Intelligentes IT-Management

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1 Jubiläumsveranstaltung COMMON SAP on IBM i Intelligentes IT-Management Jörg-Guido Hoepfner 10. Juni 2015 Management-Beratung

2 Inhaltsverzeichnis Intelligentes IT Management IT Strategie Positionierung zu langfristigen Trends Werkzeuge des IT Managements IT Strategieprozess SWOT & SLM IT Portfolio Management & IT Demand Prozess Regelkommunikation EAM IT Kennzahlen Jörg-Guido Hoepfner Geschäftsführer Beratungsleitung Management Consulting Erfahrung und Ausbildung Über 16 Jahre praktische IT Erfahrung Diplom-Informatiker, Universität Bonn International Master of General Management / MBA, St. Gallen Expertengebiete Strategie-Entwicklung: IT und Business Projektleitungen, Unternehmenspolitik & Corporate Governance Fokus gehobener Mittelstand und Großunternehmen / Konzerne Internationale Projektteams und SAP Einführungen geleitet Enterprise Application Management & IT Konzeptionen Prozessharmonisierung und IT-Standardisierung / Sourcing TCO Model der SAP entwickelt Innovationsmanagement wie z.b. In-Memory Computing, HANA,... Berufliche Stationen Seit 2013: Geschäftsführer Q-Partners GmbH 2012 & 2013: Interims CIO für eine internationale Unternehmensgruppe zur SAP Einführung mit 19 BKs in drei Ländern : #6 Jahre Mitglied der Geschäftsleitung des Systemhauses Fritz&Macziol GmbH (1.000 MA) : #8 Jahre im SAP AG Konzern, davon 4 Jahre als Bereichsleiter Beratung im Mittelstand bei der SAP Steeb 2

3 IT-Strategieeinbindung zur Unterstützung der Unternehmensstrategie Positionierung der IT-Strategie Geschäftsstrategie IT-Strategie Definiert das zukünftige Profil der Unternehmens-IT IT-Steuerung Steuert die Anforderungen an die IT und verfolgt deren Umsetzung zur Generierung eines Geschäftsnutzens IT-Enterprise Architektur Stellt die Ausrichtung der IT an die strategischen Geschäftsziele sicher Geschäfts- und Prozesssteuerung Nutzen für das Unternehmen Beschreibung der erforderlichen Eigenschaften der IT Aktueller Status über die IT (Organisation, Ressourcen, Fähigkeiten) Verständnis des Deltas zwischen Fähigkeiten und gewünschten Ergebnissen Wie und Wofür können Technologien Geschäftsprozesse unterstützen. Beschreibung realistischer IT-Ziele in einem definierten Zeitrahmen mit den dazugehörigen Ressourcen Klare Entscheidungsstrukturen und Spielregeln zur Generierung von Wertschöpfung durch die IT Quelle: Q-Partners 3

4 Einflussfaktoren auf die IT Strategie Strategischer Radarschirm Auszug IT Strategie Geschäftsstrategie 1. Führungsebene - Prozesse - Geschäftsbereiche - Deren Ziele - Ausgangslage der IT IT Führungskräfte - Personal / Kapazitäten - Know How - Budgets - Bestand an HW & SW - Externe Faktoren Trends & Technologien IT Hersteller - Lieferanten - Erfahrungen - 4

5 Positionierung heute und zukünftig? Positionierung der IT im Unternehmen vs. Grundeinstellung der Führungskraft zur IT (Konflikt-Portfolio nach Sikora, 2004) 5

