1. IT-Summit der Freien Universität Berlin. 7. & 8. März 2013

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1 1. IT-Summit der Freien Universität Berlin 7. & 8. März 2013

2 Agenda FUB, Summit 03/2013 2

3 FUB, Summit 03/2013 3

4 IT-Summit FUB 4

5 2. Tag FUB, Summit 03/2013 5

6 Die SAP-basierte IT-Landschaft der Freien Universität Berlin

7 FU goes SAP in 2002 FUB, Summit 03/2013 7

8 Vorgehen der FUB 2002 Erfolgreicher Start des Aufbaus der integrierten SAP Lösung für die Freie Universität Berlin. Einzelsysteme für Personalabrechnung, Kameralistik, Controlling, und Zahlungsverkehr konnten erfolgreich durch eine integrierte Lösung ersetzt werden Verabredung mit der SAP zur Ausweitung des Funktionalitätsangebots der SAP Anwendung auf den Bereich Studium und Lehre: Abbildung des Student Lifecycle in der IS-Komponente (damals CM, heute SLcM) des integrierten SAP Systems Aufnahme des SLcM Betriebs für Modulbuchungen und Leistungsbewertung. Beginn des Ausbaus der Lösung durch die Freie Universität. FUB, Summit 03/2013 8

9 Zentrale Anwendungen ISIS Integriertes Steuerungs Informationssystem Verwaltungssysteme: CO: Controlling HCM: Personalsystem (Abrechnung) Org. Man.: ora: Organisations Management (HCM plus Grafiksystem) online Rechnungs- und Auskunftssystem Org. Man. Info- DB SLcM obi Aleph Systeme für Lehre und Forschung: Info-DBs: - Forschungsdatenbank - Profildatenbank - Publikationsdatenbak obi: online Bibliothekssysteme Aleph: Bibliotheksverwaltung ilv: Lehr- und Raumplanung FI: PSM: BIOS: Finanzbuchhaltung Public Sector Management elektr. Warenkorb ora Blackboard SLcM: SOS: ZUL: Prüfungsverwaltung Studentenadministration Zulassungsverwaltung CLAKS: Gefahrstoff Kataster mit Chemikalien-Bestellung CAFM: Facility Management CLAKS CMS ZUL Blackboard: e-learning Plattform CMS: FU Webauftritt Mail Internet Services FUDIS Networks Server and Storage 9

10 Zentrale Anwendungen SAP basiert ISIS Integriertes Steuerungs Informationssystem Verwaltungssysteme: CO: Controlling HCM: Personalsystem (Abrechnung) Org. Man.: ora: Organisations Management (HCM plus Grafiksystem) online Rechnungs- und Auskunftssystem Org. Man. Info- DB SLcM obi Aleph Systeme für Lehre und Forschung: Info-DBs: - Forschungsdatenbank - Profildatenbank - Publikationsdatenbak obi: online Bibliothekssysteme Aleph: Bibliotheksverwaltung ilv: Lehr- und Raumplanung FI: PSM: BIOS: Finanzbuchhaltung Public Sector Management elektr. Warenkorb ora Blackboard SLcM: SOS: ZUL: Prüfungsverwaltung Studentenadministration Zulassungsverwaltung CLAKS: Gefahrstoff Kataster mit Chemikalien-Bestellung CAFM: Facility Management CLAKS CMS ZUL Blackboard: e-learning Plattform CMS: FU Webauftritt Mail Internet Services FUDIS FUDIS / IdM Networks Server and Storage 10

11 Prozessdatenaustausch der zentralen Anwendungen Schnittstellen eas Systeme

12 Systemschnittstellen SAP basiert FUB, Summit 03/

13 IT-Summit IT-Integration administrativer Prozesse hier: Elektronische Bestellung und Rechnungsbearbeitung Berlin 07. März 2013

14 Gelebte Integration auf dem SAP-web-Portal Single-Sign-on-Lösung IT-Summit FUB 14

15 Aktuell angebundene Systeme im Portal News: aktuelle Information von der Administration des SAP-Portal Forschung: Forschungsdatenbank, Profildatenbank Beschaffung: BIOS (Bestellung im Online-Shop) Finanzen: ora-budgetbericht, Rechnungsprüfung, Anordnung Hochschulstatistik: Statistikdatenbank Identity-Management: Self-Service-Aufgaben (wie Benutzerdaten, Beantragung von Rollen usw.) IT-Summit FUB 15

16 Gelebte Integration Bestellung Bestellung (in BIOS) E-Commerce-Plattform der Freien Universität Berlin. IT-Summit FUB 16

