7.6 Leitfaden Kommunikationskonzept

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1 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Immobilienhandbuch VBS Register 7 Schnittstellenregelung 7.6 Leitfaden unikationskonzept VERSION Version 1.0 AUTOR DATEINAME HERAUSGEGEBEN DURCH FREIGEGEBEN DURCH Runder Tisch Zusammenarbeit 7.6_Leitfaden unikationskonzept_1.0.doc armasuisse Immobilien Blumenbergstrasse Bern Runder Tisch Zusammenarbeit FREIGABEDATUM 6. März 2008

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Ausgangslage Zielsetzung Rahmenbedingungen Grundlagen / Annahmen unikationsziele Generelle / übergeordnete Zielsetzungen für die unikation Zielsetzung unikation intern Zielsetzung unikation extern unikationsstrategie Zielgruppen / Botschaften / Inhalte Zielgruppen (nicht abschliessende Aufzählung) Botschaften (nicht abschliessende Aufzählung) unikationsinstrumente / Medien unikationssituationen / Ereignisse unikationsprozess Prozess/Rollen im unikationsprozess unikationsplan...10 ANHANG...11 Änderungsnachweis Datum Freigabe Version Beschreibung der Version Erstversion 2/12

3 1 Einleitung Der vorliegende Leitfaden unikationskonzept regelt die interne und externe unikation in Einzelvorhaben. Es regelt die unikation von der Initialisierung des Vorhabens über den gesamten Planungsprozess bis zur Inbetriebnahme. Die Information / unikation innerhalb der Projektorganisation im Rahmen der ordentlichen Projektbearbeitung wird nicht mit dem unikationskonzept geregelt (Sitzungsprotokolle, Projektdossiers, periodische Berichterstattung usw.). In der unikation gilt grundsätzlich folgendes Rollenspiel: Die Projektaufsicht gibt das unikationskonzept für das Einzelvorhaben frei und definiert damit die Kompetenzen für die interne und externe unikation im Vorhaben. Sie nimmt für Belange von politischer und / oder strategischer Bedeutung die Kontakte mit internen und externen Stellen wahr. Das Projektteam Bauherr erarbeitet das unikationskonzept und stellt die Gesamtkoordination aller Belange der unikation über das gesamte Vorhaben sicher (von der Beauftragung bis zur Inbetriebnahme und von baulichen bis zu nutzungsspezifischen Belangen). Das Projektteam Beauftragte hat eine Informationspflicht gegenüber dem Projektteam Bauherr. Die Teammitglieder (beauftragter Architekt, Ingenieur, Fachplaner usw.) verfügen über keine eigenen unikationskompetenzen. Sie werden fallweise in Delegation durch das Projektteam Bauherr eingesetzt. Die unikationsverantwortlichen der armasuisse und des Operativen Mieters unterstützen die Erarbeitung des unikationskonzeptes. Sie unterstützen den unikationsprozess bei Belangen von politischer, strategischer Bedeutung und / oder bei Belangen von grosser öffentlicher Wirkung (z. Bsp. Pressekonferenzen). Die Rollenwahrnehmung im unikationsprozess orientiert sich an den Kernkompetenzen der Prozessteilnehmenden. Die Vertreter armasuisse Immobilien sprechen über bauliche Belange (z. Bsp. über Arbeitsvergaben und Baukosten), die Mieter / Nutzer über nutzungstechnische Belange (z. Bsp. Nutzung einer Simulationsanlage). Die Regelungen gemäss vorliegendem Leitfaden gelten sinngemäss auch für alle anderen Vorhaben ohne spezifisches unikationskonzept. 2 Ausgangslage 2.1 Zielsetzung Der vorliegende Leitfaden unikationskonzept bildet eine verbindliche Grundlage für die Durchführung der unikation im Vorhaben. Ausgehend von den unikationszielen, der unikationsstrategie und den Zielgruppen werden die unikationsinstrumente definiert. Der Ablauf der unikation (unikationsprozess und unikationsplan) wird geregelt. Das unikationskonzept erlaubt es der Projektleitung, in Absprache und in Koordination mit dem Leiter unikation armasuisse, die unikation proaktiv zu planen, zu führen und das Controlling der unikation im Hinblick auf die Ziele sicherzustellen. 3/12

