1.1 Programmaufruf und Anmeldung 1.2 Aufbau des Fibuprogramms Simba 1.3 Kurzaufrufe der Menüpunkte

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1 Seite 3 INHALTSVERZEICHNIS 1.1 Programmaufruf und Anmeldung 1.2 Aufbau des Fibuprogramms Simba 1.3 Kurzaufrufe der Menüpunkte Mandant öffnen 2.2 Mandanten Stammdaten anlegen 2.2.1Allgemeine Daten (Adressdaten etc.) erfassen 2.2.2Einstellungen für die Finanzbuchhaltung 2.2.3Voreinstellungen für die Fibu- Auswertungen 2.2.4Saldovorträge manuell erstellen Anmeldung zur Buchungserfassung 3.2 Buchungen erfassen Buchungsbeispiele 1. Eine Spende wird verbucht 2. Eine Rechnung wird bezahlt 3 Eine Sammelbuchung wird verbucht Stiftungskapital 4.1 Anlage eines Stiftungskapitals 4.2 Auflösung eines Stiftungskapitals 4.3 Zinsen für Stiftungskapital Rücklagen 5.1 Anlage einer Rücklage 5.2 Auflösung einer Rücklage 5.3 Zinsen für Rücklage Darlehen 6.1 Aufnahme eines Darlehens 6.2 Tilgung eines Darlehens 6.3 Zinsbelastung für ein Darlehen Datensicherung / Datenrücksicherung Datensicherung Datenrücksicherung Buchungen, Erfassungskreise u. Mandanten löschen Buchungen journalisieren und drucken 4.1 Buchungen journalisieren mit gleichzeitigem Druck 4.2 Buchungen nachträglich drucken Auswertungen in der Simba-Finanzbuchführung Summen und Saldenlisten erstellen Bilanz erstellen G+V erstellen

2 Seite Konten anzeigen Konten neu anlegen / Kontenrahmen aufrufen Konten anlegen in der Buchungserfassung Automatische Saldenübernahme Vorgehensweise beim Jahresabschluss im Überblick Automatischer Zahlungsverkehr (speziell für Kindergärten)

3 Seite Programmaufruf und Anmeldung Nachdem Sie das Finanzbuchhaltungsprogramm Simba angewählt haben, erscheint folgendes Bild: Als Grundeinstellung für die Anmeldung ist vorgegeben: Benutzer: A Passwort: a (immer in Kleinschreibung eingeben!) Bei der Erstinstallation sind das Benutzerkennwort und das Passwort für alle gleich! Das Passwort kann im Menü EXTRAS unter Benutzerrechte geändert werden. Klicken Sie nun bitte auf Start, um den Anmeldevorgang fortzusetzen. Über Abbrechen ist es möglich, den Anmeldevorgang abzubrechen und über Beenden kann dieser beendet und das Programm verlassen werden. 1.2 Aufbau des Fibu-Programms Simba Der Aufbau des Hauptfensters des Programms ist menüpunktorientiert. Die einzelnen Menüpunkte (vergleiche Bild S. 6) werden oben in der Menüleiste angezeigt: - Start Bearbeiten Ansicht Stammdaten Einstellungen - Auswertungen Datenverwaltung Extras Fenster Hilfe

4 Seite 6 Unter der Menüleiste befindet sich eine weitere Leiste mit Symbolschaltflächen, die dazu dienen, einzelne Menüpunkte ohne langes Suchen mit einem einzigen Mausklick aufzurufen. Lesen Sie hierzu bitte auch das Kapitel Kurzaufrufe der Menüpunkte Um die einzelnen Menüs, die dazugehörigen Menüpunkte und deren Menüoptionen aufzurufen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste darauf. Der Menüaufruf ist auch ohne Mausklick möglich verwenden Sie hierfür die sogenannten Tastenkürzel (Short-Cuts). Bei einem Tastenkürzel handelt es sich um den jeweils unterstrichenen Buchstaben im Menü bzw. Menüpunkt. Drücken Sie die <Alt> Taste und den Tastenkürzel des gewünschten Menüs oder Menüpunktes gemeinsam, um diese(n) aufzurufen. Die Tastenkürzel sind nicht von der Groß- und Kleinschreibung abhängig! Für den Kurzaufruf einzelner Menüpunkte, die auf verschiedene Bereiche (z. B. Allgemein, FiBu, Programme, etc.) bezogen sind, existieren die sogenannten Symbolschaltflächen. Mittels dieser Symbolschaltflächen können Sie häufig verwendete Menüpunkte mit nur einem Mausklick öffnen und müssen nicht ständig im Menü danach suchen. Wenn Sie den Mauszeiger über eine Symbolschaltfläche legen (nicht klicken!), wird angezeigt, wozu sie jeweils dient. Zusätzlich werden bei einigen Symbolschaltflächen Tastenkombinationen angegeben (z.b. Strg + B), um auch hier den Aufruf ohne Mausklick zu ermöglichen.

5 Seite 7 Die Symbolschaltflächen können je nach Belieben ein- oder ausgeblendet werden. Um dies zu tun, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in das leere Feld neben den Symbolschaltflächen und aktivieren bzw. deaktivieren Sie diese. Für den täglichen Gebrauch empfehlen wir, folgende Symbolschaltflächen zu aktivieren (durch Klick auf den jeweiligen Begriff, wird ein Haken davor gesetzt): Allgemeines Finanzbuchführung Jahresabschluss Weitere Schaltflächen können deaktiviert werden, da diese den Bearbeitungsbildschirm unnötig füllen.

6 Seite Mandant öffnen Nachdem Sie auf die Schaltfläche Start geklickt haben, öffnet sich das Fenster Arbeitsumgebung öffnen: Wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen möchten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Hinzufügen. (Beachten Sie hierzu das Kapitel 2.2) Falls der zu verwendende Mandant bereits angelegt wurde, finden Sie diesen in der Fensterauflistung markieren Sie ihn mit der linken Maustaste und klicken Sie auf OK. Das Fenster wird daraufhin ausgeblendet und der ausgewählte Mandant wird rechts unten im Startfenster angezeigt. Der anfangs ausgewählte Mandant kann jederzeit gewechselt werden klicken Sie hierfür bitte im Menü Start auf den Menüpunkt Arbeitsumgebung öffnen und wiederholen Sie den Vorgang.

7 Seite Mandanten Stammdaten anlegen Im nächsten Schritt sollen nun die Stammdaten für den Mandanten angelegt werden. Wählen Sie dazu bitte das Menü Stammdaten, klicken Sie auf den Menüpunkt Mandanten und danach auf die darin enthaltene Menüoption Allgemeine Daten. Daraufhin öffnet sich das Fenster Allgemeine Daten Allgemeine Daten (Adressdaten etc.) erfassen Im Fenster allgemeine Daten werden Verwaltungs-, Adress und Kommunikationsdaten eines Mandanten festgelegt. Wählen Sie hierzu die dafür vorgesehenen Registerkarten. Beispiel: Die Kirchenstiftung soll unter der Mandantennummer <4> mit folgenden Verwaltungs-, Adress- und Kommunikationsdaten angelegt werden. Fenster: Stammdaten, Mandanten, Allgemeine Daten, Registerkarte Verwaltung Hinweis: Für unsere Anwendungsbereiche wird jeder Kirchenstiftung eine 5-stellige Mandantennummer zugeteilt, mit welcher die Simba-Buchhaltung einzurichten ist. Die Mandantennummer beginnt üblicherweise mit einer 5****. Die Endziffer 0, also 5***0 ist für die Buchhaltung der Kirchenrechnung reserviert, die Endnummer 1 für eine Kindergartenbuchhaltung, soweit ein kirchenstiftungseigener Kiga vorhanden ist.

