Keine Angst vor Microsoft Excel! Formeln verstehen, selber aufbauen und erfolgreich einsetzen Hügemann /

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1 Keine Angst vor Microsoft Excel! Formeln verstehen, selber aufbauen und erfolgreich einsetzen von Hildegard Hügemann, Dieter Schiecke 1. Auflage Keine Angst vor Microsoft Excel! Formeln verstehen, selber aufbauen und erfolgreich einsetzen Hügemann / Schiecke schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Tabellenkalkulation Microsoft 2012 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN

2 Vorwort Kapitel 1 Besser als ein Taschenrechner: Formeln eingeben und FERTIG! Den Aufbau von Formeln verstehen Die Grundrechenarten in Excel Formeln flexibel machen mit Zellbezügen Für eine Kalkulation die Grundrechenarten nutzen Den Netto- und den Bruttopreis berechnen Die Kosten pro Teilnehmer und den zu zahlenden Teilnahmepreis kalkulieren Zwischenfazit zur fertigen Lösung In Formeln häufig gebrauchte Elemente einfacher aufrufen Werte und Formeln zeitsparend auf andere Zellen übertragen Sich wiederholende Werte mühelos kopieren Werte schnell und einfach mit dem Ausfüllkästchen auf angrenzende Zellen übertragen Netto berechnen und in der Spalte kopieren Mehrwertsteuer und Bruttobetrag berechnen Relative und absolute Bezüge verstehen und richtig nutzen Einen einfachen Bezug auf eine Zelle herstellen Zwischen relativen und absoluten Bezügen unterscheiden Einen absoluten Bezug für Spalte D herstellen Für weitere Spalten absolute Bezüge herstellen Den Nettopreis berechnen Relative und absolute Bezüge in einer Formel Schnelle Summenberechnung für die»brutto«-spalte Daten aus anderen Tabellenblättern per Formel übernehmen Die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer summieren Daten aus dem Blatt»Basiskalkulation«nutzen Kapitel 2 Formeln aus dem Baukasten: Funktionen verstehen und nutzen Was ist eine Funktion im Unterschied zu einer Formel? Syntax: Der Aufbau von Funktionen Funktionen, die ohne Aufwand Ergebnisse liefern Was eine Funktion braucht und was unwichtig ist Halbjahresauswertung mit der Funktion SUMME Wissenswertes zu Argumenten

3 Vier verschiedene Wege, eine Funktion einzugeben Ganz einfach:»autosumme«nutzen Echt komfortabel: Die Ergebniszeile verwenden Mit Autopilot: Den Funktions-Assistenten nutzen Ohne jede Hilfe: Funktionen manuell eingeben... 53»AutoSumme«kann mehr als nur addieren Summe geteilt durch Anzahl oder einfach MITTELWERT Was ist der kleinste, was der größte Wert? Wie viele Einträge sind es eigentlich? Elf auf einen Streich: In»intelligenten Tabellen«die Ergebniszeile nutzen Die Vorteile einer»intelligenten«tabelle Mit drei Mausklicks zur»intelligenten«tabelle Die Ergebniszeile anzeigen lassen Formeln im Direktzugriff: Die Möglichkeiten der Ergebniszeile nutzen Die Funktionen der Ergebniszeile unter der Lupe Ganz einfach: Funktionen mithilfe des Assistenten Schritt für Schritt aufbauen Den Mittelwert für mehrere Bereiche ermitteln Priorität festlegen mit WENN, UND und ISTLEER Alles selbst gemacht: Funktionen in der Bearbeitungsleiste aufbauen Eine Übersicht: Welche Arten von Funktionen gibt es? Kapitel 3 Zählen und Summieren: Werte nur nach bestimmten Kriterien berechnen Aktuelle Statusanzeige: Mit einfachen Funktionen für den Überblick sorgen Die Daten für den Auswertungsbereich definieren Wieso ist Anzahl nicht gleich Anzahl? Mehr Komfort: Das Bedienen der Statusanzeigen deutlich vereinfachen Dropdownlisten anlegen, die dynamisch sind Selektiv berechnen: Eine Auswertung an ein bestimmtes Kriterium knüpfen Zu Beginn: Ausgewählte Basisdaten ermitteln Zählen, aber nur wenn: Die Anzahl der Lieferungen eines bestimmten Lieferanten ermitteln Zählen, aber erst ab einem bestimmten Betrag Ein Kriterium definieren, aber wie? Profitechnik: * und? als Jokerzeichen nutzen und Zeichen beim Festlegen des Kriteriums ersetzen Summenbildung, aber unter einer Bedingung Noch selektiver: Eine Auswertung an mehrere Bedingungen knüpfen Summenbildung, wenn DIES und DAS erfüllt ist Aussagen auf den Punkt bringen: Informationen verketten Auskunft über bezahlte Rechnungen erhalten Auskunft über unbezahlte Rechnungen erhalten Keine verfälschten Resultate: Extrem- und Nullwerte nicht mitberechnen Realistische Durchschnittswerte durch diverse Einschränkungen Durchschnitt ohne Nullwerte berechnen Nullwerte auch ohne Matrixformel ausschließen Ziemlich genial: Wichtige Aussagen per Matrixformel gewinnen