17 Gelebte Integration Prüfungen Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) IT-Summit FUB 17

18 Gelebte Integration Elektronische Akte Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) IT-Summit FUB Elektronische Akte (SAP) DMS für elektronische Bestellung und Rechnungsbearbeitung realisiert u.a. durch Postfachadresse und externen Scandienstleister 18

19 Gelebte Integration Online-Bearbeitung Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Rechnungsprüfung und Anordnung Online-Bearbeitung (SAP-Portal) Elektronische Akte (SAP) IT-Summit FUB 19

20 Ausschnitt SAP-Landschaft (inkl. relevanter IT-Schnittstellen) Lieferant BIOS Akte anlegen Katalogbestellung Online Bestellung Formulare Berechtigung SAP-Portal (ora) WB-Datenbank Wirtschafterbefugnisse Verfügbarkeitskontrolle DMS Web-App.-Server Mittelbindung FI-AA PS Anlagenklasse BH Anlagen PSP-Elemente Records Management Workflow PSM FI CO Rechnung IT-Summit FUB Case Management Elektr. Akte Workflowstrg. DMS WF Scandienstleister Legende: Fonds Finanzstellen Finanzposition Budgetierung BH Anordnungen Sachkonten Kreditoren Debitoren Geschäftsbereich BH Einnahmen Zahlungsverkehr Datenströme Standard-Modul von SAP Eigenentwicklung innerhalb von SAP eprocurement-system externe Vorgänge Innenaufträge Kostenstellen Kostenarten ProfitCenter Umlagen Plankosten Bank 20

21 Gelebte Integration Automatisierter Workflow Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Automatisierter Workflow Online-Bearbeitung (SAP-Portal) Elektronische Akte (SAP) IT-Summit FUB 21

22 Verzahnung der Prozesse individuelle Lösungen Aufgabenwahrnehmung dezentral Umsetzung der Prozesse Standards Individualität zentral IT-Summit FUB 22

23 Gelebte Integration Budgetkontrolle Budgetkontrolle (in ora) Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Automatisierter Workflow Online-Bearbeitung (SAP-Portal) Elektronische Akte (SAP) IT-Summit FUB 23

24 Berichtsstrukturen in ora schneller, einfacher web-zugang zu aktuellen Informationen über die Haushalts- und Drittmittel Obligo Budget Verfügbar Einnahmen & Ausgaben IT-Summit FUB 24

25 Vorteile des elektronischen Verfahrens Optimierung der Geschäftsprozesse durch Beschleunigung aufgrund der Automatisierung (elektronische Workflows, Dokumentenmanagement) klare Festlegung der Verantwortlichkeiten und weniger Prozessbeteiligte Bessere Informationsbereitstellung aktuelle Budgetinformationen Verfügbarkeitskontrolle einfacher Zugang zu Bestellungs- und Rechnungsvorgängen Einsparung von Papier- und Lagerkosten Rechtssicherheit des Verfahrens (gem. LHO) Umsetzung IT-Strategie der FU (mobil, smart, sicher, nachhaltig) IT-Summit FUB 25

26 IT-Strategie der FUB umfasst Umfassendes Informationsangebot Mobile Informationen Smarte Prozesse Breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen Nutzungsmöglichkeiten digitaler Informationen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung weltweit zugänglich Arbeitsumgebung eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse Sichere Daten umfassender Schutz personenbezogener Informationen sowie operative Daten der Nutzer Nachhaltiger Ressourceneinsatz möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz (im Sinne einer Green IT) Ausschöpfen zusätzlicher Effizienzreserven durch Zentralisierung von Diensten und Hardware IT-Summit FUB 26

27 Gelebte Integration an der FU Berlin Budgetkontrolle (in ora) Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Automatisierter Workflow Online-Bearbeitung (SAP-Portal) Elektronische Akte (SAP) IT-Summit FUB 27

28 Einführung eines SAP-basierten Facility Management mit AutoCAD-Integration

29 Rahmenbedingungen 11 Fachbereiche, verteilt auf Vier Campus + Außenstandorte 200 Gebäude (von Altbauvilla bis großkomplexem Universitätsgebäude) Etagenpläne Räume m² Hauptnutzfläche m² Nettogrundfläche 29

