Professionalisierung Einkauf am Beispiel der BVG

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1 Professionalisierung Einkauf am Beispiel der BVG BEKA Einkaufsleitertagung Wiesloch, 27. Oktober 2010 BVG_101027_BEKA Einkaufsleitertagung_vf.pptx

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Kostenoptimierung Professionalisierung Zusammenfassung Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung Kostenoptimierung Professionalisierung Zusammenfassung Seite 3

4 BrainNet ist eine der international führenden Marken für Supply-Chain-Management Beratung. Mehr als 235 Mitarbeiter und Beschaffungsspezialisten liefern Best Practices weltweit. Vorstellung BrainNet Seite 4

5 BVG und BrainNet arbeiten gemeinsam an der Weiterentwicklung des Einkaufs: Kostenoptimierung und Professionalisierung stehen im Fokus. Zusammenarbeit November Dezember 2009 Februar 2010 Januar 2011 Kostenoptimierung Potenzialanalyse Professionalisierung Seite 5

6 Basierend auf dem heutigen Aufgabenprofil und im Vergleich zu anderen Unternehmen ist der Einkauf der BVG gut aufgestellt. Weiteres Entwicklungspotenzial besteht. Ausganssituation Zah hlen, Daten n, Fakten Einkaufsvolumen 481 Mio. 44% 31% Vehrkehrsinfrastruktur Sonderfinanzierung 25% Eigenfinanzierung Top Warengruppen: Omnibusse Diesel Strom Bauleistungen Schienenfahrzeuge Sonstiges Anzahl Fahrzeuge: Stärken Zentralisierter Einkauf (80 Mitarbeiter) Klare Zuständigkeiten Vergabeprozesse und Rechtskonformität Hoher SAP Nutzungsgrad Qualifizierung in IT und Vergaberecht Schwächen Rolle des Einkaufs im Unternehmen Einkaufsreporting und dsteuerungssystemet Warengruppen-, Lieferanten-, Vertrags- und Risikomanagement etools nicht optimal ausgestaltet Seite 6

7 Basis für die Zusammenarbeit und Professionalisierung des Einkaufs ist eine gemeinsam entwickelte Agenda für die kommenden Jahre. Agenda Einkauf Standortbestimmung Ergebnistransparenz Einsparungen Change Management Fahrplan für Effizienz Organisationsentwicklung Interdisziplinär arbeiten Warengruppen- Management Effiziente Prozesse Konzept Qualifizierung und Lieferantenmanagement Integrierte Budgetplanung, Mittelverwendung Implementiertes Lieferantenmanagement Interdisziplinäres Wert-Management Abgeschlossene Organisationsentwicklung Verbesserte Qualifizierung 2010 reagierend 2011 agierend 2012 proaktiv Seite 7

8 Inhaltsverzeichnis Einleitung Kostenoptimierung Professionalisierung Zusammenfassung Seite 8

9 Vier Erfolgsfaktoren sind verantwortlich für eine umfassende und konsequente Realisierung der Einsparpotenziale im Projekt. Prinzip Kostenoptimierung strukturiert und vollständig 1 2 gemeinsam Scope of Spend yyyy in <Currency> Total Spend Spend out of scope Addressable spend Cash Out yyyy Category 1 Category 2 Category 3 Category 4 Category 5 Category 6 Daten Werthebel Maßnahme Fachbereiche Einkauf BrainNet Best Practice 4 transparent 3 geplant und konsequent Einkauf Ergebnis Akkreditierung Fachbereich Controlling Ziel Aktionsplan Messung in Härtegrad Seite 9

10 Zur Absicherung der Dieselpreise wurde bei der BVG ein Hedging-Instrument implementiert. Projektbeispiel Dieseleinkauf Ausgangssituation Diesel Einkaufsvolumen - 43 Mio. Hohe EBIT-Wirksamkeit Wöchentlicher Einkauf bei Händlern Diesel Kosten sind langjährig geplant Keine Risikoabsicherung im volatilen Markt Hedging Risikomanagement age e Erfolgsfaktor Durchführung Best Practice Workshop: Der Einkauf der BVG ist Best Practice Vorteile Implementierte bereichsübergreifende Beschaffungs- und Monitoring-Prozesse Flexibles taktisches Agieren innerhalb eines gesetzten Rahmens Hohe Planungssicherheit in Bezug auf Preis Seite 10

