Installationsanleitung. Profi cash 10. Profi cash 10. Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt.

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1 Profi cash 10 Installationsanleitung Profi cash 10 Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Bargeldloser Inlands- und Auslandszahlungsverkehr für den professionellen Anwender

2 Inhalt 1 Hinweise zur Installation des Programms Profi cash 4 2 Der erste Programmstart Eingabe der Serviceline-Nummer Anlegen einer Firma Eingabe des Profi cash-passwortes Firmenkonfiguration Anwenderverwaltung HBCI-Verwaltung / Anlage von Auftraggeberkonten Einrichtung der Online-Parameter am Auftraggeberkonto 10 3 Weitere Schritte in Profi cash Online-Update Abruf von Kontoinformationen und Kreditkartenumsätzen Abruf des elektronischen Kontoauszugs über HBCI Vormerkposten Eingabe von Zahlungsempfängern/Zahlungspflichtigen Erfassen von Überweisungen und Lastschriften Joberstellung von ZV-Aufträgen Freigeben/Unterschreiben von Jobs Datenübertragung Historie Einlesen externer DTA- oder SEPA-XML-Dateien 33 5 Verwaltungsfunktionen in Profi cash Datensicherung Datenrücksicherung Datenreorganisation Import/Export Datenübernahme aus VR-NetWorld Software und GENO lite ZV Protokolle 36 6 Auslandszahlungsverkehr Firmenkonfiguration Anlage der Auftraggeberkonten Anlage der Zahlungsempfänger Erfassung von Aufträgen DTAZV-Datei erstellen / DTAZV-Datei per HBCI/DFÜ übertragen Historie 39 7 Serviceline 39 4 Auswertungen

3 Herzlichen Dank, dass Sie sich für den Einsatz von Profi cash entschieden haben. Für einen leichten Einstieg beachten Sie bitte die folgenden Hinweise. Hinweise zur Installation des Programms Profi cash Zunächst legen Sie bitte die CD-ROM in das Laufwerk ein. Die Profi cash-installationsroutine wird automatisch gestartet. Sollte dies nicht der Fall sein, so können Sie die Installation auch manuell über die Datei setup.exe im Unterverzeichnis \profi starten. Wählen Sie nach der Zustimmung zu den Lizenzbedingungen zunächst die Module aus, die Sie installieren möchten: Profi cash Haupt-Modul Profi cash HBCI-Modul (Internetbanking via HBCI, FinTS) Profi cash DFÜ (EBICS, FTAM) Profi cash international (Auslandszahlungsverkehr) Ergänzend steht Ihnen auch das elektronische Profi cash-handbuch als PDF zur Verfügung. Nach der Auswahl der Module ist die Wahl des Installationsverzeichnisses vorzunehmen. Standardmäßig wird Ihnen das Programmverzeichnis C:\Programme\Profi cash vorgeschlagen. Falls Sie ein anderes Verzeichnis wählen möchten, geben Sie über den Button Durchsuchen den gewünschten Pfad oder ein anderes verfügbares Laufwerk an. Als Datenverzeichnis wird Ihnen anschließend bei der Installation unter Windows Vista und Windows 7 das Verzeichnis C:\ Benutzer\Öffentlich\ Öffentliche Dokumente\Profi cash vorgeschlagen, bei anderen Windows-Versionen hingegen C:\Programme\Profi cash\daten. Auch hier können Sie selbstverständlich ein anderes Laufwerk und einen anderen Pfadnamen wählen. Für eine Netzwerkinstallation können Sie Programm- und Datenverzeichnis sowohl auf demselben Server als auch getrennt installieren (Datenverzeichnis auf dem Server, Programmverzeichnis lokal auf den Clients). Wir empfehlen die vollständige Installation auf dem Server. In diesem Fall sind anschließend noch Verknüpfungen auf den einzelnen Clients einzurichten. Falls Sie Windows Vista oder Windows 7 als Betriebssystem verwenden oder das Server-Laufwerk von den Clients aus über unterschiedliche Laufwerksbuchstaben angesprochen wird, so sind die Pfadnamen im UNC-Format (Universal Naming Convention) anzugeben (\\servername\ volume\pfad). Auch bei der Angabe der Verzeichnisse für Bankparameter-, Secret-Key-, INI- und Sicherheitsdateien ist diese Syntax zu verwenden. Die Verknüpfung auf den Clients kann dagegen mit den Laufwerksbuchstaben erfolgen, solange das Netzlaufwerk immer über denselben Buchstaben angesprochen wird. Bei einem Peer-to-Peer-Netzwerk muss das Programm jeweils lokal installiert werden. Das Modul Auslandszahlungsverkehr ist ein eigenständiges Programm. Die zuvor getätigten Pfadangaben für den Bereich Inlandszahlungsverkehr sind für den Bereich Auslandszahlungsverkehr separat zu tätigen. Wir empfehlen, die Datenverzeichnisse von Profi cash IZV und Profi cash AZV getrennt aufzubauen. Die Vorbelegungen für diese Verzeichnisse sind daher auch schon unterschiedlich gewählt. Als Letztes entscheiden Sie bitte, in welcher Programmgruppe Profi cash auf Ihrem PC abgelegt werden soll. Damit Sie das Programm nach der Installation möglichst einfach starten können, besteht die Möglichkeit, Icons auf dem Desktop Ihres PCs oder auch in das Windows-Startmenü zu integrieren. Geben Sie abschließend noch die Bankleitzahl des Institutes an, von dem Sie Profi cash erhalten haben und schon kann die Installation beginnen. Sind alle Angaben mit OK bestätigt worden, wird Profi cash installiert. Nach erfolgreichem Abschluss erscheint die Meldung Profi cash wurde erfolgreich installiert. 4 5

4 Der erste Programmstart 2.1 Eingabe der Serviceline-Nummer Beim ersten Programmstart werden Sie aufgefordert, eine Serviceline- Nummer einzugeben. Sollten Sie einmal Fragen zum Programm haben, so hilft Ihnen die Serviceline gerne weiter. Die hier erfasste Telefonnummer steht anschließend unter dem Menüpunkt Hilfe/Info zur Einsicht bereit. Die Rufnummer erhalten Sie von Ihrer Hausbank. 2.2 Anlegen einer Firma Mit Profi cash können Sie für mehrere Firmen bzw. Mandanten den Zahlungsverkehr durchführen. Beim erstmaligen Start sowie bei jeder Neuanlage einer Firma ist im Feld Firma ausschließlich die Firmennummer zu vergeben. Der Eintrag des Firmennamens erfolgt anschließend in der Firmenkonfiguration. 2.3 Eingabe des Profi cash-passwortes Damit Ihre persönlichen Daten vor fremdem Zugriff geschützt sind, verlangt Profi cash bei jeder Anmeldung die Eingabe eines Passwortes. Um Tippfehler zu vermeiden, werden Sie bei der Erstanmeldung aufgefordert, das Passwort zu wiederholen. Das Passwort kann aus maximal 20 Zeichen bestehen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Buchstaben, Ziffern oder eine Kombination aus beidem handelt. Beachten Sie bitte, dass Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Die Erstanmeldung bei einer Firma führt der master als Anwender durch. Der master kann anschließend über die Anwenderverwaltung weitere Anwender inklusive Berechtigungen und Konten anlegen. 2.4 Firmenkonfiguration In der Firmenkonfiguration stellen Sie bitte zunächst den Namen der Firma ein. Des Weiteren können Sie hier Einstellungen vornehmen, die zu einer individuellen Konfiguration des Programms führen. Über die F1-Taste erhalten Sie zu allen Auswahlpunkten ausführliche Beschreibungen. Nach dem Abspeichern der Daten der Firmenkonfiguration erscheint die Abfrage, ob Anwender, Konten oder HBCI-Parameter erfasst werden sollen. Wir empfehlen, dass der master zunächst die Mitarbeiter (Anwender), Auftraggeberkonten und Berechtigungen einrichtet. Die individuellen Einstellungen je Anwender für die Online- Übertragungen (z. B. Anlage der HBCI-Parameter) nehmen die Anwender anschließend jeweils eigenständig vor. Alternativ können Sie übrigens auch direkt eine vorhandene Datensicherung einlesen. 6 7

