Anleitung für die Verwendung der Word-Dokumentvorlage

Transkript

1 Anleitung für die Verwendung der Word-Dokumentvorlage 1 Erstellen Sie Ihren Fachbeitrag mit der Dokumentvorlage Sie können Ihren Fachbeitrag direkt in der Vorlage erstellen. Ggf. erstellen Sie zur Sicherheit vorab eine Kopie. Wichtig: Bitte reichen Sie den Beitrag über das ConfTool ein: Die Datei ist vorformatiert. Nutzen Sie unbedingt die Formatvorlagen (siehe 2). Die Vorlage wurde mit und für Word 2000 erstellt. Fügen Sie keine Bilder über die Zwischenablage ein! (siehe 2.2.3) Beachten Sie die Qualität der Grafiken und Bilder (siehe ) Nehmen Sie keine Seitennummerierung vor und verwenden Sie keine Kopfoder Fußzeilen Bitte verwenden Sie keine Hyperlinks in der Literatur Bitte speichern Sie Ihre Beiträge Word-2000-kompatibel als.doc-datei Bitte senden Sie die Bilder in druckbarer Auflösung (mind. 300dpi) separat mit Bitte beachten Sie, dass die Bilder schwarz-weiß veröffentlicht werden. Farbige Kennzeichnungen entfallen also. Das ConfTool vergibt automatisch Ihre Benutzer-ID (vierstellig) und eine Beitrags-ID (dreistellig). Bitte benennen Sie Ihre Word/Zip-Datei entsprechend. Bsp: 1001_153 Ein vollständiger Beitrag (Vortrag) sollte nicht mehr als zehn Seiten umfassen. Ein Beitrag zur Posterausstellung sollte nicht mehr als vier Seiten betragen. 2 Die Symbolleiste Formatvorlagen Die Dokumentvorlage enthält eine eigene Symbolleiste mit Formatvorlagen für die Formatierung des Fachartikels (Bild 1). Bild 1: Die in der Dokumentvorlage enthaltene Symbolleiste 2.1 Das Menü Überschriften Wenn Sie in der Formatvorlagen-Symbolleiste auf Überschriften klicken, werden in einem Popup-Menü die in der Dokumentvorlage enthaltenen Überschriften-Formate angezeigt (Bild 2).

2 Bild 2: Das Popup-Menü Überschriften Wählen Sie für den ersten Absatz die Formatvorlage Titel und fügen Sie den Titel Ihres Fachbeitrages ein. Falls Sie einen Untertitel verwenden möchten, wählen Sie für den zweiten Absatz die Formatvorlage Untertitel und fügen Sie den Untertitel zu Ihrem Fachbeitrag ein. Verwenden Sie für den nächsten Absatz die Formatvorlage Autor und schreiben Sie Ihren Namen wie im folgenden Beispiel. Auch hier wird die Formatvorlage Autor verwendet: Von Konrad Muster In die Fußnote auf der ersten Seite fügen Sie Ihren Namen mit ausgeschriebenem Vornamen und akademischen Graden sowie Firma und Ort ein. Dipl.-Ing. Konrad Muster, Beispiel GmbH, Stadthausen Dann beginnen Sie Ihren Fachbeitrag in dem Feld Fügen sie hier Text und Bilder ihres Vortrages ein, den Sie mit Hilfe der Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 4 gliedern können. Sie können die entsprechenden Formatvorlagen auch mit Hilfe der in Bild 3 angegebenen Tastenkombinationen auswählen. 2.2 Das Menü Text/Bild/Tabelle Wenn Sie in der Formatvorlagen-Symbolleiste auf Text/Bild/Tabellen klicken, werden in einem Popup-Menü weitere in der Dokumentvorlage enthaltene Formatvorlagen angezeigt (Bild 3). Bild 3: Das Popup-Menü Text/Bild/Tabelle

