Funktions- und Leistungsumfang- erfolgsorientierte Prämierung mit TexControl

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1 Funktions- und Leistungsumfang- erfolgsorientierte Prämierung mit TexControl 1

2 Unternehmen möchten Planungs- und Kalkulationssicherheit: Eine Prämie soll dann - und nur dann - gezahlt werden, wenn das Betriebsergebnis nachweislich verbessert wurde. Der Mitarbeiter wird nur dann zum Erfolg beitragen wollen und beitragen können, wenn er seine Einflussmöglichkeiten kennt und akzeptiert. Eine Prämie soll daher einen Anreiz zur Leistungssteigerung geben, kalkulatorisch sicher sein, gerecht, transparent und flexibel angewendet werden können. Häufig fehlen eine geeignete Bemessungsgrundlage und ein Instrumentarium, um die Prämie zeitnah und mit vertretbarem Aufwand zu ermitteln. Denn je größer der zeitliche Abstand zwischen Belohnung und ihrer Ursache ist, desto geringer wird auch der Zusammenhang erkannt und geschätzt. Die Bemessungsgrundlage lässt sich einfach ermitteln: Erzielter Rohertrag (Auftragswerte abzüglich Materialkosten) geteilt durch gebuchte Auftragszeiten ergibt Erlös pro Stunde. In industriellen Großbetrieben werden nach Einführung einer erfolgsorientierten Vergütung erfahrungsgemäß 20% bis 25% Leistungssteigerung erreicht. In KMU (kleine und mittelständige Unternehmen), rechnet man mit 3% bis 10% Leistungssteigerung. Eine Leistungssteigerung von 3% erreicht man bereits dadurch, dass, das was bisher in 60 Minuten erledigt wurde künftig bereits in rund 58 Minuten erledigt wird. Weitere Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung sind bspw. sparsamerer Energieverbrauch, geringerer Materialeinsatz, etc. 2

3 Zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Leistungssteigerung setzen wir die von uns entwickelte Software TexControl ein. Diese wurde 2009 unter Teilnehmern mit dem 2. Platz des Innovationspreis IT der Initiative Mittelstand unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie ausgezeichnet. Ohne Eingriff in Ihre Software - wir verwenden gängige Datenaustauschformatekönnen wir so monatlich die Leistungssteigerung ermitteln und die Basis für Prämienzahlungen schaffen. 3

4 Einsatzgebiete TexControl- Wer nutzt es? TexControl wurde entwickelt um den Mitarbeitern einen Leistungsanreiz wie den des Akkordsystems der Großindustrie zu bieten, dem Unternehmer aber hinsichtlich Messbarkeit und Kontrolle sehr geringe bis gar keine Kosten aufbürdet. Unsere Erfolgsbeteiligung ist ideal für klein- und mittelständische Unternehmen, die in der Produktion und auf dem Dienstleistungssektor vertreten sind geeignet. Auch Einzel- und Großhandel sowie reine Handelsunternehmen erhalten mit unserer Erfolgsbeteiligung ein ideales Werkzeug zur Mitarbeiterbindung und Motivation. Die einzelnen Aufträge sind von Kunde zu Kunde meist unterschiedlich und eine Erstellung von Vorgabezeiten damit so gut wie nicht möglich. Der Mitarbeiter wird anhand seines Leistungsgrades und seiner tatsächlichen Anwesenheit prämiert. Auch Mitarbeiter, die nicht am direkten Wertschöpfungsprozess tätig sind, können ebenfalls optional in das Prämiensystem eingebunden werden. 4

5 Was macht die erfolgsorientierte Vergütung für Sie so wertvoll? Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter durch eine gerechte Prämierung Die Prämien richten sich nach dem Betriebsergebnis und/oder nach einzelnen Aufträgen Sie bestimmen die Voraussetzungen der Prämie, die Leistung Ihrer Mitarbeiter bestimmt die Höhe Alle prämienrelevanten Masken sind passwortgeschützt Die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern wird gefördert Die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter steigt 5

