8.3 Seriendruck: Briefe Sechs Schritte zum Erfolg Serienbriefe

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1 8.3 Seriendruck: Briefe Sechs Schritte zum Erfolg Jeder Seriendruck besteht aus 2 Teilen: Hauptdokument: Das Hauptdokument dient als Mustervorlage. Hier bestimmen Sie, wie das Dokumente am Ende aussehen soll, was/wo stehen muss (Textteile, Seriendruckfelder/Platzhalter). Datenquelle: Die Datenquelle ist die Informationsliste, die den Seriendruckfeldern/Platzhaltern den Namen geben (z. B. «VORNAME» «NAME» etc.). Beim Ausführen des Seriendrucks werden die Informationen aus der Datenquelle in die Seriendruckfelder/Platzhalter eingefügt (z. B. Simone Hartmann). Vorname Name Adresse PLZ Ort Simone Hartmann Hauptstrasse Littau Serienbriefe Serienbriefe eignen sich für Briefe gleichen Inhalts (z. B. Einladungsschreiben zur Vernissage), die an mehrere Personen verschickt werden sollen. Es werden lediglich bestimmte Textabschnitte 1 ausgetauscht. Um den Brief persönlicher zu gestalten, sprechen Sie die einzelnen Personen (Adressaten) direkt an (Frau Simone Hartmann: Sehr geehrte Frau Hartmann). Da Sie die einzelnen Adressen nicht alle tippen müssen, ersparen Sie sich viel Zeit und Aufwand diese Arbeit übernimmt die Seriendruck-Funktion 2 von mit wenigen Klicks. 1 Es handelt sich dabei eben um Platzhalter (Seriendruckfelder). 2 Auch Adressetiketten und Umschläge lassen sich mit der SeriendruckFunktion effizient erledigen. 137

2 2010 Der Brief wird wie üblich erstellt, allerdings ohne Empfängeradresse und Begrüssung (wird später durch erledigt). Erst durch das Aufrufen des Registers SENDUNGEN und den entsprechenden Arbeitsschritten wird aus diesem Dokument ein Serienbrief. Bei der Datenquelle handelt es sich um eine «normale» Adressliste mit Datensätzen 1. Es spielt grundsätzlich keine Rolle, woher Sie die Adressen zum Erstellen eines Serienbriefes nehmen. Es kann eine Textdatei (*.txt) oder eine datei sein (Tabelle, Tabulatoren, Adressen getrennt durch Kommas, Semikolon etc.) 2. Oft sind Adressen auch in Excel-Tabellen oder in einer Datenbank (Access) gespeichert. Mit den Seriendruckfeldern (auch Datenfelder oder Platzhalter genannt) legen Sie fest, an welcher Stelle im Brief welche Daten erscheinen sollen. Hinweis: Option «Briefe individuell bearbeiten» (elektronischer Ausdruck): Es lohnt sich, die Serienbriefe vor dem Ausdruck zu prüfen. Bei (vermeidbaren) Fehlern produzieren Sie viel Makulatur für nichts! Mit dieser Option werden alle Briefe in ein leeres Dokument kopiert. Dieses Dokument bekommt den Namen Serienbriefe1 (Titelleiste). Kontrollieren Sie die einzelnen Briefe und passen Sie sie eventuell individuell an. Falls gravierende Fehler in den Briefen zu finden sind (z. B. Anrede nicht auf einer separaten Zeile), schliessen Sie dieses Dokument (ohne Speicherung) und kehren Sie zum Hauptdokument zurück. Es macht keinen Sinn, im elektronischen Ausdruck z. B. 200 Mal die gleiche Änderung durchzuführen. Nehmen Sie diese Anpassungen im Hauptdokument 3 (Mustervorlage mit Seriendruckfeldern) vor. Führen Sie anschliessend die Aktion «Briefe individuell bearbeiten...» erneut durch. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie keine Fehler mehr entdecken ( ist geduldig). Erst dann drucken Sie die Briefe aus. Aufgabe 131 Serienbrief: Sechs Schritte zum Erfolg Wir erstellen den folgenden Serienbrief gemeinsam. Öffnen Sie die -Datei Grundbrief 1. Formatieren Sie den Brief nach den geltenden Briefdarstellungsregeln: linker Einzug für die Adresse, 11. Zeile oder 9 cm mit «8008 Zürich», und dem Feld «Datum». Aktivieren Sie das Register SENDUNGEN/Seriendruck starten/«seriendruck-assistent mit Schritt-für-Schritt- Anweisungen...» Auf der rechten Bildschirmseite erscheint der Aufgabenbereich Seriendruck mit dem Seriendruck- Assistenten. Schritt 1: Was wollen Sie erstellen (Dokumenttyp wählen): Wählen Sie hier die Option «Brief». Klicken Sie anschliessend unten im Aufgabenbereich auf den Link «Weiter»: Dokument wird gestartet Ein Datensatz beinhaltet alle Informationen zu einer Person (Anrede, Name, Vorname, Adresse, PLZ, Ort, Geburtsdatum, Funktion etc.) oder zu einem Artikel (Artikel-Nr., Beschreibung, Einheitspreis, Mengenrabatt etc.) 2 Es vereinfacht das Erstellen eines Serienbriefes, wenn die Datenliste aussagekräftige Spaltentitel (Name, Vorname etc.) enthält. 3 erkennbar daran, dass dieses Dokument meist nur eine einzige Seite hat.

