im Facility Management erfolgreich einsetzen

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1 Michael May Herausgeber IT im Facility Management erfolgreich einsetzen Das CAFM-Handbuch Zweite, überarbeitete und erweiterte Auflage Mit 170 Abbildungen - und 22 Tabellen

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort zur zweiten Auflage Vorwort zur ersten Auflage V VII 1 Motivation 1 Michael May 2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM 5 Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl 2.1 Was ist (CA)FM? Warum CAFM? FM vs. CAFM? Historische Entwicklung Die 1960er und 1970er Jahre - Mainframe, Minicomputer und primitive Anfänge Die 1980er Jahre - Personal Computer, die entscheidende Innovation Die 1990er Jahre - Microsoft als dominante IT-Plattform CAFM-,.Generationen" Das 21. Jahrhundert - The Web Changes Everything" Struktur des (CA)FM-Marktes FM- und CAFM-Markt Historische Struktur des CAFM-Marktes Anbieterstruktur des CAFM-Marktes CAFM-Entwicklungen und -Trends CAFM - eine Informatik-Disziplin? Zusammenfassung 17 3 Anwendungsfelder 19 Wolf gang Reinecke, Alwin Schauer 3.1 Allgemeines Bestandsdokumentation Flächenmanagement Vertragsmanagement Reinigungsmanagement Umzugsmanagement Energiemanagement Instandhaltungsmanagement Schließanlagenverwaltung Vermietung 37

3 X Inhaltsverzeichnis 3.11 Betriebskostenmanagement Controlling Weitere Anwendungen Zusammenfassung 43 4 Geschäftsprozesse im Facility Management und ihre Abbildung in der IT 45 Michael Quadt, Rita Görze 4.1 Typische FM-Prozesse Einfuhrung in den Prozessgedanken Bedeutung der FM-Prozesse für verschiedene Firmenkategorien Gliederung der Prozesse im Facility Management Bezug zur GEFMA-Richtlinie Analyse und Optimierung von FM-Prozessen Motivation zur Prozessoptimierung Voraussetzungen für eine erfolgreiche Prozessanalyse Vorgehensweise : Dokumentation von Prozessen Technische Anforderungen an CAFM-Systeme zur Unterstützung von Prozessen Allgemeine Anforderungen Workflow Management Zeitraumverwaltung und Historisierung Einheitliche Datenhaltung Abbildung und Steuerung von FM-Prozessen mit CAFM Unterstützung von FM-Prozessen durch CAFM-Software Verschiedene Sichten auf die FM-Prozesse Analyse der FM-Prozesse aus Anwender- und CAFM-Sicht Auswertung der Analyse und Umsetzung der FM-Prozesse in CAFM-Prozesse Abbildung der CAFM-Prozesse in einem CAFM-System Neue Wege bei der Prozessbearbeitung im Facility Management Collaboration mittels Portaltechnologie : Mobile Systeme bei der Abwicklung von Serviceaufträgen Zusammenfassung 86 5 Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von CAFM 89 Joachim Hohmann, Stefan Koch, Peter Prischl, Michael Quadt 5.1 Lohnt sich CAFM überhaupt? : Grundsatzüberlegungen Ein typisches Negativbeispiel Eine Erfolgsstory Die ROI-Dimensionen Die ROI-Dispositions-Dimension Das ROI-Treibermodell Die ROI-Macht-Dimension 103

4 Inhaltsverzeichnis XI 5.3 Einordnung der ROI-Dimension Willkürliche Festlegung Quantitative Ermittlung Delphi-Methode Implementierung in der Praxis Generelle Vorgehensweise i Vorgehensweise - ROI-Sach-Dimension...: Zwei Beispiele Konsequenzen der ROI-Treiber-Ranglisten" für die weitere Vorgehensweise Praxisbeispiel einer Wirtschaftlichkeitsanalyse Untersuchter CAFM-Einsatzfall Transparenz und Standardisierung des Datenbestandes Analyse von Belegung, Nutzungsgrad und Leerstand Umzugsplanung, -Simulation und -durchführung Sicherheits- und Schließmanagement Reinigungsmanagement Wartung und Inspektion von technischem Inventar Störungsbedingte Instandsetzung und Helpdesk Nebenkostenabrechnung für Mieter und Nutzer Immobilienbewertung / Portfoliomanagement Fazit der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Zusammenfassung IT-Grundlagen für Facility Manager 127 Marco Jedlitzke, Joachim Hohmann, Michael Marchionini, Michael May, Marko Opic, Dirk Ranglack, Wolfgang Reinecke 6.1 Bedeutung der IT für das Facility Management Netzwerke Allgemeine Beschreibung von Rechnernetzen Aufbau von Netzwerken Datenübertragung in Netzwerken Ausdehnung von Netzwerken Internet, Intranet und Extranet Datenbanken Software Softwarelebenszyklus Einfluss der Softwarearchitektur Web-Services als Plattform zur Realisierung verteilter Objekte pen-Source-Software im Facility Management Der Open-Source-Gedanke Open Source und CAFM Ein Open-Source-CAFM-Projekt Grafische Datenverarbeitung und CAD Mobile Technologien Identifikation mittels Barcode oder RFID 149