6 6

7 Welchen Fokus legt die Geschäftsführung auf IT? 6 IT costs/sourcing Wie hoch sollten die IT Kosten sein und wie sollte das Verhältnis zwischen In- und Outsourcing sein? 1 Business/IT alignment Wie soll die IT mit den Geschäftsbereichen zusammenarbeiten, um die Unternehmensstrategie umzusetzen? IT value management Welche IT Themen stiften den größten Wertbeitrag? 5 IT infrastructure Welche Infrastruktur wird zum Beitreiben der zukünftigen Applikationslandschaft benötigt? 4 IT applications Wie sieht die zukünftige Applikationslandschaft aus, um die Geschäftsprozesse zu unterstützen? 3 IT organization, governance and processes Welche IT Organisation ist die passendste, um die IT kostengünstig zu betreiben und das Geschäft bestmöglich zu unterstützen? 7

8 IT Sourcing Strategie und mögliche Varianten (Auswahl) Make oder buy Entscheidungen Inhouse Outsourcing Illustrativ Variante 1 Variante 2 Variante 3 Variante 4 I O U T S O U R C I N G SaaS / PaaS Applikations-Betrieb Databanken-Betrieb Middleware-Betrieb Server Betrieb Network Betrieb RZ-Betrieb Verlust von relevanten und wertbeitragendem Fachwissen, zudem Gefahr des Know How- Verlustes die Lieferanten steuern zu können Quelle: Q-Partners Projektgeschäft I Projektgeschäft Projektgeschäft Projektgeschäft Hersteller Mg. / SLA N S O Hersteller Mg / SLA Hersteller Mg. / OLA Hersteller Mg. U End-to-end Applikations-Betrieb End-to-end R Verantwortung Middleware-Betrieb Verantwortung End-to-end C Verantwortung I N G H O S T I N G IaaS / Clouds Databanken-Betrieb Server Betrieb Network Betrieb RZ-Betrieb Fokussierung auf Anwendungs- Kernkompetenzen Klassisches Hosting = technisches Outsourcing I N S O U R C I N G HO Applikations-Betrieb Databanken-Betrieb Middleware-Betrieb Server Betrieb Network Betrieb Data center (housing) Fokussierung auf erweiterte Kernkompetenzen Erhöhung der Kapazität notwendig, zudem Shift Richtung Appl. + Data Mg. I N S O U R C I N G Applikations-Betrieb Databanken-Betrieb Middleware-Betrieb Server Betrieb Network Betrieb RZ-Betrieb Ergänzbar durch Managed on site oder remote Services Alles aus einer Hand Konzeption 8

9 Ihre interne Positionierung zu langfristigen Trends z.b. CIO Umfragen Beispiele Cloud Nutzung: - Private Cloud - Hybride Modelle - Public Clouds Plattformstrategie: - z.b. In Memory DBs - open Source / Linux eigene Positionierung ERP Strategie: - Durchdringungsgrad der Geschäftsprozesse - Standardisierung vs. Individualisierung Industrie 4.0: - Automation 9

10 Gartner CIO Top 10 Trends und drei Führungsaufgaben 10

11 Werkzeug zur Messung der Anwenderzufriedenheit Service Level Management Illustrativ Umfrage an Anwender/FB Datenanalyse Detailauswertungen Anonyme Umfrage an ca Anwender pro FB SOLL-IST Vergleich Unter- und Übererfüllung Eigen- und Fremdbilder Pro Abteilung Pro IT Servicekriterium Quelle: Q-Partners, Empfehlung einmal jährlich diese durchzuführen und die Trendentwicklung zu verfolgen. 11

