Firmenkreditkarten. Jetzt bestellen auf Februar Das Magazin für Planer und Einkäufer. Geschäftsreisen und Veranstaltungen

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1 Das Magazin für Planer und Einkäufer Februar / ISSN Jahrgang / 2013 Schlütersche Verlagsgesellschaft Hannover 4,00 Euro Geschäftsreisen und Veranstaltungen Firmenkreditkarten Nachrichten Filme REISEMANAGEMENT Im Focus: Lufthansa City Center BUSINESS DESTINATION Johannesburg Infos Downloads BUSINESS AVIATION Die Anbieter: Pro Sky

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3 go global biz februar 2013 Editorial 3 Umdenken Sicherheit sei kein spezielles Thema für die Branche, sagte mir kürzlich ein Experte. Natürlich hätten Firmen schon immer für die Sicherheit ihrer reisenden Mitarbeiter Sorge getragen. Das sei ja eine Selbstverständlichkeit. Einen besonderen Informationsbedarf könne er nicht erkennen. Warum also so viele und ausführliche Berichte darüber in GGB? Ich glaube, der Experte irrt in diesem Fall. Natürlich haben Unternehmen weltweit immer ihre Mitarbeiter geschützt, daran besteht kein Zweifel. Aber zwei Dinge haben sich in den letzten Jahrzehnten verändert: Die Wirtschaft ist globaler geworden und zugleich haben sich die Bedrohungen vervielfacht. Und deshalb besteht eben doch ein erhöhter Informationsbedarf beim Thema Sicherheit auf Reisen. Das hat gerade eine Umfrage des Ausschusses Business Travel im Deutschen ReiseVerband (DRV) bestätigt. Unternehmen, die kein professionelles Krisenmanagement installiert haben, gehen selbst in zweifacher Hinsicht ein hohes Risiko ein: Sie sind nicht in der Lage, ihre Mitarbeiter in Krisenfällen schnell und umfassend zu schützen und sie verstoßen gegen die gesetzlich vorgeschriebene Fürsorgepflicht gegenüber ihren Angestellten (siehe S. 47). Reisende sind heute größeren Gefahren ausgesetzt als vor 50 Jahren. Denn auf der Jagd nach neuen Märkten schicken Firmen ihre Mitarbeiter vermehrt in unbekannte Regionen und in Hochrisiko-Gebiete. Zugleich ist das Gefahrenpotenzial gestiegen: Naturkatastrophen, politische und soziale Unruhen,Terroranschläge, Zunahme der Gewaltkriminalität, Entführungen, Spionage, Erpressung, Trickbetrügereien, neue Formen von Wirtschaftskriminalität, und vor allem ein Bereich, den es vor kurzer Zeit noch gar nicht gab - die Bedrohung durch und über das Internet. Vor 30 Jahren musste sich kein Reisender und kein Unternehmen Gedanken über die Sicherheit von Mobiltelefonen, Laptops und elektronischen Datenträgern machen. Heute ist das in vielen Teilen der Welt eine der Hauptbedrohungen, auf die Dienstreisende vorbereitet werden müssen. In den meisten internationalen Konzernen sind mittlerweile wirksame Maßnahmen zum Schutz der Geschäftsreisenden und der sensiblen Firmendaten getroffen worden. Nachholbedarf hat vor allem der Mittelstand, der im Zuge der Globalisierung ebenfalls häufig weltweit unterwegs ist. Hier ist noch viel Naivität und Sorglosigkeit beim Thema Sicherheit anzutreffen. Dass sich andererseits in den Köpfen der Verantwortlichen doch etwas getan hat, belegt eine Meldung der Geschäftsreisebürokette Hogg Robinson: Danach ist heute in vielen Firmen die Sicherheit der Reisenden wichtiger als Kostensenkungen (siehe S. 21). Dieses Umdenken ist ein Fortschritt. Wir werden ihn weiter begleiten. Ralph Langrock, Chefredakteur

4 4 Inhalt go global biz februar 2013 Seite 26 Seite 34 Seite 42 Editorial 3 Inhalt 4 Titelthema Reisemanagement Sicherheit & Mobilität Verkehr Hotel MICE Trends Business & Recreation Firmenkreditkarten 5 Travel Management für Einkäufer (6) 8 LCC - Reisebüronetzwerk mit großem Namen 10 ITB Business Travel Days 13 Business Destination Johannesburg 14 Recht: Versteckte Zusatzkosten 16 Entfernungspauschale 17 Egencia Traveller Tracking Tool 18 Risiko-Versicherungen 20 HRG: Sicherheit wichtiger als Kosten 21 Der Dieb im Ohr - IT-Sicherheit 22 Delta Air Lines: innovativ und serviceorientiert 24 Germanwings: Neues Geschäftsmodell 26 Jet Airways: Drehkreuz Brüssel 27 Businerss Aviation(3): Pro Sky 28 Navi - Portable Lotsen 30 Singapore Airlines: Keine Saisonpreise 32 Fairmont Hotels - erlesene Kollektion 34 Spa-Konzepte X: Wellness Hotels 36 Tagen in Belgrad 38 Tagungshotels im Grünen (6) 40 München: Locations für jeden Geschmack 42 Greenmeetings Konferenz Deutsche Unternehmen mit Sicherheitsrisiko 47 Reisebuchung über Smartphones 48 Entspannung in der Tagungspause 49 Glosse: Die unendlich (peinliche) Geschichte 50 Impressum 50 Titelseite: AirPlus

