Ausgangspunkt: Warum überhaupt Dokumentenmanagement?

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1 Potenziale von Dokumentenmanagement B u s i n e s s A p p l i c a t i o n R e s e a r c h C e n t e r Potenziale von Dokumentenmanagement: einfacher, schneller und besser arbeiten können Dr. Martin Böhn Head of Enterprise Content Management, Senior Analyst, BARC GmbH Ausgangspunkt: Warum überhaupt Dokumentenmanagement? BARC Dr. BARC GmbH

2 Potenziale von Dokumentenmanagement Es funktioniert, aber wie genau.? Wo liegen meine Dokumente? Wie komme ich an die Informationen? War die Information in einer Datei, in einem (Papier-)Brief oder in einer ????????? Welche Informationen zu einem bestimmten Kunden, Lieferanten, Projekt gibt es eigentlich in meinem Unternehmen? Wie kann ich eine Prozessbearbeitung unter Einhaltung der verabschiedeten Entscheidungswege und Regeln sichern? BARC Informationsinseln Inhaltliche Klassifikation? Papier Zentrale Ablage, Handakten, Schreibtisch, Aktualität Versionsmanagement Suchzeiten Zugriffszeiten Fehlerhafte Ablage s Gruppenpostfach, Persönliches Postfach, Archivdateien Dateiablage Dateiserver, Eigene Festplatte, CDs, DVDs, Bänder Datensicherheit Datenschutz (Zugriffsrechte) BARC Dr. BARC GmbH

3 Potenziale von Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement zu Fuß Dateinamen Inhalt, Projekt, Produkt, Anlass, Bearbeiter etc. Versionszähler, Status etc. Ordnerstrukturen Thematische, sukzessive Segmentierung (Aktenplan) Archiv zur Verwaltung von Vorversionen etc. Gefahr von Parallelwelten Alles zentral abzuspeichern (Scannen; Druck als PDF) Vorgaben n Strukturen für m Mitarbeiter? Verschiedene Sichten über Umwege Links, Kopien: Aufbau mehrerer Strukturen, parallele Pflege Volltextsuche (wenn im Dateinamen) Einsatz von Excel oder Access: Zusatzinformationen BARC Dokumentenmanagement zu Fuß Dateinamen Inhalt, Projekt, Produkt, Anlass, Bearbeiter etc. Versionszähler, Status etc. Viel Aufwand Ordnerstrukturen Thematische, sukzessive Segmentierung (Aktenplan) Archiv zur Alles Verwaltung muss manuell von Vorversionen gepflegt etc. werden Gefahr von Parallelwelten Alles zentral abzuspeichern (Scannen; Druck als PDF) n Strukturen für Vorgaben m Mitarbeiter? müssen erlernt werden Verschiedene Sichten über Umwege Links, Kopien: Aufbau mehrerer Strukturen, parallele Pflege Volltextsuche (wenn im Dateinamen) Einsatz von Excel Kein oder Prozessbezug Access reine Ablage BARC Dr. BARC GmbH

4 Potenziale von Dokumentenmanagement Business Application Research Center (BARC GmbH) BARC Business Application Research Center (BARC) BARC unterstützt Unternehmen, die richtigen Entscheidungen in Softwareprojekten zu treffen. Völlig neutrale Unterstützung von Softwareprojekten durch Vergleichsstudien >200 Softwarelösungen im Labor getestet Marktforschung Tagungen Beratung Anwenderbefragungen, Marktuntersuchung Direktvergleich von Anbietern und Lösungen IT-Strategie & Softwareauswahl, Organisations- und Prozessberatung BARC Dr. BARC GmbH

5 Potenziale von Dokumentenmanagement Wesen des Dokumentenmanagements BARC Dokumentenmanagement Der Wert eines Dokuments wird durch seine Verwendung in Geschäftsprozessen bestimmt BARC Dr. BARC GmbH

