Informationstechnologie SWIM Benutzerhandbuch

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1 EUROPÄISCHE KOMMISSION GD Beschäftigung, Soziales und Integration Ressourcen, Kommunikation Informationstechnologie SWIM Benutzerhandbuch Datum: 05/05/2015 Version: 5.2 Autor: Wim NAHON, Fuada LANI Überprüft von: Wojciech KORYCKI Referenz: SWIM-MAN-048 Software-Version: Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) Commission européenne, L-2920 Luxembourg. Telephone: (352)

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einführung Definition Haftungsausschluss ECAS-Authentifizierung anwenden Persönliches ECAS-Konto erstellen Ihr ECAS-Passwort zurücksetzen Vereinbarungen über eine Finanzhilfe auf ECAS-Authentifizierung migrieren SWIM-Startseite Antrag im Rahmen einer laufenden Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen erstellen Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe nachfolgen Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen Bereich der Anträge über eine Finanzhilfe Bereich der Vereinbarungen über eine Finanzhilfe Bearbeiter verwalten Personen dazu einladen, Bearbeiter eines Antrages oder einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe zu werden Die Einladung, Bearbeiter eines Antrages oder einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe zu werden, akzeptieren (oder ablehnen) Bearbeiter für einen Antrag oder eine Vereinbarung über eine Finanzhilfe löschen Mit Ihren Anträgen über eine Finanzhilfe arbeiten Antrag auf eine Finanzhilfe ausfüllen und einreichen Detaillierte Beschreibung der Abschnitte Antragsteller Mitantragsteller Verbundene Einrichtungen Assoziierte Organisationen Dritte Operative und finanzielle Fähigkeit Maßnahme Anhänge Kostenvoranschlag Druckversion eines Antrages über eine Finanzhilfe erstellen Antrag über eine Finanzhilfe löschen Einen Antrag über eine Finanzhilfe archivieren SWIM: Benutzerhandbuch Seite 2

3 6. Mit Ihren Vereinbarungen über eine Finanzhilfe arbeiten Antrag auf Änderungen erstellen und einreichen Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages erstellen und einreichen Antrag auf Änderung der Teilnehmer erstellen und einreichen Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages und der Teilnehmer erstellen und einreichen Antrag auf weitere Vorfinanzierungtranchen/Zwischenzahlung erstellen und einreichen Abschlussbericht über die technische Durchführung ausfüllen und einreichen Jährliche Berichte ausfüllen und einreichen Finanzielle Endabrechnung erstellen und einreichen SWIM: Benutzerhandbuch Seite 3

4 Dokumentverlauf Version Datum Kommentar Autor /05/2007 Originalfassung Adolfo DE LORENZO /02/2008 Abschnitte eingefügt Adolfo DE LORENZO /03/2008 Wichtige Überarbeitung Riccardo RONCORONI /07/2008 Abschnitte eingefügt Adolfo DE LORENZO /07/2009 Aktualisierung Riccardo RONCORONI /04/2010 Anpassung an die neue Benutzeroberfläche Wim NAHON /01/2011 Aktualisierung PROMIS Fuada LANI /11/2011 Anpassung an die neue Benutzeroberfläche /08/2012 Anpassung an die neue Benutzeroberfläche /04/2013 Anpassung an die neue Mehrempfängerversion /09/2013 Anpassung an die neue Fassung mit ECAS- Authentifizierung /05/2014 Alte Authentifizierungsmethode entfernt Wim NAHON Wim NAHON Wim NAHON Wim Nahon Wim Nahon /10/2014 Anpassung an SWIM Wim Nahon /04/2015 Anpassung an SWIM Wim Nahon /05/2015 Neues Look&Feel ECAS Wim Nahon SWIM: Benutzerhandbuch Seite 4

5 1. EINFÜHRUNG 1.1. Definition SWIM (Subventions Web Input Module) ist das von der Generaldirektion Beschäftigung, Soziales und Integration der Europäischen Kommission entwickelte elektronische System zur effizienten Verwaltung ihrer Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und ihrer daraus ergebenden Vereinbarungen über eine Finanzhilfe. Im Stadium der Antragstellung können Antragsteller in SWIM das Antragsformular sowie den Kostenvoranschlag ausfüllen und einreichen. Während der Ausführung des Projektes benutzt der Empfänger SWIM, um: Anträge auf Änderung des Kostenvoranschlages zu erstellen und einzureichen Anträge auf Änderung der Teilnehmer zu erstellen und einzureichen Aufstellungen der bereits angefallenen Kosten zu erstellen und einzureichen, welche einem Antrag auf weitere Vorfinanzierungstranchen oder Zwischenzahlungen beigefügt werden müssen, wenn diese Zahlungen in der Vereinbarung vorgesehen sind. Nach der Ausführungsfrist der Aktion benutzt der Empfänger SWIM dazu, die finanzielle Endabrechnung sowie den Endbericht über die technische Durchführung einzureichen. Damit die Kommission diese elektronischen Dokumente berücksichtigen kann, müssen sie außerdem ausgedruckt, unterzeichnet und mit einem offiziellen Anschreiben an die Kommission geschickt werden, zusammen mit den in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und/oder der Finanzhilfevereinbarung genannten Dokumenten. In diesem Handbuch werden die technischen Funktionen von SWIM beschrieben, um es dem Benutzer zu ermöglichen, die oben genannten Dokumente elektronisch auszufüllen, zu bearbeiten und einzureichen. Die rechtlichen und finanziellen Bestimmungen sowie das praktische Vorgehen werden in den Dokumenten der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und/oder in der Finanzierungsvereinbarung festgelegt Haftungsausschluss Dieses Handbuch hat nur das Ziel, die Anwendung des Informationssystems zu erleichtern. Da sich das Informationssystem schnell entwickelt, wird nicht gewährleistet, dass alle Beschreibungen völlig richtig sind, am Moment, woran Sie Kenntnis davon nehmen. In keinem Fall können die Beschreibungen in diesem Handbuch Vorrang über den geltenden Regeln bekommen. Außerdem können sie nicht als juridische Interpretation der Dienste der Europäischen Kommission betrachtet werden. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 5

6 1.3. ECAS-Authentifizierung anwenden SWIM benutzt ECAS (Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission) als einzige Authentifizierungsmethode. Dieser Abschnitt beschreibt: wie Sie ein persönliches ECAS-Konto erstellen können wie Sie Ihr ECAS-Passwort zurücksetzen können ******************** Wichtiger Hinweis! Da die alte auf die Antragsnummer basierte Authentifizierungsmethode abgeschaltet wurde, können Sie nicht mehr auf die Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen, welche nicht auf ECAS-Authentifizierung migriert wurden. Bitte kontaktieren Sie um das Problem zu lösen. ******************** Persönliches ECAS-Konto erstellen Befolgen Sie diese Prozedur, um ein persönliches ECAS-Konto zu erstellen: 1. Greifen Sie auf die Seite für Anmeldung für ECAS zu. Klicken Sie dazu auf den folgenden Link: https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi SWIM: Benutzerhandbuch Seite 6

