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1 pro.s.app personnel file Transparente Personalprozesse mit SAP 1

2 Gerade vertrauliche Personaldokumente müssen besonders sicher und rechtlich einwandfrei aufbewahrt werden die Lösung pro.s.app personnel file bietet einen transparenten Überblick über die Abläufe Ihrer Personalprozesse. Dabei folgt die elektronische Akte den Grundsätzen der Personalaktenführung: Transparenz, Richtigkeit, Zweckbindung und Vertraulichkeit. Mit der Lösung pro.s.app personnel file können sämtliche Dokumente einer Personalakte, vom Vertrag bis hin zu Krankmeldungen, strukturiert und zentral im ECM System d.3ecm revisionssicher archiviert und entsprechend vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen verwaltet werden. Damit stehen diese Dokumente dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend. Transparent und sicher Egal, ob Sie vorhandene Papierdokumente einscannen oder direkt aus Softwareanwendungen oder Ihrem SAP HR/HCM System in das elektronische Personalarchiv abspeichern: Die digitale Personalakte der d.velop AG bildet exakt die Aktenstrukturen ab, die Sie von Ihren klassischen Aktenordnern im Büro gewohnt sind. Dank der individuell festgelegten Berechtigungsstruktur und der sicheren Verschlüsselung ist dafür gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Standortunabhängig Es spielt keine Rolle, ob eingehende Unterlagen direkt am Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters eingescannt werden oder ob sie verteilt auf mehrere Standorte erfasst und an eine zentrale Personalabteilung übermittelt werden die digitale Personalakte der d.velop AG befindet sich in beiden Szenarien im produktiven Einsatz. Schneller auskunftsfähig Die Nutzung der digitalen Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR Prozesse. Verwaltungskosten werden reduziert und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht. Denn auch noch nach Jahren stehen alle Details beliebiger Akten dank der anwenderfreundlichen Suchfunktion in sekundenschnelle praktisch auf Knopfdruck wieder zur Verfügung. Struktur Die Personalakte hat einen sehr verständlichen und einfach definierten Aufbau. Die eigentliche Personalakte untergliedert sich in sogenannte Register, in die die Dokumente eingeordnet werden. Die Register sind Akten im d.3ecm System. pro.s.app personnel file 2

3 Mit Hilfe eines Eigenschaftenfelds erfolgt die Zuordnung der Dokumente in das jeweilige Register. Diese Zuordnung wird über den d.3ecm Aktenplan bei der Ablage von Dokumenten automatisiert gesteuert. Bei dem Aufruf eines Registers aus SAP wird in der Standard-Konfiguration der d.3 Folder Browser aufgerufen. Somit sind sämtliche Dokumente unterhalb des ausgewählten Registers direkt aufgelistet und es kann direkt in die Personalakte navigiert werden. Dokumente, die aus SAP HR/HCM an d.3ecm übergeben werden, oder eingehende Dokumente, die mit SAP Business Objekten über Archivelink verknüpft werden, werden nach der Übergabe an d.3ecm direkt revisionssicher abgelegt. Personalakte Register 1 (Akte) Personaldokument 1 Personaldokument 2 Register 2 (Akte) Personaldokument 3 Personaldokument 4 Personaldokument 5 Register Struktur, welche somit im d.3ecm System erzeugt wird Struktur der Akte im d.3 smart explorer pro.s.app personnel file 3

4 SAP Integration Die Integration der d.3ecm Personalakte in SAP HR/HCM wird mittels SAP Standard- ArchiveLink Schnittstelle realisiert. Diese Schnittstelle ist eine notwendige Voraussetzung. Dabei werden die d.3ecm Register einer Akte direkt als ArchiveLink Verknüpfung zu den Personalstammdaten verknüpft und verwaltet. Aufgrund der häufig hohen Anzahl von Dokumenten in einer Personalakte wird somit Transparenz und Übersichtlichkeit gewahrt. Sämtliche vorhandenen Ablagestrukturen im SAP HR/HCM Modul werden dabei grundsätzlich 1:1 im digitalen Aktenplan des d.3ecm Systems der d.velop AG abgebildet und sind damit einfach zu administrieren. Die Personalaktenstrukturen (Registerakten und Dokumenttypen) werden im d.3ecm vorkonfiguriert als Template zur Verfügung gestellt. Die Zuordnung der Dokumente in die erstellte Aktenstruktur geschieht hierbei automatisch. Dies ermöglicht eine komfortable Navigation durch die Dokumente. Die Anzeige der Personaldokumente und Akten erfolgt aus der SAP GUI, somit bleibt der SAP-Benutzer bequem in der gewohnten Umgebung. Dazu werden die Register der d.3ecm Personalakte im Standard mit dem d.3 Folder Browser direkt aufgerufen. Ablage von Papierdokumenten oder elektronischen Dokumenten pro.s.app personnel file erweitert ein vorhandenes oder ggf. separat zu lizensierendes d.3ecm-basissystem. Papierdokumente werden mit der Scan-Software d.capture gescannt und anschließend direkt im d.capture indexiert. Bei der Indexierung muss die eindeutige Zuordnung zu der Personalnummer erfolgen. Elektronische Dokumente, die SAP HR Personalakte Register 1 (Akte) Personaldokument 1 Personaldokument 2 Register 2 (Akte) Personaldokument 3 Personaldokument 4 Register ArchiveLink Verknüpfungen zu den Personalstammdaten Akten-Register sind in SAP über die Generischen Objektdienste direkt ansprechbar pro.s.app personnel file 4