12 IT-Demands und IT-Changes werden schwerpunktmäßig von den Fachbereichen und einige von der IT initiiert meistens sind beide betroffen I Prozessanforderungen/-änderungen 1. Änderungen eines Hauptprozesses durch einen Fachbereich, z.b. Freigabeprozeduren 2. Einführung einer neuen automatisierten Produktionslinie 3. Externe medizinische Dienstleister mit Datenerhebung und deren Analyse III Einfügen, löschen, verbinden etc. von Prozessänderungen aus den Fachbereichen: Demands & Changes Prozess- und IT-Anforderungen/-änderungen IT Anforderungen/-änderungen 1. Einführung einer neuen Betriebssystemversion z.b. WIN7 für alle Clients 2. Umsetzung eines technischen Releasewechsels ohne Prozessänderungen 3. Erstellung eines neuen Reports auf Basis existierender Daten 1. Modifikation der Vertriebsaktivität mit dem Bedarf der Tablet- bzw. Laptop-Unterstützung 2. Neue automatisierte Produktionslinie mit elektr. Maschinenanbindung und Datenerhebung inkl. Analyse II Anpassungen an ein IT System ohne Einfluss der Fachbereiche, z.b. : Illustrativ Prozessanforderungen, die in Anpassungen der IT-Systeme bzw. des IT-Support resultieren, z.b. : Eine gute Zusammenarbeit und passgenaue Abstimmung zwischen Fachbereichen und IT Abteilung ist hierfür unabdingbar (insbesondere für Pharma) Quelle: Q-Partners 12

13 Vorschlag zur Definition der Geschäftsprozesssteuerung über Rollen, Organisationen, Prozessen und Komitees Übersicht zur Geschäftsprozesssteuerung Rollen / Verantwortlichkeiten Definition von #2 FB-Rollen Demand Manager und Key User Für jede Rolle detaillierte Verantwortlichkeiten und Qualifikationen Organisation Definition der jeweiligen Organisation auf Fachbereichs- und IT-Seite Anzahl der Mitglieder Globale/übergreifende vs. lokale/fachspezifische Orga. Prozesses Einführung Abstimmungsprozesse für: a) Anforderungsprozess 1 b) IT-Änderungsprozess 2 Detaillierte Funktionsdiagramme / RACIs 3 Komitees Komitee Strukturen und Prozess Abstimmungs- und Eskalationswege Nachfolgender Vorschlag für GP-Demand- und daraus IT-Demand-Prozess 1: GP- und daraus IT-Demand-Prozess; 2: IT-Change-Prozess; 3: Responsible, Accountable, Consult, Informed Quelle: Q-Partners 13

14 IT-Demands werden mit den Fachbereichen abgestimmt Übersicht: Ermittlung von IT-Demands Main process areas Level 0 Informations-Technologie Main processes Level 1 Entwickle IT Strategie Steuere IT Bedarfe Entwickle IT Services Transformiere IT Services Setze IT Services um Verbessere IT Services Processes Ermittle IT Bedarfe Steuere IT Portfolio Handhabe IT Changes Level 2 Process steps Level 3 Activities Level 4 Quelle: Q-Partners Ermittlung der Notwendigkeit für IT-Demands Spezifikation und Dokumentation der IT-Anforderung (IT-Demands) Bewertung der IT-Demands (durch IT) Bewertung der IT-Anforderung Wechselseitige Überprüfung mit Fachbereichen und anderen Beteiligten Bestimmung der Umsetzungsmaßnahmen Implementierung der Maßnahmen Bestimmung der notwen. & Bereinige / korrigiere das hinreich. IT-Maßnahmen IT-Portfolio Erstelle Projektplan mit zu Implementierungsplanung erwartenden Kosten/Vorteilen Realisation Entscheide und priorisiere Ins Projektportfolio einbauen 14