7 Die Seite Anmeldung für ECAS wird angezeigt: 2. Füllen Sie die Felder wie oben angegeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Konto erstellen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 7

8 Die folgende Seite wird angezeigt: 3. Greifen Sie auf das Postfach zu, das Sie auf der Anmeldungsseite eingegeben haben. Der Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission hat Ihnen einen - Bericht im folgenden Format zugeschickt: Sehr geehrte(r) Helmut MAYER, Sie wurden in ECAS, dem Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission, registriert. Ihr Benutzername lautet: Helmut.Mayer. Um Ihr Passwort zu erstellen, klicken Sie auf diesen Link Sie haben maximal 1Std. 30 Min. Zeit, um Ihr Passwort zu erstellen. Nach Ablauf dieser Frist können Sie über denselben Link einen weiteren Antrag stellen. Danach müssen Sie Ihren Benutzernamen neu eingeben und Ihren Antrag bestätigen. Sollte der Link nicht funktionieren, können Sie die folgende Adresse (vollständig!) in die Adresszeile Ihres Browsers kopieren: https://webgate.ec.europa.eu/cas/init/initialisepasswordlogin.cgi?wayf.domain=extern al&wayf.remember=checked&wayf.submit=select&uid=nmayehel&resetcode=cwvvfgx W5tPnzfT2tszjszS1V7maoPvZejgjoEwYRUvK Bitte wählen Sie bei jeder Anmeldung die Domäne Extern und nicht Europäische Kommission. Im Falle von Problemen antworten Sie bitte nicht auf diese Nachricht, sondern verwenden Sie die Hilfefunktion oder die Kontakt-Informationen auf der Website, auf der Sie sich zu registrieren versucht haben. Nach Empfang dieser kann es bis zu 5 Minuten dauern, bevor die genannte Internetseite Ihre Registrierung erkennt. Diese Nachricht wurde Ihnen von ECAS dem Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission zugesandt SWIM: Benutzerhandbuch Seite 8

9 4. Klicken Sie auf den im Bericht erwähnten Link. Die Seite Neues Passwort wird angezeigt: 5. Wählen Sie und bestätigen Sie Ihr ECAS-Passwort, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Absenden. Die Seite der Bestätigung des neuen Passwortes wird angezeigt: 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Die Seite Anmeldung wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 9

10 7. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anmeldung!. Die Seite Erfolgreiche Anmeldung wird angezeigt: Mit dieser Seite wird bestätigt, dass Sie jetzt über ein gültiges persönliches ECAS-Konto verfügen. Sie können den Browser jetzt schließen oder auf den Link Abmeldung klicken. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 10

11 Ihr ECAS-Passwort zurücksetzen Befolgen Sie diese Prozedur, um Ihr ECAS-Passwort zurückzusetzen: 1. Klicken Sie auf den Link Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite von ECAS: Die Seite Neues Passwort wird angezeigt: 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre -Adresse ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort erhalten. Die folgende Seite wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 11

12 3. Greifen Sie auf den Briefkasten zu und öffnen Sie den Bericht Initialisierung Ihres ECAS- Passwortes. Der Bericht hat das folgende Format: Sehr geehrte(r) Helmut MAYER (Helmut.Mayer), Sie haben eine Rücksetzung Ihres ECAS-Passworts angefordert. Um Ihr Passwort zurückzusetzen, klicken Sie auf den folgenden Link am besten sofort, spätestens aber 1 Std. 30 Min. nach dem Versand dieser Nachricht. Sie sollten diesen Link daher vor 27/09/ :48 GMT+02:00 UTC verwenden. <https://webgate.ec.europa.eu/cas/init/initialisepasswordlogin.cgi?uid=nmayehel&rese tcode=qmhr8aoubbplyqk19jsoo1npezeepeefrbbpjtzs07uw&wayf.submit=true&wayf. domain=external&wayf.remember=true&loginrequestid=ecas_lr enuhnmjvzjwkezklysqggyosoxyqgvm49l0vhupjjo7kgluoc7fhhwvugdlshivenhay1ze xdhofdbch4r4ebm-9fkqg0rmbdoqly7v7dni6qzk8qrlkyldjztjqtvpgssqzajui79riagzuwvlqzifco> Wenn der vorstehende Link nicht funktioniert, können Sie ihn (ohne Zeilenumbruch) durch Kopieren und Einfügen in die Adresszeile Ihres Browsers übertragen. Wenn Sie die Rücksetzung Ihres Passworts nicht selbst beantragt oder genehmigt haben, wurde dieser Vorgang möglicherweise durch einen Eingabefehler eines anderen Benutzers verursacht. Um den Vorgang zu löschen, klicken Sie bitte hier. Wenn diese Nachricht verspätet eingetroffen ist oder Sie den Rest des Vorgangs aus einem anderen Grund nicht innerhalb von 1 Std. 30 Min. durchführen können, kehren Sie bitte hierhin zurück, um die Rücksetzung Ihres Passworts erneut zu beantragen. Wenn Sie den Verdacht haben, dass eine andere Person versucht, sich Ihr Passwort zu verschaffen oder es zurückzusetzen, melden Sie dies bitte Ihrem lokalen Support-Desk. Diese Nachricht wurde Ihnen vom automatischen Passwort-Rücksetzdienst von ECAS zugesandt 4. Klicken Sie auf (oder kopieren Sie) den Link, wie er im Bericht anwesend ist. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 12

13 Die folgende Seite erscheint: 5. Geben Sie das neue Passwort ein und bestätigen Sie es. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden. Die folgende Seite wird angezeigt: 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Die Seite Erfolgreiche Anmeldung wird angezeigt. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 13

14 Vereinbarungen über eine Finanzhilfe auf ECAS-Authentifizierung migrieren ******************** Wichtiger Hinweis! Es ist nicht mehr möglich, selber Vereinbarungen über eine Finanzhilfe auf ECAS- Authentifizierung zu migrieren. Bitte kontaktieren Sie wenn Sie nicht mehr auf Ihre Vereinbarungen zugreifen können, weil sie noch nicht auf ECAS-Authentifizierung migriert wurden. ********************** SWIM: Benutzerhandbuch Seite 14