4 Damit die unikation die gewünschte Wirkung erzielen kann, muss sie: zielgruppenorientiert und situationsangepasst erfolgen; ein Mix von verschiedenen Instrumenten verwenden; wiederholt und nachhaltig stattfinden; unterschiedlichste Situationen nutzen und Multiplikatoren gezielt einsetzen. Damit die unikation über die gesamte Vorhabensdauer und insbesondere bei kritischen unikationssituationen bzw. Ereignissen erfolgreich sein kann, müssen genügend Ressourcen eingeplant werden. 2.2 Rahmenbedingungen Der vorliegende Leitfaden unikationskonzept gilt für alle Immobilienvorhaben bis zur Übergabe der Mietsache an den Nutzer. Die Gesamtverantwortung über alle unikationsaktivitäten liegt bei den unikationsverantwortlichen der armasuisse und des Operativen Mieters. 2.3 Grundlagen / Annahmen Strategie unikation VBS vom Juni 2004 Verfahrensanweisung armasuisse "Information und unikation" vom März 2001 (in Überarbeitung) Verfahrensanweisung armasuisse "Information und unikation Anhang: unikationskonzept" vom Juli 2004 Arbeitsanweisung armasuisse "Festliche Anlässe bei Bauvorhaben" vom März 2006 Informationsschutzverordnung Bund (ISchV) vom 4. Juli unikationsziele 3.1 Generelle / übergeordnete Zielsetzungen für die unikation Das Vorhaben bei den Zielgruppen als attraktive und zukunftsweisende Lösung positionieren und günstige Voraussetzungen für die Umsetzung schaffen; Vorbehalte frühzeitig erkennen, proaktiv begegnen und Vertrauen schaffen. 3.2 Zielsetzung unikation intern Informationsgleichstand für alle am Projekt beteiligten Partner sicherstellen; mit einer fairen, offenen und konsistenten unikation intern Vertrauen schaffen; Möglichkeiten, Potentiale, Vorteile des Vorhabens aufzeigen; Akzeptanz für das Projekt und für dessen Auswirkungen gewinnen; potentielle Widerstände frühzeitig wahrnehmen, Vorbehalten proaktiv begegnen, Vertrauen schaffen und damit zu einer positiven Grundstimmung gegenüber dem Vorhaben beitragen; Akzeptanz für Wirtschaftlichkeitsüberlegungen über den gesamten Lebensweg gewinnen (Investitionskosten versus wiederkehrende Bruttomietkosten). 4/12

5 3.3 Zielsetzung unikation extern mit einer stufengerechten unikation optimale Voraussetzungen für die Zusammenarbeit und die Umsetzung des Vorhabens schaffen (Informationsgleichstand); die Auswirkungen des Vorhabens für die jeweilige Region aufzeigen (Schaffung bzw. Erhaltung von Arbeitsplätzen sowie weitere positive wirtschaftliche Auswirkungen); Akzeptanz fördern durch Schaffen von Transparenz und Zielgruppengerechtem Wissen; den Kontakt und den Informationsaustausch mit der Region (Behörden, Wirtschaft, Vereine) nachhaltig sicherstellen; Schlüsselpersonen und Meinungsmacher als Multiplikatoren gewinnen; Doppelspurigkeiten und Widersprüche in der unikation vermeiden und deshalb koordiniert und mit einer Stimme gegen aussen auftreten. 4 unikationsstrategie Die unikationsziele sollen unter Verwendung der folgenden strategischen Ansätze erreicht werden. Die gesamte Planung und Durchführung der unikation basiert auf einer Stakeholderanalyse. Die unikation gegenüber den verschiedenen Zielgruppen soll proaktiv und zielorientiert erfolgen. Die unikation wird geplant und zielgerichtet durchgeführt. Die unikation ist projektintern zu koordinieren, damit mit einer Stimme aufgetreten wird und Widersprüche in der unikation verhindert werden (in Abstimmung mit den unikationsverantwortlichen der armasuisse und des Operativen Mieters). Die unikation ist durch gezielte Vorbereitung und durch konsequenten Einsatz der Mittel (Instrumente, Botschaften, etc.) spezifisch auf die jeweilige unikationssituation auszurichten. Um die definierten Zielgruppen optimal erreichen zu können, wird ein Mix von verschiedenen Instrumenten zur unikation und zur Informationsvermittlung geplant, vorbereitet und bereitgestellt. Schlüsselpersonen sind durch frühzeitigen Einbezug und Überzeugung als Botschafter und Multiplikatoren zu gewinnen. Unterschiedliche Gelegenheiten zur unikation sind aktiv zu nutzen, um dadurch das Vorhaben wiederholt beziehungsweise nachhaltig in Erinnerung zu rufen. 5/12

