Einführung einer verwaltungsweiten DMS-Lösung auf der Plattform des d.3-systems beim Kreis Steinfurt

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1 Einführung einer verwaltungsweiten DMS-Lösung auf der Plattform des d.3-systems beim Kreis Steinfurt

2 Themenübersicht Die Anfänge Ausschreibung und Einführung Einsatzgebiete Fachverfahren Allgemeine Schriftgutverwaltung codia Rechnungseingangsbearbeitung und freizeichnung Eingesetzte Hardware MEMO-Tagung 2014 in Münster 2

3 Die Anfänge / I Die Baustellen Ablösung CD-ROM-basiertes Archiv in der Zulassungsstelle mit einem zentralen SCAN-Arbeitsplatz Schriftgutverwaltung in der Bußgeldstelle mit ca Vorgängen pro Jahr Digitale Lösungen für das Bauarchiv Mailarchivierung MEMO-Tagung 2014 in Münster 3

4 Die Anfänge / II Der erste Anlauf im Jahr 2004 Marktuntersuchung und Systemauswahl für eine zentrale DMS- Lösung Der Vergabevorschlag wurde im Interfraktionellen Arbeitskreis Datenverarbeitung abgelehnt. Der zweite Anlauf 2005 Die beantragten Mittel wurden bereits in den Haushaltsberatungen für 2006 gestrichen. Der dritte Anlauf 2006/2007 Haushaltsmittel wurden bei den Haushaltsberatungen im Jahr 2006 nicht gestrichen MEMO-Tagung 2014 in Münster 4

5 Die Anfänge / III Unsere Vorstellungen: Ablösung papiergebundener Vorgänge Optimierung der Verwaltungsprozesse Verbesserung der Kommunikation (Intern/Extern) Einhaltung Aufbewahrungsfristen Verbesserung Datenschutz Verbesserung Datensicherheit Kostenreduzierung MEMO-Tagung 2014 in Münster 5

6 Die Anfänge / IV Der Markt: MEMO-Tagung 2014 in Münster 6

7 Ausschreibung und Einführung / I Unsere Vorgaben: Das System sollte verwaltungsweit eingesetzt werden können Für zukünftige Aufgaben gerüstet sein Die Einführung sollte sukzessive erfolgen Erste Bereiche: Zulassung, Bauverwaltung, Bußgeld und E- Mailarchivierung Erfahrungen von 2004 und auch aus anderen Projekten: Notwendiges Spezialwissen ist durch externe Unterstützung wirtschaftlicher verfügbar! MEMO-Tagung 2014 in Münster 7

8 Ausschreibung und Einführung / II Die Aufgaben des Consulters Begleitung der Prozessanalyse in den ausgewählten Fachbereichen Erstellung Technischer Anforderungskatalog (LV), Projektbeschreibung, Realisierungskonzept Erarbeitung der vergaberechtlichen Anforderungen Unterstützung bei der Festlegung der Bewertungsmatrix (Nutzwertanalyse) Unterstützung bei der Prüfung und Bewertung der Angebote und der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes MEMO-Tagung 2014 in Münster 8

9 Ausschreibung und Einführung / III Das Vergabeverfahren: Schätzung des vermutlichen Auftragswertes / der Gesamtvergütung: Basis bei unbefristeten Verträgen sind alle Zahlungen innerhalb der ersten 48 KM (3 VgV) Schwellenwert für europaweites Verfahren wird nicht überschritten Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge: zzgl. Umsatzsteuer ( 2 Nr. 3 VgV) Entscheidung: nationales Verfahren Beschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Öffentlichen Teilnahmewettbewerb gem. 3 Nr. 1 Abs. 4 VOL MEMO-Tagung 2014 in Münster 9

10 Ausschreibung und Einführung / IV Das Vergabeverfahren 1. Nationaler Teilnahmewettbewerb Zur Eruierung leistungsfähiger Bieter Fragebogen mit Minimalanforderungen, weiteren Bewertungskriterien und Punktwerten 19 Bewerbungen, 3 haben die definierten K.O. - Kriterien nicht erfüllt 6 Bewerber als leistungsfähig ausgewählt (60% und mehr des Anforderungsprofils erfüllt) MEMO-Tagung 2014 in Münster 10

11 Ausschreibung und Einführung / V Teilnahmewettbewerb: KO-Kriterien: Unterstützung Magnetplatten-basierter Speichertechnologien Client Terminal-Server (Citrix Presentation Server) Integration in Lotus Notes Hauptkriterien Angaben zur Firma Angaben zum Support Angaben zu Referenzen Zertifizierungen (DOMEA) Beschreibung des vorgesehenen Produktes Darstellung der Integration in die Fachverfahren (sieben abgefragt) Integration in MS-Office Systemvoraussetzungen für SW und HW MEMO-Tagung 2014 in Münster 11

