SEPACheck. für Vereine. für Vereine. gut vorbereitet sein...

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1 gut vorbereitet sein... für Vereine SEPACheck für Vereine Bankkunden in der gesamten EU müssen sich ab auf Änderungen im Zahlungsverkehr einstellen. Mit SEPA werden bargeldlose Zahlungen wie beispielsweise Überweisungen und Lastschriften einheitlich gestaltet. Damit Sie dafür gut gerüstet sind, haben wir die wichtigsten Punkte für Ihren Verein zusammengestellt.

2 SEPA- für Vereine Ziehen Sie Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein? Falls ja, müssen Sie für die Umstellung auf SEPA ein paar Dinge beachten. Aus diesem Grund haben wir diese SEPA- für Vereine entwickelt. Sie dient als Leitfaden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für Fragen stehen Ihnen unsere Mitarbeiter/innen gerne zur Verfügung. A. Voraussetzungen A1. Gläubiger-ID Jeder Verein, der seine Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einzieht benötigt eine eindeutige Gläubiger-ID. Diese muss von Ihnen über die Internetseite beantragt werden. Die Bundesbank teilt Ihnen die Gläubiger-ID dann per mit. Gläubiger-ID beantragt Gläubiger-ID erhalten A2. Lastschriftvereinbarung (Inkassovereinbarung) Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" mit der Bank erneuert werden. Hierfür benötigen wir die o.g. Gläubiger-ID. neue Inkassovereinbarung bei Bank eingereicht A3. Lastschriften nur noch online möglich Sie haben Ihre Lastschriften für die Mitgliedsbeiträge bisher beleghaft oder per Diskette bzw. USB-Sticks (DTA) eingereicht? Unter SEPA ist dies nicht mehr möglich. Lastschriften können nur noch online bei der Bank eingereicht werden. Online-Banking-Zugang für Verein vorhanden Online-Banking-Zugang für Verein beantragt A4. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss SEPAfähig sein, d. h. künftig alle notwendigen SEPA-Funktionen wie z.b. Mandatsverwaltung, Gläubiger-ID, IBAN, BIC usw. beinhalten und verarbeiten können. Bitte klären Sie mit dem Händler bzw. Hersteller Ihrer Software, ob diese SEPA-fähig ist. bestehende Software ist SEPA-fähig neue Software (SEPAfähig) bei Bank bestellt A5. Prüfung der bestehenden Einzugsermächtigungen Überprüfen Sie, ob Sie für jeden Lastschriftzahler eine gültige Einzugsermächtigung mit original Unterschrift vorliegen haben. Ist dies nicht der Fall, holen Sie es bitte rechtzeitig vor Ihrer Umstellung auf SEPA nach. Einzugsermächtigungen liegen alle im Original vor Bisher haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Bitte beachten Sie: Falls Sie bis zum Abschalttermin der nationalen Verfahren ( ) nicht alle Einzugsermächtigung vorliegen haben, ist eine einfache Wandlung (siehe auch Umstellung Punkt B1) nicht mehr möglich und Sie müssen von jedem Mitglied ein neues, sogenanntes SEPA-Lastschriftmandat einholen! Volksbank Hochrhein eg SEPA für Vereine Seite 2 Diese dient als Leitfaden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

3 A6. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat muss durch eine eindeutige, individuelle Mandatsreferenz gekennzeichnet werden. Diese darf kein zweites Mal verwendet werden. Legen Sie bitte fest, nach welcher Systematik Ihr Verein diese Referenznummern erstellt (max. 35 alphanumerische Stellen lang). Mandatsreferenz festgelegt Beispiel: Mitgliedsnummer + Datum der Mandatserstellung oder Geburtsdatum des Mitglieds A7. SEPA = IBAN und BIC statt Konto-Nr. und BLZ Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds. Ihre Mitglieder finden diese Daten auf ihrer Bank-Karte bzw. auf den Kontoauszügen. Alternativ können Sie die Umrechnungssoftware VR-IBAN-Konverter verwenden ( Das Passwort für den Konverter erhalten Sie in unserem ServiceCenter Telefon / (Montag bis Freitag zwischen 8.00 Uhr und Uhr). IBAN und BIC eingeholt A8. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Wichtig: Die Umstellung muss zwingend vor dem abgeschlossen sein. Nach Ihrer Umstellung sind nur noch SEPA-Lastschriften möglich. Umstellungstermin festgelegt A9. Künftigen Termin für den Einzug festlegen Bislang haben Sie Ihre Mitgliedsbeiträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa zum Jahresbeginn oder Mitte Dezember - eingezogen. Unter SEPA ist dies so nicht mehr möglich. künftiger Einzugstermin für Beiträge festgelegt Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss (siehe auch Beitragseinzug Punkt C1). Volksbank Hochrhein eg SEPA für Vereine Seite 3 Diese dient als Leitfaden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

