Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG

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1 Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG (die Vereinbarung ) zwischen dem Endkunden -Auftraggeber- und Freespee AB Villavägen Uppsala Schweden -Auftragnehmer- gemeinsam oder einzeln nachfolgend auch Vertragspartei / Vertragsparteien genannt Seite 1/11

2 Präambel Der Auftraggeber hat mit der mobile.international GmbH, Kleinmachnow-Dreilinden (nachfolgend mobile.de ) einen Vertrag über die Bereitstellung einer Telefonrufnummer sowie über die Erbringung diverser Statistik- und Auswertungsleistungen im Hinblick auf Telefonanrufe von Endkunden abgeschlossen. Im Zuge dieser Leistungen verarbeitet der Auftragnehmer, welcher im Hinblick auf das Vertragsverhältnis zwischen mobile.de und dem Auftraggeber Subunternehmer von mobile.de ist, für den Auftraggeber die Telefonnummern der jeweiligen Anrufer. Diese aus datenschutzrechtlichen Gründen notwendige Vereinbarung regelt die vorstehend beschriebene Auftragsdatenverarbeitung des Auftragnehmers für den Auftraggeber und konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der Vertragsbeziehungen zwischen den Parteien im Zusammenhang stehen und bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen können. 1 Vertragsgegenstand 1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich nach dieser Vereinbarung, personenbezogene Daten ( 3 Abs. 1 BDSG) im Auftrag, unter Befolgung der Anweisungen sowie unter der Überwachung durch den Auftraggeber zu verarbeiten. 2. Weitere Einzelheiten bezüglich des Umfangs, der Art der Erhebung, der Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten, der Arten personenbezogener Daten sowie der Kreis der Betroffenen sind in Anlage 1 niedergelegt. 2 Allgemeine Rechte und Pflichten der Parteien 1. Für die datenschutzkonforme Erhebung, die Verarbeitung und die Nutzung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer gemäß der in dieser Vereinbarung geregelten Beauftragung ist grundsätzlich der Auftraggeber verantwortlich. Der Auftragnehmer bleibt jedoch seinerseits verantwortlich für die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten gemäß 4 f, 4 g BDSG. Darüber hinaus gelten für den Auftragnehmer lediglich die 5, 9, 38, 43 Abs. 1 Nr. 2, 10 und 11, Abs. 2 Nr. 1 bis 3 und Abs. 3 sowie 44 BDSG. 2. Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer spezifische Anweisungen bezüglich der Datenverarbeitung in Schriftform oder Textform. Nur in dringenden Fällen können solche Weisungen durch bevollmächtigte Vertreter des Auftraggebers auch mündlich erteilt werden. Diese müssen jedoch unmittelbar danach schriftlich oder in Textform bestätigt werden. 3. Dem Auftragnehmer ist es ausschließlich gestattet, die in Anlage 1 festgelegten personenbezogenen Daten für den Auftraggeber im Rahmen dieser Vereinbarung sowie im Rahmen der durch den Auftraggeber erteilten spezifischen Anweisungen zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Die im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung zur Verfügung gestellten perso- Seite 2/11

