ErfaGroup EEG5 21. Oktober 2003 Unternehmensweite rechtsgültige Archivierung

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1 ErfaGroup EEG5 21. Oktober 2003 Unternehmensweite rechtsgültige Archivierung V keyon

2 Dienstleistungsportfolio von keyon Umfassende Dienstleistungen aus einer Hand Ihr Nutzen steht im Zentrum unserer Aktivitäten. Wir übernehmen Verantwortung und konzentrieren uns auf die effiziente Umsetzung Ihrer Anforderungen. Jede Phase unterliegt einer konsequenten Projekt-, Ressource- und Kostenkontrolle. Unser iteratives Vorgehen stellt sicher, dass Risiken früh erkannt und vermieden werden können. Unser bewährtes Vorgehen garantiert Flexibilität und berücksichtigt, dass Anforderungen in einem Projekt oftmals ändern. Wir engagieren uns für Ihren Erfolg und setzen Ihre Vision in die Realität um.

3 Dienstleistungsportfolio von keyon Beratung und Projekt Management Rechtliche, organisatorische und technische Beratung im Umfeld von e-business Lösungen Erarbeiten und Umsetzen von e-business Prozessen Erarbeiten und Umsetzen von Richtlinien (Policies) und Sicherheitskonzepten true-business Lösungen Aufbau und Integration von PKI- und SSO Lösungen, PKI Enabling von Applikationen Rechtsgültige Verarbeitung von elektronischen Daten und Rechnungen (ElDI-V, GeBüV) Eigene Produktpalette

4 Dienstleistungsportfolio von keyon Kundenspezifische Entwicklungen Realisierung von komplexen Client- Server Lösungen basierend auf modernsten Technologien (J2EE, Web Services,.NET) GUI basierte Desktop Frontends Grosses Framework und viel Erfahrung Systemübergreifendes und fundiertes Know-how auf verschiedenen Unix und Windows Systemen Eigene Java, C/C++, XML, TIFF, PDF, VB,... Bibliotheken Einsatz von State of the Art Technologien

5 Etablierter Dienstleistungsanbieter

6 Agenda Erfahrungen aus einem Jahr EAN PKI Rechtsgültige Archivierung nach GeBüV Rechtsgültige Archivierung in der Praxis Rechtsgültige Archivierung von s

7 Erfahrungen aus einem Jahr EAN PKI Die ESTV anerkennt TC TrustCenter als ausländischen Zertifizierungsdienstanbieter Entscheid: Die Eidgenössische Steuerverwaltung anerkennt gestützt auf Art. 12 Abs. 2 ElDI-V digitale Signaturen, die auf einem Zertifikat der in Deutschland akkreditierten TC Trustcenter AG, Hamburg, beruhen, als digitale Signaturen nach Art. 2 Abs. 2 Bst. a und c ElDI-V unter folgenden Voraussetzungen und Auflagen:... Medienmitteilung Die Medienmitteilung des EFD erfolgte am 9. Dezember 2002 und ist auf grosses Interesse in Fach- und Anwenderkreisen gestossen.

8 Erfahrungen aus einem Jahr EAN PKI Wirtschaft Prozess der Rechnungsverarbeitung Integration unterschiedlicher techn. Formate Archivierung Revision ESTV Anforderungen der Wirtschaft Einheitliche Revision Intentionale Entwicklungen

9 Erfahrungen aus einem Jahr EAN PKI Herausforderungen Prozesse Rechtliches 15% 55% 30% Technologie

10 Agenda Erfahrungen aus einem Jahr EAN PKI Rechtsgültige Archivierung nach GeBüV Rechtsgültige Archivierung in der Praxis Rechtsgültige Archivierung von s

11 Rechtsgrundlage in der Schweiz GeBüV GeBüV (SR ) Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher Gestützt auf Artikel 957 Absatz 5 des Obligationenrechts Grundsätze der ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher insbesondere die Integrität der Daten und die Dokumentation, sowie die Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung von Daten (Sorgfaltspflicht, Verfügbarkeit, Organisation, Archiv); im Grundsatz ist gesetzlich geklärt, dass die elektronische Belegsverwahrung zulässig ist (Art. 957 Abs. 2 OR)

