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1 Im Folgenden erhalten Sie eine Beschreibung zur Anpassung der Vorlagen-Datei für die Ausgabe Ihrer Aufträge aus Lexware faktura+auftrag über Word. Die Anleitung basiert auf MS Word Sollten Sie mit einer neueren MS Word Version arbeiten, können die Angaben zu Menüfolgen und Aufrufen von den hier genannten abweichen. Öffnen Sie Ihr Word-Programm. Wechseln Sie über Datei Öffnen in das Formularverzeichnis von Lexware faktura+auftrag/plus. Beachten Sie: Im Fenster Öffnen muss folgende Einstellung: Dateityp: Dokumentenvorlagen (*.dot) vorgenommen werden. Nachfolgend genannte Dateien stehen zur Auswahl: Faktura1_netto.dot Faktura1_brutto.dot Lieferschein1.dot Lieferschein2.dot Tipp: wenn Sie in der Artikelverwaltung mit Nettopreisen arbeiten. wenn Sie in der Artikelverwaltung mit Bruttopreisen arbeiten. wenn der Lieferschein mit Preisen ausgegeben werden soll. wenn der Lieferschein ohne Preise ausgegeben werden soll. Den Pfad zum Formularverzeichnis finden Sie in Lexware faktura+auftrag im Menü? - Info Wenn Sie mit Ihren Änderungen beginnen, ist es ratsam, die Vorlage erst unter einem eigenen Namen zu speichern. Achten Sie darauf, dass die Datei als dot- Datei gespeichert wird. Die Word- Formulare werden bei einer Datensicherung nicht mitgesichert. Speichern Sie eine Kopie Ihrer angepassten Vorlagen-Datei in einem eigenen Verzeichnis auf Ihrem Rechner oder auf einen Datenträger. Wenn Sie sich in der Vorlage befinden, öffnen Sie in Word das Menü Extras - Optionen. Wechseln Sie in die Auswahl Ansicht Setzen Sie im Bereich Anzeigen den Haken bei Textmarken, dadurch wird die Bearbeitung der Vorlage wesentlich erleichtert. 1

2 Vorlage anpassen: Kopf- und Fußzeile ändern Die Kopf- und Fußzeile kann in der Word-Vorlage frei gestaltet werden. Die firmenspezifischen Daten aus dem Programm werden nicht übernommen. Über die Auswahl Ansicht - Kopf- und Fußzeile oder einen Doppelklick in die Kopf- bzw. Fußzeile können Sie diesen Bereich entsprechend gestalten. Infoblock und Adressfenster auf allen Seiten Falls der Infoblock und das Adressfenster auf jeder Seite angezeigt werden soll, müssen Sie diese Angaben in die Kopfzeile übernehmen. Für die Übernahme markieren Sie den Adress- und / oder Infoblock. Mit einem rechten Mausklick in den markierten Bereich, wählen Sie im angezeigten Kontextmenü die Option Ausschneiden. Hinweis: Die Textmarken am jeweiligen Ende einer Angabe müssen mitkopiert werden! 2

3 Wechseln Sie mit Doppelklick in den Bereich der Kopfzeile. Setzen Sie den Cursor unterhalb der Absenderadresse Wechseln Sie an dieser Stelle wieder mit Klick der rechten Maus in das Kontextmenü und wählen Sie die Option Einfügen. Der Infoblock und das Adressfenster werden jetzt auf jeder Seite ausgegeben. Hinweis: Die Seitennummerierung ist eine Funktionalität von MS Word. 3

4 Änderungen im Infoblock Wünschen Sie, dass bestimmte Angaben aus dem Infoblock nicht ausgedruckt werden, können Sie den entsprechenden Eintrag samt Textmarke markieren und löschen. Achtung! Sobald eine Textmarke entfernt wird, werden die Daten nicht mehr ausgelesen und nicht mehr über den Druck ausgegeben. Eine versehentlich gelöschte Textmarke kann folgendermaßen wieder hergestellt werden: Setzen Sie den Cursor hinter den Text zu dem die Textmarke fehlt. Öffnen Sie das Menü Einfügen Textmarke. Markieren Sie im angezeigten Dialog die gelöschte Textmarke. Mit Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen wird die Textmarke an der eben markierten Stelle gesetzt. Es ist auch möglich, Text und Textmarken an einer anderen Stelle im Auftrag zu platzieren. Den Text z. B. Bestellnr. oder Bearbeiter einfach an die gewünschte Stelle einfügen. Setzen Sie den Cursor hinter dem Text. Über das Menü Einfügen - Textmarke. Wählen Sie die passende Textmarke (hier Bestellnr. oder 4

5 Bearbeiter) und bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche Hinzufügen. Tipp: Achten Sie auf den Abstand der Tabulatoren, damit es nicht zu Verschiebungen kommt. Eine Liste aller vorhandenen Textmarken finden Sie weiter unten im Anschreiben. Ansicht, wenn Textmarken aus dem Infoblock an anderer Stelle platziert sind. Tabellenüberschriften ändern Sie können die Tabellenüberschrift ändern. Originalansicht: Wechseln Sie in den jeweils zu ändernden Spaltenkopf. Überschreiben Sie den vorgegebenen Text. Hinweis: Die Textmarke darf nicht überschrieben bzw. gelöscht werden! Ansicht nach Änderung der Überschrift im Spaltenkopf Artikel-Nr. und Text: Änderungen in der Tabelle Sie können auch einzelne Spalten aus der Tabelle löschen. Markieren Sie die entsprechende Spalte mehrere Zeilen können mit Hilfe der gedrückten Shift-Taste markiert werden. Klicken Sie mit der rechten Maus in den markierten Bereich Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Zellen löschen, anschließend setzen Sie die Auswahl auf Zellen nach links verschieben. 5

