Befragungen zu psychosozialen Belastungen bei der Arbeit mit dem Copenhagen Psychosocial Questionnaire. Datenschutz- und Datensicherheitskonzept

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1 FFAW Befragungen zu psychosozialen Belastungen bei der Arbeit mit dem Copenhagen Psychosocial Questionnaire Datenschutz- und Datensicherheitskonzept Freiburg, den Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften FFAW GmbH Dr. Matthias Nübling Dr. Hans-Joachim Lincke Martin Vomstein Ariane Haug Bertoldstr. 63 D Freiburg Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Geschäftsführer: Dr. M. Nübling Amtsgericht Freiburg HRB Südwestbank IBAN: DE BIC: SWBSDESS

2 Inhalt I. Vorbemerkung 2 II. Projekt und Fragebogen 2 III. Auftragnehmer und Projektverantwortlicher 2 IV. Vorbereitung der Datenerhebung (Online-Version) 3 V. Zugang zum Fragebogen (Online-Version) 3 VI. Datenübertragung und Datenerfassung 4 VII. Datensicherung 5 VIII. Auswertung 6 Befragungen mit COPSOQ Datenschutz- und Datensicherheitskonzept FFAW GmbH 1

3 I. Vorbemerkung Alle Verpflichtungen gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) werden von uns in vollem Umfang erfüllt. Das gilt insbesondere für 30, 30a über die Geschäftsmäßige Datenerhebung und -speicherung zum Zweck der Übermittlung in anonymisierter Form bzw. die Datenerhebung und -speicherung für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung sowie für 40 über die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch Forschungseinrichtungen. Zudem werden die professionellen Standards der sozialwissenschaftlichen Forschung eingehalten wie sie z.b. von der Arbeitsgemeinschaft Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.v. (ADM) in den Standards zur Qualitätssicherung von online- Befragungen beschrieben sind. II. Projekt und Fragebogen Gegenstand der Befragung mit dem COPSOQ (Copenhagen Psychosocial Questionnaire in der deutschen Standardversion) ist die wissenschaftliche Erhebung psychosozialer Faktoren der Arbeit bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eines Betriebs. Die Inhalte des COPSOQ sind auf zu sehen; auf Wunsch wird der Bogen um betriebsspezifische Fragen erweitert. Die Befragung wird wahlweise oder kombiniert online oder auf Papierbogen durchgeführt. Bei der Online-Befragung wird ein Sofort-Feedback an den/die einzelne/n Teilnehmer/in übermittelt. Die Teilnahme an der Befragung ist freiwillig. In der Regel wird spätestens innerhalb von vier Wochen nach Befragungsende ein Bericht mit den Ergebnissen für den Gesamtbetrieb und seine Untereinheiten vorgelegt. Es werden ausschließlich Ergebnisse für Gruppen berechnet und dargestellt. III. Auftragnehmer und Projektverantwortlicher Die Durchführung der Erhebung und Auswertung erfolgt durch die Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften GmbH. Die FFAW ist ein unabhängiges Forschungsinstitut mit langjähriger Erfahrung in der empirischen wissenschaftlichen Forschung, dazu Verantwortlich für die Durchführung ist der Geschäftsführer der FFAW GmbH, Dr. Matthias Nübling, Bertoldstr. 63, D Freiburg, Tel. +49 (0) 761/894421, Befragungen mit COPSOQ Datenschutz- und Datensicherheitskonzept FFAW GmbH 2

4 IV. Vorbereitung der Datenerhebung (Online-Version) Der Online-Fragebogen wird auf einer eigenen Subdomain der COPSOQ-Hauptseite (z.b. platziert Die Verbindung zum Server erfolgt für Benutzer und Administratoren über eine verschlüsselte Verbindung via SSL. (derzeit: Secure Socket Layer SSL_RSA_WITH_RC4_128_SHA, 128-bit-Schlüssel). Eine Datenbank zur Aufnahme der Angaben bei der Befragung wird erstellt und angebunden. Hierfür wird ein Subunternehmen beauftragt, das von der FFAW zur Einhaltung aller Bestimmungen des Datenschutzes verpflichtet ist: Wake up page design, Egonstr. 38, D Freiburg, Tel. +49 (0) 761/ , verantwortlicher Ansprechpartner: Thomas Nübling. Die Befragung wird auf einem von Wake up page design bei dem für seine Datensicherheit mehrfach ausgezeichneten Anbieter Domainfactory in D Ismaning ( angemieteten Server durchgeführt. Standort des Servers ist das L3-Rechenzentrum München. V. Zugang zum Fragebogen (Online-Version) Die FFAW schaltet für den festgelegten Befragungszeitraum den Zugang zum Online- Fragebogen für den vereinbarten Zugangscode (Login + Passwort) frei. Variante 1: Generischer Zugang Die FFAW generiert einen allgemeinen, für alle zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderten Mitarbeiter/innen geltenden Zugangscode (Login + Passwort). Der Betrieb übermittelt diesen Code an alle Mitarbeiter/innen. Die Vorteile dieses Verfahrens sind a) der geringe organisatorische Aufwand bei der Erstellung und Übermittlung (Sammelaufruf an alle Mitarbeiter/innen) und b) der Ausschluss der Identifikation teilnehmender bzw. nicht-teilnehmender Mitarbeiter/innen. Ein Nachteil ist, dass trotz Plausibilitätskontrollen durch die FFAW (z.b. zeitliche Häufung identische Angaben) ein mehrfaches Login einzelner Mitarbeiter/innen letztlich nicht ausgeschlossen werden kann. Variante 2: Personengenauer Zugang Die FFAW generiert personengenaue Zugangscodes. Dann erhält jede/r Mitarbeiter/in ein individuelles, nur ein Mal verwendbares Passwort. Dieses Passwort wird auf der Grundlage einer vom Betrieb erzeugten Liste der -Adressen der Mitarbeiter/innen von der FFAW an die Mitarbeiter/innen gesendet. Die FFAW verschickt zu Beginn der Befragung die Zugangscodes und in der Regel kurz vor Ablauf des Befragungszeitraums eine Erinnerungs- . Die Zuordnung von -Adresse und Passwort findet ausschließlich bei der FFAW statt. Die Liste der -Adressen wird nach Ende der Befragung vernichtet. Der Vorteil dieser Variante ist der sichere Aus- Befragungen mit COPSOQ Datenschutz- und Datensicherheitskonzept FFAW GmbH 3

