Sesam Tageskurs Debitorenbuchhaltung. Sage Schweiz AG, Oberneuhofstrasse 3, 6340 Baar

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1 Sesam Tageskurs Debitorenbuchhaltung Sage Schweiz AG, Oberneuhofstrasse 3, 6340 Baar

2 Seite 2 von /2006 Sage Schweiz AG

3 Inhaltsverzeichnis Vorwort 5 1 Hilfefunktion Hilfe anfordern Das Menü «Hilfe» 9 2 Mandanten Datenstruktur der Sesam Programme Mandant anlegen 15 3 Debitorenbuchhaltung einrichten Bankenstamm und Interne Banken Zahlungsbedingungen anlegen Personenkonten anlegen Der Offene Posten Offene Posten aus dem Vorjahr eröffnen Der Bankenstamm Einstellungen zur Debitorenbuchhaltung 38 4 Buchen Sammelkonto für Direktbuchungen sperren Rechnungen einbuchen Rechnung mit mehreren Gegenkonti erfassen Zahlungen verbuchen Zahlungen als Sammelbeleg verbuchen Zahlungen über ein Personenkonto verbuchen Akontozahlungen Dauerauftrag erfassen Daueraufträge verbuchen Dauerauftrag aus einer Buchung erstellen Eine Gutschrift verbuchen Gutschrift mit einer Rechnung verrechnen Ausbuchuchen von Offenen Posten Offene Posten und Personenkonten löschen 67 5 Mahnungen Einen Mahnvorschlag erstellen Mahnbriefe drucken Mahnungen verbuchen 74 6 Elektronischer Zahlungsverkehr BESR/VESR Das Lastschriftverfahren (LSV/LSV+) Einen Debi-Lauf erstellen LSV-Datei erstellen LSV-Lauf verbuchen 83 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 3 von 110

4 7 Schnittstelle Rechnungswesen Schnittstellenmodul Rechnungswesen 86 8 Auswertungen Buchungsliste Faktura- und Zahlungsjournal Umsatzliste Personenkonto-Listen Offene Posten Listen 97 9 Jahreswechsel Valuta-Ausgleich Ein neues Geschäftsjahr anlegen Selbstkontrolle Aufgaben zur Selbstkontrolle 107 Seite 4 von /2006 Sage Schweiz AG

5 Vorwort Willkommen zum Sesam Tageskurs «Debitorenbuchhaltung». Während des Debitoren-Kurses richten Sie einen vollständigen Debitoren- Mandanten ein und erarbeiten alle gängigen Arbeitsabläufe und Geschäftsvorfälle eines Jahres; vom Erfassen der Debitoren-Adressen bis hin zum Mahnwesen. Weitere Themen im Kurs sind die Übernahme der Rechnungen aus einer Auftragsbearbeitung via Schnittstelle, die Möglichkeiten des elektronischen Zahlungsverkehrs, das Nutzen der zur Verfügung stehenden Auswertungen und der Jahresabschluss. Der Kurs wird durch einen kleinen Workshop abgeschlossen, zu dem Sie selbst Themen, Fragen und Praxisbeispiele einbringen können. Wir wünschen Ihnen im Tageskurs «Debitorenbuchhaltung» viel Spass. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 5 von 110

6 1 Hilfefunktion Als Microsoft Office kompatibles Produkt enthält die Debitorenbuchhaltung Sesam eine Windows-Hilfe, wie sie auch aus anderen Programmen bekannt ist. Wir stellen jedoch immer wieder fest, dass viele Anwender die Hilfe nur wenig nutzen. Oft könnte man sich durch kurzes Nachlesen in der Hilfedatei einen Hotline-Anruf sparen. Jeden Befehl und jedes Fenster finden Sie in der Hilfedatei bis ins Detail erklärt. Um Sie zum Gebrauch der Hilfe-Funktionen anzuregen, haben wir speziell dieses Kapitel geschaffen. Ausserdem werden wir während des Kurses immer wieder auf Informationen der Hilfedatei zurückgreifen, so dass es sinnvoll erscheint, Sie bereits zu Beginn in die Hilfefunktionen einzuführen. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie die Online-Hilfe aufrufen wie Sie ins Inhaltsverzeichnis der Hilfefunktion gelangen wie Sie den «Tipp des Tages» aktivieren und deaktivieren welche Informationen im Infofenster gespeichert sind. Seite 6 von /2006 Sage Schweiz AG

7 1.1 Hilfe anfordern Sollte während der Arbeit mit der Debitorenbuchhaltung eine Frage auftreten, rufen Sie die Online-Hilfe auf. Angenommen Sie befinden sich gerade im Fenster «Zahlungsbedingungen bearbeiten» und möchten sich über die Bedeutung der Skontofristen genauer informieren, dann gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie das Fenster Zahlungsbedingungen bearbeiten aus dem Menü «Bearbeiten» auf. Tippen Sie die Taste «F1». Anstatt mit der Taste «F1» können Sie die Hilfefunktion auch mit dem Hilfecursor ansteuern. Klicken Sie dazu auf das «?» in der Menüleiste und wählen Sie den Befehl «Hilfethemen». Danach können Sie im Register «Suchen» den Begriff «Offene Posten» eingeben und das Kapitel «Debitoren OP» auswählen. Mit einem Mausklick auf die unterstrichenen, in grüner Schrift markierten Themen erhalten Sie weitere Informationen. Der angezeigte Text erklärt die einzelnen Felder und Einstellungen im Fenster «Offene Posten bearbeiten». Zu allen grün markierten Stichwörtern können Sie mit einem Mausklick zusätzliche Information aufrufen. Klicken Sie auf das grün markierte Stichwort «Liste». 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 7 von 110

8 Befehle Über die Schaltfläche «Zurück» gelangen Sie jeweils zu dem vorhergehenden Thema. So können Sie den Weg, auf dem Sie sich von Stichwort zu Stichwort weiter geklickt haben, wieder zurückverfolgen. Der Button «Index» ruft einen Dialog auf, in dem Sie nach beliebigen Stichwörtern suchen können. Der angezeigte Text erklärt die einzelnen Felder, nach denen der gewünschte Offene Posten gesucht werden kann. Weitere grüne Stichwörter bieten vielfältige Verzweigungsmöglichkeiten, so dass Sie von einem Thema zum nächsten klicken können. Die Hilfe- Dokumente können am Bildschirm gelesen oder auch ausgedruckt werden, indem Sie das Symbol «Drucken» unterhalb der Menüleiste betätigen. Klicken Sie auf das Fragezeichen in der Menüleiste und wählen den Befehl «Hilfethemen». Klicken Sie auf das Register «Inhalt». Öffnen Sie im Ordner «Die Menübefehle» den Unterordner «Menü Nebenbücher». Sie sehen darin die Hilfethemen zu allen Fenstern, die Sie aus dem Menü aufrufen können. Interessiert Sie ein bestimmter Befehl, gelangen Sie mit einem Mausklick zu der Beschreibung des Dialogs. Beenden Sie die Hilfe mit der Tastenkombination «ALT + F4» oder klicken Sie auf das «X» in der rechten oberen Bildschirmecke. Seite 8 von /2006 Sage Schweiz AG

