Enterprise Content Management

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1 ebusiness, erp & everything Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Hamburg 2001

2 Enterprise Content Management Von Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission Abstract Jedes Jahr kommen neue Schlagworte auf in der IT-Branche auf. Manche bestehen nur ein Jahr, andere markieren neue Trends und neue Produkte, die die IT- Landschaft nachhaltig verändern. ECM Enterprise Content Management gehört zu den letzteren tauchte es vermehrt in Publikationen auf. Zwei wesentliche Quellen lassen sich hierfür ermitteln: der internationale Dachverband der Dokumenten-Management Branche, die AIIM International, orientierte sich neu und IBM benannte die bisherige Enterprise Document Management Produktlinie in Enterprise Content Management um. Der Begriff Content Management dagegen wurden bereits länger von zahlreichen Unternehmen im Internet-Umfeld besetzt. Heute stellt sich für den Anwender das Problem, was für technologische Lösungen und welche Funktionalität eigentlich CMS Content-Management-Systemen zuzuordnen ist. Inhalt Content Management ist nicht gleich Content Management Content Management in engeren Sinn Web Content Management Enterprise Content Management Drei Ideen bestimmen Enterprise Content Management Der Markt für Enterprise Content Management Lösungen Content Management ist nicht gleich Content Management Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muß man feststellen, daß bereits der Begriff Content nicht eindeutig faßbar ist. Er ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhaltlicher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen un- oder schwachstrukturierten Daten greift nicht mehr. Content wird heute in Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für Content, die Content von anderen Inhalten unterscheiden. Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalts. Wichtige Komponente von CMS Content-Manageme-Systemen ist daher die Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigentlichen Inhalt. Für diese Aufgabe gewinnt XML immer mehr Bedeutung, ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentformate heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist. PROJECT CONSULT GmbH 2002 Seite 2 von 8

3 Bei der Betrachtung des Themas Content Management muß daher zwischen der generellen Katogorie CMS Content Management Systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Web Content Management Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch. Derzeit sind so drei Hauptströmungen der,,begriffsbesetzung" Content Management festzustellen. Content Management in engeren Sinn Die erste kann man als Content Management im engeren Sinn betrachten. Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content. Der Content sind digitale Bücher, digitale Videos, digitale Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschützt und verteilt werden wollen. Ziel der Verleger und anderer Content Anbieter ist die gesicherte und auf die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe gerichtete Vermarktung des Content. Hier spielen deshalb Komponenten wie MultiMedia Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien Nutzung, Content Syndication zur Zusammenführung von Inhalten, eprocurement zur Abrechnung der Nutzung, Telecommunication Integration für WAP und den Internet-Fernseher zu Hause, ebooks, digitale Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnelle komprimierte Bereitstellung über unterschiedlichste Netze etc. eine besondere Rolle. Firmennamen, die im Umfeld dieser inhaltsbezogenen Variante des Content Management fallen sind Bertelsmann, Disney, EMI, Sony und andere. Die technische Lösung ist hierbei von nachgeordneter Bedeutung, der Schwerpunkt liegt auf der kommerziellen Ausnutzung des Content selbst. Web Content Management Die zweite Ausprägung ist Content Management im Sinne von Web-Content- Management (WCM). Hier ging es zunächst nur darum, die unzulänglichen Möglichkeiten von HTML zur Gestaltung einer WebSite mit professionellen Tools zu überwinden. Versionierung von WebSites, Integration von geschützten Intranet- Bereichen, ecommerce mit Bezahlfunktionalität, dynamisches Füllen von Seiten aus Datenbanken und effiziente Pflegetools, die den editorischen Prozess der Inhaltserstellung und Publikation unterstützen, bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. Sie unterscheiden sich von herkömmlichen Dokumenten- Management-Produkten durch die fokussierte Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML, GIF und andere. Inzwischen sind die Grenzen zwischen Website- Gestaltung, WebSite-Inhaltsverwaltung, datenbankgestützte Informationsbereitstellung, Personalisierung und automatisierte Inhaltspublikation weitgehend verwischt. Das Web-Content-Management entwickelt sich zur Basistechnologie von Portalen. Benötigte Dokumentenorientierte Komponenten wurden dabei häufig neu erfunden. Für Web Content Management lassen sich derzeit vier Hauptkategorien unterscheiden: WCM Authoring Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Gestaltung der WebSite und zur Unterstützung des Editionsprozesses mit Workflowfunktionalität. PROJECT CONSULT GmbH 2002 Seite 3 von 8

