Dienstreisevorschriften

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1 Dienstreisevorschriften Rechtsgrundlage: 50 i.v. mit 55 Abs 3 des Wirtschaftskammergesetzes, BGBl. I Nr. 103/1998, in der Fassung BGBl. I Nr. 153/2001 Beschluss: Erweitertes Präsidium der Bundeskammer vom , : Präsidium der Bundeskammer vom Kundmachung: Wien Niederösterreich Oberösterreich Salzburg Tirol Vorarlberg Kärnten Steiermark Burgenland Mitteilungsblätter der Landeskammern - "Niederösterreichische Wirtschaft", Nr. 2, , S. 12 "Oberösterreichische Wirtschaft", Nr. 50, S. 22 "Salzburger Wirtschaft", Nr. 48, , S. 35 "Tiroler Wirtschaft", Nr. 25, , S. 12 "Die Wirtschaft", "Kärntner Wirtschaft", Nr. 48, , 24 "Steirische Wirtschaft", Nr. 43, , S. 24 "Burgenländische Wirtschaft", Nr. 22, , S. 19 Inkrafttreten: I. GELTUNGSBEREICH Die (Dienst-)Reisevorschriften gelten für alle Funktionäre und Dienstnehmer der Wirtschaftskammer(WK)-Organisation. In den folgenden Bestimmungen wird sowohl für Reisen von Funktionären als auch für Dienstreisen der Begriff Reisen verwendet. 1. Funktionäre Die Reisevorschriften bilden die Grundlage für die Durchführung und Abrechnung von ausschließlich durch die Funktion veranlassten Reisen von Funktionären der WK- Organisation. 2. Dienstnehmer Für Dienstnehmer, die einer der jeweils geltenden Dienstordnungen unterliegen, gelten die vorliegenden Dienstreisevorschriften als Durchführungsbestimmungen zu den diätenrechtlichen Bestimmungen der jeweiligen Dienstordnung. Für Dienstnehmer, die keiner Dienstordnung unterliegen, gelten sofern keine Sonderregelungen vereinbart wurden - die nachstehenden Bestimmungen im Rang von Dienstanweisungen. Für im Ausland eingesetzte Dienstnehmer können von diesen Reisevorschriften abweichende Regelungen getroffen werden.

2 3. Sprachliche Gleichbehandlung Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter. 4. Die Landeskammern und die Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) können auf Basis dieser Reisevorschriften durch das Präsidium nähere für den jeweiligen Bereich erlassen. Von diesen Reisevorschriften abweichende Bestimmungen können nur zu jenen Punkten erlassen werden, wo dies bei den entsprechenden Inhalten dieser Reisevorschriften vorgesehen ist. 1. Definition II. ALLGEMEINES Eine Reise liegt dann vor, wenn ein Funktionär bzw. Dienstnehmer über Auftrag der zuständigen WK-Organisation seinen ständigen Firmensitz bzw. Dienstort zur Durchführung seiner Funktionärstätigkeit bzw. von Dienstverrichtungen verlässt. Bei Vorliegen von besonderen Voraussetzungen (kürzere Wegstrecke, Zeitersparnis u.a.m.) kann eine Reise auch vom Wohnort aus angetreten werden. Nicht als Reise gelten Wege innerhalb der Gemeinde des ständigen Firmensitzes bzw. Dienstortes und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. 2. Grundsatz für Vergütung Alle im Auftrag der WK-Organisation reisenden Funktionäre und Dienstnehmer haben nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen Anspruch auf Vergütung des kostengünstigsten Aufwandes. 3. Budgetäre Deckung Reisen dürfen nur im Rahmen des genehmigten Voranschlages bzw. der freigegebenen Mittel durchgeführt werden. a) Firmenkreditkarten und Vorschüsse Alle Dienstnehmer und Funktionäre, die regelmäßig Reisen durchführen, werden auf Wunsch von der Abteilung für Finanz- und Rechnungswesen mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet. Anträge auf Ausstellung einer Firmenkreditkarte sind zuvor von der Dienststelle zu befürworten und vom Generalsekretär zu genehmigen. Über die Firmenkreditkarte sind alle Reisebürodienstleistungen sowie sämtliche während der Reise anfallenden Reisespesen zu verrechnen. Die Begleichung von privaten Ausgaben mit der Firmenkreditkarte ist grundsätzlich nicht gestattet. Ist eine Verwendung der Firmenkreditkarte für private Zahlungen unvermeidlich, so werden diese im Zuge der Reiseabrechnung oder mit dem nächstfälligen Entgelt gegenverrechnet bzw. zur Einzahlung