5 In der Anwenderverwaltung können neben dem Menüpunkt Anwender bearbeiten auch die Menüpunkte Menüprofil bearbeiten und Kontenprofil bearbeiten separat ausgewählt werden. 2.5 Anwenderverwaltung In der Anwenderverwaltung werden die Personen, die das Programm bedienen sollen, vom master als Anwender eingetragen. Ergänzend werden hier gemäß der unternehmensinternen Berechtigung die auszuführenden Profi cash-menüpunkte sowie die zu bedienenden Konten eingestellt. Die Erstanmeldung eines Anwenders im Programm erfolgt wie zuvor beschrieben über die Passworteingaben. 2.6 HBCI-Verwaltung / Anlage von Auftraggeberkonten HBCI steht für Homebanking Computer Interface und ermöglicht Ihnen, alle Online-Verbindungen zur Bank über das Internet in gesicherter und verschlüsselter Form zu tätigen. Als Weiterentwicklung des bereits weitverbreiteten HBCI-Standards nutzen Bankengruppen das HBCI-Protokoll FinTS (FinTS = Financial Transaction Services). Wesentliches Leistungsmerkmal dieses Standards ist eine erhöhte Sicherheit aufgrund größerer Schlüssellängen. In Profi cash 10 sind alle Funktionen integriert worden, um das HBCI-Protokoll nutzen zu können. Das Programm steuert intern je nach Verfahren bzw. Protokollversion die notwendigen Abläufe. Im weiteren Verlauf der Anleitung und in der Anwendung wird das Protokoll FinTS unter dem Begriff HBCI geführt. Wir empfehlen Ihnen, bei Verwendung des Verfahrens HBCI zunächst die HBCI-Zugänge für jeden Anwender individuell und anwenderbezogen anzulegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie über diesen Weg eine automatische Anlage der Auftraggeberkonten über die UPD (User-Parame- 8 9

6 ter-dateien) nutzen und sich die manuelle Erfassung der Daten ersparen können. Falls Sie also Ihre Konten via HBCI führen und die automatische Anlage der Konten nutzen möchten, so folgen Sie bitte dem Kapitel bzw. der Auswahl HBCI mit Sicherheitsdatei oder Chipkarte. Möchten Sie das Sicherheitsverfahren PIN/TAN nutzen, das auch auf den HBCI-Standard zurückgreift, finden Sie die Informationen in dem Kapitel unter HBCI mit PIN/TAN-Legitimation. Bitte beachten Sie auch unsere Hinweise zur Einrichtung des technischen Umfeldes in HBCI unter Kapitel Einrichtung der Online-Parameter am Auftraggeberkonto Kontoführung via HBCI mit Sicherheitsdatei oder Chipkarte Das Verfahren HBCI bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Online-Verbindungen zur Bank mit elektronischen Unterschriften zu sichern und zu verschlüsseln. Die elektronische Unterschrift können Sie entweder sicher auf einer HBCI-Chipkarte oder in einer HBCI-Sicherheitsdatei auf Diskette verwahren. Die Verwaltung der HBCI-Zugangsdaten erfolgt in der HBCI- Verwaltung über den Menüpunkt Stammdaten/HBCI-Verwaltung Einlesen einer bereits vorhandenen HBCI-Sicherheitsdatei Wenn Ihnen bereits eine HBCI-Sicherheitsdatei zur Verfügung steht, können Sie diese einlesen und im Programm nutzen. Betätigen Sie dafür die Schaltfläche Sicherheitsdatei lesen. Es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, in dem die zu übernehmende Sicherheitsdatei auszuwählen ist. Anschließend werden Sie nach der ID bzw. dem Benutzernamen der Sicherheitsdatei gefragt. Bei mit Profi cash erstellten Sicherheitsdateien entspricht diese ID / dieser Benutzername der achtstelligen Ziffernfolge, die den Dateinamen bildet. Diese ID / dieser Benutzername wird beim Lesen der Sicherheitsdatei daher auch vorgeschlagen. Wurde die Sicherheitsdatei mit einem anderen Programm erstellt, so sind ID/Benutzername und Dateiname in der Regel nicht identisch. In diesem Fall ist die ID / der Benutzername dem Programm zu entnehmen, mit dem die Datei erstellt wurde. Aus der Sicherheitsdatei werden anschließend die Benutzerkennung, die Bankleitzahl und die HBCI-Internet-Adresse der Bank gelesen. Das HBCI- Kürzel, die Bezeichnung für die Bankverbindung, kann abschließend frei gewählt werden. Bitte beachten Sie, dass mit der Übernahme der Datei auch der Status der Sicherheitsdatei übernommen wird, sodass Sie mit einer vorher bereits erfolgreich initialisierten Datei auch direkt arbeiten können Erstellen einer HBCI-Sicherheitsdatei Aus der HBCI-Verwaltung gelangen Sie über die Schaltflächen Neu oder Bearbeiten zur manuellen Anlage neuer HBCI- Zugänge. Die einzelnen Schritte im Überblick: 1. Tragen Sie hier ein beliebiges HBCI-Kürzel ein, unter dem das Programm den HBCI-Zugang in Zukunft identifiziert (z. B. Volksbank )

