Sachkonten in Agenda FIBU

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1 Sachkonten in Agenda FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Sachkontenrahmen des Mandanten 2.2. Sachkonten anlegen 2.3. Sachkonten bearbeiten 3. Details 3.1. Register der Sachkonten-Erfassung Register»Konto« Register»Funktionen« Register»Faktor2« Register»Kost« Register»Anlag« Register»Umbuchung« Kontenrahmen drucken 3.3. Sachkonten importieren 3.4. Sachkonten reorganisieren 3.5. Sachkontenzuordnung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung 3.6. Stammdaten aktualisieren 3.7. Sachkonten aus einem vorhandenen Mandanten übernehmen 3.8. Sachkontenzuordnung in der BWA 3.9. Sachkontenzuordnung im Jahresabschluss Sachkonten sind gesperrt/reserviert 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt den Umgang mit Sachkonten in Agenda FIBU. Folgende Sachkontenrahmen (SKR) stehen zur Verfügung: SKR-Nr. Bezeichnung 00 Individueller Kontenrahmen 03 Standardkontenrahmen Prozessgliederungsprinzip 04 Standardkontenrahmen Abschlussprinzip 45 Heime und soziale Einrichtungen (PBV) 49 Vereinskontenrahmen 70 Hotel und Gaststätten (bis 2014) 2 80 Zahnärzte 81 Ärzte 2 Der SKR 70 läuft mit dem Wirtschaftsjahr 2014 aus. Hinweis Online-Seminar»SKR-Wechsel bei der Jahresübernahme-Einstellung SKR 70«

3 Seite 3 2. Vorgehensweise Überblick 1. Sachkontenrahmen des Mandanten 3 2. Sachkonten anlegen 4 3. Sachkonten bearbeiten Sachkontenrahmen des Mandanten Übersicht 1. SKR im Mandanten ermitteln 3 2. Feldlängen der Sachkonten prüfen 3 3. Übersicht der bestehenden Sachkonten 4 1. SKR im Mandanten ermitteln»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Mandant«2. Feldlängen der Sachkonten prüfen»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Fibu«Tipp Nr. 1141»Feldlängen ändern (Sach- und Personenkonto, Beleg und Kost)«

4 Seite 4 3. Übersicht der bestehenden Sachkonten»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«Tipp Kontenrahmen drucken Sachkonten anlegen Sachkonten anlegen Beispiel Für den Mandanten L+L GmbH wird ein neues Bankkonto mit der Nummer 1805 angelegt. Lösung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung Menü: Datei Neu«. 2. Vorbelegung und Datum erfassen. Tipp Wählen Sie die Vorbelegung von einem Konto, das dem von Ihnen gewünschten Konto am ähnlichsten ist. Im Beispiel soll ein neues Bankkonto angelegt werden. Somit ist das Konto 1800»Bank«(SKR 04) am ähnlichsten. Achtung Aufgrund der Vorbelegung werden die typischen Kontenfunktionen in das neue Konto übernommen. Es kann daher sofort verwendet werden.

5 Seite 5 3. Kontonummer vergeben. 4. Kontobezeichnung anpassen und. Tipp Legen Sie für das neue Bankkonto einen eigenen Bankbuchungskreis an. Wir empfehlen, dabei einen bestehenden Buchungskreis zu kopieren:»stammdaten Buchungserfassung Buchungskreis Bearbeiten Kopieren«. Nr. 1236»Buchungskreise in Agenda FIBU«. 5. Wichtige Informationen Register der Sachkonten Eine Beschreibung der einzelnen Register finden Sie unter Register der Sachkonten-Erfassung 7. Individuelles Sachkonto Neu angelegte Sachkonten werden automatisch als individuelles Sachkonto geführt. Durch die Kennzeichnung als individuelles Konto wird das angelegte Konto vor Änderungen aufgrund einer Aktualisierung der Stammdaten geschützt. 18 Weitere Details finden Sie unter Stammdaten aktualisieren.