6 Exposé der Auswertungsmöglichkeiten TexControl 6

7 Das Kern- Ziel unseres Programms sind die Auswertungen. Auf Grund von Auftragsanlagen, Zeit- und Materialbuchungen sowie Auftragsabschlüssen werden von Programm automatisch Auswertungen generiert. Ergebnisrechnung: Die Ergebnisrechnung ist eine Zusammenstellung des aktuellen Ist- Standes (Monatsweise). Hier werden alle momentan laufenden und abgeschlossenen Aufträge zueinander (Leistungsabgegrenzt) betrachtet. Um in die Ergebnisrechnung zu öffnen klicken Sie bitte auf Auswertung >> Ergebnisrechnung. Im oberen Bereich finden Sie die aktuellen Aufträge. Mit Doppelklick auf den einzelnen Auftrag kommen Sie in die detaillierte Ansicht des einzelnen Auftrags. 7

8 Hier im unteren Bereich der Ergebnisrechnung finden Sie die kumulierten Werte übergreifend über alle Aufträge. Als wichtigste Werte sind folgende Zahlen zu beachten: Monatswert Eigenerzeugnisse / Regie / Kleinaufträge Monatswert Kompensation Handelsware Umsatz Kleinaufträge (ohne Mat.): Geben Sie hier monatsweise Ihre Umsätze abzüglich Materialselbstkosten ein, die Sie mit Kleinaufträgen generieren konnten (Wertschöpfung mit Kleinaufträgen). Definition und Zeitbuchungen auf Kleinaufträge siehe Seite 47. 8

9 Chefübersicht: Die Chefübersicht ist, wie es der Name schon sagt, für den Chef gedacht. Hier werden alle Daten zusammengefasst und ausgewiesen. Um in die Chefübersicht zu gelangen klicken Sie bitte auf Auswertungen >> Chefübersicht. Hier werden alle Werte des ausgewählten Monats / Jahres angezeigt. Bitte beachten Sie, dass es sich hier um Leistungsumsätze monatlich abgegrenzt handelt und es daher Abweichungen zur BWA geben kann. 9

10 Die Chefübersicht kann um zwei Diagramme in der Ansicht erweitert werden. Nutzen Sie hierzu bitte diesen Button. Das erste Diagramm zeigt den Vergleich Soll- Stunden (rote Linie) zu tatsächlich erbrachten Ist- Stunden (grüne Linie) bis zum ausgewählten Monat an. Das zweite Diagramm zeigt den Vergleich Soll- Ertrag/Stunde (rote Linie) zu tatsächlich aufgelaufenen Ist- Ertrag/Stunde (grüne Linie) bis zum ausgewählten Monat an. Die blaue Linie zeigt den Ertrag pro Stunde des jeweiligen Monats an. 10

11 BWA- Kostenvergleich: Mit dieser Auswertung haben Sie die Möglichkeit ihre tatsächlichen Kosten aus Ihrer BWA mit den geplanten Selbstkosten zu vergleichen. Ebenso wird der tatsächliche Selbstkostensatz mit dem geplanten Selbstkostensatz verglichen. Um in die Maske BWA- Kostenvergleich zu gelangen klicken Sie bitte auf Auswertungen >> BWA- Kostenvergleich. Auf der linken Maskenseite sehen Sie alle Kostenblöcke, wie sie in der Selbstkostensatzermittlung auch zu sehen sind. Sie können nun für jeden Monat die angefallenen Kosten jedes Kostenblockes als Summe eingeben. Als Quelle könnte z.b. Ihre BWA dienen. Das System wertet nun aus, wie Ihre Selbstkostenstruktur für den jeweils eingegebenen Monat war und vergleicht dies mit den hinterlegten Soll- Selbstkosten. Gleichzeitig werden die gebuchten Ist- Stunden mit den Soll- Stunden der einzelnen Monate verglichen. 11

12 Auf der rechten Maskenseite sehen sie die kumulierten Werte sowie die Soll- Werte als Vergleich. Um Ihnen die Auswertung noch zu verdeutlichen, können Sie sich zwei Diagramme hierzu ansehen. Stunden- Diagramm: Vergleicht die Soll- Stunden mit den erbrachten Ist- Stunden je Monat 12

