IV-Controlling. Bedeutung des IV-Controllings

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1 IV-Controlling Bedeutung des IV-Controllings Die Informationsverarbeitung, kurz IV, ist zu einem bedeutenden Faktor in den Unternehmen geworden. Untersuchungen belegen, dass eine Bank nur 3 Tage überleben kann, wenn die komplette IV ausfallen würde. Die Kosten der IV betragen mittlerweile zwischen 5 % und 15 % der gesamten Kosten eines Unternehmens. Das macht deutlich, dass der Einsatz von Hardware und Software sorgfältig geplant, koordiniert und überwacht werden muss. Das IV-Controlling übt hierbei eine Servicefunktion aus. Es unterstützt das Management vor allem durch die Bereitstellung der nötigen Informationen. Damit ist das IV-Controlling ein Spezialgebiet des allgemeinen Controllings, das ja bereits in vorhergehenden Sendungen behandelt wurde. Auf der ersten Folie werden die Aufgaben des IV-Controllings am Beispiel verdeutlicht. Sie sehen links die allgemeinen Aufgaben des IV- Controllings und rechts ein Beispiel aus dem privaten Bereich. 1. IV-Controlling hilft dem Management bei der Planung, indem es z.b. die voraussichtlichen Kosten der IV ermittelt. 2. IV-Controlling überwacht, damit z.b. das vorgegebene Budget nicht überschritten wird und damit die IV die geplanten Leistungen auch erbringt. Dafür werden monatliche Berichte an das Management geschrieben. 3. Bei Abweichungen greift das Controlling steuernd ein. Werden z.b. Mehrausgaben nötig, schlägt es Gegenmaßnahmen vor, also beispielsweise wo an anderer Stelle eingespart werden kann. Angenommen Sie möchten sich demnächst einen neuen PC kaufen. Ihr Bekannter, von Beruf Controller, berät Sie dabei. Er würde erst einmal feststellen, welchen PC Sie für Ihre Aufgaben benötigen und dann ermitteln, was solch ein Gerät kosten würde. Danach müsste er abklären, wie viel Geld Sie dafür ausgeben wollen. Übersteigt der Kaufpreis Ihr Budget, müssen Einsparungsmöglichkeiten gesucht werden. Vielleicht verzichten Sie auf den ursprünglich gewünschten Flachbildschirm. Ihr Bekannter nimmt hier die Planungsfunktion des Controllings wahr.

2 Nachdem Sie Ihren Wunsch-PC gekauft haben, stellt Ihr Bekannter fest, dass der Drucker für die vielen Seiten Manuskript, die Sie täglich verfassen, zu langsam und zu teuer ist. Das ist die Überwachungsfunktion des Controllings. Nun noch zur Steuerungsfunktion: Ihr Bekannter schlägt Ihnen vor, sich einen leistungsfähigen Laserdrucker anzuschaffen und für die Finanzierung die geplante Urlaubsreise nach Ibiza zu streichen. Stattdessen könnten Sie ja in den Bayerischen Wald fahren. Hier wird deutlich, dass das IV-Controlling tatsächlich eine beratende Funktion ausübt. Ihr Bekannter in seiner Rolle als Controller erarbeitet Vorschläge. Entscheidungen werden nur von Ihnen, also vom Management getroffen. Ziele des IV-Controllings Die Ziele des IV-Controllings sehen Sie auf der nächsten Folie. Am besten verdeutlichen wir uns die verschiedenen Ziele wiederum anhand eines Beispiels. Nehmen wir an, ein Unternehmen trägt sich mit dem Gedanken, die Standardsoftware von Baan für den Vertrieb einzuführen. Zunächst ist die Strategische Bedeutung des Vorhabens zu klären. Man muss die grundsätzliche Überlegung anstellen, inwiefern die neue Software für die Erreichung der Unternehmensziele förderlich ist. Hat man als wichtiges strategisches Ziel die Zufriedenheit der Kunden definiert, dann wird die strategische Bedeutung der neuen Software hoch sein. Schließlich stellt man damit u.a. eine pünktliche Lieferung sicher. Das trägt zur Kundenzufriedenheit bei. Der Controller müsste auch nachrechnen, ob die Standardsoftware bei den enormen Kosten für deren Einführung überhaupt wirtschaftlich wäre. Dafür hat er Kosten und Nutzen gegenüberzustellen. Der Nutzen wird zum einen durch Kosteneinsparungen eintreten, weil z.b. weniger Personal benötigt wird. Zum anderen kann durch die neue Software auch die Beziehung zu den Kunden verbessert werden, weil man zugesagte Liefertermine eher einhalten kann. Was dies in Mark und Pfennig bringt, kann man jedoch nicht genau vorhersagen. Trotzdem