4 Kapitel 4 Keine Angst vor Logik: Daten auswerten mit WENN & Co Mit WENN Berechnungen in eine bestimmte Richtung leiten Syntax und Einsatzgebiete von WENN Mit WENN den richtigen Mehrwertsteuersatz finden Fehlerquellen ausschließen mit WENN sowie WENNFEHLER Sinnvolle Kostenberechnungen durch Prüfung auf Vollständigkeit Unschöne Fehlerwerte in Berechnungen ganz einfach vermeiden mit WENNFEHLER. 123 Statusinformationen liefern mit WENN Mehr als zwei mögliche Ergebnisse durch Verschachteln von WENN Noch mehr Bedingungen definieren mit UND, ODER und NICHT Positiv laufende Projekte herausstellen Diverse Kriterien zu einer Entscheidung zurate ziehen Kritische Projekte durch den Status»Achtung«kenntlich machen Ein weiteres Beispiel für die Kombination von WENN und UND Kapitel 5 Sicher mit Datum und Zeit umgehen: Termine und Zeitauswertungen im Griff Wichtig fürs Verständnis: Wie Excel mit Datums- und Zeitangaben umgeht Wichtig beim Eingeben von Datum und Zeit Datums- und Zeitfunktionen ganz einfach nutzen Ein Datum in die zugehörige serielle Zahl umwandeln Die Konsequenzen der Eingabe von Datums- und Uhrzeitwerten auf das Zellformat kennen und meistern Die Anzeige von Datumsangaben mit Formaten steuern Die drei Platzhalter, die das Aussehen eines Datums beeinflussen Datumsformate, die Excel zur Auswahl stellt Lange Datumslisten ganz ohne Tipparbeit Terminliste ohne Wochenende oder nur mit den Monatsersten Datumsliste für ein komplettes Quartal erstellen Liefertermine steuern mit WOCHENTAG und KALENDERWOCHE Die Kalenderwoche zu einem Datum ermitteln Liefertermine am Wochenende vermeiden mit WENN und WOCHENTAG Perfekte Geburtstagsliste: Das Alter berechnen und die Jubilare anzeigen Das Alter auf den Tag genau berechnen Das aktuelle Alter und runde Geburtstage ermitteln Personen mit runden Geburtstagen hervorheben Den Zeitraum für angezeigte Jubiläen steuern Mit nur einer Formel: Jahreskalender mit hervorgehobenen Wochenenden Die Formel für den Jahreskalender aufbauen Mittels bedingter Formatierung die Wochenenden farbig hervorheben Mit Uhrzeiten rechnen und dabei typische Excel-Probleme meistern Blick hinter die Kulissen: Wie Excel mit Stunden und Minuten rechnet Zeiterfassung ganz einfach: Die täglichen und die wöchentlichen Arbeitszeiten ermitteln Lohnberechnung: Fehler beim Multiplizieren mit Arbeitsstunden vermeiden Nachtarbeit: Wenn über die Tagesgrenze hinweg gerechnet werden muss Wie Excel auch mit negativen Zeitwerten rechnet

5 Kapitel 6 Erfolgreiche Projektarbeit: Termine und Dauer flexibel berechnen und kontrollieren Die Dauer von Projekten in Kalendertagen und in Arbeitstagen berechnen Optimaler Blick auf die Termine durch Wochentagsanzeige Die Dauer in Kalendertagen berechnen Von den Kalendertagen automatisch die Wochenenden abziehen lassen Beim Berechnen der Arbeitstage auch die Feiertage berücksichtigen Formeleingabe erleichtern: Dem Zellbereich für Feiertage einen Namen geben Wenn die Arbeitswoche nicht fünf, sondern sechs oder nur vier Tage hat Für eine 6-Tage-Arbeitswoche die tatsächlich verfügbaren Arbeitstage berechnen Für eine 4-Tage-Arbeitswoche die tatsächlich verfügbaren Arbeitstage ermitteln Start- und Endtermine in Projekten sowie Kalenderwochen berechnen Das Enddatum eines Projekts berechnen Den Termin für den Projektstart berechnen Mit der 21 die richtige Kalenderwoche ermitteln Die Abfolge und Dauer von Projekten mit einem Gantt-Diagramm zeigen Kapitel 7 Runden ja, aber ohne Fehler Zielgenau auf- und abrunden statt irritierender optischer Täuschung Nachkommastellen vermeiden mithilfe von RUNDEN Den Verbrauch erfassen und die Daten auswerten Die Funktion RUNDEN verwenden Runden von Zahlen auf volle Hundert oder Zehntausend Den Tagesdurchschnitt auf volle Hundert runden Den Jahresdurchschnitt auf volle Zehntausend runden Abläufe optimieren mit AUFRUNDEN, OBERGRENZE & Co Bestelloptimierung mit einzelnen Rundungsfunktionen Variante 1: Runden der Werte nach Dezimalstellen Variante 2: Aufrunden der Werte mithilfe der Schrittweite in der Funktion OBERGRENZE Zwischenfazit: Was leistet RUNDEN und was nicht Bestelloptimierung durch Kombination verschiedener Rundungsfunktionen Preis optimieren durch Bestellung möglichst vieler großer Liefereinheiten, aber ohne Überbestände Die Bestellmenge optimieren Zeiten in bestimmten Intervallen runden mit AUFRUNDEN und VRUNDEN Jede angefangene Stunde zählt Projektzeitabrechnung im Viertelstundentakt Arbeitszeitabrechnung in vollen Minuten Geldbeträge auf volle Euro oder in 50-Cent-Schritten runden Bei Gebühren auf volle 10 oder 50 Euro abrunden Arbeitsentgelt auf 50 Cent runden Zusammenfassung und Ausblick Lust auf noch mehr Rundungsfunktionen?

