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1 Finanzleitfaden Version 5 - Stand Gefördert von: STÄRKEN vor Ort ist ein Programm des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) und wird aus dem Europäischen Sozialfonds der Europäischen Union kofinanziert.

2 2 1. Grundsätzliche Prinzipien der Mittelvergabe und Förderfähigkeit von Projektausgaben Förderfähig sind generell nur die im Projektzeitraum kassenwirksam erfolgten Ausgaben der Mikroprojekte, die dem Zuwendungszweck, d.h. dem Projektziel, entsprechen. Es können nach dem Zuwendungsrecht auf Ausgabenbasis generell nur Ausgaben erstattet werden, die im Förderzeitraum - also nach dem vertraglich oder per Bescheid festgelegten Projektbeginn und vor Ende des Förderzeitraums - entstanden und kassenwirksam bezahlt worden sind. Ausgaben für Aufträge, die davor ausgelöst wurden, oder die nach dem Ende des Förderzeitraums entstehen, sind nicht erstattungsfähig. Es gilt der Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung. Rabatte und Skonti müssen genutzt werden, d.h. sie müssen abgezogen werden, auch wenn diese vom Mikroprojektträger nicht genutzt wurden. Bei der Vergabe von Unteraufträgen durch den Mikroprojektträger ist das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln und die Vergabeordnung zu beachten. In Art. 11 der Verordnung (EG) Nr. 1081/2006 wird die Einhaltung der Vorschriften zum öffentlichen Beschaffungswesen zwingend vorgegeben. Die Mikroprojektträger sind damit an die Einhaltung der Vorschriften nach der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) und der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) gebunden. Bei Vergaben ab dem gilt Folgendes: a) Leistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von Euro ohne Umsatzsteuer können freihändig vergeben werden. b) Die Grundsätze des Wettbewerbs und der Transparenz bleiben unberührt. Bei der Auftragsvergabe ist der Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Mittelbewirtschaftung uneingeschränkt zu beachten. Die Projektträger sind verpflichtet, bei freihändiger Vergabe bei einem geschätzten Auftragswert ab 500 Euro bis Euro (ohne Umsatzsteuer) eine nachvollziehbare, formlose Preisermittlung bei mindestens drei Unternehmen durchzuführen. Diese sind zu dokumentieren und der Rechnung beizufügen. Es sind mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen, wenn der geschätzte Auftragswert bei freihändiger Vergabe zwischen 1.000,01 Euro bis Euro ohne Umsatzsteuer beträgt. Die Teilung eines Auftrages in mehrere Vergaben ist unzulässig, wenn damit der Zweck verfolgt wird, die vorgenannten Höchstwerte zu unterschreiten.

3 3 Im Übrigen gilt Nr. 3 der ANBest-P ausdrücklich und unverändert. Es ist stets aktenkundig zu machen, weshalb von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung abgesehen wurde (ein Hinweis auf die hier festgelegten Höchstgrenzen reicht aus) und zu welchem Ergebnis die Preisermittlung geführt hat. Bei der Vergabe von Aufträgen ist durch vertragliche Gestaltung sicherzustellen, dass sich die Auftragnehmer verpflichten, den Projektträgern die erforderliche Information über die als Auftrag vergebenen Tätigkeiten zu liefern. Erstattungsfähig sind ausschließlich tatsächlich getätigte Ausgaben, die anhand von Einzelbelegen nachgewiesen werden. Nach Art. 11 Absatz 3 b) ii) der VO (EG) Nr. 1081/2006 i.v.m. VO (EG) 397/2009 besteht die Möglichkeit Pauschalbeträge anzuerkennen. Der Fördermittelgeber entscheidet über die Anwendung von Pauschalregelungen und legt die Kriterien fest. Bitte beachten Sie hierzu den Punkt Pauschalen für indirekte Kosten bei Punkt 2.2 Sachausgaben. Wenn im Rahmen des Projektes zusätzliche Einnahmen erzielt werden, müssen diese auch in den Anträgen und Beleglisten entsprechend erfasst werden, d.h. dass diese Einnahmen den Zuwendungsbetrag mindern. STÄRKEN vor Ort Fördermittel dürfen darüber hinaus nicht als Kofinanzierungs-/Eigenanteil einer anderen Förderung verwendet werden.