5 Vorteile auf einen Blick: Vorkonfiguriertes d.3ecm System Direkte Anzeige der Akte/Register Integrierte Schnittstelle zu SAP ERP SAP Konfigurationen werden als SAP Transporte ausgeliefert Einfache Möglichkeit kundenspezifische Anpassungen vorzunehmen Integration d.3 Folder Browser (oder d.3 smart explorer) Module für das Löschen von Dokumenten (z. B. Abmahnungen) Automatische Aktualisierung von Indexdaten in d.3ecm nach Änderungen von relevanten SAP Stammdaten Ablage von Dokumenten über SAP Lösungskonzepte für die Berechtigungssteuerung und Synchronisation der Berechtigungsstrukturen SAP d.3ecm als Datei zur Verfügung stehen, können über den Standard d.3 Import-Client in die Personalakte abgelegt werden. Alternativ kann das SAP Szenario Frühes Ablegen für spätere Erfassung verwendet werden, ebenfalls für SAP vorkonfiguriert als SAP Transport. Bei der Indexierung muss die eindeutige Zuordnung zu der Personalnummer erfolgen. Grundsätzlich werden alle eingehenden Dokumente in die d.3ecm Personalakte verknüpft. Über SAP HR/HCM sind diese Dokumente dann einfach recherchierbar. SAP Kompetenz der d.velop AG Sie suchen ein Expertenteam, das sich seit Jahren erfolgreich im SAP ERP Umfeld bewegt? Dann sind Sie bei uns goldrichtig. Die d.velop AG verzeichnet derzeit mit ihrer ECM-Suite d.3ecm mehr als Installationen bei Kunden mit oftmals mehreren tausend Anwendern. Mehr als registrierte Nutzer verwenden die Lösungen der d.velop AG. Ein Schwerpunkt der realisierten Projekte liegt dabei auf Systemintegrationen mit den ERP-Systemen der SAP AG.Über 600 Kunden nutzen d.velop Produkte im SAP-Umfeld. Hierzu gehören namhafte Unternehmen mit zum Teil sehr komplexen Systemumfeldern und mehreren miteinander verbundenen SAP-Systemen. Das Thema SAP ist strategisch in der d.velop AG verankert und mit einem eigenen SAP Center besetzt. Als offizieller Partner der SAP AG sind unsere Lösungen von der SAP AG zertifiziert, zudem sind unsere Komponenten frei von Rechten Dritter. Die d.velop AG bietet somit selbstverständlich eine vollumfängliche Beratung, Implementierung und Wartung des beschriebenen Moduls. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Greifen Sie hierbei auf eine nachhaltige und praxisorientierte Beratung durch unsere Fachkräfte zurück. Sprechen Sie uns einfach an, denn ein echtes Team besteht aus Menschen. pro.s.app personnel file 5

6 Die 1992 gegründete d.velop AG mit Sitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Neben der strategischen Plattform d.3ecm einer modularen Enterprise Content Management (ECM) Lösung entwickelt d.velop mit der Produktlinie ecspand Services und Lösungen für Microsoft SharePoint, die dort die Funktionsbereiche ECM und DMS vervollständigen. Mit ihrer dritten Produktlinie foxdox hat sich d.velop erfolgreich den Markt für Enterprise Content Management Lösungen in der Cloud erschlossen. Kernfunktionen sind eine automatisierte Posteingangsbearbeitung mit selbstlernender Dokumentenklassifizierung, eine effiziente Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie die komplette Ablaufsteuerung der Prozesse. Lösungen der d.velop beschleunigen Abläufe, vereinfachen Entscheidungen und verbessern nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit. d.velop AG Schildarpstraße Gescher Fon d-velop.de Version: pro.s.app personnel file Januar 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 6

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