9 1.2 Das Menü «Hilfe» Ausser den Hilfethemen enthält das Menü «Hilfe» noch weitere nützliche Befehle. Öffnen Sie das Menü «Fragezeichen». Der erste Befehl «Hilfethemen» ruft das Inhaltsverzeichnis der Hilfe auf. Der Tipp des Tages ist eine Datenbank mit nützlichen Hinweisen. Tastaturkürzel Sofern kein Fenster aktiv ist, öffnet der Tastaturbefehl F1, genau wie der Befehl «Hilfethemen», das Inhaltsverzeichnis der Hilfe. Wählen Sie den Befehl «Tipp des Tages». Befehl Mit dem Button «Nächster Tipp» können Sie die Einträge der Reihe nach durchgehen. Solange in diesem Fenster die Checkbox «Tipps bei jedem Start anzeigen» aktiviert ist, öffnet sich das Fenster, wenn Sie das Programm starten und zeigt Ihnen einen neuen Tipp. Schliessen Sie das Fenster erneut. Wenn Sie über einen Internet-Anschluss verfügen, wählen Sie sich mit dem Befehl «Sesam Online - Homepage» direkt auf die Homepage der Sage Schweiz AG ein. Ebenfalls die Online Registrierung sowie eine Helpdesk-Anfrage kann direkt aus der Applikation gestartet werden. Aus dem Fragezeichen-Menü können Sie ausserdem das Infofenster aufrufen. Dort finden Sie Ihre Seriennummer und die Nummer der Programmversion. Bei Aktivierung der Schaltfläche «System» erhalten Sie eine Übersicht der Systeminformationen (Betriebssystem etc.). Helpdesk Bei einer Anfrage an die Sage Schweiz Helpdesk selektieren die Programme wichtige Informationen wie Produktnamen, Produktlinie oder auch die Seriennummer automatisch und bereiten diese Angaben in einem HTML-Dokument auf. So müssen Sie nur noch Ihre Personalien und die Fehlerbeschreibung erfassen und die Anfrage per an den Kundendienst von Sage Schweiz AG senden. System Über die Schaltfläche «System» im Infofenster können Sie direkt die Systemeigenschaften Ihres PC aufrufen. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 9 von 110

10 In der Hotline werden diese Informationen unter Umständen abgefragt, daher ist es wichtig zu wissen, in welchem Fenster Sie die Information finden. Seite 10 von /2006 Sage Schweiz AG

11 2 Mandanten Das Kapitel «Mandanten» umfasst den technischen Hintergrund der Debitorenbuchhaltung. Zu Beginn vermitteln wir einen kurzen Überblick über die Dateistruktur. Anschliessend legen Sie einen neuen Mandanten an, in dem Sie sämtliche Übungsdaten für den Schulungskurs erfassen. In diesem Kapitel lernen Sie, die Datenstruktur der Programme kennen und wie Sie einen neuen Mandanten anlegen. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 11 von 110

12 2.1 Datenstruktur der Sesam Programme Wenn Sie das Rechnungswesen als Einplatzversion installieren, legt das Programm eine Reihe von Ordnern auf Ihrer Festplatte an. Sie sollten die grundsätzliche Datenstruktur kennen: Starten Sie den Windows Explorer, und suchen Sie den Ordner «C:\Programme\Sesam». Das ist das Hauptverzeichnis, in welchem alle Programme des Rechnungswesens abgelegt werden. Es enthält drei wichtige Unterverzeichnisse. Programmversion Abhängig von der Programmversion, die Sie verwenden, enthält das Verzeichnis «Sesam» unterschiedliche Unterordner. Öffnen Sie das Verzeichnis «Sesam», so dass die Unterverzeichnisse «Data», «Doc» und «Prog» ersichtlich sind. Basis- und Vorlagemandanten Die Mandanten «Basis» und «Westlox» sollten Sie auf keinen Fall löschen. Der Mandant «Basis» steht Ihnen als Kopiervorlage für Ihre eigenen Mandanten zur Verfügung. Der Mandant «Westlox» dient Ihnen als Testmandant. Der Ordner «Data» enthält die Ordner der einzelnen Anwendungen sowie die dazu gehörenden Mandanten. Öffnen Sie das Verzeichnis «Rewe». Dort finden Sie die Buchhaltungsmandanten. Ein Mandant stellt eine einzelne Buchhaltung dar, die mit dem Rechnungswesen verwaltet wird. Nach der Installation des Programms finden Sie den Beispielmandanten «Westlox» und den Vorlagemandanten «Basis». Auswertungen Im Verzeichnis «VL», das sich im Programmverzeichnis befindet, sind die Vorlagen abgelegt, d.h. die Dateien, welche die Auswertungen generieren. Im Ordner «Prog» befinden sich die Anwendungen. Die Programmdatei «sesam.exe» z.b. stellt die Programme der Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung dar. Besonders zu beachten ist der Ordner «Doc». Er enthält verschiedene lesenswerte Dokumente zu Spezialthemen wie z.b. zur Programmierung von Schnittstellen. Seite 12 von /2006 Sage Schweiz AG

13 Weitere Hilfe zur Software finden Sie direkt über das Startmenü. Wählen Sie den Befehl «Start / Programme / Sage Sesam / Hilfe / Rechnungswesen». Bei den Hilfethemen öffnet sich das bekannte Hilfefenster. Sie können mit einem Mausklick auf die grünen Begriffe in die Unterverzeichnisse klicken und sich über die Programmmöglichkeiten informieren. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 13 von 110

14 Notizen Seite 14 von /2006 Sage Schweiz AG

15 2.2 Mandant anlegen Bevor wir mit der eigentlichen Arbeit in der Debitorenbuchhaltung beginnen, sollten Sie noch einen eigenen Mandanten für die folgenden Übungen erfassen. Die Funktion «Mandant neu anlegen» finden Sie im Menü «Datei». Ein Mandant enthält sämtliche Daten der Finanz- und Debitorenbuchhaltung und falls bei Ihnen eingesetzt auch der Kreditorenbuchhaltung. Nur für Spezialprogramme wie z.b. die Kostenrechnung müssen separate Mandanten geführt werden. Öffnen Sie das Menü «Datei» und wählen den Befehl «Mandant neu anlegen». Ein Assistent öffnet sich, der Sie mit gezielten Fragen durch den Vorgang führt. Die erste Frage lautet, wie der Ordner des neuen Mandanten heissen soll. Geben Sie als Bezeichnung «Debim06» ein. Mandanten Unter einem Mandanten versteht man jeweils eine vollständige Buchhaltung. Wenn Sie z.b. drei verschiedene Firmen verwalten, benötigen Sie drei separate Mandanten. Technisch gesehen ist ein Mandant ein Ordner, in dem alle Daten einer Buchhaltung gespeichert sind. Bezeichnung des Mandanten Bei der Bezeichnung des Mandantenordners sollten Sie sich an die DOS- Konventionen halten und höchstens acht zusammenhängende Zeichen ohne Umlaute und Sonderzeichen verwenden. Unterhalb der Bezeichnung wird der Pfad des neuen Ordners angezeigt: «...sesam\data\rewe\ Debim06». Mit dem Button «Suchen» öffnen Sie einen Dateidialog, um einen anderen Pfad einzustellen. Der Zusatz «06» steht für «Geschäftsjahr 2006». Da für jedes Geschäftsjahr ein eigener Mandant erstellt wird, ist es sinnvoll, die Jahreszahl in die Bezeichnung zu integrieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter», so dass Sie zum zweiten Teilschritt des Assistenten vorrücken. Im zweiten Schritt bestimmen Sie, ob in den neuen Mandanten bestehende Daten übernommen werden sollen. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 15 von 110