6 Potenziale von Dokumentenmanagement Dokumentenlebenszyklus Dokumenterstellung oder -import Überführung in das System Klassifikation Dokumentverwendung Recherche Bearbeitung (Versionierung, Notizen etc.) Verknüpfung mit anderen Dokumenten Dokumentverteilung Einbinden in Workflows Gemeinsame Bearbeitung Freigabe, Publikation, Präsentation Dokumentablage Zusammenführung der betrieblichen Informationen Entsprechung rechtlicher Anforderungen Dokumentzerstörung Unterstützung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments BARC Arten von Dokumenten Office-Dokumente ERP- Dokumente Fachanwendungen DMS Papierdokumente Multimedia- s CAD-Dokumente BARC Dr. BARC GmbH

7 Potenziale von Dokumentenmanagement Arten von Dokumenten Rechnung Office- Dokumente Papierdokumente Lieferschein Vertrag Beschwerde Angebot ERP- Dokumente Multimedia- Daten CAD- Dokumente s Projektplan. Fachanwendungen Analoge Informationen Elektronische Informationen BARC Was ein Dokument alles umfasst Historie, Vorversionen Digitale Anmerkungen Verwaltung verschiedener Formate r00v01ldokumententext r01v01ldokumententext r01v02ldokumententext Verschlagwortung Einordnung in Akten Signatur Zugeordnete Aufgaben und Prozesse Wesentliche Informationen: Dokumentenart und Status BARC Dr. BARC GmbH

8 Potenziale von Dokumentenmanagement Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Lebensmittel Benzin Hotel Nutzen der Verschlagwortung (Metadaten) Suchanfrage, Anzahl Treffer Genauere Suche Projekt 0815 Rechnung Protokolle { Bauplan } Logische Verknüpfung Sortierung, Segmentierung Arbeit mit der Trefferliste Angebot Abstraktion vom Format Kunde A Kunde B Verschiedene Sichtweisen Kunde A Setzen von Rechten Definition von Fristen Anstoßen von Aufgaben Verteilung von Dokumenten Nutzung des Lebenszyklus BARC Prozessorientiertes Dokumentenmanagement Gescanntes Papiers Office- Dokumente s Dokumentenablage ERP- Daten Weitere Dokumente Erfassung unterschiedlicher Dokumentenquellen und -formate Einheitliche Indexierung Zentraler Informationsspeicher operativ analytisch Zentraler Informationsspeicher Prozessschritt A Manuelle Abfrage durch Anwender Prozessschritt B Metadatendatenbank Dokumentenspeicher Geschäftsprozessdatenbank Prozessschritt C Prozessschritt D Dokumente + Prozesse Geschäftsprozesssteuerung und -überwachung Analyse & Kontrolle Automatische Zuordnung von Dokumenten zu Prozessen Protokollierung BARC Dr. BARC GmbH

9 Potenziale von Dokumentenmanagement Vorteile von Dokumentenmanagement BARC Nutzenfaktoren (Direkte) Kostenaspekte Lagerraummiete, Papier, Druck, Porto Softwarelizenzen Zeitaspekte Dokumentenmanagementsysteme Durchlaufzeitverkürzung, (Teil-)Automation, schnellerer Zugriff auf Informationen Qualitätsaspekte Informationsbündelung (digitale Akte), erhöhte Transparenz, Prüfroutinen (Vollständigkeit etc.) Sicherheitsaspekte Spiegelung Datenbestände; Rollenkonzepte, Zugriffsverrechtung Gesetzliche Vorschriften Archivierung, Nachweisbarkeit BARC Dr. BARC GmbH