3 vorgeschrieben. Besitzt der Reisende keine Firmenkreditkarte oder wird diese an einer Destination nicht akzeptiert und überschreiten die zu erwartenden Barauslagen drei Tagesgebührensätze, so kann im Zuge des Reiseantrages ein Kostenvorschuss beantragt werden. b) Ungeregelte Einzelfälle In den Fällen, die von den (Dienst-)Reisevorschriften nicht geregelt wurden, entscheidet, wenn sie von grundsätzlicher Bedeutung sind, das Präsidium, sonst bei Funktionären der Präsident, bei Dienstnehmern der Generalsekretär bzw. Generalsekretär-Stellvertreter. 1. Formular III. ANTRÄGE Reiseanträge sind mittels des hiefür vorgesehenen Formulars bzw. elektronisch zu stellen. Alle Informationen, die über Zweck und Notwendigkeit der Reise Auskunft geben, sowie jene, die die Beurteilung von Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit erlauben, sind dem für die Genehmigung zuständigen Funktionär bzw. Kammermitarbeiter zur Kenntnis zu bringen (Tagungs- und Kongressbeiträge, Eintrittsgelder usw.). Reiseplanung Bei allen Reisen ist für Leistungen, die vom jeweiligen Vertragsreisebüro der WKÖ vermittelt werden, grundsätzlich dieses rechtzeitig heranzuziehen. Andere Vorgangsweisen sind vor Antritt der Reise im Reiseantrag anzuzeigen, zu erklären und durch die entsprechenden Unterlagen (Anmelde- und Reservierungsbestätigungen, Empfehlungen mit Preisangaben durch den Veranstalter) zu belegen. 2. Budgetkontrolle und Freigabe von Anträgen Reisen sind in einem zweistufigen Verfahren freizugeben. 2.1 Budgetkontrolle In der ersten Stufe erfolgt die Budgetkontrolle durch eine dazu autorisierte Person. 2.2 Freigabe von Anträgen In der zweiten Stufe prüft der zuständige Funktionär bzw. Dienstnehmer den Antrag hinsichtlich der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit und erteilt den Auftrag zur Reise. Für die Freigabe von Anträgen gilt:

4 2.2.1 Funktionäre Ausland Die Freigabe von Auslandsreisen von Funktionären der Fachorganisationen erfolgt durch den zuständigen Spartenobmann, bei den Vizepräsidenten, den Spartenobmännern und den sonstigen Funktionären der Kammer durch den Präsidenten. Im Bereich einer Wirtschaftskammer können in den davon abweichende Regelungen vorgesehen werden Inland Inlandsreisen von Einzelorganen sowie die Reisen zu den jeweiligen Organsitzungen bedürfen keiner Freigabe. Alle übrigen Inlandsreisen von Funktionären sind vom jeweils zuständigen Einzelorgan freizugeben Dienstnehmer Die Freigabe von Reisen erfolgt bei Reisen a) eines Generalsekretär-(Kammerdirektor-)Stellvertreters durch den Generalsekretär (Kammerdirektor); b) von Abteilungsleitern und Spartengeschäftsführern durch den Generalsekretär (Kammerdirektor) oder einen Generalsekretär(Kammerdirektor)-Stellvertreter; c) von Dienstnehmern einer Sparte sowie von den Geschäftsführern und Dienstnehmern der Fachorganisationen durch den Spartengeschäftsführer; d) von Dienstnehmern von Abteilungen und Referaten durch den jeweiligen Abteilungs-(Referats-)Leiter. Die Delegierungsbestimmungen des Wirtschaftskammergesetzes bleiben davon unberührt. 3. Reiserücktritt/ Stornierung Kann eine Reise nicht angetreten werden, ist der Reisende verpflichtet, die kostengünstigste Stornovariante zu wählen. IV. TRANSPORTMITTEL Reisen sind grundsätzlich mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen. Unter dem Gesichtspunkt der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit ist jenem Verkehrsmittel der Vorzug zu geben, das einen raschen und sicheren Transport gewährleistet.