16 In diesem Fall bietet es sich an, mit den Daten des Beispielmandanten «Westlox» zu arbeiten. Als Standard ist in dem Dialog jedoch der neutrale Vorlagemandant «Basis» eingestellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Suchen», um den Vorlagemandanten zu wechseln. Öffnen Sie den Ordner «Westlox», der sich im Verzeichnis «Programme\Sesam\Data\Rewe» befindet. Ordner wechseln Mit dem Listenfeld «Suchen in», das sich zuoberst im Dialog «Öffnen» befindet, können Sie zu den übergeordneten Verzeichnissen bzw. zu anderen Laufwerken wechseln. Um in den Ordner «Westlox» zu gelangen, gehen Sie zunächst zum Verzeichnis «Data\Rewe», in dem sämtliche Mandanten abgelegt sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Öffnen», um den Mandanten als Vorlagemandanten zu übernehmen. Gehen Sie weiter zum nächsten Schritt des Assistenten. Saldi übertragen Die Funktion «Saldi übertragen» benötigen Sie, um eine Kopie eines Mandanten anzulegen, der bereits Daten enthält. Den Saldoübertrag steuern Sie mit Hilfe von Kopierschaltern, zu denen Sie über die Schaltfläche «Optionen» gelangen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel «Jahresabschluss». Im dritten Teil des Assistenten steuern Sie, welche Daten übernommen werden sollen. Wir möchten sämtliche Fibu Daten ausser den Buchungen übernehmen. Dementsprechend sollten alle Optionen, ausser Buchungen, aktiviert werden. Die Frage, ob Saldi übertragen werden sollen, ist mit der Einstellung «Nein» schon richtig beantwortet. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Fertig stellen», um den Vorgang zu starten. Seite 16 von /2006 Sage Schweiz AG

17 Das Programm legt jetzt unter der Bezeichnung «Debim06» einen neuen Ordner an und speichert diesen im Ordner «Rewe». Nachdem die Daten des Vorlagemandanten erfolgreich kopiert wurden, öffnen sich die Optionen, in denen im Register «Allgemein» die Stammdaten erfasst werden. Dies sind Name und Anschrift eines Mandanten, die Buchhaltungsperiode sowie diverse Vorgaben. Überschreiben Sie die Anschrift der Beispielfirma: Peter Muster AG Debitorenstrasse Basel Optionen Eine ausführliche Beschreibung der übrigen Register der Optionen finden Sie in der Hilfe-Datei. Speichern Sie die Daten, indem Sie auf die Schaltfläche «OK» klicken. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 17 von 110

18 Notizen Seite 18 von /2006 Sage Schweiz AG

19 3 Debitorenbuchhaltung einrichten Bevor Sie mit dem Einbuchen von Rechnungen beginnen, richten Sie zunächst eine Reihe von Datenstämmen ein. Sie erfassen die Adressen und Personenkonten Ihres Kundenstamms und legen die von Ihnen verwendeten Zahlungsbedingungen fest. Wer den automatischen Zahlungsverkehr einsetzt, definiert ausserdem die dazu benötigten Bankkonten. Zu diesem Zweck haben Sie Zugriff auf den Schweizer Bankenstamm. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie mit dem Bankenstamm arbeiten, wie Sie Interne Banken definieren, wie Sie Zahlungsbedingungen einrichten, wie Sie Adressen und Personenkonten erfassen, wie Personenkonten und Offene Posten zusammenhängen, wie Sie Offene Posten aus dem Vorjahr manuell eröffnen, wie das Programm auf den Bankenstamm zugreifen kann, welche Einstellungen in der Administration wichtig sind. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 19 von 110

20 3.1 Bankenstamm und Interne Banken Wenn Sie mit dem elektronischen Zahlungsverkehr arbeiten, müssen Sie die Daten Ihrer Banken in der Debitorenbuchhaltung erfassen. Sie können aus dem Programm auf den gesamten Schweizer Bankenstamm zugreifen. Banken, bei denen Sie Konten führen, definieren Sie als «Interne Banken». Rufen Sie den Bankenstamm aus dem Menü «Bearbeiten / Bankenstamm» auf. Tippen Sie auf die Scroll-Taste, um im Feld «Clearingnummer» die erste Bank anzuzeigen. S.W.I.F.T Ländercode und Bezeichnung werden im elektronischen Zahlungsverkehr für den internationalen Geldtransfer benötigt. Bei der Synchronisation des Bankenstamms werden diese Informationen automatisch von der Internetseite des offiziellen Schweizer Bankentamms geladen. Jede Schweizer Bank ist mit vollständiger Anschrift und Clearingnummer gespeichert. Sie können weitere Einträge eröffnen, z.b. für ausländische Banken. Mit der Taste «F5» öffnen Sie den Browser, in dem Sie nach den Banken suchen können. Sie können in der Liste nach «BC-Nr.», nach «Name» und nach «PLZ Ort» suchen. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift «BC-Nr.» und geben Sie z.b. die Zahl 6 ein. Die Markierung springt auf die erste Zahl, welche mit der Clearingnummer 6 beginnt. Analog zu der Suche nach der Clearing-Nr. können Sie nach dem Namen der Bank suchen, indem Sie die Spaltenüberschrift «Name» anwählen und die ersten Buchstaben des Bankennamens eingeben. Das gleiche Vorgehen können Sie bei der Suche nach PLZ anwenden. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift «PLZ Ort» und geben dort die gesuchte PLZ ein. Schliessen Sie das Fenster und wählen Sie stattdessen den Befehl «Interne Banken bearbeiten» aus dem Menü «Bearbeiten / Interne Banken». Seite 20 von /2006 Sage Schweiz AG

21 In diesem Fenster sind bereits einige Interne Banken vorhanden. Laden Sie eine bestehende Bank in die Eingabefelder, indem Sie im Feld «Bank-Nr.» die Scroll-Taste betätigen. Suchfunktion Die Felder «Fibu-Konto» und «Bankverbindung» sind mit dem bekannten Steuerelement am rechten Feldrand ausgestattet. Mit einem Doppelklick oder F5 rufen Sie hier die Kontenliste bzw. die Liste des Bankenstamms auf. Mit den Pfeiltasten blättern Sie direkt im Feld durch die Einträge. Die Banknummer ist eine beliebig definierbare Kurzbezeichnung. Über das Fibu Konto wird die interne Bank mit der Finanzbuchhaltung verknüpft. Im Feld «Clearing-Nr.» ist die Clearingnummer der entsprechenden Bank gespeichert. Die Anschrift der Bank wird aus dem Bankenstamm eingespiegelt. Im Feld «Kontonummer» geben Sie Ihre eigene Kontonummer ein. Das Feld «Kreditlimite» ist für die Liquiditätsplanung wichtig. Legen Sie eine weitere Interne Bank für ein neu eröffnetes Konto bei der Raiffeisenbank in Baar an. Zunächst müssen Sie dazu ein entsprechendes Fibu Bankkonto einrichten. IBAN-Konto International Bank Account Number der internen Bank. Damit Sie selbst Zahlungen per DTA an ausländische Lieferanten, die Ihnen eine IBAN als Zahlungskonto angeben, auslösen können, ist es notwendig hier die eigene IBAN zu speichern. Eröffnen Sie das Fibu Konto 1024 «Raiffeisenbank Baar». Wählen Sie dazu den Befehl «Konto bearbeiten» aus dem Menü «Bearbeiten / Konten». Öffnen Sie wieder das Fenster «Interne Banken bearbeiten». Geben Sie im Feld «Banknummer» ein Kürzel ein, z.b. «RAIBA» für Raiffeisenbank. Gehen Sie weiter in das Feld «Fibu Konto» und tragen die Kontonummer des neu erfassten Kontos «1024» ein. Die Bezeichnung des Bankkontos wird neben der Kontonummer angezeigt. Im Feld Clearing-Nr. soll die Clearingnummer der Raiffeisenbank Baar eingesetzt werden. Da man die Clearingnummer wohl im seltensten Fall zur Hand hat, können Sie aus dem Feld direkt den Bankenstamm aufrufen und die richtige Bank suchen und übernehmen. Bankentyp Das Listenfeld «Typ» enthält die Positionen «Post- Check», «Bank» und «Konto». Diese Einstellung ist nur für die Kreditorenbuchhaltung von Bedeutung; sie sorgt für eine korrekte Ausführung von DTA bzw. EZAG Aufträgen. Interne Verrechnungskonten werden als «Konto» definiert. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 21 von 110

