Informationen zu SharePoint Rotary Arbeitsgruppen (Workgroups)

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1 Informationen zu SharePoint Rotary Arbeitsgruppen (Workgroups) Eine Rotary Arbeitsgruppe Rotary Workgroup ist eine Microsoft SharePoint Website, die Rotariern zur Verfügung steht, um eine Teamzusammenarbeit zu ermöglichen. Die Mitgliedschaft in einer Gruppe hängt von dem jeweils in Rotary International oder der Rotary Foundation ausgeübten Amt ab. Als Mitglied einer Gruppe können Sie Dokumente und Informationen einsehen und sich an Diskussionen mit Ihren Governor elect-amtskollegen beteiligen. Die Sites gehören zum rotarischen Technologie-Netzwerk und werden von Rotary Mitarbeitern gewartet und betreut. 1: Navigation zu Ihrer Arbeitsgruppe Im Mitgliederzutrittsbereich steht ein Link zur Workgroup Community Site zur Verfügung. Um zu Ihrer Rotary Arbeitsgruppe zu gelangen, melden Sie sich im Mitgliederzutritt an unter: Falls Sie noch kein Konto eingerichtet haben, folgen Sie den Anleitungen zur Registrierung. Mitgliederzutritt (Member Access) Login-Seite Nach dem Login finden Sie den Link zu Rotary-Arbeitsgruppen in der grünen Navigationsleiste links im Bildschirm. Homepage zu Ihrem Benutzerkonto Rotary Workgroups District Governor s Exchange 1

2 Ihre Arbeitsgruppe(n) finden Sie unter Rotary Workgroup Sites links in der Navigationsleiste. Workgroups Seite 2: Abschnitte Ihrer Site Jeder Rotary Arbeitsgruppen-Auftritt ist in Abschnitte unterteilt und organisiert, darunter: News (Nachrichten) Calendar (Kalender) Links Contacts (Kontaktinfos) Team discussion board (Team-Diskussionsforum) Zwei Bibliotheken: eine Dokumenten- und eine Foto-Bibliothek. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 2

3 Weitere Rotary Workgroup Abschnitte werden hier links in der Navigationsleiste nach Typ aufgeführt. Klicken Sie auf einen Link, um ein Objekt in einer Extraseite aufzurufen. Klicken Sie auf eine Abschnittsüberschrift, um eine Detailansicht mit einer Liste auf einer separaten Seite aufzurufen. Die Homepage enthält Abschnitte, die die Inhalte anzeigen. Die Sprach-Reiter oben in der Governor s Exchange Homepage verbinden direkt mit den Dokumentensammlungen in den jeweiligen Sprachen. Nahansicht Sprachleiste Rotary Workgroups District Governor s Exchange 3

4 3: Zugriff auf Informationen n auf Ihrer Site News/Nachrichten: Der Abschnitt News enthält wichtige Informationen, wie z.b. Details zu verschiedenen Trainings, Mailings und Publikationen. Durch ein Klicken auf News über die Homepage oder die blaue Navigtionsleiste links gelangen Sie zu allen archivierten Ankündigungen. Die Ankündigunen wurden in alle 9 Rotary-Sprachen übersetzt. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 4

5 Calendar: Listenansicht Drop-Down-Menü View für die Ansicht Kalenderansicht Der Abschnitt Calendar führt bevorstehende Veranstaltungen, Erinnerungen und das Rotary-Monatsmotto auf. Durch ein Klicken auf Calendar über die Homepage oder die blaue Navigtionsleiste links gelangen Sie zu einer Liste mit Veranstaltungen. Über das Drop-Down-Menü View können Sie die Ansicht Ihres Kalenders auch zu einer dreißigtägigen Kalenderansicht ändern. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 5

6 Die einzelnen Kalendereinträge sind nur auf Englisch erhältlich. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 6

7 Links: Der Abschnitt Links führt Rotary- Ressourcen sowie eine Google- Übersetzungssoftware auf, die Ihnen die Kommunikation mit Ihren Governorkollegen auf den Team Discussion -Foren erleichtern soll. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 7

8 Kontakte: Im Abschnitt Contacts finden Sie ein PDF mit den Kontaktdaten aller Governors Ihres Amtsjahres. Die Liste wird wöchentlich aktualisiert. Über ein Klicken können Sie die Kontaktliste herunterladen Rotary Workgroups District Governor s Exchange 8

9 Team-Diskussion: Der Abschnitt Team Discussion ist ein Forum wo Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen können. Durch ein Klicken auf Team Discussion über die Homepage oder die blaue Navigtionsleiste links gelangen Sie zu einer Liste mit Diskussionsthemen, die jeden Monat durch neue Themen ergänzt wird. Jedes Diskussionsthema wurde in alle 9 offiziellen Rotary-Sprachen übersetzt. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 9

