Warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Tun oder nicht tun das ist die Frage

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1 Warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Tun oder nicht tun das ist die Frage

2 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Gründe gibt es 100 Folie 2

3 Begriffsdefinitionen Wer sind kleine und mittlere Unternehmen? Typ Beschäftigte Umsatzerlös (Mio ) Kleine Unternehmen Mittlere Unternehmen < 10 und 1 < 500 und 50 Folie 3

4 Zahlen und Fakten kleine und mittlere Unternehmen 99,6 % aller Unternehmen 66 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten 38 % aller Umsätze 83 % aller Auszubildenden Folie 4

5 Zahlen und Fakten kleine und mittlere Unternehmen 99,6 % aller Unternehmen und ca. 90 % davon arbeiten ohne Projektmanagement- System Folie 5

6 Begriffsdefinition Projektmanagement Darin stecken 2 Worte: Projekt + Management Lateinisch: Projectum - das nach vorne Geworfene manum agere - an der Hand führen Folie 6

7 Die wissenschaftliche Erklärung o DIN-Norm (DIN : ): Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. o Project Management Institute (PMI): Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um Projektanforderungen zu erfüllen. o Gesellschaft für Informatik: Das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrollieren. o ICB: U. a.: Führung der Projektbeteiligten zur sicheren Erreichung der Projektziele. o Ein Projekt ist eine besondere, umfangreiche und zeitlich begrenzte Aufgabe von relativer Neuartigkeit mit hohem Schwierigkeitsgrad und Risiko, die enge fachübergreifende Zusammenarbeit aller Beteiligten fordert. Folie 7

8 Projektmanagement ist eine Methodik zur Erreichung des Projektziels Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen um die Projektziele zu erreichen. Projektmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt zum Erfolg wird! Folie 8

9 Ziel der Methodik o Risiken erkennen o Keine Zusammenarbeit ohne Regeln o Transparenz, z.b. bei Änderungen Folie 9

10 IST-Zustand Folie 10

11 Problemstellung o Kostendruck durch Globalisierung o Kürzere Produktlebenszyklen o Rasante Entwicklung neuer Technologien Folie 11

12 Projektmanagement: IST-Situation Projektmitarbeiter bekommen 50 % 75 % der relevanten Information direkt von anderen Benutzern Information Sharing Dies gilt für aktuelle, wie auch für archivierte Informationen. Folie 12

13 Projektmanagement: IST-Situation Mehr als 80 % der digitalen Projekt-Information befindet sich auf individuellen Festplatten oder in persönlichen Dateien. Zentrale Datenverwaltung Datengräber:» Laptop» Desktop-PC» PST-Datei» externe USB-Festplatte» Folie 13

14 Projektmanagement: IST-Situation 70 % aller Projekte scheitern. Dies aus einem einzigen Grund, der allerdings vielfältige Auswirkungen zeigt fehlende Transparenz (Studie der Standish Group, II/2009) Folie 14

15 Risiken identifizieren o Nur wer seine Risiken kennt, kann diese als Chance nutzen! Folie 15

16 Projektmanagement: IST-Situation Termine Ressourcen Kommunikation Dokumentenmanagement Folie 16

17 Projektmanagement: IST-Situation Terminplanung : MS Project Standalone MS Excel Papier Die Konsequenz : Nur 16 % aller Projekte im Anlagen- und Maschinenbau können im finanziellen und zeitlichen Rahmen abgeschlossen werden. (IT Produktion, Sonderdruck Ausgabe II/2003) Folie 17

18 Projektmanagement: IST-Situation Ressourcenplanung: MS Excel Papier Bauchgefühl Erfahrungswerte Die Konsequenz : Nach Meinung von 50 % der Befragten scheitern Projekte nicht an den Fähigkeiten des Projektleiters und des Teams, sondern an mangelnden Instrumenten und Methoden. (Trendsensor Umfrage, Oktober 2003) Folie 18

19 Projektmanagement: IST-Situation Die Konsequenz : Einbindung von Auftraggebern und externen Ressourcen: Post Meetings unterschiedliche Versionsstände verschiedene Dokumente mehrfache Datenhaltung Zeitverluste Kommunikationsprobleme Folie 19

20 Projektmanagement: IST-Situation Dokumentenmanagement: Dateiverzeichnisse Papier unklare Versionsstände Die Konsequenz : Verschiedene Personen haben verschiedene Dokumente in verschiedenen Formaten auf verschiedenen Arbeitsplätzen Folie 20

21 IST- Zustandsanalyse Qualität (Mechanika Pro/E, OSD, ) Dokumentation (DMS, PDM, Pro/E, OSD, ) Projektmanagement (Projektportal, Pro/E, OSD, Digitales Archiv, ) Collaboration (Windchill, PDMLink,Modelmanager, ) Simulation (Mechanika, Pro/E, OSD, ) Projektmanager Fertigung (Pro/E NC, ) Qualitätsmanagement (IT, Projektportal, ) Design (Pro/E, OSD, Surface, ) Konstruktion (Pro/E, OSD, ) Logistik, ERP (Schnittstellen, ) Skizzen (Pro/E, OSD,ME10, ) Archivierung (IT, , KVS, ) Ideenfindung (Mindmanager, Folie 21

22 Last but not least Nicht zu wenige, eher zu viele Informationen sind das Problem Folie 22

23 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? o 40 % der Arbeitsabläufe projektwirtschaftlich organisiert o 72 % aller Unternehmen geben an, Projektmanagement nutzen zu wollen o Projektmanagement führt Wissen zusammen o Transparenz in Projekten o Projektübergreifende Zusammenhänge werden erkennbar MORGEN IST HEUTE SCHON GESTERN Folie 23

24 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Projektmanagement zahlt sich aus. Untersuchungen belegen, dass professionelles Vorgehen bei Projekten die Effizienz um 5 % bis 8 % erhöht. Thomas Schleiss, GF next level consulting (Bonn) Projektmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt zum Erfolg wird! Folie 24

25 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Budget/Projekt Davon 5% Projekte pa Ersparnis Folie 25

26 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Die umfassende Dokumentation von Projekten ist keine nervige Fleißarbeit, sondern trägt entscheidend zur Wertschöpfung bei. Planung Abgleich Ergebnis = zukünftige Effizienz Folie 26

27 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Projektmanagement erarbeitet die Grundlagen, Projekte nachhaltig erfolgreich zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen. Fehlentwicklungen können frühzeitig erkannt werden. Projektmanagement ist die Grundlage für gute Entscheidungen Folie 27

28 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Projektmanagement ermöglicht den optimalen Einsatz aller Ressourcen. Folie 28

29 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Projektmanagement ermöglicht das Zusammenführen des Know Hows verschiedener Spezialisten und damit eine fach- und bereichsübergreifende Aufgabenbewältigung Folie 29

30 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Projektmanagement ermöglicht das schnelle Reagieren auf Änderungen ohne das Projektziel zu gefährden Folie 30

31 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Projektmanagement sichert Kosten, Qualität und Termine Folie 31

32 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Das optimale Zusammenspiel aller Kräfte in einem Unternehmen sichert den langfristigen Erfolg. Wer auf Änderungen schnell und flexibel reagiert oder diese sogar anstößt, wird der Erfolgreiche sein. Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen. Folie 32

33 Wieso und warum Projektmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen? Damit Ihr nächstes Projekt nicht wieder so endet Folie 33

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