4 4 2. Kostenkalkulation 2.1 Personalausgaben Abgegrenzte Personalausgaben können anteilig von Mikroprojektträgern abgerechnet werden. Ein Nachweis dieses Anteils erfolgt über einen Stundennachweis. Eine Abrechnung ist auf Basis dieses Stundennachweises und den entsprechenden Gehaltsbelegen durchzuführen, wobei der entsprechende Anteil am Arbeitgeberbrutto erstattungsfähig ist. Sonderleistungen, die nicht vergleichbaren TVöD-Regelungen entsprechen (z.b. Direktversicherungen oder Gewinnbeteiligungen) sind nicht zuwendungsfähig. Eine Erstattung für Ausgaben von bereits geförderten Arbeitnehmer/innen (z.b. Lohnkostenzuschuss) ist generell nicht möglich. Hier gilt der Grundsatz, dass Mittel aus dem Programm STÄRKEN vor Ort nicht als Kofinanzierung, z.b. als Arbeitgeberanteil, eingesetzt werden dürfen. Die Berechnung anteiliger Personalausgaben ist wie folgt vorzunehmen: Personalausgaben = Projektstunden * Stundensatz 52,176 Wochen im Jahr / 12 Monate im Jahr = 4,348 Stundensatz = Arbeitgeberbrutto / Arbeitszeit / 4,348 Projektsunden = Arbeitszeit * Monate im Projekt * prozentualer Anteil im Projekt * 4,348 Das Besserstellungsverbot ist generell bei allen Personalausgaben zu beachten, d.h. dass das für das Programm STÄRKEN vor Ort eingesetzte Personal nicht besser gestellt werden darf als vergleichbare Arbeitnehmer/innen des öffentlichen Dienstes. Als Vergleichsgrundlage ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund) mit den entsprechenden Eingruppierungen heranzuziehen. Als Vergleichsbasis dient dabei die tatsächliche Tätigkeit im Rahmen des Projektes. Ggf. auftretende Differenzen kann bzw. muss der Projektträger aus eigenen Mitteln ausgleichen. Hinweise zum TVöD finden Sie unter / Gesetze und Verordnungen. Belege zu Personalkosten: Als Belege für die Personalkosten sind folgende Unterlagen immer einzureichen: Berechnung des förderfähigen Stundensatzes (siehe oben), monatlich / Angabe der vertraglichen Wochenarbeitszeit / Erklärung zum Besserstellungsverbot / Datei: Personal Kopien der monatlichen Lohnkostenabrechnungen Stundennachweis zu den im Projekt geleisteten Stunden - Bestätigung durch Unterschrift des Projektmitarbeiters / der Projektmitarbeiterin und der Projektleitung

5 5 2.2 Sachausgaben Indirekte Kosten (Pauschalen) Die Abrechnung von Pauschalen für die indirekten Kosten durch den Zuwendungsempfänger eines Mikroprojektes ist in Höhe von 7% auf die direkten Ausgaben zulässig. Um welche indirekten Ausgaben es sich handelt kann, ist der separaten Aufstellungsliste im Anhang zu entnehmen. Die Höhe des %-Satzes ist einheitlich anzuwenden. Sie wurde anhand von Erfahrungswerten für das Förderprogramm ermittelt und festgelegt. Rechenbeispiel zur Höhe der Bewilligung für direkte und indirekte Kosten: direkte Kosten = Gesamtzuwendung : 1,07 indirekte Kosten = Gesamtzuwendung - direkte Kosten Zahlenbeispiel mit einer Zuwendungssumme von : direkte Kosten = : 1,07 = 9.345,79 indirekte Kosten = ,79 = 654,21 Eine kurze Aufstellung der indirekten Kosten ist im Finanzplan aufzuführen Direkte Kosten (keine Pauschalen) Direkte Kosten müssen anhand von Einzelbelegen nachgewiesen werden und ggf. mit Abrechnungsschlüsseln versehen sein. Mietkosten können nur für Räume geltend gemacht werden, für die durch den Zuwendungsempfänger tatsächlich Miete entrichtet wird und hier nur für den Flächen- und Zeitanteil, der durch das Mikroprojekt genutzt wird. Als sonstige Sachausgaben können die mit dem Mikroprojekt im Zusammenhang stehenden Kosten erstattet werden, wie Porto, Büromaterial, Reisekosten (hier ist das Bundesreisekostengesetz zur Berechnung anzulegen). Bei IT-Leistungen können Ausgaben geltend gemacht werden, die nicht abschreibungspflichtig sind, wie z.b. Wartung und Reparatur.

