SelectLine RMA. Version 13. Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine RMA Version 13 Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen Copyright 2014 by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen. Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes /1.1/bl Seite 1 von 13

2 Inhalt 1 SelectLine-RMA-Modul Eigenes Modul Passwörter Module Skalierung und User-Abhängigkeit Menüpunkt Belege/RMA-Verwaltung Mandant Neue Seite RMA Seite RMA Neue Seite Aktionen Neue Seite Belegzuordnungen RMA-Modul zur Rücksendeverwaltung Anlegen eines RMA-Vorgangs Artikel manuell hinzufügen und bearbeiten Daten aus Beleg importieren Positionen in RMA-Vorgang übernehmen aus Beleg Aktionen und Historie Status Offene Belege bei Abschluss eines RMA-Vorgangs erledigen Anlegen von Kontakten Journaleintrag Übrige Aktionen Neue Systemdruckvorlagen und Kontaktaktionen Anlegen von Belegen Eingang Ausgang Extern Historie Artikel Kunde Lieferant Auswertungen Anmerkung: Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen wie Veränderungen im Setup/Installationsprogramm und zum Drucken/Formulareditor finden sie in den Dokumenten Achtung Update Version 13 Update Programmübergreifendes Version 13 sowie zu programmspezifischen Funktionen in den Dokumenten Update Auftrag Version 13 Seite 2 von 13

3 1 SelectLine-RMA-Modul 1.1 Eigenes Modul Ab der Version besteht die Möglichkeit, RMA (Return Merchandise/Material Authorization) als eigenständiges Modul zu erwerben, was aber keine Auswirkung auf die bestehenden Daten hat. Mit RMA ist es möglich, Rücksendungen optimal und übersichtlich zu verwalten Zu beachten gilt lediglich, dass bei der Zustellung der neuen Lizenznummern (für die Version zur eigentlichen Auftrags- Lizenz und den sonstigen erworbenen Modulen) eine solche für RMA in der Skalierung Standard dazukommt. Diese ist auf dem Lizenzzertifikat entsprechend ersichtlich. Es empfiehlt sich, sofort zu lizenzieren, damit RMA umgehend eingesetzt werden kann. Durch die Freischaltung ist es nun möglich in einem eigenen Menüpunkt RMA-Verwaltung unter Belege die Rücksendungen zu verarbeiten. 1.2 Passwörter Module In den Passwörtern werden ebenfalls, wie bei den anderen Modulen, die Zugriffsrechte gesteuert Skalierung und User-Abhängigkeit Wie im Kapitel 18.1 erwähnt, wird RMA in der Stufe Standard geliefert und steht diesbzgl. in keiner Abhängigkeit zum Auftrag. Sämtliche weiterführende Funktionen wie z. B. Seriennummern etc. richten sich nach der Skalierung des Auftrags. Die User-Anzahl vom RMA ist unabhängig derjenigen des Auftrags es können weniger aber wie bei anderen Modulen üblich nicht mehr lizenziert werden. Seite 3 von 13

4 1.3 Menüpunkt Belege/RMA-Verwaltung Durch die Freischaltung der Lizenz für RMA steht hier nun unter Belege der Menüpunkt RMA-Verwaltung mit folgenden Funktionen zur Verfügung: RMA-Vorgänge Seite 4 von 13

5 2 Mandant 2.1 Neue Seite RMA In den Mandanteneinstellungen wurde eine neue Seite RMA geschaffen, in der die nachfolgenden Stati, Aktionen und Belegzuordnungen erfasst und verwaltet werden Seite RMA Auf der Hauptseite RMA können die Bezeichnungen der Einträge für Auswahllisten RMA-Status der Status der Rücksendegründe das Vorgehen frei definiert werden. Rücksendegründe und Vorgehen dienen als Grundlage für spätere statistische Auswertungen. Für die Statuseinträge kann zusätzlich über eine Checkbox Vorgang erledigen in der Liste festgelegt werden, ob ein Status den RMA-Vorgang als erledigt kennzeichnet. Werden im Anschluss Änderungen an diesem Vorgang gemacht, erscheint eine Meldung, die darauf hinweist, dass dieser Vorgang bereits erledigt ist. Seite 5 von 13