15 2. SWIM-STARTSEITE Klicken Sie auf den folgenden URL, um auf die SWIM-Startseite zuzugreifen: https://webgate.ec.europa.eu/swim/external/displaywelcome.do?lang=de Die SWIM-Startseite wird angezeigt: Die Startseite enthält die folgenden Links oben auf dem Bildschirm: Link Handbuch FAQ Erklärung zum Schutz personenbezogener Daten Finanzhilfen auf EUROPA Suchen Rechtlicher Hinweis Beschreibung Klicken Sie auf diesen Link, um das SWIM-Benutzerhandbuch zu öffnen. Klicken Sie auf diesen Link, um die häufig gestellten Fragen zu öffnen. Klicken Sie auf diesen Link, um Angaben über die Datenschutzmaßnahmen der Europäischen Kommission anzuzeigen. Klicken Sie auf diesen Link, um auf die Webseite der Europäischen Union über Zuschüsse, Fonds und Programme im Rahmen verschiedener EU-Politikbereiche zuzugreifen. Klicken Sie auf diesen Link, um auf die Suchseite der Website der Europäischen Kommission zuzugreifen (www.europa.eu). Klicken Sie auf diesen Link, um auf die Seite mit allgemeinen Informationen über den Datenschutz (Haftungsausschluss, Urheberrecht, Schutz personenbezogener Daten) zuzugreifen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 15

16 Link Dropdown-Liste der unterstützten Sprachen Beschreibung Wählen Sie bei Bedarf eine andere unterstützte Sprache aus der Dropdown-Liste. Die SWIM-Startseite enthält auch die folgenden Hauptabschnitte: Hauptabschnitt Nachfolge Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe Laufende Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen Beschreibung Über diesen Hauptabschnitt können Sie auf die Liste der Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen, die mit Ihrem ECAS-Benutzerkonto verbunden sind. Siehe den Abschnitt Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe nachfolgen. Über diesen Abschnitt können Sie neue Anträge für laufende Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen erstellen. Siehe den Abschnitt Antrag im Rahmen einer laufenden Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen erstellen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 16

17 3. ANTRAG IM RAHMEN EINER LAUFENDEN AUFFORDERUNG ZUR EINREICHUNG VON VORSCHLÄGEN ERSTELLEN Anmerkung: SWIM verwendet ECAS (Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission) als einzige Authentifizierungsmethode. Sie brauchen ein persönliches ECAS- Konto, um einen neuen Antrag über eine Finanzhilfe zu erstellen. Wenn Sie noch nicht über ein persönliches ECAS-Konto verfügen, sollten Sie zuerst eines erstellen. Befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt Persönliches ECAS-Konto erstellen Klicken Sie auf den folgenden URL, um auf die SWIM-Startseite zuzugreifen: https://webgate.ec.europa.eu/swim/external/displaywelcome.do?lang=de Auf der SWIM-Startseite suchen Sie die gewünschte Aufforderung im Hauptabschnitt der Laufenden Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen. Im folgenden Screenshot gibt es drei laufende Aufforderungen. In diesem Beispiel wird ein Antrag im Rahmen der dritten Aufforderung erstellt: Die folgenden Elemente sind für jede laufende Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verfügbar: Referenznummer der Aufforderung im Format VP/JJJJ/XXX (wobei JJJJ die Andeutung des Jahres und XXX eine laufende Nummer ist) Titel der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Fristablauf für die Einreichung von Vorschlägen, als Datum dargestellt Link Formular anzeigen, dass Sie online ausfüllen werden Link Jetzt Antrag erstellen SWIM: Benutzerhandbuch Seite 17

18 3. 4. Firstablauf für die Einreichung von Vorschlägen, als Anzahl der Tage, Wochen oder Monate ausgedrückt. Diese Andeutung wird rot angezeigt, wenn die Frist fast abgelaufen ist. Wenn erforderlich klicken Sie auf den Link Formular anzeigen, das Sie online ausfüllen werden, um das Formular im PDF-Format in einem neuen Browser-Fenster zu öffnen. Klicken Sie auf den Link Jetzt Antrag erstellen, um einen neuen Antrag im Rahmen dieser Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zu erstellen: Die ECAS-Anmeldeseite wird angezeigt: 5. Geben Sie Ihren ECAS-Benutzernamen (oder Ihre -Adresse) sowie Ihr ECAS- Passwort ein. Anmerkungen: Wenn Sie noch nicht über ein persönliches ECAS-Konto verfügen, sollten Sie zuerst eines erstellen. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Persönliches ECAS- Konto erstellen. Wenn Sie bereits über ein persönliches ECAS-Konto verfügen aber sie jedoch das Passwort vergessen haben, bitte befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt Ihr ECAS-Passwort zurücksetzen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 18

19 Die zu wählende Domäne ist Extern, wie im Screenshot angedeutet ist. Klicken Sie auf den Link Ändern, wenn eine andere Domäne angezeigt wird. Die Seite Neuer Finanzhilfeantrag wird angezeigt: 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Die Seite Finanzhilfeantrag erstellt wird erstellt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 19

20 7. Klicken Sie auf den Link Klicken Sie hier, um den Antrag zu bearbeiten. Ein leeres Antragsformular für Ihren neuen Antrag wird angezeigt: Im Abschnitt Mit Ihren Anträgen über eine Finanzhilfe arbeiten wird erklärt, wie dieses Formular ausgefüllt werden muss. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 20

21 4. IHRE ANTRÄGE UND VEREINBARUNGEN ÜBER EINE FINANZHILFE NACHFOLGEN Um Ihre Vereinbarungen und Anträge über eine Finanzhilfe nachzufolgen, müssen Sie auf die Liste der Vereinbarungen und Anträge über eine Finanzhilfe zugreifen, die mit Ihrem ECAS-Konto verbunden sind. Ab dieser Liste können Sie die Vereinbarung oder den Antrag wählen, um mit der Nachfolgearbeit anzufangen Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen Befolgen Sie diese Prozedur, um auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zuzugreifen Klicken Sie auf den folgenden URL, um auf die SWIM-Startseite zuzugreifen: https://webgate.ec.europa.eu/swim/external/displaywelcome.do?lang=de Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden im Abschnitt Nachfolge Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe. Die ECAS-Anmeldeseite wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 21

22 3. Geben Sie Ihren ECAS-Benutzernamen (oder Ihre -Adresse) sowie Ihr ECAS- Passwort ein. Anmerkungen: Wenn Sie noch nicht über ein persönliches ECAS-Konto verfügen, bitte erstellen Sie zuerst eines. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Persönliches ECAS- Konto erstellen. Die zu wählende Domäne ist Extern, wie im Screenshot angedeutet ist. Klicken Sie auf den Link Ändern, wenn eine andere Domäne angezeigt wird. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 22