10 Potenziale von Dokumentenmanagement Das Projekt verkaufen Schneller suchen können Weniger suchen müssen Weg von Doppelablage und Kopien und Doppelarbeit Nicht mehr nachfragen müssen (Gibt es? Wo ist? Welche Version ist die aktuelle?) Keine Dokumentenverwaltung zu Fuß Prozesse vereinfachen (Vorgaben, Automatismen) Bessere Übersicht über Prozesse und Aufgaben BARC Das Projekt verkaufen Schneller suchen können Geschäftsführung Weniger suchen müssen Effizienz, Effektivität, Einhaltung von Weg von Doppelablage und Kopien Nachweispflichten und Doppelarbeit Nicht mehr nachfragen müssen (Gibt es? Wo ist? Welche Version ist die aktuelle?) Keine Dokumentenverwaltung zu Fuß Entlastung, Vereinfachung, Prozesse vereinfachen (Vorgaben, Zufriedenheit Automatismen) Bessere Übersicht über Prozesse und Aufgaben Mitarbeiter BARC Dr. BARC GmbH

11 Potenziale von Dokumentenmanagement Der Weg zum System BARC Wahl des Systems Welches System ist das passende für die unternehmensindividuellen Anforderungen und Gegebenheiten? Eine Entscheidung von enormer Tragweite! BARC Dr. BARC GmbH

12 Potenziale von Dokumentenmanagement Auswahlprozess für Software Beschleunigung Auswahlprozess durch Fachwissen Realisierung / Implementierung Entscheidung Detailevaluation Kosten, Zeiten, Prototyping, Anwender-Feedback Grobanalyse Funktionale und technische Bewertung Markteingrenzung Gewichtung der Anforderungen Prozess- und Anforderungsanalyse Ziel- und Projektdefinition Marktrecherche BARC Dokumentenmanagement: F A Z I T BARC Dr. BARC GmbH

13 Potenziale von Dokumentenmanagement Mehrwert für den Mitarbeiter Einfacher Informationen einbringen MEHR PRODUKTIVITÄT Weniger Suchen, Mehr Finden, Mehr NUTZEN Neue Formen des Zugriffs und der Bearbeitung MEHR MOTIVATION Entlastung von Routinetätigkeiten BARC FAZIT: Checkliste für Projektleiter Die Technik ist ausgereift Die Systeme sind verfügbar?? Die Anforderungen sind klar erhoben Bestehende Prozesse und Tätigkeiten sind kritisch überprüft worden Keine Schnellschüsse! Keine Schlagworte! Keine Vorurteile! BARC Dr. BARC GmbH

14 Potenziale von Dokumentenmanagement FAZIT?? Die Technik ist ausgereift Die Systeme sind verfügbar Die Anforderungen sind klar erhoben Bestehende Prozesse und Tätigkeiten sind kritisch überprüft worden Sie bestimmen den Erfolg ihrer Projekte! Keine Schnellschüsse! Keine Vorurteile! Suchen Sie Lösungen ohne Scheuklappen Keine Schlagworte! Sie BARC Was können wir für Sie tun? Dr. Martin Böhn Head of Enterprise Content Management BARC GmbH Berliner Platz 7 D Tel. +49 (0)931/ Fax +49 (0)931/ Ihr neutraler und kompetenter Partner für Dokumentenmanagement und Prozessmanagement BARC Dr. BARC GmbH

15 Potenziale von Dokumentenmanagement BARC: Expertise für datengetriebene Unternehmen Beratung Strategie & Organisation Prozesse & IT-Architektur Softwareauswahl Data Science Weiterbildung Konferenzen Seminare Kamingespräche Datengetriebene Unternehmen Research Produktvergleiche Marktforschung BI Manager BARC Leistungen Strategieberatung Strategieentwicklung, Stärken/Schwächen, Architekturkonzeption Potenzialanalyse, Informationen zum Markt Zieldefinition, Anforderungsanalyse, Lastenheft Projektunterstützung und Projektmanagement Interviews, Analyse bestehender Prozess- und Dokumentenstrukturen, Ableitung von Anforderungen Softwareauswahl Marktsegmentierung, Softwarebewertung Vorbereitung und Durchführung von Teststellungen Begleitung Implementierung und Betrieb Organisationsberatung Organisationsentwicklung, Aufbau Kompetenzzentrum Gestaltung Rechtestrukturen, Metadatenmodell, Prozesse BARC Dr. BARC GmbH

Es funktioniert, aber wie genau.?

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