22 Setzen Sie den Cursor in das Feld «Clearing-Nr.» und tippen Sie die «F5» Taste. Eine Liste öffnet sich, worin die Banken entweder nach Nummern, Namen oder nach Postleitzahlen sortiert angezeigt werden. Spalten anpassen Sie können die Spalten dieses Fensters beliebig vergrössern oder verkleinern. Ziehen Sie dazu mit der Maus den Rand des rechten Spaltentitels auf bzw. zu. Ändern Sie mit einem Mausklick auf den Spaltentitel die Sortierordnung in «PLZ/Ort». Tippen Sie die Postleitzahl von Baar (PLZ 6341) in das Feld «PLZ Ort» ein. Alle Banken mit der PLZ 6341 werden in der Bankenliste zu oberst angezeigt. Kreditlimite Bei jeder Bank kann man hier eine Kreditlimite erfassen, die besonders für die Liquiditätsplanung von Interesse ist. Übernehmen Sie die Raiffeisenbank Baar mit einem Doppelklick. Erfassen Sie zuletzt im Feld «Kontonummer» eine fiktive Nummer für das Konto der Raiffeisenbank. IBAN Konto Falls Sie die IBAN Nummer für Ihr Bankkonto wissen, kann diese im Feld «IBAN- Konto» eingetragen werden. Geben Sie den Befehl über die Schaltfläche «Einfügen», damit die Interne Bank angelegt wird. Seite 22 von /2006 Sage Schweiz AG

23 Aufgabe Richten Sie selbständig eine neue Interne Bank für ein Konto bei der Zuger Kantonalbank in 6301 Zug ein. Erfassen Sie das Fibu Konto zunächst unter der Nummer Überlegung: Nachdem ich das Konto in den Kontenplan eingefügt habe, rufe ich das Fenster «Interne Banken bearbeiten» auf. Dort bestimme ich eine beliebige Kurzbezeichnung als Banknummer und trage die Fibu Kontonummer ein. Aus dem Feld «Bankverbindung» rufe ich mit dem Befehl «F5» die Bankenliste auf und übernehme daraus die Zuger Kantonalbank. Notizen 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 23 von 110

24 3.2 Zahlungsbedingungen anlegen Skonto- und Mahnfrist Wenn diese Zahlungsbedingung für eine Kunden-Rechnung gilt, werden folgende Funktionen ausgelöst: Zahlt der Kunde innerhalb der Skontofrist, geht das Programm davon aus, dass der Skontoabzug getätigt wurde, und schlägt vor, den Betrag auf das in der Administration für Skontoabzüge definierte Konto zu buchen. Wenn das Zahlungsziel mehr als 21 Tage nach Fälligkeit überschritten wird, schlägt das Programm den Offenen Posten für einen Mahnlauf vor. Mit den Zahlungsbedingungen legen Sie fest, wann eine Rechnung zur Zahlung fällig wird und in welcher Frist Skonto abgezogen werden darf. Die Zahlungsbedingungen werden in einem separaten Fenster verwaltet. Sie können beliebig viele Konditionen definieren. Legen Sie z.b. eine Zahlungsbedingung «14 Tage 3% Skonto, 30 Tage netto» an. Rufen Sie das Fenster «Zahlungsbedingungen bearbeiten» aus dem Menü «Bearbeiten» auf. Holen Sie die Daten der Zahlungsbedingung «10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto» in das Fenster, indem Sie im Feld «Kürzel» die Scroll-Taste tippen. Zwei Skontostufen Es sind bis zu zwei Skontofristen möglich. Die Anzahl der Tage geht dabei jeweils vom Datum der Rechnungsstellung aus. In einer Zahlungsbedingung speichern Sie Skontofristen, Fälligkeit, Mahnfristen sowie die Mahngebühr pro Mahnstufe. Ausserdem wird das Limit für Differenzbeträge auf den Kundenkonten, die nicht angemahnt, sondern ausgebucht werden, definiert. Um eine neue Zahlungsbedingung anzulegen, gehen Sie folgendermassen vor: Geben Sie im Feld «Kürzel» z.b. «14T3» für 14 Tage 3% Skonto ein. Ins Feld «Text» tragen Sie «14 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto» ein. Speichern Sie als erste Skontofrist einen Prozentsatz von 3% und eine Frist von 14 Tagen. Geben Sie im Feld «Netto innert x Tagen» die Zahl 30 ein. Seite 24 von /2006 Sage Schweiz AG

25 In den übrigen Zahlungsbedingungen sind in den Feldern «Erlösminderungen» und «keine Mahnungen bis Betrag 10. Franken» als Obergrenze definiert. Das Programm bucht dann automatisch kleinere Differenzbeträge auf das in der Administration für Erlösminderungen vorgesehene Konto. Es werden auch keine Mahnungen für Offene Posten mit kleinerem Saldo erstellt. Geben Sie für die Zahlungsbedingung 10. Franken für Debitorenverluste an. Definieren Sie die folgenden Mahnstufen: Die erste Mahnung soll nach Ablauf von 7 Tagen, alle übrigen sollen ebenfalls jeweils nach einer weiteren Woche versandt werden. Mahnstufen Die Anzahl Tage bis zur ersten Mahnung werden vom Fälligkeitsdatum aus berechnet. Die übrigen Mahnstufen beziehen sich auf das Datum der jeweils letzten Mahnung. Beim Erlöskonto geben Sie ein Konto an, auf das die Mahngebühren verbucht werden. In unserem Fall ist es das Konto «3607 Übriger Ertrag». Speichern Sie die erfasste Zahlungsbedingung, indem Sie die Schaltfläche «Einfügen» betätigen. Nun können Sie die Zahlungsbedingung mit den Personenkonten verknüpfen. Selbstverständlich ist eine Zahlungsbedingung nicht fix an ein Personenkonto geknüpft, sondern kann für jeden einzelnen Offenen Posten verändert werden. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 25 von 110

26 Aufgabe Erfassen Sie eine weitere Zahlungsbedingung: «8 Tage 3% Skonto 14 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto». Die Höchstgrenze für Erlösminderungen und ungemahnte Beträge soll 10. Franken betragen. Die 1. Mahnung soll nach 7 Tagen erfolgen und jede weitere nach einer Woche. Das Erlöskonto ist das Konto «3607». Überlegung: Ich gebe der Zahlungsbedingung ein Kürzel und erfasse den erklärenden Text. Bei den beiden Skontofristen gebe ich Prozentsatz und Periode ein, im Feld «Netto innert x Tagen» setze ich 30 Tage ein. Die Höchstgrenze für Erlösminderungen und angemahnte Beträge setze ich auf 10. Franken, die erste Mahnstufe auf 7 Tage, die übrigen Mahnungen lasse ich um jeweils eine Woche aufeinander folgen. Im Erlöskonto trage ich das Konto «3607» ein. Um die Zahlungsbedingung zu speichern drücke ich abschliessend auf die Schaltfläche «Einfügen». Notizen Seite 26 von /2006 Sage Schweiz AG