7 2. Unter Sicherheitsmedium/-verfahren wählen Sie Sicherheitsdiskette/Sicherheitsdatei. 3. Die Bankleitzahl, die Benutzerkennung und die Kundennummer/-ID wurden Ihnen von Ihrer Bank im HBCI-INI-Brief mitgeteilt. Bei genossenschaftlichen Instituten sind in der Regel Benutzerkennung und Kundennummer/-ID identisch. Falls Sie eine VR-Kennung von Ihrer Bank erhalten haben, tragen Sie diese in das Feld Kundennummer/-ID ein. Achten Sie auf die exakte Schreibweise (einschließlich der Groß- und Kleinschreibung) dieser Daten! 4. Die Sicherheitsdatei wird durch ein Passwort geschützt. Die Speicherung dieses Passwortes ist optional, da dies unter Umständen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. Wird bei den HBCI-Parametern kein Passwort hinterlegt, so wird es vor jeder Übertragung abgefragt. Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und mindestens eines der Sonderzeichen. < > ( ) + &? * ;, % : " ' = enthalten. 5. Unter Internet-Adresse tragen Sie bitte, sofern die Adresse nicht automatisch vorgeschlagen wird, die HBCI-Internet-Adresse ein, die Ihnen ebenfalls von Ihrer Bank mitgeteilt wurde. Nach dem Speichern dieser Daten wird geprüft, ob bereits eine Bank- Parameter-Datei (BPD) der Bank vorliegt, um die aktuell unterstützte HBCI-Version sowie die zu benutzende Schlüssellänge (zwischen 786 und Bit) zu ermitteln. Ist das nicht der Fall, wird diese Datei zunächst in einem anonymen Dialog bei der Bank angefordert. Erst jetzt kann ein neues Sicherheitsmedium angelegt werden. Initialisieren der HBCI-Sicherheitsdatei Anschließend werden Ihre persönlichen HBCI-Schlüssel generiert und in der Sicherheitsdatei abgelegt. Die Frage Öffentlichen Schlüssel für zur Bank übertragen? bestätigen Sie mit Ja. Falls Sie den Online- Dialog mit der Bank nicht sofort führen möchten, ist dies auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Schaltfläche Benutzerdaten aktualisieren in der Maske HBCI-Verwaltung möglich. Es wird nun eine Online-Verbindung zum Rechenzentrum Ihrer Bank aufgebaut. Während der Übertragung wird der sogenannte Hashwert des öffentlichen Schlüssels der Bank als Buchstaben- und Zahlenreihe angezeigt, und es erfolgt die Aufforderung, diesen Wert mit dem Wert auf dem INI-Brief, der Ihnen von der Bank ausgehändigt wurde, zu vergleichen und bei Gleichheit zu bestätigen. Nach der Bestätigung wird Ihr öffentlicher Schlüssel zur Bank übertragen. Nach erfolgreicher Beendigung der Übertragung meldet das Programm im Übertragungsprotokoll Öffentlicher Schlüssel wurde entgegengenommen und Benutzer noch nicht freigeschaltet. Parallel wird automatisch der Kunden-INI- Brief gedruckt. Dieser Brief ist zu unterschreiben und an die Bank zu geben. Die Freischaltung des HBCI-Zugangs erfolgt durch die Bank, sobald Sie Ihren INI-Brief dort eingereicht haben Arbeiten mit einer HBCI-Chipkarte Zum Lesen und Schreiben von Chipkarten muss ein Chipkartenlesegerät an Ihrem PC angeschlossen und korrekt installiert sein. Bitte führen Sie 12 13

8 diese Tätigkeiten zunächst durch, bevor Sie weitere Schritte in Profi cash ausführen. Bundesweit existiert eine Vielzahl von Chipkartentypen, die sich im Einsatz befinden. Hier finden Sie die wichtigsten Hinweise zur korrekten Einrichtung verschiedener Chipkartentypen. VR-NetWorld-Card Auf der VR-NetWorld-Card, die bundesweit bei nahezu allen genossenschaftlichen Banken zum Einsatz kommt, sind alle HBCI-relevanten Daten (Typ der Chipkarte, Benutzerkennung, Bankleitzahl, Kundennummer/-ID und TCP/IP-Adresse) gespeichert. Diese können über die Schaltfläche Chipkartendaten lesen in das Programm eingelesen werden. Bei der Anlage eines solchen HBCI-Benutzers werden Sie nach dem HBCI-Kürzel gefragt. Tragen Sie ein beliebiges HBCI-Kürzel ein, unter dem das Programm den HBCI-Zugang in Zukunft identifiziert (z. B. Volksbank ). Mit dem auf diese Art angelegten Benutzer können Sie sofort arbeiten, eine Freischaltung der HBCI-Benutzerkennung durch die Bank ist nicht mehr nötig. Hinweise zu Chipkarten anderer Institute Beim Einlesen von Sparkassen-Chipkarten müssen unter Umständen noch kundenindividuelle Daten ergänzt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass das Feld Kundennummer/-ID leer bleibt. Karten vom Typ VR-NetWorld-Card basic sowie die von vielen Privatbanken eingesetzten BDB-RSA-Karten enthalten bei Auslieferung in der Regel noch keine individuellen Kundendaten. Analog zur Vorgehensweise bei der Sicherheitsdatei werden die von der Bank zur Verfügung gestellten HBCI- Zugangsdaten (Bankleitzahl, Benutzerkennung, Kunden-ID und TCP/ IIP-Adresse) zunächst in der HBCI-Verwaltung erfasst. Als Sicherheitsmedium/-verfahren ist Chipkarte auszuwählen. Nach dem Speichern der Daten sind diese über die Funktion Chipkartendaten schreiben auf die Karte zu schreiben. Handelt es sich um eine neue Karte, werden Sie unter Umständen aufgefordert, eine individuelle PIN zu vergeben. Anschließend werden analog zum Verfahren mit Sicherheitsdatei die Sicherheitsschlüssel auf die Karte gespeichert. Nach der Initialisierung beim Kreditinstitut (z. B. über die Funktion Benutzerdaten aktualisieren ) wird der Kunden-INI-Brief ausgedruckt, der dem Kreditinstitut auszuhändigen ist. Ist dort die Freischaltung erfolgt, kann mit der Karte gearbeitet werden Kontoführung via HBCI mit PIN/TAN-Legitimation Das Verfahren HBCI mit PIN/TAN-Legitimation bietet die Möglichkeit, Online-Verbindungen zur Bank weiterhin mit der bekannten PIN (Persönliche Identifikationsnummer) und TAN (Transaktionsnummer) unter gleichzeitiger Nutzung des Internets zu sichern. Tragen Sie bitte zunächst analog zum Zugang mit einer HBCI-Sicherheitsdatei Ihre persönlichen HBCI-Zugangsdaten in der HBCI-Verwaltung ein. 1. Eingabe eines frei wählbaren HBCI-Kürzels (z. B. Volksbank ) 2. Festlegung auf das Sicherheitsverfahren PIN/TAN 3. Eingabe der Bankleitzahl 4. Bei genossenschaftlichen Instituten (Volks- und Raiffeisenbanken) geben Sie nun bitte Ihre Kundennummer bzw. den VR-NetKey ein. Die Sparkassen erwarten an dieser Stelle die Kontonummer, eine Benutzerkennung oder den Anmeldenamen. 5. Bei genossenschaftlichen Instituten (Volks- und Raiffeisenbanken) geben Sie bitte anschließend Ihre Kontonummer oder die VR-Kennung ein, sofern Sie keinen VR-NetKey verwenden. Die Sparkassen erwarten an dieser Stelle keinen Eintrag. 6. Mögliche Eingabe einer PIN. Die Speicherung der PIN ist optional, da dies unter Umständen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. 7. Eingabe der Internetadresse, sofern diese nicht automatisch vorgeschlagen wird Speichern Sie die Daten ab und ordnen Sie das HBCI-Kürzel dem Auftraggeberkonto zu