8 Seite 10 i. d. R. 5-stellig Fenster: Stammdaten, Mandanten, Allgemeine Daten, Registerkarte Adresse Fenster: Stammdaten, Mandanten, Allgemeine Daten, Registerkarte Kommunikation

9 Seite 11 Auf Wunsch können Sie in den Registerkarten (Verwaltung, Adresse, Kommunikation) weitere Informationen zum Mandanten bzw. demjenigen, der bucht (z. B. Kirchenpfleger oder Rechnungsfertiger) hinterlegen. Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen und mit Übernehmen bestätigt haben, klicken Sie auf OK, um die Informationen zu speichern und das Fenster zu schließen. Sie kommen dann automatisch zurück in das Fenster Arbeitsumgebung öffnen. Geben Sie bitte bei Globaler Mandant die Nummer ein, unter welcher Sie die Kirchenstiftung angelegt haben und bestätigen Sie mit OK. Das Fenster wird geschlossen. Klicken Sie nun nochmals auf Start Arbeitsumgebung öffnen. In der Liste erscheint nun Ihre angelegte Stiftung. Klicken Sie dann auf OK Einstellungen für die Finanzbuchführung Die Einstellungen für die Finanzbuchführung werden im Menü Einstellungen hinterlegt. Klicken Sie dort auf den Menüpunkt Finanzbuchführung und im dazugehörigen Fenster auf die Registerkarte Allgemein, um die ersten Einstellungen vorzunehmen. Da Sie immer noch mit dem Mandanten 4 arbeiten, ist dieser vorbelegt: 92 Kirchenrechnungen Üblicherweise der Kalenderjahresbeginn Fenster: Finanzbuchführung, Registerkarte Allgemein (mit Vorbelegung); Bild

10 Seite 12 Über die Schaltflächen Vorwärts und Rückwärts können Sie von einem Mandanten (Kirchenrechnung, Bauabrechnung, Pfarrheimabrechnung) zum Nächsten und wieder zurückspringen, um die Einstellungen anderer Mandanten zu sehen. Für die Diözese Würzburg stehen folgende Kontenrahmen zur Verfügung: 1.) 92 Kirchenrechnungen 2.) 13 Bauabrechnung Diözese Würzburg 3.) 11 Kindergarten Diözese Würzburg Der Kontenrahmen, den Sie verwenden wollen, ist auszuwählen. Auch die weiteren Voreinstellungen (Beginn des Wirtschaftsjahres und Währung) sind zu übernehmen (siehe Bild ) Als nächstes klicken Sie bitte die Registerkarte Kontokorrent (Bild ) an, um fortzufahren. Beachten Sie, dass die Nummernlänge der Kontokorrent-Konten nach dem ersten Bebuchen eines Kontokorrent-Kontos nicht mehr geändert werden kann. Die Kontokorrentkonten haben üblicherweise im Rahmen der Kirchenrechnungsbuchhaltung keine Bedeutung, da keine Debitoren und Kreditoren gebucht werden.

11 Seite Voreinstellungen für die Fibu-Auswertungen Wechseln Sie nun bitte zur nächsten Registerkarte in diesem Fenster Registerkarte Auswertung: S_S300 SuSa Diözese Würzburg Üblicherweise sind die vorbelegten Schemata sowie die sonstigen Einstellungen zu übernehmen. Sollten diese nicht voreingestellt sein, verändern Sie die Einstellung wie oben dargestellt. Weitere Veränderungen sind hier jederzeit möglich. Übernehmen Sie nun alle Voreinstellungen für die Finanzbuchführung, indem Sie auf die dafür vorgesehene Schaltfläche klicken. Klicken Sie danach auf OK, um das Fenster mit den gespeicherten Informationen zu schließen.

12 Seite Saldovorträge manuell anlegen Um die Saldovorträge anlegen zu können, gehen Sie dabei wie folgt vor: Klicken Sie im Hauptmenü die Felder Bearbeiten Buchen Buchungserfassung nacheinander an. Es erscheint nun das Bild Anmeldung zur Buchungserfassung. Geben Sie hier die Erfassungs-Nr. 49, den Erfassungsinhalt EB-Salden, sowie den Buchungszeitraum, z. B (= tatsächlicher Zeitraum der Buchungen: Monat.Jahr) ein und bestätigen Sie mit OK. Es erscheint nun das Bild Buchungserfassung. Wir haben hier bereits einige Buchungen vorgenommen. Buchen

13 Seite 15 Geben Sie nun hier die Salden Ihrer Geldkonten, beginnend mit dem Betrag (ohne Komma), dem Gegenkonto 9090 (Bilanzeröffnungskonto), der Beleg-Nr., dem Beleg-Datum, dem Konto z.b (Kasse), sowie als Buchungstext Saldovortrag, ein. Nach jeder Eingabe klicken Sie bitte das Feld BUCHEN an. Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, bitten wir Folgendes zu beachten! (NUR für den Fall gültig, dass mit der Buchhaltung in Simba komplett neu angefangen wird, nicht wenn bereits Vorjahre bebucht sind) Damit die Eröffnungsbilanz ausgeglichen werden kann, ist es erforderlich, die Summe aller Geldkonten (= Aktivseite der Bilanz) abzüglich der Summe der Darlehen (= Passivseite der Bilanz) gegen das Konto 2000 (Eigenkapital) zu buchen. Da sämtliche Saldovorträge auf dem Konto 9090 (Datenfeld Gegenkto ) erfasst werden, kann zum Ausgleich der Eröffnungsbilanz der Saldo übernommen werden, der am linken unteren Bildrand beim Gegenkonto erscheint. Reihenfolge der Dateneingabe: Betrag S/H ,65 H Gegenkonto 9090 Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 2000 Saldovortrag Im Ergebnis ist dann der Saldo der Eröffnungsbilanz 0 (Darstellung in der Buchungsmaske: GegenKto-Bezeichnung : Eröffnungsbilanz; Saldo = 0).

14 Seite 16 Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie bitte auf das Feld Schließen. Sie kommen dann automatisch zurück ins Hauptmenü. Um mit dem Buchen beginnen zu können, gehen Sie bitte vor wie im Punkt 3 Buchungserfassung beschrieben. 3. Buchungserfassung im SIMBA WINner 3.1 Anmeldung zur Buchungserfassung Nachdem nun die wichtigsten (Stamm)Daten angelegt wurden, kann mit dem Erfassen der laufenden Buchungen begonnen werden. Wählen Sie dazu aus dem Hauptmenü Bearbeiten den Menüpunkt Buchen und dann die Menüoption Buchungserfassung.

15 Seite 17 Anschließend öffnet sich das Fenster Anmeldung zur Buchungserfassung: Legen Sie hier einen neuen Erfassungskreis für ihren Mandanten an, in dem die Buchungen des Monats Januar 2002 erfasst werden sollen. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Fenster Anmeldung zur Buchungserfassung neben dem Eingabefeld für die Erfassungsnummer auf die Symbolschaltfläche (Fernglas) oder drücken Sie die <F5> -taste. Das Fenster Erfassungskreis wird angezeigt.

16 Seite Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Hinzufügen. Legen Sie im Folgefenster bitte Ihre Erfassungsnummer fest und hinterlegen Sie die zugehörigen Informationen: Es wird empfohlen für jeden Monat eine eigene Erfassungs-Nr., z.b. Nummer 1 für Januar 2002, für Februar Nummer 2, usw., anzulegen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um Ihre Eingaben zu speichern und dann auf OK, um das Folgefenster mit den gespeicherten Eingaben zu schließen. Sie befinden sich nun wieder im Fenster Erfassungskreis wie Sie sehen, wurden Ihre Eingaben übernommen: Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre bisherigen Eingaben über die Schaltfläche Ändern zu ändern, einen bereits erstellten Erfassungskreis über die Schaltfläche Löschen zu löschen (Achtung: bereits vorgenommenen Buchungen werden auch gelöscht) oder mit Hilfe der Schaltfläche Hinzufügen einen weiteren Erfassungskreis anzulegen. : Eine Anlage der Erfassungskreise über den aktuellen Kalendermonat hinaus ist systemtechnisch nicht möglich, da ein interner Abgleich mit dem Systemdatum des Rechners erfolgt! TIPP

17 Seite Wenn Sie alle Eingaben vollständig getätigt haben, klicken Sie bitte auf OK. Nun befinden Sie sich wieder im Ausgangsfenster Anmeldung zur Buchungserfassung. Wie Sie oben im Bild erkennen können, besteht nun für Mandant 4 ein Erfassungskreis mit der Nr. 1, in welchem die Buchungen für den Monat Januar 2002 erfasst werden sollen. Als Buchungszeitraum wurde festgelegt dieser kann mittels der Schaltfläche Buchungszeitraum ändern ggf. erneut geändert werden. TIPP Die Benennung des Erfassungsinhaltes ist nicht maßgeblich für den zu buchenden Zeitraum. Dieser wird ausschließlich über das Datenfeld Buchungszeitraum festgelegt. D.h.: es ist egal, ob die Monatsbezeichnung abgekürzt oder ausgeschrieben wird oder noch als Zusatzinformation das Buchungsjahr mit eingetragen wird (siehe oben). Je ausführlicher die Bezeichnung des Erfassungsinhaltes gewählt wird, umso einfacher ist es für die Handhabung des Benutzers. 5. Nach dem Bestätigen mit OK gelangen Sie in die eigentliche Erfassungsmaske der Buchungserfassung.