27 3.3 Personenkonten anlegen Unter einem Personenkonto versteht man das Konto eines Kunden, auf dem all seine Rechnungen und Zahlungen verbucht werden. Es wird mit der Adresse des Kunden verknüpft, so dass seine Anschrift für Mitteilungen, z.b. eine Mahnung, zur Verfügung steht. In der Debitorenbuchhaltung stellen Personenkonto und Adresse getrennte Dateien dar, werden jedoch in einem Zug erfasst. Legen Sie nun ein Personenkonto an. Restaurant zum goldenen Stern Herr Walter Hugentobler Sternstrasse Baar Öffnen Sie das Menü «Nebenbücher«und wählen Sie den Befehl «Personenkonten Debitoren». Personenkontoliste Möchten Sie ein bestehendes Personenkonto aufrufen, tippen Sie dessen Nummer in das erste Feld ein. Wie aus allen Feldern zur Eingabe einer Kontonummer können Sie auch hier mit dem Befehl F5 eine Liste aufrufen, um nach dem gewünschten Personenkonto zu suchen. Das Fenster, in dem die Personenkonten angezeigt werden, öffnet sich. Die Eingabefelder werden leer angzeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neu». Sie gelangen in das Fenster «Adressen bearbeiten», indem Sie die Anschrift des Kunden speichern. Im Feld «Adresse» wird die nächste freie Adressnummer angezeigt, unter der die neue Adresse gespeichert wird. Einmalkunde: Diese Checkbox kann aktiviert werden, wenn ein Kunde nur für eine kurze Zeit in die Debi PK aufgenommen werden soll. Beim Geschäftsjahreswechsel können diese PK von der Übernahme ins neue GJ ausgeschlossen werden, sofern der Saldo des PK Null beträgt. So verhindern Sie unnötige Personenkonten ins neue Geschäftsjahr zu übertragen. Erfassen Sie einen Kurznamen, z.b. STERN und den Firmennamen. Im Feld «Zusatz 1» tragen Sie den Ansprechpartner ein. Danach füllen Sie noch die Felder «Strasse», «PLZ» und «Ort» aus. Adressen und Personenkonten Das Fenster «Adressen bearbeiten» können Sie auch direkt aus dem Menü «Bearbeiten» aufrufen und unabhängig von einem Personenkonto Adressen erfassen. Beachten Sie, dass die Adresse nicht das eigentliche Personenkonto ist, sondern lediglich die Anschrift eines Kunden speichert. Daher ist es möglich, auch externe Adressverwaltungen einzubinden. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 27 von 110

28 Sie haben ebenfalls die Möglichkeit eine Briefanrede, sowie E- Mail-, Internetadresse und Telefonnummern zu hinterlegen, die in den entsprechenden Listen angezeigt werden. Zusätze Die Felder «Zusatz 1» und «Zusatz 2» gehören ebenfalls zur Anschrift und bieten zusätzlichen Platz für umfangreiche Firmenbezeichnungen, Ansprechpartner oder Abteilungen. Voreinstellungen In der Administration können Sie einige dieser Einstellungen für alle Adressen eines Mandanten definieren. Fremdsprachen Das Programm ist grundsätzlich mehrsprachig ausgerichtet. In allen Formularen, die Sie an Ihre Geschäftspartner verschicken, können die Standardtexte in mehreren Sprachen erfasst werden. Um zu bestimmen, welche Sprache für einen Kunden gilt, speichern Sie in diesem Fenster das jeweilige Sprachenkürzel. Vorsicht, das Sprachenkürzel unterscheidet Gross- und Kleinschreibung! Personenkontonummer Das Personenkonto erhält zur besseren Übersicht die gleiche Nummer wie die Adresse. Prinzipiell ist es möglich, mehrere Personenkonten zu einer Adresse zu speichern. Währung Die Währung des Fibu Kontos gilt auch für das Personenkonto. Kontoliste Mit dem Befehl F5 gelangen Sie aus den Feldern «Fibu Konto», «Gegen-Konto» und «Akonto-Konto» in die Kontoliste der Fibu Konten. Die Druck Optionen enthalten verschiedene Checkboxen. Sie bestimmen, in welcher Form die Anschrift des Kunden ausgedruckt werden soll. Wünschen Sie ein Standardformat, müssen Sie die Einstellungen nicht verändern. Im Feld «Sprache» definieren Sie, in welcher Sprache die Mahnbriefe ausgedruckt werden sollen. Wenn Sie das Feld leer lassen, werden die Mahnungen automatisch in Deutsch ausgedruckt. Möglich sind: D Deutsch F Französisch I Italienisch E Englisch Betätigen Sie die Schaltfläche «Einfügen». Die neue Adresse wird angelegt und in das Fenster «Personenkonten bearbeiten Debitoren» übernommen. Zur Vollständigkeit fehlt jetzt nur noch das Debitorensammelkonto, zu dem das neue Personenkonto gehören soll. Das Sammelkonto weist den Saldo aller ihm zugeordneten Personenkonten in der Finanzbuchhaltung aus. Wenn Sie das Personenkonto bebuchen, wird im Hintergrund auch der Saldo des Debitorensammelkontos aktiviert. Sollten Sie im Fenster «Adresse bearbeiten» Angaben vergessen haben, können Sie diese im Menü «Bearbeiten \ Adressen» im Nachhinein noch ergänzen. Geben Sie im Feld «Fibu Konto» die Nummer «1100» ein. Mit der Taste «F5» öffnen Sie den Kontenplan. Geben Sie im Feld Gegenkonto die Nummer des Kontos «3200 Erlös Schliessanlagen» ein. Seite 28 von /2006 Sage Schweiz AG

29 Im oberen Bereich des Fensters sehen Sie das Listenfeld «Zahlungsbedingungen». Die Debitorenbuchhaltung benötigt diese Zahlungsbedingungen, um eine offene Rechnung nach Ablauf des Zahlungsdatums mahnen zu können. Die Checkbox «keine Mahnungen» aktivieren Sie, wenn ausgewählte Kunden nicht den Standard-Mahnbrief erhalten sollen. Die Checkbox «Einmalkunde» kann aktiviert werden, wenn ein Kunde nur für eine kurze Zeit in die Debitoren PK aufgenommen werden soll. Beim Geschäftsjahreswechsel können Personenkonten von der Übernahme ins neue Geschäftsjahr ausgeschlossen werden, sofern der Saldo des PK Null beträgt (keine oder ausgeglichene offene Posten aufweist). So verhindern Sie die Übernahme von unnötigen Personenkonten ins neue Geschäftsjahr. Wählen Sie aus dem Listenfeld «Zahlungsbedingungen» die Option «10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto» aus. Über die Schaltfläche neu im Dialog Bankverbindungen haben Sie die Möglichkeiten, mehrere Bankverbindungen pro Personenkonto zu hinterlegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche «neu» und wählen Sie für den ersten Eintrag «Standard». Für jede Bankverbindung können Sie einen beliebigen Namen vergeben. Ebenfalls können Sie zu jeder Bankverbindung individuell die Zahlungsarten inkl. ESR ID hinterlegen. Mit dem Bestätigen des Buttons «Einfügen» oder «Ändern» werden die neu erfassten Daten gespeichert. Beim Buchen einer Rechnung können Sie in der Buchungsmaske im Register Bank die entsprechende Bankverbindung anwählen, sofern nicht die als Standard definierte Bankverbindung verwendet werden soll. Lastschriftverfahren Bei Kunden, mit denen Sie den Bankeinzug vereinbart haben, speichern Sie als Zahlungsart "LSV/Debit direct", dazu eine entsprechende Clearing-Nr. der Bank sowie die Kontonummer des Kunden. Wenn Sie die neue Zahlungsart LSV+/Debit direct wählen, müssen Sie die IBAN-Nummer des Kunden hinterlegen. Sollten Sie den elektronischen Zahlungsverkehr noch nicht nutzen, hat dieses Feld keine Bedeutung; behalten Sie dann die Einstellung "manuell" bei. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 29 von 110