9 2.7.3 Automatische Anlage der Auftraggeberkonten Auswertung der User-Parameter-Datei (UPD) Nachdem Sie für HBCI freigeschaltet sind, können Sie über die Funktion Benutzerdaten aktualisieren Ihren Kontenbestand abrufen, sofern Ihre Bank die Funktion unterstützt. Die Konten werden dann automatisch angelegt. Unter Stammdaten/Auftraggeberkonto können Sie die automatischen Eintragungen kontrollieren. Parallel werden zu den gemeldeten Konten Umsatzabfrage-Jobs angelegt. Diese können Sie unter dem Menüpunkt Tagesgeschäft/Datenübertragung einsehen und starten, um aktuelle Kontoinformationen einlesen zu können. Sollte Ihre Bank diese Funktion nicht unterstützen, so erfassen Sie Ihre Konten bitte anschließend unter dem Menüpunkt Stammdaten/Konten Auftraggeber und fügen das HBCI-Kürzel dem Konto hinzu Einrichtung des technischen Umfeldes für HBCI Bitte beachten Sie vor einer Online-Übertragung die nachfolgenden Hinweise! Der Datenaustausch per HBCI wird über das Internet durchgeführt. Grundsätzlich werden HBCI-Übertragungen bei Einsatz der Sicherheitsdatei oder Chipkarte über den Port 3000 durchgeführt. Beim Verfahren HBCI mit PIN/TAN-Legitimation wird abweichend davon der Port 443 genutzt. Für den Zugang ins Internet muss eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein: Das DFÜ-Netzwerk mit einem Eintrag Ihres Providers ist installiert. Es besteht eine ständige Internetverbindung. Die Verbindung wird vor jeder HBCI-Übertragung manuell hergestellt. Eine AOL-Software ist installiert. Es ist ein lokales Netzwerk mit einem HTTP-Proxyserver vorhanden. Es ist ein lokales Netzwerk mit einem Socks-5-Proxyserver vorhanden. Ist das DFÜ-Netzwerk installiert, wählen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen/HBCI-Internetzugang die Schaltfläche DFÜ-Netzwerk und den gewünschten Eintrag aus. Mit dem gewählten Eintrag wird dann jeweils automatisch eine Verbindung hergestellt. Sollte eine ständige Internetverbindung vorhanden sein, wählen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen/Internetzugang die Schaltfläche manuell ohne Meldungen. In diesem Fall wird direkt auf eine bestehende Verbindung aufgesetzt. Möchten Sie die Internetverbindung jeweils manuell starten und beenden, wählen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen/Internetzugang die Schaltfläche manuell mit Meldungen. In diesem Fall erfolgt vor und nach jeder Übertragung die Aufforderung, die Verbindung herzustellen bzw. zu beenden. Für einen Zugang zum Internet über AOL wählen Sie bitte die Schaltfläche AOL. Vor einer HBCI-Datenübertragung wird dann die AOL-Software gestartet, eine Verbindung aufgebaut und nach der Datenübertragung wieder beendet. Wenn Sie die Internetverbindung über ein lokales Netzwerk und einen sogenannten HTTP-Proxyserver oder Socks-5-Proxyserver herstellen wollen, wählen Sie die Schaltfläche HTTP Proxy bzw. Socks 5 Proxy. Zusätzlich müssen Sie dann die Adresse und den Anschluss Ihres Proxyservers angeben. Sofern eine Legitimation am Proxy erforderlich ist, können ergänzend Benutzername und Kennwort hinterlegt werden. Werden die Daten nicht hinterlegt, so werden diese Infos vor dem Verbindungsaufbau abgefragt. Bei Fragen zu den Proxyeinstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerk-Administrator

10 Bank-Parameter-Datei (BPD) für EBICS bearbeiten Verzweigen Sie unter Stammdaten/Auftraggeberkonto zu dem Konto, das Sie für EBICS freischalten möchten. Über die Schaltfläche BPD- Verwaltung gelangen Sie in die gleichnamige Maske, in der nun Ihre anwenderspezifischen Daten für das EBICS-Verfahren hinterlegt werden. In der Regel wird nur eine Bank-Parameter-Datei für jedes Kreditinstitut angelegt, auch wenn mehrere Auftraggeberkonten dort geführt werden. Das bedeutet, dass je Anwender nur der untere Teil der BPD (spezielle Parameter für den Anwender) individuell bearbeitet werden muss. Für EBICS gelten die gleichen Voraussetzungen mit der Ausnahme, dass die Verbindung immer den Port 443 nutzt Kontoführung via EBICS Das EBICS-Verfahren wird in der Regel zusammen mit der elektronischen Unterschrift durchgeführt. Für die Einrichtung eines EBICS-Kontos sind von jedem Anwender folgende Schritte durchzuführen: 1. Bank-Parameter-Datei (BPD) bearbeiten 2. Sicherheitsmedium erstellen 3. EBICS-Zugang initialisieren Bevor Sie die erste EBICS-Übertragung starten, überprüfen Sie bitte zunächst die technischen Voraussetzungen unter dem Bereich Einstellungen/Internetzugang. Hier gelten prinzipiell die unter Punkt aufgeführten Hinweise mit der Ausnahme, dass die EBICS-Verbindungen nicht wie HBCI über den Port 3000 abgewickelt werden, sondern der Port 443 genutzt wird. Folgende allgemeingültige Angaben sind je Bankverbindung einzutragen: BPD-Kürzel (frei wählbar; es empfiehlt sich, in den Namen der BPD den Banknamen für eine eindeutige Zuordnung einzubinden) Kunden-ID BLZ Hostname (EBICS) Adresse (EBICS) EBICS-Version Wählen Sie dann die Schaltfläche Speichern. In der Folge sind nun die anwenderspezifischen Angaben einzugeben: Über die Schaltfläche Hinzufügen werden Profi cash-anwender aus der Liste vorhandene Anwender in die Liste zugeordnete Anwender übernommen. Für jeden dieser zugeordneten Anwender sind nun die folgenden Parameter zu erfassen: Externer Name (achten Sie bitte unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung) EU-Vollmacht Verfahren (hier ist EBICS auszuwählen) Sicherheitsmedium Wählen Sie dann die untere Schaltfläche Speichern

11 Alle Angaben entnehmen Sie bitte dem Bank-Parameter-Blatt Ihrer Bank. Die Daten werden unter dem BPD-Kürzel abgespeichert EBICS-Zugang initialisieren Nach dem Speichern der BPD ist eine Initialisierung erforderlich. Bei EBICS legen Sie zunächst über die Schaltfläche Sicherheitsdatei neu erstellen ein neues Sicherheitsmedium an. Die Sicherheitsdatei wird durch ein Passwort geschützt. Die Speicherung dieses Passwortes ist optional, da dies unter Umständen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. Wird in der DFÜ-Verwaltung kein Passwort hinterlegt, so wird es vor jeder Übertragung abgefragt. Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und mindestens eines der Sonderzeichen. < > ( ) + &? * ;, % : " ' = enthalten. Wählen Sie nun die Schaltfläche EBICS-Zugang initialisieren aus. Nach der erfolgreichen Initialisierung erstellt Profi cash automatisch drei INI-Briefe, die Sie bitte rechtsverbindlich unterschreiben und an Ihr Kreditinstitut weiterleiten. Die Briefe werden für die endgültige Freischaltung benötigt DFÜ-Verwaltung für EBICS Beim EBICS-Verfahren kann über die Schaltfläche Passwort ändern das Passwort für die Sicherheitsdatei geändert werden. Über die Schaltfläche Karten-PIN ändern kann bei Verwendung von Chipkarten entweder die Karten-PIN oder Signatur-PIN geändert werden. Dazu wird keine Verbindung zum Rechnersystem des Kreditinstituts aufgebaut. Besteht der Verdacht eines unberechtigten Zugriffs auf die DFÜ-Verfahren, so kann eine Bank-Parameter-Datei durch EBICS-Zugang sperren gesperrt werden. Es ist dann keine DFÜ mehr mit dieser BPD möglich. Nach der Eingabe des Passwortes wird eine Verbindung zum Rechnersystem der Bank aufgebaut und die BPD gesperrt. Wichtig: Schalten Sie in dem Fall Ihre Bank ein, um eine erneute Freischaltung einzuleiten Kontoführung via FTAM Alternativ zu EBICS steht das FTAM-Protokoll zur Verfügung. Das FTAM- Verfahren wird in der Regel zusammen mit der elektronischen Unterschrift (EU) durchgeführt. Für die Einrichtung eines FTAM-Kontos mit EU sind von jedem Anwender folgende Schritte durchzuführen: 1. FTAM-Schlüssel generieren 2. Bank-Parameter-Datei (BPD) bearbeiten 3. FTAM-Passwort initialisieren Für die Verwendung des Verfahrens FTAM ohne EU entfällt der Punkt FTAM-Schlüssel generieren. Bevor Sie die erste FTAM-Übertragung starten, überprüfen Sie bitte zunächst die technischen Voraussetzungen unter dem Bereich Einstellungen/DFÜ-Parameter. In den meisten Fällen wird eine FTAM-Übertragung via ISDN durchgeführt. Dazu greift Profi cash auf eine komplett installierte und funktionsfähige ISDN-Karte zurück. Stellen Sie dazu unter dem Auswahlpunkt Kanal ISDN-Karte ein. Weitere Angaben sind an dieser Stelle für ISDN nicht zu ergänzen