6 6 Ab 2010 existieren bei Anschaffungs- und Herstellungskosten für projektbezogene Wirtschaftsgüter bis zu Euro zwei verschiedene Abschreibungsvarianten nebeneinander. Es kann demnach zwischen den beiden nachfolgenden Varianten frei gewählt werden. Die Entscheidung für eine der beiden GWG-Abschreibungsvarianten gilt dann einheitlich für alle Anschaffungen des betreffenden Wirtschaftsjahres. Variante 1 (wie in den Jahren 2008 und 2009): Gegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 150 Euro sind voll zuwendungsfähig. Für Gegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 150 Euro kann nur ein Betrag in Höhe der Abschreibung ab dem Zeitpunkt der Anschaffung für die Dauer des Projektes geltend gemacht werden. Gegenstände deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 150 Euro, aber nicht Euro übersteigen, werden in einem Sammelposten linear über 5 Jahre hinweg abgeschrieben, d.h. der Sammelposten wird mit jeweils einem Fünftel pro Jahr gewinnmindernd aufgelöst. Die Höhe des Abschreibungsbetrages kann geltend gemacht werden. Für Gegenstände mit Anschaffungs- und Herstellungskosten über Euro kann nur ein Betrag in Höhe der Abschreibung ab dem Zeitpunkt der Anschaffung für die Dauer des Projektes geltend gemacht werden. Der Abschreibungssatz richtet sich nach der amtlichen AfA- Tabelle des Bundesfinanzministeriums. Variante 2 (wie vor 2008): Bei Gegenständen mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 410 Euro sind voll zuwendungsfähig. Für Gegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 410 Euro kann nur ein Betrag in Höhe der Abschreibung ab dem Zeitpunkt der Anschaffung für die Dauer des Projektes geltend gemacht werden. Der Abschreibungssatz bestimmt sich nach den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Mikroprojektträger, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, dürfen nur Nettobeträge abschreiben. Abschreibungen für Gegenstände, die vor Projektbeginn beschafft wurden, sind nur dann zuwendungsfähig, wenn die Nutzung der Gegenstände für den Zuwendungszweck im Einzelfall erforderlich ist.

7 7 Leasing ist nur förderfähig, wenn nachgewiesen werden kann, dass es die kostengünstigste Finanzierung ist. Wären die Kosten bei der Anwendung der Alternativmethode Abschreibung oder Anmietung geringer, so müssen die Mehrkosten von den förderfähigen Ausgaben in Abzug gebracht werden (Herausrechnen der Vorfinanzierungs- und Verwaltungskosten des Leasinggebers). Vor Vertragsabschluss wir der Träger gebeten, Rücksprache mit der Lokalen Koordinierungsstelle zu halten Versicherungen Es sind nicht alle Versicherungen im Erstattungsverfahren anrechnungsfähig, sondern nur solche, die Risiken abdecken, die in ursachlichem und belegbarem Zusammenhang mit der Durchführung des Mikroprojektes stehen: Insbesondere sind nicht anrechnungsfähig: Firmen-/Betriebsrechtsschutzversicherung Betriebshaftpflichtversicherung (allgemeines Betriebsrisiko) Betriebsunterbrechungsversicherung KFZ-Versicherungen (diese werden über die Kilometerpauschale im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes abgerechnet) Erstattungsfähig sind hingegen (anteilig): Glas-/Sturm-/Feuer-/Einbruch-/Diebstahl-/Leitungswasserversicherung Unfallversicherung (z.b. für die Teilnehmer/innen) Elektronikversicherung (für geförderte Ausstattungsgegenstände) Honorare Bei Honorarkräften mit vergleichbaren Aufgaben von Mitarbeitern/innen der öffentlichen Hand ist ein am TVöD-Bund angelehnter Stundensatz erstattungsfähig (siehe Besserstellungsverbot ). Ansonsten ist eine Anlehnung an Honorarverordnungen öffentlicher Auftraggeber statthaft (Stadt oder Land z.b. Abendakademie / Universität). Bei Honorarkräften deren Tätigkeit nicht mit Aufgaben von Mitarbeitern/innen des öffentlichen Dienstes vergleichbar ist, sind marktübliche Preise förderfähig, die durch eine Markterkundung, i.d.r. durch die Einholung von drei Kostenangeboten, ermittelt werden. Darüber ist ein Vermerk zu fertigen und dem Honorarvertrag beizufügen.