6 Seite 6 Reservierte Sachkontennummern Reservierte Sachkontennummern können nicht für eigene Sachkonten verwendet werden. Sie dienen eventuellen späteren Erweiterungen der Sachkonten. Ausweis in der BWA und im Jahresabschluss Prüfen Sie den Ausweis des neuen Sachkontos in den Auswertungen der BWA und im Jahresabschluss. Eventuell muss für den korrekten Ausweis ein individuelles BWA- und Bilanzschema eingerichtet werden Siehe Sachkontenzuordung in der BWA und Sachkontenzuordnung im Jahresabschluss Sachkonten bearbeiten Sachkonten bearbeiten 1. Wechseln Sie in die Sachkontenauswahl:»Hauptmenü Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. 2. Sachkonto mit Doppelklick öffnen. 3. Änderungen vornehmen: Eine Beschreibung der einzelnen Register finden Sie unter Register der Sachkonten-Erfassung 7. Tipp Die Kurzbezeichnung übernehmen Sie mit als Langbezeichnung. 4. Speichern und schließen. Achtung Neu angelegte Sachkonten werden automatisch als individuelles Sachkonto geführt. Durch die Kennzeichnung als individuelles Konto wird das angelegte Konto vor Änderungen aufgrund einer Aktualisierung der Stammdaten geschützt. 18 Weitere Details finden Sie unter Stammdaten aktualisieren. Tipp Sie können die Sachkonten direkt in der Buchungserfassung bearbeiten. Klicken Sie einfach auf

7 Seite 7 3. Details Überblick 1. Register der Sachkonten-Erfassung 7 2. Sachkonten importieren Sachkonten reorganisieren Sachkontenzuordnung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung Stammdaten aktualisieren Sachkonten aus einem vorhandenen Mandanten übernehmen Sachkontenzuordnung in der BWA Sachkontenzuordnung im Jahresabschluss Register der Sachkonten-Erfassung Überblick 1. Register»Konto«8 2. Register»Funktionen«9 3. Register»Faktor2«12 4. Register»Kost«5. Register»Anlag« Register»Umbuchung«13

8 Seite Register»Konto«Feld Gültig ab Beschreibung Die gleiche Kontonummer kann mehrmals mit einem jeweils anderen Gültigkeitsdatum angelegt werden, z. B. für die Änderung der Kontenbezeichnung während des laufenden Wirtschaftsjahres. Kontenbezeichnung Langbezeichnung 1 und 2 als Langbezeich- Die Kurzbezeichnung übernehmen Sie mit nung. Englische Kontenbezeichnung Nr. 1219»Englische Auswertungen«. Datum letzte Bebuchung Individuelles Sachkonto Aktivkennung Kontenrahmenausdruck Das Datum wird durch die Fachanwendung FIBU in das Feld geschrieben. Bei Neuanlage eines Sachkontos lassen Sie es leer. Das Kennzeichen bewirkt, dass beim Aktualisieren der Stammdaten (Sachkonten) die individuell geänderten Daten nicht überschrieben werden. Die Kennung wird automatisch auf aktiv gesetzt, wenn das Sachkonto bebucht wurde. Mit dem Aktivfilter können Sie alle nicht verwendeten Konten in der Sachkonten-Auswahl ausblenden. Kontenrahmen-Überschrift Diese wird beim Druck des Kontenrahmens vor dem jeweiligen Konto gedruckt. Kontenrahmen-Text Wenn die 40-stellige Kontenbezeichnung nicht ausreichend für den Druck des Kontenrahmens ist, kann an dieser Stelle ein beliebig langer Text für das Konto hinterlegt werden.