6 5 Zielgruppen / Botschaften / Inhalte 5.1 Zielgruppen (nicht abschliessende Aufzählung) Interne Chef Eidg. Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport Mitarbeitende aller Rollenträger (Operativer und Strategischer Mieter, Eigentümervertreter, Betreiber) Nutzer (z. Bsp. Truppen-andant) Mitglieder der Projektorganisation Berufsmilitär und Mitarbeitende der Log-/Infra-Center Externe Region, lokale Bevölkerung, Anstösser, Pächter, Steuerzahler, Freizeitsportler Pressure Groups, Armeegegner, Umweltorganisationen Medien / Öffentlichkeit Politik / Behörden, Bewilligungsbehörden, Eidg. Räte, issionen, kommunale Politik, kantonale Politik 5.2 Botschaften (nicht abschliessende Aufzählung) Zweck und Nutzen der Bauten und Infrastruktur aufzeigen Mietermodell transparent machen und damit Verständnis schaffen Auswirkungen auf Raum, Umwelt-, Natur- und Denkmalschutz; begleitende Massnahmen Bedeutung des Bedürfnisses aufzeigen (Zielsetzungen, Möglichkeiten, Leistungsmerkmale usw.) Wirtschaftliche Vorteile der Vorhaben für die Region, regionaler Mehrwert der Anlage Möglichkeit für zivile Mitbenutzung Auslastung der Infrastruktur 6 unikationsinstrumente / Medien Grundsätzlich stehen folgende unikationsinstrumente zur Verfügung. Die Planung der unikation und der Einsatz der Instrumente erfolgt in Koordination mit den unikationsverantwortlichen der armasuisse und des Operativen Mieters. Instrument Verwendungszweck Standardpräsentationen/-vorträge Flyer, Informationsbroschüren inkl. Pressekonferenzen einheitliche, kompakte und verständliche Informationen zur Verfügung stellen mit einer Sprache sprechen und konsistente Aussagen gewährleisten Botschaftern und Multiplikatoren ein Instrument zur Unterstützung ihrer Arbeit zur Verfügung stellen Facts and Figures zum Projekt darstellen Begleitende Unterstützung bei Präsentationen, Ausstellungen, Tagungen etc. 6/12

7 Instrument Verwendungszweck Publikationen in nationalen und regionale Medien sowie in Fachmedien Gezielte Ansprache des interessierten Fachpublikums Erfahrungsberichte erstellen Zusammenhänge / Hintergründe transparent machen über aktuellen Stand informieren Erfolgsberichte publizieren Internet / Intranet V Gezielte Information für interne und externe Zielgruppen Events (z. Bsp. Spatenstich, Aufrichte und Einweihung) Von sachlicher auf emotionale Ebene schwenken, Emotionen ansprechen Wertschätzung ausdrücken Mitarbeiterzeitung einheitliche, kompakte und verständliche Informationen zur Verfügung stellen auf besondere Ereignisse hinweisen Zusammenhänge transparent machen Behördentreffs (auf lokaler, allenfalls regionaler Ebene) einheitliche, kompakte und verständliche Informationen zur Verfügung stellen auf besondere Ereignisse hinweisen Zusammenhänge transparent machen Koordinationssitzungen gezielte Information für spezifische, interne Zielgruppen Betroffene zu Beteiligten machen über aktuellen Stand informieren Vorführungen / Demonstrationen Tag der offenen Tür Präsenz zeigen Imagewerbung betreiben Foren für Informationsaustausch mit interessiertem Fachpublikum schaffen Einblick in die Praxis 7 unikationssituationen / Ereignisse unikationssituationen sind Anlässe, Ereignisse und Vorkommnisse, in denen die im Vorhaben involvierten Partner (in der Regel Mitglieder des Projektteams) mit Dritten kommunizieren. Bestimmte unikationssituationen können geplant werden (z. B. eine Veranstaltung). Viel öfter treten unikationssituationen ungeplant auf (z. B. durch ein Ereignis oder eine bestimmte Entwicklung). Auch wenn diese nicht geplant werden können, ist es empfehlenswert, sich im Vorfeld gezielt mit möglichen bzw. wahrscheinlichen ungeplanten unikationssituationen zu befassen und entsprechende Massnahmen und Zuständigkeiten vorzubereiten. Nachfolgend sind mögliche unikationssituationen aufgeführt: Unfall auf der Baustelle (bis und mit Todesfall), Rekurse, Einsprachen, Beschwerden und Reklamationen aller Art, Wechsel bei Schlüsselpersonen und wichtigen Ansprechpartnern, Sabotageaktionen / Betriebsstörungen in der Bauphase, Medienanlässe und festliche Anlässe (Einweihungen u. dgl.). Medienkampagnen. Die Kernbotschaften und die Inhalte sowie die Zuständigkeiten für die unikation bei kritischen Ereignissen sollen durch das Projektteam Bauherr vorbereitet werden (z. Bsp. Un- 7/12

