Spontaneität und Engpässe im Patiententransport

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1 Spontaneität und Engpässe im Patiententransport Einleitung und wirksame Organisationslösungen Jens Knoblich Consultant process design consultants Deutschland GmbH Am Weinberg 33 D Nidda Fon Fax pdc +49 Deutschland GmbH 94 Seite 1

2 Definition Patiententransport Patiententransport ist der innerklinische Transport von gehenden, liegenden oder sitzenden Patienten und zwar a) innerhalb einer Klinik (ohne Transportfahrzeug) oder b) zwischen zwei Kliniken/Fachbereichen (mit Transportfahrzeug) Patiententransporte können als Einzel- oder als Sammeltransporte erfolgen. Patiententransporte sind geplant oder werden spontan durchgeführt. Seite 2

3 Ebenen des Patiententransportes Anforderung Planung Stationen/Leistungsstellen Eingabe Bestätigung Information Telefon PC / Netzwerk Steuerung (Annahme, Disposition, Vergabe, (Annahme, Disposition, Vergabe, Überwachung, Dokumentation) Überwachung, Dokumentation) Bestätigung Transportmeldung Fertigmeldung Leitstelle Disposition Bestätigung Bestätigung Telefon Sprechfunk GSM / WLAN PC / Netzwerk Durchführung Empfangsmeldung Transportmeldung Fertigmeldung Patiententransport Seite 3

4 Organisation des Transportdienstes Die Organisation des Transportdienstes ist im Wesentlichen von der Größe und der Struktur Ihres Hauses abhängig Eine zentrale Organisation bietet sich bei einer Größe ab ca. 400 Betten nahezu immer an (zentrale Annahme, Steuerung und Disposition der Transporte) Eine dezentrale Organisation ist vor allem in kleinen Häusern mit wenigen Transporten (> 200 Transporte pro Tag) sinnvoll. Hier bietet sich zur Steuerung eine Disposition über die Funktionsbereiche an Eine dezentrale Struktur des Hauses (z.b. Pavillionbau) bedingt eine größere Komplexität gepaart mit einer hohen Bettenanzahl steigen die Kosten exponentiell Seite 4

5 Integration des Transportdienstes Transportspitzenzeiten lassen sich in einem integrierten Transportdienst effektiver regulieren Der Patiententransportdienst sollte nach Möglichkeit nie autark organisiert sein: Anforderung: Integration einer Service-Leitstelle für die Steuerung weiterer Dienstleistungen im Haus (auch verbesserte Besetzung der Leitstelle) Disposition: Zusammenführung des Patiententransportdienstes mit anderen Transportdiensten im Haus zur gleichmäßigeren Auslastung des Personals Durchführung: Nutzung entstehender Synergien (Personalpool, gebündelte Transporte) nicht nur im Hinblick auf die Abwicklung sondern auch unter Betrachtung der Kosten pro Transport Seite 5

6 Terminplanung Terminplanung von Patiententransporten durch den Transportdienst ist allein kein Schritt zur Optimierung Terminplanung und -vergabe in den Funktionsbereichen ist sinnvoll für einen geplanten Tagesverlauf an den Funktionsbereichen Leistungsstellen verwalten ihre Ressourcen in Eigenregie Leistungsstellen, wie die Radiologie, können Veränderungen im Tagesablauf steuern und beurteilen, z.b. Verspätungen im Ablauf an die Stationen melden Seite 6

7 Wartezeit Wartezeiten für Patienten werden nicht allein durch die Pünktlichkeit des Transportdienstes reduziert Ursachen für Wartezeiten: Tagesplan der Leistungsstelle, z.b. Radiologie, unterliegt zahlreichen Verschiebungen Patient ist am Startpunkt, z.b. Pflegestation, nicht abholbereit Transport wurde gar nicht bestellt (Schnittstellenproblematik) Transport wurde falsch bestellt (falsche Anlage im System, telefonisch mit unzureichenden Angaben etc.) Seite 7