9 Seite Register»Funktionen«Feld Funktion Beschreibung Die Kontenfunktionen steuern spezielle Verarbeitungsvorgänge und werden nur für bestimmte Konten benötigt. Von den in der Anwendung FIBU hinterlegten Kontenfunktionen werden für die Verarbeitungsvorgänge nur einige wenige benötigt. Alle anderen Funktionen sind aus Dokumentationsgründen hinterlegt. Aufgrund der Kontenfunktionen werden auf Wunsch folgende Vorbelegungen vorgenommen: Steuersatz, Hauptfunktion und Zusatzfunktion. Steuerschlüssel Aufgrund des erfassten Steuerschlüssels wird die Vor- bzw. Umsatzsteuer entsprechend berechnet und auf die im Steuerschlüssel hinterlegten Sammelkonten verbucht. Die Hinterlegung des Steuerschlüssels bietet folgenden Vorteil: Bei einer Umsatzsteuererhöhung ändern Sie nur die betroffenen Steuerschlüssel. In den Sachkonten, in denen die Steuerschlüssel verwendet wurden, steht somit automatisch der aktuelle Steuersatz zur Verfügung. Reorganisation in den Sachkonten 16. Steuersatz in % Hauptfunktion Der Steuersatz in Prozent wird vom erfassten Steuerschlüssel ermittelt und kann nicht erfasst oder geändert werden. Ohne Hauptfunktion AM Autom. Umsatzsteuer AV Autom. Vorsteuer Nur die Kürzel AM und AV haben Auswirkung auf die Verarbeitung. Wenn ein Konto mit einem dieser Kürzel bebucht wird, erfolgt im Buchungssatz automatisch die Berechnung von Vor- bzw. Umsatzsteuer. F Allgemeine Funktion Hat derzeit keine Auswirkung auf die Verarbeitung. Die Kontenfunktion dient nur der Information. R Kontensperre Gesperrte Konten können nicht bebucht werden (Meldung am Bildschirm). Reorganisation in den Sachkonten 16.

10 Seite 10 Zusatzfunktion Ohne Zusatzfunktion M Umsatzsteuer Aus diesem Konto darf nur Mehrwertsteuer berechnet werden. V Vorsteuer Aus diesem Konto darf nur Vorsteuer berechnet werden. KU Keine Umsatzsteuer Aus dem Konto darf keine Umsatzsteuer berechnet werden (z. B. bei Finanzkonten). Die Kontenfunktionen werden benötigt, um die Berechnung korrekt durchzuführen. Achten Sie also beim Anlegen eines Finanzkontos darauf, die Kontenfunktion KU zu setzen. Wenn bei der Buchungserfassung bei einem Konto mit der Zusatzfunktion M ein Vorsteuerschlüssel eingegeben wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Reorganisation in den Sachkonten 16. Kontenart Die Kontenart dient zur Steuerung des Kontos in FIBU. An die Kontenart sind bestimmte Programmfunktionen gebunden. Wenn die Kontenart»Verbindungskonto Anlag«hinterlegt ist, startet FIBU bei der Buchung gegen ein Anlagenkonto automatisch die Programmverbindung zu ANLAG. Die Kontenarten sind für die Standardkonten bereits vorgelegt. Bei der Anlage von individuellen Sachkonten achten Sie bitte auf die korrekte Kontenart. 16 Reorganisation in den Sachkonten. Umsatzsteuerliste Die Option dient zur Definition der Umsatzsteuerliste. Die Arten M, V oder N werden in der Umsatzsteuerliste berücksichtigt. Folgende Eingaben sind möglich: Konten, die mit der Kennung M, V oder N versehen sind, werden in der Umsatzsteuerliste (»Auswertungen Fibu-Auswertungen Umsatzsteuerliste«) ausgedruckt. Achtung Die Kennungen sind nur sinnvoll bei den Steuersammelkonten, als bei Vorsteuerkonten, Umsatzsteuerkonten usw.