23 Die Liste enthält zwei Abschnitte: Anträge über eine Finanzhilfe, die mit Ihrem ECAS-Konto verbunden sind Vereinbarungen über eine Finanzhilfe, die mit Ihrem ECAS-Konto verbunden sind Die folgenden Elemente werden für jeden angezeigten Antrag und für jede angezeigte Vereinbarung angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 23

24 Die folgende Tabelle beschreibt diese Elemente: Element Statusanzeige Symbol editierbar/ nicht editierbar Beschreibung Sie finden eine detaillierte Beschreibung der Statusanzeigen weiter in diesem Kapitel. Wenn der Antrag oder die Vereinbarung editierbar ist, wird das folgende Symbol angezeigt: Wenn der Antrag oder die Vereinbarung nicht editierbar ist, wird das folgende Symbol angezeigt: Titel der Vereinbarung oder des Antrages Titel der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Aktenzeichen Stichdatum Verwaltung der Bearbeiter Der Titel der Vereinbarung oder des Antrages wird als Link angezeigt. Klicken Sie auf diesen Link, um die Nachfolgearbeit an dieser Vereinbarung oder diesem Antrag anzufangen. Der Titel der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird kursiv angezeigt. Das Aktenzeichen hat immer das folgende Format: VP/JJJJ/AAA/XXXX, wobei: JJJJ = Anzeige des Jahres CCC = Folgenummer der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen XXXX = Folgenummer des Antrages Das Stichdatum ist ein wichtiges Datum im Verlauf des Antrages oder der Vereinbarung über eine Finanzhilfe. In diesem Abschnitt befinden sich die Optionen, womit Sie die mit dieser Vereinbarung oder diesem Antrag verbundenen Bearbeiter verwalten können. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Bearbeiter verwalten. In den folgenden Abschnitten finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Abschnitte der Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 24

25 4.2. Bereich der Anträge über eine Finanzhilfe Dieser Abschnitt ist dem Schirmbereich der Anträge über eine Finanzhilfe auf der Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe gewidmet: Beschreibung: Standardmäßig werden nur die Anträge angezeigt, welche noch in einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe münden können. Die folgenden Statusanzeigen sind möglich: Eingereicht: Der Antrag wurde vor Ablauf der Einreichungsfrist eingereicht, aber die Kommission hat noch nicht entschieden, ob eine Finanzhilfe gewährt wird oder nicht. Im obigen Screenshot ist VP/2013/703/0003 das Beispiel eines eingereichten Antrages. Sie können auf den Titel (dargestellt als Link) klicken, um die Seite Antrag erfolgreich eingereicht anzuzeigen: Außer der Erstellung eines neuen Ausdrucks können Sie für diesen Antrag keine Aktionen vornehmen, bis die Kommission entschieden hat, eine Finanzhilfe zu gewähren oder nicht. Sie können auf den Link Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe klicken, um auf die vorige Seite zurückzukehren. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 25

26 Nicht eingereicht: Der Antrag wurde noch nicht eingereicht (wie zum Beispiel VP/2013/705/0001 im obigen Screenshot). Sie können auf den Titel (als Link dargestellt) klicken, um auf den Antragsformular zuzugreifen, so dass Sie es weiter ausfüllen und vor Ende der Einreichungsfrist einreichen können: 4. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Antrag über eine Finanzhilfe ausfüllen und einreichen. Sie können auf den Link Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe klicken, um auf die vorige Seite zurückzukehren. Klicken Sie auf den Link Die veralteten Anträge anzeigen. Die Anträge, die mit Ihrem ECAS-Konto verbunden sind und nicht mehr in einer Vereinbarung münden können, werden in den Schirmbereich Anträge über eine Finanzhilfe eingefügt: Die folgenden Statusanzeigen sind möglich für die veralteten Anträge: Nicht rechtzeitig eingereicht: Der Antrag wurde nicht vor Ablauf der Einreichungsfrist eingereicht. Im obigen Screenshot ist VP/2014/702/0005 das Beispiel eines Antrages, der nicht rechtzeitig eingereicht wurde. Somit hat die Europäische Kommission ihn nicht für die Gewährung einer Finanzhilfe in Betracht genommen. Wenn Sie auf den Titel (als Link dargestellt) klicken, wird die folgende Seite angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 26

27 Die nicht rechtzeitig eingereichten Anträge werden nur während einer beschränkten Periode auf dem System gespeichert. Sie werden automatisch gelöscht, es sei denn, dass der Antragsteller explizit darum bittet, den Antrag zu archivieren. Siehe dazu den Abschnitt Einen Antrag über eine Finanzhilfe archivieren. Sie können den Antrag archivieren, das Antragsformular ausdrücken, oder auf den Link Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe klicken, um auf die vorige Seite zurückzukehren. Archiviert: Der Antrag wurde nicht vor Ablauf der Einreichungsfrist eingereicht, und somit hat die Europäische Kommission ihn nicht für die Gewährung einer Finanzhilfe in Betracht genommen. Weil der Antragsteller dazu gebeten hat, den Antrag zu speichern, wird er nicht aus dem System gelöscht. Im obigen Screenshot ist der Antrag VP/2014/701/0013 das Beispiel eines archivierten Antrages. Wenn Sie auf den Titel (als Link dargestellt) klicken, wird die folgende Seite angezeigt: Sie können das Antragsformular ausdrücken, oder auf den Link Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe klicken, um auf die vorige Seite zurückzukehren. Nicht bewilligt: Der Antrag wurde vor Ablauf der Einreichungsfrist eingereicht, aber die Europäische Kommission hat entschieden, dem Projekt keine Finanzhilfe zu gewähren. Im obigen Screenshot ist der Antrag VP/2014/702/0006 das Beispiel eines nicht bewilligten Antrages. Wenn Sie auf den Titel (als Link dargestellt) klicken, wird die folgende Seite angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 27

28 Sie können das Antragsformular ausdrücken oder auf den Link Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe klicken, um auf die vorige Seite zurückzukehren Bereich der Vereinbarungen über eine Finanzhilfe Dieser Abschnitt ist dem Schirmbereich der Vereinbarungen über eine Finanzhilfe auf der Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe gewidmet: Die Statusanzeige ist immer Bewilligt. Klicken Sie auf den Titel (dargestellt als Link), um auf die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung zuzugreifen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 28

29 Der Status der Vereinbarung bestimmt, welche Optionen auf dieser Seite verfügbar sind. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Mit Ihren Vereinbarungen über eine Finanzhilfe arbeiten. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 29

