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1 Ihr persönlicher Leitfaden für die hotel.de Travel Arranger Funktion

2 Leitfaden für Travel Arranger Ihre Firmenkundenanwendung von hotel.de ist sowohl für Selbstbucher, als auch für vielbuchende Reiseassistenten, dem s.g. Travel Arranger (z.b. für Sekretariate, Travel Agents, etc.) geeignet. Die Travel Arranger Funktion erlaubt Ihnen, die Profildaten der registrierten Mitarbeiter Ihres Unternehmens für Hotelbuchungen zu nutzen. Außerdem ist eine Vertretungsfunktion möglich (mehr Informationen hierzu, finden Sie auf Seite 12). Wenn Sie vorrangig für andere Mitarbeiter buchen, sollten Sie sich an Ihr Travel Management oder an wenden, um als Travel Arranger freigeschaltet zu werden. 2

3 Login als Travel Arranger Anmeldung Die Travel Arranger Funktion steht Ihnen ausschließlichnach dem Login in Ihrer Firmenanwendung zur Verfügung, da die Funktion mit Ihrem Teilnehmerprofil verknüpft ist. Travel Arranger Status? Die Funktion wird bei der ersten Anmeldung nach Freischaltung automatisch vom System erkannt und es wird Ihnen das entsprechende Recht freigegeben. Dies können Sie am Travel Arranger Zusatz in roter Schrift hinter Ihren Zugangsdaten erkennen. Falls dies nicht der Fall ist, sind Sie noch nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihr Travel Management oder an 3

4 Auswahl des Reisenden Für wen möchten Sie buchen? Wenn Sie eine Buchung für einen Kollegen vornehmen möchten gehen Sie wie gewohnt, mit Eingabe der nötigen Informationen (Stadt, Datum, ), vor. Als Travel Arranger haben Sie die Möglichkeit bereits auf der Startseite festzulegen für wen Sie buchen möchten. Sie können die Adresse entweder direkt eingeben oder den Reisenden über Mitarbeiter auswählen suchen. Achten Sie bitte auf die richtige Schreibweise (Tippfehler) der direkt eingegebenen Adresse. Die direkt eingegebene Adresse wird im Buchungsschritt 3 überprüft, siehe auch Seite 6. Mitarbeiter suchen Geben Sie den Namen des Reisenden in das Textfeld ein und starten Sie die Suchfunktion. Müssen Sie für mehrere Personen buchen, so haben Sie in Buchungsschritt 4 die Gelegenheit diese anzugeben. Wählen Sie hier Ihren Hauptanreisenden/Auftraggeber aus. 4

5 Travel Arranger & Ratenübersicht Auswahl Buchungsmodus Nachdem Sie Ihre Hotelauswahl getätigt haben gelangen Sie zum Buchungsschritt 2. Der Travel Arranger Buchungsmodus ist immer vorausgewählt. Bitte verändern Sie diese Voreinstellung nur, wenn Sie wirklich für sich selbst buchen möchten, da sonst die Travel Arranger Funktion nicht greift. Als Travel Arranger können Sie die Sprache der Buchungsbestätigung für den Reisenden auswählen. 5

6 Auswahl des Reisenden im Buchungsprozess 1 Zur Buchung benötigen Sie die Adresse Falls über die Startseite noch nicht geschehen, muss hier die Adresse des Reisenden angegeben werden. Das System übernimmt die buchungsrelevanten Daten aus dem Teilnehmerprofil in die Reservierung. Sie können die Adresse entweder direkt eingeben oder den Reisenden über Mitarbeiter auswählen suchen. Achten Sie bitte auf die richtige Schreibweise (Tippfehler) der direkt eingegebenen Adresse. Neuen Teilnehmer anlegen Sollte die direkt eingegebene Adresse nicht bekannt sein, existiert noch kein Teilnehmerprofil. In diesem Fall öffnet sich automatisch das Registrierungsformular. Nehmen Sie die einmalige Registrierung vor, um das Profil anschließend immer wieder nutzen zu können. Somit wird gewährleistet, dass die korrekten Daten des Reisenden an das Hotel übermittelt werden. 6

7 Reisende ohne Adresse 1 So buchen Sie z.b. für externe Mitarbeiter oder Gäste Gehen Sie bei Buchungen für Reisende die über keine Adresse verfügen oder für die Sie kein Profil anlegen möchten wie folgt vor: Verwenden Sie bitte im Buchungsschritt 3 Ihre eigene Adresse. Daten des Reisenden Überschreiben Sie im Buchungsschritt 4 Ihre eigenen Angaben bei Anreisende Personen mit denen des Reisenden. Die Reservierungsbestätigung wird nach Abschluss der Buchung an die hier hinterlegte Adresse und immer an Sie als Travel Arranger versendet. Ändern Sie ggf. die Rechnungsadresse über das Dropdownmenü oder durch die manuelle Eingabe der Adressdaten. 7