11 Seite 11 Sammelkonto Sammelkonto In den Sammelkonten (z. B. Umsatzsteuerkonten) werden beim Ausdruck der Kontenblätter die einzelnen Buchungsbeträge einer Periode zusammengefasst. Das heißt, Einzelbuchungen sind nicht mehr sichtbar. Zusätzlich erscheint beim direkten Buchen auf ein Sammelkonto ein Warnhinweis, da diese Konten in der Regel nicht direkt bebucht werden dürfen. Ohne Verdichtung Wenn es sich bei einem Konto weder um ein Sammelkonto noch um ein Konto handelt, das beim Ausdruck der Kontenblätter verdichtet werden soll, wählen Sie die Option <ohne Verdichtung>. Verdichtetes Konto Wenn ein Konto beim Ausdruck der Kontenblätter verdichtet werden soll (d. h., die einzelnen Buchungsbeträge einer Periode zusammengefasst), muss die Option <verdichtetes Konto> gewählt werden. Unterschied zum Sammelkonto: Beim direkten Bebuchen von»verdichteten«konten erscheint kein Warnhinweis, da diese direkt bebucht werden dürfen. 16 Reorganisation in den Sachkonten. Zuordnung USt-Voranmeldung In den Spalten»USt-Kennz. Soll«und»USt-Kennz. Ist«erfassen Sie, in welche Zeile der Umsatzsteuer-Voranmeldung das Sachkonto einfließt.

12 Seite Register»Faktor2«Über den Faktor2 können Sie bei einem Konto eine individuelle Funktion hinterlegen, die beim Bebuchen eine weitere Buchung bewirkt. Info Nr. 1135»Bewirtungskosten«. Feld Faktor in % Beschreibung Der Faktor in % berechnet den Betrag der abgeleiteten Buchung. Er bezieht sich immer auf den Nettobetrag der Grundbuchung. 1. Faktor2-Konto Das 1. Faktor2-Konto bestimmt das Konto, das bei der abgeleiteten Buchung angesprochen wird. Das Konto1 wird seitengleich mit dem Konto der Grundbuchung bebucht, aus dem die Umsatzsteuer gerechnet wird. 2. Faktor2-Konto Das 2. Faktor2-Konto bestimmt das Gegenkonto zu dem 1. Faktor2- Konto Register»Kost«Info Nr. 1110»Zusatzmodul: Kostenrechnung«. Feld Kost 1 bzw. Kost 2 Kostenstelle Kost 1 bzw. Kost 2 Beschreibung Durch Markieren des jeweiligen Felds wird das Konto in der Kostenrechnung berücksichtigt. Beim Bebuchen des Kontos wird die hinterlegte Kostenstelle vorgeschlagen Register»Anlag«Diese Registerkarte ist nur sichtbar, wenn die Anwendung ANLAG verwendet wird. Feld Neuwertfaktor Das Konto ist beim Anlagen-Abgang ein Erlöskonto Beschreibung Die Anschaffungskosten aller Wirtschaftsgüter des Kontos werden jährlich um den Neuwertfaktor erhöht, um die voraussichtlichen Wiederbeschaffungskosten zu ermitteln. Wenn ein Anlagen-Abgang gegen ein Konto gebucht wird, bei dem dieses Kästchen aktiviert ist, öffnet sich ANLAG automatisch bei der entsprechenden Einstellung in den Mandanten-Programmdaten.

13 Seite Register»Umbuchung«Feld Konto EB-Wert Beschreibung Wenn bei der Jahresübernahme der Saldo als EB-Wert auf ein anderes Konto vorgetragen werden soll, hinterlegen Sie hier das Konto Kontenrahmen drucken Übersicht 1. Sachkontenliste Kontenrahmen-Ausdruck 14 Sachkontenliste Die Sachkontenliste bezieht sich immer auf die im Mandanten hinterlegten Sachkonten. Tipp Die Sachkontenliste kann bei Bedarf auf die bebuchten Sachkonten eingeschränkt werden.»stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung Menü: Auswertungen Sachkontenliste drucken«. Beispiel Sie möchten für Ihren Mandanten eine Buchungsliste mit den aktuell bebuchten Sachkonten ausdrucken. Lösung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. 2. Schalten Sie den Aktivfilter ein:»optionen <Aktivfilter ein/aus>«. Hinweis Durch das Einschalten werden nur noch tatsächlich bebuchte Sachkonten angezeigt und anschließend ausgegeben. 3.»Auswertungen Sachkontenliste drucken«. 4. <Drucken>. 5. Aktivfilter wieder ausschalten:»optionen <Aktivfilter ein/aus>«.