18 Seite Buchungen erfassen / Erste Schritte zum Buchen Die Buchungserfassungsmaske (vgl. Bild 3.2.1) zeigt oben zunächst den Mandant und Buchungszeitraum an, in dem gebucht werden soll. Im unteren Teil sind die Eingabefelder für die Buchungen untergebracht. Buchen Bild Auf dem Bankauszug vom Januar 2002 der Kirchenstiftung steht als erste Kontobewegung eine Barabhebung über 1.000,-- vom 7. Januar vermerkt. Geben Sie zuerst im unteren Teil des Fensters den Betrag ohne Punkt oder Komma, also in das Feld Betrag ein (vgl. nachfolgendes Bild). Punkt und Komma werden vom Programm automatisch gesetzt. Anschließend stehen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, diesen Betrag zu bestätigen. Beachten Sie hierzu auch die Anmerkung am linken unteren Bildrand der Eingabemaske Drücken Sie entweder die <Enter> Taste, dann wird das Gegenkonto (Eingabefeld GegKto) als HABEN-Konto und das Konto selbst (Eingabefeld Konto) als SOLL-Konto definiert. Lösen Sie dagegen mit der <+>-Taste aus, so steht das Gegenkonto im SOLL und das Konto im HABEN. Nach Eingabe der Kontonummer auf dem Feld GegKto drücken Sie solange die <Enter> -Taste bis Sie auf Eingabefeld Belegdatum gelangen bestimmen Sie dort den 7. Januar 2002, da an diesem Tag die Barabhebung stattfand. Bestätigen Sie diese Eingabe mit der <Enter>-Taste und hinterlegen Sie im Feld Konto die 2. Kontonummer. Drücken Sie danach wiederholt die <Enter>-Taste, bis Sie sich auf dem Eingabefeld Buchungstext befinden. Tragen Sie hier stichpunkthaltig Informationen zu dieser Buchung ein.

19 Seite 21 Drücken Sie nun noch einmal die <Enter>-Taste. Damit ist der Buchungssatz gespeichert und die soeben durchgeführte Buchung wird im oberen Teil des Fensters angezeigt. Die Speicherung kann auch mittels Mausklick auf die Schaltfläche BUCHEN erfolgen. Der Buchungssatz mit dem SOLL-Konto 1000 (Kasse) und dem HABEN-Konto 1200 (Bank) sieht, mit der Taste <+> ausgelöst, folgendermaßen aus: Zuordnung S/H Sie können nun mit der nächsten Buchung fortfahren. Bestätigung mit ENTER oder Drücken der Schaltfläche Wenn Sie etwas an einer Buchung ändern möchten (z.b. falls aufgrund falschen Tastendrucks die Felder SOLL und HABEN verwechselt wurden), Doppelklicken Sie im oberen Teil des Fensters auf die erfasste Buchung diese wird dann sofort wieder im unteren Teil angezeigt, wo Sie Ihre Änderungen vornehmen können. TIPP 1. Die Vergabe der Belegnummern sollte nur nummerisch (alphanummerisch sowie Sonderzeichen sind möglich) erfolgen. Es wird empfohlen, die Belegnummern nummerisch aufsteigend zu vergeben. So erhält z. B. der erste Zahlungsvorgang eines Kontoauszuges (Buchung auf Kto 1200) die Belegnummer 1, der Zweite die Nr. 2 usw. Bei einem Wechsel des Geldkontos (z. B. Kto 1000) innerhalb eines Buchungsmonats (=Erfassungskreis) wird die nächste freie Belegnummer verwendet. Ebenso bei einem Wechsel des Erfassungkreises, also eines Buchungsmonats oder, falls Zahlungsvorgänge nachgeholt werden, z. B. quartalsmäßige Zinsbuchung vom März

20 Seite 22 des Jahres eines Geldmarktkontos, wenn in anderen Konten schon die Buchungen bis Jahresende erfolgt sind. 2. Damit Fehlbuchungen durch die Kontozuordnung ausgeschlossen werden können, sollte in der Regel im Datenfeld KONTO das Konto benannt werden, dessen Kontobewegungen gerade gebucht werden. Werden beispielsweise die Zahlungsvorgänge des Girokontos 1200, also Zugänge und Abgänge, gebucht, ist im Datenfeld KONTO die Nummer 1200 einzutragen. Die Steuerung, ob es sich um einen Geldzu- oder -abgang handelt, erfolgt dann ausschließlich über die Zuordnung von S/H nach der Betragseingabe. Im Datenfeld GEGENKTO sind dann üblicherweise die Aufwands- und Ertragskonten zu führen. Buchungsbeispiele: 1. Eine Spende in Höhe von 35,00 ist in Bar bezahlt worden. Die Buchung sieht folgendermaßen aus: Buchen Reihenfolge der Dateneingabe: Betrag S/H 35,00 S Gegenkonto 5204 Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto 1000 Buchungstext Spende XY

21 Seite Eine Rechnung für Kerzen wurde in Höhe von 50,00 per Bank bezahlt. Buchen Reihenfolge der Dateneingabe: Betrag S/H 50,00 H Gegenkonto 4288 Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto 1200 Buchungstext RE Firma XY, Kerzen

22 Seite Sammelbuchung (= Aufteilungsbuchung) Beispiel für Einnahme: Eine Spende in Höhe von Einnahmen Klingelbeutel in Höhe von Einnahmen Opferstock in Höhe von 100,00 85,45 93,40 sind in Bar auf das Girokonto eingezahlt worden. Nachdem Sie den Gesamtbetrag in Höhe von 278,85 in das dafür vorgesehene Feld Betrag eingetragen haben und mit <+> bzw. Enter die Zuordnung für S bzw. H (Einnahme = Soll) durchgeführt haben, klicken Sie bitte rechts auf die Schaltfläche <AUFTEILEN>. Danach geben Sie bitte die einzelnen Beträge der Buchungen ein. Aufteilen Buchen Reihenfolge der Dateneingabe: Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. 278,85 S 100,00 S Spende YZ 85,45 S Klingelbeutel v ,40 S Opferstock Dez. <Aufteilen> Beleg-Datum Konto Buchungstext Jetzt den vorherigen Betrag bzw. anschließend den Restbetrag überschreiben! Selbstverständlich sind Aufteilungsbuchungen auch für Ausgaben, z. B. Sammelüberweisungen, möglich bzw. können die Buchungen auch einzeln vorgenommen werden.

23 Seite Stiftungskapital (Kontonummer ) 4. 1 Anlage eines Stiftungskapitals Sie legen einen Betrag von 5.000,00 als Stiftungskapital (z. B. Gottesdienststiftungen) an. Der Betrag wird dem Girokonto entnommen. Betrag S/H 5000,-- H Gegenkonto 700 Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto 1200 Buchungstext Anlage Stiftkap. 4.2 Auflösung eines Stiftungskapitals Ein Betrag von 8.000,-- wird dem Stiftungskapital (z. B. aus abgelaufenen Gottesdienststiftungen) entnommen und dem Girokonto gutgeschrieben. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 8000,-- S Auflösung Stiftkap. 4.3 Zinsen für Stiftungskapital a) Die Zinsen in Höhe von 120,-- werden auf dem Stiftungskapitalkonto gutgeschrieben. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 120,-- S Zinsen Stiftkap. b) Die Zinsen für das Stiftungskapital in Höhe von 120,-- werden direkt auf dem Girokonto gutgeschrieben. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 120,-- S Zinsen Stiftkap.

