Organisation von Dokumenten in Makeln21

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1 Organisation von Dokumenten in Makeln21 Bearbeitungshistorie Version Datum Art der Bearbeitung Bearbeiter Erste Fassung für Würfel W. Berghaus Neue Fassung für Matrix: Umbenennung der Geschäftsbereiche Reduzierung der Ebenen Wegfall der Dokumenten-Art W. Berghaus Inhaltsverzeichnis Bearbeitungshistorie... 1 Inhaltsverzeichnis... 1 Prozessziel... 2 Kurzfassung... 2 Unternehmensbereiche... 3 Matrix-Ebenen... 3 Dateitypen... 3 Ebene 4: Strategie... 3 Ebene 3: Abläufe / Prozesse... 3 Ebene 2:Tools / Vorlagen... 4 Ebene 1: Kennziffern... 4 Ebene 0: Definitionen... 4 Alles im Zugriff... 5 Die Organisation der Unternehmensdokumentation nach Makeln Namensbildung für die elektronische Speicherung... 5 Dateinamen... 5 Bereitstellung im Unternehmen... 7 Seite 1 von 7

2 Prozessziel 1. Die einheitliche Organisation von Dokumenten im System Makeln Schnelles Auffinden und Erkennen der Dokumente im lokalen Organisationssystem Kurzfassung Die folgenden Abkürzungen, Ebenen und Klassifizierungen der Dateitypen folgen dem Schema der Makeln21-Matrix: Seite 2 von 7

3 In der Matrix werden sieben Unternehmensbereiche EGW Eigentümer-Gewinnung 1 AGW Auftrags-Gewinnung 2 LEB Leistungserbringung MGM Management FHG Führung MKT Marketing FIN Finanzen Unternehmensbereiche abgebildet Matrix-Ebenen 4 Strategie 3 - Prozesse/Checklisten 2 - Tools/Vorlagen 1 - Indikatoren 0 - Definitionen/Glossar Jedem Unternehmensbereich sind fünf Ebenen untergeordnet (siehe oben). Jede Ebene enthält für jeden Unternehmensbereich die entsprechenden Inhalte. Die Matrix beinhaltet demnach also 35 (7*5) Schubladen zur virtuellen Speicherung von Daten. Dateitypen Die Speicherung von Daten, Unterlagen, Vorlagen, Checklisten oder Prozessbeschreibungen orientiert sich an der Makeln21-Matrix. Es werden jeweils der zugehörige Unternehmensbereich und die Nummer der entsprechenden Ebene aufgeführt. Eine explizite Kennzeichnung der Dateitypen (Prozess, Checkliste o.ä.) findet nicht mehr statt. Der Dateityp ergibt sich aus der o.g. Nummerierung der jeweiligen Ebenen. Ebene 4: Strategie Die oberste Ebene beschreibt die Strategie im jeweiligen Unternehmensbereich. Dies ist allgemein gehalten und stellt den Idealablauf dar. Das Schaubild visualisiert die Beschreibung der Strategie. Die Ebene Strategie liefert den allgemeinen Überblick, stellt die wichtigsten Sub-Prozesse dar und die verwendeten Vorlagen. Ebene 4 wird in der Regel nur selten aktualisiert. Ebene 3: Abläufe / Prozesse In dieser Ebene werden die Wege zur Erreichung der Strategie beschrieben. Auf dieser Ebene werden Prozesse, Checklisten, Gesprächsleitfaden u.ä. organisiert. Zur Unterscheidung: Prozesse und Checklisten organisieren Abläufe. Dabei gilt, dass Prozesse komplexe, Abläufe sind, die meist so genannte Entscheidungsknoten aufweisen. Bei Checklisten dagegen werden nur Prüfpunkte aufgeführt. Entscheidungsknoten sind meist nicht vorhanden und es ist gleichgültig in welcher Reihenfolge die Checkliste abgearbeitet wird. Für die Praxis: Checklisten vermeiden Fehler bei Tätigkeiten, die bereit blind beherrscht werden, während Prozesse Abläufe beschreiben sollen, die (noch) nicht bekannt sind. Auch unterschiedliche Anleitungen, wie dieses Dokument werden in dieser Ebene archiviert. 1 vormals Interessentengewinnung 2 vormals Kundengewinnung Seite 3 von 7

4 Ebene 2:Tools / Vorlagen Dies sind Dokumente, Entwürfe, Vorlagen, die innerhalb der geschäftlichen Abläufe mit Daten gefüllt werden. Beispiele: Vertragsformulare, Anzeigen- oder Flyer-Vorlagen. Ebene 1: Kennziffern Kennziffern, bzw. Indikatoren dienen der Messung und Steuerung der unterschiedlichen Unternehmensbereiche. Ebene 0: Definitionen Hier werden wichtige Begriffe erläutert. Seite 4 von 7

