E-Government für die Mitarbeiter was gehört dazu?

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1 E-Government für die Mitarbeiter was gehört dazu? Dr. Martin Wind Vom Intranet zum Mitarbeiterportal Bochum, 2. Dezember 2004

2 Gliederung 1. Mitarbeiterportale: Konzeption und Bausteine 2. Mitarbeiterportale: Befunde aus der Wirtschaft 3. Mitarbeiterportale in der Verwaltungs(reform)praxis

3 Vom Intranet zum Mitarbeiterportal? Die Unterscheidung zwischen Intranet und Mitarbeiterportal ist weniger technischer, sondern vielmehr konzeptioneller Natur beschreibt das Durchlaufen einer Lern- und Entwicklungskurve im E-Government für die Mitarbeiter (Government to Employee, G2E)

4 Phasenmodell des IT-Einsatzes Nolan 1973; 1979

5 Vier idealtypische Stufen in der E- Government-Entwicklung

6 Entwicklung vom Intranet zum Mitarbeiterportal Intranet Mitarbeiterportal

7 Vom Intranet zum Mitarbeiterportal! Intranet: Projekte meist stark technikgetrieben vielfach eher naturwüchsiger Auf- und Ausbau geringe strategische Orientierung Mitarbeiterportal: technisch-organisatorische Lösung gesamte Organisation soll erreicht werden organisationskulturelle Dimension (entscheidet z.b. über Transparenz gegenüber Beschäftigten) personalpolitische Dimension (entscheidet z.b. über Handlungsund Entscheidungsspielräume der Beschäftigten) hohe strategische Orientierung (kommt z.b. in Reorganisation der Geschäftsprozesse zum Ausdruck)

8 Angebote in einem Mitarbeiterportal 1. Allgemeine Nachrichten und Dienste z.b. Informationen aus der Organisation, Formulare, Kommunikationsangebote (Schwarze Bretter, Foren etc.) 2. Personalisierte Dienste für Arbeitnehmer z.b. Online-Service der Personalverwaltung (inkl. elektronische Gehaltsabrechnung), Angebote rund um Dienstreisen etc. 3. Integration von Anwendungen und Tools für Querschnittsaufgaben (z.b. für Beschaffung) für tätigkeitsspezifische Aufgaben (z.b. Single-Sign-On-Zugang zu Fachverfahren) 4. Unspezifische Informations- und Rechercheangebote organisationsinterne und -externe Datenbanken und Wissensbestände

9 Tor zur Netzwerkorganisation Zugangsorte am Arbeitsplatz zu Hause (Home Office!) von unterwegs Portalbetrieb im Verbund mit Externen Realisierung des gesamten Portals durch Arbeitgeber oder Portale als ASP-Lösung (Application Service Providing) Erbringung von (Teil-)Leistungen durch Externe Dienstreisebuchung und -abrechnung Beschaffung über elektronische Plattform externes Personalbüro Erschließung von verteilten Informationsbeständen interkommunales Wissensmanagement Recherche in externen Datenbanken

10 Gliederung 1. Mitarbeiterportale: Konzeption und Bausteine 2. Mitarbeiterportale: Befunde aus der Wirtschaft 3. Mitarbeiterportale in der Verwaltungs(reform)praxis

11 Mitarbeiterportale in Unternehmen Studie der abaxx Technology AG (Anbieter von Portallösungen) Umfrage unter IT- und Personalleitern in Deutschland; Rücklauf: Antworten Mitarbeiterportale werden demnach von Unternehmen insb. als Mittel gesehen, um Prozesse zu verbessern Kosten zu senken Zusammenarbeit untereinander zu intensivieren Wissen nutzbarer zu machen

12 Planungen in Unternehmen abaxx Technology AG (2004): Bewertung des Einsatzes von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen. Studie.

13 Bevorzugte Funktionalitäten abaxx Technology AG (2004): Bewertung des Einsatzes von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen. Studie.

14 Fokus Prozessoptimierung Fokus verändert sich: früher: Konzentration auf Frontend, Visualisierung von Inhalten und Applikationen heute: Integration von Prozessen und Anwendungen Als interne Projekte sind Mitarbeiterportale besonders gefährdet, aus Kostengründen immer wieder verschoben oder ganz gestrichen zu werden. Chancen, mit integriertem Prozessmanagement interne Kosten zu reduzieren, bleiben dann ungenutzt.

15 Auch gescheiterte Projekte scheinen nicht selten zu sein

16 Woran Intranet-Projekte scheitern können (1/2) Faktoren vor dem Launch (nach ECC 2002): Technik stand zu sehr im Vordergrund ( Projekt der EDV- Abteilung ) Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht angemessen berücksichtigt unklare Positionierung: Projekt einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens? ausufernde Kosten aufgrund fehlender/unklarer Zielsetzungen und mangelhaftem Projekt-Controlling

17 Woran Intranet-Projekte scheitern können (2/2) Faktoren nach dem Launch (nach ECC 2002): fehlender Mehrwert ( Informationswüste ) mangelhafte Usability: fehlende Ergonomie, unübersichtliche Navigation, Inkonsistenzen in der Content-Struktur etc. Umfeld nicht angemessen vorbereitet (z.b. Ausstattung des Arbeitsplatzes) Nutzerbereitschaft falsch eingeschätzt Mängel in der Unternehmenskultur fehlende Bereitschaft zum Know-how-Austausch Angst vor Kontrolle durch Vorgesetzte mangelhaftes Know-how in der Bedienung der Werkzeuge