4 B. Umstellung auf SEPA (spätestens bis zum ) B1. Einzugsermächtigungen umwandeln in Mandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen im Original (siehe A5) vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Lastschrift-Mandat umwandeln. Somit ist die Einholung neuer unterschriebener SEPA-Mandate von jedem Mitglied nicht notwendig. Sie müssen Ihre Mitglieder lediglich schriftlich über die Wandlung unterrichten. Diese Mitteilung muss dokumentiert bzw. nachweisbar sein und folgende Punkte umfassen: Datum des Anschreibens Tag der Umstellung Name und Adresse des Mitglieds bzw. des Zahlungspflichtigen Mandatsreferenz der Lastschrift IBAN und BIC des Mitglieds bzw. des Zahlungspflichtigen Name und Gläubiger-ID des Vereins Zahlungsart: wiederkehrende Lastschrift Musteranschreiben für die Wandlung bei Bank besorgt Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am: Ein Musteranschreiben für die Wandlung finden Sie auch auf unserer Internetseite: B2. Lastschrift-Mandate statt Einzugsermächtigung Bisher haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf dem Mitgliedsantragsformular erteilt. Dies ist unter SEPA nicht mehr möglich. Erstellen Sie für den Beitritt und für das Mandat jeweils ein separates Formular. Bei der Gestaltung eines Formulars für ein SEPA-Mandat ist es wichtig, dass Sie den rechtlich relevanten Text mit dem exakten Wortlaut und nur den erlaubten Inhalt verwenden. Jegliche Abweichung macht das Mandat ungültig! Mitgliedsantragsformular überarbeitet Neues Mandatsformular erstellt bzw. Muster von der Bank besorgt Wir stellen Ihnen auch gerne ein Muster für ein Mandat zur Verfügung. Dieses finden Sie auch auf unserer Internetseite: Bitte beachten Sie: Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt für alle neuen Mitglieder nur noch SEPA-Lastschrift-Mandate. B3. Aufbewahrung der Mandate Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA- Lastschrift-Mandate inkl. sämtlicher Änderungen innerhalb von 7 Tagen im Original vorzulegen. Bei gewandelten Einzugsermächtigungen zusätzlich auch den Nachweis der Wandlung. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Aufbewahrung der Mandate geregelt Bitte beachten Sie: Ein Mandat verliert seine Gültigkeit, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die z. B. austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. Nach Erlöschen des Mandats (Widerspruch/Mandatskündigung) beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für das Mandat 14 Monate. Volksbank Hochrhein eg SEPA für Vereine Seite 4 Diese dient als Leitfaden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

5 C. Einzug der Mitgliedsbeiträge (SEPA) C1. Vorabankündigung über die Beitragsbelastung Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Einzugstermin (siehe Punkt A9) über die Belastung zu informieren. Wichtig ist, dass Sie gewährleisten können, alle Mitglieder erreicht zu haben. Zum Beispiel können Sie alle Mitglieder per Brief informieren oder jeweils den letzen Lastschrifteinzug nutzen, um den Mitgliedern die Vorabankündigung zukommen zu lassen. Ein entsprechender Hinweis im Verwendungszweck reicht aus (Pflichtangaben: Betrag, Fälligkeit, Zahlungsempfänger, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID) Vorabankündigung wurde geregelt Bei gleichbleibendem Intervall und gleichbleibendem Betrag reicht eine Information vor dem 1. Einzug bis zur Änderung des Betrages oder des Fälligkeitstermin aus. Beispiel für eine einmalige Vorabankündigung bei wiederkehrenden Lastschriften: Den Beitrag von 50,00 ziehen wir mittels SEPA-Basislastschrift zum Mandat 54VOMO64 zu der Gläubiger-ID DE 47 ZZZ von Ihrem Konto IBAN DE 123 bei der Volksbank Hochrhein BIC GENODE61WT1 jährlich am ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende / Feiertag verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den ersten folgenden Werktag. Wenn sich der Betrag, Turnus und/oder Fälligkeitstermin ändert, muss eine erneute, fristgerechte Vorabankündigung erfolgen. Bei variablen Beiträgen muss jeder Einzug angekündigt werden. C2. Einreichung / Vorlauffrist SEPA-Lastschriften müssen bei der Bank mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet 6 bzw. 3 Bankarbeitstage bis Uhr vor dem Fälligkeitstermin. Vorlauffrist beachtet Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich die Lastschriften 10 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin bei uns einzureichen, um sicher zu stellen, dass die Lastschriften rechtzeitig vorliegen. Bei nicht fristgerechter Einreichung wird die Zahlung abgewiesen und Sie müssen Ihre Vereinsmitglieder erneut fristgerecht über den neuen Fälligkeitstermin informieren. C3. Rücklastschriften mangels Deckung Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabinformation über den Einzugstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften mangels Deckung kommen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabinformation erfolgen muss und die Fristen gemäß Punkt C1 gelten. Damit das Ganze nicht zu kompliziert wird, empfehlen wir Ihnen, dass bei einer Rücklastschrift mangels Deckung das Mitglied in dem betreffenden Jahr den Betrag überweist und im darauffolgenden Jahr der Betrag ganz normal wieder per Lastschrift eingezogen wird. Volksbank Hochrhein eg SEPA für Vereine Seite 5 Diese dient als Leitfaden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