4 WCM Repository Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten Informationen und die Bereitstellung als Laufzeitumgebung. Als besondere Eigenschaft kommt die Zusammenführung von Inhalten aus verschiedenen Quellsystemen hinzu. WCM Publikation Diese Lösungen bieten neben der reinen Pull-Bereitstellung von Informationen auch das Push-Prinzip mit der gezielten Distribution von Informationen WCM ebusiness Bei diesen integrierten Systemen geht es über die reine Aufbereitung, Verwaltung und Verteilung des Content hinaus. Weitere Funktionen erlauben auch die direkte Interaktion und individualisierte Nutzung. Basis für diese Lösungen sind in der Regel aufwendige Portal-Systeme. Enterprise Content Management Die dritte Strömung, ECM Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der Devise,,aus dem Archiv Server wird ein Document Server wird ein Content Server wird ein Portal-Server wird ein xyz...". Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens Enterprise Content Management (ECM). Damit soll deutlich gemacht werden, daß es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, business to employee, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Profiling, Transaktions-Archivierung und andere. Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen zusammengefaßt, die ebenfalls Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder. Wichtigste Anwendungsschwerpunkte sind: ECM Portal Browser-basierte, personaliserte Oberfläche zum Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder Client-Benutzeroberflächen. ECM Data/Document-Warehouse Applets, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung und PROJECT CONSULT GmbH 2002 Seite 4 von 8

5 Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen. ECM Workflow Prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen. ECM Knowledge Management Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen und automatische Klassifikation sowie einschließlich CBT Computer based Training. Drei Ideen bestimmen Enterprise Content Management Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkatagorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom Web Content Management unterscheiden. Grundidee 1: ECM als integrative Middleware ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und Insel - Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, daß er mit einer ECM-lösung arbeitet. Für die neue Welt web-basierter IT, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle. Grundidee 2: ECM Komponenten als unabhängige Dienste ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird. Grundidee 3: ECM als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) als Informationen des Unternehmens, in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt. ECM ordnet sich so in ein Mehrschichtenmodell ein und umfaßt alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes ebusiness PROJECT CONSULT GmbH 2002 Seite 5 von 8

6 dar. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken. Dieser Anspruch sichert zugleich, dass ECM kein kurzfristiges Aufleben eines neuen Schlagwortes bleibt. Die Information in den Systemen stellt den eigentlichen Wert dar. Unternehmen machen sich zunehmend abhängig von der Verfügbarkeit dieser Informationen. Längst stellt nicht mehr das Scannen von Papier den Informationsengpaß dar. s überfluten die Postkörbe, elektronische Dokumente in unterschiedlichsten Versionen bevölkern die Dateisysteme, operative Systeme generieren immer mehr Daten und Auswertungen, gleiche Information wird in immer mehr unterschiedlichen Renditionen für verschiedene Nutzungsaspekte aufbereitet. Die Probleme einer effizienten Informationsorganisation übertreffen inzwischen die altbekannten Probleme von Papierarchiven und herkömmlicher papiergestützer Vorgangsbearbeitung. Der rasche Wandel der IT trägt dabei durch fehlende Standards, Medienbrüche und mangelnde Kontinuität wesentlich zu diesen Problemen bei. Verläßliche ECM-Lösungen, die unabhängig von den Anwendungen Informationen bereitstellen können, stellen daher zukünftig das Rückrat jeder modernen IT-Lösung dar. Die langfristige Informationsverfügbarkeit, die Erschließung mit Datenbanken, Suchmaschinen und Klassifikationstools macht Content erst nutzbar. Der Markt für Enterprise Content Management Lösungen Im ECM-Markt möchte gern jeder mitspielen. Von den großen Plattformanbietern wie Microsoft, Lotus und SAP über die gesamte Riege der Document Related Technology Anbieter bis hin zum kleinsten Web-Authoring-Tool-Garagenanbieter. Durch die globale Definition von Enterprise Content Management wird ein gigantischer Markt suggeriert, der ins einer Gesamtheit nicht besteht, sondern sich in viele Einzelfacetten auflöst. Die aktuelle Studie der AIIM International zum ECM Markt, die von der Gartner Group, erstellt wurde, tut sich daher auch sehr schwer mit der Abgrenzung. Folgende Definition für Enterprise Content Management diente der Untersuchung als Grundlage: Enterprise Content Management The technologies used to create, capture, costumize, deliver, and manage enterprise content to support business processes. Die Gartner Gruppe macht selbst deutlich, daß trotz der recht konkreten Definition von Enterprise Content Management, doch alle teilnehmenden Personen ein leicht abweichendes Verständnis der Begriffe hatten. Deutlich wurde aber, daß die traditionellen Grenzen zwischen Enterprise Applications und den betrachteten Document Technologies langsam aufweichen und sogar langsam vollkommen verschwimmen. Für den Einsatz der von Gartner als wichtigste Komponenten von ECM angesehenen Technologien, wurden folgende Zahlen ermittelt: ECM Technology Installiert Geplant Vielleicht Nicht gepl. Weiß nicht Workflow / Process 36% 27% 10% 24% 2% Management Data Warehousing/Mining 37% 21% 13% 27% 2% Content Management 31% 21% 12% 32% 5% PROJECT CONSULT GmbH 2002 Seite 6 von 8