24 Seite Rücklagen (Kontonummer ) 5.1 Anlage einer Rücklage Sie legen einen Betrag von ,-- als Rücklage, z.b. für Kirchenrenovierung an. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext ,-- H Anlage Rücklage 5.2 Auflösung einer Rücklage Sie lösen die Rücklage in Höhe von ,-- auf und lassen den Betrag auf dem Girokonto gutschreiben. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext ,-- S Auflösung Rücklage 5.3 Zinsen für Rücklagen a) Die Zinsen in Höhe von 180,00 werden auf dem Rücklagenkonto gutgeschrieben. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 180,-- S Zinsen Rücklagen b) Die Zinsen in Höhe von 180,-- werden direkt auf dem Girokonto gutgeschrieben. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 180,-- S Zinsen Rücklagen

25 Seite Darlehen 6.1 Aufnahme eines Darlehens Wir gehen davon aus, dass Sie ein Darlehen in Höhe von ,-- aufgenommen haben. Die Summe des Darlehens wird auf Ihrem Girokonto gutgeschrieben. Falls noch nicht geschehen, ist das Darlehenskonto (Kto.-Nr. 300) neu in der Buchhaltung anzulegen. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext ,-- S Darlehensaufnahme 6. 2 Tilgung eines Darlehens Sie tilgen einen Teil des Darlehens in Höhe von ,--. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext ,-- H Darlehenstilgung 6.3 Zinsbelastung für ein Darlehen a) Die Zinsen in Höhe von 400,-- werden direkt auf dem Darlehenskonto belastet. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 400,-- H Zinsen Darlehen b) Die Zinsen in Höhe von 400,-- werden direkt Ihrem Girokonto belastet. Betrag S/H Gegenkonto Beleg-Nr. Beleg-Datum Konto Buchungstext 400,-- H Zinsen Darlehen

26 Seite Datensicherung/Datenrücksicherung Während des Buchens werden die Daten automatisch im Simba-Programm gespeichert. Allerdings sollte zur Sicherstellung der Buchungsdaten ein externe Datensicherung, z. B. auf Diskette, USB-Stick, externe Festplatte oder Brennen der Daten auf CD, vorgenommen werden. Sollte es aus irgendwelchen Gründen Computer-Probleme geben, so dass auf das Simba-Programm und die damit gespeicherten Daten nicht mehr zugegriffen werden kann, können über eine Datenrücksicherung - nach Neu-Installation des Programms - die Buchungsdaten wieder eingespielt werden. Es wird empfohlen, eine Datensicherung zur Vermeidung von Datenverlusten regelmäßig vorzunehmen. Der Einfachheit halber sollte eine Datensicherung nach jeder Sitzung durchgeführt werden. Für diesen Zweck empfehlen wir die Verwendung eines Datensticks Datensicherung Wählen Sie aus dem Hauptmenü Datenverwaltung den Menüpunkt Datensicherung. Es öffnet sich das folgende Fenster: Aus Vereinfachungsgründen wählen Sie bei Sicherungsbereich die Auswahl M = Alle Daten des Mandanten aus (ist bereits als Standardeinstellung vorgegeben). Bei von Mandant und bis Mandant ist die jeweilige Mandantennummer einzutragen, für die die Daten gesichert werden sollen. Im Bereich Sicherungsordner ist mit Hilfe von <Ordner suchen> das Verzeichnis auszuwählen, in welchem die Daten gesichert werden sollen: z. B. 3½-Diskette (A:). Alle anderen Einstellungen können so übernommen werden. Die Datensicherung wird mit <OK> bestätigt.

27 Seite 29 Nach Abschluss der Sicherung erscheint der Hinweis Datenbestand wurde erfolgreich gesichert. Sollte sich auf dem Speichermedium bereits eine ältere Version der Datensicherung befinden erscheint ein Hinweis, dass die entsprechende Datei bereits existiert. Mit Bestätigung der Meldung wird die Datei überschrieben. Der Dateiname setzt sich zusammen aus der Mandantennummer.ges.zip Datenrücksicherung Mit Hilfe des Menüpunktes Datenrücksicherung aus dem Hauptmenü Datenverwaltung können die Buchungsdaten von einem externen Speichermedium (z. B. Diskette, Wechseldatenträger/USB-Stick) in die Simba-Buchhaltung übernommen werden. Dies ist z. B. erforderlich, wenn eine Neuinstallation des Simba-Programms nötig wurde oder wenn mehrere Anwender (Kirchenpfleger, Rechnungsfertiger) Einsicht in die Buchungsdaten haben sollen, also die Daten auf mehreren Rechnern hinterlegt werden. WICHTIG: soweit die Buchungsdaten auf mehreren Rechnern hinterlegt sind, ist darauf zu achten, dass IMMER der aktuelle Datenbestand eingespielt wird, da alle vorherigen Buchungsdaten überschrieben werden. Sicherungsbereich Alle Daten des Mandanten (*.ges) auswählen und mit <OK> bestätigen. Im Fester Alle Daten des Mandanten übernehmen das Verzeichnis suchen, in welchem sich der gesicherte Datenbestand befindet, z. B. Wechseldatenträger und durch Anklicken bestätigen. Unter dem Verzeichnis befindet sich die Datei mit den Buchungsdaten. Der Dateiname setzt sich aus der Mandantennummer.ges zusammen. Entweder durch Doppelklick oder <ÖFFNEN> bestätigen. Nach Abschluss der Datenübernahme erscheint der Hinweis Sicherungsdaten wurden erfolgreich übernommen.!

28 Seite Buchungen und Erfassungskreise löschen Für das Löschen ist im allgemeinen die <Entf>-Taste vorgesehen. Das Löschen einzelner Buchungssätze erfolgt im Hauptfenster der Buchungserfassung selbst. Wenn Sie also einen Buchungssatz löschen möchten, heben Sie oben im Fenster Buchungserfassung den zu löschenden Buchungssatz mit einfachem Mausklick hervor, dieser ist dann blau eingefärbt. Wenn mehrere Buchungssätze gelöscht werden sollen, halten Sie die <Umsch>-Taste gedrückt und heben Sie mittels Mausklick mehrere Buchungssätze hervor. Drücken Sie die <Entf>-Taste und bestätigen Sie das daraufhin erscheinende Dialogfeld mit Ja. Wenn der Löschvorgang abgebrochen werden soll, klicken Sie einfach auf Nein. Buchen Der/die Buchungssatz/Buchungssätze sollte(n) daraufhin im oberen Teil des Fensters nicht mehr zu sehen sein. Denken Sie bitte daran, dass das Löschen bereits journalisierter Buchungen nicht mehr möglich ist! Sie können allerdings einen sichtbaren Ausgleich durchführen (Generalstorno). Auch der Löschvorgang eines gesamten Erfassungskreises erfolgt im Hauptfenster Buchungserfassung.

29 Seite 31 Klicken Sie nun oben im Hauptfenster der Buchungserfassung neben dem Feld Erfassungskreis-Nr. auf die Symbolschaltfläche (oder drücken Sie die F5-Taste), um den zu löschenden Erfassungskreis zu suchen. Erneut wird das Fenster Erfassungskreis angezeigt, in welchem dieser vorher auch angelegt wurde. Heben Sie den/die Erfassungskreis(e) hervor und klicken Sie auf OK. Buchen Wenn Sie einen Erfassungskreis löschen, werden auch automatisch alle darin enthaltenen Buchungen gelöscht. Das Löschen von Erfassungkreisen ist im Normalfall nur nötig, wenn diese bereits angelegt waren, dort aber keine Buchungen erfasst wurden, da in diesem Monat keine Zahlungsvorgänge stattgefunden haben. Um einzelnen Buchungen zu löschen, folgen Sie dem Beispiel am Anfang des Kapitels. Beantworten Sie nun bitte die Frage, ob alle Buchungen der ausgewählten Erfassungsnummer gelöscht werden sollen, entweder mit Ja oder mit Nein. In unserem Beispiel soll der Erfassungskreis 1 nicht gelöscht werden. Klicken Sie auf OK, um Ihre Eingaben zu bestätigen und das Fenster Erfassungskreis zu schließen. Nun befinden Sie sich wieder im Hauptfenster der Buchungserfassung. Sollte Sie bereits alle verfügbaren Mandanten in Ihrem Simba-Programm (i.d.r. 5 Mandanten) ausgeschöpft haben, ist es möglich ältere Mandantennummern (z. B. eine seit längerem abgeschlossenen Baumaßnahme) oder auch den Testmandanten 4 zu löschen. Sobald der gesamte Mandant gelöscht ist, kann auf die Buchungsdaten nicht mehr zugegriffen werden. Zum Archivieren empfiehlt es sich, die Daten des zu löschenden Mandanten vorher auf einem Speichermedium, z. B. auf CD brennen, zu sichern. Das Einspielen in die Finanzbuchhaltung ist dann immer wieder möglich. Evtl. sollten noch benötigte Unterlagen (GuV, Bilanz, Kontenblätter) vorher ausgedruckt werden, soweit noch nicht geschehen.

30 Seite 32 Löschen von Mandanten: Menü Datenverwaltung Auswahl Löschen Eingabe der Mandantennummer, die gelöscht werden soll mit OK bestätigen 4. Buchungen journalisieren und drucken 4.1 Buchungen journalisieren Bisher wurden alle Buchungen im vorläufigem Bereich belassen und konnten nötigenfalls geändert werden. Nun sollen die Buchungen fest verbucht werden. 1. Wählen Sie hierzu im Menü Bearbeiten den Menüpunkt Journalisieren und klicken Sie diesen an.