8 8 Bei regelmäßiger Beauftragung ist anhand der Gesamtkosten für eine Honorarkraft zu prüfen, ob auch vergaberechtliche Voraussetzungen zu beachten sind. Ein Honorarvertrag bzw. eine Honorarvereinbarung ist schriftlich zu fixieren und als Beleg vorzuhalten. Bei der Beauftragung von selbständigen Künstlern/innen und Publizisten/innen sind die Regelungen zur Künstlersozialabgabe durch den Beauftragenden zu beachten (siehe Der Honorarvertrag bzw. die Honorarvereinbarung muss folgende Punkte beinhalten: Höhe des Stundensatzes bzw. max. Höhe des vereinbarten Entgeltes Umfang der zu leistenden Stunden bzw. Zeitraum, in dem die Stunden zu leisten sind Zeitraum, in dem die Leistung erbracht werden muss (in Anlehnung an die Projektlaufzeit) Vereinbarung zum Führen von Stundennachweisen Tätigkeitsbeschreibung(en) Aufführen von Ausgaben (z.b. Fahrtkosten, Ausgaben für Materialien etc.), die im Vertrag bzw. der Vereinbarung enthalten sind bzw. nicht enthalten sind um die Angemessenheit des Entgeltes zu prüfen, sollten wenigstens zwei weitere Angebote zur Durchführung der Leistung eingeholt werden (entsprechender Aktenvermerk/Vergabevermerk muss beigefügt werden) Belege zu Honorarverträgen: Kopie des Honorarvertrages, der die o.g. Angaben enthält Originalrechnung der Honorarkraft (mit den Mindestanforderungen nach 14 UStG) Stundennachweis im Original (unterschrieben von Honorarkraft und Projektleitung) ggf. Kopie der Ausschreibungsunterlagen und Vergabevermerk Werkverträge sind nicht förderfähig. Nicht zuwendungsfähig sind folgende Ausgaben: Sollzinsen erstattungsfähige Mehrwertsteuer Kautionen, Rückstellungen, Gesellschaftereinlagen, Provisionen nicht projektbezogene Ausgaben Investitionen abschreibungsfähiger Wirtschaftsgüter / Ausrüstungen / Gebäude, insbesondere Kauf von Fahrzeugen, Immobilien, Grundstücken oder sonstigen Ausstattungen (inkl. Möbel) bzw. Infrastruktur, sofern sie nicht als geringfügige Wirtschaftsgüter eingestuft werden können Baumaßnahmen

9 9 Pauschalen; mit Ausnahme der explizit gewährten Bewirtungs- und Verpflegungskosten, wenn sie nicht im Rahmen einer Ganztagesveranstaltung zur Umsetzung notwendig sind (müssen im Finanzplan aufgeführt sein und mit Lokaler Koordinierungsstelle vorab abgestimmt werden)

