Zusatzmodul: SEPA Avise per E Mail oder Fax

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Frieda Lange
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1 BÜRO MAYER SEPA Avise per , Fax oder Druck für Zahlung (Kreditoren) und Lastschrift (Debitoren ) Seite 1 von 7 Zusatzmodul: SEPA Avise per E Mail oder Fax Das SEPA Verfahren verlangt im Lastschriftbereich, dass Sie den Kunden rechtzeitig vorher informieren, an welchem Termin Sie welchen Betrag von seinem Bankkonto einziehen werden. Diese sogenannte Vorabankündigung oder Prenotification ist zuverlässig zu erstellen und rechtwirksam zu versenden. Ohne eine gültig erfolgte Prenotifikation kann der Kunde oder dessen Vertreter (z.b. Insolvenzverwalter) die Zahlung auch nach einer längeren Zeit zurückzufordern, da die SEPA Lastschriften nicht rechtsgültig vorgenommen wurden. Im MS Dynamics NAV ist im Bereich Zahlungsverkehr die Erstellung von Avisen integriert allerdings nur mit der Option, diese zu drucken. Hier soll Sie unser Büro Mayer Zusatzmodul zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung in die Lage versetzen, die jetzt durch das SEPA Verfahren notwendige erhöhte Anzahl von Avisen, schnell und einfach zu versenden. Davon profitieren Sie auch, wenn Sie mit Avisen bei der Bezahlung von Lieferanten - Rechnungen arbeiten.

Diese sogenannte Vorabankündigung oder Prenotification ist zuverlässig zu erstellen und rechtwirksam zu versenden. Ohne eine gültig erfolgte Prenotifikation kann der Kunde oder dessen Vertreter (z.b. Insolvenzverwalter) die Zahlung auch nach einer längeren Zeit zurückzufordern, da die SEPA Lastschriften nicht rechtsgültig vorgenommen wurden.

2 BÜRO MAYER SEPA Avise per , Fax oder Druck für Zahlung (Kreditoren) und Lastschrift (Debitoren ) Seite 2 von 7 1. Einstellungen Für den versand sind wahlweise Outlook (32Bit), SMTP-Server oder ein Maildrucker (pdfmachine Broadgun ) ansteuerbar. Der Avis-Text ist frei konfigurierbar. Es sind drei unterschiedliche Ansteuerungen von Versandarten möglich: 1.1. Outlook Hier ist optional eine Dialogfunktion einschaltbar, die bewirkt, dass jede vor dem Versenden noch einmal kontrolliert werden kann.

ansteuerbar. Der Avis-Text ist frei konfigurierbar. Es sind drei unterschiedliche Ansteuerungen von E-Mail Versandarten möglich: 1.

3 BÜRO MAYER SEPA Avise per , Fax oder Druck für Zahlung (Kreditoren) und Lastschrift (Debitoren ) Seite 3 von SMTP Feld: Absender Adresse Die zentrale Angabe der Absender Adresse ermöglicht eine anonyme Adresse damit können verschiedene Bearbeiter unabhängig von Ihrem Account die Avise erstellen und versenden. Feld: Avis BCC Durch dieses Feld ist es möglich, eine erste Kontrolle über den erfolgten Versand zu erreichen. Feld: Signatur HTML Datei Hier können Texte für den SMTP Versand hinterlegt werden.

verschiedene Bearbeiter unabhängig von Ihrem E-Mail Account die Avise erstellen und versenden.

4 BÜRO MAYER SEPA Avise per , Fax oder Druck für Zahlung (Kreditoren) und Lastschrift (Debitoren ) Seite 4 von Drucker Bei Verwendung einer Broadgun pdfmachine könnten zusätzliche Funktionen, wie z.b. digitale Signatur des Dokuments oder Briefpapier als Hintergrund, beim Erstellen des PDF- Dokuments genutzt werden Fax-Versand (Tobit) ist möglich. 2. Die Lizenzierung ist abhängig von der Anzahl der erzeugten Faxe bzw. s

digitale Signatur des Dokuments oder Briefpapier als Hintergrund, beim Erstellen des PDF- Dokuments genutzt

5 BÜRO MAYER SEPA Avise per , Fax oder Druck für Zahlung (Kreditoren) und Lastschrift (Debitoren ) Seite 5 von 7 3. Stammdatenpflege der Zahlungsempfänger / Lastschriftempfänger In den Kreditoren/ Debitoren Stammdaten lassen sich wahlweise die Faxnummer bzw. adresse für den jeweiligen Versandweg hinterlegen. 4. Funktionsaufruf Die Funktion wird aufgerufen im jeweiligen Zahlungsausgangs- (Kreditoren) oder Zahlungseingangs- (Debitoren) Buchblatt Der Versand ist individuell ansteuerbar und wiederholbar: Es können z.b. für einen bestimmten Kunden/ Lieferanten nur bestimmte Avise versandt werden, bzw. der Versand wiederholt werden.

E-Mailadresse für den jeweiligen Versandweg hinterlegen. 4.

6 BÜRO MAYER SEPA Avise per , Fax oder Druck für Zahlung (Kreditoren) und Lastschrift (Debitoren ) Seite 6 von 7 5. Kontrolle der erzeugten Avise: In den Kreditoren / Debitoren Zahlungsausgangs- bzw. Zahlungseingangsbuch/ Zahlungsposten/ Zahlungszeilen kann die Historie des Avis- Versands kontrolliert werden.

Kontrolle der erzeugten Avise: In den Kreditoren / Debitoren Zahlungsausgangs-

7 BÜRO MAYER SEPA Avise per , Fax oder Druck für Zahlung (Kreditoren) und Lastschrift (Debitoren ) Seite 7 von 7 6. Dateiformate der erzeugten Avise und weitere Funktionen: Das Zahlungsavis wird bei Verwendung von Outlook oder anderen Anbietern, die über SMTP angebunden sind, als HTML- Dokument ausgegeben Im Betreff der erzeugten Avis- wird die Kreditoren bzw. Debitoren Nummer angedruckt. Dies erleichtert die Recherche in dem Postfach. Regelstandards von programmen könnten für eine strukturierte Ablage genutzt werden. Bei Verwendung eines Maildrucker (pdfmachine Broadgun ) wird ein PDF-Dokument erzeugt. s.o. Punkt 1.3

angebunden sind, als HTML- Dokument ausgegeben Im Betreff der erzeugten Avis- E-Mail wird die Kreditoren bzw. Debitoren Nummer angedruckt.

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