3 muss das Controlling Instrumente bereitstellen, um diesen Vorteil der neuen Software als Nutzen zu verdeutlichen. Das IV-Controlling sollte auch prüfen, ob die Software die vom Vertrieb geforderten Funktionen bereitstellt und zuverlässig arbeitet. Ist dies nicht gewährleistet, wird man vielleicht nicht auf eine Standardsoftware zurückgreifen, sondern lieber eine eigene Software entwickeln, die zu 100 % die Vertriebsanforderungen erfüllt. Überblick über die Aufgaben des IV-Controllings Die dritte Folie zeigt uns die Aufgabenkomplexe des IV-Controllings. Die Folie wird uns für die restliche Sendung zur Orientierung dienen. Das IV-Controlling unterstützt, wie man sieht, schwerpunktmäßig die Planung, Steuerung und Überwachung von Anwendungssystemen. Dabei geht es zunächst im Rahmen des strategischen IV-Controllings um die Auswahl neuer Vorhaben der IV. In der Abb. ist dieser Bereich dunkelblau hervorgehoben. Strategisches IV-Controlling Unternehmen unterschätzen manchmal die Bedeutung des strategischen IV-Controllings. Sie wählen ihre IV-Projekte nicht bewusst vor dem Hintergrund ihrer strategischen Ziele. Ohne strategisches IV-Controlling kann es passieren, dass man eine Ansammlung wenig attraktiver, dafür aber sehr riskanter Projekte am Laufen hat, ohne dass es dem Management bewusst ist. Gerade Software-Projekte sind häufig sehr riskant, weil ein Fehlschlag gravierende Auswirkungen hätte. Bekannt ist das Beispiel eines Automobilzulieferers, der als einziger Lieferant für Türschlösser fungierte. Dort wurde eine neue Software eingeführt. Es kam zu Problemen, die Software funktionierte nicht. Dadurch konnten Lieferverpflichtungen nicht eingehalten werden. Das führte auch beim Abnehmer, einem Kfz-Unternehmen, dazu, dass das Produktionssoll nicht mehr erfüllt werden konnte, weil Türschlösser fehlten. Verluste von vielen Millionen DM waren die Folge. Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, dass ein strategisches IV- Controlling die laufenden und anstehenden Projekte transparent macht. Dazu gehört im Besonderen, dass Nutzen, Risiko und strategische Be-