3 2.2.1 Die Formatvorlage Textkörper Verwenden Sie die Formatvorlage Textkörper für ganz normale Textabsätze wie diesen, den Sie gerade lesen. Sie können einem Absatz dieses Format auch mit der Taste <F2> zuweisen Die Formatvorlagen Liste, Listennummer und Listenfortsetzung Um einen Text übersichtlich, leicht lesbar und optisch ansprechend zu gestalten, verwenden Sie die Formatvorlage Liste. Den Absätzen, denen Sie dieses Format zuweisen, wird ein Blickfangstrich hinzugefügt und ab der zweiten Zeile wird der Text am Einzug hängend ausgerichtet. Wollen Sie eine nummerierte Aufzählung verwenden, benutzen Sie dazu die Formatvorlage Listennummer. Auch mit diesem Absatzformat wird Ihr Text 1. übersichtlich und 2. leichter lesbar. Wollen Sie einem Listenpunkt oder einer Listennummer einen neuen, eingezogenen Absatz hinzufügen, verwenden Sie dazu die Formatvorlage Listenfortsetzung. Der Absatz wird dann, wie dieser Absatz, ohne Blickfangstrich oder Aufzählungsnummer eingezogen. 3. Standardmäßig wird nach einem oder mehreren nicht nummerierten Absätzen die Listennummer weitergezählt. Möchten Sie jedoch eine neue Liste wieder bei 1. beginnen, dann wählen Sie für diesen Absatz den Menüpunkt Nummerierung und Aufzählungszeichen... im Menü Format in der Word-Taskleiste. Dort wählen Sie unten auf der Registerkarte Nummerierung die Option Neu nummerieren und bestätigen Ihre Auswahl durch Klicken auf die Schaltfläche OK. 1. Dieser Absatz beginnt dann wieder bei Die Formatvorlagen Bild und Bild-/Tabellenunterschrift Bilder und Grafiken einfügen und formatieren Wenn Sie ein Bild einfügen möchten, verwenden Sie auf keine Fall die Zwischenablage zum Einfügen (kein Copy&Paste), sondern speichern Sie das Bild zunächst in der Quellanwendung (z. B. Ihr Bildbearbeitungsprogramm) als Bild ab, z. B. im JPEG-, TIFF- oder EPS- Format (s. a ). Bitte legen Sie alle Bilder und Grafiken in einen separaten Bildordner an. Der gesamte Bildordner muss mit Abgabe der Word und PDF Dateien abgegeben werden. Verwenden Sie bitte keine Positionsangaben (dies geschieht über das Einfügen über die Zwischenablage) oder Positionsrahmen für Ihre Bilder. Verwenden Sie bitte keine zusammengesetzten Grafiken, sondern speichern Sie diese vor dem Einfügen über ein Bildbearbeitungsprogramm als ein einziges Bild.

4 Wählen Sie für den Absatz, in den Sie die Abbildung einfügen möchten, das Absatzformat Bild. Dann fügen Sie die zuvor gespeicherte Bilddatei über den Menüpunkt Einfügen > Grafik > Aus Datei... ein. Durch anschließendes Drücken der <Return>-Taste wird für den nächsten Absatz das Absatzformat Beschriftung eingestellt. Fügen Sie in diesen Absatz die Bildunterschrift ein. Das gleiche Absatzformat verwenden Sie auch für Tabellenunterschriften. Bild 4: Beispiel für ein über den Menüpunkt Einfügen > Grafik > Aus Datei... eingefügtes Bild, dem mit Hilfe des Popup-Menüpunkts Rahmen und Schattierung... (rechte Maustaste über dem Bild klicken) ein Rahmen (Breite 1/2 Punkt) mit 3 mm Abstand zum Bild (Popup-Menüpunkt Grafik formatieren..., Registerkarte Bild, Zuschneiden an allen Seiten -0,3 cm) zugewiesen wurde; außerdem wurde das Bild auf 150 % vergrößert, die Auflösung bei 100 % war 600 dpi Wählen Sie dann die Umbruchart Mit Text in Zeile über die rechte Maustaste "Grafik formatieren" (bzw. "Objekt formatieren") oder über das Menü "Format>Grafik" bzw. "Format>Objekt". Hier kann auf der Registerkarte "Layout" die Umbruchart "Mit Text in Zeile" zugewiesen werden Bild- und Grafikformate Bitte legen Sie alle Bilder und Grafiken in einen separaten Bildordner an. Bitte beachten Sie, dass die Ausgabe schwarz/weiß gedruckt wird, bitte legen Sie die Bilddaten in Graustufen und im Modus CMYK (nicht RGB) an. Tipp: Beim Anlegen von Tortengrafiken darauf achten, dass die Farbabstufung auch als Graustufenbild erkennbar ist. Für Grafiken oder Zeichnungen, die im Pixelformat erstellt wurden (oder für Vektor-Grafiken, die programmspezifische Muster o. ä. benutzen) ist das JPEG-Format ungeeignet, da hierbei in jedem Fall Qualitätseinbußen zu verzeichnen sind. Verwenden Sie für derartige Abbildungen das TIFF-Format. Sie können dabei die LZW-Komprimierung verwenden. Wenn Sie dennoch das JPEG-Format verwenden, achten Sie unbedingt darauf, dass die bestmögliche Qualität eingestellt ist (= geringste Komprimierung). Der Importfilter für EPS-Grafiken ist in Word standardmäßig nicht installiert. Zum Importieren von EPS-Grafiken muss daher ggf. der entsprechende Importfilter von der Programm-CD nachinstalliert werden.

