A Basware Presentation. 100 % e-invoicing für Rechnungssender und Rechnungsempfänger

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1 A Basware Presentation 100 % e-invoicing für Rechnungssender und Rechnungsempfänger

2 Inhalt Kurzvorstellung Basware e-invoicing-überblick Versand von elektronischen Rechnungen Empfang von elektronischen Rechnungen Authentizität und Integrität im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes

3 Basware in Zahlen Führender Anbieter für Purchase-to-Pay Lösungen Geschäftsjahr 2010 Umsatz: 103 MEUR Wachstum: 11,3 % Operatives Ergebnis: 13 % vom Umsatz Mitarbeiter: 913 R&D Investitionen: 16 % vom Umsatz Ländergesellschaften: 12 Kunden: in 50 Ländern Anwender: > 1 Mio Net sales Operating profit Personnel BW P2P Installation BW P2P Anwender

4 Globaler Dienstleister für Vermittlung von Geschäftsdokumenten Etabliertes Dienstleistungs-Center seit 2000 renommierter globaler Anbieter Mehr als 2 Mio. elektronische Dokumente werden monatlich verarbeitet Über Organisationen direkt an BT angeschlossen Partner- /Operatorverträge mit über 110 e-dienstleistern global Möglichkeit global rund Lieferanten (Rechnungsersteller) zu erreichen

5 e-invoicing-überblick

6 Prozesskosten e-invoicing Roadmap mit Basware: Automatisierte Prozesse, geringere Kosten Papier Scan & Capture e-rechnungen ab Tag 1! Prozessautomatisierung mit präzisen, auf Kopf- & Positionsdaten bezogenen Informationen Matching Automatischer Workflow 40-50% Ersparnisse gegenüber Inhouse-Scanning e-invoicing Step 1 Low-hanging fruit Anbindung von Geschäftspartnern, die bereits e- Rechnungen senden können über eigenen Provider offenes Netzwerk e-invoicing Step 2 Aktivierung neuer Partner Für jeden Austauschpartner das richtige Modell! Lieferanten-Aktivierungsservice Vom Papier zur e-rechnung e-invoicing als Standard e-invoicing als Standard- Anforderung in allen Verträgen und Konditionen

7 Umfassende Unterstützung des gesamten Purchase-to- Pay-Prozesses Lieferanten Basware Connectivity Austausch Lieferantenkataloge Nachrichtenaustausch mit Lieferanten Lieferantenaktivierungsservice Scannen und Erkennen Austausch e-invoice Beschaffung (Basware PM) Rechnungsautomatisierung (Basware IA) Finanzsysteme, ERP-Systeme

8 Versand von elektronischen Rechnungen

9 Prozesskosten für Rechnungsversender Druck, Couvertieren, Versand Mahnungen Zahlabgleich & Cash Management Archivierung Vollkosten Papier Elektronisch, automatisiert * 9 Einsparung pro Rechnung 6.40 = 57% *) berücksichtigt sind 0.50 Verarbeitungskosten des externen Dienstleisters Quelle: Billentis

10 100 % Rechnungsausgang Kunde Debitorenbuchhaltung Lieferant Business Transactions Sender Erreichen Sie alle Ihre Kunden mit einer Lösung!!! Basware Business Transactions Archiv Elektronische Rechnung Druck-Service Kunde Kunde Kreditorenbuchhaltung 10

11 Übertragungswege für Rechnungsversender e-invoices direkte Zustellung Elektronische Rechnungen werden direkt an Rechnungsempfänger gesendet, die schon e-rechnungen unterstützen, im Basware-Netzwerk oder über einen anderen Service-Provider e-invoices als (als PDF) Benachrichtigung einer e-rechnung wird als an den Rechnungsempfänger gesendet Download der e-invoice über einen Link in der Druck-Service e-invoices werden an einen Druckservice weitergeleitet, gedruckt und als Papierrechnung versendet Die Papierrechnung entspricht dem Basware-Standard-Rechnungsbild oder dem spezifischen Kunden-Rechnungsbild

12 Zustellung der Rechnungen via Debitorenbuchhaltung Lieferant Business Transactions Sender Basware Business Transactions Monitor Basware Business Transactions mit Link zum Download der Rechnung Kunde Kreditorenbuchhaltung Routing der Rechnungen über den richtigen Kanal Rechnungssender pflegen die Kundendaten in ihrem ERP oder FiBu-System e-rechnungen werden entsprechend der Empfänger-ID in den Rechnungsdaten weitergeleitet: mit e-invoice-adresse -> direkte Zustellung mit -Adresse -> Zustellung per verbleibende Rechnungen gehen an den Druckservice 12