4 deutung jedes Projektes aufgezeigt werden. Nur dann ist das Management in der Lage, über neue Projekte realistisch zu entscheiden. Die nächste Abb. verdeutlicht die Vorgehensweise. Das IV-Controlling bewertet alle vorgeschlagenen IV-Projekte und liefert damit einen Filter für die Auswahl der geeigneten Vorhaben. In der Abb. sind das die grünen und blauen Kugeln. Dieser Filter kann z.b. aus einer Berechnung der Wirtschaftlichkeit aller Projekte bestehen. Nur solche Projekte, die rentabel sind, passieren den Filter, die anderen werden abgewiesen. Neben der Wirtschaftlichkeitsberechnung hat sich in der Praxis besonders auch die Portfoliotechnik bewährt, um Projekte einzuschätzen. Ein Beispiel sieht man auf der nächsten Folie. Das Portfolio wurde von der Unternehmensberatung Arthur D. Little entwickelt. Alle Projekte werden auf der Abbildung nach ihrer Attraktivität und ihrem Risiko beurteilt. Risikofaktoren sind vor allem dann gegeben, wenn das Projekt: lange dauert sehr umfangreich ist zu wenig Ressourcen hat von Externen abhängig ist. Ein Projekt ist dann attraktiv, wenn es : eine hohe Wirtschaftlichkeit besitzt dazu dient, neue Kunden zu gewinnen es von großer strategischer Bedeutung ist Alle Projekte werden im Portfolio in Abhängigkeit ihrer Bewertung positioniert. Jedes Unternehmen freut sich über attraktive Projekte mit geringem Risiko, sogenannte "Heiße Projekte". Allerdings werden manche attraktiven Projekte mit einem Risiko behaftet sein. Das sind dann, der Begriff wurde vom Roulette-Spiel entliehen, Vabanque-Projekte. Projekte mit geringem Risiko und niedriger Attraktivität (So what-projekte), aber vor allem Vorhaben mit hohem Risiko und niedriger Attraktivität (Dead Ducks) sollten den vorhin erwähnten Filter nicht passieren. Ein wirkungsvolles IV-Controlling sollte durch einen weiteren Filter dafür sorgen, dass die Projekte vor ihrer Freigabe priorisiert werden. In der Praxis hat man meist zu wenig qualifizierte Mitarbeiter, um alle Projekte optimal abzuwickeln. Bei Engpässen ist es sehr hilfreich, zu wissen, für welche Projekte ein Mitarbeiter vordringlich eingesetzt werden muss.

5 Schließlich sollte das Controlling auch den 3. abgebildeten Filter realisieren. Selbst wenn Projekte bereits laufen, kann es passieren, dass es durch geänderte Rahmenbedingungen nicht mehr wirtschaftlich ist, sie zu Ende zu bringen. Deswegen muss das Controlling eine ständige Ü- berwachung aller Projekte gewährleisten. Projektcontrolling Die Einführung der neuen IV-Systeme, die man realisieren möchte, muss geplant und überwacht werden. Dies bezeichnet man als Projektcontrolling. 15 % der Softwaresysteme können erst nach erheblichen Modifikationen genutzt werden. 47 % der Softwareinvestitionen werden für Systeme ausgegeben, die nie verwendet werden. Diese Zahlen bestätigen die Notwendigkeit eines Controllings bei der Abwicklung von Projekten. Dabei dreht sich das Controlling immer um die Ziele des magischen Dreiecks des Projektgeschäfts (siehe Abb.). Jedes Projekt muss die geforderte Leistung bis zu einem bestimmten Termin innerhalb eines vorgegebenen Kostenrahmens erbringen. Das IV-Controlling hat daran mitzuarbeiten, indem es die Projektverantwortlichen bei der Planung, Steuerung und Kontrolle der Kosten, Termine und Leistung unterstützt. Eine wichtige Aufgabe des Controllings im Rahmen der Planung ist es z.b., dass ein realistischer Kostenplan erstellt wird. Normalerweise stellt der zuständige Projektleiter den planmäßig anfallenden Arbeitsaufwand bereit, den der Controller mit den entsprechenden Stundensätzen bewertet. Sie erkennen dies in Spalte 2 und 3 der Folie. Wie Sie sehen, bilden die Personalkosten in aller Regel den Löwenanteil in IV-Projekten. Dazu kommen dann noch weitere Positionen, wie Kosten für Softwarelizensen und Reisekosten. Für deren Ermittlung arbeiten Controller und Projektleiter eng zusammen. Der Controller errechnet auf dieser Grundlage die geplanten Selbstkosten, wie sie unter der Positionsnummer 4 der Folie aufgeführt sind. Produkt-Controlling

