Dokumentation Buchhaltung unter Berücksichtigung der Mehrwertsteuererhöhung. Verfasser(in) / Autor: Check it Consulting

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1 Dokumentation Buchhaltung unter Berücksichtigung der Mehrwertsteuererhöhung ab dem in Jack Verfasser(in) / Autor: Check it Consulting Stand 09/2006 1

2 Anläßlich der anstehenden Mehrwertsteuererhöhung stellen die Jack Anwender immer wieder die Frage, wie zwischenzeitlich die buchhalterische Verbuchung in Jack gehandhabt werden soll, sowie ob / wie die parallele Verarbeitung verschiedener Steuersätze möglich ist. Folgende Richtlinien sind dabei zu beachten: Die 19%ige MwSt gilt für alle Lieferungen & Leistungen, die ab dem erbracht werden. Der Leistungszeitpunkt ist das Abreisedatum, denn zu diesem Zeitpunkt leistet der Veranstalter / Leistungsträger an den Endverbraucher es kommt nicht darauf an, wann die Reisegebucht wurde, wann die Rechnung gedruckt wurde (vielleicht wurde sie ja sogar noch nie physisch gedruckt!), wann das Geld vom Kunden / an den Veranstalter fließt. Entsprechend sollten Rechnungen an den Endkunden schon jetzt unter Verwendung des 19%igen Steuersatzes geschrieben werden, wenn die entsprechende Teilleistung erst in 2007 erbracht wird. Hierdurch kann es dazu kommen, daß man auf einer Rechnung, die in 2006 geschrieben wird, sowohl den 16%igen Steuersatz findet (z.b. zu Service Entgelten), als auch den 19%igen Steuersatz (z.b. innerdeutscher Flug mit Abreise nach dem ). Der Leistungszeitpunkt bei Service Fees liegt bei der Erbringung des Services das Abreisedatum ist hierbei unmaßgeblich, da es sich um eine Leistung des Reisebüros handelt. Entsprechend sind Service Fees im Zusammenhang mit Flugtickets zum Zeitpunkt der Flugbuchung bzw. der Erfassung (z.b. bei Umbuchungen, Refunds etc.) verursacht worden und entsprechend zu versteuern. Dabei müssen in Bezug auf Jack folgende Bereiche unterschieden werden: Einstellungen Steuertabelle (<Buchhaltung Stammdaten Steuersätze>) Kontenplan (<Buchhaltung Stammdaten Kontenverwaltung>) Veranstalterkonten (<Basisdaten Veranstalter Konten>) Sonstige Beträge (<Datei Parameter Parameter Vorgang Vorgang1 / Ein-/Auszahlungen> sowie <Datei Parameter Fee-Regelwerke>) Vorgangserfassung (<Vorgang Anmeldung>) Leistungspreis (<Preiszeilen der Leistung>) Rabatt (Button <Prov.> in Leistung) Fee (Leistungsfee oder Vorgangsfee) Sonstiger Betrag (<Beträge/Infos>) Vorgangsfaktura (<Vorgang Rechnung Abschlußdruck> oder <Buchhaltung Vorgang/Anmeldung Sammelfakturierung >) Leistungspreis unter Berücksichtigung Tabelle1 / Tabelle 2 Rabatt Fee Sonstiger Betrag 2

