Inhalt. Die E-Bilanz Zentrale in Lexware buchhalter

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1 Die E-Bilanz Zentrale in Lexware buchhalter Inhalt 1. Grundfunktionen der E-Bilanz Zentrale Funktionsumfang der E-Bilanz Zentrale Starten der E-Bilanz Zentrale Schließen der E-Bilanz Zentrale Arbeiten in der E-Bilanz Zentrale Berichte in der E-Bilanz Zentrale Sicherung der E-Bilanz Zentrale Hinweise für Lexware buchhalter pro/premium Willkommen Wissenswertes rund um die E-Bilanz Fragen & Antworten zur E-Bilanz Video Stammdaten ergänzen Stammdaten Dokumentdaten Konten zuordnen Bereich Kontenrahmen Bereich Taxonomie Suchfunktion Schaltfläche: Standardzuordnung Schaltfläche: Alle Zuordnungen aufheben E-Bilanz erstellen E-Bilanz Berichtsbestandteil 'Steuerliche Gewinnermittlung' Berichtbestandteil 'Überleitungsrechnung' E-Bilanz senden Kontrolle der Daten Senden per ELSTER

2 1. Grundfunktionen der E-Bilanz Zentrale 1.1. Funktionsumfang der E-Bilanz Zentrale E-Bilanz Zentrale Berichtsbestandteile Auswahl Rechtsformen Auswahl Bilanzierungsstandard Leistungsumfang Schlussbilanz mit GuV Steuerliche Gewinnermittlung Überleitungsrechnung Einzelgesellschaft Personengesellschaften Kapitalgesellschaften Deutsches Handelsrecht (Einheitsbilanz) Deutsches Steuerrecht Deutsches Handelsrecht: Für diesen Bilanzierungsstandard steht die Überleitungsrechnung zur Verfügung Auswahl Taxonomie Wirtschaftsjahre 2012 und 2013: Kerntaxonomie 5.1 Ab Wirtschaftsjahr 2013: Kerntaxonomie 5.2 Hinweis: Die Finanzverwaltung wird die Übertragung der Kerntaxonomie 5.2 per ELSTER voraussichtlich ab Mai 2014 ermöglichen. Spezialtaxonomien oder Ergänzungstaxonomien sind in dieser Version nicht enthalten. Alle Mussfelder der Kerntaxonomie stehen zur Verfügung, jedoch nicht die optionalen Felder. Jahresabschluss für Wirtschaftsjahre Automatische Kontenzuordnung zur E-Bilanz Taxonomie Datensicherung Ihre Meinung Berichte Sonstiges Schlussbilanz 2012, 2013, 2014 Standardkontenplan SKR-03, SKR-04 Hinweis: Eigene Konten und andere Kontenrahmen sind einmalig manuell zuzuordnen. Sicherung/ Rücksicherung der E-Bilanz Zentrale 'Ihre Meinung' auf allen Seiten der E-Bilanz Zentrale Berichte als PDF-Dokument auf allen Seiten der E-Bilanz Zentrale. Start der E-Bilanz Zentrale über Menü 'Extras' und 'Berichte', Periodenanzeige in den Stammdaten in Lexware buchhalter pro/premium 1.2. Starten der E-Bilanz Zentrale Sie starten die E-Bilanz Zentrale im Menü 'Extras ELSTER - E-Bilanz Zentrale' oder 'Berichte Auswertung- E-Bilanz Zentrale'. Die E-Bilanz Zentrale öffnet in einem eigenen Fenster. Sie können zwischen der E-Bilanz Zentrale und Lexware buchhalter hin und her wechseln. Beim ersten Start der E-Bilanz Zentrale werden die Stammdaten aus Lexware buchhalter in die E- Bilanz Zentrale übertragen. Spätere Änderungen der Firmenangaben in Lexware buchhalter übernehmen Sie manuell in die E-Bilanz Zentrale. 2