6 Kapitel 8 Wichtige und abweichende Daten automatisch hervorheben Bedingte Formatierung: Das bringt sie und so funktioniert sie Anwendungsfälle für die bedingte Formatierung Nutzen bedingter Formatierung an einem Beispiel Wie funktioniert die bedingte Formatierung? Welche Formatierungsoptionen sind verfügbar? Wie werden bedingte Formate zugewiesen? Vorhandene Regeln nutzen und Zeit sparen Beispiel Produktionskontrolle: Grenzwerte, Fehlerquoten und Plan-Ist-Vergleich Werte außerhalb vordefinierter Grenzen hervorheben Fehlerquoten im Blick: Das Einhalten von Grenzwerten überwachen Unterschied Plan/Ist durch Datenbalken veranschaulichen Die einzelnen Produktionstage durch Trennlinien voneinander absetzen Beispiel Datumslisten: Farbige Kennzeichnungen und automatische Trennlinien Wochenenden farbig hinterlegen Fehlende Einträge optisch hervorheben Verschiedene Kalenderwochen voneinander absetzen Beispiel Bauplanung: Termin- und Kostenkontrolle auf einen Blick Differenzierte Darstellung der Leistungsarten mittels Schriftfarbe Den Grad der Fertigstellung mit Harvey Balls veranschaulichen Eine Kostenkontrolle mit Ampelsymbolen aufbauen Die aktuellen Aufgaben farblich kennzeichnen Kapitel 9 Listen zusammenfassen: Von großen Tabellen zu informativen Übersichten Schneller Überblick statt langer Listen mit Teilergebnissen und Gliederungen Voraussetzungen für die Nutzung des Befehls»Teilergebnis« Informationen zusammenfassen und gliedern mit der Funktion»Teilergebnis« Teilergebnisse informativer machen mit automatischen Hervorhebungen Vom Durchschnitt abweichende Werte für Länder und Monate kennzeichnen Die Niederschlagsverteilung übers Jahr auf einen Blick erfassen mithilfe von Datenbalken Flexiblere Übersicht mit Zusatzspalte und horizontaler Gruppierung Monatliche Auswertung pro Standort anzeigen Auch das geht: Eine horizontale Gruppierung anbringen Übersichten mit Teilergebnissen wieder in normale Datenlisten zurückverwandeln Mit Pivot-Tabelle und Datenschnitt ein kompaktes Info-Cockpit aufbauen Die Pivot-Tabelle aufbauen Die Pivot-Tabelle anpassen Pivot-Tabellen ganz einfach filtern per Datenschnitt Kapitel 10 Daten clever aufbereiten mit Textfunktionen Für Auswertungen zusammengesetzte Daten auf mehrere Zellen aufteilen Texte mit bekannten Längen auf mehrere Zellen verteilen Ist ein Assistent die Alternative zu den Formeln? Texte unbekannter Länge, aber mit festen Trennzeichen auf mehrere Zellen verteilen. 265 Unerlässlich für Serienbriefe: Nachname und Vorname in separaten Spalten

7 Adresslisten bereinigen: Namen, Orte und Telefonnummern in Form bringen Perfekter Seriendruck durch klare Trennung von Vor und Nachnamen Erleichtertes Filtern nach PLZ oder Ort durch Aufsplitten zusammengesetzter Ortsangaben Automatische Telefonnummernwahl durch Eliminieren von störenden Trennzeichen. 269 Importierte Geburtsdaten in ein lesbares Datumsformat bringen Vorhandene Daten zu informativen Aussagen zusammenfassen Texte und Zahlen zu informativen Aussagen zusammenstellen Aus Datumsangaben und Rechnungsbeträgen Zahlungsanweisungen generieren Stichwortverzeichnis