30 Problemlage Verwaltung der Räume und Flächen in Access-Datenbank (Eigenentwicklung) Manuelle Datenpflege durch zentrales Referat für Haus- und Grundstücksverwaltung Parallel: Pflege der Grundrisspläne in AutoCAD Steigende Anforderungen an Datenqualität u.a. durch Einführung des FUinternen Mieter/Vermietermodells (MVM) Steigende Anforderungen an Auswertungen und Berichte für Steuerungszwecke Datenschiefstände, schlechte Performance, Fehleingaben durch manuelle Datenpflege, unzureichendes Berichtswesen 30

31 Alte Systemwelt Facility Management SAP PSM Kostenart Kostenart Kostenart Excel Tabellen - Energiekosten - Wartungskosten - Servicekosten -etc. Umrechnung und Verteilung SAP CO Kostenelement (PSP) AutoCAD Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Raumdatenbank (Access) Kostenelement (PSP) 31

32 Zielstruktur Systemwelt Facility Management Kostenart SAP PSM SAP CO Kostenart Kostenart Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenverteilung Verträge SAP RE (real estate) Liegenschaften Services Grafik-System für Raumdarstellung AutoCAD Kostenelement (PSP) 32

33 Projektziele Prozessintegration: - Abschaffung manueller Datenübergaben - Integration der Werteflüsse zu Rechnungswesen und Controlling in Echtzeit - Datenbereitstellung für nachlaufende Systeme - Abschaffung redundanter Systeme - Dezentraler Zugang zu zentralen Daten Datenmanagement: - Abschaffung redundanter Dateneingabe und haltung - zentrale Erfassung zentraler Daten - dezentrale Erfassung dezentraler Daten - Datenintegration in einem einzigen System - Single Point of Truth für Flächendaten - MVM Daten ohne Streit auf Knopfdruck 33

34 Projektumfang STUFE 1 Flächenmanagement Abfallmanagement Umweltmanagement Mietmanagement (optional) STUFE 2 Umzugsmanagement Dienstleistungsbeschaffung Instandhaltung Meldewesen Dokumentenmanagement Sicherheitsmanagement Energie- und Medienmanagement (optional) Schließanlagenverwaltung (optional) Bauprozessabwicklung (optional) Gewährleistungsmanagement (optional) Fuhrparkmanagement (optional) 34

35 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Beispiel: Integrierter Geschossplan Seite 35 35

36 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Beispiel: Lokalisieren eines Raums im Plan Seite 36 36

37 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Beispiel: Alphanumerische Daten zum Raum Seite 37 37

38 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Beispiel: Raumbelegung (Permanente Belegung) Seite 38 38

39 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Beispiel: Grafischer Belegungsbericht Seite 39 39

40 Wegeleitsystem 3d im Gebäudekomplex Habelschwerdter Allee 45

41 Ausgangslage Gebäudekomplex mit rund 1200 Räumen (Seminarräume, Labore, Funktionsräume und Büros) Ca. 800 Personen arbeiten in dem Gebäudekomplex Täglich finden hier rund 80 Lehrveranstaltungen statt Verwirrende Raumbezeichnungen (z.b. JK 29 / 188 ) Schlechte intuitive Orientierung, Sackgassen, Auf- und Abgänge Schwierige Auffindbarkeit von Räumen Probleme werden zukünftig durch den Anbau für die Zusammenführung der kleinen Fächer noch verschärft! 41

42 Lösungsumfang Kiosksysteme bzw. Stelen an den Eingängen des Gebäudekomplexes Bedienung mittels Touchscreen Suche über Raumnummern, Lehrveranstaltungen, Stichworte und Personen (spätere Ausbaustufe) Darstellung des Weges zum gewünschten Ziel mit Anzeige einer barrierefreien Variante Darstellung des Gebäudekomplexes als Übersichtsplan Übertragbarkeit der Wegbeschreibung auf ein Smartphone Mehrsprachigkeit Schnittstellen zum Evento-System (LV-Planung) und zum CAFM-System (Raumplanung) 42

43 Vorführung des Wegeleitsystems am morgigen Freitag um 9:00 Uhr im Mensa-Foyer in der Habelschwerdter Allee 45 43

44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Christoph Wall Tel. 030 / , christoph.wall@fu-berlin.de Katja Gottschalk Tel. 030 / katja.gottschalk@fu-berlin.de Christoph Arndt Tel. 030 / , christoph.arndt@fu-berlin.de IT-Summit FUB 44

45 Einbettung SAP SLcM in Gesamtarchitektur BlackBoard Unizensus Infosystem SAP HCM SAP ERP SAP SLcM Integrierte Campus Management Lösung Evento evv HIS SOS/ZUL FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