11 Durch das Insourcing von 10 Ingenieuren lassen sich bei HOAI-Leistungen jährlich ca. 1,1 Mio. einsparen. Projektbeispiel HOAI-Leistungen Ermittlung HOAI IST-Kosten 8 Mio. /Jahr M-o-B Analyse Ergebnis: Insourcing von planenden und bauleitenden Ingenieuren Einsparung von 1,1 Mio. bei 10 Ingenieuren Erfolgsfaktor Berücksichtigung g Insourcing in Zusammenarbeit mit Personalbereich Ausgangssituation Nahezu vollständige Fremdvergabe der HOAI- Planungsphasen gp 1-9 Hohes Risiko und geringe Planungssicherheit Hohe Kosten, geringe Geschwindigkeit Erschwerte Leistungskontrolle Hohe Anzahl an Bestellungen Vorteile Kostenvorteile Eigenpersonal Nachträge sinken, Planungssicherheit steigt Prozessbeschleunigung Aufbau von eigenem Know-how Reduzierung von Doppelleistungen Verminderung der Abhängigkeiten Seite 11

12 Inhaltsverzeichnis Einleitung Kostenoptimierung Professionalisierung Zusammenfassung Seite 12

13 Die Professionalisierung des Einkaufs schafft wichtige Voraussetzungen zur Effizienzund Effektivitätssteigerung bei der BVG und sichert die Einsparungen nachhaltig ab. Prinzip Professionalisierung 1. Einkauf 2. Fachbereiche 3. Einkauf + Fachbereichen 1. Effizienzsteigerung 2. Lieferantenmanagement ZIEL 3. Effektivitätssteigerung tätsste g Ziel: Zukunftskonferenzen Themenauswahl Konzep- tionierung etools Lieferantenbewertung Einkaufsorganisation Umsetzung Einkauf der BVG ist ein gemeinsames Erfolgserlebnis Seite 13

14 Der Einkauf der BVG ist zentral organisiert. Durch einfache Veränderungen werden die Zufriedenheit der Fachabteilungen erhöht und die Einkaufskosten weiter gesenkt. Projektbeispiel Einkaufsorganisation Split Projekt / Standardleistungen Kümmerer Erfolgsfaktor Virtuelle Führungsteams Durchführung der Zukunftskonferenzen mit Einkauf und Fachbereichen Ausgangssituation Rein kaufmännisch ausgerichteter Einkauf Fachbereiche liefern technisches Know-how Technische Vorgaben kaum zu plausibilisieren Schnittstellen widersprüchlich interpretiert Lange Kommunikationswege Vorteile Erhöhung der technischen Kompetenzen und stärkere Integration der Fachbereiche Förderung von Talenten und Delegation von Verantwortung Effizientere Abwicklung von Beschaffungsaktivitäten mit Projektcharakter Seite 14

15 Inhaltsverzeichnis Einleitung Kostenoptimierung Professionalisierung Zusammenfassung Seite 15

16 Es gibt vier wichtige Voraussetzungen, die zum Erfolg des Projekts führen. Erfolgsfaktoren Einkauf im Fokus des Vorstandes Klare und eindeutige Kommunikationsregeln und Eskalationsmechanismen Ergebnistransparenz und definierte Controlling-Prozesse Interdisziplinäres Zusammenarbeit (Fachbereiche Einkauf Controlling Finanzen) Seite 16

17 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Clemens Dicks BrainNet Supply Management Consultants GmbH Willy-Brandt-Allee Bonn / Germany Tel Fax Seite 17