13 Beispiel einer gesendeten 13

14 Zustellung der Rechnungen via Aus Sicht des Rechnungssenders: Der Rechnungssender kann den Status der Rechnung über den BT Monitor abrufen Wenn der Rechnungsempfänger den Link in der innerhalb von 5 Tagen nicht angeklickt hat, versendet Basware BT eine automatische Erinnerungs- an den Rechnungsempfänger Sollten Rechnungen innerhalb von 122 Tagen nicht abgerufen worden sein, werden sie vom Basware-System gelöscht. Der Rechnungssender erhält dann eine Benachrichtigung, dass die Rechnung nicht zugestellt wurde und muss die Rechnung erneut versenden. Aus Sicht des Rechnungsempfängers: Der Empfänger erhält eine mit einem Download-Link auf eine Webpage Der Empfänger kann die XML-Rechnung, die (signierte) Rechnung und Anhänge downloaden Der Link kann immer wieder abgerufen werden, bis die Rechnung auf dem Basware BT Service entfernt wird 14

15 Basware Business Transactions Monitor 15

16 Übertragungsstatus einer per Mail zugestellten Rechnung 16

17 Empfang von elektronischen Rechnungen

18 Prozesskosten für Rechnungsempfänger Papier Empfang Daten erfassen Validieren & Abgleichen Zahlung & Cash Management Archivierung Reklamationsbearbeitung Vollkosten Elektronisch, automatisiert Einsparung pro Rechnung = 62% * *) berücksichtigt sind 0.70 Verarbeitungskosten des externen Dienstleisters Quelle: Billentis

19 Alle Rechnungen gehen elektronisch ein Intercompany Rechnungen TOP20 Lieferant Basware Business Transactions Basware Invoice Automation Lieferant Matching Lieferant TOP20 Kleiner Lieferant Basware Supplier Portal ERP WEB ENTRY 19

20 Erhöhen Sie die Anzahl elektronischer Rechnungen Debitoren Buchhaltung Lieferant Basware Lieferanten Portal Basware BT Service Basware Scan and Capture Kunde Eingangsrechnungsdaten: Rechnungsdaten, Abbildung und Anhang Kontierungsinformation Positionsinformation (ggf. Order Matching) Verifizierungsreport digitaler Signaturen Verifizierungsreport einer Datenvalidierung Kreditoren Buchhaltung Lieferantenaktivierung 20

21 Externe Erfassung von Papierrechnungen Basware Scan and Capture Service bearbeitet alle eingehenden Papierrechnungen - Rechnungseingang, Sortieren und Stapelverarbeitung - Erfassung und Validierung der Rechnungsdaten - Weiterleitung der Rechnungen in elektronischer Form über Basware einvoice Service an Ihr Unternehmen - Rücksendung oder Vernichtung der Papierrechnungen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht Vorteile der Erfassung im Outsourcing - Signifikante Kosteneinsparungen: - Niedrigere laufende Kosten und hohe Flexibilität bei Änderungen - Keine Investitionskosten in Soft- oder Hardware - Eigene Räumlichkeiten werden nicht benötigt - Konzentration auf wertschöpfende Tätigkeiten bei freiwerdenden Ressourcen - Höchstmöglicher Grad an Automatisierung im Kreditorenprozess durch korrekte Rechnungsdaten in garantierter, hoher Qualität 21

22 Basware CloudScan Inhouse Scanning von Papierrechnungen Direkt per Mail empfangene PDF-Rechnungen OCR-Erkennung via Basware Keine Investition in Soft- oder Hardware Elektronische Rechnungen ab sofort!

