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1 PBS archive add on CCMD das PBS archive add on der Debitorenstammsätze CVMD das PBS archive add on der Kreditorenstammsätze Handbuch Teil C - Anzeigen und Auswerten - Kompatibel mit SAP ERP 6.17 SAP ERP 5.0 und 6.0 SAP R/ September 2015

2 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten PBS Software GmbH Schwanheimer Straße 144a Bensheim Phone: Fax: Internet: PBS archive add ons ist eingetragenes Warenzeichen der PBS Software GmbH, Bensheim. SAP, R/3, SAP, ERP, SAP NetWeaver, ABAP und andere sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG, Walldorf/Baden. Acrobat Reader ist eingetragenes Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated.

3 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten - 3 Einführung in das PBS ILM-Konzept Information Lifecycle Management Unter Information Lifecycle Management (ILM) versteht man die Verwaltung von Informationen bez o- gen auf den Zeitpunkt ihrer Nutzung und unter Berücksichtigung ihrer Gesamtkosten und Gesetzeskonformität. Ein schlüssiges, funktionierendes ILM-Konzept muss demnach sowohl das Datenwachstum kontrollieren, Aufbewahrungsregeln verwalten sowie für eine revisionssichere Datenablage sorgen. Darüber hinaus ist auch ein komfortabler Zugriff auf die archivierten Daten von entscheidender Bedeutung sowie deren einfache Weitergabe beispielsweise bei internen und externen Prüfungen. PBS ILM-Konzept PBS Software bietet SAP-Bestandskunden umfangreiche Lösungen zur Umsetzung der oben aufgeführten Anforderungen an ein stringentes, erfolgreiches ILM-Konzept. Dabei gilt PBS seit vielen Jahren als ausgewiesener Experte für komplexe, integrierte Datenzugriffe auf archivierte- und Datenbankdaten sowie inzwischen auch auf Daten still gelegter SAP-Systeme. Neben der klassischen SAP- Datenarchivierung wird auch das SAP BI-spezifische Nearline-Storage unterstützt. PBS archive add ons PBS archive add ons setzen stets auf einer erfolgreich durchgeführten SAP-Archivierung auf. Diese ist die Grundlage für ein dauerhaft leistungsstarkes SAP-System. Zwar können Sie verbuchte Belege in der SAP-Datenbank dank großer Datenbankkapazität prinzipiell sehr lange aufbewahren. Dies kann allerdings, je nach Belegaufkommen, über kurz oder lang zu massiven Performance-Einbußen und stark ansteigenden Betriebskosten führen. Beispielsweise wird bei großen Datenbeständen die tägliche Sicherung schwierig. Eine komfortable Anzeige und Auswertung archivierter Bewegungsdaten, wie sie der SAP -Anwender bei Datenbankdaten gewohnt ist, kann mit SAP-Standardmittel je nach Anwendungsmodul oft nur eingeschränkt realisiert werden. Dies trifft vor allem für große Archivdatenbestände zu. Hier setzen die PBS archive add ons an, die für nahezu alle SAP-Module und Release-Stände zur Verfügung stehen und denen in der Bezeichnung ein C (für Complete) voran steht, z.b. PBS archive add on CCOPA für das SAP-Modul COPA. Mit den PBS archive add ons können Sie auch nach einer Datenarchivierung während Ihres Tagesgeschäfts schnell und einfach auf Ihre archivierten Daten zugreifen. Realisiert wird der uneingeschränkte Datenzugriff durch ein intelligentes Indizierungskonzept. Dieses erweitert die SAP- Archivinfrastrukturkomponenten und integriert sich optimal in die SAP-Archivierung. Einmal indizierte Archivdaten stehen Ihnen auch nach einem Release-Upgrade sofort, uneingeschränkt und ohne Migrationsaufwand weiter zur Verfügung. Der PBS-Archivindex wird, ebenso wie die SAP-Archivdaten, in sequentiellen Dateien des SAP-Dateisystems abgelegt. Danach können Sie über gewohnte Transaktionen online auf die Archivdaten zugreifen. Der SAP-Nutzer erhält zeitgleich die Daten aus der SAP- Datenbank sowie die Archivdaten über den Index der PBS archive add ons. Dem Anwender scheint es, als seien die archivierten Daten immer noch in der SAP-Datenbank vorhanden. Die tiefe Integration der PBS-Transaktionen erlaubt auch eine direkte Navigation sowohl zu Folgeund Vorgängerbelegen sowohl innerhalb des indizierten SAP-Moduls als auch zu verknüpften Belegen aus anderen SAP-Modulen. Dies gilt sowohl für residente als auch uneingeschränkt für archivierte Daten. Der Nutzen für den Anwender potenziert sich, je mehr PBS archive add ons eingesetzt werden. Das Nutzenpotential des ILM-Konzepts erhöht sich zudem erheblich, berücksichtigt man den Einspareffekt, der sich durch die SAP-Spiegelsysteme ergibt. In der Regel gibt es davon mindestens zwei, d. h. dass sich der eingesparte Plattenplatz durch eine Datenarchivierung verdreifacht. Damit einher geht die Zeitersparnis für die Datensicherung.