15 Die beiden Steuerungsprozesse haben dedizierte Verknüpfungen zur Sicherstellung der Zusammenarbeit Verzahnungen zwischen den Steuerungsprozessen Übersicht Geschäftsprozesssteuerung Definition der Notwendigkeit für GP-Bedarf Bewertung der GP-Bedarfe Bestimmung der Änderungs- Maßnahmen Implementierung der Änderungen IT Steuerung Quelle: Q-Partners Spezifikation und Dokumentation der Geschäftsprozessänderungsanforderung Gegenseitiger Austausch der Dokumente zur Klärung der Änderungsanforderung Ermittlung der Notwendigkeit für IT-Demand Spezifikation und Dokumentation der IT-Anforderung (IT-Demands) Bewertung der Änderungsanforderung Wechselseitige Überprüfung mit IT und anderen Beteiligten Überprüfung der wechselseitigen Abhängigkeiten Vorstellung verschiedener IT- Lösungen Bewertung der IT-Demand (durch IT) Bewertung der IT-Anforderung Wechselseitige Überprüfung mit Fachbereichen und anderen Beteiligten Bestimmung der notwen. und hinreich. Maßnahmen Vorbereitung der Entscheidung Entscheidung fällen Bestimmung der Maßnahmen in Übereinstimmung zur IT-Enterprise Architektur Bestimmung der Umsetzungs- Maßnahmen Plane die Änderungsumsetzung Realisierung mit fortlaufender Dokumentation der Änderungsimplementierung Gemeinschaftliche Planung und Kontrolle der Projekte Sicherstellung der Ressourcen / Verfügbarkeiten Implementierung der Maßnahmen Bestimmung der notwen. & Bereinige / korrigiere das hinreich. IT-Maßnahmen IT-Portfolio Erstelle Projektplan mit zu Implementierungsplanung erwartenden Kosten/Vorteilen Realisation Entscheide und priorisiere Ins Projektportfolio einbauen 15

16 Konkrete IT Prozesspyramide eines Mittelständers Verzahnung der einzelnen Bausteine aus der IT-Strategie Beispiel Alle IT-Projektanträge (>5 MT + >2 FB) Alle IT-Projekte: Laufende wie Beantragte Alle IT-Projekte: >25 MT <5 MT+ <2 FB IT Demand Mg. IT Portfolio Management IT Projekt Management IT Change Management Aufnahme und wechselseitige Abstimmung mit den Fachbereichen Dezidiertes und fixes Teaming als Brückenköpfe - Projektanträge fließen in das IT-Portfolio Management ein Transparente Übersicht über alle laufenden und beantragten IT-Projekte (Leistungsbilanz und KPI's) Themenspeicher mit Bewertungskriterien für Projekte - Finale Freigabe gemäß Stufenprozess und korrespondierender Ressourcenplanung aus dem Portfolio Mg. Aus dem Portfolio freigegebene Projekte >25 PT werden hiernach umgesetzt und kontrolliert Status / Fortschrittsgrad / Budget / etc... fließen in das IT Portfolio zurück Daily Business des Support / Help Desk Umsetzungsraten und Kapazitätsbindung fließen in das IT-Portfolio ein 16

17 Schwerpunkte der IT Regelkommunikation Erfolgsfaktoren einer nutzbringenden Regel-Kommunikation Verlauf (Merkmale) Durchgängigkeit Konsistenz Geführt/Moderiert Spielregeln vorhanden Empfänger (Informationen sind...) Glaubwürdig Zielgruppengerecht Motivierend Akzeptanz Beteiligung Commitment Inhalt (Merkmale) Nutzenorientiert Abwechslungsreich Sachgerecht Vorbereitet Form (Merkmale) Phasengerecht Stetig Flexibel (Zeitpunkt, Länge) Ein großer Teil des beruflichen Lebens besteht aus Kommunikation. Besonders in der IT entstehen viele Meetings, Abstimmungen, Jour-Fixe usw. Quelle: Q-Partners 17