8 fall auf der Baustelle). Wichtig ist, dass das Projektteam Bauherr im Sinne der frühzeitigen Erkennung potenzieller Ereignisse eine aktive und zentrale Rolle wahrnimmt, und rechtzeitig entsprechende Strategien entwickelt. Eine erfolgreiche Krisenkommunikation erfordert eine rasche und transparente Information. Eingespielte Prozesse, Zuständigkeiten und situationsbezogen vorbereitete Kernbotschaften sind wesentliche Erfolgsfaktoren. In kritischen Situationen muss insbesondere die Erreichbarkeit sichergestellt werden (inkl. Stellvertretung und Kompetenzregelung.) 8 unikationsprozess Für die Vorbereitung und Durchführung von unikationsaktivitäten ist ein generischer Prozess definiert, der nachfolgend mit seinen Hauptschritten aufgeführt ist. Je nach Zielgruppe und / oder unikationssituation erfährt dieser Prozess spezifische Ausprägungen, in denen die Rollen und Verantwortlichkeiten gesondert geregelt sind. Die Verantwortlichkeiten wie sie im vorliegenden Konzept definiert sind, gelten bis zur Objektübergabe, dann wechselt die Verantwortung zur Immobilienverwaltung. Koordination Initialisierung Definition Botschaften und Zielgruppen Bereitstellung Instrumente Organisation Durchführung Durchführung Beurteilung Im Rahmen der Initialisierung wird der unikationsprozess durch den entsprechenden Rollenträger angestossen. Inputs können von unterschiedlichen Personen eingebracht werden. Basierend auf der Stakeholderanalyse werden mit der Definition Botschaften und Zielgruppen die Zielgruppen und die (gewichteten) Inhalte der unikation festgelegt. Mit der Bereitstellung unikationsinstrumente werden die Instrumente für die spezifischen unikationsmassnahmen erstellt bzw. verfügbar gemacht. Mit der Organisation Durchführung wird die unikation hinsichtlich Zielsetzung und Verantwortlichkeit im Detail festgelegt. Die Durchführung der unikationsmassnahmen muss sorgfältig geplant und organisiert werden, wenn sie effizient und zielgerichtet ablaufen soll. Mit der Durchführung erfolgt die eigentliche unikation mit den definierten unikationsmitteln. Mit der Beurteilung werden die Stärken und Schwächen sowie der Erfolg der durchgeführten unikationsmassnahmen analysiert. Diese Beurteilung liefert Ansatzpunkte für die Optimierung zukünftiger unikationsmassnahmen. Übergreifend über alle Prozessschritte findet eine Gesamtkoordination über alle relevanten Aktivitäten und Partner / Rollen statt, in welche die Partner des Vorhabens miteinbezogen sind. 9 Prozess/Rollen im unikationsprozess Die Zuständigkeiten im unikationsprozess orientieren sich an den Zielgruppen, der politischen / strategischen Bedeutung der Botschaften und an den unikationssituationen (Ereignisse). Mit der folgenden Matrix werden die Zuständigkeiten für "Standardsituatio- 8/12

9 nen" grob beschrieben. In Ausnahmesituationen sind die Kompetenzen fallweise mit der Projektaufsicht abzusprechen. Die Projektaufsicht kann die Durchführungsverantwortung fallweise delegieren. Zielgruppe/ unikations- Situation Initialisierung Definition Botschaften und Zielgruppen Bereitstellung Instrumente Koordination Organisation Durchführung Durchführung Beurteilung Gesamtverantwortung OM, SM, Nutzer, Berufsmilitär Mitarbeitende der Rollenträgeduell Indivi- und Anstösser, Pächter, Freizeitsportler u. dgl. Medien / Öffentlichkeit Politik, Eidg. Räte, issionen, kommunale und kantonale Politik Bewilligungsbehörden GS VBS PL ar Immo unikationssituationen Fallwei- PT Bau- mit Ursachen se herr aus dem Umfeld Immobilien PT Befall (z. Bsp. Unauftrag- auf der Baustelle, te und / Rekurse, Einsprachen, oder PT Reklamationen usw.) Bauherr PL ar Immo unikationssituationen mit Ursachen aus dem Umfeld des Operativen Mieters / Nutzers (z. Bsp. Betriebsstörungen im Tagesgeschäft etc.) Legende: Fallweise PT Beauftragte, oder Betriebs projektteam individuell individuell PL ar PL ar PL ar Immo Immo Immo PT Bauherherse PT Bau- Fallweimäss ge- beso. Regelung für unikationssituationen OM/BPL OM/BPL OM/BPL Fallw. gem. besonderer Regelung für unikationssituationen individuell OM/BPL Linie der Rollenträger PL ar Immo Projektaufsicht unikationsverantwortliche der armasuisse und des Operativen Mieters Projektteam Bauherr PT Beauftragte Projektteam Beauftragte Individuell OM/BPL Linie der Rollenträger gemäss eigenen Kompetenzregelungen Operativer Mieter und Betriebsprojektleiter des Nutzers GS VBS Generalsekretariat VBS, RU unikationsverantwortliche der armasuisse und des Operativen Mieters 9/12