3 Schritt 2: Welches Dokument wollen Sie dazu verwenden (Startdokument wählen): Für diese Übung verwenden Sie das aktuelle Dokument 1. Schritt 3: Welche Datenquelle wollen Sie verwenden (Empfänger wählen): Wählen Sie die Option «Vorhandene Liste verwenden», da die Adressliste 2 besteht bereits. Wählen Sie den Link «Durchsuchen». Die -Datenliste heisst Werbe_Adressen. Datenquelle verwenden Die gewählte Adressliste gleicht einer Excel-Tabelle mit Filterfunktion. Bestätigen Sie mit OK. Feldname: Spaltentitel (Steuersatz für Seriendruck: Namen der Platzhalter im Hauptdokument) Datensatz: Gesamte Informationen (alles, was z.b. zu einer Person gehört = blau unterlegt) Datenfeld: «Vorname» Beat (ein Feld in einem Datensatz Datenbank: Alle Datensätze in einer Tabelle (Adressliste) Hinweis: Auswahl der einzelnen Seriendruckfelder besser steuern. Der Adressblock eignet sich nicht unbedingt für die Schweiz. Benutzen Sie eher die Option «Weitere Elemente...». Sie können die Platzierung und die 1 Sollten Sie den Brief schon erstellt haben, gelangen Sie über die Option «Mit vorhandenem Dokument beginnen» in den Windows-Explorer, worin Sie die Datei auswählen können. 2 Wenn Sie die Adressen erst jetzt eingeben wollen (was selten der Fall ist), wählen Sie den Link Erstellen stellt Ihnen dann eine Eingabemaske zur Verfügung. 139

4 Schritt 4: Wo sollen welche Seriendruckfelder/Platzhalter (Steuersätze) eingefügt werden: Briefmuster ergänzen und fertigstellen. Wählen Sie also die Option «Weitere Elemente...». Fügen Sie die Seriendruck-Felder mit einem Maus-Doppelklick auf die Feldnamen ein (alle zusammen). Passen Sie die Darstellung der Adresse erst nachher an (Absätze und Leerzeichen einfügen). Um bereits jetzt das Ergebnis zu sehen, klicken Sie im Register SENDUNGEN auf das Symbol «Vorschau Ergebnisse». Schritt 5: Wie sehen die einzelnen Briefe mit den eingefügten Datensätzen aus: Vorschau. Hier können Sie einzelne Empfänger ausschliessen (angezeigten Datensatz) oder Empfänger nach gewünschten Kriterien filtern, sodass nur diejenigen Empfänger den Brief erhalten, die den gewünschten Kriterien entsprechen. direkt über die Spaltenüberschriften (Feldname) filtern/sortieren Um fehlende Seriendruckfelder einzufügen, gehen Sie zurück zu Schritt 4 und ergänzen sie dort. Fügen Sie auf diese Weise nach der Begrüssung «Guten Tag» die beiden Seriendruckfelder ANREDE und NAME ein. Beenden Sie den Seriendruck, indem Sie zu Schritt 6 weiter gehen. 140