10 Durch ein Klicken auf Reply können Sie einen Eintrag kommentieren. Löschen Sie bevor Sie Ihren Kommentar einfügen den bestehenden Text im Textfeld. Kommentare können Sie in Ihrer eigenen Sprache abgeben. Durch die Software Google Translate (die Sie unter Links finden) können Sie verfolgen, was ihre Rotary Workgroups District Governor s Exchange 10

11 Dokumenten-Bibliothek: Die Documents -Bibliotheken enthalten archivierte Briefe, die Sie zu einem früheren Zeitpunkt erhalten haben und Referenzdokumente. Unter jeder Sprache finden Sie auch einen Ordner mit Spouse Resources - Ressourcen und Dokumenten für Ehepartner. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 11

12 Foto-Galerie: Die Photo Gallery enhält Bilder von Rotary- Veransaltungen und -projekten. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 12

13 4: Personalisierung Ihrer Seite Die Rotary Workgroup-Seite kann auch personalisiert werden. So können Sie einrichten, Meldungen zu bestimmten Vorgängen auf der Seite zu erhalten die Ansicht auf Seiteninhalte ändern Meldungen: Sie können einrichten, Meldungen per zu erhalten, wenn Inhalte hinzukommen, gelöscht oder überarbeitet werden. Und so funktioniert es: 1. Click People and Groups to set permissions for your team site. Gesamte Liste oder Bibliothek: Wählen Sie aus, zu welcher Liste oder Bibliothek Sie Meldungen erhalten wollen und gehen Sie auf diesen bestimmten Abschnitt (z.b. Team Discussion -Liste). Klicken Sie auf Actions und wählen Sie Alert Me an, um zu allen Änderungen auf der Liste informiert zu werden. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 13

14 Nach Anklicken von Alert me, können Sie einen Titel für die Meldungen, die Ihnen zugestellt werden, eine Empfänger- -Adresse und einen Zeitpunkt für die Meldungen festlegen. Klicken Sie am Ende auf OK, um den Vorgang abzuschließen oder auf Cancel, um diesen abzubrechen. Eine Bestätiungs-E- Mail informiert Sie darüber, dass der Einrichtungsvorgang erfolgreich war. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 14

15 Bestimmte Elemente: Um zu einzelnen Elementen Meldungen zu erhalten gibt es zwei Methoden. 1. Fahren Sie über das Element (z.b. ein bestimmtes Diskussionsthema) bis das Drop-Down- Menü erscheint. Klicken Sie auf den gelben Drop-Down-Pfeil und klicken Sie Alert Me. Als nächstes erscheint der selbe Alert Me -Bildschirm wie soeben beschrieben. Darüber hinaus können Sie Meldungen einrichten, indem Sie auf ein bestimmtes Element klicken (z.b. das Diskussionsthema Tips for Governors-elect). Klicken Sie auf der Seite, die sich öffent, auf Actions und auf Alert Me, so dass Sie auf die Seite New Alert gelangen. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 15

16 Zusendung von Meldungen löschen: Klicken Sie auf der New Alerts -Seite auf View my existing alerts on this site. Auf dem folgenden Bildschirm erscheint die Liste der Elemente, zu denen Sie Meldungen eingerichtet haben. Klicken Sie die Elemente an, zu denen Sie keine Meldungen mehr erhalten wollen und klicken Sie dann auf Delete Selected Alerts. Auf dem gleichen Bildschirm können Sie auch Elemente, zu denen Sie Meldungen erhalten wollen, hinzufügen (Add Alert). Um auf die Homepage zurückzukehren, klicken Sie auf Home, oben auf der Seite. Rotary Workgroups District Governor s Exchange 16

17 Ansichten: In den Bereichen Kalender, Dokumenten- und Foto-Bibliothek haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen bevorzugte Ansicht einzustellen. Um die Ansicht zu ändern gehen Sie auf das Drop-Down-Menü View am rechten, oberen Bildschirmrand und wählen Sie die von Ihnen bevorzugte Ansicht aus. Listenansicht (Alle Veranstaltungen) Drop-Down-Menü View für die Ansicht Kalenderansicht Kalender Rotary Workgroups District Governor s Exchange 17

18 Drop-Down-Menü View für die Ansicht Explorer-Ansicht Dokumenten- Bibliothek Ansicht Alle Dokumente (Liste) Rotary Workgroups District Governor s Exchange 18

19 Ansicht Alle Dokumente (Liste) Drop-Down-Menü View für die Ansicht Explorer-Ansicht Foto-Gallerie Rotary Workgroups District Governor s Exchange 19

20 Drop-Down-Menü View für die Ansicht Flache Ansicht Explorer-Ansicht Einzelne Diskussionsthemen Rotary Workgroups District Governor s Exchange 20