8 Personalführung Auch mit guter Personalführung lassen sich Wartezeiten verkürzen, Effizienz steigern und Kosten senken Besprechen Sie Beschwerden direkt mit Ihren Transporteuren Halten Sie regelmäßig Dienstbesprechungen mit allen Transporteuren ab Binden Sie Ihre Transporteure, insbesondere im Schichtdienst, in die Dienstplanung ein Schulen Sie Ihre Transporteure im Umgang mit Patienten Seite 8

9 IT Vor einer Entscheidung für eine Software steht die Grundsatzfrage: Sollen Transportleistungen in unserem Haus geplant oder ungeplant erbracht werden? Notwendigkeit: Größe und Struktur Ihres Hauses Integration: Modul an einem bestehenden System, wie KIS, RIS, EPA etc. (bei Planung) oder Einzellösung mit teilweiser Anbindung bzw. ad-hoc Optimierung Intelligenz der Software: Anforderungserfassung / Dispositionsunterstützung / einfache oder komplexe Dispositionsautomatisierung Seite 9

10 Finanzierung Die Verrechnung einzelner Transporte und Wartezeiten an die Kostenstellen stärkt das Bewusstsein für den Patiententransport Prüfen Sie die Einführung einer kostenstellenbezogenen Verrechnung der Transportdienstleistungen Verrechnen Sie ggf. gestaffelte Preise für verschiedene Transportleistungen Seite 10

11 Kooperationen Die Kooperation mit externen Anbietern (Krankentransportdienste/Taxiunternehmen) bietet die Möglichkeit, Synergien zu erschließen Vorhaltung einer gemeinsamen Leitstelle in der Nacht Gemeinsame Nutzung von Transportkapazitäten z.b. in der Nacht (Personal und/oder Fahrzeuge) Seite 11

12 Qualität Qualität ist mehr als die Summe der einzelnen Teile, prüfen Sie diese selbst Schaffen Sie eine grundlegende Strukturqualität mit Personalplanung, Software/Hardware und Schnittstellenmanagement, am Besten in einem Organisationshandbuch Sichern Sie eine Prozessqualität u.a. durch Personalschulungen (Pflege und Transportdienst) Prüfen Sie ihre Ergebnisqualität fortlaufend selbst warten Sie nicht auf Beschwerden Seite 12

13 Kritische Erfolgsfaktoren im Patiententransport Organisatorische Einflussbereiche Aufbauorganisation des Patiententransportes Intelligente Schicht- und Personalplanung Dokumentation und Controlling der Transporte Personalschulung und -führung (Transporteure & Anforderer) Strategische Einflussbereiche Planung vs. Nichtplanung klinischer Leistungsprozesse Leistungsfähige IT Prozessmanagement Durchgängige Prozessoptimierung (ganzheitliche Optimierung) mit allen Beteiligten Prüfung der den Schnittstellen zum Patiententransport vorgelagerten Prozessschritte Seite 13

14 Management- und Organisationsberatung, die umsetzt, was sie verspricht Die Process Design Consultants wurden 1997 gegründet. Wir sind eine selbstständige und unabhängige Unternehmensberatung zur ganzheitlichen Optimierung und Weiterentwicklung von Leistungen, Prozessen, Strukturen und Ressourcen im Facility Management und in der Verwaltung von Einrichtungen des Gesundheitswesens. Projekt- Management Prozess- Optimierung pdc Deutschland GmbH Krankenhaus- Logistik Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir innovative Konzepte, erarbeiten zielorientiert Lösungen und setzen diese erfolgreich in die gelebte Praxis um. Fortbildung Seminare pdc DI Micheli GmbH Strategisches OutSourcing process design consultants Deutschland GmbH Am Weinberg 33 D Nidda Krankenhaus- Management Fon Fax pdc +49 Deutschland GmbH 94 Seite 14

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