12 Rechtsgrundlage in der Schweiz GeBüV Wesentliche Änderungen Nur noch die Bilanz und Erfolgsrechnung sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren Alle übrigen Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenzen können elektronisch geführt und aufbewahrt werden

13 Rechtsgrundlage in der Schweiz GeBüV Einfluss der GeBüV auf die elektronische Archivierung Unveränderbare Informationsträger Papier, Bildträger, etc CD, DVD, WORM, etc. Veränderbare Informationsträger Hard Disk, Band, Flash, CD RW, DVD RW, Floppydisk, etc. Einsatz von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln Schutz der Integrität der Daten Prüfbarkeit und Prüfpfad (Protokolle, Log Files) Aufbewahrung und Wiedergabe

14 Rechtsgrundlage in der Schweiz Zusammenhänge BV MWSTG ZGB ZertES WL2001 ZertDV MWSTGV OR ElDI-V GeBüV Art. 12 ElDI-V

15 Agenda Erfahrungen aus einem Jahr EAN PKI Rechtsgültige Archivierung nach GeBüV Rechtsgültige Archivierung in der Praxis Rechtsgültige Archivierung von s

16 Elektronisches Verarbeiten von Rechnungsbelegen Übersicht über den Verarbeitungsprozess El. Rechnungsbeleg Rechnungsverarbeitung Scanning El. Signatur OCR Indexierung Archiv Rechnungsbeleg

17 Elektronisches Verarbeiten von Rechnungsbelegen Anforderungen an das Archiv Offene Schnittstellen Kundenspezifisch erweiterbar Nachhaltige Architektur, Migrationspfad Festfeld Indexierung Rechnungsverarbeitung Leistungsbezüger Interne Revision El. Signatur OCR Indexierung Archiv Wirtschaftsprüfer Backup

18 Elektronisches Verarbeiten von Rechnungsbelegen Nutzen aus Sicht der Syntrade und des Leistungsbezügers Unternehmensweiter Zugriff auf original Belege Reduktion der Suchzeiten Einführen von elektronischen Workflow Prozessen Reduktion der Erfassungsfehler, Steigerung der Datenqualität Elektronischer Import der Rechnungsdaten in Buchhaltung Vereinfachte, automatische Rechnungsprüfung Kostengünstige Langzeitarchivierung im zentralen Archiv Von der ESTV akzeptierte Lösung Optimieren des Geschäftsprozesses Personaleinsparung von 40% bei Syntrade Leistungsbezüger Interne Revision Wirtschaftsprüfer

19 Elektronisches Verarbeiten von Rechnungsbelegen Nutzen aus Sicht des Revisors Definierter Zugriff auf original Belege Reduktion der Suchzeiten Automatische und vollständige Auswertung von Belegen Abgleich Vorsteuerkonto mit Belegen Vollständig dokumentierter Geschäftsfall (Protokolle) Rasches Erkennen von Fehlern Dezentrale Revision möglich Leistungsbezüger Interne Revision Wirtschaftsprüfer

20 Agenda Erfahrungen aus einem Jahr EAN PKI Rechtsgültige Archivierung nach GeBüV Rechtsgültige Archivierung in der Praxis Rechtsgültige Archivierung von s

21 Integrierte Archivlösungen Eigenschaften der integrierten Archivlösung Viele s sind Geschäftsbücher und fallen demnach unter die Aufbewahrungsvorschriften der GeBüV. Secure mail Spam Filter Virus Scanner tru Mail Server Archiv Backup

22 Integrierte Archivlösungen Übersicht über den Prozess tru Mail Server Archiv Backup

23 Integrierte Archivlösungen Nutzen Unternehmensweiter Zugriff auf Wesentlicher Faktor der Corporate Covernance Stellvertretungen, Workgoups Verwalten der Informationsflut Volltextsuche Kostengünstige Langzeitarchivierung im zentralen Archiv Optimieren des Geschäftsprozesses Workflow Secure (Vertraulichkeit, Integrität, Authentizität) Virenschutz und Spamfilter

24 Kontakt Adresse René G. Eberhard Schönbodenstrasse Rapperswil Switzerland Tel Fax

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