18 Übersicht Regelkommunikation innerhalb der IT Abteilung Sammlung der Kommunikationsarten innerhalb der IT-Teams durch die Teamleiter Name der Besprechung Zeiteinheit (Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag, bei Bedarf) Anzahl (n) Max. Dauer (h) Teilnehmer (Einzelpersonen oder Fachbereiche) Verantwortlich (Initiator) Ziele die mit der Besprechung erreicht werden sollen Jourfixe Monat 2 1,5 NN1 + NN2 NN1 Abstimmung operative Themen Abstimmung ITC/QA Monat 1 1,5 QA Doc / IT-C NN2 Abstimmung operative Themen QO/IT meeting Monat 1 1,5 QO-Ltg, IT Ltg, IT-C Ltg NN3 Infoaustausch und Strategie Änderungsrunde BMD Monat 1 1,5 BMD Ltg, IT-C NN4 Genehmigung CCs BMD (BMD) Hauptabteilungsbesprechung Monat 1 1,5 IT etcpp. Infoveranstaltung Stand Unternehmen, Abteilung, aktuelle Themen und Ausblick CA. 10x/JAHR SAP Key User meeting Quartal 1 2 SAP KU + SAP Modulbetreuer etcpp. Infoveranstaltung für Keyuser, aktuelle Themen SAP, Diskussion IT-Abteilungsleiterrunde Jahr 2 1 NN1 + NN2 + NN3 + NN4 alle Vertretungen, Urlaubsplanung, aktuelle Themen BEI BEDARF Auditorenrunde Jahr 1 8 Auditoren etcpp. Schulung, Abstimmung, spez. Themen, Nachverfolgung, Infoaustausch, aktuelle Themen Optimierung / Entschlackung / Fokussierung auf die IT Ziele und Kennzahlen. Quelle: Projektteam 18

19 Übersicht KPIs und Status Reporting des IT-Portfolio Management Vorschlag: Kennzahlen des IT-Portfolio Illustrativ Übergeordnete KPIs (Vorschläge) Details pro Projekt (Vorschläge) 1. Struktur / Organisation 2. Fortschrittsgrad 3. Budgetierung: SOLL / IST Vergleich Anzahl parallel laufender IT-Projekte pro Prioritätsklassen (Prio 1 & 2) 2. Realisierte /Abgeschlossene Projekte 3. Anzahl Themenspeicher (Prio 3) 4. IT-Demands in Kapazitäten pro Prio-Klasse 5. IT-Demands im Zeitstrahl pro Prio-Klasse 6. Auslastungsgrad der IT-Mitarbeiter über Projekte (vs. Betrieb inkl. Support) 7. Verfügbare Restkapazitäten im Zeitstrahl (Verlauf pro Monat) 8. Verfügbarkeiten der Kernanwendungen im Vergleich zum SLA 9. Anzahl Supportmeldungen mit Lösungsquote 10. Übersicht Fertigstellungszeitpunkte der Projekte im Zeitstrahl 11. Quelle: Q-Partners 19

20 Geschäftsfeld-Ebene (SGF) Unternehmens-Ebene IT Strategie Erarbeitung binnen 2-3 Monaten Praxiserprobtes und mittelstandfähiges Vorgehensmodell 1. Leitideen und Leitplanken Wertvorstellungen Prämissen und Freiräume Segmentierung Strategien für Funktionen IT follows bzw. enables business 5. Gesamtstrategie Corporate Mission Umsetzungsprozess / strat. Controlling (SCO) Funktionalstrategien, z.b. IT konsolidierte SGF-Strategien LA Erst die Geschäftsfeldstrategiegen (GFS) definieren => dann die Funktionalstrategien wie IT LA 2. Analyse 3. Optionen 4. GF-Strategien Unternehmens-/ Wettbewerbs-/ Umfeldanalyse Kernfaktoren LA Optionen: innen-, aussengerichtet Stossrichtungen für SGF-Strategie LA Business Mission Grundstrategie: Ziele-Mittel- Massnahmen 20

21 Verdichtung der Handlungsoptionen zu strategischen Stoßrichtungen Positionierung gemäß Risikoeinschätzung und strategischer Relevanz Kurzfristige Planung Mittelfristige Planung Langfristige Planung Keine Umsetzung Themenspeicher Quelle: Q-Partners 21

22 Darmstadt Düsseldorf Nürnberg Q-Partners Consulting und Management GmbH Jörg-Guido Hoepfner 2015

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