3 In die E-Bilanz Zentrale werden nur Salden von Buchungen übergeben, die im Journal stehen. Stapelbuchungen werden nicht berücksichtigt Schließen der E-Bilanz Zentrale Wenn Sie die E-Bilanz Zentrale schließen, werden alle Eingaben der E-Bilanz Zentrale automatisch gespeichert. Bei den folgenden Aktionen wird die E-Bilanz Zentrale vom Programm geschlossen: Schließen der Buchhaltung Wechsel des Buchungsjahrs Bearbeiten der Firma Wechsel der Firma Wechsel Benutzer 1.4. Arbeiten in der E-Bilanz Zentrale Änderungen von Daten in der E-Bilanz Zentrale werden nicht in das Programm zurück geschrieben. Wenn sich in der Buchhaltung Kontensalden geändert haben, erhalten Sie beim erneuten Start der E- Bilanz Zentrale folgenden Hinweis: 1.5. Berichte in der E-Bilanz Zentrale Ab der Seite 'Stammdaten ergänzen' haben Sie auf den folgenden Seiten der E-Bilanz Zentrale die Berichte zur Verfügung. Mit Klick auf die Schaltfläche 'Berichte' öffnen Sie den Assistenten zur Auswahl der Berichte. Mit Klick auf 'Ausgabe' öffnen sich die selektierten Berichte im PDF-Format. Sie können alle Berichte speichern und drucken. Sollte auf Ihrem Rechner kein Programm installiert sein, mit dem Sie PDF-Formate lesen können, erkennt Lexware buchhalter dies automatisch und bietet Ihnen ein gängiges Programm zum Download an. 3

4 1.6. Sicherung der E-Bilanz Zentrale Sie können die E-Bilanz Zentrale sichern und rücksichern. Wichtig: Sie können nur Sicherungen aus dem gleichen Programm, der gleichen Firma und dem gleichen Wirtschaftsjahr zurücksichern. Die Symbole für die Sicherung finden Sie oben rechts in der Kopfzeile: Beim Speichern werden alle Daten der E-Bilanz Zentrale für die aktive Firma im aktiven Buchungsjahr gespeichert. Sicherung startet der Assistent der Sicherung. Als Speicherort wird das Standard- Mit Klick auf das Symbol verzeichnis vorgeschlagen: C:\ProgramData\Lexware\buchhalter\Daten\[Firma]\EBalance\[Jahr]\Backup. Sie können den vorgeschlagenen Speicherort ändern. Es wird eine ZIP-Datei mit der Bezeichnung 'EBBackup_Datum_Uhrzeit.zip' erstellt. Datum und Uhrzeit sind das aktuelle Systemdatum zum Zeitpunkt der Sicherung. Beispiel Sie können die vorgeschlagene Bezeichnung ändern. Die Sicherung enthält die internen Informationen: Programmname und Applikation, z. B. Lexware buchhalter pro Firmenname und interne Firmennummer Wirtschaftsjahr und Kontenplan Rücksicherung Mit Klick auf das Symbol startet der Assistent der Rücksicherung. Beim Rücksichern wird zunächst immer im Standardverzeichnis gesucht. Sie können manuell jedes andere Verzeichnis im Assistenten wählen. Beim Öffnen der ausgewählten Sicherung werden die internen Informationen der Sicherung abgeglichen. Wenn die Informationen übereinstimmten, kommt die Abfrage, ob Sie diese Daten zurücksichern wollen. Wenn Sie mit 'OK' bestätigen wird die Rücksicherung durchgeführt. Nach erfolgreicher Durchführung der Rücksicherung stehen Sie auf der Seite 'Willkommen'. Wenn die internen Informationen nicht übereinstimmen, kommt eine Meldung. So wird sichergesellt, dass nur Sicherungen aus dem gleichen Programm, Firma, Wirtschaftsjahr zurückgesichert werden können. 4

5 Sie erhalten die eine der folgenden Meldungen: Firma stimmt nicht überein Wirtschaftsjahr stimmt nicht überein Sicherung stammt nicht aus der E-Bilanz Zentrale 1.7. Hinweise für Lexware buchhalter pro/premium Beachten Sie in Lexware buchhalter pro/premium zusätzlich die Themen: Benutzerrechte Sie benötigen mindestens das Benutzerrecht 'Buchhaltungsleiter'. Arbeiten im Netzwerk Die E-Bilanz Zentrale kann nicht in der gleichen Firma und im gleichen Buchungsjahr von einem zweiten Benutzer bearbeitet werden. Buchungsperioden Wenn in den Stammdaten der Modus 'Handels-Steuerbilanz' aktiviert ist, wählen Sie im Menü 'Extras Optionen E-Bilanz' die Buchungsperioden. Die ausgewählten Perioden werden in die E-Bilanz übernommen. Hinweis: Zur Kontrolle sehen Sie die Buchungsperioden in den Stammdaten' der E-Bilanz Zentrale. Ansicht E-Bilanz Zentrale 5