10 10 3. Dokumentation der Verwendung 3.1 Belegführung Die von dem Projektträger tatsächlich gezahlten Ausgaben sind durch quittierte Rechnungen / Originalbelege zu belegen. Alle Ausgaben müssen einen begründbaren Projektbezug haben. Belege müssen immer auf die Institution, die den Beleg abrechnet, ausgestellt sein und den Mindestanforderungen nach 14 UStG entsprechen. Dies bedeutet, dass Rechnungen folgende Angaben enthalten müssen: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungssteller/in) und des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger/in) dem/der Rechnungsteller/in vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer das Ausstellungsdatum eine Rechnungsnummer den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung (z.b. Skonto) des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtig ist den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, das für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Belege der Mikroprojektträger sind in dem von der Servicestelle STÄRKEN vor Ort entwickelten MS-EXCEL-Formular in zeitlicher Folge durch den Mikroprojektträger zu erfassen. Das Formular wird über die Lokale Koordinierungsstelle zur Verfügung gestellt. Zu den Beleglisten gibt es weitere Erläuterungen am Ende der jeweiligen Listen. 3.2 Aufbewahrung Für die Aufbewahrung der Belege gelten folgende Regeln: Unbare Zahlungen: Aufbewahrung der Original-Rechnungsbelege der Mikroprojektträger für Prüfzwecke bei der Lokalen Koordinierungsstelle bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist ( ) Aufbewahrung der Zahlungsbelege (z.b. Kontoauszüge) für Prüfzwecke beim Mikroprojektträger bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist ( )

11 11 WICHTIG: Auf dem Rechnungsbeleg muss der Zahlungsweg an den Empfänger (Überweisung) und die entsprechende Bankverbindung erkennbar sein bzw. entsprechend hinzugefügt werden (möglichst auch durch Anheften der Durchschrift des Überweisungsträgers). Die generelle Einrechung / Aufbewahrung eines Zahlungsbelegs bei der Lokalen Koordinierungsstelle ist nicht erforderlich. Der Zahlungsbeleg kann jedoch auf Nachfrage der Lokalen Koordinierungsstelle oder anderer Prüfinstanzen vom Mikroprojektträger angefordert werden. Bitte beachten Sie die Aufbewahrungsfrist bis zum Bare Zahlungen: Aufbewahrung der Original-Rechnungsbelege und des Zahlungsnachweises/-belegs der Mikroprojektträger bei der Lokalen Koordinierungsstelle bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist ( ). Sollte der Lokalen Koordinierungsstelle ein Originalbeleg nicht bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist ( ) zur Verfügung gestellt werden können, kann dieser in Ausnahmefällen wieder an den Mikroprojektträger nach Prüfung zurückgegeben werden. Der Originalbeleg ist dann entsprechend zu entwerten. Bei Teilbeträgen, die aus Mitteln des Programms STÄRKEN vor Ort finanziert werden, wird zusätzlich der Teilbetrag auf dem Original vermerkt. Eine Kopie des entwerteten Belegs ersetzt dann das Original bei der Lokalen Koordinierungsstelle. Das Original muss weiterhin zu Prüfzwecken (bis ) beim Mikroprojektträger vorliegen. 3.3 Nachweis der Verwendung Sämtliche zu erbringende Leistungen sind im Vorfeld schriftlich zu fixieren bspw. in Form einer Miet-, Wartungs- oder Honorarvereinbarung. Der Nachweis ist den Abrechnungsunterlagen beizufügen. Honorarleistungen sind mittels Rechnung inkl. Stundennachweis abzurechnen. Mietzahlungen sind anhand des Zahlungsbeleges nachzuweisen, welcher den Abrechnungsunterlagen beizufügen ist. Bei anteiligen Mietkosten muss ein Abrechnungsschlüssel beigefügt werden, aus dem ersichtlich ist, wie sich der abzurechnende Betrag aufschlüsselt. Versicherungszahlungen sind über eine Rechnung bzw. über einen Zahlungsbeleg in Verbindung mit der Versicherungspolice nachzuweisen. Der Nachweis ist den Abrechnungsunterlagen beizufügen.

