Sonderausgabe 2/2013. Aktuelle Highlights:

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1 Sonderausgabe 2/2013 Aktuelle Highlights: Vorwort Prüfung UID-Nummern Finanzpolizei: Kassennachschau Reisekosten bei GmbH-Geschäftsführer Rechtzeitige Abgabe von Buchhaltungsbelegen Veranstaltungshinweis... 7 Raml und Partner Steuerberatung GmbH Raml und Herger Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung GmbH Raml und Partner Ärztesteuerberatung und Unternehmensberatung GmbH Museumstraße 31a, A 4020 Linz T +43(0)732/ F +43(0)732/ Zweigstelle: Tragweiner Straße 30, A 4230 Pregarten T / F +43(0)7236/ office@raml-partner.at Hinweis: Wir haben die vorliegende Klienten-Info mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, bitten aber um Verständnis dafür, dass sie weder 1 eine persönliche Beratung ersetzen kann noch dass wir irgendeine Haftung für deren Inhalt übernehmen können.

2 Vorwort Sehr geehrte KlientInnen, liebe Freunde des Hauses, im ständigen Bemühen, Sie mit den wichtigsten Informationen rund um das Thema Buchhaltung und Steuern zu versorgen möchten Sie mit dieser Sonderausgabe unserer Klienteninfo auf einige ausgewählte Highlights hinweisen, die in der Fachwelt derzeit heftig diskutiert werden. Ganz besonders möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf das Thema Kassennachschau lenken, im Rahmen welcher Mitarbeiter der Finanzpolizei vor allem Geschäftslokalen mit vielen Barbewegungen (zb Gastronomie, Einzelhandel, Friseur, Taxiunternehmen) unangemeldete Besuche abstatten und das Umsatzaufzeichnungssystem (zb Registrierkasse, Waage, Taxameter) einer eingehenden Überprüfung unterziehen. Für denjenigen, der auf derartige Besuche nicht vorbereitet ist, kann dies mit äußerst unangenehmen Konsequenzen verbunden sein. Für Fragen oder weitere Auskünfte zu den Themen stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung. Letztlich dürfen wir Ihnen auf diesem Weg ein SCHÖNES OSTERFEST und ein paar ruhige Feiertage im Kreise Ihrer Familie wünschen! Mag. Markus Raml Steuerberater und Unternehmensberater Dr. Robert Herger Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Soweit im Folgenden personenbezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sie sich auf Frauen oder Männer in gleicher Weise. 2

3 1 Prüfung UID-Nummern Wenn ein Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung tätigt, muss ihm der Kunde eine gültige UID-Nummer bekannt geben, damit er die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen kann. Wichtig ist, dass die UID-Nummer immer auf ihre Gültigkeit überprüft wird (Bestätigungsverfahren siehe unten). Sollte sich bei einer späteren Betriebsprüfung herausstellen, dass die UID-Nummer zum Zeitpunkt der Lieferung nicht gültig war, kann die Steuerfreiheit versagt und 20 % österreichische Umsatzsteuer vorgeschrieben werden. Aber auch bei Geschäften innerhalb von Österreich ist es wichtig, die UID-Nummer von den Lieferanten zu überprüfen. Denn nur wenn die UID-Nummer des Lieferanten zum Zeitpunkt der Lieferung/Leistung auch gültig ist, steht der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung zu. Kann die Gültigkeit der UID-Nummer bei einer späteren Betriebsprüfung nicht mehr nachgewiesen werden, wird der Vorsteuerabzug nicht anerkannt. Um diese teuren Steuernachzahlungen zu vermeiden, ist es wichtig, vor Bezahlung der Rechnung die auf der Rechnung angeführte UID-Nummer zu überprüfen. Hierfür gibt es im Finanz-Online folgende Bestätigungsverfahren (zu finden unter: Eingaben-Anträge-UID-Bestätigung): Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren): Hier wird lediglich die Gültigkeit einer vergebenen UID-Nummer überprüft. Der Bezug zu einem bestimmten Unternehmer wird nicht hergestellt. Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren): Hier wird die Gültigkeit einer vergebenen UID- Nummer in Verbindung mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat überprüft. Wir empfehlen, immer eine Abfrage auf Stufe 2 durchzuführen sich jedenfalls den Bestätigungsnachweis auszudrucken und gemeinsam mit der Rechnung abzulegen. Für Hilfestellungen bei der Abfrage stehen unsere Mitarbeiter selbstverständlich gerne zur Verfügung. Abschließend weisen wir der Vollständigkeit halber darauf hin, dass die UID-Nummer-Überprüfung im Rahmen unserer Buchhaltungsleistungen standardmäßig nicht inkludiert ist, sondern grundsätzlich in den Verantwortungsbereich des Unternehmers fällt. Dies auch insbesondere deswegen, weil die UID- Abfrage ja sinnvoller Weise unmittelbar nach Erhalt der Rechnung und VOR Bezahlung durchgeführt werden sollte. Wenn wir diese Abfrage laufend für Sie durchführen sollen, kontaktieren Sie uns bitte, dann geben wir Ihnen gerne die allenfalls dafür anfallenden Zusatzkosten bekannt. 3

