Anleitung directcms 5.0 Newsletter

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1 Anleitung directcms 5.0 Newsletter Jürgen Eckert Domplatz Bamberg Tel (09 51) Fax (09 51) Mobil (01 79) Im Internet

2 Inhaltsverzeichnis 2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 3 2 Anlegen der einzelnen Komponenten Anlegen des Newsletters Anlegen der Anmeldeseite Erstellen der Seite Konfigurieren der Seite Veröffentlichen der Seite Anmelde-Box auf der Startseite erstellen Newsletter schreiben und versenden Neue Versendung erstellen Inhalte einfügen Anhänge anfügen Newsletter versenden 15

3 1 Einführung 3 1 Einführung Eine gute Möglichkeit, den Nutzern Ihrer Homepage Neuigkeiten und Angebote näherzubringen, ist ein Newsletter. Darüber können Sie - möglichst regelmäßig - Rund-Mails an die Personen versenden, die sich für den Newsletter registriert haben. Wie man diese Funktion einrichtet, wird im Folgenden beschrieben. 2 Anlegen der einzelnen Komponenten Für den Newsletter müssen drei Komponenten erstellt werden: Erst ein Newsletter, dann eine Registrierungsseite und schließlich die einzelnen Mails. Zusätzlich kann als viertes noch eine Box auf der Startseite hinzukommen, über die man sich ebenfalls für den Newsletter anmelden kann. Wie gewohnt erstellen Sie alle Punkte im Redaktionssystem. Gehen Sie dafür auf und melden Sie sich dort mit Ihren Nutzerdaten an. 2.1 Anlegen des Newsletters Wählen Sie in der linken Navigation unter dem Überpunkt Inhalte den Eintrag Newsletter. In diesem Ordner wählen Sie wiederum das erste Feld, Alle Einträge. Im Hauptfenster öffnet sich nun eine Anzeige aller bereits erstellen Newsletter, es ist also im Normalfall noch leer. Dies können Sie ändern, indem Sie auf den Button Neu und im sich öffnenden Menü auf Neuer Newsletter klicken. Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem die Grundeinstellungen für den Newsletter gewählt werden.

4 1 Einführung 4 Stellen Sie diese wie folgt ein: Vergeben Sie als erstes einen Titel. Dazu gehört z.b. der Name Ihrer Institution/Website. Unter dem Titel -Feld finden Sie drei Reiter. Geöffnet ist der Tab Text, in dem die nächsten Einstellungen vorgenommen werden: Geben Sie unter Absender Name Ihren Namen oder den Ihrer Institution an. Das Feld darunter ( Absender ) befüllen Sie mit Ihrer -Adresse (auch hier ist natürlich die Adresse der Institution möglich; dies ist sogar sehr sinnvoll, da diese Adresse für die Nutzer des Newsletter sichtbar ist). Gleiches gilt für Antwort E- Mail. Die restlichen Felder sind bereits richtig ausgefüllt, gehen Sie deshalb nur noch auf Speichern und Schließen im rechten unteren Eck. Der Newsletter muss noch veröffentlicht werden. Klicken Sie auf den blauen Pfeil links neben dem Eintrag und wählen Sie den Menüpunkt Veröffentlichen. Es öffnet sich daraufhin ein modales Fenster, in dem der Veröffentlichungsvorgang vorgenommen wird. Wenn er fertig ist, können Sie das Fenster über den entsprechenden Button schließen.

5 1 Einführung Anlegen der Anmeldeseite Nun müssen Sie auf Ihrer Homepage dem Besucher die Möglichkeit schaffen, sich für den Newsletter anzumelden. Es muss also eine neue Seite angelegt werden. Navigieren Sie dafür zuerst in den Direct Explorer über den entsprechenden Button oben links. Gehen Sie danach in den Ordner, in dem die Seite erstellt werden soll. Dafür bietet sich der Ordner Aktuelles an. durch einfachen Klick unter der Ordnernavigation links oder Doppelklick auf den Ordnernamen im rechten Teil des Fensters öffnen wir Aktuelles Erstellen der Seite Klicken Sie nun auf den Button Neu und wählen Sie den Menüpunkt Seite aus Vorlage. Ein neues modales Fenster öffnet sich. Suchen Sie dort den Eintrag Newsletter und klicken Sie ihn. Ein Haken in der Box davor erscheint. Um die Seite nun zu erstellen, klicken Sie auf Übernehmen unten rechts im Fenster.