4 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten - 4 Inhaltsverzeichnis 1. Anwendungsfunktionen Navigation in den PBS archive add ons CCMD/CVMD Anzeigetransaktionen Anzeigen Debitoren-/ Kreditorenstammsatz Suchhilfe Logische Datenbanken zur Auswertung der PBS archive add ons CCMD/CVMD Verwendung von historischen Stammdaten 10

5 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten - 5 Einleitung Die PBS archive add ons sind modular aufgebaut und decken die Anwendungsmodule FI, SD, MM, CO usw. jeweils mit einem speziellen Programmpaket genau für diesen Anwendungsbereich ab. Die Zugehörigkeit der PBS archive add ons zu einem bestimmten SAP-Modul kann man leicht am Namen erkennen: CFI, CSD, CMM, CCO usw.. Allen PBS archive add ons gemeinsam ist die einfache und unkomplizierte Installation in das SAP-System mittels der SAP Transport-Utilities SAINT. Hinweise zur Installation der PBS archive add ons finden Sie im Installationsleitfaden (Handbuch Teil A). Mit dem vorliegenden Handbuch für Anzeigetransaktionen und Anwendungsprogramme möchten wir Sie bei der Anwendung des PBS archive add ons CCMD/CVMD unterstützen. Hinweise zum Aufbau und zur Verwaltung des PBS archive add ons CCMD/CVMD finden Sie im Administratorhandbuch (Teil B). Das modulare Handbuch jedes PBS archive add ons umfasst die Teilhandbücher: - Teil A: Installation - Teil B: Administration, Archivaufbau und -pflege - Teil C: Anwendungsprogramme / -transaktionen Ferner existieren Handbücher zu den PBS Utilities Conversion Tool, Archive Browser und Translation Tool. Sollten Sie Fragen zur Installation der PBS archive add ons haben bzw. Probleme beim Installieren auftreten, wenden Sie sich bitte direkt an die Service-Hotline der PBS Software GmbH: Telefon: Telefax: Releaseverträglichkeit Die in diesem Handbuch beschriebenen PBS archive add ons CCMD/CVMD sind mit den Basisprogrammen der SAP AG, Walldorf/Baden, R/3 Enterprise, ERP 2004, ERP 6.0 ablauffähig.

6 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten Anwendungsfunktionen 1.1 Navigation in den PBS archive add ons CCMD/CVMD Aus dem Easy Access Menü heraus kann über den Button 'Benutzermenü' bequem durch die Funktionen des PBS archive add ons CCMD/CVMD navigiert werden. Voraussetzung hierfür ist, das Ihr Systemadministrator das PBS Menü in Ihrem Benutzerstamm als Rolle hinterlegt hat. Abbildung 1: Navigation via SAP Easy Access Menü

