CSC Kunden die Lösungen, die sie benötigen, um Komplexität zu managen, sich auf Kerngeschäfte zu konzentrieren, mit Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten und ihre betrieblichen Abläufe zu verbessern. CSC arbeitet anbieterunabhängig und liefert Lösungen, die den besonderen Anforderungen jedes einzelnen Kunden optimal entsprechen. Seit mehr als 45 Jahren vertrauen Kunden in Wirtschaft und Verwaltung weltweit beim Outsourcing ihrer Geschäftsprozesse und Informationssysteme, bei der Systemintegration und bei ihrem Beratungsbedarf auf CSC. Das Unternehmen ist an der New Yorker Aktienbörse unter der Bezeichnung CSC notiert. Weitere Informationen finden Sie unter oder CSC ist der offizielle IT-Partner der Tour de France und Sponsor des Teams CSC