31 Seite 33 Im Folgefenster werden nun alle noch nicht verbuchten, also vorläufigen Erfassungskreise angezeigt. 2. Aktivieren Sie nun mittels Mausklick den Erfassungskreis 1 usw., und bestimmen Sie im selben Fenster im Feld Ausgabe, ob die Journalausgabe auf dem Drucker erfolgen soll. Achten Sie darauf, dass Sie ALLE Erfassungkreise zum Journalisieren aktiviert haben, da sonst keine Saldenübernahme erfolgen kann. 3. Klicken Sie auf OK, um die Journalisierung zu starten und diese auf dem festgelegten Drucker auszudrucken. Die Buchungssätze sind nun fest verbucht. Eine Änderung ist nach der Journalisierung nicht mehr möglich. Journalisierte Buchungen können lediglich durch Generalumkehrbuchungen storniert werden. 4.1 Buchungsjournal nachträglich drucken Im Menü Auswertungen Finanzbuchführung Erfassungs-/Buchungsjournal (vor Journalisierung) bzw. Journal-Informationen (nach Journalisierung) können die Buchungsjournalen nochmals nachträglich ausgedruckt werden. Dabei ist jeweils auszuwählen, welche Journale gedruckt werden sollen. Sollte bereits die Journalisierung durchgeführt worden sein, kann durch einen Doppelklick auf die Zeile des jeweiligen Erfassungskreises das Buchungsjournal geöffnet werden. Durch Anklicken des Druckersymbols oben links erfolgt der Ausdruck.!

32 Seite Auswertungen in der Simba-Finanzbuchführung - nicht nur für die Erstellung des Jahresabschlusses 5.1 Summen- und Saldenliste erstellen Klicken Sie im Menü auf das Feld SuS (Summen- und Saldenliste) ODER über das Menü Auswertung Finanzbuchführung Summen- und Saldenliste. Geben Sie hier den Buchungsmonat z.b ein. Der Kontenbereich ist mit der Zahl vorgegeben. Geben Sie bei Auswertung mit Unterdrückung der ausgeglichenen Konten ein Häkchen ein (durch Anklicken mit der Maustaste) falls nicht bereits vorhanden. Beim SuSa-Schema wählen Sie S_S300 SuSa Diözese Würzburg. Bei Darstellungsform wählen Sie mit Monats- und Jahresverkehrszahlen, jedoch ohne %Spalte, falls nicht bereits angezeigt. Um die Saldenliste anzusehen klicken Sie auf Seitenansicht bzw. Bildschirm. Zum Drucken der Summen- und Saldenliste klicken Sie auf das Feld Drucken. S-S300 SuSa Diözese Würzburg auswählen!

33 Seite Bilanz erstellen Klicken Sie im Menü auf das Feld BIL (Bilanz) ODER: Auswertungen Jahresabschluss Bilanz. Wenn Sie mehrere Stiftungen etc. angelegt haben achten Sie bitte darauf, dass die gewünschte Nr. eingegeben ist. Geben Sie beim Basiszeitraum das Datum z.b ein. Da beim ersten Mal kein Vergleichszeitraum vorhanden ist, ist das dort i. d. R. Kein Datum vorgegeben. In den Folgejahren, werden die Felder automatisch mit dem Zeitraum des Vorjahres belegt. Klicken Sie bei Auswertung mit Kontennachweis' an. Bei Bilanz-Schema ist B_S400 Bilanz Diözese Würzburg auszuwählen, falls nicht bereits vorgegeben. Bei Darstellungsform ist Bilanz im Hochformat (A4) auszuwählen. Klicken Sie dann Seitenansicht bzw. Bildschirm um die Bilanz anzusehen. Zum Drucken der Bilanz klicken Sie auf das Feld Drucken. B-S400 Bilanz Diözese Würzburg

34 Seite G+V erstellen Klicken Sie im Menü auf das Feld G+V bzw. Auswertungen Jahresabschluss GuV, vergewissern Sie sich, dass die gewünschte Nummer eingegeben ist. Sie können diese auch aurch Anklicken des Fernglases neben der Nummer wechseln. Bei Basiszeitraum ist z.b. der bis (gewünschtes Buchungsjahr) einzugeben. Vergleichszeitraum ist noch keiner vorhanden, somit sind die Felder für den Vergleichszeitraum nicht ausgefüllt. Auswertung mit Kontennachweis anklicken. Bei G+V ist G-S120 GuV Diözese Würzburg erweitert auszuwählen (bei Kiga = G_S400 GuV Kiga Díözese Würzburg). Bei Darstellungsform G+V im Hochformat (A4). Klicken Sie nun Seitenansicht bzw. Bildschirm um die G+V anzusehen. Zum Drucken der G+V klicken Sie auf das Feld Drucken. G_S120 GuV Diözese Würzburg erweitert

35 Seite Konten anzeigen Klicken Sie hierzu im Menü das Feld KTO bzw. Auswertung Finanzbuchführung Konto an. Geben Sie bei Buchungen von Buchungsmonat, z.b bis an. Geben Sie bei Kontenbereich das gewünschte Konto an, z.b Klicken Sie dann auf Seitenansicht um das Konto anzusehen. Wenn Sie im Fenster Konto nur das Feld Bildschirm anklicken, können Sie im nachfolgenden Fenster durch Anklicken der Buchstaben K- und K+ in der Menüleiste die Konten fortlaufend aufrufen. Um ein einzelnes Konto zu drucken, klicken Sie in der Menüleiste das Symbol für Drucker an. Über das Datenfeld Konto kann auch ein bestimmtes Konto direkt angewählt werden. Durch die direkte Eingabe der gewünschten Kontonummer, z. B. 1200, im entsprechenden Datenfeld, kann dieses auch direkt in der Bildschirmanzeige aufgerufen werden. Durch die Änderung in den Eingabefeldern der Periode, können auch die Buchungen des Kontos früherer Jahre oder Monate (z. B. Selektion eines bestimmten Monats) betrachtet werden. Mit Hilfe der Schaltflächen Pv (= Periode vor) bzw. Pz (=Periode zurück) kann man auch direkt vorangegangene Buchungsperioden ansteuern. Wenn Sie mehrere Konten gleichzeitig drucken möchten klicken Sie in der Menüleiste das Feld Schließen an. Sie kommen dann zurück auf das Bild Konto. Im Kontenbereich können Sie eingeben, welche Konten Sie wünschen. Durch Anklicken des Feldes Drucken werden die Konten ausgedruckt. Wird der Kontenbereich nicht eingegrenzt, werden ALLE KONTEN ausgedruckt.

36 Seite 38 TIPP Diese Funktion ist insbesondere hilfreich, wenn man aufgrund eines Buchungsfehlers eine Differenz im Saldo des Geldkontos, z. B. 1200, hat und den Fehler nicht sofort entdeckt. Es besteht die Möglichkeit, sich dieses Konto auch nur für einen bestimmten Buchungszeitraum auszudrucken, um die jeweiligen Buchungen mit den Kontobewegungen auf dem Auszug abzugleichen. Detaillierte Kontenansicht

37 Seite Konten neu anlegen / Kontenrahmen aufrufen Wenn Sie ein neues Konto anlegen möchten gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie im Hauptmenü auf Menü Stammdaten Konten Sachkonten. Es erscheint das Bild Individuelle Sachkonten. 92 Kirchenrechnung Übernehmen OK Geben Sie bitte bei Kontonummer die gewünschte Nummer und bei Kontenbezeichnung die entsprechende Zuordnung ein. Klicken Sie dann bitte zuerst auf Übernehmen (nur Speicherung der Eingabe) und dann auf OK (Speicherung der Eingabe+Schließen des Fensters). Das Konto ist nun angelegt. Da die Anzahl der zur Verfügung stehenden Stellen für die Kontenbezeichnung begenzt ist, sollte diese so gewählt werden, dass diese beim Buchen für den Nutzer eindeutig nachvollziehbar ist, z. B. Spk Giro Möchten Sie ein bestehendes Konto ändern geben Sie bei Kontonummer die Nummer ein. In der Kontenbezeichnung können Sie den Text entsprechend ändern. Bei Kontonummern, die bereits im Standardkontenrahmen vorgegeben sind, erscheint zunächst ein Hinweis, dass es sich bei der zu vergebenden Kontonummer um ein Standardkonto handelt. Dieser Hinweis wird mit <Ja> bestätigt, so dass man individuelle Anpassungen vornehmen kann, z. B. die Änderung der Kontenbezeichnung. Standardkontenrahmen der Diözese Würzburg (SKR 92) Der vorgegebene Kontenrahmen kann durch Klicken des Fernglases neben dem Eingabefeld für die Kontonummer aufgerufen werden. Anschließend die Schaltfläche <S> betätigen. Darunter befindet sich der von der Diözese vorgegebene Kontenrahmen, der selbstverständlich auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Sobald Änderungen vorgenommen wurden, sind diese durch Anklicken von <M> sichtbar (=Standard- mit individuellen Sachkonten).