30 4.4. Bearbeiter verwalten Ein Bearbeiter ist eine Person, deren ECAS-Konto mit einem Antrag oder einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe verbunden ist. Die Person, die einen Antrag erstellt, ist automatisch dessen erster Bearbeiter. Diese Person kann auf das Antragsformular oder auf die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung zugreifen. Außerdem kann dieser erste Bearbeiter an andere Personen einen -Bericht schicken, um sie dazu einzuladen, selber Bearbeiter des Antrages oder der Vereinbarung über eine Finanzhilfe zu werden. Wenn eine Person die Einladung akzeptiert, bekommt sie dieselben Bearbeitungsberechtigungen wie der ursprüngliche Bearbeiter. (Sie kann eben zusätzliche Bearbeiter einladen.) In diesem Abschnitt wird beschrieben: Wie ein Bearbeiter -Berichte abschicken kann, um andere Personen dazu einzuladen, auch Bearbeiter zu werden Wie eine eingeladene Person diese Einladung akzeptieren (oder ablehnen) kann Wie ein Bearbeiter für einen Antrag oder eine Vereinbarung gelöscht werden kann Personen dazu einladen, Bearbeiter eines Antrages oder einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe zu werden Befolgen Sie diese Prozedur, um andere Personen dazu einzuladen, Bearbeiter eines Antrages oder einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe zu werden, wofür Sie selber ein Bearbeiter sind: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: 2. Klicken Sie auf den Link Bearbeiter verwalten für den Antrag oder die Vereinbarung über eine Finanzhilfe, wofür Sie zusätzliche Personen dazu einladen wollen, Bearbeiter zu werden. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 30

31 Die folgende Anzeige erscheint: 3. Klicken Sie auf den Link Zusätzliche Personen einladen, um den Eintrag zu bearbeiten. Die folgende Anzeige erscheint: 4. Geben Sie die -Adressen ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Einladungen abschicken. Die folgende Meldung wird angezeigt: 5. Sie können jetzt nochmals auf den Link Bearbeiter verwalten klicken. Die folgende Anzeige erscheint: Sie können eine oder mehrere Einladungen annullieren, indem Sie auf das Symbol klicken, wie im obigen Screenshot angegeben. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 31

32 Die Einladung, Bearbeiter eines Antrages oder einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe zu werden, akzeptieren (oder ablehnen) Wenn Sie dazu eingeladen werden, Bearbeiter eines Antrages oder einer Vereinbarung über eine Finanzhilfe zu werden, empfangen Sie einen -Bericht mit dem Betreff Sie werden dazu eingeladen, Bearbeiter in SWIM zu werden. Dieser Bericht enthält den folgenden Text: Diese Anweisungen werden im Folgenden näher erklärt: Erstellen Sie ein ECAS-Konto, wenn Sie noch keines haben. Klicken Sie auf den Link https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi, und befolgen Sie die Anweisungen. Im Abschnitt Persönliches ECAS-Konto erstellen finden Sie dazu eine detaillierte Beschreibung. Klicken Sie auf den Link im zweiten Schritt und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr ECAS-Passwort ein. Die folgende Anzeige erscheint: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 32

33 3. Klicken Sie auf den Link Klicken Sie hier, um weiterzumachen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilf wird angezeigt. Der Antrag oder die Vereinbarung, wofür Sie die Einladung akzeptiert haben, wurde in die Liste eingetragen: 4. Im obigen Screenshot wurden Sie Bearbeiter eines nicht eingereichten Antrages. Sie können jetzt auf den Titel des Antrages (als Link dargestellt) klicken, um auf das Antragsformular (oder auf die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung) zuzugreifen und Ihre Arbeit anzufangen. Siehe die folgenden Abschnitte: Mit Ihren Anträgen über eine Finanzhilf arbeiten Mit Ihren Vereinbarungen über eine Finanzhilfe arbeiten SWIM: Benutzerhandbuch Seite 33

34 Bearbeiter für einen Antrag oder eine Vereinbarung über eine Finanzhilfe löschen Befolgen Sie diese Prozedur, wenn Sie einen Bearbeiter für einen Antrag oder eine Vereinbarung löschen wollen, wofür Sie selber Bearbeiter sind: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: 2. Klicken Sie auf den Link Bearbeiter verwalten für den Antrag oder die Vereinbarung über eine Finanzhilfe, wofür Sie einen Bearbeiter löschen wollen. Die folgende Anzeige erscheint: 3. Klicken Sie auf das Symbol neben dem zu löschenden Bearbeiter. Die folgende Bestätigungsmeldung wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 34

35 4. Klicken Sie auf OK zur Bestätigung. Anmerkungen: Sie können auch Ihren eigenen Namen aus der Liste der Bearbeiter löschen. Wenn Sie dies machen, verschwindet der betreffende Antrag oder die betreffende Vereinbarung aus der Liste. Jedoch können Sie Ihren eigenen Namen nicht aus der Liste der Bearbeiter löschen, wenn Sie der letzte Bearbeiter des Antrages oder der Vereinbarung über eine Finanzhilfe sind. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 35

36 5. MIT IHREN ANTRÄGEN ÜBER EINE FINANZHILFE ARBEITEN Sie können nur mit den Anträgen über eine Finanzhilfe arbeiten, die mit Ihrem ECAS-Konto verbunden wurden, d.h. wofür Sie ein Bearbeiter sind. Diese Anträge werden in der Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe aufgelistet, worauf Sie zugreifen können, indem Sie sich mit ECAS-Authentifizierung auf SWIM anmelden. Eine detaillierte Beschreibung dieser Prozedur finden Sie im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Der Bereich Anträge über eine Finanzhilfe in der Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe könnte wie folgt aussehen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 36

