Europa nach Tisch 14. März 2013

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1 Europa nach Tisch 14. März

2 Tagesordnung: TOP 1: Nachweis der Anwesenheit des Personals in EU-geförderten Projekten TOP 2: Prüfkonzept zur Einhaltung des Landesmindestlohngesetzes TOP 3: Netzwerk gegen Diskriminierung TOP 4: Weitere Informationen 2

3 TOP 1: Nachweis der Anwesenheit des Personals in EU-geförderten Projekten Karin Jahn 3

4 Grundsätze Die höchste Ausgabenposition bei Projekten ist die der Personalkosten. Der Nachweis, dass die Ausgaben tatsächlich und tatsächlich in der erklärten Höhe entstanden sind, ist daher besonders sorgfältig zu führen. Zum Nachweis gehört nicht nur der Nachweis der Höhe der Ausgaben, sondern auch, dass diese Ausgaben unmittelbar projektbezogen waren. Es muss also nachgewiesen werden, dass abgerechnete MitarbeiterInnen tatsächlich und tatsächlich im abgerechneten Umfang im Projekt tätig waren. 4

5 Unterlagen Neben dem Kostennachweis müssen für alle im Projekt Beschäftigten vorgelegt werden: Der Arbeitsvertrag (in Kopie), inclusive etwaiger Ergänzungen/Änderungen zum Arbeitsvertrag (spätestens mit erster Mittelanforderung). Eine Tätigkeitsbeschreibung (Blatt P): Inhalt und Umfang müssen dargelegt werden (bei Antragstellung) Über Personalwechsel muss bba informiert werden (Vorlage Arbeitsvertrag, Personalblatt P) 5

6 Unterlagen Es muss dokumentiert sein, dass die MitarbeiterInnen über den zeitlichen Anteil der Arbeit im Projekt und über die ESF-Förderung informiert sind. Falls dies aus dem Arbeitsvertrag nicht hervorgeht: Schriftl. zweiseitig unterschriebene Zuweisung zum Projekt Herr M. wird für die Zeit vom bis mit einem Umfang von wöchentlich 20 Stunden im Beschäftigungsprojekt Selber atmen, xxx- Straße 01, Bremen eingesetzt. Das Projekt Selber atmen wird aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert. Herr M. ist in diesem Projekt zuständig für. Der tatsächliche Einsatz im Projekt wird durch Herrn M. schriftlich protokolliert. Unterschrift Unterschrift 6

7 Unterlagen Der tatsächliche Tätigkeitsumfang muss durchgehend dokumentiert werden. Wenn jemand ausschließlich im Projekt tätig ist, reicht die reguläre Zeiterfassung (Stundenzettel, Stempelkarte.) in der Regel aus. Bei einem nur anteiligen Einsatz im Projekt muss die Projektanwesenheit durchgehend dokumentiert werden. Es muss in solchen Fällen also ergänzend Buch geführt werden. Der Nachweis muss sofern kein elektron. Zeiterfassungssystem v. MitarbeiterIn und Vorgesetzen unterschrieben sein. Es müssen daher Stundenzettel geführt werden. Auf bbabremen.de ist ein Muster abrufbar. 7

8 Mustervordruck zur Erfassung der Arbeitszeiten im Projekt: ESF-Az: Legende: K&P Konzeption und Planung Titel: Orga. Organisation Berat. Beratung Bespr. Besprechungen intern/extern Arbeitszeitnachweis Projektpersonal D&E Dokumentation und Evaluation Funktion im Projekt: Arbeitstunden im Projekt: Bitte die Bezeichnungen auf die Funktion und Tätigkeit im Projekt anpassen. Monat: Monat: Monat: Datum Stunden pro Arbeitsbereich Std. / Tag Datum Stunden pro Arbeitsbereich Std. / Tag Datum Stunden pro Arbeitsbereich Std. / Tag K&P Orga. Berat. Bespr. D&E K&P Orga. Berat. Bespr. D&E K&P Orga. Beratung Bespr. D&E 1 Mo 1 Do 1 2 Di 2 Fr 2 Mo 3 Mi 3 3 Di 4 Do 4 4 Mi 5 Fr 5 Mo 5 Do 6 6 Di 6 Fr 7 7 Mi 7 8 Mo 8 Do 8 9 Di 9 Fr 9 Mo 10 Mi Di 11 Do Mi 12 Fr 12 Mo 12 Do Di 13 Fr Mi Mo 15 Do Di 16 Fr 16 Mo 17 Mi Di 18 Do Mi 19 Fr 19 Mo 19 Do Di 20 Fr Mi Mo 22 Do Di 23 Fr 23 Mo 24 Mi Di 25 Do Mi 26 Fr 26 Mo 26 Do Di 27 Fr Mi Mo 29 Do Di 30 Fr 30 Mi 31 Summen: Summen: Summen: K U FT Krank Urlaub Feiertag FA 8 Freizeitaus gleich Datum Unterschrift MA Datum Unterschrift Vorgesetzte/r