18 Western Europe BrainNet Supply Management Group AG Teufener Strasse St. Gallen, Switzerland Tel: BrainNet Supply Management Consultants GmbH Willy-Brandt-Allee Bonn, Germany Tel: Fax: BrainNet EAC GmbH Willy-Brandt-Allee Bonn, Germany Tel: Fax: Fax: Eastern Europe BrainNet EAC GmbH c/o EAC- Euro Asia Consulting PartG Erika-Mann-Strasse München, Germany Tel: Fax: BrainNet UK 100 Pall Mall London SW1Y 5HP, United Kindom Tel: +44(0) Fax: +44 (0) BrainNet Supply Management Consultants AB Norrlandsgatan Stockholm, Sweden Tel: Fax: BrainNet Sp. z.o.o. Rynek 39 / 40 PL Wrocław Tel: Fax: BrainNet Wentech Kft. Bécsi út 3-5 H-1023 Budapest Tel: Fax: Asia / Pacific BrainNet EAC GmbH c/o EAC- Euro Asia Consulting Pvt. Ltd. 708 / 709, Peninsula Plaza Off New Link Road, Andheri (West) Mumbai , India Tel: Fax: BrainNet EAC GmbH c/o EAC- Euro Asia Consulting Rep. Office Sunyoung Centre, Rm Jiangsu Road Shanghai/ China Tel: Fax: Americas BrainNet USA Independence Wharf, 470 Atlantic Ave. Boston, MA 02210, USA Tel: Fax: Supply Chain Management Institute Supply Chain Management Institute SMI SVI-Stiftungslehrstuhl Stiftungslehrstuhl für Einkauf, Logistik & Supply Chain Management, European Business School Soehnleinstrasse Wiesbaden; Germany Tel: Fax: BrainNet USA 203 North LaSalle Street,Suite Suite 2100 Chicago, IL 60601, USA Tel: Fax: BrainNet USA 2202 N West Shore Blvd., Suite 200 Tampa, FL 33607, USA Tel: Fax: Supply Chain Management Institute SMI China Supply Chain Management Institute SMI Russia MSU CHINA EUROPE INTERNATIONAL Berezhkovskaya nab., 12 BUSINESS SCHOOL (CEIBS) Moscow; Russian Federation 699 Hongfeng Rd. Tel: Shanghai China Tel: BVG_101027_BEKA Einkaufsleitertagung_vf.pptx BrainNet Supply Management do Brasil Alameda Marmoré, 535, 11th floor, Suite Barueri, São Paulo, Brazil Tel: Fax: Supply Chain Management Institute SMI India IIMB Bannerghatta Road Bangalore; India Tel:

19 Erhöhung der Rahmenvertragsquote führt nicht nur zu Kostenvorteilen, sondern auch zu Prozessverschlankungen und Planungssicherheit. Projektbeispiel Rahmenvertragsmanagement SAP Bestellungen Analyse Bewertung Clusterung* Auswahl + 15% RV-Quote - 5% Kosten Erfolgsfaktor Schaffung von Transparenz und Angang untypischer Warengruppen * z. B. Metallwaren, Schienen u. Zubehör, Elektroteile, Werkzeuge, Vermessungen, Gleisbauarbeiten, Hausmeisterdienste, Marktforschung usw. Ausgangssituation Hohe Anzahl Bestellungen <1.000 Bestellungen über ekatalog 5,6% des EKV** Hohe Arbeitslast der Mitarbeiter Hohe Prozess- und Verwaltungskosten Geringe Standardisierung Vorteile Klare Definition der Standards bei wieder- kehrenden Bedarfen Kostenvorteile durch Bündelungseffekte Prozessoptimierung bei der Bestellabwicklung Basis für ekatalog Planungssicherheit für BVG und Lieferanten ** EKV = Einkaufsvolumen Seite 19

20 Die Implementierung der evergabe ermöglicht das Freisetzen von Effizienzreserven im Prozess und schafft deutliche Freiräume für strategisches Arbeiten. Projektbeispiel evergabe Vergabe Mgmt. BVG Plattform Lieferant Vergabe- plattform evergabe- Managementsystem Kalkulation Vergabeplattform Erfolgsfaktor Bereitschaft zum kritischen Hinterfragen etablierter Arbeitsweisen Ausgangssituation Manuelle Prozesse, elektr. Veröffentlichung Hoher manueller Verwaltungsaufwand Fehleranfällig, zeitintensiv Eingeschränktes Reporting Aufwändige Dokumentation Vorteile Medienbruchfreie Vergabe Kosten- und dzeitersparnis i Erhöhte Rechts- und Revisionssicherheit im Vergabe-Prozess Zentrales Vergabe-Reporting Durchgängige, automatische Dokumentation Seite 20