5 1. Eisenbahn 1.1 Erste Wagenklasse Bei Dienstreisen mit der Bahn besteht Anspruch auf die Benützung der 1. Klasse. Von der jeweiligen Kammer angebotene Vergünstigungsmaßnahmen sind in Anspruch zu nehmen. 1.2 Vergütung Die Vergütung der Kosten der Fahrkarten erfolgt auf Grund der vorgelegten Originalbelege in der Klasse, in der gereist wurde, und zum tatsächlich angewandten Tarif einschließlich allfälliger Zuschläge. Ohne Originalbelege werden die Kosten der (vergünstigten) Bahnfahrt 2. Klasse vergütet. Werden durch die Benützung der Eisenbahn Kilometergutschriften erworben, dürfen diese nicht für Privatzwecke verwendet werden. 1.3 Nachtfahrten Bei Nachtfahrten steht keine Nächtigungsgebühr zu, wenn die Kosten für einen Schlafwagenplatz ersetzt werden oder im Fahrpreis enthalten sind. 2. Kraftfahrzeug Amtliches Kilometergeld Wenn die Wahl eines öffentlichen Verkehrsmittels nicht zumutbar ist (z.b. mehrmaliges Umsteigen oder längere Aufenthalte beim Umsteigen), kann das amtliche Kilometergeld beantragt werden. Die Unzumutbarkeit ist im Reiseantrag zu begründen. Das amtliche Kennzeichen des für die Reise benützten Fahrzeuges ist im Reiseantrag anzuführen. Die Höhe dieses Kilometergeldes richtet sich nach 10 der Reisegebührenvorschrift 1955 (BGBl. 1955/133) in der jeweils geltenden Fassung. Änderungen treten jeweils mit dem der Kundmachung im Bundesgesetzblatt folgenden Monatsersten in Kraft. Das amtliche Kilometergeld kann entsprechend den Lohnsteuerrichtlinien auf volle Cent aufgerundet werden. In den der Wirtschaftskammern können Regelungen vorgesehen werden, dass Maut- und Parkgebühren gesondert in Rechnung gestellt und vergütet werden können. Ansonsten sind mit dem Bezug des amtlichen Kilometergeldes sämtliche mit der Benutzung des Kraftfahrzeuges unmittelbar zusammenhängende Aufwendungen (AfA, Fahrzeugversicherungsprämien, Treibstoffkosten, Mauten, Parkgebühren, sonstige Instandhaltungskosten) abgegolten. In den der Wirtschaftskammern kann auch vorgesehen werden, dass den Funktionären und/oder Dienstnehmern innerhalb eines bestimmten Bereiches das amtliche Kilometergeld generell gewährt wird und/oder dass die Fachorganisationen beschließen können, dass ihren jeweiligen Funktionären das amtliche Kilometergeld generell gewährt wird. Eine besondere Entschädigung für eine dienstlich notwendige Mitbeförderung im Sinne des 10 Abs. 4 der Reisegebührenvorschrift 1955 in der jeweils geltenden Fassung gebührt nicht.