5 XII Inhaltsverzeichnis Mobile Endgeräte Mobile Technologien als Bestandteil einer CAFM-Lösung Schnittstellen Notwendigkeit der IT-Integration Klassifizierung von Schnittstellen Organisation des Datenaustauschs IT-Betriebskonzepte Technische Betriebskonzepte Organisatorische Betriebskonzepte Sicherheit Daten und Sicherheitskonzepte im CAFM Allgemeine Sicherheitsaspekte Berechtigungskonzepte Datenübertragung außerhalb der Inhouse-Verkabelung Pocket PC; PDA und Handheld Datensicherung Zusammenfassung : Datenerfassung und Datenaustausch für CAFM 169 Marko Opic, Stefan Koch, Michael May, Wolfgang Reinecke 1.1 Bedeutung der Datenbasis für ein CAFM-System Datenarten und Datenstrukturierung Datenerfassung für CAFM : Detailtiefe und Kosten Erfassung von Gebäudegrundrissen Erfassung von Ausstattungsdaten Erfassung von externen Dokumenten FM-gerechte Neubauplanung Datenaufbereitung für den Import in CAFM-Systeme CAD-Bestandspläne 187. ' Ausstattungsdaten Qualitätssicherung und Datenaufbereitung alphanumerischer Daten Prinzip des Vorgehens Definition der Anforderungen Aufnahme der Daten vor Ort Automatisierte Überprüfung der Daten Softwarelösung zur automatisierten Überprüfung der Daten Datenaustausch im CAFM.' Allgemeines Vorgehen in der Einführungsphase Vorgehen in der Betriebsphase Austausch von strukturierten Tabellen Austausch von Dokumenten Austausch von Gebäudestrukturdaten Zusammenfassung 198

6 Inhaltsverzeichnis XIII 8 CAFM-Systeme 199 Stefan Koch, Rita Görze, Michael Marchionini, Michael May, Dirk Ranglack 8.1 CAFM-Software vs. CAFM-System Anforderungen an CAFM-Systeme Der Prozess der Anforderungsdefinition Anforderungen an die Systembedienung Anforderungen an die Auswertungen Anforderungen an die Prozessunterstützung Anforderungen an die Datenbereitstellung Systemkonzepte und Systemaufbau CAFM-Systemausprägungen CAFM-System auf Basis einer CAFM-Software CAFM-System auf Basis mehrerer CAFM-Sofitwareprodukte CAFM-System auf Basis einer CAFMund einer ERP-Software CAFM-System auf Basis von ERP- und CAD-Software CAFM-System mit einer GLT-Anbindung Datenhaltung Integration von CAFM-Komponenten Schnittstellen in CAFM-Systemen CAFM-System mit einer Integration über Data Warehouse Das CAFM-System mit Integration über Middleware CAFM und Internet Übersicht des Einsatzspektrums Verfügbare Lösungen Zusammenfassung Einführungsstrategien für (CA)FM 253 Michael May, Michael Marchionini 9.1 Allgemeine Betrachtungen und Probleme Grundlegendes Vorgehen bei der CAFM-Einführung Konzeptionsphase Auswahlphase Implementierung Systemnutzung und Ausbau Einführungsstrategien Vorüberlegungen Der analytische Ansatz Der pragmatische Ansatz Zusammenfassung Auswahl und Einführung einer CAFM-Software 273 Joachim Hohmann, Michael Marchionini 10.1 Allgemeines Pflichtenheft als Grundlage einer Ausschreibung 274

7 XIV Inhaltsverzeichnis Vorhabensbeschreibung " Leistungsbeschreibung : IT-Anforderungen Schnittstellen Datenaufhahme/-übernahme : Customizing Projektplan Ausschreibung in standardisierter Form Allgemeines zu Form und Inhalt Information zur Ausgangssituation Bieterabfrage Leistungsabfrage Preisabfrage Präsentation und Bewertung Vergabegespräch...; Abschließende Beurteilung und Entscheidung Zusammenfassung Consulting im CAFM 289 Peter Prischl, Joachim Hohmann, Michael Marchionini 11.1 CAFM-Consulting als Teildisziplin des FM-Consulting Arten des Consulting im CAFM Consulting-Ansätze Systemneutrale Beratung Lösungsbezogene Beratung Kritische Erfolgsfaktoren im CAFM-Consulting Customizing der CAFM-Software Schnittstellen Datenmigration und Datenübernahme Schulung und Einbeziehung der Mitarbeiter Management- und Strategieberatung Phasen des Consulting Analyse und Konzeption Ausschreibung und Vergabe Umsetzung Konsolidierung und Weiterentwicklung Auswahl von Beratern Zusammenfassung CAFM Success Stories 305 Michael May 12.1 Ziel und Durchführung der Studie Provinzial Versicherung Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik 313

8 Inhaltsverzeichnis XV Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Innovationspark Wuhlheide Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Schering AG Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Flughafen München Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Boehringer Ingelheim Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Hokkaido Bank Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Zusammenfassung CAFM im internationalen Vergleich 397 Joachim Hohmann, Michael May 13.1 Überblick Australien China und Hongkong Dänemark 398

9 XVI Inhaltsverzeichnis 13.5 Finnland Frankreich Großbritannien Indien Japan Niederlande Polen Österreich Schweden Schweiz Spanien Ungarn USA Zusammenfassung GEFMA-Marktübersicht CAFM-Software 417 Marko Opic 14.1 Anliegen der Marktübersicht Entstehung und Geschichte Aufgaben und Ziele Grenzen Einbindung der Marktübersicht in den C AFM-Einführungsprozess : Details zur siebten Auflage Aufbau der Marktübersicht Veränderungen in der aktuellen Auflage Teilnehmerübersicht Herstellerübergreifende Auswertungen Zusammenfassung Perspektiven im CAFM 433 Michael May Anhang 1: Geschäftsprozesse im Facility Management 437 Anhang 2: Checkliste zur Einführung eines CAFM-Systems 445 Michael Marchionini, Michael May Abbildungsnachweis 451 Literaturverzeichnis 453 Autorenverzeichnis 459 Sachwortverzeichnis 467