38 Seite Konten anlegen in der Buchungserfassung Sie können auch während des Buchens ein neues Konto anlegen. Klicken Sie hierzu auf das Fernglas neben dem Feld Konto oder GegKto. Es erscheint zuerst das Bild Konto suchen. Bestätigen Sie mit OK Es erscheint nun das Bild Standard mit indiv. Sachkonten. Klicken Sie hier auf Hinzufügen. Es erscheint nun das Bild Individuelle Sachkonten. Geben Sie bitte bei Kontonummer die gewünschte Nummer und bei Kontenbezeichnung die entsprechende Bezeichnung ein.

39 Seite 41 Klicken Sie dann bitte zuerst auf Übernehmen, dann auf OK. Das Konto ist nun angelegt. Im Kontenplan werden die neu angelegten Konten in der Spalte S/K/I vor der Kontenbezeichnung mit I (für individuell) versehen.

40 Seite Automatische Saldenübernahme TIPP Die Automatische Saldenübernahme wird benötigt, um die Endbestände des Vorjahres nach dem Journalisieren in das neue Jahr zu übertragen. Das manuelle Buchen der Saldovorträge zum Jahresbeginn (siehe Kapitel 2.2.4) ist somit nicht mehr notwendig. Sie Klicken in der Menüleiste das Feld Bearbeiten an, gehen auf Buchen, dann auf das Feld automatische EB-Saldenübernahme. Geben Sie bitte den Zeitraum des zuletzt gebuchten Jahres z.b bis ein (dieser wird üblicherweise schon angezeigt), die Erfassungs-Nr. 49, den Kontenbereich sowie bei Vortrag auf Konto die Konto-Nr ein. Bestätigen Sie mit OK. Achtung: Damit die Eröffnungsbilanz ausgeglichen ist, muss der Gewinn bzw. Verlust aus dem Vorjahr manuell im neuen Jahr im Erfassungkreis 49 eingebucht werden: Gewinn: Betrag H / Gegenkto 9090 / Konto 2000 Verlust: Betrag S / Gegenkto 9090 / Konto 2000

41 Seite Vorgehensweise beim Jahresabschluss im Überblick Kontenabstimmung: Überprüfen Sie bitte, ob alle Girokonten, Sparbücher, Festgeldkonten, Wertpapiere sowie die Barkasse mit den tatsächlichen Werten zum XX in der Finanzbuchhaltung erfasst sind und übereinstimmen. Die Bilanz muss ausgeglichen sein! Datensicherung: Nachdem Sie alle Geldkonten überprüft haben, sichern Sie Ihre Daten wie folgt: Wählen Sie hierzu im Menü Datenverwaltung den Menüpunkt Datensicherung und klicken Sie diesen an. Im Folgefenster Daten sichern geben Sie bitte unter Sicherungsbereich M alle Daten des Mandanten von Mandant und bis Mandant Ihre Mandanten-Nummer ein und bestätigen Sie mit OK. Dann bitte den Ordner suchen anklicken und unter dem Sicherungsordner, z.b. A:\ für das Diskettenlaufwerk oder Wechseldatenträger (=USB-Stick) bzw. ein Laufwerk auf der lokalen Festplatte C und anschließend auf eine CD brennen mit OK bestätigen. Journalisieren aller Buchungsvorgänge des laufenden Jahres: (siehe auch Seite 32 der Bedienungsanleitung 04.02) Wählen Sie hierzu im Menü Bearbeiten den Menüpunkt Journalisieren und klicken Sie diesen an. Im Folgefenster werden nun alle noch nicht verbuchten, also vorläufigen Erfassungskreise angezeigt. Aktivieren Sie nun mittels Mausklick die entsprechenden Erfassungskreise und bestimmen Sie im selben Fenster im Feld Ausgabe, ob die Journalausgabe auf Drucker oder mit der Buchungszusammenfassung erfolgen soll. Klicken Sie auf OK, um die Journalisierung zu starten und diese auf den festgelegten Drucker aus zu drucken. Die Buchungssätze sind nun fest verbucht. Eine Änderung ist nach der Journalisierung nicht mehr möglich. Journalisierte Buchungen können lediglich durch Generalumkehrbuchungen storniert werden. Wenn Sie das Buchungsjournal drucken möchten, verbleiben Sie im Menü Bearbeiten. In der Journalausgabe auf Drucker befindet sich ein Häkchen. Sollte dies nicht der Fall sein, kann dieses durch einfaches Anklicken angebracht werden. Klicken Sie dann auf OK um den Druckvorgang zu beginnen Summen- und Saldenlisten erstellen (SuS) (siehe hierzu auch Seite 34 der Bedienungsanleitung 04.02) Klicken Sie im Menü auf das Feld SuS (Summen- und Saldenliste). Geben Sie hier den Buchungsmonat z.b XX ein. Der Kontenbereich ist mit der Zahl vorgegeben. Geben Sie bei der Auswertung mit Unterdrückung der ausgeglichenen Konten ein Häkchen ein (durch Anklicken mit der Maustaste) falls nicht bereits vor handen. Beim SuS-Schema wählen Sie S_S300 Diözese Würzburg. Bei Darstellungsform wählen Sie mit Monats- und Verkehrszahlen, jedoch ohne %Spalte, falls nicht bereits angezeigt. Um die Saldenliste anzusehen klicken Sie auf Seitenansicht bzw. Bildschirm. Zum Drucken der Summen- und Saldenliste klicken Sie auf das Feld Drucken Bilanz erstellen (siehe hierzu auch Seite 32 der Bedienungsanleitung 04.02) Klicken Sie im Menü auf das Feld BIL (Bilanz). Wenn Sie mehrere Stiftungen etc. angelegt haben, achten Sie bitte darauf, dass die gewünschte Nr. eingegeben ist. Geben Sie beim Basiszeitraum das Datum z.b XX (lfd. Jahr) ein. Als Vergleichszeitraum kann der XX (Vorjahr) eingegeben werden. Klicken Sie bei Auswertung mit Kontennachweis an. Bei Bilanz-Schema ist B_S400 Bilanz Diözese Würzburg auszuwählen, falls nicht bereits vorgegeben.