9 Arbeitszeitnachweis Projektpersonal K&P Konzeption und Planung Orga. Organisation Funktion im Projekt: Projektleitung Berat. Beratung Arbeitstunden im Projekt: 20 Bespr. Besprechungen intern/extern Monat: April 2013 Stunden pro Datum Arbeitsbereich D&E Dokumentation und Evaluation K&P Orga. Berat. Bespr. D&E Summe 1 2 Mo ,5 Di Mi Do Fr Summ 20,5 9 Übertrag 0,5 Mo 10 9

10 Wir wissen, dass diese Dokumentation arbeitsintensiv ist. Dennoch müssen wir auf der Dokumentation bestehen. Bei einer nicht ausreichenden Dokumentation können evtl. Ausgaben nicht anerkannt werden. Die Verpflichtung zur Dokumentation bezieht sich auch auf kofinanziertes Personal (also Personal, das über Eigenmittel oder Drittmittel bezahlt wird und als Kofinanzierung dient) 10

11 Pauschal geförderte Projekte Bei mit Pauschalen geförderten Projekte müssen Personal-KOSTEN nicht nachgewiesen werden. Sofern jedoch Personalschlüssel bzw. Betreuungsumfänge vereinbart sind (öffentlich geförderte Beschäftigung, offene Beratung), muss nachgewiesen werden, dass ein/e Mitarbeiter/-in tatsächlich und tatsächlich im erklärten Umfang im Projekt tätig war. Also: Arbeitsvertrag, Zuweisung zum Projekt, Zeiterfassung. 11

12 Prüfkonzept Wir prüfen die Einsatzdokumentation in Stichproben, also für Einen Teilbereich des eingesetzten Personals In einem Stichprobenzeitraum (z.b. April bis Juni) Vorzulegen sind: Arbeitsvertrag (sofern nicht schon vorliegend) Tätigkeitsbeschreibung (sofern nicht schon vorliegend) Zuweisung zum Projekt (sofern nicht schon vorliegend) Einsatzdokumentation für den Stichprobenzeitraum wie bisher: Lohnkonto, Gehaltsabrechnung, ggf. Zahlungsbeweise 12

13 TOP 2: Prüfkonzept zur Einhaltung des Landesmindestlohngesetzes Claus Wittgrefe 13

14 Landesmindestlohngesetz Anforderung: Spätestens bei der Verwendungsnachweisprüfung ist die Einhaltung der Mindestlohn-Erklärung zu kontrollieren. Ergibt die Prüfung, dass der Zuwendungsempfänger entgegen der abgegebenen Erklärung nicht den festgesetzten Mindestlohn gezahlt hat, kann die Zuwendung unter den Voraussetzungen von 49 bzw. 49a BremVwVfG zurückgefordert bzw. widerrufen werden. 14

15 Landesmindestlohngesetz Fall 1: Zuwendungen gemäß der Besonderen Fördergrundsätze für die Gewährung von Lohnkostenzuschüssen für sozialversicherungspflichtig öffentlich geförderte Beschäftigte zur Einführung des Mindestlohns (BAP- Unterfonds 3.3) vom Prüftiefe: Vollständige Überprüfung der Einhaltung des Landesmindestlohngesetzes für alle i.r. des o.g. Programms geförderten Beschäftigten. Die Überprüfung erfolgt im Zuge der Prüfung des Verwendungsnachweises für die gewährte Zuwendung. 15