10 10 unikationsplan Der unikationsplan beantwortet die folgenden Fragen: Wer sind die Interessengruppen? Welche unikationsbedürfnisse haben die Interessengruppen? Wer stellt die Informationen bereit? Wer kommuniziert wann? Wie wird die Information kommuniziert (mündlich, schriftlich)? Wie wird mit vertraulichen Informationen umgegangen? Wer hat in welchem Umfang Zugang zu welchen Informationen? Wie wird mit den Anliegen der Medien umgegangen? Mit dem unikationsplan werden die planbaren unikationsaktivitäten geplant und gesteuert. Neben dem vorliegenden unikationskonzept gilt insbesondere auch die Arbeitsanweisung Festliche Anlässe bei Bauvorhaben. Wie / Wo Aktion / Situation Baubeginn Pressekonferenz, Informationsanlass, Pressemitteilung Objektübergabe Interner Anlass Einweihung Tag der offenen Tür Wer Zielgruppen Lokale Behörden, Kader, Projektteam, regionale Medien Nutzer, operative Mieter Politik / Behörden, HSO, Truppen, Projektteam, Medien Bevölkerung, Medien Warum / Was Ziel / Botschaft Von der Realisierung Bauvorhaben überzeugen, Arbeit für regionales Gewerbe, Immissionen aus Bautätigkeit Startzeitpunkt für Bezug der Mietsache, Nutzungsmöglichkeiten der neuen Infrastruktur Startzeitpunkt für Nutzung, Nutzungsmöglichkeiten der neuen Infrastruktur / Demo Vorstellung der neuen Infrastruktur und der Systeme Bei Objektübergabe Nach Objektübergabe, bei Betriebsaufnahme Nach der Einweihung Womit Instrumente Wann Zeitpunkt(e) Erster Tag Baubeginn Verantwortlich Projektteam Bauherr ar / OM Projektteam Bauherr ar / OM Festakt mit persönlicher Einladung, Pressekonferenz, Pressemitteilung Besichtigung / Demo Projektaufsicht ar / OM Projektteam Bauherr ar / OM 10/12

11 ANHANG 1. Ansprechpartner für unikation Für die Planung und Durchführung der unikationsaktivitäten stehen folgende zwei Ansprechpartner auf Stufe armasuisse resp. die unikationsstelle des Operativen Mieters zur Verfügung: Seite Eigentümervertreter Kaj-Gunnar Sievert Leiter unikation armasuisse Kasernenstrasse Bern Tel Fax Seite Operativer Mieter Felix Mustermann Stv Mustermann Musterstrasse XX 3003 Bern Tel xxx xx xx Fax xxx xx xx 11/12

12 Politische und Strategische Kontakte Projektaufsicht Vorsitz: Eigentümervertreter Strategischer Mieter Operativer Mieter Weitere Vertreter fallweise Projektteam Bauherr Vorsitz: Projektleiter armasuisse Immo Operativer Mieter (inkl. Vertretung Betriebsprojektorganisation) Bewirtschafter armasuisse Immo Betreiber Weitere Vertreter fallweise Behörden (am Standort) 2. Organigramm Projektorganisation Zu Gewährleistung der Transparenz bezüglich Ansprechpartner im Kontext Immobilienbeschaffung im Projekt GAZ ist nachfolgend das Organigramm der Projektorganisation aufgeführt. Betriebsprojekt- Organisation Fachstellen armasuisse VBS und Bund Spezialisten und Experten Projektteam Beauftragte Vorsitz: Gesamtleiter (Architekt oder Ing.) Fachplaner, Fachbauleiter Spezialisten Weitere fallweise 12/12