7 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten Anzeigetransaktionen Folgende Transaktionen stehen zur Verfügung, die sowohl Stammdaten aus den operat i- ven Tabellen des SAP-Systems als auch Stammdaten aus dem PBS-Archiv lesen. Generell können diese Funktionen auch über die oben beschriebenen PBS Navigationshilfen aufgerufen werden. Hinweis: Die PBS-Transaktionsnamen werden aus den korrespondierenden SAP-Namen gebildet indem diese vorne um den PBS-Namensraum "/PBS/" ergänzt werden: z. B.: SAP: FD03 wird zu /PBS/FD Debitoren SAP FD03 XD03 VD03 FD10N RFDKVZ00 Transaktionserläuterung Anzeigen Zentrale Pflege Anzeigen Interessent anzeigen Verkehrszahlen Debitorenverzeichnis Kreditoren SAP FK03 XK03 FK10N MK03 RFDKVZ00 Transaktionserläuterung Anzeigen Zentrale Pflege Anzeigen Verkehrszahlen Anzeige Kreditoren (Einkauf) Kreditorenverzeichnis Grundsätzlich entsprechen die Transaktionen in Ihrer Funktionalität den SAP-Standard- Transaktionen, sofern eine vergleichbare Transaktion vorliegt. Die ausführliche Beschreibung der Transaktionen ist in der SAP-Dokumentation zu finden. Abweichungen zum Standard und ergänzende Transaktionen werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.

8 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten Anzeigen Debitoren-/ Kreditorenstammsatz Die Stammsatzanzeigetransaktionen können über das Menü /PBS/CCMD (bzw. /PBS/CVMD) Debitorenstammdaten (bzw. Kreditorenstammdaten) Anzeigen aufgerufen werden. Die Transaktionen entsprechen dem SAP-Standard. Ergänzend ist nur auf das PBS-Archivkennzeichen '*' hinzuweisen, das in der Belegübersicht mit angezeigt wird. 1.4 Suchhilfe Die Suchhilfe in den PBS-Transaktionen wurde durch den Administrator bei dem Aufbau der Indizes in den Kundennamensraum kopiert und dabei um den Zugriff auf die PBS archive add ons erweitert (Einschränkungen bitte im Administrationshandbuch nachlesen). Das Datenselektionsbild wurde hierbei um den Rechercheparameter Datenquelle erweitert. Die Ergebnisliste ist um das Archivkennzeichen '* erweitert. Abbildung 2: Selektionsbild Suchhilfe

9 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten - 9 Abbildung 3: Ergebnisliste der Suchhilfeselektion 1.5 Logische Datenbanken zur Auswertung der PBS archive add ons CCMD/CVMD Es stehen zwei logische Datenbanken zur Verfügung. Für die Debitoren ist dies die logische Datenbank DDF und für die Kreditoren die logische Datenbank KDF. Die PBS Datenbanken sind vorne um den Namensraum /PBS/ ergänzt. Mit den logischen Datenbanken von PBS werden zusätzlich zu den residenten Daten in der Datenbank die archivierten Daten im PBS archive add on gelesen. Die Zugriffe auf das Archiv (d.h. auf archivierte Stammdaten, Belege bzw. archivierte Belegpositionen zu einem Konto) erfolgen über Sekundärindizes, wann immer es möglich und sinnvoll ist. SAP-Originalreports, die über die entsprechenden logischen Datenbanken von SAP die Datenbank lesen, können einfach auf die logischen Datenbanken von PBS umgestellt werden. Zunächst sollte man den Report auf einen anderen Namen kopieren. Dann ist lediglich in den Attributen der Eintrag für die logische Datenbank auf die entsprechende PBS-Datenbank zu ändern, um neben den Stammdaten und Belegen aus der Datenbank auch solche aus dem PBS archive add on zu lesen. Die Varianten zu den Reports, die nun die logischen Datenbanken von PBS nutzen, müssen neu angelegt werden. Mit dem bekannten '*' wird angezeigt, ob der Stammsatz, Beleg bzw. der Posten aus dem Archiv stammt.

10 PBS archive add ons CCMD/CVMD - Anzeigen und Auswerten Verwendung von historischen Stammdaten Es besteht die Möglichkeit, Stammdaten nicht nur im aktuellen Format anzuzeigen, sondern auch historisch zu einem bestimmten Stichtag. Programme und Transaktionen, die diese Funktion unterstützen, können benutzerindividuell für eine historische Stammdatenanzeige ausgelegt werden. Dies ist allerdings nur im PBS archive add on CFI möglich. Eine ausführliche Beschreibung zur Verwendung von historischen Stammdaten ist dem CFI Benutzerhandbuch zu entnehmen. Innerhalb der Transaktionen der PBS archive add ons CCMD/CVMD können auf die Ä n- derungshistorie der Stammdaten zugegriffen werden.

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