23 Basware CloudScan - Überblick Kunde Basware Services Empfang von Papierrechnungen Scannen der Rechnungen mit CloudScan Übertragung der gescannten Rechnungen zur OCR- Erkennung und Validierung Empfang von Rechnungsbildern durch Scan and Capture Service Erkennen der Rechnungen via OCR Erfassen und Validieren Empfangen Sie Rechnungen: Basware P2P Basware InvoiceReady Andere Systeme Erstellen einer e-rechnung Übermittlung der e-rechnung via Business Transactions Service 23

24 Von der Papierrechnung zur elektronischen Rechnung Basware Supplier Activation Die Aktivierung Ihrer Lieferanten für die elektronische Rechnungsstellung kann ebenfalls an Basware outgesourced werden. - Datenerhebung zur Identifizierung Ihrer Lieferanten, die bereits in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu versenden und unmittelbare Aktivierung dieser Lieferanten - Bereitstellung von geeigneten Tools für Lieferanten, die derzeit noch nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu versenden - Ausführliches Reporting und Präsentation der Ergebnisse Als Ergebnis erhalten Sie - Eine ständig zunehmende Anzahl an einvoices und immer weniger Papierrechnungen - Kontinuierliche Verringerung der durchschnittlichen Kosten pro Rechnung Erfolgreiche Lieferantenaktivierung erfordert stets auch kundenseitiges Engagement und Einsatz 24

25 Gewinnung von kleineren Lieferanten Alle Lieferanten können auf elektronischen Rechnungsversand umgestellt werden, unabhängig von deren Größe oder technischen Möglichkeiten Das Basware Supplier Portal kann von jeder Art von Lieferanten genutzt werden, insbesondere auch von kleinen Ein Lieferant kann schnell und einfach seine Rechnungsdaten für den Rechnungsempfänger zur Verfügung stellen Zusätzlich können Anlagen an die Rechnung angehängt werden Die Rechnungen sowie alle Anlagen werden über das e-invoicing Netzwerk an das Basware Empfänger System übertragen Durch Vergabe von Rechten können entsprechende Lieferanten ihre Rechnungen selbst nachverfolgen und somit kundenseitige Aufwände reduzieren 25

26 Authentizität und Integrität im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes

27 Senden von elektronischen Rechnungen mit und ohne qualifizierte elektronische Signatur Basware Monitor Kunde / BW IP Sender Basware Business Transactions Kunde / BW IP Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur als Anhang oder embedded Übermittlung der elektronischen Rechnung und Anlagen 27

28 Vor dem Steuervereinfachungsgesetz Authentizität - wer ist der Rechnungssender? Integrität Veränderungen am Dokument? Um rechtlichen Anforderungen zu genügen unter Einhaltung der jeweiligen rechtlichen Grundlage aber: rechtliche Grundlagen variieren von Land zu Land Durch Signatur oder EDI-Verfahren gewährleistet 28

29 Änderungen in Deutschland seit dem Steuervereinfachungsgesetz Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen gleichgestellt Keine zwingende Notwendigkeit mehr für elektronische Signatur von PDF- oder Text-Rechnungen ABER Unternehmen müssen nach wie vor die Punkte Authentizität und Integrität gewährleisten Vorschlag: innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad 29

30 Was bedeutet das für den Rechnungsempfänger? Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad muss Authentizität und Integrität gewährleisten Jedes Verfahren muss geprüft und mit den internen Abläufen abgestimmt werden viel Arbeit! Verfahrensdokumentation immer aktuell und nachvollziehbar Alternativ: Elektronische Signatur oder Provider sichere Verfahren Rechnungsprüfung und -automatisierung mit Basware Invoice Automation! 30

31 USt-/MwSt-Compliance weltweit Nordamerika - Liberaler Ansatz in Bezug auf die Compliance - Keine speziellen Anforderungen Lateinamerika - e-invoicing Pflicht in vielen Ländern - National durch strikte Gesetzgebung - Sehr strenge Anforderungen beim e- Invoicing-Ablauf (z.b. zertifizierter Provider, lokale Verarbeitung, digitale Signaturen) Europa - EU Invoicing Richtlinie, doch nationale Anforderungen - Nordische Länder sind liberal in Bezug auf die Compliance - Digitale Signaturen Voraussetzung in Mittel-, Ostund Südeuropa Asien - Strenge Anforderungen hinsichtlich Compliance - e-invoicing ist in vielen Ländern (z.b. Japan) immer noch verboten - Nationale Anforderungen und e-invoicing-system Australien + Neuseeland - Liberaler Ansatz in Bezug auf die Compliance - Keine speziellen Anforderungen 31

32 In 39 Ländern bereits rechtsgültige e-rechnungen umgesetzt! 32

33 Referenzen Mehr als Installationen 33

34 Bleiben Sie mit uns in Kontakt: XING Gruppe Purchase to Pay Werden Sie Mitglied! twitter.com/baswaregmbh

35 Controlled Performance from Purchase to Pay Vielen Dank!

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