3 Veranstalterabrechnung (<Vorgang Veranstalterabrechnung>) MwSt zur Erlösbuchung Sachbuchhaltung (<Buchhaltung Buchen> bzw. <Buchhaltung Ein- /Auszahlungen>) Beim Jack Anwender selber ist zu unterscheiden: Bilanz oder Einnahmen-Überschußrechnung Bilanzstichtag ist das Kalenderjahrende (31.12.XX) oder abweichend (z.b XX) Einstellungen Steuertabelle (<Buchhaltung Stammdaten Steuersätze>) Kontenplan (<Buchhaltung Stammdaten Kontenverwaltung>) Veranstalterkonten (<Basisdaten Veranstalter Konten>) Sonstige Beträge (<Datei Parameter Parameter Vorgang Vorgang1 / Ein-/Auszahlungen> sowie <Datei Parameter Fee-Regelwerke>) <Buchhaltung Stammdaten Steuersätze> Legen Sie hier den neuen Steuersatz an: Dabei verwenden Sie bitte den gleichen Schlüssel wie bei den zur Zeit gültigen 16% MwSt, sowie die gleiche Schlüsselbezeichnung! Dies ist wichtig, damit das Programm erkennt, daß es sich im Prinzip um die gleiche Art der Steuer handelt, nur mit einem anderen Prozentsatz. 3

4 Also: bitte benennen Sie die bisher bei Ihnen vorhandenen Steuerschlüssel (wahrscheinlich 7% bzw. 16%) um in z.b. <ermäßigt> bzw. <Standard>, da in der Bezeichnung nicht mehr namentlich der Prozentsatz stehen sollte, der sich sowieso gerade ändert. Somit können Sie ein und den gleichen Steuerschlüssel (nämlich z.b. den Schlüssel 1) mit der gleichen Schlüsselbezeichnung (nämlich Standard ), aber unterschiedlichen Steuersätzen (nämlich 16% bis inkl sowie 19% ab dem ) verwenden. Tragen Sie ein, daß die 19% USt ab dem gültig sein sollen. Bitte tragen Sie auch ein, daß die alten Steuersätze schon seit dem gültig waren, damit es später nicht zu Verschiebungen kommen kann. Das gleiche machen Sie bitte auch auf der Karteikarte <Vorsteuer>. Auch hier gilt: die 16% und die 19% müssen die gleiche <Schl.-Nr> sowie die gleiche <Schlüsselbezeichnung> haben! Vergessen Sie nicht, auch hier die Gültigkeiten nachzutragen. Damit sind im Prinzip schon alle Voraussetzungen geschaffen, um für Erträge bzw. Aufwendungen ab dem mit der erhöhten MwSt. buchen zu können. <Buchhaltung Stammdaten Kontenverwaltung> In der Kontenverwaltung steht nun wie gehabt bei allen Ertrags- / Aufwandskonten der gewohnte <Steuerschlüssel>. Aufgrund der Einstellungen in der Steuertabelle weiß Jack, daß es sich bei dem verwendeten Steuerschlüssel um den Regelsteuersatz handelt, der ab dem mit 19% zu behandeln ist. Es wird also beim Konto nicht mehr der Prozentsatz der MwSt hinterlegt, sondern lediglich der Name des anzuwendenden Steuerschlüssels. Also müssen Sie in der Kontenverwaltung nichts weiter tun, es sei denn, der Gesetzgeber oder Ihr externes Buchhaltungssystem erfordern zusätzliche, separate Konten. Seitens Jack und seinen Funktionen sind jedoch zusätzliche Konten nicht nötig, denn Sie arbeiten einfach mit den bestehenden Konten ab dem weiter und entsprechen der Anforderung, daß innerhalb einer Wirtschaftsperiode ein Erlöskonto lediglich mit einem Steuersatz zu bebuchen ist (nämlich in 2006 mit 16%, ab 2007 mit 19%). 4