12 Alternativ zu ISDN kann eine Verbindung über Datex P aufgebaut werden (Datex-P-Hauptanschluss oder Datex-P-Zugang über PAD mit Telefonwählleistung und NUI). Die notwendigen Daten (Rufnummern inklusive Amtsholung und Zugangskennungen) zur Auswahl des Datex- P-Netzes sind an dieser Stelle zu ergänzen. Des Weiteren können Sie hier die Speicherung der Bank-Parameter-Datei und des FTAM-Schlüssels (Secret Key) definieren. Mit dem Auslagern der Dateien, z. B. auf Diskette, können Sie eine weitere Sicherheitsstufe für den FTAM-Dialog einbinden. Kunden-ID BLZ Hostname (FTAM) NUA/ISDN (FTAM) (Anwahlnummern des FTAM-Rechners; bei ISDN- Verbindungen ist an dieser Stelle die Nummer der Amtsholung vor der Rufnummer des FTAM-Rechners einzutragen) Checkboxen mit elektronischer Unterschrift, Komprimierung beim Senden und Holen Wählen Sie dann die Schaltfläche Speichern FTAM-Schlüssel generieren Innerhalb der EU-Generierung (Stammdaten/FTAM-EU-Verwaltung/ FTAM-Schlüssel generieren) ist ein EU-Passwort zur Sicherung der elektronischen Unterschrift einzugeben. Zur Erstellung der EU empfehlen wir, auf die EU-Version A004 zurückzugreifen. Die Version A004 stellt die aktuellste Unterschriftsversion mit einer Schlüssellänge von Bit dar. Wird die Eingabe mit OK bestätigt, wird ein Schlüsselpaar (Public Key und Secret Key) erzeugt. Bitte beachten Sie, dass die EU eines Anwenders für alle FTAM-Bankverbindungen gilt, die angewählt werden Bank-Parameter-Datei (BPD) für FTAM bearbeiten Verzweigen Sie unter Stammdaten/Auftraggeberkonto zu dem Konto, das Sie für FTAM freischalten möchten. Über die Schaltfläche BPD- Verwaltung gelangen Sie in die gleichnamige Maske, in der nun Ihre anwenderspezifischen Daten für das FTAM-Verfahren hinterlegt werden. In der Regel wird nur eine Bank-Parameter-Datei für jedes Kreditinstitut angelegt, auch wenn mehrere Auftraggeberkonten dort geführt werden. Das bedeutet, dass je Anwender nur der untere Teil der BPD (spezielle Parameter für den Anwender) individuell bearbeitet werden muss. Folgende allgemeingültige Angaben sind je Bankverbindung einzutragen: BPD-Kürzel (frei wählbar; es empfiehlt sich, in den Namen der BPD den Banknamen für eine eindeutige Zuordnung einzubinden) In der Folge sind nun die anwenderspezifischen Angaben einzugeben: Über die Schaltfläche Hinzufügen werden Profi cash-anwender aus der Liste vorhandene Anwender in die Liste zugeordnete Anwender übernommen. Für jeden dieser zugeordneten Anwender sind nun die folgenden Parameter zu erfassen: Externer Name (achten Sie bitte unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung) EU-Vollmacht Verfahren (hier ist FTAM auszuwählen) Wählen Sie dann die untere Schaltfläche Speichern. Alle Angaben entnehmen Sie bitte dem Bank-Parameter-Blatt Ihrer Bank. Die Daten werden unter dem BPD-Kürzel abgespeichert FTAM-Passwort initialisieren Nach dem Speichern der BPD ist eine Initialisierung erforderlich, bei FTAM ist zunächst das Start-Passwort zu ändern, das vom Institut vorgegeben worden ist. Tragen Sie dazu das alte und das neue Passwort ein, und bestätigen Sie dies über die Funktion DFÜ-Passwort initialisieren. Das neue Passwort kann wahlweise auch gespeichert werden. Sollten Sie FTAM mit EU verwenden, so wird mit dieser Funktion auch direkt der 22 23

13 Austausch des Public Keys durchgeführt. In diesem Zusammenhang erstellt Profi cash automatisch einen INI-Brief, den Sie bitte rechtsverbindlich unterschreiben und an Ihr Kreditinstitut weiterleiten. Der Brief wird für die endgültige Freischaltung benötigt DFÜ-Verwaltung für FTAM Folgende Funktionen stehen zur Verwaltung der FTAM-Bankverbindungen bereit: FTAM-Passwort ändern In regelmäßigen Abständen sollte ein Wechsel des Passwortes erfolgen, damit ein unbefugter Zugriff auf dieses DFÜ-Verfahren vermieden wird. Der Eintrag des alten Passwortes und des neuen Passwortes ist zuerst durchzuführen. Durch Betätigung dieser Schaltfläche wird dann eine Verbindung zum Rechnersystem des Kreditinstituts aufgebaut und das Passwort geändert. FTAM-Zugang sperren Besteht der Verdacht eines unberechtigten Zugriffs auf dieses DFÜ- Verfahren, so kann eine Bank-Parameter-Datei gesperrt werden. Es ist dann keine DFÜ mehr mit dieser BPD möglich. Nach der Eingabe des Passwortes wird eine Verbindung zum Rechnersystem der Bank aufgebaut und die BPD gesperrt. Wichtig: Schalten Sie in dem Fall Ihre Bank ein, um eine erneute Freischaltung einzuleiten. Nur Public Key senden Bei einer Änderung des Public Keys in der EU-Verwaltung ist eine Übertragung des neuen Keys an alle betroffenen Banken notwendig. Nach der Eingabe des Passwortes wird eine Verbindung zum Rechnersystem der Bank aufgebaut und der Public Key gesendet. Mit der Übertragung wird erneut ein INI-Brief erstellt. Dieser ist umgehend der Bank zur Freischaltung zuzustellen DFÜ-Protokolldateien Zur Bestätigung der per EBICS oder FTAM übertragenen Aufträge stellt die Bank ein Protokoll bereit, aus dem zu ersehen ist, ob die Transaktion und/oder Unterschriftenprüfung erfolgreich war. Über einen sogenannten Protokollabruf sollten die Übertragungen und Prüfungen, die anschließend auf den Bankenrechnern erfolgen, vom Anwender eigenständig kontrolliert werden. Dazu ist die Anlage eines Jobs mit der Auftragsart PTK notwendig. Unter Tagesgeschäft/DFÜ Senden/Holen kann dieser Job erstellt werden, sofern der Job nicht bereits automatisch bei der Kontenanlage erstellt wurde. Weitere Schritte in Profi cash 3.1 Online-Update Kleinere Programmerweiterungen werden im Zuge von Online-Updates zur Verfügung gestellt (Menüpunkt Datei/Programmupdate ). Als technische Voraussetzung benötigen Sie den Microsoft Internet Explorer ab Version 4.0. Profi cash greift während der Übertragung auf Dateien des Internet Explorers zurück. Wir empfehlen, eine automatische Prüfung auf ein neues Update im Rhythmus alle 30 Tage einzustellen. Wenn ein Update bereitliegt, zeigt Ihnen eine Info-Datei zunächst die Neuerungen an, die anschließend geladen werden. Schauen Sie nach der Installation einfach nach, ob bereits Ergänzungen für Sie bereitliegen. Die Update-Routinen setzen auf einer bestehenden Internetverbindung auf. Ist keine ständige Verbindung vorhanden, so wird versucht, über das DFÜ-Netzwerk eine Verbindung aufzubauen. Voraussetzung auch hierfür ist das Vorhandensein des Microsoft Internet Explorers, da auf Teilbereiche dieses Programms zurückgegriffen wird