42 Seite 44 Bei Darstellungsform ist Bilanz im Hochformat (A 4) auszuwählen. Klicken Sie dann Seitenansicht bzw. Bildschirm um die Bilanz anzusehen. Zum Drucken der Bilanz klicken Sie auf das Feld Drucken, anschließend auf OK. G + V erstellen (siehe hierzu auch Seite 36 der Bedienungsanleitung 04.02) Klicken Sie im Menü auf das Feld G + V, vergewissern Sie sich, dass die gewünschte Nummer eingegeben ist. Sie können diese auch wechseln durch Anklicken des Fernglases neben der Nummer. Bei Basiszeitraum ist z.b xx bis xx (lfd. Jahr) einzugeben. Als Vergleichszeitraum kann der xx bis xx (Vorjahr) eingegeben werden. Auswertung mit Kontennachweis anklicken. Bei G + V ist B_S120 GuV Diözese Würzburg erweitert bzw. über den Auswahlpfeil B_S 400 GuV KiGa Diözese Würzuburg einzugeben. Bei Darstellungsform G + V im Hochformat (A4). Klicken Sie nun Seitenansicht bzw. Bildschirm um die G + V anzusehen. Zum Drucken der G + V klicken Sie auf das Feld Drucken, anschließend auf OK. Formulare für den Jahresabschluss erstellen Für den Jahresabschluss 20XX werden folgende Formulare benötigt: (vgl. Bedienungsanleitung Finanzbuchhaltung Simba WIN-ner, die gelben Seiten) - BILANZ mit Kontennachweis zum XX (AKTIVA u. PASSIVA) (2-fach) - Gewinn- und Verlustrechnung mit Kontennachweis vom XX bis XX (2-fach) - Summen- und Saldenliste Buchungsjournal / Ausdruck der Sach- und Geldkonten - Einzelkontennachweis (Symbol KTO Fenster Konto öffnet sich unter Auswertung auswählen nur im Buchungszeitraum bebuchte Konten Drucken Für folgende Formulare bitten wir die CD FORMULARE für den Jahresabschluss aufzuspielen und diese entsprechend auszufüllen (die Formulare sind auch im Internet unter für Kirchenpfleger abrufbar - Deckblatt Jahresabschluss - Vermögensprobe - Versicherungen - Erträge Grundstücke - Anerkennung der Jahresrechnung Die Formulare bitten wir entsprechend der Ihnen vorliegenden Musterrechnung in der Bedienungsanleitung, Finanzbuchhaltung Simba WIN-ner, mit der Kirchenrechnung vorzulegen, ebenso einen Datenträger (z. B. USB-Stick oder CD-ROM) mit der gespeicherten Kirchenrechnung (vor dem Journalisieren!). Automatische Saldenübernahme (siehe hierzu auch Seite 41 der Bedienungsanleitung 04.02) Klicken Sie in der Menüleiste das Feld Bearbeiten an, gehen Sie auf Buchen, dann auf das Feld automatische EB-Saldenübernahme. Geben Sie bitten den Zeitraum des zuletzt gebuchten Jahres z.b bis , die Erfassungs-Nr. 49, den Kontenbereich sowie bei Vortrag auf Konto die Konto-Nr ein; löschen Sie dann die Zeilen zwei und drei. Bestätigen Sie dann mit OK. Verbuchung des Gewinnes bzw. Verlustes Nach der automatischen Saldenübernahme ist auf dem Bilanzeröffnungskonto ein Saldo. Die Höhe dieses Saldos stellt den Gewinn bzw. Verlust dar. Da das Konto 9090 ausgeglichen sein muss, ist folgende Buchung (Erfassungs-Nr. 49) vorzunehmen Bei Gewinn: Betrag H Gegenkonto 9090 Konto 2000 Bei Verlust: Betrag S Gegenkonto 9090 Konto 2000 Vorgehensweise bei Datenrücksicherung Menü Datenverwaltung Datenrücksicherung anklicken, anschließend er- scheint Sicherungsdaten übernehmen Suchen in: z. B. 3½-Diskette (A:) Mandanten-Nr. anklicken und anschließend ÖFFNEN anklicken Dateityp: Alle Mandanten (*.ges) Datenrücksicherung OK suchen (Fernglas) anklicken Mandanten suchen anklicken den rückgesicherten Mandanten anklicken OK anklicken abbrechen.

43 Seite 45 Abrufbare Formulare aus dem Internet Die notwendigen Formulare für die Erstellung des Jahresabschlusses sowie weiteres Informationsmaterial für Kirchenpfleger und Rechnungsfertiger ist inzwischen auf der Seite des Bistums Würzburg im Internet abrufbar. Sie finden diese unter : -> Pfarreien -> Informationen für Kirchenpfleger -> Materialien

44 Seite Automatischer Zahlungsverkehr Der automatische Zahlungsverkehr wird überwiegend für Kindergärten eingesetzt. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Buchführung eines Kindergartens auch die entsprechenden Einstellungen in den Auswertungen hinterlegen. Zur Abwicklung des Zahlungsverkehr werden zusätzliche Konten benötigt. Bitte überprüfen Sie im Kontenrahmen, welche der nachstehenden Konten Sie zuerst noch anlegen müssen, damit der Zahlungsverkehr angelegt werden kann. Unterhalten Sie bei mehreren Banken Girokonten für den Kindergarten auf denen Lastschrifteinzüge verbucht werden sollen, so muss für jedes dieser Girokonten ein entsprechendes Verrechnungskonto angelegt werden. Dazu stehen Ihnen die Kontonummern 1291 bis 1299 zur Verfügung Verrechnungskonto Bank A - Lastschriften 1292 Verrechnungskonto Bank B - Lastschriften 5301 Spielgeldkonto 5305 Mittagsbetreuung 5310 Elternbeiträge Falls bei Ihnen weitere Kostenarten für den Lastschrifteinzug anfallen, bitte die entsprechenden Ertragskonten anlegen! Zur Kontenanlage gelangen Sie über den Menüpunkt STAMMDATEN dort klicken Sie auf KONTEN und gehen weiter zu SACHKONTEN und nehmen die entsprechenden Eingaben vor:

45 Seite 47 Nun können Sie die Vertragskonten für die Kinder anlegen oder dies zu einem späteren Zeitpunkt nachholen (Kontengruppe wie bisher ab beginnend). Haben Sie bei verschiedenen Banken Girokonten für den Kindergarten, dann legen Sie die Vertragskonten in Gruppen an (z.b. eine Hälfte unter ff, die anderen unter ff). Dazu gehen Sie über den Menüpunkt STAMMDATEN zu KONTOKORRENT und legen unter den entsprechenden Kontonummern die Vertragskonten (z.b ff) an. Hierzu finden Sie vier Registerkarten (1 Adresse, 2 Kommunikation, 3 Bankverbindung, 4 ZV/Mahnwesen): Registerkarte: 1 Adresse Registerkarte: 2 Kommunikation Hier können Sie die entsprechenden Daten erfassen, falls Sie diese benötigen.

46 Seite 48 Registerkarte: 3 Bankverbindung Hinterlegen Sie die Bankverbindung des Zahlungspflichtigen (Eltern): Registerkarte: 4 ZV/Mahnwesen Im Feld gültig ab muß nur dann ein Datum eingegeben werden, wenn der Lastschrifteinzug zu einem späteren Zeitpunkt beginnen soll!

47 Seite Grundeinstellungen für den Zahlungsverkehr Überprüfen Sie die Einstellungen in dem Menüpunkt EINSTELLUNGEN; ZAHLUNGSVERKEHR, GRUNDEINSTELLUNGEN anhand der Abbildung: Klicken Sie auf das Menü EINSTELLUNGEN und dort auf den Menüpunkt FINANZBUCHFÜHRUNG, gehen auf die Registerkarte 2 Kontokorrent Auf das Fernglas klicken...

48 Seite und die Zahlungskondition anlegen. Dazu klicken Sie zuerst die Schaltfläche HINZUFÜGEN an und nehmen im sich öffnenden Fenster Zahlungskonditionen die nachfolgenden Einstellungen vor: Überprüfen Sie auf der Registerkarte 3 Auswertungen die nachfolgenden Einstellungen!!!

49 Seite Zahlungsverkehrsanweisung anlegen Für die Erstellung von Lastschriften muss im Programm eine Zahlungsverkehrsanweisung mit dem entsprechenden Zahlungsweg angelegt werden. Dazu rufen Sie Menü EINSTELLUNGEN; den Menüpunkt ZAHLUNGSVERKEHR und dort die ZAHLUNGSVERKEHRSANWEISUNGEN auf. Tragen Sie dazu im Feld Zahlungsanweisung die entsprechende Ziffer ein, springen mit der Tabulator-Taste ins nächste Feld und hinterlegen hier den entsprechenden Text für diese Zahlungsanweisung, gehen mit der Tabulator-Taste weiter, überprüfen im Feld Zahlungsart die richtige Einstellung, gehen wieder mit der Tabulator-Taste weiter und tippen den Zahlungsweg ein. Ergänzen Sie dann noch die restlichen Felder, schließen mit einem Mausklick auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN und beenden die Eingabe mit OK. Unterhalten Sie mehrere Girokonten bei verschiedenen Banken und möchten die Lastschrifteinzüge aufteilen, so müssen Sie für jede Bank eine eigene Zahlungsanweisung mit dem entsprechenden Zahlungsweg (z.b. Zahlungsanweisung 1 und Zahlungsweg 10, dann Zahlungsanweisung 2 und Zahlungsweg 20, usw.) anlegen. (Zahlungswege regeln die Ausgabe von Schecks oder Lastschriften und legen eine Betragslimitierung fest. Diese Eingaben sind für Kindergärten nicht nötig!!!)

50 Seite Dauerbuchungen erfassen Der Lastschrifteinzug wird durch die Eingaben im Erfassungskreis Dauerbuchung geregelt. Gehen Sie dazu in die Buchungserfassung und legen einen neuen Erfassungskreis mit der Nummer 900 (bis max. 999) oder folgende an: Öffnen Sie den entsprechenden Erfassungskreis und hinterlegen die anfallenden Buchungen für den Lastschrifteinzug: Je anfallende Forderung wird eine Buchung hinterlegt. Bei der Lastschrifterstellung werden mehrere Forderungen an ein Vertragskonto zusammengefasst ausgegeben.