37 Die Statusanzeige eines aufgeführten Antrages bestimmt, welche Aktionen Sie für diesen Antrag vornehmen können: Statusanzeige Nicht eingereicht Eingereicht Nicht rechtzeitig eingereicht Archiviert Nicht bewilligt Beschreibung und mögliche Aktionen Ein Antrag über eine Finanzhilfe hat den Status Nicht eingereicht, wenn er im Rahmen einer laufenden Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen erstellt wurde, und er noch nicht eingereicht wurde. Die folgenden Aktionen können für einen solchen Antrag vorgenommen werden: Antrag auf eine Finanzhilfe ausfüllen und einreichen Antrag auf eine Finanzhilfe löschen Drückversion des Antrages erstellen Siehe die detaillierten Beschreibungen weiter in diesem Abschnitt. Ein Antrag über eine Finanzhilfe hat den Status Eingereicht, wenn er im Rahmen einer laufenden oder geschlossenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen erstellt, und die Kommission noch nicht entschieden hat, ob sie eine Finanzhilfe gewähren wird oder nicht. Die folgende Aktion kann für einen solchen Antrag vorgenommen werden: Druckversion des Antrages erstellen Siehe die detaillierte Beschreibung weiter in diesem Abschnitt. Ein Antrag über eine Finanzhilfe hat den Status Nicht rechtzeitig eingereicht, wenn er im Rahmen einer geschlossenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen erstellt wurde, und wenn er nicht vor Ablauf der Einreichungsfrist eingereicht wurde. Die folgenden Aktionen können für einen solchen Antrag vorgenommen werden: Druckversion des Antrages erstellen Antrag auf eine Finanzhilfe archivieren Siehe die detaillierten Beschreibungen weiter in diesem Abschnitt. Ein Antrag über eine Finanzhilfe hat den Status Archiviert, wenn er von einem seiner Bearbeiter archiviert wurde. Die folgende Aktion kann für einen solchen Antrag vorgenommen werden: Druckversion des Antrages erstellen Siehe die detaillierte Beschreibung weiter in diesem Abschnitt. Ein Antrag über eine Finanzhilfe hat den Status Nicht bewilligt, wenn er korrekt eingereicht wurde, und die Europäische Kommission entschieden hat, dem Projekt keine Finanzhilfe zu gewähren. Die folgende Aktion kann für einen solchen Antrag vorgenommen werden: Druckversion des Antrages erstellen Siehe die detaillierte Beschreibung weiter in diesem Abschnitt. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 37

38 5.1. Antrag auf eine Finanzhilfe ausfüllen und einreichen Ein Antrag kann weiterhin ausgefüllt und eingereicht werden, wenn Sie den Status Nicht eingereicht hat. Befolgen Sie diese Prozedur, um einen solchen Antrag auszufüllen und einzureichen: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: 2. Anmerkung: Wenn der erforderliche Antrag nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie ihn hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. Klicken Sie auf den Titel des erforderlichen Antrages. Das Antragsformular wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 38

39 3. Überprüfen Sie die vorhandenen Elemente. Die folgenden Elemente sind vorhanden: Links: Ihre Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe: Klicken Sie auf diesen Link, um zur Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zurückzukehren. PDF erzeugen: Klicken sie auf diesen Link, um eine druckbare Version (PDF) des Antragsformulars mit allen bis jetzt eingegebenen Daten zu erstellen. Antrag über eine Finanzhilfe löschen: Klicken Sie auf diesen Link, um den angezeigten Antrag zu löschen. Diese Prozedur wird beschrieben im Abschnitt Antrag über eine Finanzhilfe löschen. Einzelheiten über den Antrag und die Aufforderung: Dieser Abschnitt enthält das Aktenzeichen des Antrages (VP/JJJJ/AAA/XXXX), den Titel der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und das Enddatum der Einreichungsfrist. Status des Antrages: Dieser Abschnitt enthält die aktuelle Statusanzeige des Antrages. Es gibt zwei Möglichkeiten: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 39

40 4. In Bearbeitung (ungültig): Der Antrag enthält Fehler, oder es gibt unausgefüllte Pflichtfelder. Klicken Sie auf den Link Siehe Validierungsfehler, um die Fehler anzuzeigen, welche die Gültigkeit des Antrages im Wege stehen. In Bearbeitung (gültig): Der Antrag ist fertig zur Einreichung, weil alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt wurden. Hauptabschnitte Die Hauptabschnitte werden auf einer Navigationsleiste angezeigt. Sie können auf einen Hauptabschnitt klicken, um seine Unterabschnitte anzuzeigen. Unterabschnitte: Standardmäßig wird der erste Unterabschnitt (Organisation des Antragstellers) des ersten Hauptabschnittes (Antragsteller) angezeigt. Die Unterabschnitte enthalten Pflicht- und optionale Textfelder, sowie Dropdown-Listen. Sie können diese Felder ausfüllen mit Informationen über das Projekt, wofür Sie die Finanzhilfe beantragen. Verwenden Sie die Navigationsleiste, um den auszufüllenden Abschnitt und Unterabschnitt anzuzeigen. In der folgenden Abbildung wurde der Unterabschnitt Operative Struktur des Hauptabschnittes Operative und finanzielle Fähigkeit gewählt: Das Antragsformular zeigt den gewählten Haupt- und Unterabschnitt: 5. Füllen Sie die Unterabschnitte aus: Füllen Sie die obligatorischen Textfelder (mit einem roten Sternchen versehen) aus. Füllen Sie die optionalen Felder (ohne rotes Sternchen) aus, wenn Sie über zutreffende Informationen verfügen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 40

41 6. Wählen sie einen der vordefinierten Werte aus den Dropdown-Listen. Speichern sie regelmäßig Ihren Antrag, in dem Sie auf die Schaltflächen rechts auf der Navigationsleiste klicken. Die folgenden Schaltflächen stehen zur Verfügung: Klicken Sie auf, um die die jetzigen Daten zu speichern und auf die vorherige Seite zurückzukehren; Klicken Sie auf, um die jetzigen Daten zu speichern und auf die nächste Seite weiterzugehen. Klicken Sie auf, um die jetzigen Daten zu speichern und auf der jetzigen Seite zu bleiben; Die Schaltfläche Einreichen wird erst aktiv, sobald das Formular korrekt ausgefüllt wurde. 7. Anmerkung: Bitte achten Sie darauf, die Navigationsschaltflächen Ihres Browsers nicht zu verwenden. Ihre SWIM Sitzung wird abgebrochen, so dass Sie möglicherweise alle bereits eingegebenen Daten verlieren. Füllen Sie alle Haupt- und Unterabschnitte korrekt aus. Sie finden eine detailliertere Beschreibung der Abschnitte an den folgenden Stellen in diesem Handbuch: Antragsteller Mitantragsteller (Optionaler Hauptabschnitt, kann für bestimmte Aufforderungen fehlen) Verbundene Einrichtungen (Optionaler Hauptabschnitt, kann für bestimmte Aufforderungen fehlen) Operative und finanzielle Fähigkeit Maßnahme Anhänge Kostenvoranschlag Sobald alle Abschnitte im Formular richtig ausgefüllt wurden, ändert sich die Statusanzeige in der oberen rechten Ecke auf In Bearbeitung (gültig), was bedeutet, dass Ihr Antrag fertig zur Einreichung ist. Deshalb ist die Schaltfläche Einreichen aktiv geworden: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 41