6 2.1 Berechnung der gefahrenen Kilometer Die Berechnung der gefahrenen Kilometer erfolgt zwischen den im Reiseantrag angeführten Orten nach der zweckmäßigsten Route (unter Berücksichtigung allfälliger Autobahn- und Schnellstraßenverbindungen). Zur Kilometerberechnung ist der von der Abteilung für Finanz- und Rechnungswesen als verbindlich erklärte Routenplaner heranzuziehen. 2.2 Vergütung sonstiger Fahrten Für jene Fahrten mit dem eigenen Kraftfahrzeug, für die nicht das amtliche Kilometergeld genehmigt wurde, werden die Kosten für die (vergünstigte) Bahnfahrt 2. Klasse vergütet. In den einer Wirtschaftskammer kann auch ein Kilometergeld festgelegt werden, welches bei der Benützung des eigenen Kraftfahrzeuges gewährt wird, wenn das amtliche Kilometergeld nicht genehmigt wurde (Kleines Kilometergeld). Dieses kleine Kilometergeld hat 50 % des jeweils geltenden amtlichen Kilometergeldes zu betragen. Im Bereich der WKÖ ist kein kleines Kilometergeld vorgesehen. 2.3 Mietwagen In den der Kammern kann auch die verpflichtende Benutzung eines Mietwagens für Dienstreisen vorgesehen werden. Die Durchführungsbestimmungen zur Mietwagenregelung im Bereich der WKÖ sind im Anhang 1 geregelt. Wenn bei einem Antritt der Dienstreise vom Wohnort die Verwendung des privaten Kraftfahrzeuges kostengünstiger ist als die Verwendung des Mietwagens, kann das amtliche Kilometergeld vom Wohnort aus vergütet werden. 3. Flugzeug 3.1 Allgemeines Der Benützung eines Flugzeuges muss eine besondere Prüfung der Zweckmäßigkeit durch den für die Freigabe zuständigen Funktionär bzw. Dienstnehmer vorangehen. Das heißt, ein Flugzeug sollte insbesondere dann gewählt werden, wenn die Kosten, die mit einem anderen Verkehrsmittel verbunden sind (Zeitverlust, Nächtigung), die Kosten des Fluges überschreiten würden. Für Flüge ins europäische Ausland und in alle Mittelmeer-Anrainerstaaten ist ein Ticket in der Economy-Class zu buchen, auf anderen Strecken kann die Business-Class genehmigt werden. In jedem Fall ist die zweckmäßigste Route zu wählen. Flüge von einem inländischen Flughafen nach Altenrhein und Friedrichshafen und umgekehrt gelten als Inlandsflüge.

7 a) Flugtarife mit Mindestaufenthaltsdauer Ist ein spezieller Flugtarif an eine Mindestaufenthaltsdauer gebunden, die über den funktionsbedingt (dienstlich) erforderlichen Aufenthalt hinausgeht, so kann dieser in Anspruch genommen und die Reise bis zur erforderlichen Mindestaufenthaltsdauer ausgedehnt werden, wenn aufgrund einer Kalkulation eine wesentliche Ersparnis nachgewiesen werden kann. Die Kalkulation muss mithilfe der vom Vertragsreisebüro zur Verfügung gestellten Informationen vom Reisenden erstellt werden und die Kosten des speziellen Flugtarifs, des vergleichbaren günstigsten regulären Flugtarifs und der zusätzlichen Übernachtungen und Tagesgebühren enthalten. Für die über den dienstlich (funktionsbedingt) erforderlichen Aufenthalt hinausgehende Zeit werden die am Ort der Reise anfallenden Kosten für Übernachtungen und Tagesgebühren vergütet. Der Umstand, dass ein Flugtarif mit Mindestaufenthaltsdauer in Anspruch genommen wird, die Kalkulation sowie die Dauer des dienstlich erforderlichen Aufenthalts sind auf dem Reiseantrag und der Reiseabrechnung zu vermerken. b) Flughafentransfer Für den Transfer von Wien zum Flughafen Schwechat und zurück stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: a. Vergütung der Kosten eines öffentlichen Verkehrsmittels vom Dienstort zum Flughafen und zurück gegen Beleg b. Vergütung des amtlichen Kilometergeldes vom Dienstort zum Flughafen und zurück sowie der Parkgebühr am Flughafen für bis zu 24 Stunden im Parkhaus oder auf dem Parkplatz (nicht jedoch Kurzparker-Parkplatz) c. Vergütung des von der Abteilung für Finanz- und Rechnungswesen empfohlenen PKW-Shuttle-Dienstes laut Beleg d. Ohne Beleg wird eine Bahnfahrt 2. Klasse vom Dienstort zum Flughafen und zurück (je 2 VOR-Tarifzonen) vergütet. Reist ein Dienstnehmer oder Funktionär von seinem außerhalb Wiens gelegenen Wohnort oder Firmensitz zum Flughafen Schwechat und zurück, stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: a. Vergütung des amtlichen Kilometergeldes für die Strecke vom Wohnort oder Firmensitz zum Flughafen, bis zu einer maximalen Entfernung von 50 Kilometern (laut Routenplaner) und zurück sowie der Parkgebühr am Flughafen für bis zu 24 Stunden im Parkhaus oder auf dem Parkplatz (nicht jedoch Kurzparker- Parkplatz). b. Vergütung des kostengünstigsten PKW-Shuttle-Dienstes laut Beleg, wenn der Wohnort bzw. Firmensitz in der näheren Umgebung Wiens liegt. c. Ohne Beleg wird eine Bahnfahrt 2. Klasse vom Dienstort zum Flughafen und zurück vergütet.