5 go global biz februar 2013 titelthema 5 AirPlus AirPlus Michael Fürer, Leiter Vertrieb Deutschland bei AirPlus International. Firmenkreditkarten Baustein des Reisemanagements Zu den wichtigen Elementen des Reisemanagements gehört die Ausstattung der Mitarbeiter mit Firmenkreditkarten, die nicht nur die Bezahl- und Abrechnungsprozesse vereinheitlichen und beschleunigen, sondern auch für mehr Kostentransparenz sorgen sollen. E in modernes Reisemanagement bedient sich verschiedener Instrumente, um die direkten und indirekten Kosten, die durch die Reisen der Mitarbeiter entstehen, im Griff zu behalten und möglichst zu senken. Dazu zählen die Reiserichtlinie, das elektronische Antragsverfahren, festgelegte Buchungswege, eine Online Booking Engine (OBE) für Standard-Reisen, ein Vertragsreisebüro oder Implant für die komplizierten Reisebuchungen und ein Firmenkreditkartensystem für mehr Kosten-Transparenz und zur Eliminierung des für Mitarbeiter und Unternehmen komplizierten und unbefriedigenden Vorschusswesens. Wobei den Firmenkreditkarten eine wichtige Funktion zukommt: Ohne sie wäre beispielsweise die Einführung einer OBE sinnlos und die Kontrolle der Reiseausgaben äußerst mühevoll. Heute setzen auch immer mehr Mittelständler auf diese Lösung, da es verstärkt um die Senkung der indirekten Kosten geht. Denn interne Prozesse wie die die Reisekostenabrechnungen (RKA) oder die Auszahlung und Verbuchung von Bargeld-Vorschüssen sind extreme Kostentreiber. Bei der RKA werden die Prozesskosten mit Hilfe der Firmenkreditkarten gesenkt, da alle mit der Karte bezahlten Leistungen automatisch in professionelle RKA-Systeme einfliesen und damit der zeitlichen Aufwand des Mitarbeiters reduziert wird. Zugleich werden Fehlerquellen ausgeschaltet, was auch die Arbeit in Buchhaltung und Controlling spürbar entlastet. In Deutschland gibt es heute drei große Anbieter von Firmenkreditkartensystemen. Marktführer ist die Lufthansa-Tochter AirPlus, gefolgt vom amerikanischen Reise- und Finanzdienstleister American Express. Auch MasterCard ist ein relevanter Player im Markt, gibt allerdings selbst keine Kartenprodukte heraus sondern ist ein Franchising-Unternehmen, das Lizenzen an Banken und Finanzinstitute vergibt. Die Banken entwickeln eigene Lösungen für ihre Kunden und definieren das Zahlungsziel, Art und Umfang der Versicherungen und weitere Benefits bzw. Kundenbindungs-Programme. Führender Emittent von MasterCard-Produkten ist heute die Degussa Bank. Im Prinzip funktionieren die Produkte aller Anbieter gleich, Unterschiede gibt es im Service und bei den technischen Lösungen. Entscheidend ist ein Karten-Duo: Die Reisestellenkarte, eine virtuelle Kreditkarte zum Bezahlen bestimmter, zentral eingekaufter Leistungen vor Beginn der Reise. Die Corporate Card, die jeder Reisende erhält, zum Bezahlen aller während der Geschäftsreise anfallenden Leistungen. Beide Karten helfen dem Unternemen bei der Bündelung von Zahlungsströmen und der effektiveren Steuerung ihrer Reisebudgets, sagt Michael Fürer, AirPlus- Vertriebschef Deutschland. Die Reisestellenkarte (bei AirPlus Company Account genannt, bei MasterCard als Lodge-Karte bezeichnet) wird auf den Namen der Firma in einem Reisebüro, einer Reisestelle oder einem Online-Buchungssystem hinterlegt. Über dieses Abrechnungskonto lassen sich alle Flugtickets, Mietwagen- Reservierungen sowie Bahn-Fahrscheine abwickeln. Auch Hotel-, Kongress- und Messearrangements können darüber abgerechnet werden. Die Reisestellenkarte lie-