51 Seite Dauerbuchung in den aktuellen Monat übernehmen Die Buchungen im Erfassungskreis 900 (und folgende) müssen für den Lastschrifteinzug in den monatlichen Erfassungskreis übernommen werden. Dazu legen Sie bitte eine eigene Erfassungsnummer an und klicken dann auf die Schaltfläche Dauerbuchungen übernehmen!!! Es öffnet sich ein weiteres Fenster Dauerbuchungen übernehmen, klicken Sie die Erfassungsnummer der zu übernehmenden Dauerbuchungen an und aktivieren die Option Belegnummern mit Buchungsmonat ergänzen * und beenden die Aktion mit OK! *bei Übernahme der einzelnen Buchungen wird jede lfd. Nummer (= Belegnummer) mit dem Buchungsmonat ergänzt (muss man nicht machen!) Verlassen Sie das Fenster Anmeldung zur Buchungserfassung ebenfalls mit OK. Es öffnet sich die Buchungsmaske mit dem gewünschten Erfassungskreis. Die Dauerbuchungen sind als Buchungen für den aktuellen Monat vorhanden. Etwaige Buchungsänderungen können jetzt von Ihnen vorgenommen werden. Verlassen Sie nun diesen Erfassungskreis über die Schaltfläche Schließen!!

52 Seite Zahlungsvorschlag erstellen (Lastschrifteinzug aktivieren) Zur Erstellung eines Zahlungsvorschlages gehen Sie über das Menü AUSWERTUNGEN, FINANZBUCHFÜHRUNG in den ZAHLUNGSVERKEHR: Es öffnet sich nachstehendes Fenster: Ergänzen Sie die Felder: Zahlungsvorschlag neu erstellen, Kontokorrrent-Bereich, Zahlungsanweisung und Regulierung zum und beenden die Eingabe mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Bildschirm.

53 Seite 55 Es erscheint nachstehendes Fenster: Die Auflistung enthält die Lastschriften, die für diesen Monat abgerufen werden! Sie können auch hier noch einzelne Lastschriften deaktivieren. Klicken Sie hierzu das + Zeichen vor dem entsprechenden Vertragskonto an! Drucken Sie diese Auflistung für Ihre Unterlagen über das Drucker-Symbol aus!!! Der Zahlungsverkehr wird durch einen Mausklick auf den Schalter Ausgabe aktiviert!!! Es öffnet sich nachstehendes Fenster: Geben Sie bei der Erfassungsnummer die nächste freie Erfassungsnummer ein und klicken auf die Schaltfläche STARTEN. Es erscheint ein weiteres Fenster zur Eingabe des Erfassungsinhaltes und des Buchungszeitraumes, bestätigen Sie dieses mit OK und klicken nochmals die Schaltfläche STARTEN an!

54 Seite 56 Legen Sie sich eine Diskette bereit: Sie werden über verschiedene Fenster zum Erstellen der Diskette und zum Ausdruck des Datenträger-Begleitzettels geführt. Beachten Sie bitte, dass Sie für den Ausdruck des Begleitzettels evtl. 2 Ausdrucke benötigen und ändern ggf. die Anzahl der Ausdrucke ab!!! Nach dem nachstehenden Hinweisfenster......klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Buchungen übernehmen!!!

55 Seite 57 und beenden die Durchführung des Zahlungsverkehrs......über die Schaltfläche ABBRECHEN!

56 Seite 58 Zur Kontrolle können Sie in den Vertragskonten den Zahlungsverkehr einsehen:... dazu klicken Sie bitte auf dieses Symbol!!... geben Sie die erste Vertragskontonummer ein und bestätigen mit der RETURN-Taste oder klicken auf die Schaltfläche BILDSCHIRM

57 Seite OP-Verwaltung Für die OP-Verwaltung benötigen Sie verschiedene Grundeinstellungen. Gehen Sie dazu über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN, FINANZBUCHFÜHRUNG, gehen auf die Registerkarte 2 Kontokorrent und überprüfen die Einstellungen der Optionen......klicken auf das Fernglas... klicken auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN

58 Seite und hinterlegen über verschiedene Zahlungskonditionsnummern die notwendigen Zahlungskonditionen (z.b. Zahlung innerhalb 10 Tagen mit 2 % Skonto; i.d.r. Keine Eintragung, da keine Skontogewährung o.ä.) und bestätigen die Eingabe über die Schaltfläche ÜBERNEHMEN und verlassen das Fenster mit OK. Legen Sie nun über den Menüpunkt STAMMDATEN, KONTOKORRENT die benötigten Debitorenkonten, z. B. unter der Kontengruppe (oder 10000) an: In der Registerkarte: 1 Adresse Registerkarte: 2 Kommunikation Hier können Sie die entsprechenden Daten erfassen, falls Sie diese benötigen. Registerkarte: 3 Bankverbindung In dieser Registerkarte werden die nötigen Bankdaten eingetragen, von welcher der Lastschrifteinzug erfolgt. Das Feld Konto-Inhaber können Sie dann verwenden, falls dieser nicht mit der Kontenbezeichnung übereinstimmt: z. B. Kontenbezeichnung = Name des Kindes; Kontoinhaber = Name der Eltern/eines Elternteiles. Sollte sich eine Bankverbindung eines Zahlungspflichtigen ändern, ist die Änderungen hier vorzunehmen. Registerkarte: 4 Zahlungsverkehr Über die Auswahlfelder des Datenfeldes FIXE ZAHLUNGSART wird abschließend bestimmt, ob nun die fälligen Zahlungen per Lastschrift oder über einen anderen Zahlungsweg (z. B. Überweisung, keine Angaben) getätigt werden. Bei der Erstellung der Lastschriften für den automatischen Zahlungsverkehr werden diese dann heraus gefiltert. Die fixe Zahlungsart kann zu jedem Fälligkeitstermin umgestellt werden, wenn z. B. eine Lastschrift ein- oder mehrmalig nicht eingelöst wurde (Kontodeckung?), so dass keine Gebühren anfallen.

59 Seite Buchen mit OP-Verwaltung Wenn Sie eine neue ErfassungsNummer anlegen und mit OPVerwaltung arbeiten möchten, so aktivieren Sie bitte diese Option!! Gehen Sie anschließend in die Buchungserfassung und nehmen Ihre Buchungen vor. Wichtig für die Verwaltung von OP sind die Eingaben in den Feldern Beleg-Nummer und Zahlungskondition (ZK):

60 Seite Verbuchung eines Zahlungseinganges Erhalten Sie eine Zahlung mit Rechnungsnummer, so können Sie diese Rechnungsnummer im Betragsfeld eintippen (sog. Qick-OPOS -Funktion) und anschließend entweder den Buchstaben 0 oder alternativ im Nummernblock auch mit der x (oberhalb der Taste 9)! Das Programm erkennt daraufhin einen offenen Posten und setzt Ihnen im Feld Gegenkonto das entsprechende Debitorenkonto ein. Die Eingabe im Feld Konto muss von Ihnen ergänzt werden! Geben Sie die BelegNr und Konto-Nr. ein und beenden die Buchung! Sie können den Buchungstext nach der OP-Info getrennt durch ein Leerzeichen ergänzen!

61 Seite 63 Fehlt auf dem Zahlungseingang die Rechnungsnummer, so benötigen Sie die OP-Suchfunktion: Erfassen Sie den eingehenden Betrag und geben die Debitorenkontonummer ein... Symbol <OP>... und tippen nach der Eingabe der Gegenkontonumme r die o oder die x Taste ODER Symbol <OP> Das Programm verzweigt automatisch in die OP - Suche für das entsprechenden Debitorenkonto! Bestätigen Sie über die Schaltfläche OK! In diesem Fenster werden Ihnen alle offenen Rechnungen des Debitoren angezeigt. Klicken Sie auf den entsprechenden Zahlungseingang und bestätigen mit OK!!

62 Seite Liste der Offenen Posten / Ausgeglichenen Posten drucken Gehen Sie über den Menüpunkt AUSWERTUNGEN, FINANZBUCHFÜHRUNG zu OP/AP-Liste: Überprüfen Sie die Einstellungen im nachstehenden Fenster und geben evtl. noch Selektionskriterien ein:... durch einen Mausklick öffnen Sie die Liste der Auswahl der Selektionskriterien!! Über den gleichen Weg können Sie sich eine Liste der ausgeglichenen Posten ausdrucken lassen. Dazu verändern Sie die entsprechende Option!!!

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