42 Anmerkung: Die Statusanzeige bleibt Nicht gültig, wenn Sie eines oder mehrere Pflichtfelder nicht ausgefüllt haben, oder wenn der von Ihnen definierte Kostenvoranschlag ungültig ist. Der Link Siehe Validierungsfehler steht Ihnen zur Verfügung: Klicken Sie auf den Link, um die Validierungsfehler anzuzeigen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 42

43 8. Sie können auf einen Link klicken, um gleich auf den Abschnitt zuzugreifen und den Fehler zu beheben. Wenn Sie entscheiden, dass Ihr Antrag vollständig ist, und Sie keine Änderungen mehr vornehmen wollen, können Sie auf die Schaltfläche Einreichen klicken. Der Schirm Finanzhilfeantrag einreichen wird angezeigt: 9. Sie können die Einreichung bestätigen, indem Sie auf die Schaltfläche Einreichen klicken. Merken Sie es jedoch, dass Sie keine Änderungen mehr vornehmen werden können, sobald Sie Ihren Antrag eingereicht haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Der Schirm Antrag erfolgreich eingereicht wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 43

44 Wichtig: Neben der elektronischen Einreichung muss der Antrag ausgedruckt, unterzeichnet und per Post an die verantwortliche Einheit geschickt werden, wie in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen beschrieben wird. 10. Klicken Sie auf den Link Druckversion anzeigen. Die Druckversion Ihres Antragformulars in PDF-Format wird in einem neuen Browser- Fenster geöffnet. Die erste Seite sieht wie folgt aus: 11. Nehmen Sie außerhalb SWIM folgende Aktionen vor: Speichern Sie diese Datei auf Ihrem lokalen System. Drucken Sie die Datei. Füllen Sie den Abschnitt Unterschriften auf der Papierfassung. Dieser Abschnitt sieht wie folgt aus: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 44

45 Schicken Sie die Dokumente an die Adresse, wie sie im Text der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen erwähnt wird. Hiermit wird die allgemeine Prozedur zur Einreichung eines Antrages abgeschlossen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 45

46 5.2. Detaillierte Beschreibung der Abschnitte Die folgenden Paragraphen enthalten eine detaillierte Beschreibung der unterschiedlichen Abschnitte des Antragsformulars. Die folgenden Hauptabschnitte sind vorhanden: Antragsteller Mitantragsteller Verbundene Einrichtungen Operative und finanzielle Fähigkeit Maßnahme Anhänge Kostenvoranschlag Antragsteller Die folgenden Tabellen bieten eine Übersicht der Unterabschnitte und Felder, die im Hauptabschnitt Antragsteller vorhanden sind. Unterabschnitt Organisation des Antragstellers Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Name der Organisation Abkürzung Abteilungen Art der Organisation Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein. 250 Diese Abkürzung wird in den folgenden Abschnitten angewendet werden. Geben Sie die Namen der öffentlichen Einrichtungen ein, die an der Umsetzung der Maßnahme teilnehmen, die aber keine von einem Staat oder Region unabhängige Rechtspersönlichkeit haben (die meisten nationalen, regionalen, örtlichen Behörden, Ministerien, bestimmte öffentlich-rechtliche Universitäten). Trennen Sie die Namen durch ein Komma. Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Straße, Hausnummer Geben Sie die Adresse (Straße und Hausnummer) Ihrer Organisation ein. Postleitzahl Geben Sie die Postleitzahl ein. 15 Ort Geben Sie den Namen des Ortes ein. 50 Land Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Wenn ein Land nicht in der Liste vorhanden ist, sind Organisationen aus diesem Land an dieser Aufforderung nicht teilnahmeberechtigt. Telefon Bitte geben Sie auch die internationale Vorwahl ein, z.b. +32 für Belgien. Telefax Im Gegensatz zu den vorigen SWIM-versionen, ist dieses Feld nicht mehr obligatorisch. -Adresse Geben Sie eine gültige -Adresse ein. 100 Eintragungsnummer Geben Sie die Eintragungsnummer Ihrer Organisation ein SWIM: Benutzerhandbuch Seite 46

47 Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Mehrwertsteuernummer Website Formblatt Rechtsträger Formblatt Finanzangaben Ehrenwörtliche Erklärung 3 zusätzliche Plätze für weitere Dokumente Geben Sie die Mehrwertsteuernummer Ihrer Organisation ein. Geben Sie bitte auch den Anfang oder https:// ein. Das Feld wird in unseren Systemen als Link angezeigt. Bitte sorgen Sie dafür, dass die Angabe auf eine tatsächliche Website verweist. Die Organisation des Antragstellers muss das Formblatt Rechtsträger ausfüllen. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Die Organisation des Antragstellers muss das Formblatt Finanzangaben ausfüllen. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Die Organisation des Antragstellers muss die ehrenwörtliche Erklärung ausfüllen. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Nur eine Datei kann hochgeladen werden für jeden zusätzlichen Platz. Wenn Sie mehr Dateien hochladen wollen, bitte speichern Sie sie in eine ZIP-Datei. (M.L. = maximale Länge gerechnet als Zahl der Schriftzeichen) Unterabschnitt Gesetzlicher Vertreter Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Anrede Name Vorname Geschlecht Funktion Andere Funktion Wählen Sie den erforderlichen vordefinierten Eintrag aus der Dropdown-Liste. Geben Sie den Namen des gesetzlichen Vertreters Ihrer Organisation ein. Geben Sie den Vornamen des gesetzlichen Vertreters Ihrer Organisation ein. Wählen Sie den erforderlichen vordefinierten Eintrag aus der Dropdown-Liste. Wählen Sie den erforderlichen vordefinierten Eintrag aus der Dropdown-Liste. Wenn die erforderliche Funktion nicht in der Liste vorhanden ist, wählen Sie den Wert Andere. Geben Sie eine Beschreibung der Funktion des gesetzlichen Vertreters ein, wenn Sie keine in der Dropdown-Liste Funktion keine passende Umschreibung fanden. Telefon Bitte geben Sie auch die internationale Vorwahl ein, z.b. +32 für Belgien. Telefax -Adresse Im Gegensatz zu den vorigen SWIM-versionen, ist dieses Feld nicht mehr obligatorisch. Geben Sie die -Adresse des gesetzlichen Vertreters Ihrer Organisation ein. (M.L. = maximale Länge gerechnet als Zahl der Schriftzeichen) SWIM: Benutzerhandbuch Seite 47

