Antrag auf beschlossene FS-Mittel

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1 Antrag auf beschlossene FS-Mittel Richtiges Ausfüllen von Anträgen oder Wie bekomme ich zeitnah mein Geld? 1

2 Was gehört zu einem VOLLSTÄNDIGEN Antrag Vollständig ausgefüllter Antrag Überweisung von beschlossenen Fachschaftsmitteln Originalbelege Protokoll der Sitzung 2 Aktennotizen zusätzlich zu der Rechnung (bei Anschaffungen von 20 bis 249,99 ) 2 Kostenvoranschläge zusätzlich zu der Rechnung (bei Anschaffungen ab 250 ) Erklärung zu privat verauslagten Mitteln Ausführliche Abrechnung (z.b. einer Vielzahl von Belegen usw.) Einnahmen Ausgaben Übersicht (bei Veranstaltungen, auf denen Lebensmittel gefördert wurden) Erläuterungen (bei Unklarheiten) 2

3 Diese Felder sollten klar sein 3

4 Datum des Protokolls Sonstige Informationen für das AStA-Finanzteam (z.b. wenn das Geld im Vorfeld einer Veranstaltung überwiesen werden soll und die Abrechnung später folgt) 4

5 Sprecher oder Finanzer Antragsteller 2 Unterschriften von 2 verschiedenen Personen! 5

6 Nichts eintragen 6

7 Der Eingangsstempel wird vom Bürodienst gesetzt Lasst euch danach eine Kopie des Antrags, sowie sämtlicher Belegen geben. Die Kopien bewahrt ihr bitte gut auf! 7

8 Originalbelege Es müssen alle relevanten Originalbelege beigefügt sein Die Belege auf einem DIN-A4-Blatt fixieren (kleben!). Auf keinen Fall lose einreichen oder tackern! Pfand immer abziehen!! 8

9 Sitzungsprotokoll Was sollte im Protokoll enthalten sein? Anwesende, Protokollant, Datum im Protokoll muss ersichtlich sein, dass das Thema Finanzen in Bezug auf den Antrag thematisiert wurde es muss ein Beschluss über die Fachschaftsmittel vorhanden sein. Dieser bedarf einer Abstimmung, die im Protokoll festgehalten sein muss (Ja / Nein / Enthaltung) Abstimmung der maximalen Förderungssumme, die ausgegeben werden darf 2 verschiedene Personen müssen das Protokoll unterschreiben bei Vorauszahlungen: Namentliche Angabe der Person, die die Fachschaftsmittel erhalten soll und das Abstimmungsergebnis dessen 9

10 2 Aktennotizen zusätzlich zu der Rechnung dies gilt bei Anschaffungen von 20 bis 249,99 zwei formlose Angebote (z.b. aus dem Internet) suchen und zusätzlich zu der Rechnung einreichen. [Da davon ausgegangen wird, dass das günstigste Angebot genommen wird, sollten die anderen beiden Angebote teurer sein.] 10

11 2 Kostenvoranschläge zusätzlich zu der Rechnung dies gilt bei Anschaffungen ab 250 zwei Kostenvoranschläge zusätzlich zu der Rechnung einreichen [Da davon ausgegangen wird, dass das günstigste Angebot genommen wird, sollten die anderen beiden Kostenvoranschläge teurer sein.] 11

12 Erklärung zu privat verauslagten Mitteln entweder formlos mit der Angabe der /des Auslegenden, Höhe und Zweck der Auslage oder den AStA - Vordruck nutzen 12

13 Ausführliche Abrechnung Bitte anfertigen bei z.b.: einer Vielzahl von Belegen wenn nicht alle Belege zu 100 % in den Antrag eingehen (Pfand) mit z.b. einer Tabellenkalkulation: einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben (mit Bezug zu den Belegnummern) Endsumme klar hervorheben 13

14 Einnahmen Ausgaben - Übersicht Bitte anfertigen bei Veranstaltungen, auf denen Lebensmitteln gefördert wurden (d.h. Lebensmittel, die vom Fachschaftsgeld gekauft wurden) Lebensmittel dürfen nur gefördert werden, wenn sie zum Einkaufspreis wieder verkauft werden! als Tabelle einreichen: einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben mit Bezug zu den Belegnummern Endsumme klar hervorheben Sollte die Veranstaltung Verlust gemacht haben, bitte eine Begründung angeben, warum dies der Fall war 14

15 Beispiel für eine Einnahmen Ausgaben Übersicht Diese gibt es als Vorlage auf der AStA - Homepage 15

16 Erläuterungen bitte schreibt uns einen kurzen Text, wenn es irgendwelche Unklarheiten beim Antrag geben könnte (einfach dem Antrag beifügen) z.b. bei Beschlüssen / Anträgen, die im Konflikt zu der Finanzordnung (FIO) stehen könnten unerwartet niedrige oder hohe Einnahmen 16

17 Abschließend Anträge und Formulare findet ihr auf der AStA Homepage: Solltet ihr Fragen oder Probleme haben, meldet euch einfach bei uns! Euer AStA Finanzreferat 0381/

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