5 Schritt 6: Seriendruck beenden (Ausgabe): Hier haben Sie zwei Möglichkeiten zur Auswahl: a) Wenn Sie ganz sicher sind, dass Ihre Briefe korrekt sind, drucken Sie sie aus (mutig). b) Sonst (empfohlen) wählen Sie den Link «Individuelle Briefe bearbeiten», dann wird das Serienbriefdokument (alle Briefe nacheinander in einer Datei) zuerst als so genannter «elektronischer Ausdruck» in ein neues Dokument ausgegeben. Wählen Sie die Option «Individuelle Briefe bearbeiten...» und kontrollieren Sie die Briefe im neuen Dokument Serienbriefe1 vor dem Drucken. Wenn Ihnen die Serienbriefe gefallen, d. h. nichts mehr zu beanstanden ist, könnten Sie den Druckbefehl geben. Tun Sie es hier nicht, es sind 35 Briefe! Speichern Sie das Serienbrief-Dokument (elektronischer Ausdruck) ausnahmsweise: Seriendruck_1 «Sechs Schritte zum Erfolg»; Sie sehen, es geht ganz einfach. Schliessen Sie Ihre Datei Seriendruck_1. Damit kehren Sie wieder zum Serien-Hauptdokument mit den Seriendruckfeldern zurück (nicht schliessen). Hinweis: Falls Sie bei der Vorschau bemerken, dass Sie unnötige Leerschläge zwischen einzelnen Datenfeldern haben, korrigieren Sie das im Hauptdokument (zur Erinnerung: Muster für, wie all die Briefe nachher aussehen sollen) Regeln: Bedingungsfelder Mit «Guten Tag» sind wir dem Problem der korrekten Begrüssung (sehr geehrte/r) elegant ausgewichen. Das lässt sich mit einem Wenn-Dann-Sonst-Bedingungsfeld korrigieren. Bedingung DANN-Anweisung SONST-Anweisung Wahrheitsprüfung ja, trifft exakt zu nein, trifft nicht zu 1 Anrede = Frau schreibe: Sehr geehrte Frau schreibe: Sehr geehrter Herr Nun prüft beim Zusammenführen der Datensätze mit dem Hauptdokument die Anrede und vergleicht sie mit der Bedingung (gleich Frau): Wenn das zutrifft, dann fügt den Text «Sehr geehrte Frau» ein, sonst (in allen anderen Fällen) wird der Text «Sehr geehrter Herr» eingefügt. Hinweis: nicht speichern es ist in der Praxis auch nicht üblich. In den folgenden Übungen wird jeweils ein Speichername für den elektronischen Ausdruck angegeben. Selbstverständlich müssen Sie die Serienbriefe 1 Weil z. B. hinter der Anrede «Frau» noch ein Leerschlag folgt! Für ist «Frau» mit «Frau inkl. Leerschlag» nicht dasselbe. 141

6 Aufgabe 132 Serienbrief mit Regeln (Bedingungen) Bearbeiten Sie Ihr Serien-Hauptdokument, das immer noch geöffnet ist, weiter. Gehen Sie zu Schritt 4 oder 5 zurück. Löschen sie die ganze Zeile mit der Anrede und fügen Sie dort die Regel «Wenn... Dann... Sonst...» ein. Füllen Sie die angezeigte Dialogbox wie abgebildet aus: Fügen Sie nach dem Bedingungsfeld (im Hauptdokument) einen Leerschlag ein (falls Sie ihn nicht bereits beim Bedingungsfeld eingegeben haben) sowie das Seriendruckfeld NAME. Schauen Sie sich den Serienbrief in einem neuen Dokument (elektron. Ausdruck) an und kontrollieren Sie, ob die Anpassungen richtig vorgenommen hat. Speichername des elektronischen Ausdrucks: Seriendruck_2 Schliessen Sie das Hauptdokument, ohne es zu speichern. Aufgabe 133 Seriendruck: Register SENDUNGEN Betrachten Sie das abgebildete Register SENDUNGEN. Zeichnen Sie die 6 Schritte ein: 142