16 Landesmindestlohngesetz Fall 2: Zuwendungen zur Förderung von Beschäftigungs-, Qualifizierungs-, Ausbildungs- oder Beratungsprojekten (BAP-Fonds 1, 2 oder 3) oder sonstige Förderungen, aus denen Personalkosten für Regiekräfte oder Maßnahme- Teilnehmer/-innen finanziert werden dürfen. Prüftiefe: Stichprobenmäßige Überprüfung der Einhaltung des Landesmindestlohngesetzes für die i.r. dieses Projektes abgerechneten Beschäftigten im Rahmen der Belegprüfung, der Vor-Ort-Kontrolle oder der Verwendungsnachweisprüfung. (v.a.: niedrigste Entgeltgruppen) 16

17 Landesmindestlohngesetz Fall 3: Sonstige Zuwendungen, bei denen keine Einzel- Abrechnung von Personalkosten erfolgt (Sachkosten / Pauschalen). Prüftiefe: Bei den durch Standardeinheitskosten geförderten Projekten (z. Zt. Geförderte Beschäftigung sowie ab 2013 Offene Beratung) erfolgt eine Prüfung analog zu Fall 2. Bei anderen Zuwendungen (i.d.r. bis 10 T ) Prüfung der Einhaltung in ein bis zwei Stichproben i.r.d. regelmäßig geplanten / durchgeführten Vor-Ort-Kontrollen. Sonst: Keine systematische Prüfung; nur bei Verdachtsfällen. 17

18 TOP 3: Netzwerk gegen Diskriminierung Claus Wittgrefe 18

19 Netzwerk gegen Diskriminierung Der Senat der FHB hat am der Bremischen Bürgerschaft (Landtag) zum Stand des Netzwerk gegen Diskriminierung berichtet. Noch umzusetzende Projekte: Fortbildungsangebot zum AGG für Berater/-innen zur Vertiefung der Kenntnisse und zur Qualifizierung im Umgang mit Mehrfachdiskriminierungen. Gegenseitiges Kennenlernen der Beratungsstellen, Erfahrungsaustausch und Vernetzung. => Verbindlich für alle Träger von Beratungsprojekten! 19

20 Netzwerk gegen Diskriminierung Bei öffentlich geförderten Beratungseinrichtungen, die sich an von Diskriminierung bedrohte Personengruppen richten, werden zusätzliche Regelungen zur Anti-Diskriminierungsarbeit in die Zuwendungsbescheide aufgenommen. Auseinandersetzung mit dem Thema Antidiskriminierung im Rahmen der Leitbilddiskussion. Ableitung konkreter Maßnahmen zur Vermeidung von Diskriminierung. 20

21 Netzwerk gegen Diskriminierung Erhöhung der Sensibilität der Berater/-innen für Diskriminierung aufgrund der unterschiedlichen im AGG genannten Tatbestände. Information über das Netzwerk gegen Diskriminierung bzw. in geeigneten Fällen Beteiligung am Netzwerk. Gewährleistung, dass Ratsuchende kompetent weiter verwiesen werden, soweit sie nicht unmittelbar von Ihnen beraten werden können. => Im Prinzip relevant für alle Träger, die mit dieser Zielgruppe arbeiten. 21

22 Netzwerk gegen Diskriminierung Fortbildungsprogramm 2012/2013 des AFZ Netzwerk gegen Diskriminierung - Fortbildung zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Schulung zum AGG am Montag, , 10:00 16:00 Uhr. Netzwerktreffen am Dienstag, , 10:00 13:00 Uhr jeweils in der in der Aula (Block B Erdgeschoss) Aus- und Fortbildungszentrum Doventorscontrescarpe 172, Bremen => Anmeldeformular auf Website bba-bremen.de 22

23 TOP 4: Weitere Informationen 23

24 Danke für Ihre Aufmerksamkeit 24

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