12 12 Bei Abrechnung von Reisekosten ist eine Reisekostenabrechnung gemäß Bundesreisekostengesetz einzureichen. Bei wiederholten Fahrten kann eine tabellarische Aufstellung, aus der die Fahrenden, das Datum, der Zweck und die besuchte Einrichtung hervorgehen, eingereicht werden. Wird Aufwand für Abschreibungen auf Gegenstände, die vor Projektbeginn beschafft wurden, abgerechnet, so sind die Abschreibungen mit den vor Beginn des Projektes liegenden Rechnungs- und Zahlungsbelegen nachzuweisen. Der Nachweis des Arbeitgeberbruttos, der vertraglichen Wochenarbeitszeit und der abgerechneten Projektsunden (Stundennachweis) ist zu Prüfzwecken den Abrechnungsunterlagen beizufügen. Den Abrechnungen von Personalausgaben ist ein Vermerk zur Prüfung des Besserstellungsverbotes beizufügen.

13 13 Direkte und indirekte Kosten DIREKTE KOSTEN INDIREKTE KOSTEN (PAUSCHALE) A. Personalausgaben (einschl. Sozialversicherung) Lehr- und Betreuungspersonal Projektleitung, sonstige Projektmitarbeiter/innen Honorare Umlagen für Krankheit, Mutterschaft und Insolvenz (U1, U2 und U3) für Projektmitarbeiter/innen 1) Nachweis anhand von Arbeitsverträgen, Tätigkeitsbeschreibungen, Stundenzetteln und Honorarverträgen mit ggf. Vergabeunterlagen (VOF / VOL/A). Geschäftsführung Verwaltungskraft Hausmeister/in Buchhalter/in weiteres technisches Personal (z.b. Bibliothek, Empfang) Ausgaben für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, bei Schwangerschaft etc. ungedeckte Personalausgaben z.b. Abfindungen Umlangen für Krankheit, Mutterschaft und Insolvenz (U1, U2 und U3) für Verwaltungskräfte 1) Beamtenbeihilfen B. Raumkosten (Mieten / Abschreibung für im Projekt genutzte Gebäude 2) Mietausgaben für die Raumnutzung, aufgeteilt nach qm und die jeweiligen Projektmitarbeiter/innen Mietausgaben der Räume für Lehrgänge / Unterricht etc. aufgeteilt nach Nutzungsdauer / Anteil anteilige AfA für im Projekt genutzte eigene Gebäude (nur lineare AfA) (sofern diese nicht aus öffentlichen Mitteln finanziert werden) Mietausgaben für Verkehrsflächen (Toilette, technische Räume etc.) Reinigungskosten Instandhaltungskosten Heizungskosten, Warmwasser, Strom Müllabfuhr

14 14 C. Abschreibung für Abnutzung / Leasing spitze Zuordnung zum Projekt oder zu den direkt abgerechneten Mitarbeitenden z.b. für PCs, für die im Projekt genutzten Pkw, etc. zeit- und nutzungsanteilige Abschreibung (nur steuerlich lineare Abschreibungssätze ohne Sonderabschreibungen) zeit- und nutzungsanteilige Leasingraten Telefonanlagen Software Dienst-Pkw des Trägers Möbel 3) D. Reisekosten 4) spitze Zuordnung zu den direkt abgerechneten Mitarbeitenden und Projektteilnehmern/innen nach Bundesreistekostengesetzt (BRKG) pauschalierte Tagegelder (in Anlehnung an das BRKG) für Projektmitarbeiter/innen und Projektteilnehmer/innen E. Verbrauchsmaterialien / Lehrbedarf spitze Abrechnung der eindeutig projektbezogenen Materialien (i.d.r. für Projektteilnehmer/innen) anteilig für Verwaltung (Papier, Umschläge, Toner, Bürobedarf, Bücher, Zeitschriften) Datenvernichtung F. Versicherungen (einschl. Berufsgenossenschaft), Beiträge Berufsgenossenschaftsbeiträge für Projektmitarbeiter/innen Versicherungen 5), die lt. projektbezogenen Miet- /Leasingverträgen abgeschlossen werden müssen (z.b. Geräteversicherung bei PC Leasing) (Berufs-)Haftpflicht Feuer-, Gebäude- und Geräteversicherung Mitgliedschaft in Kammern und Verbänden Beitrag zu Berufsverbänden Berufsgenossenschaftsbeiträge für Geschäftsführung/Verwaltung

