Projekt- und Prozessmanagement. IT-Infrastructure-Library (ITIL)

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1 Projekt- und Prozessmanagement für die IT-Infrastructure-Library (ITIL) Ing. Markus Huber, MBA

2 Über den Vortragenden Seit 13 Jahren als Projekt- und Programmleiter in der IT tätig PM-Assessor seit 2007 (IPMA) MBA in Projekt- und Prozessmanagement Leiter des IT-Bereichs Büroautomation und Informationsmanagement im BM für Landesverteidigung und Sport Mitverantwortlich für die Umsetzung des IT-Servicemanagements

3 Worum geht s? Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung von ITIL in der Praxis zielgerichteter Einsatz von Projekt- und Prozessmanagement in IT-Unternehmen Bewältigung des Methodenmix auf Basis eigener Erfahrungen und einer wissenschaftlichen Expertise

4 Warum überhaupt ITIL? Abdeckung des Bedarfs nach Standardisierung für IT-Realisierung und IT-Betrieb Beitrag um den unternehmenskritischen Faktor IT beherrschbar zu machen > 80% der IT-Projekte verfehlen die definierten Ziele, jedes 4 IT-Projekt scheitert (lt. Infora-Umfrage unter Top-Unternehmen in DE) kaum Alternativen verfügbar DeFacto-Standard prozessorientiertes Lebenszyklusmodell Toolunterstützung vorhanden gesicherte Marktexpertise vorhanden (Zertifizierungen) allgemein anerkanntes Glossar

5 Beitrag zur IT-Governance ITIL kann nur einen unvollständigen Beitrag zur Erreichung der IT-Governance liefern! hoher Beitrag niedriger Beitrag Stufe 1 Initial/AdHoc Stufe 2 Wiederholbar Stufe 3 Definiert IT-Governance-Reifegrad Stufe 4 Überwacht und messbar Stufe 5 Optimiert wesentliche Verfahren zum Management der IT- Prozesse fehlen!

6 relevante Umweltfaktoren Mitarbeiter interne Umwelten interne IT- Abteilung Eigentümer externe Umwelten Kunden IT-Dienstleister Gesetzgeber Lieferanten Konkurrente n potentielle Konkurrenten beeinflussen wesentlich die Anforderungen an die Managementprozesse

7 Was fehlt bei ITIL? Prozesse, Methoden und Verfahren zur genauen Definition der Ziele, Aufgaben, Abläufe und Zuständigkeiten zur laufenden Überwachung & Steuerung zur Sicherstellung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit zur Maßnahmenpriorisierung zur Sicherung des Beitrags zur Beurteilung des Unternehmensstatus (Kennzahlen, )

8 Die Lösung! Ergänzung der ITIL um fehlende Managementverfahren für die definierten ITIL-Prozesse und für projektwürdige ITIL-Prozesse auf Basis bewährter Standards und Best- Practice-Modellen angepasst an die Erfordernisse von ITIL!

9 bewährte Prozess- und Projektmanagementverfahren Projektmanagementverfahren/methoden wesentliche Aufgaben: Projektinitiierung und genehmigung Projektstart Projektüberwachung/steuerung und Diskontinuitätenmanagement Projektabschluss Standards: Project Management Body of Knowledge (PMI) ICB-IPMA Competence Baseline (IPMA) PRINCE 2 (OGC) Prozessmanagementverfahren wesentliche Aufgaben: Identifikation und Design der Prozesse Überwachung und Steuerung der Prozesse Standards: Business process management notation (BPMN),

10 Umsetzungsmaßnahmen (Auszug) Prozessmanagement für ITIL Ergänzung um fehlende IT-Prozesse Integration der ITIL-Prozesse in die Prozesslandkarte des IT-Dienstleisters Überwachung, Steuerung & Optimierung der Prozesse unter Berücksichtigung der ITIL-Aktivitäten/Funktionen Projektmanagement für ITIL Regeln zur Identifikation projektwürdiger ITIL-Prozesse Überwachung und Steuerung von Projekten unter Berücksichtigung der ITIL-Aktivitäten/Funktionen abgeleitete Maßnahmen im Personalmanagement und in der Organisationsgestaltung

11 Prozesslandkarte (Beispiel)

12 Regeln zur Identifikation projektwürdiger ITIL-Prozesse (Beispiel) Prozesscharaktistiken Durchführung als Projekt Durchführung als Programm Bedeutung Kosten > , <= 1 Mio EUR Kosten > 1 Mio EUR Priorität des IT- Service Risiko 2 bis 3 1 Risikobudget <= 10% der Gesamtkosten Durchlaufzeit > 2 Monate, <= 1 Jahr > 1 Jahr Risikobudget > 10% der Gesamtkosten Komplexität > 500 Personenstunden und < 4 involvierte (interne oder externe) Organisationen > 5000 Personenstunden oder > 4 involvierte (interne oder externe) Organisationen Auswahl erfolgt, wenn mehr als 3 Kritierien zutreffen

13 Changeprozess/projekt (Beispiel)

14 Aufbauorganisation (Beispiel)

15 Integriertes Portfoliomanagement zur Sicherstellung eines konsistenten Big Picture!

16 Umsetzung in der Praxis Erfolgsfaktoren: bestehende Verfahren (wenn möglich) nicht ersetzen unternehmensweites Verständnis für die eingesetzten Methoden unternehmensweit einheitliches Vorgehen Gestaltung der Schnittstellen zu weiteren eingeführten Verfahren (QS, Entwicklungsprozess) Stolpersteine: Mangelnde Toolunterstützung für integrierte Planung, Steuerung und Überwachung von Prozessen und Projekten für integriertes Portfoliomanagement Konkurrenz Linienorganisation vs. Projektorganisation fehlendes KnowHow, Betreten von Neuland Kosten, Aufwand: Gefahr der halbherzigen Umsetzung Widerstände gegen Veränderungen und gegen Transparenz Gefahr der Überreglementierung komplexes, unternehmensweites Organisationsprojekt

17 Nähere Details gibt s im Buch Prozess- und Projektmanagement für ITIL im Verlag Vieweg+Teubner (Springer Fachmedien) ab voraussichtlich Juni 2011

18 Danke für ihre Aufmerksamkeit! Fragen sind willkommen!

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