5 schluss von Mehrfachbeteiligungen. Nachteile sind der höhere organisatorische Aufwand und das Faktum, dass potenziell die Mitarbeiter/innen bei der FFAW mit der Information Befragungsteilnahme/Nichtteilnahme bis zur Löschung der Adressliste verknüpft werden könnten. Variante 3: Zugang nach dem Los-Verfahren Die FFAW generiert nicht-personenbezogene Ein-Mal-Zugangscodes nach Anzahl der zur Teilnahme aufgeforderten Mitarbeiter/innen. Die Codes werden auf Papier ausgedruckt, in Umschläge gesteckt. Die Umschläge werden verschlossen und gesammelt an den Betrieb verschickt. Im Betrieb werden die Umschläge auf die Mitarbeiter/innen verteilt. Vorteile dieser Variante sind, dass analog zur Ziehung von Losen aus einer Lostrommel Person und Zugangscode nicht miteinander verknüpft sind und ebenfalls jede/r Mitarbeiter/in ausschließlich ein Mal an der Befragung teilnehmen kann. Ein Nachteil besteht im größeren organisatorischen Aufwand, insbesondere hinsichtlich Druck, Kuvertierung und Distribution der Zugangscodes. VI. Datenübertragung und Datenerfassung Die Teilnahme an der Befragung ist für alle Mitarbeiter/innen vollkommen freiwillig. Die Befragung erfolgt stets anonymisiert. Angaben, die Rückschlüsse auf die Person zulassen wie Name, Anschrift, Telefonnummer, -Adresse o.ä. werden nicht erfasst. Online-Version Die Teilnahme an der Online-Befragung ist von jedem Computer mit Internetzugang aus möglich (also z.b. auch von zu Hause aus). Außerdem können mehrere Mitarbeiter/innen nacheinander denselben Computer benutzen (z.b. Hauptrechner einer Abteilung). Die Übertragung vom Online-Fragebogen zur Datenbank beim Ausfüllen erfolgt über eine sichere Verbindung nach aktuellem Stand der Technik (derzeit: Secure Socket Layer SSL_RSA_WITH_RC4_128_SHA, 128-bit-Schlüssel). Falls personengenaue Zugangsdaten vergeben werden, dient die Zuordnung von Person und Code ausschließlich der Kontrolle der einmaligen Teilnahme beim Login. Die -Adressen der Mitarbeiter/innen werden nicht zusammen mit deren Angaben gespeichert, so dass eine nachträgliche Rekonstruktion der Teilnahme/Nichtteilnahme ausgeschlossen ist. Die -Adressen werden nach Ende der Befragung vernichtet. Bei Eingabe der Webadresse der Befragung (s.o.) in das Adressfeld des Browsers bzw. per Klick darauf gelangen die Mitarbeiter/innen zur Startseite. Dort sind nochmals wichtige Informationen aufgeführt: u.a. wird auf die Freiwilligkeit und Anonymität der Teilnahme hingewiesen und eine Kontaktadresse der FFAW für Rückfragen ( und Telefon-Hotline) angegeben. Ein Klick auf Start und die Eingabe des Zugangscodes startet die Befragung. Falsche Eingaben führen zur Verweigerung des Zugangs. Befragungen mit COPSOQ Datenschutz- und Datensicherheitskonzept FFAW GmbH 4