7 Aufgabe 134 Serienbrief: Bedingungsfeld Öffnen Sie die -Datei Hauswartwechsel. Formatieren Sie den Brief nach den Regeln der Briefdarstellung und fügen Sie auf der 11. Zeile/ bei 9 cm das aktuelle Datum (Feld) hinzu. Erstellen Sie einen Serienbrief mit der - Adressdatei Mieteradressen. Die Anrede «Sehr geehrte/r» lösen Sie mit einem Bedingungsfeld (Regel). Schauen Sie sich den Serienbrief in der Vorschau (elektronischer Ausdruck) an. Das Hauptdokument sowie den Serienbrief schliessen Sie ohne zu speichern. Aufgabe 135 Serienbrief mit vielen WENNs Ausgangslage: Das Reisebüro Holiday-Trip hat vor gut zwei Wochen den Sommerferienkatalog für junge Leute zwischen 20 und 30 verschickt. Da es bisher kaum Rückmeldungen (Buchungen, Buchungsanfragen etc.) gab, hat sich die Leitung entschieden, einen Nachfassbrief mit einem Rabatt-Bon zu versenden. Öffnen Sie das -Dokument Reiseangebot. Fügen Sie unterhalb der späteren Adresse das aktuelle Datum ein. Erstellen Sie daraus einen Serienbrief mit Links- oder Rechtsadressierung (es sind knapp 430 Briefe!) mit den Daten in der Excel-Arbeitsmappe Reisekunden. Es sind 3 WENN-Bedingungen. Beachten Sie die beiden Musterbriefe Reiseangebot_Muster.pdf und markieren Sie sie darauf. Bedingung 1: Anrede Liebe/Lieber Bedingung 2: Weltenbummler (dann Trekkingreise) oder Sport- und Relaxfan (dann Aktivferien). Diese Texte müssen Sie von der Muster-Datei (PDF) abschreiben (oder kopieren). Für Profis: Bedingung 3: ab 3 oder mehr Buchungen: Rabatt von 150. bei 1 oder 2 Buchungen: Rabatt von

8 Gestalten Sie im unteren Drittel des Briefes einen persönlichen Rabatt-Bon (siehe Vorlage). Der Name der Kundin/des Kunden sowie der Rabatt sollen bereits vorhanden sein. Kontrollieren Sie die korrekte Briefdarstellung (Abstände, Silbentrennung etc.). Führen Sie den elektronischen Ausdruck aus und speichern Sie ihn unter Reiseangebot_1. Das Hauptdokument schliessen Sie ohne zu speichern. Aufgabe 136 Serienbrief: viele Datenfelder Ausgangslage: Die Cabrio AG bietet allen Kundinnen und Kunden, deren Auto die Jahrgänge 2008 oder älter haben, einen Gratis-Safty-Check an. Der Brieftext besteht schon, auch die Adressdatenbank ist vorhanden. Ihre Aufgabe besteht darin, diesen Serienbrief herzustellen (Abbildung: Ein fertiger Brief an Herrn Albisser). Öffnen Sie die -Datei Cabrio_ Brief und nehmen Sie die nötigen Briefdarstellungs-Formatierungen für einen rechtsadressierten Brief vor, fügen Sie das heutige Datum ein. In der Kopfzeile fügen Sie das Logo Cabrio AG.emf ein und ergänzen die Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Tel. Fax, Mailto) 1. In der Fusszeile fügen Sie Ihren Namen und Vornamen (Arial 8 pt, zentriert) sowie darunter den Text Besuchen Sie unsere Homepage: (Arial 8 pt, zentriert, fett) ein. Fügen Sie die Unterschrift ein (Grafik: Unterschrift.jpg). Speichern Sie den fertig formatierten Brief nach. Erstellen Sie nun den Serienbrief (die Abbildung hilft Ihnen, die entsprechenden Seriendruckfelder einzufügen). Die Excel-Adressdatenbank finden Sie unter Adressen_Auto_Check Damit die vielen Adress-Infos die Seiteneinrichtung nicht stören, fügen Sie sie in ein Textfeld ein.