6 D. Sonstiges Der 1. Februar 2014 ist der Stichtag zur Abschaltung der nationalen Zahlverfahren. Dann ist SEPA für Nicht-Verbraucher, also auch Vereine, Pflicht. Wir empfehlen Ihnen, dass Ihre Umstellung auf SEPA bis spätestens Dezember 2013 vollzogen sein sollte. Somit verbleibt Ihnen ein kleiner Puffer bis zum Stichtag. IBAN ist die Internationale Bankkontonummer und ersetzt Ihre bisherige Kontonummer. BIC ist der international standardisierte Bank-Code zur weltweit eindeutigen Identifizierung von Kreditinstituten und ersetzt die bisherige Bankleitzahl. Geben Sie auf allen relevanten Drucksachen (Briefpapier, Spendenanträge usw.) und eventuell Ihrer Internetseite zusätzlich die IBAN und BIC Ihres Vereins an. Unter SEPA sind keine Umlaute (ä, ö, ü und ß) mehr zulässig. Zahlungen, die diese Zeichen verwenden, werden aufgrund des fehlerhaften Datensatzes abgewiesen. Führen Sie einzelne Testlastschriften durch. Testen Sie Ihre Zahlungsabläufe schrittweise mit immer mehr Zahlungen, indem Sie Ihre Mitglieder nach Möglichkeit sukzessive umstellen. Auch Änderungen (z. B. die Bankverbindung eines Mitgliedes) müssen gesetzes- und regelkonform aufbewahrt werden (derzeit im Original am Original-Mandat). Ihre Software benötigt auch eine Mandatsverwaltung, um die Ausführungsart der Lastschrift (Erst-, Folgeund Einmallastschrift) festzulegen. Die erste SEPA-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigung erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Und im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist als Datum der Unterschrift des Zahlers das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. Dieses muss zwischen dem 9. Juli 2012 und mindestens fünf Geschäftstage vor der Fälligkeit der ersten SEPA-Basis-Lastschrift liegen. Bei einer Änderung des SEPA-Lastschriftmandats (z. B. IBAN) muss dann mit dem folgenden Einzug die alte und die neue Kontoverbindung (IBAN) mitgeliefert werden. Ändert sich auch der BIC muss der nächste Einzug zusätzlich als Erstlastschrift eingereicht werden. SEPA unterscheidet bei der Einreichung von Basis-Lastschriften, ob ein Einzug erst- bzw. einmalig, wiederkehrend oder letztmalig erfolgt. Die Festlegung, ob es sich um einen erstmaligen oder wiederkehrenden Lastschrifteinzug handelt, sollte durch Ihre Software zur Erstellung der Zahlungsdateien unterstützt werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie dies entsprechend beachten. Die erste SEPA Basis-Lastschrift ist als Erstlastschrift zu kennzeichnen, auch wenn bereits Einzüge unter einer bestehenden Einzugsermächtigung erfolgt sind. Auch die gewandelten Einzugsermächtigungen müssen wie die SEPA-Lastschriftmandate aufbewahrt werden. Die steuerlichen Pflichten zur Aufbewahrung nach HGB sind weiterhin zu beachten. Bei grenzüberschreitenden Lastschriften (z. B. Frankreich) muss das Mandat in der Landessprache des Zahlungspflichtigen, sowie zusätzlich in Englisch und (empfohlen) in der eigenen Landessprache verfasst werden (ebenfalls Buchstabengetreu!). Für Fragen zu stehen Ihnen unsere Mitarbeiter/innen gerne zur Verfügung. Weitere Informationen zu SEPA finden auch auf unserer Internetseite: Volksbank Hochrhein eg SEPA für Vereine Seite 6 Diese dient als Leitfaden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

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