14 Seite 14 Kontenrahmen-Ausdruck Sie erhalten einen gegliederten Ausdruck des im Mandanten hinterlegten Kontenrahmens. Hinweis Es werden auch die individuell vergebenen Kontenrahmentexte aus den Sachkonten des aktuellen Mandanten integriert.»stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung Menü: Auswertungen Kontenrahmen Ausdruck«Beispiel Sie möchten einen untergliederten Sachkontenrahmen ausdrucken. Lösung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. 2. Die aktuelle Darstellung muss aufsteigend nach der Nummer sortiert werden (Standardeinstellung). 3.»Auswertungen Kontenrahmen-Ausdruck«. 4. <Drucken>.

15 Seite Sachkonten importieren Unterstützte Formate Agenda-Format Freies Format ASCII-Format Excel-Format Merkmal und Beschreibung *.agf *.asc *.csv *.xls Importvorlage: Spalte Bezeichnung A (Mussfeld) Konto B (Mussfeld) Bezeichnung C (Kannfeld) Wenn es keine Langbezeichnung gibt, werden automatisch die Angaben der Spalte B übernommen. Langbezeichnung Wichtig: Die Spalten müssen wie oben beschriftet werden. Info Nr »Schnittstellenbeschreibung FIBU«DATEV-Format»DTVF_SKBeschrift_????????_??????.csv«Info Nr. 1195»DATEV pro: Datenübernahme FIBU«DATEV-Postversandformat»EV?/ED????«oder»DV?/DE????«Info Nr. 6043»DATEV-Datenübernahme«Optionen für den Import Nur neue Konten anlegen Vorhandene Konten überschreiben Auch individuelle Konten überschreiben Vorhandene Kontenbeschriftungen überschreiben Es werden nur Konten eingelesen, die im bestehenden Sachkontenrahmen nicht vorhanden sind. Es werden alle Sachkonten eingelesen. Individuelle Konten werden nicht überschrieben. Es werden ohne Ausnahme alle bestehenden Sachkonten überschrieben. Es werden nur die Kontenbeschriftungen der bestehenden Sachkonten überschrieben. Nicht vorhandene Sachkonten werden eingelesen.

16 Seite Sachkonten reorganisieren»stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung Konten markieren Menü: Bearbeiten Reorganisieren«. Feld Gültigkeitsdatum Beschreibung Die gleiche Kontonummer kann mehrmals mit einem jeweils anderen Gültigkeitsdatum angelegt werden. Hinweis Auf den Auswertungen erscheinen aber deshalb keine zwei Konten. In der Summen- und Saldenliste wird das Konto nur einmal dargestellt. Kontenart Aktivkennzeichen Diese Angabe ist z. B. für eine korrekte Berechnung der Umsatzsteuer und im Bereich OPOS für den Zahlungsverkehr wichtig. A = Anlagenkonto E = Erlöskonto F = Finanzkonto K = Kostenkonto S = Sonstiges Konto V = Verbindungskonto Anlag Geben Sie an, ob die erfassten Konten aktuell verwendet werden oder nicht. Tipp Mithilfe des Filters werden nur die aktiven Konten angezeigt. Dieses Kennzeichen wird automatisch gesetzt, sobald ein Konto bebucht wurde. Individuelles Konto Dieses Kennzeichen bewirkt, dass beim Aktualisieren der Sachkonten individuelle Bezeichnungen oder auch die individuellen Funktionen erhalten bleiben. Stammdaten aktualisieren 18.