6 2.1.2 Neue Seite Aktionen Auf der Seite Aktionen werden die Kontakte hinterlegt. Für Kontakte können ebenfalls individuelle Einträge erzeugt werden. Jeder Kontaktaktionen kann eine Druckvorlage (Vorlagenart RMA) zugeordnet werden, die bei der entsprechenden Aktion zum Ausdruck vorgeschlagen wird Neue Seite Belegzuordnungen Die Belegaktionen wurden unter den Aktionen Eingang mit drei Ausgang mit sechs Extern mit sechs möglichen Belegzuordnungen gruppiert. Darunter gibt es eine Sortierfunktion, um die Reihenfolge der Aktionen anzupassen. Die Bezeichnungen der Belegaktionen können editiert werden. Ausserdem ist es möglich, für jede Belegaktion den verwendeten Belegtypen zu ändern. Es werden in der Auswahlliste jeweils nur die Belegtypen (auch eigene) angeboten, die die passenden Eigenschaften besitzen. Nicht genutzte Belegaktionen können mit der entsprechenden Checkbox inaktiv geschaltet werden und sind damit in der RMA-Verwaltung nicht mehr benutzbar. Für Status Rücksendegrund Vorgehen kann ein Inaktiv-Kennzeichen gesetzt werden, damit sie nicht mehr im RMA-Vorgang zur Auswahl stehen. Für jede Belegaktion kann die Kommentarzeile, die im Zielbeleg angelegt werden soll, über eine Formel angepasst werden. Seite 6 von 13

7 3 RMA-Modul zur Rücksendeverwaltung Wie im Kapitel 1 erwähnt können mit dem neuen RMA-Modul Rücksendungen in SelectLine-Auftrag übersichtlich und nachvollziehbar verwaltet werden. Das RMA-Modul bietet durch die lückenlose Dokumentation aller Aktionen einen schnellen Überblick über alle Kontakte und Belege zu einem Rücksende- oder Garantievorgang. Hinweis: Wie ebenfalls eingangs erwähnt, kann das Modul ab der Skalierung Standard von Select-Auftrag erworben werden. Ab der Skalierung Platin steht mit der Seriennummernverwaltung auch die Seriennummern im RMA Modul zur Verfügung und erleichtert damit die Zuordnung der Artikel. 3.1 Anlegen eines RMA-Vorgangs Die Daten eines neuen RMA-Vorgangs können durch den Import von Daten aus Originalbelegen (Umsatzbelege und lagernde Belege) in den Vorgang übernommen werden. Dabei werden neben den ausgewählten Positionen mit ihren Eigenschaften auch die Adressdaten übernommen. Ein Vorgang kann auch manuell mit Daten gefüllt werden. Dafür werden der Kunde und Kontakt gewählt und die Positionen über den Schalter hinzugefügt. Die dem RMA-Vorgang zugeordneten Positionen erscheinen links in der Baumstruktur und haben jeweils eine eigene Detailseite. Die Detailseite kann über die Baumstruktur oder über Doppelklick auf die Position in der Positionsübersicht aufgerufen werden. Seite 7 von 13

8 3.1.1 Artikel manuell hinzufügen und bearbeiten Liegt dem RMA-Beleg kein anderer Quellbeleg zugrunde, kann dieser auch manuell angelegt und die RMA spezifischen Funktionen Rücksendegrund und Vorgehen zugeordnet werden. Um neben der Menge alle weiteren Daten eines manuell hinzugefügten Artikels nachträglich bearbeiten zu können, kann über einen Doppelklick auf die Position in der Detailansicht der Bearbeitungsdialog aufgerufen werden Daten aus Beleg importieren Beim Import von Daten aus einem Originalbeleg erscheint zunächst ein Dialog, in dem über Filter die Ergebnismenge für einen gesuchten Originalbeleg eingeschränkt werden kann. Das Setzen von Filtern ist empfehlenswert, da die Suche sonst viel Zeit beanspruchen kann. Die Ergebnisse der Suche werden in einem weiteren Dialog angezeigt. Durch Markierung eines Belegs in der oberen Tabellenansicht werden in der unteren Tabelle die Positionen des Belegs angezeigt. Die zu übernehmenden Positionen können dort selektiert werden. Es können auch mehrere Positionen eines Belegs gleichzeitig übernommen werden (Mehrfachselektierung mit gedrückter [Ctrl]-Taste). Für die RMA- Positionen können bereits im Importdialog ein Rücksendegrund und ein Vorgehen sowie das Ziellager vorausgewählt werden. Seite 8 von 13