5 Ausnahme: Bilanzstichtag per abweichendem Wirtschaftsjahr: Da man auf ein Erlöskonto innerhalb einer Wirtschaftsperiode nur mit jeweils einem einzigen Steuerprozentsatz buchen darf, müßten Sie für alle Erlöskonten, die Sie zur Zeit mit 16% bebuchen, ein weiteres Erlöskonto erfassen, das ab dem mit 19% bebucht werden soll. In der Kontenverwaltung würden aber beide Konten mit dem gleichen Steuerschlüssel (nämlich 1) erfaßt werden, nur daß Sie das ältere von beiden nur für die 16% verwenden, das neu erfaßte würden Sie für die Erlöse ab dem benutzen. <Basisdaten Veranstalter Konten> Auch in den Basisdaten der Veranstalter ist prinzipiell keine weitere Anpassung nötig. Sie könnten jedoch in der Karteikarte <Konten> bei jedem Veranstalter die Bezeichnung des Kontos anpassen, damit keine veralteten Bezeichnungen verwendet werden. Für den Buchungs-/Journaltext ist die Bezeichnung jedoch unerheblich. Sie wird nur später in der Veranstalterabrechnung sichtbar bei der Auswahl des korrekten Kontos. Ausnahme: Bilanzstichtag per abweichendem Wirtschaftsjahr: Da man auf ein Erlöskonto innerhalb einer Wirtschaftsperiode nur mit jeweils einem einzigen Steuerprozentsatz buchen darf, müßten Sie in den Veranstalter-Basisdaten zusätzlich zu den zur Zeit verwendeten Erlöskonten für 16% ein weiteres Erlöskonto erfassen, das mit 19% bebucht werden soll. Dieses Konto würde zwar den gleichen Steuerschlüssel erhalten (nämlich 1), aber später bei der Verbuchung der Veranstalter-Eingangsrechnung müßten Sie darauf achten, aus den beiden verfügbaren Erlöskonten, die den gleichen Steuerschlüssel 1 besitzen, das korrekte Erlöskonto auszuwählen. Vergessen Sie nicht, in der Bezeichnung hier in den Basisdaten die Konten nach Steuerschlüssel zu kennzeichnen. 5

6 <Datei Parameter Parameter Vorgang Vorgang1 / Ein-/Auszahlungen> In den Vorgangsparametern werden alle sonstigen Beträge eingestellt, die das Reisebüro seinem Kunden zusätzlich belastet (es sei denn, es arbeitet mit der Jack Fee-Verwaltung). Auch hier ist weiter keine Anpassung mehr nötig, da automatisch der korrekte Steuerschlüssel verwendet werden kann, der sich ab dem Stichtag aus der Steuertabelle den erhöhten Prozentsatz ziehen wird. Ausnahme: Bilanzstichtag per abweichendem Wirtschaftsjahr: Die Sonstigen Erlöse (auch die Fees) sollten per Leistungsdatum fakturiert werden. Das Leistungsdatum ist bei Serviceentgelten regelmäßig das Buchungsdatum, an dem der Kunde die Serviceleistung des Reisebüros erhalten hat. Bis zum können auch solche Reisebüros weiterhin ihre sonstigen Beträge nutzen, deren Bilanzstichtag vom Kalenderjahr abweicht. Ab dem sollten Sie jedoch auf jeden Fall neue Erlöskonten hier hinterlegen, damit Sie mit dem neuen Steuersatz 19% nicht versehentlich auf eines der Konten buchen, das Sie vorher in der gleichen Wirtschaftsperiode mit 16% bebucht hatten. 6

7 <Datei Parameter Fee-Regelwerke> Auch in den Fee- Regeln muß in Bezug auf den neuen MwSt-Satz nichts weiter angepaßt werden, da sich das Programm die Steuersätze aus den Konteninformationen holt. Ausnahme: Bilanzstichtag per abweichendem Wirtschaftsjahr: Die Service Fees sollten per Leistungsdatum fakturiert werden. Das Leistungsdatum ist bei Serviceentgelten regelmäßig das Buchungsdatum, an dem der Kunde die Serviceleistung des Reisebüros erhalten hat. Bis zum können auch solche Reisebüros weiterhin ihre erstellten Fee-Regeln samt den dahinter liegenden Konten nutzen, deren Bilanzstichtag vom Kalenderjahr abweicht. Ab dem sollten Sie jedoch auf jeden Fall neue Erlöskonten hier hinterlegen, damit Sie mit dem neuen Steuersatz 19% nicht versehentlich auf eines der Konten buchen, das Sie vorher in der gleichen Wirtschaftsperiode mit 16% bebucht hatten. 7