18 Gliederung 1. Mitarbeiterportale: Konzeption und Bausteine 2. Mitarbeiterportale: Befunde aus der Wirtschaft 3. Mitarbeiterportale in der Verwaltungs(reform)praxis

19 Mitarbeiterportale der Verwaltung Vortrag Vortrag von von Prof. Prof. Dr. Dr. H. H. Reinermann Reinermann auf auf der der Tagung Tagung Vom Vom Intranet Intranet zum zum Mitarbeiterportal Mitarbeiterportal am am in in Bremen Bremen

20 Veränderungen in der Personalarbeit durch NPM Oechsler 2000; 2003

21 Mitarbeiterportale und Personalarbeit im NSM Umsetzung des NSM stellt Personalarbeit in den öffentlichen Verwaltungen auf neue Grundlage, erfordert Änderungen in (internen) Geschäftsprozessen, verändert die Organisationskultur und damit auch die Rahmenbedingungen für Entwicklung, Betrieb und Nutzung eines Mitarbeiterportals. Umsetzung des NSM im Personalbereich kann zudem durch Funktionalitäten eines Mitarbeiterportals unterstützt werden.

22 Funktionalitäten zur Unterstützung neuer Personalarbeit Funktionalitäten zur dezentralen Budgetbewirtschaftung und -kontrolle Qualifikationsprofile, interner Online-Stellenmarkt, Unterstützung bei Pers.auswahl Terminvereinbarung, Dokumentation von Beurteilungen und Gesprächen (geschützt) Unterstützung bei der Auswahl aus Angeboten: Online-Formulare der Personalverwaltung, Berechnungshilfen usw. Buchen von Weiterbildungsangeboten, E-Learning usw. Hilfen für Personaleinsatzplanung durch Teams, Online-Arbeitszeitkonten usw.

23 Befund 1: Ritualisierte Bürokratie Wegen anhaltenden Sparzwangs werden beim New Public Management solche Managementmethoden bevorzugt umgesetzt, die schnellen ökonomischen Erfolg versprechen (z.b. Einführung der KLR). Personalmanagement und Führung werden weiterhin vernachlässigt. Ergebnis: Managementmethoden führen lediglich zu neuen, mit einer anderen Qualität ausgestatteten bürokratischen Ritualen. Walter A. Oechsler (2003): Stand und Entwicklungstendenzen einer Reorganisation des Personalmanagement. In: Rainer Koch/Peter Conradi (Hrsg.): New Public Service, Wiesbaden: Gabler, S

24 Befund 2: Reformen haben Mitarbeiter häufig nicht ereicht Organisatorische Reformmaßnahmen haben individuelle Mitarbeiterebene häufig nicht erreicht (z.b. Übersetzen der Budgetierung in individuelle Leistungsvereinbarungen). Trotz aller positiven Ansätze behindert das deutsche System des öffentlichen Dienstes weiterhin die Leistungsverhaltenssteuerung der Beschäftigten. Statt Kurieren am Symptom und Dienstrechts- Reförmchen : stimmiges Gesamtkonzept zum Personalmanagement erforderlich. Christoph Reichard (2003): Ansätze zur Steuerung des individuellen Leistungsverhaltens im öffebtlichen Dienst. In: Rainer Koch/Peter Conradi (Hrsg.): New Public Service, Wiesbaden: Gabler, S

25 Auf dem Weg zum Mitarbeiterportal hoch technische Komplexität Verwaltungsweite Integration von Anwendungen und Plattformen Reorganisation von Geschäftsprozessen Interkommunales Wissensmanagement Erschließung verwaltungsweiter Informationsbestände Transaktionen der Personalverwaltung Integration externer Dienste Single-Sign-On niedrig Allgemeine Informationen im Intranet niedrig Lebendiges Online-Angebot (Redaktion, Redaktionssystem ) Kommunikationsangebote Erfordernis kulturellen Wandels hoch

26 Schlussfolgerungen (1/2) Wenn wir über technische Fragen diskutieren, müssen wir uns darüber bewusst sein, dass diese verglichen mit der organisationskulturellen Herausforderung das kleinere Problem sind. Wenn E-Government intern wie extern erfolgreich sein soll, müssen Tempo und Reichweite der Verwaltungsreform intensiviert werden. (Mag das eigentlich noch jemand hören?)

27 Schlussfolgerungen (2/2) Mitarbeiterportale sind sicherlich sinnvoll, müssen aber auch wirtschaftlich sein. Die technischen Möglichkeiten zur Reorganisation von Geschäftsprozessen müssen aktiv ergriffen werden. Neue Formen der Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungen sowie mit spezialisierten Diensteanbietern tragen ebenfalls zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit bei. Dilemma: Am Anfang der Entwicklung sind die Potentiale eines Mitarbeiterportals schwer erfahrbar. Dennoch erfordert die Komplexität ein schrittweises Vorgehen.

28 Kontakt: Am Fallturm 1, Bremen Telefon: ++49(0) Telefax: ++49(0) Internet: Dr. Martin Wind Tel.: ++49(0)

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