7 ECM Technology Installiert Geplant Vielleicht Nicht gepl. Weiß nicht Electronic Document Imaging 58% 17% 9% 15% 1% Collobarative Tools 45% 17% 10% 25% 3% Implementationsstatus von Enterprise Content Management Technologien weltweit (Quelle: Gartner) Für den Einsatz von Web Content Management Lösungen gibt sich ein anders gewichtetes Bild: WCM Technology Gesamt Aktiv in Planung in Überlegung nicht involviert keine Antwort B2B 30% 30% 14% 24% 1% 2% eprocurement 35% 25% 13% 23% 0% 3% Extranet 25% 22% 11% 34% 1% 6% Marktplätze 17% 9% 13% 55% 1% 5% B2C 25% 22% 11% 34% 1% 6% B2E 30% 15% 10% 41% 0% 3% Weiß nicht Die Zahlen machen deutlich, daß die traditionellen Komponenten von ECM wie Archivierung, Workflow und Dokumentenmanagement bereits weit verbreitet sind und im Web-, Intranet- und Portalbereich der größte Nachholbedarf besteht. Da ECM aber zunehmend als Basisinfrastruktur begriffen wird, die in alle Formen von Anwendungen, in Produkte für die Bürokommunikation, Collaboration und Groupware sowie inzwischen bereits in Betriebssysteme und Datenbanken integriert wird, hat die Enterprise Content Management Branche Schwierigkeiten ein eigenständiges Profil zu bewahren. Anschrift des Autors PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg Oderfelder Str. 17 D Hamburg Tel.: 040 / Fax: 040 / Presse@PROJECT-CONSULT.com Web: Autorenrecht PROJECT CONSULT GmbH 2000 Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu genehmigen. Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen. PROJECT CONSULT GmbH 2002 Seite 7 von 8

8 Profil des Autors Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London. Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten- Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen. Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des Dokumenten-Management-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.b. AIIM, AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote- Vorträge Document Management as IT-Infrastructure (1995), The Future of Document Management (1997), Paradigm Shifts in Document Management (1998), The Electronic Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions (1999), Market Transitions: DRT Document Related Technologies (1999) und Dokumenten-Management im Wandel und wo bleibt der Mensch? (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche. Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der Award of Excellence, 1994 der Award Fellow of IMC und 1997 der Award of Merit, sowie von der AIIM International 1999 der Award Fellow of AIIM und 2000 die Auszeichnung Master of Information Technology verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift e-doc. Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.v. ( ) verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow, Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor der DRT-Branche in Deutschland. Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit, Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password, ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des Dokumenten- Managements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites referenziert. Er ist Autor des Buches Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements sowie Ko-Autor der deutschen Codes of Practice Grundsätze der elektronischen Archivierung und Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und Mitarbeiter an den europäischen Codes of Practice und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von Dokumentenmanagement-Technologien. PROJECT CONSULT GmbH 2002 Seite 8 von 8