8 Vorgangserfassung (<Vorgang Anmeldung>) Leistungspreis (<Preiszeilen der Leistung>) Rabatt (Button <Prov.> in Leistung) Fee (Leistungsfee oder Vorgangsfee) Sonstiger Betrag (<Beträge/Infos>) In der Vorgangserfassung richtet sich die Verfügbarkeit des MwSt-Satzes nach dem Buchungs- / Abreisedatum im Vorgangskopf der Reise. Das bedeutet: Beim Erfassen der Leistungspreise kann ein MwSt-Satz gewählt werden. Da es hier zu abweichenden MwSt-Sätzen kommen kann (so ist z.b. ein innerdeutscher Flug der in 2006 ausgestellt wurde, mit 16% mwst-pflichtig, aber das Hotelzimmer, das erst in 2007 genutzt werden soll mit 19%), kann der Benutzer in Jack selber wählen, welche MwSt auf der Rechnung ausgewiesen werden soll. Die vergebenen Rabatte und Service Entgelte richten sich nach dem Buchungsdatum der Reise, da sie in der Regel zu diesem Zeitpunkt auch entrichtet werden (also auch erfolgswirksam in die Buchhaltung sollten). Die in einem Rabatt enthaltene MwSt kann jedoch manuell auf einen abweichenden Satz geändert werden (wenn z.b. ein Kunde, der 2006 gebucht hat, seinen Rabatt erst nach Abreise in 2007 erhalten soll). Bei Service Fees ist eine Auswahl der MwSt-Sätze nicht möglich. 8

9 Vorgangsfaktura (<Vorgang Rechnung Abschlußdruck> oder <Buchhaltung Vorgang/Anmeldung Sammelfakturierung >) Leistungspreis unter Berücksichtigung Tabelle1 / Tabelle 2 Rabatt Fee Sonstiger Betrag Bei der Vorgangsfakturierung (Rechnungsabschlußdruck oder Sammelfakturierung) werden folgende Positionen aus der Reiseanmeldung in die Buchhaltung gebucht: Leistungspreise, deren Veranstalter auf Tabelle 2 steht Dazugehörige Rabatte zu Leistungen mit Veranstaltern auf Tabelle 2 Vorgangs- und Leistungsfees Sonstige Beträge Dabei wird automatisch der MwSt-Satz verwendet, der zum Zeitpunkt der Fakturierung gültig ist. Dabei kann man bei <Verbuchungsdatum> auswählen, zu welchem Tag fakturiert werden soll. Ausnahme: Bilanzstichtag per abweichendem Wirtschaftsjahr: Haben Sie ab dem das Erlöskonto Ihrer Sonstigen Beträge / Fees angepaßt auf die Konten, die ab Jahresbeginn für 19%ige Erlöse gelten sollen, wird automatisch auf die korrekten Konten gebucht, da hinter den Einträgen in der Reiseanmeldung dann auch die korrekten Konten liegen. ACHTUNG: Vergessen Sie, rechtzeitig zum Fakturierungszeitpunkt ggf. andere Erlöskonten bei Ihren Sonstigen Beträgen / Fees zu hinterlegen, wird Jack dennoch mit dem Steuersatz buchen, der zum Erlösbuchungsdatum anzuwenden ist. Haben Sie auf der Rechnung die Fee / den sonstigen Betrag im Jahr 2006 erfaßt, so daß sie eigentlich nach Verbuchungsdatum noch mit 16% auf das entsprechende Konto gebucht werden müßten, und Sie fakturieren aber erst zu spät in 2007 z.b. per , wird Jack diese Fees / Sonstigen Beträge mit dem Datum fakturieren, das über die Fakturierung gewählt wurde: in diesem Fall also mit 19%, auch wenn Sie die Fee / Sonstigen Betrag ursprünglich mit 16% berechnet und Ihrem Kunden auf der Rechnung ausgewiesen hatten. Der Brutto-Wert Ihrer Kundenforderung bleibt dabei jedoch unberührt. Aber das Verhältnis zwischen Netto-Erlös zur MwSt verschiebt sich. 9