3 nenbezogenen Daten dürfen durch den Auftragnehmer nicht für andere Zwecke verwendet werden, es sei denn, der Auftragnehmer ist durch einschlägige gesetzliche Bestimmungen zur Nutzung der Personenbezogenen Daten für eigene Zwecke berechtigt (z. B. Abrechnungszwecke). 4. Zur Erfüllung des Vertragsgegenstandes ist der Auftragnehmer unter Einhaltung der Bestimmungen dieser Vereinbarung berechtigt, die Daten in jeder technisch erforderlichen Weise zu verarbeiten und zu nutzen (z. B. duplizieren von Datenbeständen zur Verlustsicherung, Anlegen von Logfiles, Zwischendateien und Arbeitsbereichen etc.), soweit dies nicht zu einer inhaltlichen Umgestaltung führt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Fehler der personenbezogenen Daten, die z. B. durch technische Defekte verursacht wurden, zu korrigieren, darf jedoch im Übrigen nicht ohne entsprechende Anweisungen seitens des Auftraggebers personenbezogene Daten verändern oder umstellen. Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber über solche Defekte entsprechend in Kenntnis setzen. 3 Gegenseitige Hinweispflichten der Parteien, Prüfungen der Aufsichtsbehörden 1. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine spezifische Weisung gegen das Bundesdatenschutzgesetz oder andere einschlägige Datenschutzbestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. 2. Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder anderen Unregelmäßigkeiten bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers muss der Auftragnehmer den Auftraggeber hierüber ausreichend informieren. 3. Der Auftraggeber seinerseits hat bei der Feststellung von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, möglichen oder bestätigten Fällen von Datenverlust, insbesondere im Rahmen der Prüfung der Ergebnisse der Datenverarbeitung, den Auftragnehmer hierüber zu informieren. 4. Es ist bekannt, dass nach 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen. Für diese Unterstützung kann der Auftragnehmer vom Auftraggeber eine angemessene Vergütung für den angefallenen Aufwand verlangen. Seite 3/11

4 5. Soweit Prüfungen der Datenschutzaufsichtsbehörden beim Auftraggeber stattfinden, die ganz oder teilweise diese Vereinbarung betreffen, verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Auftraggeber zu unterstützen. Für diese Unterstützung kann der Auftragnehmer vom Auftraggeber eine angemessene Vergütung für den angefallenen Aufwand verlangen. 6. Die Parteien verpflichten sich, im Rahmen dieser Prüfungen festgestellte Mängel, welche aus diesem Vertragverhältnis resultieren bzw. dieses beeinflussen, unverzüglich abzustellen. Die jeweiligen Kosten sind von dem Vertragspartner zu tragen, der die Mängel zu vertreten hat. 4 Datengeheimnis und Informationssicherheit 1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten für den Auftraggeber das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG zu wahren. Der Auftragnehmer darf ausschließlich solche Beschäftigte einsetzen, die vor Beginn der Aufnahme ihrer Tätigkeit für den Auftraggeber formell auf das Datengeheimnis verpflichtet worden sind. 2. Der Auftragnehmer wird geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die personenbezogenen Daten vor versehentlicher oder rechtswidriger Vernichtung oder zufälligem Verlust, Veränderung, unberechtigter Freigabe oder unberechtigtem Zugriff zu schützen, die einen Grad an Sicherheit gewährleisten, der den mit der Verarbeitung verbundenen Risiken sowie der Art der zu schützenden Daten entspricht. Der Auftragnehmer hat die Anforderungen an die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gemäß 9 BDSG und die in Anlage 2 zu dieser Vereinbarung niedergelegten Anforderungen zu beachten. 5 Die Rechte der Betroffenen 1. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber bei der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen, insbesondere in Bezug auf ihre Rechte auf Benachrichtigung, Auskunftserteilung, Berichtigung, Sperrung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, zu unterstützen. Für diese Unterstützung kann der Auftragnehmer vom Auftraggeber eine angemessene Vergütung für den angefallenen Aufwand verlangen. 2. Soweit ein Schadensersatzanspruch Betroffener auf einer pflicht- oder rechtswidrigen Datenverarbeitung oder Nutzung des Auftragnehmers beruht, die in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers fällt, stellt dieser den Auftraggeber von den etwaigen Ansprüchen Betroffener frei. 6 Auftragskontrolle 1. Der Auftraggeber kann entweder selbst oder durch einen beauftragten Dritten Kontrollprüfungen zwecks Überprüfung durchführen, ob die Datenverarbeitung unter Einhaltung der vorliegenden Vereinbarung erfolgt und sich auf diese Weise vergewissern, ob der Auftragnehmer die Bestimmungen dieser Vereinbarung einhält. Diese Kontrollprüfungen müssen vor und Seite 4/11