30 Im Feld Rechnungsart können Sie zwischen Papier, PayNet und YellowBill auswählen. Mit der Teilnahme am PayNet-/ YellowBill- Netzwerk können Sie elektronische Rechnungen MWST-konform über E-Banking versenden und/oder empfangen. Damit haben Sie die Basisdaten eines Personenkontos erfasst. Geben Sie im Fenster «Personenkonten bearbeiten» den Befehl «Einfügen», um das Personenkonto anzulegen. Seite 30 von /2006 Sage Schweiz AG

31 Aufgabe Legen Sie ein weiteres Personenkonto an, z.b. die Firma Hans Holler AG, Bahnhofstrasse 7, 4023 Basel. Für diesen Kunden soll als Zahlungsziel «30 Tage netto» gelten. Verknüpfen Sie das Personenkonto wie in der vorherigen Übung mit dem Ertragskonto Überlegung: Im Fenster «Personenkonten bearbeiten» klicke ich auf die Schaltfläche «Neu». Daraufhin öffnet sich das Adressmodul, in dem ich die Anschrift des Kunden speichere. Mit dem Befehl «Einfügen» übernehme ich die Adresse in das Personenkonto. Zur Vollständigkeit der Daten erfasse ich noch das Debitorensammelkonto 1100 sowie das Gegenkonto. Ich wähle die korrekte Zahlungsbedingung aus. Damit das Personenkonto angelegt wird, betätige ich zuletzt die Schaltfläche «Einfügen». Notizen 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 31 von 110

32 3.4 Der Offene Posten Die zentrale Aufgabe der Debitorenbuchhaltung ist die Kontrolle der Offenen Posten. Wir möchten zu Beginn des Schulungskurses den Begriff «Offener Posten» von der technischen Seite her genau erklären. Wenn Sie in der Debitorenbuchhaltung eine Rechnung einbuchen, entsteht bei dem jeweiligen Kunden ein Offener Posten. Stellen Sie sich den Offenen Posten stets wie ein Konto vor. Durch das Einbuchen der Rechnung erhält er seinen Eröffnungssaldo. Die Zahlungsbuchung oder mehrere Teilzahlungen gleichen den Offenen Posten wieder aus. Der Saldo sämtlicher Offener Posten eines Kunden ergibt den Saldo des Personenkontos. Die Personenkonten sind wiederum zu einem oder mehreren Debitorensammelkonten der Finanzbuchhaltung zusammengefasst. Jede neue Rechnung oder Zahlung wirkt sich folglich auf drei Stufen aus, und zwar auf Offene Posten, Personenkonten und Debitorensammelkonten der Finanzbuchhaltung. Seite 32 von /2006 Sage Schweiz AG

33 3.5 Offene Posten aus dem Vorjahr eröffnen Beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahres werden die Saldi der Fibu Konten, der Personenkonten und der Offenen Posten vorgetragen. Im ersten Jahr, in dem Sie die Debitorenbuchhaltung einsetzen, müssen Sie die Offenen Posten von Hand eröffnen. An diesem Punkt kommt es vielfach zu Missverständnissen. Der Offene Posten entsteht nämlich nicht wie sonst während des Jahres durch eine Buchung, sondern schlicht durch das Erfassen des Saldovortrags. Rufen Sie den Befehl «Offene Posten Debitoren» aus dem Menü «Nebenbücher» auf. Offene Posten ändern Alle Daten, die einen Offenen Posten betreffen, können in diesem Fenster kontrolliert und geändert werden. Sie haben Zugriff auf Datum und Text der Buchung, mit welcher der Offene Posten erstellt wurde, können die Zahlungsbedingung und das Fälligkeitsdatum ändern und sehen den Rechnungsbetrag sowie bereits geleistete Zahlungen. Mit dem Befehl F5 rufen Sie aus dem Feld «OP-Nr.» eine Liste der Offenen Posten auf. Das Fenster «Offene Posten bearbeiten Debitoren» öffnet sich. Im Fenster haben Sie Zugriff auf alle Offenen Posten, die Sie beim Buchen kreieren. Wenn Sie eine Rechnung einbuchen, wird automatisch ein neuer Offener Posten eröffnet. Offene Posten aus dem Vorjahr legen Sie direkt mit dem Befehl «Einfügen» an. Angenommen das Restaurant zum goldenen Stern hatte am noch eine Rechnung über 500. Franken für die Lieferung von Türschlössern offen. Die Rechnung wurde am gestellt und trägt die Nummer Als Zahlungsziel gilt 14 Tage 2%, 30 Tage netto. Geben Sie als OP-Nummer die Rechnungsnummer «202938» ein. Erfassen Sie im Feld «Valuta-Datum» das Rechnungsdatum vom und als Buchungstext z.b. Türschlösser an Restaurant goldener Stern. Rufen Sie aus dem Feld «Personenkonto» mit dem Befehl «F5» die Personenkonten-Liste auf und übernehmen Sie daraus das Restaurant zum goldenen Stern. Sortierordnung Die Liste kann nach Personenkontonummer oder Personenkonto- Kurznamen sortiert werden. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 33 von 110

34 Offene Posten löschen Mit dem Befehl «Offene Posten löschen» aus dem Menü Nebenbücher lassen sich sämtliche ausgeglichenen Offenen Posten zu einem Stichdatum mit einem Befehl entfernen. Wählen Sie aus dem Listenfeld «Zahlungsbedingung» 14 Tage 3% Skonto, 30 Tage netto aus. Setzen Sie im Feld «Saldovortrag» den Rechnungsbetrag von 500. Franken ein. Fälligkeitsdatum Das Datum im Feld «Fällig am» übersteuert das in den Zahlungsbedingungen gespeicherte Datum der ersten Mahnung. Im Rahmen «Aktuelle Zahlung» können Sie ablesen, wie oft bereits gemahnt werden musste und wann der letzte Mahnbrief verschickt wurde. Mehrwertsteuer Das hier beschriebene Vorgehen ist nur richtig, wenn Sie die Mehrwertsteuer nach vereinbartem Entgelt abrechnen. Wenn Sie nach vereinnahmten Entgelten abrechnen, dürfen Sie den Offenen Posten erst in dem Jahr, in dem er bezahlt wird, tatsächlich einbuchen. Solange das neue Jahr noch nicht eröffnet ist, könnten Sie ihn provisorisch in einem Hilfs-Mandanten erfassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Einfügen», um den neuen Offenen Posten zu speichern. Der Saldovortrag des Personenkontos enthält nun ebenfalls einen Saldo von 500. Franken. Saldovortrag Der Eröffnungssaldo des Debitorensammelkontos muss den Saldovorträgen der einzelnen Personenkonten, die mit diesem verknüpft sind, entsprechen. Überprüfen Sie, ob dies nach dem Eröffnen aller Offener Posten gegeben ist, da hier keine automatische Verbindung besteht. Seite 34 von /2006 Sage Schweiz AG