6 Außer den von den Teilnehmenden gemachten Angaben im Fragebogen werden nur Datum und Uhrzeit zu Beginn und Ende der Sitzung anonymisiert an die Datenbank weitergegeben. Direkt-Feedback Im Rahmen der Online-Befragung wird für jede/n Mitarbeiter/in aus den von ihm/ihr gemachten Angaben ein individuelles Belastungs- und Beanspruchungsprofil errechnet und am Ende der Sitzung (Session) für ihn/sie graphisch dargestellt (Direkt-Feedback). Das Feedback wird beim Aufruf direkt gerendert und ohne Zwischenspeicherung auf dem Server ausgeliefert. Nur in diesem Moment und nur für diese/n Mitarbeiter/in besteht die Möglichkeit, sich das Feedback anzusehen, es zu speichern und/oder auszudrucken. Ob die PDF-Darstellung direkt im Browser erfolgt oder zunächst zum Download angeboten wird hängt von der Benutzereinstellung ab. Wenn das PDF-Dokument im Browser dargestellt wird, kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Datei im Browser-Cache verbleibt Mit dem Aufruf der Ergebnisdarstellung wird der/die Mitarbeiter/in automatisch ausgeloggt. Für die Ergebnisdarstellung werden nur die auswertungsrelevanten Daten in einem Session-Container abgelegt, der nach 10 Minuten abläuft. Mit Verlassen der Ergebnisdarstellung und Schließen des Browsers ist die Befragung komplett abgeschlossen, alle Session-Daten werden gelöscht. Papier-Version In der Papier-Version wird der Fragebogen von dem/r Mitarbeiter/in selbst nach dem Ausfüllen mit einem bei der Verteilung der Fragebogen ausgegebenen verschließbaren, anonymen und portofreien Rückumschlag an die FFAW geschickt. Dort werden die Umschläge geöffnet und die Angaben in einer Datenbank erfasst. VII. Datensicherung Alle Angaben auf Basis der Angaben Einzelpersonen werden ausschließlich bei der FFAW gespeichert. In beiden Befragungsvarianten (Online- und Papier-Version) haben ausschließlich die zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichteten Mitarbeiter/innen der FFAW Einsicht in Fragebogen und Datensätze. Die Online Datenbank wird während des Befragungszeitraums durch ein automatisches Backup auf dem Webserver alle 24 Stunden gesichert. Zusätzlich wird die Datenbank in regelmäßigen Abständen lokal bei der FFAW gesichert. Die Übertragung der Daten zur lokalen Datenbank erfolgt über eine sichere Verbindung nach aktuellem Stand der Technik (derzeit: Secure Socket Layer SSL_RSA_WITH_RC4_128_SHA, 128-bit-Schlüssel). Befragungen mit COPSOQ Datenschutz- und Datensicherheitskonzept FFAW GmbH 5

7 Bei der Papier-Version werden die rückgesendeten Fragebogen in den Räumen der FFAW aufbewahrt und nach Abschluss der Auswertung durch eine hierfür zertifizierte Fachfirma abgeholt und datenschutzkonform vernichtet. VIII. Auswertung Die Datenauswertung und die Erstellung der Berichte erfolgen ausschließlich in der FFAW. Der Zugriff von Personen außerhalb der Auftragnehmer ist ausgeschlossen. Bericht für den Betrieb Wenn nicht anders vereinbart, wird dem Betrieb spätestens vier Wochen nach Ablauf des Befragungszeitraums von der FFAW ein Bericht im PDF-Format auf CD und als Ausdruck auf Papier übergeben. Der Bericht enthält die Mittelwerte für alle im Fragebogen abgefragten Aspekte der psychosozialen Arbeitssituation der Mitarbeiter/innen. Die im Bericht dargestellten Ergebnisse beziehen sich auf den gesamten Betrieb sowie auf vorab definierte Gruppen von Mitarbeiter/innen (z.b. Abteilungen, Bereiche, Referate). Die Mindestgröße der Gruppen für die Auswertung wird vorab festgelegt und darf fünf Mitarbeiter/innen nicht unterschreiten (üblich sind 10 Mitarbeiter/innen). Bei Unterschreiten der Mindestgröße, werden keine Gruppenergebnisse dargestellt. Wissenschaftliche Nutzung Alle Angaben der Mitarbeiter/innen, die bei der Befragung mit COPSOQ erhoben werden, werden in die COPSOQ-Datenbank eingepflegt. Daraus werden z.b. die berufsgruppenspezifischen Referenzwerte der COPSOQ-Datenbank ermittelt. Bei allen Analysen unter Nutzung der COPSOQ-Datenbank erfolgt die Ermittlung und Darstellung von Ergebnissen ausschließlich auf der Basis von Personengruppen. Rückschlüsse auf die Angaben einzelner Personen sind damit nicht möglich. Rückschlüsse auf den Betrieb werden ebenfalls ausgeschlossen. Freiburg, den Dr. Matthias Nübling FFAW/Studienleiter COPSOQ Deutschland Befragungen mit COPSOQ Datenschutz- und Datensicherheitskonzept FFAW GmbH 6

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