8 d. Wenn zwischen Abflug und Rückkehr mehr als 24 Stunden liegen, kann für eine private Mitfahrgelegenheit bis zu einer maximalen Entfernung von 50 Kilometern je Strecke (Wohnort oder Firmensitz) für die Hin- und Rückfahrt zum bzw. vom Flughafen jeweils das doppelte amtliche Kilometergeld vergütet werden. Für jeden Transfer zu einem anderen Flughafen, von dem aus die Reise angetreten wird, werden die Kosten einer öffentlichen Direktverbindung vom Wohnort, Dienstort oder Firmensitz zum Flughafen vergütet. Für die Fahrt zur Anschlussstelle der öffentlichen Direktverbindung und zurück oder wenn eine solche nicht sinnvoll ist, für die Fahrt zum Flughafen und zurück, werden die Kosten für das öffentliche Verkehrsmittel, das Taxi, den PKW-Shuttle-Dienst oder das amtliche Kilometergeld vergütet. Insbesondere bei der Verwendung eines Taxis wird in diesem Zusammenhang auf das Lowest Cost Prinzip verwiesen. Für den Transfer vom Zielflughafen zum Zielort und zurück ist, sofern verfügbar und sinnvoll, ein öffentliches Verkehrsmittel zu benützen. Ist dies nicht möglich oder sinnvoll, werden die Taxikosten vergütet. c) Flugunfallversicherung Wird die Buchung des Fluges über das Vertragsreisebüro abgewickelt, besteht ein Versicherungsschutz für Flugunfälle. Ist in Ausnahmefällen eine Buchung über das Vertragsreisebüro nicht möglich, wird auf Wunsch nach formloser Meldung an die Abteilung für Finanz- und Rechnungswesen eine Einzelversicherung für die betreffende Flugreise abgeschlossen. 3.2 Entschädigungszahlungen von Fluglinien für Unregelmäßigkeiten im Flugverkehr Werden auf Grund von Verspätungen, Überbuchungen oder anderen von der Fluglinie verursachten Unannehmlichkeiten Entschädigungszahlungen geleistet, so sind diese im Rahmen der Reiseabrechnung anzugeben und dem Auftraggeber zurückzuzahlen. Dies gilt nicht für Entschädigungen für verlorenes, verspätetes oder beschädigtes Gepäck oder sonstiges Eigentum des Reisenden. 3.3 Meilensammelprogramme der Fluglinien Für den Fall, dass mit Reisen Meilengutschriften erworben werden, dürfen diese nicht für Privatreisen verwendet werden. 4. Sonstige Verkehrsmittel Bei jeder Reise können am Ausgangs- und am Zielort die Zubringerspesen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit Taxi gegen Beleg verrechnet werden. Wird der Transportaufwand von der WK-Organisation oder einer anderen Stelle getragen, steht dafür keine weitere Vergütung zu.