15 15 G. Kommunikationskosten / Öffentlichkeitsarbeit 6) Telefonkosten, die direkt dem einzelnen Projekt zurechenbar sind und in größerem Umfang anfallen (z.b. bei: Projekt mit Telefoncoaching, Beratungshotline, etc.) Telefonkosten, die direkt dem/der Projektmitarbeiter/in über Einzelerfassung zugeordnet werden können Portokosten bei gesondert beantragten und bewilligten Großversand projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit (Flyer, Handouts, Webauftritt, etc.) Telefonkosten Portokosten Mail-/Internetkosten (inkl. Kosten für Provider) Werbung H. Sonstiges Kontoführungsgebühren für Projektkonto projektspezifische Fortbildung für Projektmitarbeiter/innen projektspezifische rechtliche Beratung (im Einzelfall, z.b. bei komplexer Vertragsgestaltung zwischen Kooperationspartnern) Ausgaben für Kinderbetreuung für Projektteilnehmer/innen (wenn notwendig für Zielgruppe) Qualitätsmanagement Ausgaben für Kinderbetreuung für Projektmitarbeiter/innen Wirtschaftsprüfer, Jahresabschluss Fortbildung Geschäftsführung/Verwaltung externe (Lohn-)Buchhaltung Archivierung Steuern und Abgaben

16 16 Erläuterungen zur Aufstellung der direkten und indirekten Kosten 1) A. Personalausgaben (einschl. Sozialversicherung) / Umlagen U1, U2 und U3 Die Zuordnung der U1, U2 und U3 kann sowohl bei den indirekten (für Verwaltungskräfte) als auch bei den direkten Personalausgaben (für Projektmitarbeiter/innen) als Teile der Sozialversicherungsbeiträge erfolgen. Begründung: Ab 2009 müssen Unternehmen die Insolvenzgeldumlage (U3) monatlich zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie den Umlagen U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) und U2 (Entgelt in der Mutterschaftszeit) abführen. Die U3 ist damit ab 2009 Bestandteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Zuständig für den Einzug der Umlagen sind ab die Krankenkassen. Für geringfügig Beschäftigte die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Die Umlagen werden im monatlichen Beitragsnachweis ausgewiesen. Besonderheit in der Übergangsphase 2009: Zuvor wurde die U3 von den Berufsgenossenschaften eingezogen. Die Beitragsbescheide der Berufsgenossenschaften im Jahr 2009 enthalten letztmalig einen Insolvenzgeld-Beitrag. Im Jahr 2009 wird in U3 noch einmal rückwirkend für das Jahr 2008 an die Berufsgenossenschaft gezahlt. Daneben wird über monatliche Beiträge an die Krankenkasse die U3 für das laufende Jahr erhoben. Es gibt damit in 2009 keine Doppelzahlung, sondern Zahlungen für die unterschiedlichen Jahre. Folglich sind für alle Bewilligungen ab 2009 nur die monatlichen Umlagen relevant. 2) B. Raumkosten (Mieten / Abschreibungen für im Projekt genutzte Gebäude) Die unter B. aufgeführten indirekten Kosten können im Fall einer eindeutigen und ausschließlichen Projektzuordnung auch direkt abgerechnet werden (z.b. ausschließlich Nutzung einer kompletten Immobilie durch das Projekt). 3) C. Abschreibung für Abnutzung / Leasing Die Anschaffung von Möbeln ist gem. ESF-VO nicht zulässig, jedoch besteht die Möglichkeit der Sofortabschreibung.

17 17 4) D. Reisekosten Die im Bundesreisekostengesetzt (BRKG) aufgelisteten (Auslands-)Tagessätze entsprechen in ihrer Höhe oft nicht den tatsächlichen Projekterfordernissen. Daher ist u.u. eine Reduzierung der Sätze für pauschalierte Tagegelder für Projektmitarbeiter/innen und Projektteilnehmer/innen (insbesondere bei Auslandsreisen) notwendig. 5) F. Versicherungen Vertraglich vorgeschriebene Wartungsverträge bleiben hier unberücksichtigt. 6) G. Kommunikationskosten / Öffentlichkeitsarbeit Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit besteht die Möglichkeit eingeschränkt notwendige Bewirtungskosten zuzulassen.

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