9 Es sollen nur diejenigen den Brief erhalten, die ein Auto besitzen, das im Jahr 2008 oder vorher gekauft wurde. Den AUDI-Fahrerinnen und -Fahrer machen Sie zusätzlich ein Angebot (erhalten also nur diese): AUDI bietet einen Sicherheits-Paket an. (Text: Für Ihren AUDI haben wir ein spezielles Sicherheits-Paket: 1 Liter Scheibenenteiser-Flüssigkeit, Eisschaber, Türschloss-Enteiser und warme Decke sowie Polar-Handschuhe für nur CHF 25., gültig solange Vorrat.). Speichername (elektronischer Ausdruck): Serienbrief_Cabrio Drucken Sie die Briefe nicht aus. Hinweis: Im geschäftlichen Alltag gehen Sie vielleicht einfacher vor: Sie schreiben den AUDI-Kunden-Text auf die Mustervorlage und filtern die Briefe nach den AUDI- Fahrer/-innen. Sie drucken diese Briefe aus und kehren zum Hauptdokument zurück. Hier löschen Sie dann den AUDI-Text, filtern neu nach «Nicht-AUDI-Fahrer/-innen» und drucken die restlichen Briefe aus Für Profis: Fehler in Feldern Inhalt von Regeln anzeigen: Während «normale» Seriendruckfelder im Hauptdokument angezeigt werden, gilt das nicht für Regeln, die Sie erstellt haben: Sie werden nicht angezeigt. Nur wenn die Bedingung zutrifft, erscheint das Ergebnis (z. B. ein zusätzliches Angebot etc.). Sobald Sie mehrere Regeln «ineinander schachteln», geschieht es schnell, dass Sie eine Bedingung nicht korrekt erfasst haben. Korrigieren können Sie sie nicht, weil Sie nicht sehen, was Sie falsch gemacht haben. Hier hilft die Tastenkombination Alt + F9: Damit werden alle Feldfunktionen eingeblendet. { IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Sehr geehrte Frau" "Sehr geehrter Herr"} Nun können Sie «eingreifen». Mit der erneuten Eingabe der Tastenkombination Alt + F9 verschwinden die Feldfunktionen wieder und es werden nur noch die Feld-Ergebnisse angezeigt. Aktualisieren! Falsche Zahlenformate beim Seriendruck korrigieren: Häufig benützen Sie Excel-Tabellen als Datenquelle. Währungsformate, die Sie in Excel korrekt zugewiesen haben, werden in - Seriendruckfeldern leider unformatiert dargestellt. Oft werden sogar Dezimalstellen ergänzt (obwohl die Beträge in Excel gerundet wurden) oder weggelassen, sodass zum Beispiel aus «CHF » (in der Excel- Tabelle) «150» (im -Serienbrief) wird 1. Darum müssen Sie die Seriendruckfelder im -Dokument mit passenden Formatschaltern ausstatten. Zahlenwerte, Geldbeträge: Nachdem Sie das Seriendokument zusammengestellt und die Seriendruckfelder eingefügt haben, machen Sie die Feldfunktionen mit Alt + F9 sichtbar. Anstelle eines Platzhalters wie «Betrag» sehen Sie dann einen Feldcode wie { MERGEFIELD "Betrag" }. 1 Grund dafür ist die Schnittstelle, die zum Datenaustausch zwischen Excel und benutzt wird. In kommt dafür standardmässig OLE (Object Linking and Embedding Objekt-Verknüpfung und Einbettung) zum Einsatz. 145

10 2010 Diesen Code können Sie nun mit einem Formatschalter ergänzen. Das gewünschte Währungsformat erhalten Sie z. B. mit folgendem Formatschalter: { MERGEFIELD "Betrag" \# "#'##0.00 CHF" } Der Betrag sieht dann so aus: 1' CHF Die Zeichenfolge «\#» leitet eine Zahlenformatierung ein und hat vor- und nachher einen Leerschlag. Das Ausgabeformat steht zwischen Anführungs- und Schlusszeichen. Abgebildeten Beispiel: Raute (#) für eine optionale Stelle vor dem Komma und die Null (0) für eine erzwungene Stellenangabe (also ein Zahlenformat mit mindestens einer Stelle vor und genau zwei Stellen nach dem Komma). Danach folgt noch das Währungszeichen. Datumsangaben: Der Formatschalter für Datumsangaben wird mit eingeleitet (vor und nach dem Formatschalter ist je ein Leerzeichen). Das Seriendruckfeld «Datum» formatieren Sie z. B. so: { MERGEFIELD "Datum" "dd.mm.yyyy" } Das Datum sieht dann so aus: Das abgebildete Datumsformat steht für zweistellige Tages- und Monatsangaben sowie für eine vierstellige Jahreszahl: «d» für «Day», ein grossgeschriebenes (!) «M» für «Month» und ein «y» für «Year». Sobald Sie alle Seriendruckfelder mit den passenden Formatschaltern versehen haben, kehren Sie durch erneutes Drücken von Alt + F9 zur normalen Ansicht zurück. Eventuelle müssen Sie die Felder noch aktualisieren (Kontextmenü). Die Zahlen- oder Datumswerte sollten jetzt im gewünschten Format dargestellt werden. 146

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