9 1. Inlandsdienstreisen V. TAGES- UND NÄCHTIGUNGSGEBÜHREN 1.1 Tages- und Nächtigungsgebühren Bei einer Reise werden als Ersatz für die Mehraufwendungen der Verpflegung Tagesgebühren bezahlt. In den kann vorgesehen werden, dass bei Reisen von Funktionären, die eine Funktionsentschädigung beziehen, Tages- und Nächtigungsgebühren ganz oder teilweise entfallen. Fällt eine Übernachtung an, werden die Nächtigungskosten gegen Vorlage einer saldierten Rechnung grundsätzlich bis zum geltenden Höchstsatz vergütet. Ohne Rechnung wird die Nächtigungsgebühr ausbezahlt. Die Tagesgebühr, die Höchstsätze für die Nächtigung sowie der Satz der Nächtigungsgebühr sind vom Erweiterten Präsidium der Wirtschaftskammer Österreich festzulegen. In begründeten Einzelfällen können Nächtigungskosten, die den geltenden Höchstsatz überschreiten, nach einer Genehmigung durch den zuständigen Funktionär bzw. Dienstvorgesetzten vergütet werden Zwölftelregelung Dauert eine Reise länger als 3 Stunden, wird für jede angefangene Stunde ein Zwölftel der Tagesgebühr berechnet. Dies gilt auch für Restzeiten, die über 24 Stunden hinausgehen. Für Reisen bis 3 Stunden wird keine Tagesgebühr ausbezahlt. 2. Auslandsdienstreisen 2.1 Gebührensätze Die Höhe der Tages- und Nächtigungsgebühren bei Auslandsdienstreisen richtet sich nach der für den Bereich der Wirtschaftskammerorganisation in Geltung gesetzten Verordnung der Bundesregierung über die Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland (BGBl. 2001/434) in der jeweils geltenden Fassung. Dabei stehen die der Gebührenstufe 3 entsprechenden Tages- und Nächtigungssätze zu Drittelregelung Für Dienstreisen bis zur vollendeten 5. Stunde wird keine Tagesgebühr gewährt. Für Dienstreisen ab Beginn der 6. Stunde bis zur vollendeten 8. Stunde wird ein Drittel der Tagesgebühr, für Dienstreisen ab Beginn der 9. Stunde bis zur vollendeten 12. Stunde zwei Drittel der Tagesgebühr gewährt, ab Beginn der 13. Stunde steht die volle Tagesgebühr zu. Zeiten eines Tages, die bei der Berechnung der im Ausland zustehenden Tagesgebühr unberücksichtigt bleiben müssen, sind bei der Berechnung der Tagesgebühr für das Inland im Rahmen der Gesamtreisezeit einzubeziehen Grenzübertrittszeiten Bei mit dem Kraftfahrzeug oder der Eisenbahn durchgeführten Reisen gebühren bei der Hinreise ab Überschreiten der österreichischen Grenze und bei der Rückreise bis zum Wiedereintritt auf österreichisches Staatsgebiet Auslandsgebührensätze (Grenzübertrittszeiten). Für die Dauer der Dienstreise auf österreichischem Gebiet

10 gebühren Inlandsgebührensätze im Rahmen der Gesamtreisezeit. Bei Flugreisen gebühren Auslandsgebührensätze ab Abflug vom Inlandsflughafen bis zur Rückkunft an diesem. Bei Flügen innerhalb des Auslandes gilt jeweils die Zeit des Abfluges als Grenzübertritt. 2.2 Nächtigungskosten Bei Vorlage einer saldierten Rechnung werden Nächtigungskosten in der Höhe des Aufwandes für eine angemessene Unterkunft vergütet. Als angemessen gilt ein Richtwert von 400 % des jeweiligen Nächtigungsgebührensatzes der zu Z 2.1 angeführten Verordnung der Bundesregierung. Erhebliche oder wiederholte Überschreitungen des Richtwertes ohne ausreichende Begründung können zu einer Rückforderung bereits erstatteter Reisekosten führen. Überschreitungen sind dem zuständigen Einzelorgan (Dienstvorgesetzten) zur Kenntnis zu bringen Nächtigungsgebühr Wird keine saldierte Rechnung über die Nächtigungskosten vorgelegt, gebührt der Nächtigungsgebührensatz. 