6 2. Willkommen Auf der Willkommen-Seite der E-Bilanz Zentrale erhalten Sie weiterführende Informationen rund um das Thema E-Bilanz. Wissenswertes rund um die E-Bilanz Mit einem Klick öffnet sich das Service-Center im Bereich 'Wissen'. Hier haben wir für Sie eine ganze Reihe weiterer Hintergrundinformationen zur E-Bilanz bereitgestellt. Fragen & Antworten zur E-Bilanz Sie gelangen in den Bereich 'Support' des Service Centers. Hier finden Sie hilfreiche Anleitungen zu den wichtigsten Themen der E-Bilanz Zentrale. Video Das Video zeigt Ihnen im Überblick die Erstellung und den Versand der E-Bilanz. 3. Stammdaten ergänzen Diese Seite untergliedert sich in die beiden Bereiche 'Stammdaten' und 'Dokumentdaten' Stammdaten Diese Daten werden, soweit vorhanden, aus den Firmenstammdaten der ausgewählten Firma eingefügt. Die 13-stellige Steuernummer wird auf der Basis der in den Firmenstammdaten enthaltenen Steuernummer automatisch generiert. Branchen/Kerntaxonomien Zur Auswahl stehen im Jahr 2013 die Kerntaxonomien 5.1 und 5.2. Die weiteren Angaben hinterlegen Sie manuell, z. B. Rechtsform oder Bilanzierungsstandard. Wenn Sie Pflichtfelder nicht ausgefüllt haben, ist der Wechsel auf die nächste Seite nicht möglich. Das Programm zeigt dann einen Hinweis. Die Felder der fehlenden Eingaben werden rot umrandet Dokumentdaten Die Daten auf dieser Seite werden spätestens für die Übertragung der E-Bilanz benötigt. 4. Konten zuordnen Alle Standardkonten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 werden von Lexware buchhalter der aktuellen Taxonomie standardmäßig zugeordnet. Wenn Sie einen anderen Kontenrahmen verwenden, müssen alle Konten von Hand zugeordnet werden Bereich Kontenrahmen Auf der linken Seite sehen Sie Ihren Kontenrahmen. Den Kontenrahmen können Sie wahlweise nach bebuchten, unbebuchten oder mit allen Konten anzeigen lassen. Für diesen Bereich können Sie den Modus 'Zuordnen' oder 'Zuordnung aufheben' wählen. Wenn Sie mit der Maus über ein Konto fahren, sehen Sie in einer Infobox Informationen zum Konto und zur Zuordnung. 6

7 In der letzten Spalte der Kontenliste sehen Sie, ob ein Konto zugeordnet ist. Nicht zugeordnete Konten der Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 werden mit der Zuordnung 'nein' dargestellt. Ordnen Sie alle bebuchten Konten zu. Hinweis: Es gibt Konten, die der Bilanz Aktiva und der Bilanz Passiva zugeordnet sein müssen, z. B. das Konto Umsatzsteuer. Wenn diese Konten nur einer Seite der Bilanz zugeordnet sind, werden sie als 'zugeordnet' angezeigt. Ordnen Sie diese Konten immer beiden Seiten der Bilanz zu Bereich Taxonomie Im rechten Bereich der Seite wird die Struktur der E-Bilanz Taxonomie dargestellt. Die Schaltflächen 'Aktiva', 'Passiva', 'GuV' ermöglichen eine bessere Übersicht. Wenn Sie mit der Maus über eine Position fahren, sehen Sie die zugeordneten Konten mit folgenden Informationen: Kontonummer vollständige Kontobezeichnung Saldo Zugeordnete Positionen zur Bilanz oder GuV. Über die Schaltfläche 'Zuordnen' führen Sie die gewünschte Zuordnung auf beiden Seiten durch. Dabei können Sie ein oder mehrere Konten aus dem Kontenrahmen zusammen zuordnen. Im Modus 'Zuordnung aufheben' heben Sie bereits vorgenommene Zuordnungen wieder auf. Beachten Sie bei der Kontenzuordnung folgende Besonderheiten der Taxonomie: Summenmussfelder Summenmussfelder sind Oberpositionen mit Rechenfunktion. Wenn es Unterpositionen gibt, ordnen Sie alle bebuchten Konten einer darunter liegenden Position zu. Davon-Positionen 'Davon-Positionen' haben informellen Charakter. Der Kontensaldo einer 'Davon-Position' fließt nicht in die Berechnung ein. Damit die Kontensalden der Buchhaltung übereinstimmen, wird der Saldo automatisch in die nächst höhere Position übernommen Suchfunktion Nach Eingabe des dritten Zeichens Ihres Suchbegriffs erhalten Sie bereits erste Ergebnisse. Die Ergebnisse werden markiert. Der Suchbegriff bleibt auch beim Wechsel zwischen Aktiva, Passiva oder GuV bestehen Schaltfläche: Standardzuordnung Über diese Schaltfläche können Sie die vom Programm vorgegebene Zuordnung wieder herstellen. Wichtig: Manuelle Zuordnungen gehen bei der Standardzuordnung verloren Schaltfläche: Alle Zuordnungen aufheben Mit dieser Funktion entfernen Sie alle automatischen und manuellen Zuordnungen. 7