8 Angaben zu den Reisenden 1 Buchungsdetails Je nach ausgewählter Personenanzahl können Sie weitereanreisende und deren Daten an das Hotel übermitteln. Jede angegebene Person deren Adresse eingetragen ist, erhält neben Ihnen, als Travel Arranger, eine Reservierungsbestätigung. Kostenübernahme Funktion für Travel Arranger. Sie erhalten im Buchungsschritt 6 die Möglichkeit zur Erstellung und Versand des Formulars. Diese Funktion muss von Ihrem Travel Management freigegeben werden. Travel Arranger haben die Möglichkeit, Ihre eigene, im Profil hinterlegte Kreditkarte, für Garantiezwecken zu verwenden (z.b. die Firmenkreditkarte). Standardmäßig wird hier die Kreditkarte des Reisenden, sofern im Profil hinterlegt, angezeigt. 8

9 Buchungsbestätigung 1 Nach Abschluss der Buchung Als Travel Arranger erhalten Sie immer eine Kopie der Buchungsbestätigung per . Falls die Kostenübernahme aktiviert wurde, haben Sie hier die Möglichkeit, diese zu erstellen und anschließend an das Hotel zu übermitteln. Eine detaillierte Ansicht und Erläuterung finden Sie unter diesem Link: Hinweis: Die Akzeptanz der Kostenübernahme ist einzig und allein abhängig vom Hotel. Nachträglicher Versand der Kostenübernahme Sie haben außerdem die Möglichkeit die Kostenübernahme im Nachhinein über Ihre Buchungsübersicht aufzurufen. Eine genauere Erklärung zur Buchungsübersicht finden Sie auf Seite 11. 9

10 Passive PNRs für Reisebüros 1 Passenger Name Record Der passive PNR (Passenger Name Record) wurde hauptsächlich für Reisebüros eingebunden und dient dazu, eine über hotel.de getätigte Reservierung in einem GDS, wie z.b. Amadeus, mit Flugbuchungen o.ä. zu verbinden. Der PNR hilft dem Reisebüro, die Buchung im eigenen System zu finden, um Stornierungen, Umbuchungen oder Auswertungen durchzuführen. Somit können alle Reisebuchungen auf einen Blick gesehen werden. 10

11 Reservierungsübersicht 1 Übersicht der Travel Arranger Buchungen In Ihrer Buchungsübersicht haben Sie die Auswahl zwischen Ihren eigenen und Ihren Travel Arranger Buchungen. In der Travel Arranger Übersicht haben Sie die Möglichkeit, direkt nach Reisenden, Datum oder der Reservierungsnummern zu suchen. Möchten Sie alle getätigten Buchungen aufrufen, so entfernen Sie das Datum aus beiden Auswahlfeldern. Zu jeder Buchung finden Sie zeitsparende Funktionen, wie z.b. Erneut buchen. Vertretungsfunktion Um die Buchungen eines anderen Travel Arrangers sehen oder ändern zu können, müssen Sie beide in der selben Travel Arranger Gruppe sein. Auf der nächsten Seite finden Sie hierzu mehr Informationen. 11

12 Zusammenfassung Der Travel Arranger: kann Buchungen für alle Mitarbeiter seines Unternehmens vornehmen. kann bei der Buchung Profile bereits registrierter Mitarbeiter verwenden. kann Profile von Reisenden in der Firmenanwendung selbst anlegen. kann auf alle in der Firmenanwendung hinterlegten Rechungsadressen zugreifen. kann die hinterlegten (verschlüsselten) Kreditkartendaten des Reisenden zur Buchung verwenden. kann eine Kostenübernahme generieren. (Nur mit Freigabe Ihres Travel Managements) Der Gruppen Travel Arranger kann zusätzlich in individuelle Gruppen organisiert werden, so dass diese sich z.b. bei Abwesenheit gegenseitig vertreten können. Dies muss von hotel.de und in Absprache mit Ihrem Travel Management eingerichtet werden. siehe Kurzanleitung -> Kurzvideos: Travel Arranger Buchungsvorgang Travel Arranger Stornierung Profil für Reisende vorab über die Startseite anlegen Profil für Reisende im Buchungsvorgang anlegen Tipp: bitte benutzen Sie den VLC player um die Videos ansehen zu können 12

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