3. Gemeinsame Bestimmungen 3.1 Kürzung der Tages- und Nächtigungsgebühren Nächtigungsgebühren stehen nicht zu, wenn der Nächtigungsaufwand von der Wirtschaftskammer-Organisation und/oder von einer anderen Stelle getragen wird. Wird der Aufwand für eine oder mehrere Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) von der Wirtschaftskammer-Organisation getragen oder wird der Aufwand aufgrund der Eigenschaft des Reisenden als Funktionär oder Dienstnehmer der WK-Organisation von einer anderen Stelle übernommen, so hat jeder Reisende dies auf den Tagesgebührensatz mit 15 % für das Frühstück und mit je 35 % für das Mittag- oder Abendessen anzurechnen. Ist im Preis der Nächtigung ein Frühstück inkludiert, so ist der Tagesgebührensatz um 15 % für ein Frühstück zu kürzen. Ist das Frühstück im Zimmerpreis nicht inkludiert, so ist keine Kürzung durchzuführen. Die tatsächlichen Kosten eines konsumierten Frühstücks werden jedoch nicht vergütet. 3.2 Zweibettzimmer Funktionäre und Dienstnehmer können, wenn sie in Begleitung reisen, bei Inanspruchnahme eines Zweibettzimmers 80 % der tatsächlichen Nächtigungskosten im Rahmen des jeweiligen Richtwertes bzw. Höchstsatzes verrechnen. Reist ein Funktionär oder Dienstnehmer in Begleitung, so werden 80 % der Nächtigung im Doppelzimmer im Rahmen des jeweiligen Richtwerts bzw. des Höchstsatzes ersetzt (wovon bei Dienstnehmern 30 % der Nächtigungskosten der Lohnsteuerbemessungsgrundlage hinzugezählt werden). Ist das Frühstück im Zimmerpreis inkludiert, reduziert sich die Vergütung um (weitere) 15 % der Tagesgebühr für das Frühstück der Begleitperson. Wird diese Regelung in Anspruch genommen, so ist dieser Umstand im Reiseantrag und in der Reiseabrechnung anzuführen. Die Abzüge werden durch die Abteilung für Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt.

11 VI. SONSTIGE REISEKOSTEN Dienstlich veranlasste Kommunikationsspesen unter Angabe des Kommunikationspartners sowie die Kosten von Eintrittskarten bei Messen etc. können gegen Beleg verrechnet werden. Trinkgelder und Repräsentationsausgaben können im Rahmen der Dienstreiseabrechnung nicht verrechnet werden. 1. Frist VII. RECHNUNGSLEGUNG Reiseabrechnungen sind bei sonstigem Entfall der Ansprüche - binnen acht Wochen ab Beendigung der Reise einschließlich aller Belege gemäß Punkt 3 bei der für die Abrechnung zuständigen Stelle einzubringen. In den der Wirtschaftskammern kann die Acht-Wochen-Frist für die Einreichung der Reiseabrechnungen auch verkürzt werden. Sofern eine Genehmigung des Reiseantrages erforderlich war, ist auch der Reiseantrag an die Abteilung für Finanz- und Rechnungswesen zu übermitteln. 2. Budgetäre Kontrolle Nach der Reise ist, sofern eine Freigabe erforderlich war, die ordnungsgemäße Freigabe des Reiseantrages so wie die Einhaltung der veranschlagten Kosten durch eine vom Dienststellenleiter dazu autorisierte Person zu prüfen. Nach der Rechnungslegung erfolgt eine inhaltliche Überprüfung durch eine vom Dienststellenleiter autorisierte Person. Ist diese Person nicht mit dem Dienststellenleiter identisch, so hat sie dafür zu sorgen, dass alle Abweichungen vom Reiseantrag, die für die Einhaltung des Budgets und die Einhaltung und Auslegung der Reisevorschriften relevant sind, dem Dienststellenleiter zur Kenntnis gebracht werden. Bei Reisen von Funktionären wird, sofern eine Freigabe erforderlich war, in diesem Zusammenhang auch die ordnungsgemäße Freigabe des Reiseantrags geprüft. Ist eine solche nicht erfolgt, kann ausnahmsweise auch eine nachträgliche Freigabe des Reiseantrages eingeholt werden. 3. Belege Belege, insbesondere Bahn- und Schlafwagenkarten, Flugtickets, Reisebüro- und Hotelrechnungen, sowie sonstige Informationen wie Einladungen und Veranstaltungsprogramme sind im Original, zusammen mit einem Ausdruck der Reiseabrechnung, an die für die Abrechnung zuständige Stelle zu übersenden.