8 5. E-Bilanz erstellen 5.1. E-Bilanz Auf dieser Seite sehen Sie in drei Spalten folgende Beträge: Saldo Buchhaltung Korrekturwert Ergebnis für das Finanzamt Saldo Buchhaltung Diese Beträge stammen aus Ihrer Buchhaltung. Die Werte werden in die rechte Spalte übernommen. Korrekturwert Diese Spalte ist für Korrekturwerte vorgesehen. Sie Korrekturwerte haben keine Auswirkung auf die laufende Buchhaltung. Beispiel: Sie buchen in Ihrer laufenden Buchhaltung nicht so detailliert, wie es die E-Bilanz- Taxonomie vorsieht. Um den Saldo der Buchhaltung auf mehrere Taxonomie-Positionen aufzuteilen, geben Sie in dieser Spalte Korrekturwerte ein. Markieren Sie dazu die Zeile und klicken Sie auf 'Position bearbeiten'. Geben Sie den Korrekturwert ein. Im Feld 'Kommentar' können Sie interne Angaben zum Korrekturwert eintragen. Dann können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Korrektur nachvollziehen. Der Kommentar wird nicht mit der E-Bilanz übertragen. Hinweis: Die Ansicht der Kommentare erhalten Sie durch Maus Berührung des Korrektursymbols. Sie können die Kommentare über die Berichte ausdrücken. Bei berechneten Feldern kann kein Korrekturwert eingegeben werden. Gegen Sie die Korrektur auf einer tieferen Taxonomieposition ein. Wenn Sie die Korrektur in einer 'Davon-Position' eingeben, geht die Korrektur nicht in die weitere Berechnung ein. Prüfsumme Gesamtsaldo Dieser Wert zeigt Ihnen die Differenz aus der Summe der Aktiva und der Summe der Passiva. Damit die Aktiv- und Passivseite der Bilanz ausgeglichen ist, muss die Prüfsumme 0,00 Euro zeigen Berichtsbestandteil 'Steuerliche Gewinnermittlung' Die Anzeige dieser Seite ist abhängig von der Rechtsform. Die Seite wird z. B. bei Kapitalgesellschaften nicht angezeigt. Wenn Sie Ihr Unternehmen in der Rechtsform eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft betreiben, dann müssen Sie ggf.für steuerliche Zwecke Zu- und Abrechnungen zum Ergebnis der laufenden Buchhaltung vornehmen. Diese Zu- und Abrechnungen erfassen Sie auf der Seite 'Steuerliche Gewinnermittlung'. Markieren Sie dazu die Zeile und klicken Sie auf 'Position bearbeiten'. Hinweis zu nicht abziehbaren Betriebsausgaben In der steuerlichen Gewinnermittlung sind steuerlich nicht abziehbare Betriebsausgaben hinzuzurechnen. Beispiele: Bewirtungskosten, Geschenke über 35 EUR, Gewerbesteuer, Investitionsabzugsbeträge. Bearbeiten Sie dazu die Position 'Zurechnungen zuzüglich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben nach 4 Abs. 5 und 7 EStG'. 8

