Geschäftsordnung des Stadtrates vom 4. Dezember 2013

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1 Stadt Stein am Rhein StR Geschäftsordnung des Stadtrates vom 4. Dezember 2013 Änderung vom 27. Mai 2015 Alle Personen- und Funktionsbezeichnungen dieser Geschäftsordnung gelten - ungeachtet der männlichen oder weiblichen Sprachform - für beide Geschlechter.

2 2 INHALTVERZEICHNIS I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN 3 Kollegialität 3 Führungsgrundsätze 3 II. ORGANISATION 3 Struktur und Organisation 3 Referate 3 Sitzungen 4 Vorbereitung und Antragstellung 4 Verwaltungsführung 5 Unterstellung 5 III. AUFGABEN, KOMPETENZEN 5 Ausgabenkompetenz, Grundsatz 5 Ausgabenkompetenz 6 Kreditkontrolle 6 Stadtpräsidium 7 IV. SCHLUSSBESTIMMUNGEN 7 Inkrafttreten 7

3 3 Der Stadtrat, gestützt auf Art. 52 des Gemeindegesetzes vom 17. August 1998 und Art. 29 der Verfassung der Einwohnergemeinde Stein am Rhein vom , erlässt folgende Geschäftsordnung: Kollegialität Führungsgrundsätze Struktur und Organisation Referate I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Art. 1 1 Die Mitglieder sind den Mehrheitsbeschlüssen des Rates verpflichtet; sie vertreten diese nach aussen. 2 Abweichungen vom Kollegialitätsprinzip sind in besonderen Fällen nach vorgängiger Diskussion im Stadtrat erlaubt. Art. 2 1 Der Stadtrat definiert Legislaturziele; diese und deren Erfüllung werden periodisch überprüft. 2 Die Stadtratsmitglieder besprechen sich regelmässig mit den ihnen fachlich unterstellten Bereichsleitern, um die sach- und termingerechte Bearbeitung und Koordination der Geschäfte sicherzustellen. II. Art. 3 ORGANISATION Der Stadtrat nimmt die politisch-strategische Führung im Sinne einer langfristigen Zielfestlegung und Koordination der Umsetzung von Schwerpunkten wahr. Art. 4 Zur Vorbereitung der Geschäfte und zur selbständigen Erledigung der ihnen durch die Gesetzgebung oder besondere Delegation übertragenen Aufgaben bestehen folgende Referate: 1. Präsidialreferat 2. Schulreferat * 1 3. Sozialreferat 4. Bau- und Werkreferat 5. Sicherheits- und Umweltreferat 6. Finanzreferat

4 4 Zuteilung der Sachgebiete Sitzungen Vorbereitung und Antragstellung Art. 5 1 Im Rahmen der durch Art. 4 bestimmten Gliederung werden den Departementen die einzelnen Sachgebiete in einem Organisationsreglement zugewiesen. 2 Die Zuweisung hat so zu erfolgen, dass die Sachzusammenhänge gewahrt bleiben, die Arbeitsabläufe erleichtert werden und die Arbeit möglichst gleichmässig auf die Referenten verteilt ist. Art. 6 1 Die ordentlichen Sitzungen des Stadtrates finden in der Regel 14täglich statt. 2 In dringenden Fällen oder auf Verlangen eines Mitgliedes finden ausserordentliche Sitzungen statt. Art. 7 1 Der Stadtschreiber leitet in Absprache mit dem Stadtpräsidenten die eingehenden Geschäfte den Referaten bzw. den Verwaltungsabteilungen zur Bearbeitung bzw. zur Erledigung zu. 2 Geschäfte, die in den Bereich mehrerer Referate fallen, werden dem zur Hauptsache beteiligten Departement überwiesen, das die Federführung übernimmt. Das federführende Referat holt von den andern beteiligten Referaten Mitberichte ein und sorgt für gegenseitige Information. 3 Die Referenten bzw. die Bereichsleiter orientieren den Stadtrat in geeigneter Weise über die laufenden und abgeschlossenen Geschäfte. 4 Die Referate haben die zu behandelnden Geschäfte bis spätestens sechs Tage vor der Sitzung der Stadtverwaltung einzureichen. 5 Für die Beratungsgegenstände anlässlich der ordentlichen Sitzungen sind schriftliche Anträge vorzubereiten, die mit den erforderlichen Akten vier Tage vor der Sitzung zur Einsicht aufliegen müssen. Der Antrag ist in der Regel in der Form eines Beschlusses zu verfassen. 6 Die Geschäfte der Sozialhilfebehörde werden im Rahmen der Aktenauflage aufgelegt.