12 4. Eigenbelege Sind Belege zum Nachweis sonstiger Reisekosten erforderlich, aber nicht erhältlich oder nicht beizubringen, können in Ausnahmefällen auch Eigenbelege vorgelegt werden. Auf diesen Eigenbelegen müssen aber wie auch bei den sonstigen Belegen Zahlungsempfänger, Zweck, Ziel, Preis und Datum genau vermerkt sein. 5. Verantwortung Der Rechnungsleger trägt die volle Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in der Reiseabrechnung, insbesondere für Kürzungen von Tagesgebühren. 6. Kostentragung Unbeschadet einer allfälligen Refundierung sind Reisekosten von jener Organisation der Wirtschaftskammern zu tragen, welcher der betreffende Funktionär zuzuordnen ist bzw. bei welcher der betreffende Dienstnehmer beschäftigt ist. 6.1 Kostentragung durch eine andere Stelle Die Vorschreibung der Reisekosten an die kostentragende Stelle ist vom Reisenden bzw. seiner Dienststelle zu veranlassen. Wird von der kostentragenden Stelle die Übermittlung von Originalbelegen gewünscht, so sind der Reiseabrechnung die entsprechenden Belegkopien beizuschließen. Werden von einer Dienststelle der Wirtschaftskammerorganisation oder einer anderen Stelle Rechnungen für Unterkunft bzw. Verpflegung bezahlt, hat dies der Reisende bei der Rechnungslegung zu vermerken. Werden Reisekosten direkt und zur Gänze (einschließlich Transport, Unterkunft und Verpflegung) von einer WK-fremden Organisation übernommen, steht keine weitere Vergütung zu. 7. Abfahrts- und Ankunftszeit 7.1 Bahn- und Flugreisen Als Beginn einer (Dienst-)Reise ist der tatsächliche Zeitpunkt des Verlassens des Firmensitzes (Dienstortes) anzusetzen. Dieser hat sich an der Abfahrts- bzw. Abflugszeit zuzüglich einer angemessenen Wegzeit zu orientieren. Bei Auslandsflugreisen ist beim Abflug zusätzlich eine angemessene Meldeschlusszeit (Check-In-Time) zu berücksichtigen. Als Ende einer (Dienst-)Reise ist der tatsächliche Zeitpunkt des Erreichens des Firmensitzes (Dienstortes) anzusetzen. Dieser hat sich an der Ankunftszeit zuzüglich einer angemessenen Wegzeit zu orientieren. 7.2 Kraftfahrzeug Wird die Reise mit einem Kraftfahrzeug durchgeführt, richten sich Beginn und Ende der Reise nach der tatsächlichen Abfahrts- und Ankunftszeit. Dies gilt unbeschadet der Regelung über die Entfernungsberechnung auch, wenn jemand die Reise tatsächlich nicht vom Firmen- bzw. Dienstort antritt oder nicht an diesem beendet. Diese Zeiten sind in der Reiseabrechnung zu vermerken.

13 VIII. AUSZAHLUNGEN 1. Überweisung Die Reisekosten werden auf das vom Funktionär bzw. Dienstnehmer bekannt gegebene Bankkonto überwiesen. 2. Rückforderungen Allfällige abgabenrechtliche Nachzahlungen, die sich aus einer finanzbehördlichen Prüfung der Reiseabrechnungen ergeben, sind durch den Funktionär (Dienstnehmer) zu tragen. IX. INKRAFTTRETEN Die vorliegenden Reisevorschriften treten mit 1. Jänner 2006 in Kraft. Frühere Reisevorschriften treten mit diesem Zeitpunkt außer Kraft. Stand: Autor: Dr. Franz Kreimer Abteilung Recht und Organe Tel.: +43 (0)