9 5.3. Berichtbestandteil 'Überleitungsrechnung' Wenn Sie einen handelsrechtlichen Abschluss mit Überleitungsrechnung erstellen, müssen die Positionen in der Bilanz und GuV die handelsrechtlichen Positionen und jeweiligen Wertansätze enthalten. Die steuerrechtlichen Anpassungen stellen Sie in der Überleitungsrechnung dar. Steuerlich unzulässige Positionen müssen in der Überleitungsrechnung aufgelöst werden. Assistent Überleitung Die E-Bilanz Taxonomie legt die Struktur der Überleitungsrechnung fest. Der Aufbau entspricht grundsätzlich der bekannten HGB-Bilanzstruktur. Wenn Sie in den Stammdaten den Bilanzierungsstandard 'deutsches Handelsrecht 'wählen, steht Ihnen auf der Seite 'E-Bilanz erstellen' die 'Überleitungsrechnung' zur Verfügung. Markieren Sie auf der Seite 'Überleitung' eine überzuleitende Taxonomie Position. Mit Klick auf 'Überleiten' öffnet der Assistent 'Überleitung'. Hinweis: Wählen Sie eine Unterposition in der Taxonomie. Überpositionen (Summenfelder) können nicht übergeleitet werden. Im Assistenten 'Überleitung' können Sie die erforderlichen Angaben hinterlegen: Feld Vorjahreswert Wert Überleitungsart Gegenposition Beschreibung Wertänderungen der Vorperioden Wertänderungen des aktuellen Jahres Umgliederung Wertänderung Gegenposition zum aktuellen Wert Tipp: Prüfen Sie abschließend den 'Saldo Steuerbilanz'. Die Bilanz muss ausgeglichen sein. Steuerlich unzulässige Positionen Wenn steuerlich nicht zulässige Taxonomie Positionen bestehen, kommt beim Wechsel auf die Seite 'E-Bilanz senden' die Meldung: 9

10 Wählen Sie in der Überleitungsrechnung unter Anzeige Bericht 'steuerlich unzulässig'. Alle Taxonomie Positionen, die steuerlich nicht zulässig sind, werden gezeigt. Lösen Sie die steuerlich unzulässigen Positionen auf. 6. E-Bilanz senden 6.1. Kontrolle der Daten Sie erhalten Sie einen Überblick über Ihre E-Bilanz und können eine letzte Kontrolle durchführen, bevor diese an das Finanzamt verschickt wird. Mit Hilfe der linken Menüleiste gelangen Sie durch einfaches Klicken auf die jeweilige Schaltfläche schneller zum gewünschten Berichtsbestandteil Ihrer E-Bilanz. Langwieriges Scrollen entfällt damit. Um Ihnen die Übersicht über die gesamte Bilanz zu erleichtern, können Sie in der Ansicht die Positionen, die keinen Wert enthalten einfach ausblenden. Wählen Sie dazu die Option 'E-Bilanz ohne Leerpositionen'. Eine gesamte Darstellung mit allen Bilanzpositionen der Taxonomie erhalten Sie bei der Auswahl 'E-Bilanz mit Leerpositionen'. Sie können sich sogar die Übertragungsdatei Ihrer E-Bilanz im XBRL-Format anzeigen lassen, wählen Sie dazu die Option 'E-Bilanz Übertragungsdatei (Elster)' Senden per ELSTER Haben Sie bis dahin alles durchgesehen und für gut befunden, starten Sie durch Klick auf die Schaltfläche 'Senden' den ELSTER -Assistenten. Von da aus senden Sie Ihre E-Bilanz an das Finanzamt. Tipp: Erstellen Sie eine Sicherung der E-Bilanz Zentrale. Über Berichte können Sie die E-Bilanz zusätzlich speichern oder ausdrucken. ELSTER prüft die Plausibilität der Daten. Wenn Fehler festgestellt werden, erhalten Sie ein Fehlerprotokoll. Das Protokoll können Sie jederzeit in der ELSTER-Zentrale aufrufen. Bei fehlerfreier Übertragung erhalten Sie in ELSTER-Zentrale ein Sendeprotokoll und ein Duplikat Ihrer übertragenen E-Bilanz. Tipp: Informationen der Finanzverwaltung zur E-Bilanz finden Sie auf der Seite

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