9 Durch Bestätigung des Dialogs werden die Artikel in den RMA-Vorgang übernommen. Existieren im Originalbeleg mehrere Adressen, muss in dem Auswahldialog die Adresse des RMA-Vorgangs bestimmt werden. Nach dem Import wird für jede Position eine Detailseite angelegt. Auf der Detailseite befinden sich alle Informationen und Aktionen, die zu dieser Position hinterlegt sind. Ein Doppelklick auf die Position öffnet den Originalbeleg. Für statistische Zwecke können der Rücksendegrund und das Vorgehen ausgewählt werden. Das angezeigte Lieferdatum gibt an, wann der Originalartikel dem Kunden geliefert wurde und unterstützt so bei der Bestimmung, ob noch Garantie für diese Position besteht. Seite 9 von 13

10 3.1.3 Positionen in RMA-Vorgang übernehmen aus Beleg Es ist auch der umgekehrte Weg möglich, in dem die Übergabe der Daten an einen RMA-Vorgang direkt aus dem Menü Einstellungen und Zusatzfunktionen (F12) eines Belegs erfolgt ( Positionen in RMA-Vorgang übernehmen ) Aktionen und Historie Im unteren Bereich der Übersicht und im unteren Bereich jeder Positionsdetailansicht befinden sich die Aktionen für die Kontakterstellung und für das Anlegen von Belegen. Wird eine dieser Funktionen aus der Übersicht aufgerufen, wird sie für alle im RMA-Vorgang enthaltenen Positionen ausgeführt. Wird sie im Gegensatz dazu aus der Positionsdetailansicht ausgeführt, gilt sie nur für diese eine Position. Jede Kontaktaktion und jede Belegerstellung wird bei der entsprechenden Position in der Historie hinterlegt und kann auch von dort aus aufgerufen werden (Doppelklick) Status Der RMA-Vorgang verfügt über einen Status, der jedoch manuell und losgelöst von realen Belegstatis geführt wird. Daher können diese auch individuell in den Mandanteneinstellungen definiert werden. Lediglich Stati mit der Funktion Vorgang erledigen führen eine verbindliche Aktion aus, in dem der Vorgang abgeschlossen wird Offene Belege bei Abschluss eines RMA-Vorgangs erledigen Wird ein RMA Vorgang in einen Status versetzt, der den RMA Vorgang als erledigt kennzeichnet, wird geprüft, ob es offene Belege zu diesem RMA-Vorgang gibt. Wenn ja, kann der Nutzer entscheiden, ob diese manuell erledigt werden sollen. Seite 10 von 13