5 nach Beginn der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer regelmäßig erfolgen. Der Auftraggeber wird die Ergebnisse der Kontrollprüfungen dokumentieren. 2. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und entsprechenden Nachweis zu führen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber eine Kontaktperson innerhalb seiner Organisation benennen, die bevollmächtigt ist, Anfragen bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu beantworten und wird mit dem Auftraggeber, den Datensubjekten und den Datenschutzbehörden im Rahmen solcher Untersuchungen zu gegebener Zeit vertrauensvoll zusammenarbeiten. Für insofern angefallenen Aufwand kann der Auftragnehmer vom Auftraggeber eine angemessene Vergütung verlangen. 7 Unterauftragsverhältnisse 1. Der Auftragnehmer ist zur Vergabe von Unteraufträgen im Rahmen der vorliegenden Vereinbarung berechtigt. 2. Subunternehmer sind vom Auftragnehmer auf die Einhaltung der Bestimmungen dieser Vereinbarung zu verpflichten. Hierunter fallen z. B. auch die Einschaltung von freien Mitarbeitern oder Maßnahmen der Fernwartung an den Datenverarbeitungssystemen des Auftragnehmers ( 11 Abs. 5 BDSG). 3. Der Auftragnehmer hat die Verfügungsberechtigung und das Kontrollrecht des Auftraggebers sowie der für den Auftraggeber zuständigen Aufsichtsbehörde auch gegenüber dem Unterauftragsnehmer gemäß dieser vertraglichen Regelung sicherzustellen. 8 Haftung 1. Der Auftragnehmer haftet unbegrenzt für o o o o vorsätzlich oder grobfahrlässig verursachtem Schaden, im Falle schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln und bei Verletzung übernommener Garantien, bei Ansprüchen aus dem Produkthaftungsgesetz. 2. Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, auch durch gesetzliche Vertreter oder Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers, haftet der Auftragnehmer nur in Höhe des nach Art des Vertrages typischerweise vorhersehbaren Durchschnittsschaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, auf deren Erfüllung der Auftraggeber in besonderem Maße vertraut und deren Erfüllung für die Erreichung des Vertragszweckes unerlässlich ist. Seite 5/11

6 3. Im Übrigen sind Schadens- und Aufwendungsersatzansprüche des Auftraggebers, gleich aus welchem Rechtsgrund, ausgeschlossen. 4. Diese Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Organe, Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers. 9 Vertragslaufzeit und Kündigung, Rückgabe personenbezogener Daten 1. Diese Vereinbarung tritt mit Zugang des durch den Auftraggeber unterzeichneten Vertragsdokumentes bei dem Auftraggeber in Kraft. Der Auftragnehmer verzichtet auf die Gegenzeichnung ( 151 BGB). Die Laufzeit dieser Vereinbarung richtet sich nach der Laufzeit der Leistungsbeziehung zwischen den Vertragsparteien. 2. Jede Vertragspartei kann diese Vereinbarung jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß der jeweils anderen Vertragspartei gegen die Bestimmungen dieser Vereinbarung vorliegt. Kündigungen haben schriftlich zu erfolgen. 3. Im Falle einer Kündigung dieser Vereinbarung ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber sämtliche Datenträger mit personenbezogenen Daten, die er im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Vereinbarung erhalten hat, herauszugeben und anschließend sämtliche Kopien solcher personenbezogener Daten zu löschen. 10 Schlussbestimmungen 1. Jegliche Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dasselbe gilt für das Schriftformerfordernis selbst. Soweit nicht anderweitig gesetzlich vorgeschrieben, genügt eine Mitteilung per Text- nicht dem Schriftformerfordernis; demgegenüber genügt die Übersendung der Mitteilung per Fax oder per unterzeichnetem PDF- Dokument in einer Sollten eine oder mehrere der vorstehenden Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. 3. Diese Vereinbarung unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Verzeichnis der Anlagen Anlage 1: Datenverarbeitung Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen Seite 6/11