46 Kernprozesse im SLcM der FU Berlin Einschreibung Wechsel Stg.-best. LV- u. Prüfungsanmeldung Prüfungsleistungen Modulabschluss Soll-Ist Vergleich Beratung Notenberechnung Studienverlauf Anmeldung Leistungserfassung Leistungsübersicht Studienabschluss Adresslisten Teilnehmerliste, Anwesenheitsliste Lehrveranstaltungsauslastung Modul- und Prüfungs- Bescheinigung Noten- und Punktekonto, (Leistungsübersicht) 2/3 Besch. Zeugnis/Urkunde Transcript Diploma- Supplement Abschlussbesch. FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

47 Stammdaten und Studienverlauf Funktionalität - Studierendenstamm- und Adressdaten - Studienverlauf: Einschreibung und Rückmeldung je Semester auf Studiengänge und Studiengangsbestandteile - Studiengang- und Fachwechsel, Exmatrikulation Auswertungen und Berichte - Adresslistenreport - Studienverlaufsdaten - Leistungsstandreport FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

48 Anmeldung Funktionalität - Studierende melden sich mit einer Web-Anwendung zu ihren Modulen, Lehrveranstaltungen (und Prüfungen) zum jeweiligen Semester an Dokumentenausgabe - Anmeldebescheinigungen für Studierende - Teilnehmer-, Prüflings- und Anwesenheitslisten für Dozenten Auswertungen und Berichte - LV-Infoportal: Informationen zur aktuellen Buchungssituation von Lehrveranstaltungen FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

49 Leistungserfassung Funktionalität - Leistungserfassung für Dozenten über Web-Anwendung: Teilnahme, Note (Freigabe) - Delegationsfunktion: Vertretung für Leistungserfassung - Anerkennung von externen Modulleistungen durch das Prüfungsbüro - Massen- zur Kommunikation mit Kursteilnehmern - Periodischer Systemprozess Modulabschluss : Automatisierte Prüfung der Voraussetzungen und Leistungserwerb Dokumentausgabe - Modulbescheinigung für Studierende - Prüfungsbescheinigung für Studierende Auswertungen und Berichte - Modulerfolg (Infosystem Studium und Lehre) FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

50 Leistungsübersicht und -zuordnung Funktionalität - Noten- und Punktekonto für Prüfungsbüros - Noten- und Punktekonto für Studierende - Ermittlung vorläufiger Teil- und Gesamtnoten - Leistungszuordnung: Web-Dialog und Massenzuordnung für Prüfungsbüros zur evtl. Korrektur von Studiumskontextdaten und Vorbereitung Studienabschluss Dokumentenausgabe - Überblicks- und Einzelbescheinigungen FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

51 Noten- und Punktekonto: Studienverlauf FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

52 Noten- und Punktekonto: Moduldetails FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

53 Studienabschluss Funktionalität Abschlussarbeit und Abschlussprüfungen - Pflegedialog Abschlussarbeit und Abschlussprüfung - Arbeitsliste zur Fristenverfolgung Funktionalität Studienabschluss - Erfassung von Abschlussdaten: Akademischer Grad, Gesamtnote und Abschlussdatum Dokumentenausgabe - Transcript of Records - Zulassungsbescheid - Bescheid zur Fristverlängerung - Übergabe an Prüfer - Bescheinigung über Abschlussarbeit FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

54 Status quo SAP SLcM ist das zentrale System für die Abbildung von Prüfungsund Studienordnungen und für die Prozesse der Prüfungsverwaltung Zulassung Einschreibung Anmeldung Leistungserfassung Leistungszuordnung Studienabschluss System ist seit Oktober 2005 in Betrieb Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt Anwenderzufriedenheit mit SLcM ist gut Umsetzung Bolognaprozess ohne SLcM nicht mehr vorstellbar FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

55 Ausbauziele Ziel: Durchgängiger Prozess mit SAP SLcM von der Zulassung bis zur Graduierung ( admission to graduation ) Zulassung Einschreibung Anmeldung Leistungserfassung Leistungszuordnung Studienabschluss Nächste Ausbauschritte: Durchgängige Prozessunterstützung von der Einschreibung bis zum Studienabschluss für alle Studierenden Abbildung aller Studiengänge im SLcM als Voraussetzung für die LV- Planung und durchführung* und für ein einheitliches Berichtswesen *) ohne die auslaufenden Diplom-, Magister- und Staatsexamensstudiengänge FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,

56 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Oliver König Tel. 030 / , oliver.koenig@fu-berlin.de Dr. Achim Stenzel Tel. 030 / , achim.stenzel@fu-berlin.de FU IT Summit, Oliver König, Dr. Achim Stenzel,