11 3.2 Anlegen von Kontakten Journaleintrag Bei vorhandenem CRM-Modul kann über die Kontaktaktionen ein Journaleintrag für eine/mehrere Positionen erstellt werden. Ist kein CRM-modul lizenziert, kann nur ein Journaleintrag vom Typ Vermerk angelegt werden. Ausserdem befinden sich in der Auswahlliste selbstdefinierte Aktionen, denen eine Druckvorlage zugeordnet werden kann (siehe Kapitel 1). Nach Bestätigung des Journaleintrages in dem auch wieder zum Hauptdatensatz gewechselt werden könnte, erscheint diese Hinweismeldung, dass der Kontakt auch auf jede Belegposition angelegt wird und danach wurde der Journaleintrag erstellt. Es können auf diese Art und Weise beliebig viele Journaleinträge erstellt werden Übrige Aktionen Aktionen wie z. B. Versand RMA-Unterlagen rufen das Druckmenü mit der entsprechenden Druckvorlage auf und übernehmen je nach Konfiguration die Adresse des RMA-vorgangs sowie alle Positionen in das Formular. Über das Druckmenü kann ebenfalls der Versand von Rücksendeunterlagen angestossen werden. Es wird hier jedoch nur die Adresse des RMA-Vorgangs übernommen. Der Positionsteil soll vom Kunden ausgefüllt und der Rücksendung beigelegt werden Neue Systemdruckvorlagen und Kontaktaktionen Für alle Anwender stehen die neuen Systemdruckvorlagen Versand RMA-Eingangsbestätigung und Erstellung RMA-Begleitschein zur Verfügung. Bei Neuanlage oder beim Update eines Mandanten von einer Version vor 13.2, stehen die Kontaktaktionen Versand RMA-Eingangsbestätigung und Erstellung RMA- Begleitschein, denen die genannten Druckvorlagen zugeordnet sind, ebenfalls zur Verfügung. Seite 11 von 13

12 3.3 Anlegen von Belegen Das Anlegen von Belegen ist wie folgt unterteilt: Eingang Ausgang Extern Eingang Die Auswahlliste Eingang enthält verschiedene Möglichkeiten, die Rücksendung eines Kunden zu handhaben. Es stehen die folgenden zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Hinter jeder Belegaktion steht ein festgelegter Belegtyp mit bestimmten Eigenschaften. Die in der Liste ausgewählte Belegaktion wird durch Drücken des Schalters Beleg anlegen ausgeführt, es wird der entsprechende Beleg angelegt und es wird ein Eintrag in der Historie erstellt. Die Belegkette kann ausserhalb der RMA-Verwaltung fortgeführt werden. Auch das wird in der Historie vermerkt, ebenso wie das Löschen von Positionen aus Belegen mit RMA-Kennzeichen Ausgang Die Auswahlliste RMA-Ausgang enthält Belegaktionen, mit denen dem Kunden Ersatzartikel oder Rechnungen zugestellt werden können: Bei der Erstellung eines Auftrags für einen Ersatzartikel oder beim Versenden eines Ersatzartikels erscheint ein Artikelauswahldialog, in dem der Originalartikel als Ersatz vorgeschlagen wird. Soll ein anderer Artikel als Ersatz geliefert werden, kann hier die Artikelnummer geändert werden Extern Um bei der Abwicklung von Garantien, Rücksendungen oder Reparaturen die Lieferantenseite mit einzubeziehen, stehen Belege der Eingangsseite unter dem Punkt Extern zur Verfügung. In Verbindung mit den Belegen der Ausgangsseite kann ein RMA-Vorgang so durchgängig bearbeitet und dokumentiert werden. Die Reihenfolge, die Bezeichnungen sowie die Belegzuordnungen können in den Mandanteneinstellungen angepasst werden. Seite 12 von 13

13 3.4 Historie In den folgenden Dialogen gibt es in der Historie den Eintrag RMA : Artikel Es werden alle RMA-Vorgänge aufgelistet, in denen der gewählte Artikel vorhanden ist Kunde Es werden alle Artikel mit zusätzlichen Informationen aufgelistet, die in RMA-Vorgängen des gewählten Kunden vorkommen. Über den Schalter Aktion kann ein neuer RMA-Vorgang angelegt oder ein vorhandener bearbeitet werden Lieferant Es werden alle Belege des gewählten Kunden aufgelistet, die eine RMA-Nummer im Beleg-Kopf enthalten. 4 Auswertungen Es werden standardmässig zwei Auswertungen mitgeliefert: Jahresübersicht monatsweise bietet für ein ausgewähltes Jahr den Überblick über die Anzahl retournierter Artikel pro Monat im Vergleich zum Vorjahr. Artikelübersicht in Zeitraum liefert eine Übersicht über die Anzahl zurückgesendeter Artikel, nach Artikeln sortiert, für einen angegebenen Zeitraum. Hierbei stehen folgende Filterkriterien zur Auswahl Status Rücksendegrund Vorgehen Seite 13 von 13