12 Ausschreibung und Einführung / VI Das Vergabeverfahren 2. Bewertung der Angebote Nicht alle aufgeforderten Bieter haben ein Angebot abgegeben Auswertung der Angebote entsprechend der festgelegten Bewertungsmatrix 3. Bewertung der Bieterpräsentation Präsentation der Firma Lösungspräsentation einiger im Vorfeld definierter Aufgaben Erläuterungen zur Technik Frage und Antwort MEMO-Tagung 2014 in Münster 12

13 Ausschreibung und Einführung / VII Bewertungsmatrix Die Matrix zur Bewertung der eingehenden Angebote wurde den Bietern mit den Ausschreibungsunterlagen mitgeteilt: Angebotsteil Prozentwert Fragenkatalog 50 % Produktpräsentation 25 % Angebotenes Lösungskonzept 20 % Projektplan / Projektteam / Projektvorgehen 5 % Preisangebot (nach UfAB IV) MEMO-Tagung 2014 in Münster 13

14 Ausschreibung und Einführung / VIII Das Vergabeverfahren 4. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes Kennzahl für Leistungs-Punkt-Verhältnis nach UfAB IV (UfAB: Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen) Leistungs-Punkt-Verhältnis = Gesamtsumme Leistungspunkte / Gesamtpreis Leistungspunkte = technischer Anforderungskatalog + Lösungskonzept + Bieterpräsentation Gesamtpreis = Beschaffungskosten + Wartungsgebühren auf vier Jahre MEMO-Tagung 2014 in Münster 14

15 Ausschreibung und Einführung / IX Das Vergabeverfahren - Ergebnis Das Angebot der Bietergemeinschaft Codia/d.velop für das Produkt d.3 hat das größte Leistungs-Punkt- Verhältnis erzielt Nach Beratung im Interfraktionellen Arbeitskreis Datenverarbeitung bestand Einvernehmen zwischen Arbeitskreis und Verwaltung, diesem Angebot den Zuschlag zu erteilen (September 2007) MEMO-Tagung 2014 in Münster 15

16 Einsatzgebiete I Anbindung Fachverfahren mit CODIA-Schnittstelle 2008 OK.Vorfahrt (Zulassung Amt 36) IKOL-OWi (Bußgeld Amt 36) ProBauG (Baugenehmigung Amt 63) 2009 GEORG (Auftragsverwaltung im Kataster- und Vermessungsamt Amt 62) prokommunal FSW (Führerscheinwesen Amt 36) ISGA (Gesundheitsamt Amt 53) MEMO-Tagung 2014 in Münster 16

17 Einsatzgebiete II Anbindung Fachverfahren mit CODIA-Schnittstelle 2010 ALVA (Allgemeine Verkehrsangelegenheiten Amt 36) 2012 Personalakte mit LOGA-Integration (Amt 10) 2013 LÄMMkom (SGB II Amt 56) 2014 KOMMVOR (Umweltakte Amt 67) ADVIS (Ausländerwesen Amt 32) MEMO-Tagung 2014 in Münster 17

18 Einsatzgebiete III 1. Umsetzung der Anforderungen im Feinkonzept durch den Lösungsanbieter Codia mit dem Fachbereich 2. Umsetzung des Feinkonzepts auf einem Testsystem 3. Testphase durch Fachbereich 4. Anpassungen und Migration auf Produktivsystem MEMO-Tagung 2014 in Münster 18

19 Einsatzgebiete IV Digitale Dokumentablagen ohne Schnittstellen Ausländerakte für EU-Ausländer Führerscheinkartei Krankentransportverordnung Übernahme der Logs aus Kassenautomaten Waffenwesen / Sprengstoff Maklerakten Gutscheine Bildung und Teilhabe mit Barcode-Erkennung MEMO-Tagung 2014 in Münster 19

20 Einsatzgebiete V Allgemeine Schriftgutverwaltung Anfang 2011: Planung eines elektronischen Aktenplans Basis: Aktenplanmodul der Fa. Codia mit AdHoc-Workflow Zwei Pilotprojekte Straßenbauamt IT-Management Produktionseinsatz IT-Management: März 2012 Straßenbauamt: April MEMO-Tagung 2014 in Münster 20

21 Einsatzgebiete VI codia Rechnungseingangsbearbeitung und freizeichnung Ab 2012: Planung und Erarbeitung Feinkonzept August 2013: Start mit den Sachgebieten 10/2 und 10/3 Ab 2014: Ämter 10, 13, 14, 20, 39, 53, 62 Ab 2015: gesamte Haus MEMO-Tagung 2014 in Münster 21

22 Eingesetzte Hardware I d.3 Server Storagesystem Physikalisch d.3 Testsystem Virtuell d.3 Produktivsystem d.3 Storagemanager d.cas Speichersystem Seit 2011 NetApp 2 x NetApp FAS2020 Series á 12TB Verbrauchte Kapazität GB GB MEMO-Tagung 2014 in Münster 22

23 Serverraum 2 Externer Standort Serverraum 1 Eingesetzte Hardware II NetApp FAS2020 Series NetApp FAS2020 Series Zusätzliches Filesystem MEMO-Tagung 2014 in Münster 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung MEMO-Tagung 2014 in Münster 24

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