14 3.2 Abruf von Kontoinformationen und Kreditkartenumsätzen Die Ausführung von Online-Übertragungen zur Bank wird durch sogenannte Jobs erledigt. Jobs zum Abruf von Kontoinformationen müssen nur einmal angelegt werden. Die Jobs werden automatisch verlängert. Die Anlage der Jobs kann schon bei der Einrichtung der Online-Parameter geschehen sein (Rückfrage beim Speichern der Online-Parameter). Falls nicht, können Sie die Joberstellung über den Menüpunkt Tagesgeschäft/Joberstellung manuell vornehmen. Sollten Sie eine Internetverbindung über einen Proxyserver nutzen, nehmen Sie bitte folgende Einstellung vor: Öffnen Sie im Internet Explorer das Menü Extras, Internetoptionen und dann Verbindungen. Aktivieren Sie auf dieser Seite bzw. unter LAN-Einstellungen die Checkbox Verbindung über einen Proxyserver herstellen bzw. Proxyserver verwenden. Als Adresse tragen Sie die Adresse Ihres Proxyservers und als Anschluss die verwendete Portnummer ein. Bei Fragen zu den Proxyeinstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerk-Administrator. Verwenden Sie keinen Proxyserver, so werden zum Aufbau der Internetverbindung die Einstellungen, wie sie im Microsoft Internet Explorer unter dem Menü Extras, Internetoptionen, Verbindungen vorgenommen wurden, herangezogen. Die Update-Dateien werden nach dem Herunterladen unterhalb des Datenverzeichnisses abgelegt, sodass z. B. im Netzwerk weitere Programminstallationen, die auf dasselbe Datenverzeichnis zugreifen, offline über die Schaltfläche Update ausführen aktualisiert werden können. Anschließend können die Jobs unter dem Punkt Tagesgeschäft/Datenübertragung an die Bank übermittelt und die entsprechenden Daten abgerufen werden. Die Kontoinformationen sind nach erfolgreichem Abruf über Tagesgeschäft/Kontoinformationen einsehbar. Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für den Abruf von Kreditkartenumsätzen, sofern Ihre Bank diese Informationen ergänzend zu der 26 27

15 bekannten papierhaften Abrechnung elektronisch zur Verfügung stellt. Die Kreditkartenumsätze bzw. Zahlungen werden laufend auf einem Kreditkartenkonto fortgeschrieben. Am Abrechnungstag wird in der Regel eine Rechnung per Post an den Kreditkarteninhaber gesendet. Wenige Tage später wird der Rechnungsbetrag dem Kontokorrentkonto belastet und dem Kreditkartenkonto zum Ausgleich gutgeschrieben. Das Kreditkartenkonto speichert übrigens die getätigten Umsätze und Buchungen wie jedes andere Kontokorrentkonto 30, 60 oder 90 Tage. Der Zeitraum der Umsatzspeicherung ist abhängig von der Bank. 3.3 Abruf des elektronischen Kontoauszugs über HBCI Ergänzend zum Abruf der aktuellen Umsätze kann der elektronische Kontoauszug über HBCI abgerufen werden. Der Auszug wird in der Regel im PDF-Format zur Verfügung gestellt und stellt den juristischen Kontoauszug dar, den Sie auch am Kontoauszugsdrucker in Ihrer Bank abrufen können. Bitte setzen Sie sich vor dem Abruf des elektronischen Kontoauszugs via HBCI zunächst mit Ihrer Bank in Verbindung. Der Abruf erfolgt auch hier über einen sogenannten Job, der unter dem Menüpunkt Tagesgeschäft/Joberstellung/elektronischer Kontoauszug über HBCI zu erstellen ist. Hier legen Sie auch fest, in welches Verzeichnis der Auszug nach dem Abruf abzuspeichern ist. Nach dem erfolgreichen Abholen des elektronischen Kontoauszugs muss der ordnungsgemäße Empfang in der Regel quittiert werden. Zu diesem Zweck wird nach dem Empfang des Kontoauszugs automatisch ein Quittungsjob angelegt. Die Quittierung des Auszugs sollte möglichst umgehend erfolgen. 3.4 Vormerkposten Unter dem Menüpunkt Tagesgeschäft/Joberstellung/DFÜ Senden/ Holen können (sofern bankseitig unterstützt) DFÜ-Jobs zum Abholen kurzfristiger Vormerkposten über die Auftragsart VMK angelegt werden. Diese Vormerkposten werden in einer eigenen Datenbank abgelegt und können unter dem Menüpunkt Auswertungen/Vormerkposten angezeigt und ausgewertet werden. Unter Stammdaten/Firmenkonfiguration ist anzugeben, nach wie vielen Tagen die Vormerkposten wieder gelöscht werden sollen. Ergänzend können, je nach Angebot des Kreditinstitutes, via HBCI ebenfalls Vormerkposten mitgeliefert werden. Enthalten die Kontoinformationen zusätzlich noch nicht gebuchte, aber bereits disponierte Umsätze, so werden diese in der Maske Kontoinformation dunkelblau hinterlegt angezeigt. Die Vormerkposten werden automatisch gelöscht, sobald die Umsätze als gebuchte Posten geliefert werden. 3.5 Eingabe von Zahlungsempfängern/Zahlungspflichtigen Unter Stammdaten/Zahlungsempfänger/-pflichtige erfassen Sie Ihre Kunden. Neben den allgemein notwendigen Informationen (Name des Kunden, Bankleitzahl, Kontonummer) können Sie hier Vorbelegungen für Verwendungszwecke, Skonto und Kategorien eintragen, die die Erfassung des Zahlungsauftrages wesentlich erleichtern. Eine weitere Erfassungshilfe für Aufträge bieten in diesem Zusammenhang auch die Auftragsgruppen. Ein wesentlicher Vorteil der Auftragsgruppen sind die Änderungen, die sich über diesen Weg problemlos direkt für eine große Anzahl von Aufträgen durchführen lassen. In Profi cash national können auch SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften erfasst und online über HBCI oder EBICS versendet werden. Ein Wechsel in das Modul Profi cash international ist somit nicht notwendig. SEPA-Aufträge ermöglichen, Euro-Beträge innerhalb des EU-/EWR-Bereiches zu versenden oder zu empfangen unabhängig davon, ob es sich um nationale oder grenzüberschreitende Zahlungen handelt. Zur Verwendung von SEPA- Aufträgen müssen zwingend IBAN und BIC des Zahlungsempfängers bzw. -pflichtigen bekannt sein. Um diese Daten eintragen zu können, wählen Sie bei der Eingabe der Kontodaten bitte zunächst das entsprechende Euro-Land aus. Anschließend können Sie IBAN und BIC eintragen