10 Veranstalterabrechnung (<Vorgang Veranstalterabrechnung>) MwSt zur Erlösbuchung In der Veranstalterabrechnung ist die Handhabung nicht so einfach und strikt einzustellen wie bei der Fakturierung. Dies liegt daran, daß die Veranstalter die Provisionsabrechnungen ganz unterschiedlich abwickeln, und auch daran, daß die Reisebüros unterschiedliche Erlösbuchungszeitpunkte wählen möchten / müssen. Die Auswahl des Belegdatums hat keine Auswirkung auf den MwSt-Satz, da es sich hierbei um das Datum der Verbindlichkeit handelt, nicht jedoch um das Buchen des Erlöses. Die Reihenfolge, mit der der Cursor in die nächsten Felder springt, stellt sicher, daß der Anwender erst die korrekte Erlösart wählt (das sind alle Erlösarten, die in <Basisdaten Veranstalter Konten> definiert wurden), und anschließend den korrekten prozentualen Steuersatz (je nachdem, zu welchem Datum der Erlös gebucht werden soll und mit welchem, dann gültigen Steuersatz). Entsprechend dem gewählten MwSt-Satz zieht sich Jack dann auch die Steuer samt entsprechendem Betrag in die Verbuchungszeile. (Anwender mit abweichendem Wirtschaftsjahr: achten Sie bitte also hier noch vor dem <Buchen> darauf, daß Sie das korrekte Erlöskonto aus den Veranstalterbasisdaten wählen, denn Sie haben 2 Konten, die mit dem gleichen Steuerschlüssel definiert sind, aber einen jeweils anderen Steuerprozentsatz ansprechen sollen!) Findet also die Abreise bis zum statt, muß der Erlös noch mit dem alten 16%igen Steuersatz gebucht werden. Findet die Abreise nach dem statt, müssen 19% MwSt angewendet werden. 10

11 Muß das Reisebüro beim Jahresabschluß keine Bilanz, sondern eine Einnahmen-Überschuß-Rechnung abgeben, müssen die Erlöse per Bankzahlungsdatum gebucht werden. Entsprechend müßte dann der zum Bankzeitpunkt gültige MwSt-Satz angewendet / eingestellt werden. ACHTUNG: Vergessen Sie, in der VA-Abrechnung den für den Erlös anzuwendenden Steuersatz so zu ändern, daß dieser Steuersatz bei der Erlösbuchung gültig ist, wird Jack mit dem Steuersatz buchen, der zum Erlösbuchungsdatum anzuwenden ist. Mit anderen Worten: vergessen Sie, die Steuer auf 19% zu ändern, obwohl Sie den Erlös ins Jahr 2007 buchen, und steht in der VA-Abrechnung alles mit 16%, wird Jack bei der Erlösbuchung den neuen, dann gültigen Steuersatz anwenden, also 19%. Dies bedeutet, daß in diesen Fällen nachträglich in der VA-Abrechnung ggf. eine Differenz im Bereich der Erlöse entsteht, da sich ja die MwSt in den gebuchten Zeilen von 16% auf 19% ändert. Der gebuchte Zahlbetrag bleibt dennoch gleich, da nur das Verhältnis zwischen Netto-Erlösen und angewendeter MwSt angepaßt wurde, nicht jedoch der Gesamt-Bruttoerlös. Sachbuchhaltung (<Buchhaltung Buchen> bzw. <Buchhaltung Ein- /Auszahlungen>) Sobald im <Datum> ein Datum eingestellt wird, zu dem der neue Steuersatz gilt, zieht sich Jack automatisch den dann gültigen Steuersatz, wenn es sich um ein Konto handelt, das mit MwSt definiert wurde (siehe <Buchhaltung Stammdaten Kontenverwaltung>). 11

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