35 Aufgabe Eröffnen Sie folgenden Offenen Posten: Am wurde der Firma Abegg Immobilien die Rechnung Nr über Franken für eine Alarmanlage gestellt. Als Zahlungsbedingung gilt 30 Tage netto. Überlegung: Im Fenster «Offene Posten bearbeiten» gebe ich die Rechnungsnummer als OP-Nummer ein und wähle als Personenkonto das Konto der Abegg Immobilien. Ich erfasse das Rechnungsdatum und einen Buchungstext und wähle als Zahlungsbedingung 30 Tage netto. Den Rechnungsbetrag speichere ich im Feld «Saldovortrag». Abschliessend speichere ich die Daten mit dem Befehl «Einfügen». Notizen 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 35 von 110

36 3.6 Der Bankenstamm Die diversen Einstellungen, die für die Debitorenbuchhaltung in den Optionen gespeichert sind, wirken auf den ersten Blick recht technisch und kompliziert. Wenn man jedoch die Bedeutung der wichtigsten Schlüssel kennt, werden die Zusammenhänge schnell klar. Öffnen Sie im Menu «Extras» die Optionen und wechseln Sie in das Register «Einstellungen». Öffnen Sie das Listenfeld «Sektion», das sich im oberen Bereich des Fensters befindet. Im List-Feld sehen Sie alle Vorgaben, die im Sesam Rechnungswesen möglich sind. Die Einstellungen der jeweils ausgewählten Sektion werden im unteren Bereich des Fensters angezeigt. Seite 36 von /2006 Sage Schweiz AG

37 Wählen Sie die Sektion «Dateien» aus. Pfad Das Sternchen vor dem Pfad bedeutet, dass sich der Ordner, in dem das Verzeichnis «Stamm» liegt, d.h. in diesem Fall der Ordner «Data», auf der gleichen Ebene wie das Prog-Verzeichnis befindet. In der Debitorenbuchhaltung können Sie auf den gesamten Bankenstamm zugreifen. Damit diese Datei nicht in jedem Mandanten abgelegt werden muss, wird sie einmal zentral im Verzeichnis «Sesam\Data\Stamm» gespeichert. In der Sektion «Dateien» wird der Pfad des Verzeichnisses angegeben. Sofern Sie es nicht verschieben, brauchen Sie diese Einstellung nicht zu ändern. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 37 von 110

38 3.7 Einstellungen zur Debitorenbuchhaltung In den Einstellungen ist für die Debitorenbuchhaltung eine eigene Sektion eingerichtet. Wechseln Sie zur Sektion «Debitoren». In der Fusszeile des Fensters wird eine kurze Erklärung des jeweils markierten Schlüssels angezeigt. Markieren Sie den Schlüssel 2 und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Ändern». Falls Sie in Ihrem Mandanten ein anderes Konto verwenden, geben Sie dessen Nummer als neuen Wert ein. Nachfolgend sind die wichtigsten Schlüssel aufgeführt: Schlüssel 1 Zuletzt verwendete Offene Posten Nummer Schlüssel 2 Fibukonto für Skontoabzüge Schlüssel 3 Fibukonto für Erlösminderungen Schlüssel 4 DLL Datei einer externen Adressverwaltung Schlüssel 5 Zuletzt verwendete Personenkontonummer Schlüssel 7 Datum des letzten Mahnlaufs Schlüssel 10 Eine 1 bedeutet, dass die Länderkürzel der Adressen ausgedruckt werden. Schlüssel 11 Ausnahme zu Schlüssel 10, wenn inländische Adressen kein Länderkürzel erhalten sollen. Schlüssel 12 Trennungszeichen zwischen Länderkürzel und Postleitzahl Schlüssel 13 Automatischer Buchungstext Seite 38 von /2006 Sage Schweiz AG

39 Der automatische Buchungstext ist eine nützliche Funktion, da die Texte der Debitorenbuchungen in der Regel standardisiert sind. Mit Hilfe von Platzhaltern definieren Sie als Schlüssel 13 einen Buchungstext, der automatisch geschrieben wird, sobald Sie beim Buchen eine Personenkontonummer eingeben. Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: $1 Personenkontonummer $2 Personenkonto-Kurzname $3 Personenkonto-Bezeichnung $9 Offene Posten Nummer \n Bewirkt einen Zeilenumbruch Interessant ist auch Schlüssel 4, der eine externe Adressverwaltung in das Rechnungswesen einbindet. Ist hier der Pfad der DLL Datei des entsprechenden Programms eingetragen, können Sie es direkt aus dem Menü «Bearbeiten» aufrufen. Zwei weitere Sektionen sind für die Debitorenbuchhaltung von Bedeutung: Die Sektionen «BesrVesr» für den automatischen Zahlungsverkehr und «Beam für Debitoren» für den Import von Offenen Posten. Wählen Sie die Sektion «BesrVesr» aus. Wenn Sie mit der Bank bzw. Post Besr/Vesr-Dateien austauschen, speichern Sie hier den Pfad der Besr/Vesr-Datei sowie diverse Vorgaben für die automatischen Buchungen: Schlüssel 1 Schlüssel 2 Schlüssel 3 Schlüssel 4 Schlüssel 5 Pfad und Dateinamen der Besr/Vesr-Datei. Das Kürzel der Bank, mit der Sie den elektronischen Zahlungsverkehr abwickeln. Text der automatisch eingelesenen Zahlungsbuchungen. Es gelten die gleichen Platzhalter, wie in der Sektion «Debitoren» beschrieben. Gruppenkürzel, mit dem diese Buchungen gekennzeichnet werden sollen. Nummernkreis der Besr/Vesr-Buchungen. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 39 von 110

40 Öffnen Sie die Sektion «Beam für Debitoren». Schlüssel Wenn Sie wissen möchten, welcher Schlüssel für welche Einstellung steht, können Sie über die Hilfe im Register «Suchen» den Begriff «inidef» eingeben. Dort sind alle Schlüssel der Administration beschrieben. Mit den Einstellungen von «Beam für Debitoren» müssen Sie sich auseinandersetzen, wenn Sie über die Schnittstelle Daten aus einer Auftragsbearbeitung importieren. Dort sind diverse Vorgaben gespeichert, welche die Schnittstelle verwenden soll, falls ein Datensatz in der Auftragsbearbeitung nicht sämtliche Informationen enthält, z.b. ein Standard-Ertragskonto, das allgemeine Debitorenkonto sowie der Standard- Umsatzsteuerschlüssel. Auf die einzelnen Steuercodes gehen wir jedoch nicht näher ein. Anwender der Schnittstelle erhalten eine umfassende Dokumentation mitgeliefert. Seite 40 von /2006 Sage Schweiz AG

41 4 Buchen Viele Anwender der Debitorenbuchhaltung werden vermutlich die Rechnungsdaten aus einer Auftragsbearbeitung über die Schnittstelle einlesen, statt die Buchungen manuell zu erfassen. Trotzdem ist es wichtig, die manuelle Technik gut zu kennen. Wichtig für das Verständnis der Buchungstechnik ist vor allem die Bedeutung der Eingabemodi «Rechnung (Debi)», «Zahlung (Debi)» und«zahlung über PK (Debi)». In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Sammelkonti für Direktbuchungen sperren, wie Sie Rechnungen einbuchen, wie Sie Zahlungen verbuchen, wie Sie einen Zahlungseingang von verschiedenen Kunden verbuchen, wie Sie mit Akontozahlungen umgehen, wie Sie Daueraufträge erfassen und verbuchen, wie Sie Gutschriften verbuchen, wie Sie eine Rechnung mit einer Gutschrift verrechnen, wie Sie offene Posten ausbuchen und wie Sie offene Posten und Personenkonten löschen. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 41 von 110