13 Kosten- Diagramm: Selbstkosten (Soll) /h Selbstkosten (Ist) /h) Selbstkosten (Durchschnitt) /h 13

14 ABC- Produktanalyse: Die ABC- Produktanalyse stellt vergleiche zwischen bereits abgeschlossenen Aufträgen her. Produkte und Aufträge, die gut, mittel, oder schlecht gelaufen sind werden mit dem dazugehörigen Umsatzvolumen dargestellt. Hier können Sie zeitnahe Reaktionen auf einzelne Produkte ableiten. Um in die Maske ABC- Analyse zu gelangen klicken Sie bitte auf Auswertungen >> ABC- Analyse. 14

15 Sie können hier folgende Filter setzten: Einschränkung des Datums Produktart Produktgruppe Die prozentuale Einteilung in die Kategorien können Sie selbst vornehmen. Standardmäßig ist die Einstellung wie folgt: A= Alle abgeschlossenen Aufträge die mit einer Wertschöpfung / Std. ( /Std) von mehr als 5% höher als der interne Stundenverrechnungssatzes werden in der Kategorie A angezeigt. B= Alle abgeschlossenen Aufträge die mit einer Wertschöpfung / Std. ( /Std) von + - 5% des internen Stundenverrechnungssatz werden in der Kategorie B angezeigt. C= Alle abgeschlossenen Aufträge die mit einer Wertschöpfung / Std. ( /Std) von weniger als -5% des internen Stundenverrechnungssatzes werden in der Kategorie C angezeigt. 15

16 Auftragsübersicht Mit dieser Übersicht erhalten Sie einen Überblick über alle momentan laufenden Aufträge und deren Stand bezgl der Buchungen. Bei Aufträgen lt. Angebot bzw. Handelsaufträge werden nun auch die Soll / Ist Stunden- und Materialbuchungen graphisch dargestellt. Bei einer Überschreitung der Ausgangswerte wird der Ist- Bereich rot angezeigt bei Unterschreitung grün. Ampelsystem: = Weder Zeit- noch Materialbuchung für diesen Auftrag vorhanden. = Weder Zeit- noch Materialbuchung für diesen Auftrag sind im Vergleich zu den Soll- Werten überschritten. = Entweder Zeit- oder Materialbuchung für diesen Auftrag ist im Vergleich zu den Soll- Werten überschritten. =Zeit- und Materialbuchung für diesen Auftrag ist im Vergleich zu den Soll- Werten überschritten. 16

17 Kunden Umsatz: Die Kunden- Umsatzanalyse stellt Vergleiche aller Kunden mit den verbundenen Aufträgen dar. Erkennen Sie sofort, welche Kunden, welchen Anteil vom Umsatz gebracht haben. Um in die Maske Kunden- Umsatz zu gelangen klicken Sie bitte auf Auswertungen >> Kunden- Umsatz. 17

18 Einleitung: Auf der Grundlage der Nachkalkulation wurde ein Prämien- oder Bepunktungs- (Bewertungs-) System entwickelt. Auf der Basis von Anwesenheitsstunden (Monat/Person) wird vom erzielten Ergebnis eine Prämie oder Bepunktung je Mitarbeiter abgeleitet. Dieses Prämien / Punkte- Bewertungssystem funktioniert ohne Vorgabezeiten und ist somit das einzige, wirklich umsetzbare Prämiensystem für mittelständische Unternehmen. Die Prämierung kann in Punkten oder in uro ausgewiesen werden, was dem Unternehmer die Freiheit lässt auch steuerrelevante Begünstigungen anhand des Punktesystems seinen Mitarbeitern zukommen zu lassen. Um nun nicht nur das Betriebsergebnis mit der o. g. Betriebsprämie zu berücksichtigen, besteht die Möglichkeit eine Auftragsprämie für einzelne Aufträge, oder eine Abteilungsprämie für eine Abteilung noch mit einfließen zu lassen. Hier werden dann nur die Mitarbeiter berücksichtigt, die an dem entsprechenden Auftrag bzw. in der entsprechenden Abteilung gearbeitet haben. 18