5 5 Verwaltungsführung Unterstellung Ausgabenkompetenz, Grundsatz Zeichnungsberechtigung Art. 8 1 Die Verwaltungsführung ist Schnittstelle zwischen strategischer Führung und Verwaltung. Sie koordiniert subsidiär die Umsetzung der Aufgaben im operativen Bereich. 2 Sie ist beratendes Organ des Stadtpräsidenten und unterstützt den Stadtrat in seinen Aufgaben. Über ihre Tätigkeiten informiert sie den Stadtrat laufend in geeigneter Form. 3 Der Verwaltungsführung gehören der Stadtschreiber, der Bereichsleiter Soziales, der Bereichsleiter Einwohnerdienste, Steuern, Finanzen sowie der Bereichsleiter Bau an. Art. 9 1 Die Bereichsleiter sind den Referatsvorstehern unterstellt. Im Einzelfall gilt dies auch für besondere Bereiche (z.b. Altersheim, Spitex Forstverwaltung). 2 Der Stadtschreiber führt die Bereichsleiter (Verwaltungsabteilungen) organisatorisch. 3 Die personelle und fachliche Führung der einzelnen Verwaltungsabteilungen obliegt den Bereichsleitern. III. Art. 10 AUFGABEN, KOMPETENZEN 1 Aufgaben und Kompetenzen sollen in der städtischen Verwaltung möglichst eine Einheit bilden. Die Verwaltungsabläufe sollen einfach und effizient sein. 2 Der Stadtrat delegiert die Ausgabenkompetenzen für Voranschlags- und Verpflichtungskredite weitgehend an die mit den entsprechenden Aufgaben beauftragten Referate und diese delegieren an die zuständigen Bereiche. Art Das gemäss den gesetzlichen Bestimmungen und der Geschäftsordnung des Stadtrates sachlich zuständige Organ kann, vorbehältlich Absatz 2 und 3, im Namen der Gemeinde nach aussen auftreten. 2 Verträge, Urkunden, und wichtige Korrespondenz des Stadtrates werden vom Stadtpräsidenten und vom Stadtschreiber unterzeichnet.

6 6 Ausgabenkompetenz Kreditkontrolle Visum 3 Für den Geldverkehr gegenüber Finanzinstituten gilt Unterschrift zu zweien. Zeichnungsberechtigt sind der Stadtpräsident, der Stadtschreiber oder der Finanzreferent zusammen mit dem Bereichsleiter Finanzen oder seinem Stellvertreter. Art Die Referate beschliessen in eigener Kompetenz Ausgaben im Rahmen bewilligter Kredite bis zu folgender Auftragssumme: Lieferungen unter Fr. 100'000 Dienstleistungen unter Fr. 150'000 Bauarbeiten unter Fr. 150'000 Vorbehalten bleiben Ausgaben, bei denen der Stadtrat die Zuständigkeit für die Vergabe ausdrücklich für sich in Anspruch nimmt. 2 Die Submissionsbestimmungen gemäss Interkantonale Vereinbarung über das Beschaffungswesen sind zwingend einzuhalten. 3 Alle übrigen Ausgaben im Rahmen bewilligter Kredite sowie wesentliche Ausgaben ausserhalb bewilligter Kredite beschliesst der Stadtrat auf Antrag des zuständigen Referats. Art Die Referate sind für die Einhaltung der bewilligten Kredite verantwortlich. 2 Sie beantragen dem Stadtrat rechtzeitig das Einholen allfälliger Nachtragskredite beim zuständigen Organ. Art. 14 Ausgabenbelege werden vom Sachbearbeiter und dem zuständigen Bereichsleiter kontrolliert und visiert. Ist der Bereichsleiter gleichzeitig Sachbearbeiter, erfolgt die Zweitunterschrift durch den zuständigen Referatsvorsteher. Ist der Referatsvorsteher gleichzeitig Sachbearbeiter, erfolgt die Zweitunterschrift durch dessen Stellvertreter.

7 7 Stadtpräsidium Inkrafttreten Art. 15 Dem Stadtpräsidenten stehen zusätzlich zu den Befugnissen in übergeordneten Erlassen folgende Kompetenzen zu: - Zuweisung neuer Aufgaben, die sich nicht einem Referat zuordnen lassen. IV. Art. 16 SCHLUSSBESTIMMUNGEN Diese Geschäftsordnung tritt auf den 01. Januar 2014 in Kraft und ersetzt die Geschäftsordnung vom mit den Änderungen vom Vom Stadtrat genehmigt am 4. Dezember 2013 Stadtrat Stein am Rhein Die Stadtpräsidentin Der Stadtschreiber sig. Claudia Eimer sig. Stephan Brügel Mit Stadtratsbeschluss Nr. 102 vom 27. Mai 2015 geändert Stadtrat Stein am Rhein Die Stadtpräsidentin Der Stadtschreiber sig. Claudia Eimer sig. Stephan Brügel * 1 Änderung vom