5 Alles im Zugriff Die Organisation der Unternehmensdokumentation nach Makeln21 Immer mehr Maklerkollegen dokumentieren ihre täglichen Abläufe im Unternehmen mittels Checklisten, Prozessbeschreibungen, Leitfäden und/oder Handbüchern. Dies schafft zunächst Übersicht, sichert eine einheitliche Qualität der Ergebnisse und ermöglicht es, Abläufe arbeitsteilig zu organisieren. Doch wenn immer mehr Dokumente auf dem Unternehmensserver gespeichert sind, kann man leicht die Übersicht verlieren. Dann vergeuden Mitarbeiter ihre Zeit mit Fragen wie: Wo wurde das Dokument abgelegt? Und wie hieß es noch mal genau? Wo finde ich die Checkliste, auf die im Prozess verwiesen wird? Um dem vorzubeugen, liefert Makeln21 eine Konvention zur Speicherung von Unternehmensdokumenten. Diese Konvention, die eine Vereinheitlichung anstrebt, orientiert sich an der Makeln21-Matrix und dort an den sieben Unternehmensbereichen und der entsprechenden Ebene. (siehe Grafik oben). Die Matrix liefert eine einfache Tabelle zur Datenorganisation, bei der in den Spalten die Unternehmensbereiche und in den Zeilen die jeweils vorhandenen Dokumente organisiert sind. Namensbildung für die elektronische Speicherung Ein Beispiel: Die Auftrags-Gewinnung (AGW) ist Teil der Akquise und bezeichnet den Bereich, in dem vorhandene Interessenten, also Personen, die sich für die Leistung des Maklers interessieren, zu Kunden gemacht werden sollen. Die Kundengewinnung beginnt mit dem ersten persönlichen Termin und endet mit dem Auftrag. Es liegen in unserem Beispiel folgende Dokumente vor: a. ein Telefonleitfaden für die Terminvereinbarung (Kaltakquise) b. zwei Prozessbeschreibungen, Abläufe c. ein Schaubild für die Auftrags-Gewinnung d. die Vorlage Leistungsgarantie und e. eine weitere Vorlage für die Wettbewerbsanalyse. f. das Akquise-Magazin IMMPULS. Dateinamen Nahezu alle o.g. Dokumente zählen zur Auftrags-Gewinnung. Daraus folgt, dass entsprechend alle Dateinahmen mit AGW beginnen. Aus der Matrix ergibt sich folgender Dateiname für das Schaubild: AGW4-Schaubild.vsd Diese Dateibezeichnung schlüsselt sich wie folgt auf: Seite 5 von 7

6 {Bereich}{Matrix-Ebene}{Bindestrich als Trenner}-{freie Dateibeschreibung}.{Windows Datei- Suffix}. Der Unternehmensbereich, dem das Dokument zugeordnet wird, ist die Auftrags-Gewinnung AGW auf der vierten Ebene / Reihe (4), nun folgen ein Bindestrich und dann die freie Dateibezeichnung. Auch bei Prozessabläufen (b.), die den Erst- und den Zweittermin beschreiben, beginnt der Dateiname mit AGW, die passende Ebene ist die dritte (3). Daraus bilden sich folgende Dateinahmen (Abkürzungen etc. vgl. Tabelle): AGW3-Ersttermin.vsd und AGW3-Zweittermin.vsd Telefonleitfaden ist wie eine Prozess-Beschreibung zu sehen und befindet sich ebenfalls auf der dritten Ebene. Daraus folgt: (a.): AGW3-Leitfaden-Kaltakquise.doc Die weiteren Dokumente sind Vorlagen und befinden sich auf der zweiten Ebene: Leistungsgarantie (d.): AGW2-Leistungsgarantie.doc Wettbewerbsanalyse (e.): AGW2-Wettbewerbsanalyse.doc Das Akquise-Magazin IMMPULS dagegen zählt zur Eigentümer-Akquise (Interessentengewinnung) und beginnt deshalb mit EGW auf Stufe 2, weil es eine Vorlage bzw. ein Tools ist: EGW2-Immpuls-Vorlage.pdf Seite 6 von 7

7 Bereitstellung im Unternehmen Vorzugsweise werden diese Dateien auf dem Server des Unternehmens in einem Ordner DOKUMENTATION bereitgestellt. Hier ist es aber zu empfehlen, Muster zu verwenden, da die Gefahr der unabsichtlichen Veränderung oder Löschung besteht. In den meisten Fällen reichen eine PDF-Datei oder ein (geschütztes) Word-Dokument aus. Originaldokumente sollten nur für den Personenkreis bestimmt sein, der die Prozesse entwickelt. Demnach sollten Originaldateien getrennt von den anderen Dokumenten gespeichert werden. Dazu empfiehlt sich folgender Verzeichnisaufbau: Alle Dokumentationen für die tägliche Arbeit sind in den jeweiligen Unterverzeichnissen für die Unternehmensbereiche organisiert. Weiterhin findet sich ein Ordner Komponenten für die Originaldokumente, bei dem der Zugriff auf den Kreis der Prozessentwickler eingeschränkt werden kann. Innerhalb des Komponenten-Verzeichnisses ist es nicht notwendig, weitere Unterordner zu bilden. Ein Hinweis zum Schluss: Für Flowfact-User bietet es sich an, die Dokumente im VORLAGEN-Verzeichnis abzulegen, damit sie so auch für das Programm Process- Manager" zur Verfügung stehen können. Seite 7 von 7