4 2 Finanzpolizei: Kassennachschau Je mehr die Technisierung im Wirtschaftsleben Einzug hält, desto eingehender wird über die Manipulierbarkeit von elektronischen Systemen behandelt. Im Fokus der Finanzverwaltung sind dabei schon seit längerem sämtliche elektronischen Hilfsmittel zur Erfassung von Umsatzerlösen (zb elektronische Registrierkassensysteme, Waagen, Taxameter). Wie bereits in der vorigen Sonderausgabe der Klienteninfo berichtet, werden ab dem Jahr 2013 die Bestimmungen der Kassenrichtlinie 2012 umgesetzt. Die Kassenrichtlinie wurde vom Finanzministerium ausgearbeitet und soll die - in Folge von gesetzlichen Änderungen bei den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und fortschreitender technischer Entwicklung - vermehrt auftretenden Fragen zur Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen beantworten. Dazu werden die rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere die Kriterien für die Ordnungsmäßigkeit von Registrierkassen in allgemeiner Form näher beschrieben und die verschiedenen Arten von Registrierkassen und Kassensystemen typisiert, um näher darstellen zu können, welche Funktionalitäten, Aufzeichnungen und sonstigen Kriterien bei der Nutzung von Kassen je nach Typ zu beachten sind, um Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit zu erfüllen. Die Finanzpolizei hat sich daher ab Beginn dieses Jahres zum Schwerpunkt gesetzt, die in der Praxis eingesetzten Kassensysteme auf die Übereinstimmung mit diesen Kassenrichtlinien zu prüfen. Im Rahmen von Kassennachschauen werden daher in Geschäftslokalen unangemeldete Kassenkontrollen durchgeführt. Im Fokus sind dabei vor allem die von der Finanzverwaltung definierten Risikobranchen wie zb Gastronomiebetriebe, Taxler oder Apotheken. Folgende Prüfungshandlungen sind im Rahmen der Kassennachschau üblich: - Prüfung der Systemdokumentation (zb Benutzerhandbuch, Zugangsregelungen) - Befragung der Mitarbeiter über Handhabung des Kassensystems - Plausibilitätsprüfungen (zb findet sich alles, was auf der Speisekarte steht, auch im Registrierkassensystem? Flaschenbier wird verkauft, findet sich ein entsprechender Umsatz auch in der Buchhaltung?) Auch Testkäufe vor Durchführung der Kassennachschau sind an der Tagesordnung (zb ein nicht ausgewiesener Mitarbeiter der Finanzverwaltung konsumiert ein Mittagessen und prüft am nächsten Tag, ob seine Konsumation auch tatsächlich als Umsatz erfasst wurde). Bereits jetzt werden in der Fachwelt rechtsstaatliche Bedenken über die Art dieser Einsätze laut, bei welchen die Finanzpolizei teilweise in Rambo-Manier (Zitat aus einem Erfahrungsbericht) - in Geschäftslokale einfällt, - die vor Ort befindlichen Mitarbeiter einschüchtert und - ohne Rechtsbelehrung sowie - ohne Rücksichtnahme auf den laufenden Geschäftsbetrieb diese Prüfungen durchführt und über unfaire Vorgangsweisen eine Schätzungsbefugnis provoziert. 4

5 Je besser man daher auf derartige Prüfungen vorbereitet ist, desto geringer ist das Risiko von unangenehmen Konsequenzen. Bei der Vorbereitung geht es im Wesentlichen darum, die vorgenommenen Maßnahmen zur Sicherstellung der vollständigen und richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle schriftlich zu dokumentieren. Die Systemdokumentation sollte mindestens folgende Punkte beinhalten: Beschreibung der vorhandenen "Einrichtung": - Kassentyp nach Kassenrichtlinie - Hersteller, Lieferant - Hardware: Arbeitsplätze, Server, Netzwerk, etc - Software: Programmteile, Versionsnummer, Einsatzdatum - Zugriffsberechtigungen (Benutzer, Administrator) - Verfahrensdokumentation (Handbücher, Konfiguration) Die Beschreibung des Kassensystems ist vom Systemhersteller beizustellen (=> Benutzerhandbuch). Technische und organisatorische Maßnahmen - Beispielsweise durch Protokollierung der Erfassung, Änderung und Stornierung aller Stamm- und Bewegungsdaten - Manipulationsschutz durch den Hersteller - Elektronisch signierter Prüfwert Dokumentationsgrundlagen sind jedenfalls aufzubewahren (7 Jahre) - Ausdrucke - Alle erstellten Berichte (insbesondere Tagesabschluss) - Einzelaufzeichnungen (Journal) - Datenformatbeschreibung (wenn vorhanden) - Nummerierung des Geschäftsvorfalls (Bon) - Nummerierung der Bonierungen (Sequenzen) 5