7 FÜR DEN AUFTRAGGEBER Ort, Datum Unterschrift Name Position Seite 7/11

8 Anlage 1 zur Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG : Einzelheiten der Datenverarbeitung 1. Personen, die von der vorliegenden Beauftragung zur Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen sind: Von der Datenverarbeitung betroffen sind Anrufer, die die von Freespee für den mobile.de- Händler bereitgestellten Nummern anwählen. 2. Arten der personenbezogenen Daten, die von dem vorliegenden Auftrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen sind: Telefonnummer (ID) des Anrufers. 3. Umfang, Art und Zweck des vorliegenden Auftrags zur Verarbeitung personenbezogener Daten: Die ID des Anrufers wird für den mobile.de-händler gespeichert und verarbeitet, damit der mobile.de-händler Kunden zurückrufen kann, deren Anrufe er verpasst hat, sowie zur Erstellung statistischer Auswertungen. Seite 8/11

9 Anlage 2 zur Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG: Technische und organisatorische Maßnahmen Der Auftragnehmer wird die nachfolgend angeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen erfüllen: 1. Zutrittskontrolle Maßnahmen zur Verhinderung, dass Personen unbefugt Zutritt zu Datenverarbeitungssystemen erhalten, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden Der unbefugte Zutritt zu den Datenverarbeitungssystemen von Freespee AB wird durch mehrere Zugangskontrollsysteme verhindert. Dies beinhaltet, ist jedoch nicht beschränkt auf Magnetkarten, Überwachungskameras, Überwachungspersonal, Alarmanlagen und Schlüssel. 2. Zugangskontrolle Maßnahmen zur Verhinderung, dass Datenverarbeitungssysteme von unbefugten Personen genutzt werden Verschlüsselte Verbindungen, Privatschlüssel und sichere Kennwörter verhindern den Zugang zu den Datenverarbeitungssystemen und -methoden von Freespee AB. Es werden Benutzerstammsätze verwendet. 3. Zugriffskontrolle Maßnahmen zur Gewährleistung, dass Personen, die bevollmächtigt sind, ein Datenverarbeitungsverfahren anzuwenden, lediglich auf die personenbezogenen Daten zugreifen können, auf die sich ihre Zugriffsberechtigung bezieht, und dass diese Daten bei der Verarbeitung nicht ohne Genehmigung gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können Der Zugang zu Daten im System der Freespee AB ist begrenzt auf zertifizierte Datenverarbeitungstechniker. Sämtliche Tätigkeiten werden überwacht und protokolliert. Seite 9/11

10 4. Weitergabekontrolle Maßnahmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung, dem Datentransport oder der Speicherung auf Datenträgern nicht ohne Genehmigung gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können Die Übermittlung, Weiterleitung und Speicherung von Daten im System der Freespee AB wird protokolliert und verschlüsselt. 5. Eingabekontrolle Maßnahmen, um sicherzustellen, dass es im Nachhinein möglich ist, zu prüfen und nachzuweisen, ob, zu welcher Zeit und durch wen personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssystemen eingegeben, verändert oder entfernt wurden Sämtliche Änderungen des Systems der Freespee AB werden überwacht und protokolliert. 6. Auftragskontrolle Maßnahmen zur Gewährleistung, dass bei einer Beauftragung zur Datenverarbeitung personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den Anweisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können Inhalte des Vertrages mit dem Auftraggeber werden an die Mitarbeiter intern kommuniziert und die Einhaltung überwacht. 7. Verfügbarkeitskontrolle Schutz der personenbezogenen Daten vor zufälliger Vernichtung oder Verlust Regelmäßige Backups, UPS, getrennte Speicherung der Backups, RAID-Verfahren, mehrere geografische Standorte, Firewalls sowie Notfallpläne sind einige der von Freespee AB vorgenommenen Maßnahmen zur Verhinderung von zufälliger Vernichtung oder Verlust von Daten. Seite 10/11

11 8. Trennungskontrolle Maßnahmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben worden sind, getrennt verarbeitet werden Im System von Freespee AB werden die Kundendaten jedem Kunden jeweils getrennt zugeordnet. Es erfolgt eine Unterscheidung nach Test- und Produktionssystemen. Seite 11/11

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