17 Seite 17 Sammelkonto JA = Sammelkonto NEIN = Ohne Verdichtung V = Verdichtetes Konto Hauptfunktion Zusatzfunktion AV = AM = F = R = KU = V = M = Automatische Vorsteuer Automatische Umsatzsteuer Allgemeine Funktion Kontensperre Keine Umsatzsteuer (z. B. Finanzkonten) Vorsteuer Umsatzsteuer Steuerschlüssel oder Kontenfunktion oder Kostenstellenkennzeichen Alle Sachkonten mit diesem Gültigkeitsdatum löschen 1 = Sachkonto ist relevant für die Kost 1 2 = Sachkonto ist relevant für die Kost 2 3 = Sachkonto ist relevant für die Kost 1 und Kost 2 Mit der Funktion löschen Sie alle Sachkonten, die als Gültigkeitsdatum das angegebene Datum haben Sachkontenzuordnung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung Optionen Selektion«Verwenden Sie die Funktion, um ein gesuchtes Sachkonto über dessen Umsatzsteuer-Kennziffer zu finden. Sachkonto über Umsatzsteuer-Kennziffer finden Gesucht wird ein Konto, dass in die Kennziffer»43 - Weitere steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug«einfließt. Lösung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung Optionen Selektion Register: UStVA-KZ«2. Über alte Suchergebnisse löschen. 3. Bekannte Umsatzsteuer-Kennziffer in den Bereichen eintragen: 4. <Suchen>.

18 Seite Stammdaten aktualisieren»stammdaten Stammdaten aktualisieren«optionen Update durchführen individuelle Daten beibehalten Sachkonten: bei individuellen Konten die Kontenfunktionen aktualisieren Alle Daten ersetzen Bei einem Update werden alle individuellen Daten beibehalten. Bei individuellen Konten werden die Kontenfunktionen nicht aktualisiert. Bei einem Update werden bei allen individuellen Konten die Kontenfunktionen aktualisiert. Die vorhandenen Konten werden mit den neuen Werten überschrieben. Hinweis Neu angelegte Sachkonten werden mit dieser Option gelöscht Sachkonten aus einem vorhandenen Mandanten übernehmen»stammdaten Stammdaten duplizieren«achtung Es werden alle individuellen Sachkonten mit dem Standard überschrieben! Info Nr. 1209»Stammdaten duplizieren«

19 Seite Sachkontenzuordnung in der BWA Die Sachkontenzuordnung ist im BWA-Schema fest definiert. Sie kann nur über ein individuelles BWA- Schema verändert werden. Info Nr. 1196»BWA individuell anpassen« Sachkontenzuordnung im Jahresabschluss Die Sachkontenzuordnung ist im Bilanzschema fest definiert. Sie kann nur über ein individuelles Bilanzschema verändert werden. Info Nr. 1153»Individuelles Bilanzschema erstellen und ändern« Sachkonten sind gesperrt/reserviert Wir empfehlen, die gesperrten Konten nicht zu verändern. In Ausnahmefällen wie bei Importbuchungen gehen Sie wie folgt vor: Gesperrte Konten verändern 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. Betreffendes Konto mit Doppelklick öffnen. 2. Register»Funktionen«anklicken. 3. Feld»Funktion«die Nummer entfernen. 4. Hauptfunktion»Kontensperre«kurzzeitig durch»ohne Hauptfunktion«ersetzen. 5. In der Buchungserfassung die gewünschte Umbuchung der gesperrten Konten auf ein bestehendes Sachkonto vornehmen. 6. Standardeinstellungen erneut setzen, um das Konto wieder zu sperren. Hinweis Die reservierten Konten sind aus internen Gründen gesperrt. Setzen Sie daher die Konten unbedingt wieder auf die Standardeinstellung»Kontensperre«! 4. Wichtige Informationen Nr. 1110»Zusatzmodul: Kostenrechnung«Nr. 1121»Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU«Nr. 1130»Stammdaten aktualisieren«nr. 1135»Bewirtungskosten«Nr. 1141»Feldlängen ändern (Sach- und Personenkonto, Beleg und Kost)«Nr. 1153»Individuelles Bilanzschema erstellen und ändern«nr. 1196»BWA individuell anpassen«nr »Schnittstellenbeschreibung FIBU«