6 6 titelthema go global biz februar 2013 American Express Bjoern Hoffmeyer, General Manger Central Europe, Global Corporate Payments bei American Express. fert dem Unternehmen eine übersichtliche Sammelrechnung (bei AirPlus wöchentlich, bei American Express monatlich) und erspart damit eine Vielzahl an Einzelbelegen. Außerdem enthält die Sammelrechnung bereits den Vorsteuerausweis für das Finanzamt. Die Corporate Card dagegen ist eine reale Plastikkarte, die jeder Reisende eines Unternehmens bei sich tragen sollte (daher auch die Bezeichnung Walking Card ), um unterwegs bargeldlos alle Reiseausgaben begleichen zu können. Die Corporate Card ist allerdings auf den Namen des Reisenden und nicht auf die Firma ausgestellt, und die Umsätze werden über das private Konto des Mitarbeiters ausgeglichen. Er muss sich die Ausgaben dann über die Reisekostenabrechnung vom Unternehmen zurückholen, was in der Regel wegen des verlängerten Zahlungsziels der Karte kein Problem darstellt. Willkommener Nebeneffekt: Die Mitarbeiter erledigen die ungeliebte Reisekostenabrechnung relativ zügig. Trotzdem ist genau das der Grund, warum die Einführung eines Firmenkreditkartensystems in vielen Fällen nicht reibungslos über die Bühne geht. Viele Angestellte haben Bedenken, erst einmal in Vorkasse treten zu müssen. Sie fragen sich beispielsweise, was geschieht, wenn das eigene Konto doch einmal ins Minus gerät und sie Überziehungszinsen zahlen müssen. Die Einführung von Corporate Cards ist mitbestimmungspflichtig, so dass ein Unternehmen, das einen solchen Schritt plant, auf jeden Fall frühzeitig den Betriebsrat ins Boot holen sollte. Die Kartenanbieter haben dieses Problem durchaus erkannt und helfen bei der Einführung von Firmenkreditkarten teilweise mit eigenen Teams. Ein Serviceteam unterstützt den Kunden bei der Implementierung und sorgt fortlaufend für die Optimierung der Geschäftsprozesse, versichert AirPlus-Vertriebschef Fürer und rät gleichzeitig: Um die Implementierung erfolgreich umzusetzen, ist die frühzeitige Einbindung und Akzeptanz aller Hierarchiestufen im Unternehmen von großer Bedeutung. Hierbei unterstützt AirPlus mittels unterschiedlicher Kommunikationsdokumente und Leitfäden. Echte Vorteile bringt ein Kreditkartensystem nämlich nur, wenn mindestens drei Viertel der Vielreisenden eine Corporate Card akzeptieren. Umso wichtiger ist es für das Management, die Mitarbeiter von den Vorteilen der Firmenkreditkarten zu überzeugen. Sie unterscheiden sich von privaten Kreditkarten durch größere Flexibilität und zusätzliche Leistungen: Das verlängerte Zahlungsziel: Nach der monatlichen Rechnungsstellung bleiben bei den meisten Coroporate Cards 28 Tage Zeit bis zur Abbuchung durch die Kreditkartenfirma, bei American Express kann das Zahlungsziel sogar bis zu 58 Tage verlängert werden. Vereinfachte RKA: Die Daten der Reiseausgaben fließen bei passenden American Express Wer bietet was? AirPlus AirPlus Company Account AirPlus Company Account Compact (Abrechnungskonto für KMU) AirPlus Debit Account AirPlus Corporate Card AirPlus Private Card (Zweitkarte für Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben) American Express American Express Corporate Card American Express Gold Corporate Card American Express Platinum Corporate Card American Express Corporate Purchasing Card American Express Corporate Meeting Card Payment, BTA, virtuelle Bezahllösungen MasterCard Business Card (KMU bis zu 250 Mitarbeiter) Corporate Card (Firmen ab 250 Mitarbeiter) Lodge-Karten oder Reisestellen-Karten Purchasing-Karten (nur regional verfügbar) Flottenkarten Meeting-Karten Schnittstellen automatisch in das RKA-System ein. Versicherungen: Viele Corporate Cards enthalten zusätzliche Versicherungsleistungen und Unfallschutz für den Reisenden, so dass das Unternehmen seiner Fürsorgepflicht nachkommt. Die Corporate Card ist oft kostenlos, es wird keine Jahresgebühr verlangt. Bargeldvorschüsse werden überflüssig, aber der Reisende kann bei Bedarf weltweit mit der Karte Bargeld abheben. Management Information System (MIS): Alle über die Corporate Card getätigten Umsätze fließen in das regelmäßige Reporting ein. Gerade der letzte Punkt ist aus Sicht der Anbieter wichtig für die Firmen. Sie können ihre Budgets für Geschäftsreisen spürbar entlasten, indem sie die über Firmenkreditkarten gewonnenen Daten gezielt auswerten und nutzen. Denn durch