16 3.6 Erfassen von Überweisungen und Lastschriften Überweisungen und Lastschriften sowie Daueraufträge und terminierte Überweisungen werden über den elektronischen Beleg erfasst. Die Maske rufen Sie über Tagesgeschäft/ZV-Aufträge/neu erfassen auf. Tragen Sie zunächst wie gewohnt den Empfänger sowie den Betrag in den Beleg ein. Optional können anschließend dem Auftrag eine Kategorie und eine Unterkategorie für spätere Auswertungen zugeordnet sowie der Turnus und die Fälligkeit des Auftrages verändert werden. Beachten Sie dafür bitte die Hinweise im elektronischen Handbuch und in der Online-Hilfe (ist mit der F1-Taste aufzurufen). Wenn alle Eingaben korrekt vorgenommen wurden, speichern Sie den Auftrag. Nun können weitere Aufträge erfasst werden oder Sie beenden den Erfassungsdialog. Alle genannten Möglichkeiten können auch für die Erfassung von SEPA- Überweisungen und SEPA-Lastschriften genutzt werden. Die Zahlungsart kann nur dann erfasst werden, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: IBAN und BIC müssen in den Stammdaten des Zahlungsempfängers hinterlegt sein. Für SEPA-Lastschriften muss eine Gläubiger-ID von der Bundesbank vorliegen sowie ein entsprechendes Mandat des Zahlungspflichtigen. 3.7 Joberstellung von ZV-Aufträgen Das Versenden des Auftrages wird auch hier über einen sogenannten Job gesteuert (Tagesgeschäft/Joberstellung/ZV über HBCI bzw. DFÜ). Wählen Sie das Konto aus (in derselben Zeile steht rechts das Datum, an dem der erste Auftrag fällig ist) und klicken Sie auf die Schaltfläche ZV-Job erstellen. Sie erhalten nun noch einmal eine Übersicht über die auszuführenden Aufträge. Ist alles korrekt, so klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, anderenfalls beenden Sie den Dialog über die Schaltfläche Abbrechen. 3.8 Freigeben/Unterschreiben von Jobs Bevor eine Datenübertragung von Jobs durchgeführt wird, ist je nach Übertragungsweg und Berechtigung die notwendige Freigabe bzw. Unterschrift zu überprüfen. Für EBICS und FTAM gemäß der Angabe in der Bank-Parameter-Datei (BPD), HBCI gemäß den HBCI-Berechtigungen können ein oder zwei Freigaben bzw. elektronische Unterschriften benötigt werden, die über die Funktion Tagesgeschäft/Job unterschreiben hinzuzufügen sind. Für HBCI-Übertragungen ist dieser Menüpunkt 30 31

17 nur zu wählen, wenn zwei oder drei Unterschriften notwendig sind. Sollte nur eine Unterschrift notwendig sein, so kann der Job direkt gestartet werden. Es wird dann automatisch die Unterschrift des angemeldeten Users hinzugefügt. Bei FTAM-Übertragungen sind auf jeden Fall zuvor Unterschriften der Anwender zu leisten, sofern es sich um FTAM mit EU handelt. Die entsprechende Unterschriftsvollmacht wurde zuvor in der BPD je Anwender definiert. Je nach Vollmacht wird der Job komplett (volle Unterschriftsvollmacht) oder nur zur Hälfte (halbe Unterschriftsvollmacht) unterschrieben. Bei EBICS-Übertragungen können die benötigten Unterschriften der Anwender, sofern mehrere erforderlich sind, analog zu FTAM vor dem Versand geleistet oder alternativ über die verteilte elektronische Unterschrift zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden. 3.9 Datenübertragung Sind alle Jobs ordnungsgemäß unterschrieben, übertragen Sie den Job über den Menüpunkt Tagesgeschäft/Datenübertragung an die Bank. Parallel, sofern alle vorhandenen Jobs markiert sind, werden auch die Jobs für den Umsatzabruf durchgeführt. Profi cash führt sie dabei aber erst nach (!) Abwicklung des Zahlungsverkehrsjobs aus, damit Sie dann einen aktuellen Kontoauszug haben, in dem der soeben ausgeführte Auftrag mitberücksichtigt ist Historie In der Historie werden nach einer erfolgreichen Datenübertragung alle ausgeführten Aufträge abgelegt. Die Funktion kann über den Menüpunkt Tagesgeschäft/ZV-Historie oder direkt aus den Kontoinformationen aufgerufen werden. Über die Suchfunktion können übrigens bereits ausgeführte Aufträge wieder aktiviert werden Einlesen externer DTA- oder SEPA-XML-Dateien Externe DTA- oder SEPA-XML-Dateien können auf verschiedenen Wegen in Profi cash eingelesen werden: Einlesen über den Menüpunkt Datei/Datenübernahme/DTA- Überweisungen als SEPA-Aufträge einlesen Die ausgewählte DTA-Datei wird in den Profi cash-datenbestand eingelesen. Dabei werden die Überweisungen automatisch in SEPA-Aufträge umgewandelt. Die Aufträge können anschließend bearbeitet werden. Es ist zu beachten, dass VL- und Lohn/Gehalts-Gutschriften sowie Überweisungen öffentlicher Kassen nicht in SEPA-Aufträge gewandelt werden können. Weiterhin können maximal fünf Verwendungszwecke in den SEPA-Auftrag übernommen werden Einlesen über den Menüpunkt Datei/Datenübernahme/DTA- Datei/SEPA-XML-Datei einlesen Die ausgewählte DTA- oder SEPA-SML-Datei wird in den Profi cash- Datenbestand eingelesen. Die Aufträge können anschließend bearbeitet werden

18 Direkte Erstellung eines ZV-Jobs über den Menüpunkt Tagesgeschäft/Joberstellung/DTA extern Aus der DTA-Datei wird direkt ein ZV-Job erstellt. Durch Markieren der Checkbox ohne Historie wird verhindert, dass die ausgeführten Zahlungen in den Historien-Datenbestand übernommen werden. Auswertungen Alle erfassten und abgerufenen Daten werden in separaten Datenbanken gespeichert. Der Menüpunkt Auswertungen gibt Ihnen die Möglichkeit, sich alle Daten auch in Listenform anzeigen bzw. ausdrucken zu lassen. Verwaltungsfunktionen in Profi cash 5.1 Datensicherung Eine Sicherung der Datenbestände des Programms Profi cash sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen. Bei Ausführung der Datensicherung wird ohne Änderung in der Firmenkonfiguration der Datenbestand der jeweils zu bearbeitenden Firma gesichert. Nach der Auswahl wird eine Selektionsmaske angeboten, in der eine Datei zu spezifizieren ist, in der die Datensicherung erfolgen soll. Die Eingabe/Auswahl wird über das Feld Dateiname oder über das Dateifenster ermöglicht. Andere Verzeichnisse oder Laufwerke sind über die jeweiligen Fenster auszuwählen. 5.2 Datenrücksicherung Im Falle einer notwendigen Datenrücksicherung ist wie folgt vorzugehen: Zunächst ist die Datei auszuwählen, aus der die Rücksicherung erfolgen soll. Die Auswahl der Sicherungsdatei wird über das Feld Dateiname oder über das Dateifenster ermöglicht. Andere Verzeichnisse oder Laufwerke sind über die jeweiligen Fenster auszuwählen. 5.3 Datenreorganisation Die Datenreorganisation strukturiert und indiziert alle Dateien und speichert sie neu ab. Diese Maßnahme wird eventuell dann notwendig sein, wenn der PC während der Arbeit mit dem Programm einfach ausgeschaltet wird. Führt die Datenreorganisation nicht zum Wiederherstellen aller Datenbestände, so ist eine Datenrücksicherung durchzuführen. 5.4 Import/Export Alle erfassten Daten werden im Profi cash-datenverzeichnis abgelegt. Unter dem Bereich Datei stehen Ihnen Import- und Exportfunktionen zur Verfügung, um die Daten auch in anderen Programmen verwenden bzw. von anderen Programmen in Profi cash einlesen zu können. 5.5 Datenübernahme aus VR-NetWorld Software und GENO lite ZV Unter anderem besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, Daten aus den Programmen VR-NetWorld Software bis einschließlich Version 4.20 und GENO lite ZV ab Version 1.40 zu übernehmen. Das Programm darf während der Datenübernahme nicht gestartet sein. Profi cash sucht nach einer installierten Version und fragt vor der Übernahme aus Sicherheitsgründen nach dem SUPERVISOR-Passwort. Warnung: Vor der Übernahme erfolgt eine Löschung aller in Profi cash gespeicherten Stammdaten! 34 35