6 Originalansicht: Ansicht nach dem Löschen der Spalte Artikel-Nr. Tabellenbreite anpassen: Die Tabelle ist durch das Entfernen der Spalte schmaler als vorher. Die ursprüngliche Breite kann wieder hergestellt werden. Fahren Sie dazu mit der Maus über die senkrechte Linie in der Tabelle, bis ein Doppelpfeil rechts/links erscheint. Mit Linksklick auf den Doppelpfeil erscheint eine gestrichelte Linie, mit der Sie die Spaltenbreite einstellen können. 6

7 Ansicht nach Anpassung der Spaltenbreite: Speichern der Vorlage Wenn alle Anpassungen vorgenommen sind, speichern Sie die Datei. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Datei als.dot gespeichert wird, wie bereits am Beginn dieser Anleitung dargestellt. Vorlage mit eigenem Namen in Lexware faktura+auftrag hinterlegen: Starten Sie Lexware faktura+auftrag. Wechseln Sie in die Auftragsliste und öffnen Sie den Druckauftrag. Im Fenster Auftrag drucken markieren Sie die Auswahl Zielgerät: - Export - MS Word Markieren Sie die Formularvariante der Sie Ihre Vorlagendatei zuordnen möchten. Wechseln Sie über die Schaltfläche Formularverwaltung in den Bereich der Formularauswahl. Im Bereich Formularvarianten ist Ihre zuvor getroffene Auswahl markiert. Mit Klick auf den Button Duplizieren wird eine Kopie der Vorlage erstellt. Überschreiben Sie im Feld Bezeichnung den Dateinamen Kopie von... mit einer Bezeichnung Ihrer Wahl. Im unteren Bereich des Fensters Formularverwaltung finden Sie das Feld Vorlagendatei. Tragen Sie in diesem Feld die Bezeichnung Ihrer soeben angepassten Vorlagendatei ein. Hinweis: die vorgegebenen Steuerzeichen &FP\, dürfen nicht überschrieben werden. Beispiel: &FP\Rechnung.dot Schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche Beenden. 7

8 Mit Klick auf die Schaltfläche Ausgabe, wird der gewählte Auftrag als Word-Dokument am Bildschirm angezeigt. Führen Sie den Druck auf Papier über den entsprechenden Word-Befehl aus. Soll die Ausgabe direkt zu Papier gebracht werden, können Sie auf der Seite Formularverwaltung für folgende Option einen Haken setzen: Programmaufruf nach der Berichterstellung unterdrücken Liste aller im Dokument vorhandenen Textmarken aus faktura+auftrag/plus - Hinweis: Die Textmarken dürfen in Ihrer Schreibweise nicht verändert werden! Textmarke: A_Beschreib ABS_RE_GESAMT ABS_RE_UST Abschlag Abschlag_Betrag_Text Abschlag_Netto Abschlag_Text Abschlag_Text_Brutto Abschlag_Text_Netto Abschlag_Text_UST Artikel_EZP Artikel_GSP Artikel_NR Artikel_Rabatt Artikel_Text AusgabeSteuerBetrag Bauleistung Bearbeiter Belegdatum Bestellnr Betreff_NR Bezug Bezugsnummer Einheit Forder_Text Forderungsbetrag_Betrag Forderungsbetrag_Text GesamtBetrag GesamtNetto Verwendet für: Auftragsbeschreibung (Text) Artikel Einzelpreis Artikel Gesamtpreis Artikelnummer Rabatt gewährt an Artikelposition Artikeltext Ausgabe des Steuerbetrages Bauleistung Bearbeiter Auftragsdatum Im Auftrag hinterlegte Bestellnr. Betreff (Auftrag Nr...) Bezugbelegart Verweis auf vorhergehenden Auftrag Einheit Gesamtbetrag Gesamtnetto 8

9 KD_EG_ID_Nummer KdNrbeimLief KundeAnrede KundeAnsprech KundeFax KundeFirma KundeLand KundeNameVorname KundenNr KundePLZ_ORT KundeStrasse KundeZusatz Lieferart Lieferdatum Menge Nachbem PositionNr Privat ProjektNr SteuernAusgabe SteuernAusgabeNBL Steuernr USTIDNR Währung1 Währung2 Zahlungsbedingung EG Ust ID-Nummer des Kunden Kdnr beim Lieferanten Ansprechpartner (Kunde/Lieferant) Firma (Kunde/Lieferant) Land (Kunde/Lieferant) Vorname und Name (Kunde/Lieferant) Kunden oder Lieferanten Nr PLZ und Ort (Kunde/Lieferant) Strasse + Hausnr (Kunde/Lieferant) Zusatz aus Kundenadresse (Kunde/Lieferant) Lieferart (im Auftrag hinterlegt) Menge (Stückzahl) Nachbemerkungen PositionNr (diese Spalte darf nicht entfernt werden!) Privat Projekt Nr (falls hinterlegt) Ihre Steuernummer Firma Umsatzsteuernummer Wert Einzelpreis Wert Gesamtpreis Zahlungsbedingungen aus Auftrag Sie können die Gestaltung der MS-Word Vorlage auch von einem zertifizierten Fachhändler, kostenpflichtig vornehmen lassen. Infos zu Fachhändlern in Ihrer Nähe erhalten Sie über: Hilfe über das Internet Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Produkten sowie weitere Serviceleistungen finden Sie im Internet auf unseren Service- und Supportseiten unter 9

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