6 3 Reisekosten bei GmbH-Geschäftsführer Immer wieder fällt über die Buchhaltungsunterlagen auf, dass sich GmbH-Geschäftsführer Reisekosten (zb km-gelder, Diäten) aus der GmbH auszahlen. Wir weisen darauf hin, dass ausbezahlte Reisekosten eines GmbH-Geschäftsführers zum Geschäftsführerentgelt zählen und daher über die Lohnverrechnung abzurechnen sind und auch den Lohnnebenkosten unterliegen. Um unangenehme Folgen aus einer Lohnnebenkosten-Prüfung zu vermeiden, ersuchen wir darum, sämtliche Reisekostenauszahlungen der Personalverrechnung zu melden, damit diese die entsprechende Erfassung im Lohnkonto veranlassen kann. Dasselbe gilt im Übrigen auch für den Fall, in dem die GmbH die SV-Beiträge (GSVG) des Geschäftsführers trägt. 4 Rechtzeitige Abgabe von Buchhaltungsbelegen Zeit ist ein kostbares Gut für Selbständige, die ja definitionsgemäß selbst und ständig arbeiten müssen, um Ihr Unternehmen voran zu bringen. Bei vollstem Verständnis dafür müssen allerdings gerade im Steuerrecht Fristen eingehalten werden, was insbesondere auch die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen bis 15. des übernächsten Monats betrifft. Wir ersuchen höflich darum, für die sorgfältige Bearbeitung Ihrer Buchhaltungsunterlagen durch unsere Mitarbeiter ausreichend Zeit einzuplanen und daher die Belege bis spätestens 12. eines Monats bei uns abzugeben! Für (regelmäßig) zu spät (=> kurz vor dem 15. eines Monats) abgegebene Buchhaltungsunterlagen weisen wir auf folgende Konsequenzen hin: - Verteuerung der Buchhaltungskosten, weil die zeitgerechte Bearbeitung häufig nur mehr mit Überstunden/Wochenendstunden möglich ist; - Die Qualität der Buchhaltungsdaten leidet darunter, weil unter Zeitdruck gearbeitet werden muss und wichtige Fragen vor Abgabe der UVA nicht mehr geklärt werden können; - Säumnisfolgen und Strafzuschläge können nicht ausgeschlossen werden. 6

7 5 Veranstaltungshinweis Wie bereits weiter oben erwähnt, schreitet die Technisierung im Business-Bereich unaufhaltsam voran. In Kooperation mit der Raiffeisenbank Region Pregarten veranstalten wir daher ein BUSINESSFRÜHSTÜCK SEPA-UMSTELLUNG - DER COUNTDOWN LÄUFT! So bereiten Sie Ihr Unternehmen optimal vor am 16. April um 8.00 Uhr (bis ca Uhr) im Gasthaus Dinghofer, Hauptstraße 35, 4224 Wartberg/Aist Programm: Begrüßung Dir. Helmut Kern, MBA, Geschäftsleiter der Raiffeisenbank Region Pregarten Vortrag elektronische Rechnungslegung - rechtliche und steuerliche Aspekte - Verwaltungskosten sparen - Gesetzliche Grundlagen - Echtheit der Rechnung Referenten: Mag. Markus Raml und Dr. Robert Herger Geschäftsführer Raml und Partner Steuerberatung GmbH Vortrag SEPA-Umstellung der Countdown läuft Vorteile und Chancen zur Optimierung Ihres Zahlungsverkehrs Vortrag Cash Management Neuerungen und Ausblick - Neue Autorisierungsverfahren - E-Kontoauszug / Retourdatenträger - flexdoc elektronisches Dokumentenmanagement Referenten: VDStv. Mag. Stefan Sandberger, Geschäftsbereich Cash Management Raiffeisenlandesbank OÖ Prok. Martin Mairinger, Leiter Cash Management Consulting Raiffeisenlandesbank OÖ Wir bitten um Anmeldung telefonisch (0732/ ) oder per unter office@raml-partner.at oder haunschmid.34460@raiffeisen-ooe.at. 7