19 Auslandszahlungsverkehr Folgende Daten aller Firmen/Nutzer werden übernommen: Auftraggeberkonten Zahlungsaufträge Zahlungsempfänger/-pflichtige Kontoumsätze Salden Der SUPERVISOR erhält in Profi cash die Anwenderbezeichnung master. Ein möglicherweise längeres Passwort wird auf 20 Stellen gekürzt. Eventuell vorhandene weitere Benutzer (außer dem SUPERVISOR) sind nach der Übernahme manuell anzulegen. Ebenso müssen aus Sicherheitsgründen alle notwendigen HBCI-Zugangsparameter manuell erfasst werden. 5.6 Protokolle Profi cash führt bis zu vier verschiedene Protokolldateien, die alle wesentlichen Funktionsaufrufe, Nachrichten und Kontrolllisten beinhalten. Logbuch: DFÜ-Protokoll: HBCI-Protokoll: Hier finden Sie alle ausgeführten Operationen. Hier werden alle Nachrichten bei der DFÜ-Übertragung dokumentiert. Hier werden alle Nachrichten bei der HBCI-Übertragung dokumentiert. Druck wiederholen: Sollte ein Ausdruck von Kontrolllisten und Begleitzetteln nicht einwandfrei funktioniert haben, so kann der Druck an dieser Stelle wiederholt werden. Auswertungen und Protokolle können übrigens direkt aus dem Listfenster heraus als versendet werden. Eine komfortable Erfassung von Auslandszahlungsaufträgen bietet Profi cash über das Modul Profi cash international. Wie im Bereich Inlandszahlungsverkehr können auch hier mehrere Firmen und Anwender zunächst angelegt werden. Eine Datenübernahme aus Profi cash national erleichtert die Anlage der Stammdaten. Sollten Sie bereits Daten in Profi cash national erfasst haben, so können Sie diese über den Menüpunkt Datenübernahme/Übernahme aus Profi cash national per Knopfdruck einlesen. Es werden alle Auftraggeberkonten, Zahlungsempfänger und Zahlungsverkehrsaufträge, die den Vorgaben entsprechen, übernommen. Bitte beachten Sie, dass SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften nur in Profi cash national erfasst werden können. Die Nutzung und Einrichtung von Profi cash international empfiehlt sich daher für Zahlungen außerhalb der EU, für Scheckziehungen, taggleiche Eilüberweisungen ins außereuropäische Ausland und bei Beträgen über , EUR, die meldepflichtig sind. 6.1 Firmenkonfiguration Tragen Sie in der Firmenkonfiguration den Firmennamen ein. Für eine einwandfreie Übertragung der DTAZV-Dateien via EBICS, FTAM oder HBCI bzw. für einen einwandfreien Übergang in Profi cash national sind zusätzliche Angaben zu Firmennummer und Anwender inklusive Anwenderpasswort an dieser Stelle zu hinterlegen. Auf diese Art und Weise ist eine direkte Verbindung zwischen den gewählten Firmen in beiden Programmen gewährleistet. 6.2 Anlage der Auftraggeberkonten Neben den allgemeingültigen Angaben wie Kontonummer und Bankleitzahl sind hier Informationen der LZB (Bundesbank/Firmennummer) einzutragen. Falls die Informationen noch nicht vorliegen, ist es notwen

20 dig, dass der Anwender sich zunächst schriftlich an die LZB wendet. Eine Vorlage für einen Brief finden Sie im Handbuch. Alternativ können Sie auch über den Menüpunkt Datei/Beantragen Firmennummer bei Bundesbank eine versenden. Bei aktivierter Checkbox per DFÜ oder HBCI übertragen wird nach Erstellen der DTAZV-Datei automatisch ein Job im National-Modul erstellt. Bitte beachten Sie, dass die Konten entsprechend dem Online-Verfahren in Profi cash national eingerichtet sind. 6.3 Anlage der Zahlungsempfänger Unter Stammdaten/Zahlungsempfänger passen sich die Masken zur Erfassung der Zahlungsempfänger nach Auswahl des Ländercodes den landesspezifischen Vorgaben an. Die Hinterlegung des BIC (bzw. des SWIFT-Codes) und der IBAN ist sehr empfehlenswert, um möglichst kostengünstig Zahlungen in das Ausland zu versenden. 6.4 Erfassung von Aufträgen Überweisungen in das Ausland werden über die Erfassungsmaske angelegt. Dabei stehen unterschiedliche Auftragsarten zur Verfügung, wie z. B. die Standardübermittlung, die taggleiche Eilüberweisung in Euro oder verschiedene Formen der Scheckziehung. Auch TIPANET-fähige Zahlungen werden unterstützt, falls der Auftrag die Voraussetzungen dafür erfüllt. Es gelten bestimmte Betragsgrenzen und Länder (s. Stammdaten/TIPANET-Länder); darüber hinaus wird diese Auftragsart nur bei genossenschaftlichen Auftraggeberkonten angeboten. Sollten Auftragsbeträge über , EUR hinausgehen, so wird automatisch die Erfassung der Meldedaten angeboten. Die Meldedaten werden übrigens bei Erstellung der DTAZV-Datei berücksichtigt und übertragen. 6.5 DTAZV-Datei erstellen / DTAZV-Datei per HBCI/DFÜ übertragen Unter Tagesgeschäft/DTAZV-Datei erstellen wird die Erstellung eines Sammlers angestoßen. Nach Erstellung der DTAZV-Datei wird geprüft, ob eine Übertragung via HBCI oder DFÜ stattfinden soll. Ist das Auftraggeberkonto für HBCI oder DFÜ aktiviert, wechselt Profi cash automatisch in den Bereich IZV (lt. Angaben der Firmenkonfiguration) und erstellt einen Job. 6.6 Historie Alle über Profi cash international ausgeführten Zahlungen werden in der Historie dokumentiert. Serviceline Sollten Sie Fragen zum Programm haben, so steht Ihnen die Serviceline gerne zur Verfügung. Die Rufnummer teilt Ihnen Ihre Bank selbstverständlich gerne mit oder hat sie bereits auf den ausgehändigten Unterlagen eingetragen. Darüber hinaus finden Sie ausführliche Informationen zu allen Programmfunktionen im elektronischen Profi cash-handbuch. Systemvoraussetzungen IBM oder -kompatibler Personal Computer Windows XP ab Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7 oder kompatibel Für das jeweilige Betriebssystem empfohlener Hauptspeicher (RAM) Internet-Zugang (für FinTS, HBCI, EBICS und Online-Update) ISDN-Zugang für den Datenaustausch per FTAM CD-ROM-Laufwerk Drucker Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Profi cash! 38 39

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