6 Hat man die neue Software erfolgreich installiert, beginnt das so genannte Produkt-Controlling. Dabei geht es zunächst darum, die Wirtschaftlichkeit im laufenden Betrieb zu überwachen. Eine weitere Aufgabe des Produk-Controllings ist, die Kosten und den Nutzen einer Softwareanpassung an geänderte Bedingungen zu ermitteln. Die Kosten der Produktmodifikation betragen teilweise über 50 % der gesamten Lebenszykluskosten. Deswegen ist die Überwachung der Folgekosten enorm wichtig. Für jede größere Änderung eines laufenden Systems sollte das Controlling die Kosten und den Nutzen gegenüberstellen. Durch die Überwachung der Wirtschaftlichkeit alter Systeme kann man auch den optimalen Ersatzzeitpunkt durch neue Software erkennen. Eine weitere wichtige Aufgabe des Produkt-Controllings ist die Ermittlung und Verrechnung der laufenden Kosten an die verschiedenen Fachabteilungen im Unternehmen, die IV-Ressourcen in Anspruch nehmen. Für die Bereitstellung eines DV-Arbeitsplatzes wird zum Beispiel eine monatliche Miete fällig, mit der das Budget der Fachabteilung belastet wird. Jeder Zugriff auf die Standardsoftware verursacht Rechenzeiten eines zentralen Großrechners, die zusätzlich abgerechnet werden. Sind Mitarbeiter zu schulen, werden auch diese Kosten ermittelt und den Fachabteilungen in Rechnung gestellt. Controlling der Infrastruktur und der Ressourcen Um Anwendungssysteme wie Baan zu betreiben, ist eine bestimmte Infrastruktur Voraussetzung. Auch sie muss geplant und überwacht werden. Man muss z.b. prüfen, ob die technischen Gegebenheiten stimmen. Baan setzt bestimmte Betriebssysteme voraus, die im Unternehmen bereits vorhandene Hardware muss die nötige Leistung haben und kompatibel mit der Baan-Software sein. Es sollten genügend Mitarbeiter mit Baan-Kenntnissen vorhanden sein, die Integration mit den bereits vorhandenen Anwendungssystemen ist sicher zu stellen, der Betriebsrat muss zustimmen usw. Man sieht an diesem Beispiel auch, dass die Ressourcen, und das sind vor allem die Mitarbeiter, eine wichtige Rolle im Rahmen des IV- Controllings spielen. Vor allem die Qualifikation der Mitarbeiter muss einem Controlling unterzogen werden. Berichtswesen

7 Eine elementare Aufgabe des Controllings ist die Informationsversorgung des Managements. Grundlage dafür ist das Berichtswesen, das vom Controlling gestaltet wird. Das Berichtswesen muss alle Informationen liefern, damit das Management fundierte Entscheidungen treffen kann. Es werden z.b. Kennzahlen bereit gestellt, mit denen die Informationsverarbeitung im Unternehmen zielgerichtet gesteuert werden kann Zusammenfassung Anfangs wurde geklärt, was man unter IV-Controlling versteht. Es ist ein Spezialgebiet des allgemeinen Controllings. Anschließend wurden die Ziele behandelt. Breiten Raum nahm dann die Beschreibung der Aufgaben des IV- Controllings ein. Im Rahmen der Planung und Überwachung der Anwendungssysteme unterscheidet man strategisches Controlling, Projekt- Controlling und Produkt-Controlling. Außerdem wurde deutlich, dass das IV-Controlling sich auch um den Einsatz der Ressourcen und die Infrastruktur kümmern muss. Wichtig ist zusätzlich die Bereitstellung von Informationen für das Management. Wie man aber auf der letzten Folie sieht, kann man in bestimmten Bereichen auch ohne Controlling auskommen.