5 Da die Seiten vor dem Druck auf DIN A5 verkleinert werden, wird eine sehr gute Druckwiedergabe erreicht, wenn Sie Grafiken mit einer Auflösung von 450 dpi und Fotos mit einer Auflösung von 300 dpi abspeichern. Diese Auflösungen reichen natürlich nur dann aus, wenn Sie die Abbildungen nach dem Einfügen nicht mehr vergrößern. Die Formatvorlage Tabellentext Für die Texte innerhalb von Tabellen verwenden Sie die Formatvorlage Tabellentext. Spaltenüberschriften in Tabellen können Sie anschließend fett formatieren (Tab. 1). Gefahrenklasse A 1 bis A III Flammpunkt < 21 C / > 55 C Dichte bei 15 C Kinematische Viskosität 720 kg/m³ bis 860 kg/m³ 0,65 bis 4,0 x 10 6 m²/s Tab. 1: Beispiel für eine Tabelle; der linke Rand wurde manuell angepasst, damit er in einer Flucht mit dem Text steht (Maus über dem Rand platzieren, klicken und ziehen) Die Formatvorlage Literaturstelle Wenn Sie am Ende des Textes Literaturstellen angeben möchten, verwenden Sie für die Überschrift die Formatvorlage Überschrift 1 und für die einzelnen Literaturstellen die Formatvorlage Literaturstelle. Beispiel: 3 Literatur: [1] Schlenther, N.: Grabenlose Kanalsanierung im Einzelrohr- und Rohrstrang-Lining ohne Ringraum. 3R international 44 (2006) Nr. 6, S [2] Bayer, H.-J.: Überbohrverfahren zum Austausch von Alt-Kabeln und Alt-Leitungen. IRO-Schriftenreihe Bd. 25, S , Essen: Vulkan-Verlag, 2002 Bitte verwenden Sie keine Hyperlinks in der Literatur. 4 Datenablieferung: Bitte erstellen Sie einen zip-komprimierten Ordner der folgende 3 Unterlagen enthalten muss: 1. Worddateien (Nur Dateien ab der Version Word 2000 sind für uns verwendbar. Eine.docx-Datei (z. B. aus dem Programm Word 2007) kann nicht verarbeitet werden. Bitte speichern Sie Ihre Beiträge Word-2000-kompatibel als.doc-datei!) 2. aus Word erzeugte PDF-Dateien 3. Ordner mit den Originalbilddaten (CMYK oder schwarz/weiß (Graustufen)) Bitte reichen Sie den Beitrag über das ConfTool ein: Haben Sie Fragen zu der Formatvorlage oder zu der Formatierung Ihres Dokumentes, wenden Sie sich bitte an Anne Purschwitz (geb. Hütter), DIV Deutscher Industrieverlag, Redaktion atp, Mail: purschwitz@di-verlag.de, Tel