19 Hier in dieser Tabelle werden alle Mitarbeiter aus dem Personalstamm angezeigt, die in die Motivation mit einbezogen werden sollen. Dieses Kriterium kann bei jedem einzelnen Mitarbeiter im Personalstamm festgelegt werden. Betriebsprämie - Einstellungen: Die Betriebsprämie wird übergreifend über alle Eigenerzeugnis- und Regieaufträge ermittelt. Hier greift keine Abteilung oder Auftrag. Das Gesamte Betriebsergebnis wird zur Ermittlung der Prämie herangezogen. Kalkulatorisch sehr sicheres System, da das Aufgelaufene Betriebsergebnis den Prämien- Schwellenwert (Prämierung ab) erreichen muss. Hier stellen Sie ein, ab welcher Wertschöpfung pro Stunde Sie eine Prämie ausschütten möchten. Bitte beachten Sie, das hier nur die Wertschöpfung mit Eigenerzeugnissen bzw. Dienstleistung zu verstehen ist. Mit dem Prämiensatz stellen Sie ein, wie viel Prozent Sie von der Überdeckung als Prämie ausschütten möchten. 19

20 Auftragsprämie 1 und 2: Mit der Auftragsprämie können einzelne Aufträge separat prämiert werden. Bei Auftragsabschluss wird anhand der Einstellungen die Prämie ausgewiesen. Prämie bekommen nur die Mitarbeiter, die an dem entsprechenden Auftrag beteiligt waren (Stundenbuchung). Kalkulatorisches Risiko kann nicht ausgeschlossen werden, da nur die guten Aufträge prämiert werden. Schlechte Aufträge werden nicht berücksichtigt, der daraus resultierende Verlust trägt das Unternehmen. 20

21 Auftragsabschluss mit Auftragsprämie: In diesem Beispiel wurde eine tatsächliche Wertschöpfung von 68,65 /h. Eine Auftragsprämie wird ab 32,00 /h Wertschöpfung gewährt, die aber auf max. 40,- /h gedeckelt ist. Somit erhält jeder Mitarbeiter, der an diesem Auftrag gearbeitet hat und auch in der Basiseinstellung des Motivationsbarometer für Prämie vorgesehen ist eine Auftragsprämie von 0,80 /h Abteilungsprämie: Mit der Abteilungsprämie können Aufträge einer Abteilung separat prämiert werden. Alle Ergebnisse der abgeschlossenen Aufträge innerhalb der Abteilung werden übergreifend betrachtet. Kommt das Abteilungsergebnis auf eine Wertschöpfung innerhalb der eingestellten Abteilungsprämie, wird diese je nach Einstellung berücksichtigt. An der Abteilungsprämie sind alle Mitarbeiter einer Abteilung beteiligt, die auch an Aufträgen der Abteilung gearbeitet haben. Kalkulatorisches Risiko innerhalb der Abteilung kann ausgeschlossen werden, da gute und schlechte Aufträge berücksichtigt werden. 21

22 Achtung: Wenn Sie Abteilungsprämie auswählen, werden für die Aufträge in dieser Abteilung keine Auftragsprämien mehr ausgewiesen, da das Gesamtergebnis der Abteilung, also alle Aufträge der Abteilung, zur Prämienberechnung verwendet wird. 22

23 Die Prämienauswertung Einzelübersicht (Mitarbeiter): Um die einzelnen Prämienauswertungen je Mitarbeiter anzuzeigen, wählen Sie bitte hier einen Mitarbeiter aus: 23

24 Erklärung der einzelnen Werte der Einzelübersicht: Betriebsprämie: Bereinigte Anwesenheitszeit (Leistungsbereinigt) Ergibt sich aus Gesamtübersicht Ergibt sich Auftragsprämie: 24

25 Abteilungsprämie: Prämiensatz der Abteilung anhand der Auftragsabschlüsse Anwesenheitszeit des Mitarbeiters in dieser Abteilung Ergibt sich 25

26 Prämienauswertung (Ausdruck für den Mitarbeiter): Um für jeden Mitarbeiter einen Report der Prämie zu drucken, klicken Sie hier. 26

27 Prämienkonto: Mit dem Prämienkonto können Sie die Ausschüttung der Prämie steuern und erhalten einen Gesamtüberblick über zu zahlende Prämie, bereits bezahlte Prämie und Differenz pro Mitarbeiter. 27

28 Prämienzahlung: Mit der Maske Prämienzahlung haben Sie die Möglichkeit, bei einer Bar- Prämie die Stückelung der Geldbeträge vorzunehmen. 28