6 1 Einführung 6 Sie erhalten daraufhin die Information, dass die Seite erfolgreich angelegt worden ist. Drücken Sie auf ok Konfigurieren der Seite Im DirectExplorer existiert nun die Seite Newsletter. Sie müssen diese Seite noch mit dem vorhin angelegten Newsletter verbinden. Gehen Sie dafür in die Eigenschaften der Seite, indem Sie auf den Blauen Pfeil neben dem Eintrag im DirectExplorer klicken und den Menüpunkt Eigenschaften wählen. Im sich öffnenden Fenster finden Sie im bereits geöffneten Reiter Inhalte die Struktur der Seite vor. Die zweite beliebige Komponente auf der rechten Seite ist mit der Komponente Newsletter befüllt. Klicken Sie auf den blauen Pfeil in dem weißen Feld.

7 1 Einführung 7 Ein neues Fenster mit dem Titel Seitenkonfiguration erscheint. Gehen Sie im Feld Datenquelle auf den nach unten zeigenden Pfeil in der Zeile Auswahl und wählen Sie den gewünschten Newsletter aus, indem Sie darauf klicken. Im Feld Allgemeine Daten ändert sich der Titel automatisch auf den Namen des Newsletters. Gehen Sie danach auf Speichern. Die Seite ist jetzt fertig konfiguriert, klicken Sie deshalb auch im noch offenen Fenster Einstellungen auf den Button Einstellungen übernehmen unten rechts Veröffentlichen der Seite Wie jede andere Seite muss auch diese veröffentlicht werden. Klicken Sie dafür auf den blauen Pfeil links neben der Seite und wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü den Eintrag Veröffentlichen. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Ressource(n) wirklich veröffentlichen wollen. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie auf den Button Ressource(n) veröffentlichen klicken.

8 1 Einführung 8 Nach kurzer Zeit ist das Veröffentlichen beendet. Schließen Sie den Dialog über den Button Schließen rechts unten. 2.3 Anmelde-Box auf der Startseite erstellen Optional kann noch eine Box auf der Startseite eingefügt werden, über die ebenfalls die Anmeldung zum Newsletter möglich ist. Navigieren Sie dafür im DirectExplorer zu Ihrer Startseite und wählen über das Menü, dass sich über den Pfeil links neben Startseite öffnen lässt, den Punkt Eigenschaften. Es öffnet sich ein neues modales Fenster, in dem Sie im geöffneten Tab Inhalte den strukturellen Aufbau der Startseite vorfinden. Die neue Box soll in diesem Beispiel auf der rechten Seite der Startseite erscheinen. Wählen Sie deshalb in der rechten Spalte eine leere beliebige Komponente (also ohne weißen Inhalt) und klicken auf den blauen Pfeil.

9 1 Einführung 9 Sie können nun eine neue Komponente hinzufügen. Wählen Sie den Eintrag Newsletter und klicken Sie auf Übernehmen. Die neue Komponente ist jetzt in der vorher leeren Box zu sehen. Sie muss nun aber noch mit dem vorhin angelegten Newsletter verbunden werden. Klicken Sie dafür auf den blauen Pfeil im weißen Feld. Im neu geöffneten Fenster wählen Sie über den nach unten zeigenden Pfeil im Feld Datenquelle den gewünschten Newsletter aus. Klicken Sie danach auf Speichern.

10 1 Einführung 10 Klicken Sie abschließend auf den Button Einstellungen übernehmen, um die Änderungen zu speichern. Wie immer muss die Seite noch veröffentlicht werden. Klicken Sie dafür noch einmal auf den blauen Pfeil neben Startseite und wählen Sie den Menüeintrag Veröffentlichen. Den Dialog, ob Sie die Ressource wirklich veröffentlichen wollen, bestätigen Sie. Nach kurzer Zeit ist das Veröffentlichen beendet. Schließen Sie den Dialog über den Button Schließen rechts unten.

11 1 Einführung Newsletter schreiben und versenden Es sind nun alle Voraussetzungen erfüllt, um einen Newsletter versenden zu können. Sobald sich Teilnehmer eingeschrieben haben, kann also mit dem Schreiben von Newslettern begonnen werden. Gehen Sie dafür im Redaktionssystem über die linke Navigation in den Punkt Inhalte, dort zu Newsletter und Alle Einträge. Auf der rechten Seite sehen Sie nun den anfangs angelegten Newsletter. Klicken Sie auf den blauen Pfeil daneben und wählen Sie den Menüpunkt Versendungen Neue Versendung erstellen Da noch keine Einträge angelegt wurden, ist das Fenster nun weiß. Klicken Sie den Button Neu, um eine neue Mail anzulegen. Ein neues Formular öffnet sich:

12 1 Einführung Inhalte einfügen Vergeben Sie als erstes einen Titel. Dieser wird beim Versenden als Betreff der angezeigt. Als nächstes soll der Text der E- Mail eingefügt werden. Gehen Sie dafür in den Reiter HTML-Inhalt und tippen Sie hier den Inhalt ein. Wichtig: Auch hier gelten die Editor-Regeln. Wenn Sie also einen Text aus einem Word-Dokument o.ä. hineinkopieren wollen, müssen Sie unbedingt den sogenannten Word-Button verwenden (also nicht Strg+V oder Rechtsklick- >Einfügen!). Sie finden ihn in der mittleren Werkzeugleiste an vierter Position von rechts. Klicken Sie ihn, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie den Text wie gewohnt mit Strg+V einfügen. Ist der Text im Feld zu sehen, fügen Sie ihn über den Button Einfügen im Inhaltsfeld ein. Über die üblichen Werkzeuge kann der Text wie in normalen Textverarbeitungsprogrammen (z.b. Word) formatiert werden. Nicht alle Empfänger erlauben eine Darstellung der s im HTML- Format. Deshalb ist es notwendig, den Inhalt noch einmal als puren Text anzubieten. Kopieren Sie dafür den Inhalt aus dem Textfenster und gehen Sie in den Reiter Text-Inhalt. Stellen Sie den Cursor in das Text-Feld und fügen Sie den Text ein (Strg+V oder rechte Maustaste->Einfügen). Wollen Sie keinen Anhang hinzufügen, können Sie unten rechts auf Speichern und Schließen klicken.

13 1 Einführung Anhänge anfügen Neben dem normalen Text ist es auch möglich, Bilder, Downloads, Filme usw. an einen Newsletter anzuhängen. Zudem können auch Nachrichten und Veranstaltungen als Anhang hinzugefügt werden Dateien/Medien anhängen Wollen Sie Dateien oder Medien der Mail hinzufügen, müssen Sie den Reiter Anhang/Anhänge anwählen. Dort finden Sie den Button Anhang hinzufügen. Drücken Sie ihn, können Sie im ich öffnenden Menü auswählen, welche Art von Anhang Sie hinzufügen wollen. Je nachdem, auf welchen Punkt Sie klicken, öffnet sich ein Fenster mit den jeweils bereits schon im System existenten Einträgen. Ist die gewünschte Datei noch nicht hochgeladen, ist in jedem Dialog ein Button, über den dies nachgeholt werden kann (entweder Neu oder Upload ). Im Beispiel soll ein Bild an die Nachricht angefügt werden. Durch Klick auf den Menüeintrag Bild öffnet sich ein modales Fenster mit allen verfügbaren Bildern. Ist das gewünschte Bild nicht unter den ersten Einträgen zu finden, können Sie über die Schnellsuche oben rechts im Fenster ein Stichwort eingeben, mit dem das Bild zu finden ist. Klicken Sie das Bild an, wird es markiert. Gehen Sie auf den Button Hinzufügen, um die Datei an den Newsletter anzuhängen. Das Bild erscheint nun unter Bilder im Reiter Anhang/Anhänge.

14 1 Einführung 14 Wollen Sie weitere Anhänge hinzufügen, gehen Sie wieder auf den Button Anhang hinzufügen. Sind Sie mit dem Newsletter zufrieden und wollen keine Nachricht/Veranstaltung anhängen, können Sie unten rechts auf Speichern und Schließen Nachricht/Veranstaltung anhängen Wenn jedoch noch eine Nachricht oder Veranstaltung angehängt werden soll, gehen Sie auf den Tab Allgemein. Hier finden Sie ebenfalls einen Button Anhänge hinzufügen. Die Vorgehensweise ist dabei bei Veranstaltungen und Nachrichten die gleiche. Die anzuhängende Nachricht/Veranstaltung muss natürlich bereits angelegt worden sein. Im Beispiel soll eine Nachricht an den Newsletter angefügt werden. Dafür klicken Sie auf den Button und wählen den Eintrag Nachricht. Im sich öffnenden Fenster finden sich nun alle bereits erstellte Nachrichten. Wählen Sie die gewünschte aus (auch eine Auswahl mehrerer Nachrichten ist möglich), indem Sie auf das Feld vor dem Eintrag klicken. Ein Haken erscheint. Betätigen Sie abschließend den Button Übernehmen.

15 1 Einführung 15 Die Nachricht ist nun im Reiter Allgemein als Anhang zu finden. Betätigen Sie abschließend den Button Speichern und Schließen, den Sie unten rechts finden Newsletter versenden Nachdem Sie eine Versendung angelegt und gespeichert haben, gelangen Sie wieder in die Ansicht aller bereits angelegter Versendungen. Um den neuen Newsletter nun abzusenden, klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Eintrag und wählen den Menüpunkt Versenden. Es öffnet sich ein neues Fenster, das den Versand visualisiert. Ist er beendet, können Sie das Fenster über den entsprechenden Button schließen.

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