7 go global biz februar 2013 titelthema 7 die Management Reports lassen sich Kosteneinsparungen erzielen: Alle über die Firmenkreditkarte getätigten Ausgaben werden gesammelt und fließen in individuell aufbereitete Management Reports ein, erklärt Björn Hoffmeyer, der es als General Manager Europa für Global Corporate Payments bei American Express ja wissen muss. Kollege Fürer ist der gleichen Meinung und ergänzt: Um Geschäftsreis-Budgets erfolgreich zu steuern, benötigen Firmen einen Überblick über ihre gesamten Reiseausgaben. Der Weg führt über eine zuverlässige Datenquelle und das sind Firmenkreditkarten aus der Sicht des Unternehmens zuallererst. Auch bei MasterCard ist das Reporting ein zentraler Aspekt der Corporate Card. Das Reporting beantwortet vereinfacht ausgedrückt die zentrale Frage aus Controlling-Sicht: Wer hat wo was bezahlt?, heißt es aus der Frankfurter Zentrale. Und weiter: Hierfür stehen Integrationsmöglichkeiten in nachgelagerte ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) wie Microsoft Dynamics, SAP oder Oracle und verschiedene Reisekosten-Abrechnungssysteme (z.b. MobileXpense oder Concur) zur Verfügung. MasterCard stellt seinen Franchise-Nehmern die technischen Lösungen wie das Smart Data genannte Management Information System bereit, das heute von mehr als Firmenkunden weltweit genutzt wird. Wichtig für den Firmenkunden ist die Qualität der Reports. Smart Data wie auch die MIS der anderen Anbieter kann die Daten für die RKA schon im Vorfeld automatisch anreichern, indem z.b. Kostenstellen-Codes hinzugefügt werden oder die Einhaltung von Compliance-Richtlinien überprüft werden (z.b. ob der richtige Dienstleister gewählt wurde). Für die Buchhaltung können Transaktionen auf verschiedene Kostenstellen zur Weiterverarbeitung gesplittet werden, für das Controlling lassen sie sich nach Hierarchien und Top-Lieferanten auswerten. Auch die Reports von AirPlus erreichen eine große Datentiefe. Neben den relevanten Reisedaten wie Kaufdatum, Name des Reisenden, Ticket-/Fahrscheinnummer, Buchungsklasse, Reisestrecke, Reisekosten (Nettobetrag, MwSt. und Bruttobetrag) können Unternehmen ihre AirPlus- Rechnung auf Wunsch um bis zu neun unternehmensinterne Zusatzdaten (Kostenstelle, Personalkennziffer, Dienststelle, Abrechnungseinheit, Projektnummer) erweitern, um die Reisekosten verursachergerecht zuordnen zu können. Neben dem klassischen Duo Reisestellenkarte und Corporate Card haben die Anbieter noch Karten für den Einsatz in speziellen Branchen (Meetings, Flotte) oder den Wareneinkauf (Purchasing-Karte) im Programm (siehe Kasten). Bei American Express gibt es außerdem verschiedene Kundenbindungsprogramme (z.b. Corporate Membership Rewards), die mit dem Kartenprogramm verknüpft sind. Ralph Langrock High Tech meets High Touch An acht attraktiven Standorten bieten die Commundo Tagungshotels optimale Voraussetzungen für Ihre erfolgreichen Tagungen und Veranstaltungen. Über 315 Seminar-, Konferenz- und Tagungsräume können individuell an Ihre Anforderungen angepasst werden. Hier stehen unseren Gästen neben höchst leistungsfähiger Informations- und Kommunikationstechnik selbstverständlich auch modernste Tagungstechnik zur Verfügung. In unseren Hotels in ganz Deutschland stehen insgesamt über Einzel- und Doppelzimmer sowie Appartements und Suiten bereit. Commundo Tagungshotels gibt es in Hamburg, Königs Wusterhausen, Leipzig, Neuss, Bad Honnef, Darmstadt, Stuttgart und Ismaning. Alle Management-, Organisations- und Ablauf-Prozesse in den Commundo Tagungshotels sind nach ISO zerti ziert. nsere Häuser beteiligen sich seit ahren am E M- Programm European oundation for ualit Management und sämtliche Standorte tragen das Prüfsiegel Certi ed Conference Hotel. Weitere Informationen unter oder Buchungen unter der kostenfreien Rufnummer Jetzt neu in Hamburg, Neuss, Stuttgart und Ismaning: Telepresence - der innovative Live- Conferencing-Service der Telekom