42 4.1 Sammelkonto für Direktbuchungen sperren Für die Revision der Jahresrechnung wird vom Revisor die Liste der Offenen Posten mit dem Debitoren Sammelkonto verglichen. Häufig kommt es vor, dass diese beiden Werte nicht übereinstimmen. Um Differenzen zu vermeiden, kann das Sammelkonto der Debitoren für Direktbuchungen gesperrt werden. Wir werden nun im Fenster «Konten bearbeiten» das Konto «1100» für Direktbuchungen sperren. Wählen Sie den Befehl Konten aus dem Menü «Bearbeiten» und wählen Sie mittels «F5» das Konto «1100» aus. Aktivieren Sie die Checkbox «Gesperrt für Direktbuchung». Von nun an kann nur noch auf das Konto «1100» gebucht werden, wenn im selben Buchungssatz ein OP angesprochen wird. Bereits erfolgte Direktbuchungen auf das Sammelkonto werden bei einer manuellen Mutation der entsprechenden Buchung nicht mehr akzeptiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Ändern», damit die Mutation gespeichert wird. Anschliessend können Sie das Fenster schliessen. Aufgabe Sperren Sie das Sammelkonto «1105» Debitoren in EUR für Direktbuchungen. Überlegung: Im Menu «Bearbeiten» rufe ich den Menüpunkt «Konten» auf. Mit F5 wähle ich das Konto «1105» aus und aktiviere die Checkbox «Gesperrt für Direktbuchungen». Mit einem Mausklick auf «Ändern» bestätige ich die Änderung. Seite 42 von /2006 Sage Schweiz AG

43 Notizen 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 43 von 110

44 4.2 Rechnungen einbuchen Für die Debitorenbuchhaltung stellt das Buchungsfenster eine Reihe von unterschiedlichen Erfassungsmodi zur Verfügung: «Rechnung (Debi)», «Zahlung (Debi)» und «Zahlung über PK (Debi)». Im Rechnungsmodus legen Sie neue Offene Posten an, im Zahlungsmodus verbuchen Sie deren Zahlung. «Zahlung über PK (Debi)» ist ein spezieller Eingabemodus zur Verbuchung mehrerer Zahlungen eines Kunden. Verbuchen Sie nun die folgende Beispielrechnung: An die Firma Ackermann AG wurde ein Safe im Wert von Franken geliefert. Der Ertrag soll auf das Konto 3200, Erlöse Schliessanlagen, gebucht werden. Wählen Sie den Befehl «Buchen» aus dem Menü «Bearbeiten» und wechseln Sie im Fenster «Beleg bearbeiten» in den Modus «Rechnung (Debi)». Tastaturkürzel Das Tastaturkürzel, das den Modus «Rechnung (Debi)» aktiviert, lautet «Ctrl + 4». Offene Posten Nummer Sie können die vorgegebene Offene Posten Nummer jederzeit überschreiben. Das Programm zählt jeweils ab der neuen Nummer weiter. Im Kontenfeld suchen Statt diese Liste aufzurufen, könnten Sie auch direkt im Feld «P-Konto» die Personenkonten mit der - oder -Taste der Reihe nach durchgehen. Automatischer Buchungstext In den Einstellungen der Administration können Sie vorgeben, dass der Buchungstext automatisch generiert werden soll, sobald Sie ein Personenkonto eingeben. Im Feld «OP-Nummer» wird die jeweils nächste freie Nummer angezeigt. Diese definiert den Offenen Posten. Es ist praktisch, wenn sie der Rechnungsnummer entspricht. Da Sie die Personenkontonummer der Ackermann AG nicht auswendig kennen, rufen Sie mit dem Befehl «F5» aus dem Feld «P-Konto» die Personenkontenliste auf und übernehmen das Konto. Erfassen Sie das Rechnungsdatum. Wenn Sie wollen, können Sie den Buchungstext überschreiben. Seite 44 von /2006 Sage Schweiz AG

45 Erfassen Sie den Betrag von Franken. Mit der Personenkontonummer werden die Zahlungsbedingung, das Gegenkonto und die Bankverbindung automatisch übernommen. Diese Vorgabewerte können Sie gegebenenfalls einfach überschreiben. Lösen Sie mit «Enter» Taste den Befehl «Buchen» aus. Das Programm wechselt in das Register «Beleg». Im Register «Beleg» können Sie das Gegenkonto mutieren. Lösen Sie über die «Enter» Taste den Befehl «Buchen» aus. Ein wiederholtes Bedienen der Taste «Enter» speichert den Beleg. Das Programm legt den Offenen Posten an, aktualisiert den Saldo des Personenkontos und führt eine Soll-Buchung an das Debitorensammelkonto des verwendeten Personenkontos sowie eine Haben-Buchung gegen das Ertragskonto durch. Die Buchungen werden in der Buchungsliste abgelegt. In der Liste der letzten Buchungen sehen Sie die beiden Soll-/Haben-Buchungen samt der zugehörigen Mehrwertsteuerbuchung. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 45 von 110

46 Aufgabe Buchen Sie drei weitere Rechnungen ein: 1. Verkauf von Qualitätsschlössern im Wert von 820. Franken an das Restaurant zum goldenen Stern (Konto 3200). 2. Der Firma Albiser AG wird ein Wartungsvertrag über Franken für ein Sicherheitssystem berechnet (Konto 3402). 3. Verkauf von Ersatzteilen über 250. Franken an die Abegg Immobilien AG (Konto 3201). Überlegung: Im Modus «Rechnung» erfasse ich Personenkonto, Buchungstext, Datum und Betrag. Um das Personenkonto zu suchen, rufe ich mit dem Befehl «F5» aus dem Feld «P-Konto» die Kontenliste auf. Mit «Enter» wechsle ich in das Register «Beleg», ändere ggf. das Gegenkonto und schliesse die Buchung mit 2x «Enter» ab. Notizen Seite 46 von /2006 Sage Schweiz AG

47 4.3 Rechnung mit mehreren Gegenkonti erfassen Im Modus «Rechnung (Debi)» lassen sich nicht nur Einfachbuchungen, sondern auch beliebig viele Teilbuchungen zu einem Beleg zusammenfassen. Das ist sehr nützlich, wenn z.b. einzelne Rechnungspositionen unterschiedliche Ertragskonten betreffen. In der nächsten Übung legen Sie einen Beleg für folgende Rechnung an: Die Firma Abegg Immobilien hat eine Alarmanlage für Franken erworben. Für die Installation des Geräts wurden 300. Franken in Rechnung gestellt, so dass sich ein Rechnungsbetrag von Franken ergibt. Wählen Sie den Modus «Rechnung (Debi)». Als ersten Schritt gehen Sie gleich vor wie im Kapitel «Rechnungen verbuchen» beschrieben. Rufen Sie mit dem Befehl «F5» aus dem Feld «P-Konto» die Personenkontenliste auf und übernehmen Sie das Konto der Abegg Immobilien. Erfassen Sie das Rechnungsdatum. Erfassen Sie den Totalbetrag von Franken. Lösen Sie mit der Taste «Enter» den Befehl «Buchen» aus. 04/2006 Sage Schweiz AG Seite 47 von 110