48 Unterabschnitt Für die Maßnahme verantwortliche Person Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Anrede Name Vorname Geschlecht Funktion Andere Funktion Wählen Sie den erforderlichen vordefinierten Eintrag aus der Dropdown-Liste. Geben Sie den Namen der für die Maßnahme verantwortlichen Person ein. Geben Sie den Vornamen der für die Maßnahme verantwortlichen Person ein. Wählen Sie den erforderlichen vordefinierten Eintrag aus der Dropdown-Liste. Wählen Sie den erforderlichen vordefinierten Eintrag aus der Dropdown-Liste. Wenn die erforderliche Funktion nicht in der Liste vorhanden ist, wählen Sie den Wert Andere. Geben Sie eine Beschreibung der Funktion der für die Maßnahme verantwortliche Person ein, wenn Sie keine in der Dropdown-Liste Funktion keine passende Umschreibung fanden. Telefon Bitte geben Sie auch die internationale Vorwahl ein, z.b. +32 für Belgien. Telefax -Adresse Im Gegensatz zu den vorigen SWIM-versionen, ist dieses Feld nicht mehr obligatorisch. Geben Sie die -Adresse der für die Maßnahme verantwortlichen Person ein. (M.L. = maximale Länge gerechnet als Zahl der Schriftzeichen) Mitantragsteller Im Hauptabschnitt der Mitantragsteller müssen Informationen über die am Projekt beteiligten Mitantragsteller eingegeben werden. Folgen Sie dieser Prozedur, um einen neuen Mitantragsteller einzufügen: Greifen Sie auf den Hauptabschnitt der Mitantragsteller zu. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Mitantragsteller einfügen, um die Eingabefelder für den Mitantragsteller anzuzeigen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 48

49 SWIM: Benutzerhandbuch Seite 49

50 Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der in diesem Abschnitt vorhandenen Felder: Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Name der Organisation Abkürzung Abteilungen Art der Organisation Geben Sie den Namen des Mitantragstellers ein. 250 Diese Abkürzung wird in den folgenden Abschnitten angewendet werden. Geben Sie die Namen der öffentlichen Einrichtungen ein, die an der Umsetzung der Maßnahme teilnehmen, die aber keine von einem Staat oder Region unabhängige Rechtspersönlichkeit haben (die meisten nationalen, regionalen, örtlichen Behörden, Ministerien, bestimmte öffentlich-rechtliche Universitäten). Trennen Sie die Namen durch ein Komma. Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Straße, Hausnummer Geben Sie die Adresse (Straße und Hausnummer) des Mitantragstellers ein. Postleitzahl Geben Sie die Postleitzahl ein. 15 Ort Geben Sie den Namen des Ortes ein SWIM: Benutzerhandbuch Seite 50

51 Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Land Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Wenn ein Land nicht in der Liste vorhanden ist, sind Organisationen aus diesem Land an dieser Aufforderung nicht teilnahmeberechtigt. Telefon Bitte geben Sie auch die internationale Vorwahl ein, z.b. +32 für Belgien. Telefax Im Gegensatz zu den vorigen SWIM-versionen, ist dieses Feld nicht mehr obligatorisch. -Adresse Geben Sie eine gültige -Adresse ein. 100 Eintragungsnummer Geben Sie die Eintragungsnummer des Mitantragstellers ein. 20 Website Formblatt Rechtsträger Vollmacht Ehrenwörtliche Erklärung Mehrwertsteuernummer Mitfinanzierungserklärungen 3 zusätzliche Plätze für weitere Dokumente Geben Sie die Mehrwertsteuernummer des Mitantragstellers ein. Geben Sie bitte auch den Anfang oder https:// ein. Das Feld wird in unseren Systemen als Link angezeigt. Bitte sorgen Sie dafür, dass die Angabe auf eine tatsächliche Website verweist. Die Organisation des Mitantragstellers muss das Formblatt Rechtsträger ausfüllen. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Die Organisation des Mitantragstellers muss die Vollmacht ausfüllen. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Die Organisation des Mitantragstellers muss die ehrenwörtliche Erklärung ausfüllen. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Die Organisation des Mitantragstellers muss eine Mitfinanzierungserklärung ausfüllen, wenn sie an der Finanzierung des Projektes teilnimmt. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Nur eine Datei kann hochgeladen werden für jeden zusätzlichen Platz. Wenn Sie mehr Dateien hochladen wollen, bitte speichern Sie sie in eine ZIP-Datei. (M.L = Maximale Länge gerechnet als Zahl der Schriftzeichen) Füllen Sie die Felder aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Mitantragsteller einfügen, um einen zusätzlichen Mitantragsteller einzufügen, und wiederholen Sie diese Prozedur, bis alle Mitantragsteller eingefügt wurden. Falls erforderlich, klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um den entsprechenden Mitantragsteller zu bearbeiten, oder auf den Link Löschen, um ihn zu löschen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 51

52 Verbundene Einrichtungen Im Hauptabschnitt der Verbundenen Einrichtungen müssen Informationen über die mit dem Antragsteller oder mit einem der Mitantragsteller verbundenen und am Projekt beteiligten Einrichtungen eingegeben werden. Anmerkung: Wenn es für eine bestimmte Aufforderung nicht erlaubt oder notwendig ist, verbundene Einrichtungen zu definieren, ist der Hauptabschnitt der Verbundenen Einrichtungen nicht auf der Navigationsleiste vorhanden. Folgen Sie dieser Prozedur, um eine neue verbundene Einrichtung einzufügen: 1. Greifen Sie auf den Hauptabschnitt der Verbundenen Einrichtungen zu, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue verbundene Einrichtung hinzufügen. Die Dropdown-Liste der Mutterorganisationen wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 52

53 2. Die Liste enthält die Namen (oder wenn definiert die Abkürzungen) des Antragstellers und der Mitantragsteller. Wählen Sie die erforderliche Mutterorganisation, und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Die Definitionsfelder für die verbundene Einrichtung werden angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 53

54 Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der in diesem Abschnitt vorhandenen Felder: Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Mutterorganisation Name der verbundenen Einrichtung Rechtliche oder finanzielle Verbindung mit der Mutterorganisation Mitfinanzierungserklärungen Dieses Feld enthält den Namen (oder die Abkürzung) der gewählten Mutterorganisation. Es ist noch möglich, einen anderen Eintrag aus der Dropdown-Liste zu wählen. Geben Sie den Namen der verbundenen Einrichtung ein. 250 Die verbundene Einrichtung muss ein Dokument vorlegen, woraus sich die rechtliche oder finanzielle Verbindung mit der Mutterorganisation ergibt. Wenn das Feld mit dem roten Sternchen versehen ist, muss dieses Dokument in das System hochgeladen werden. Die verbundene Einrichtung muss eine Mitfinanzierungserklärung ausfüllen, wenn sie an der Finanzierung des Projektes teilnimmt. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. (M.L. = Maximale Länge gerechnet als Zahl der Schriftzeichen) Füllen Sie die Felder korrekt aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue verbundene Einrichtung einfügen, um eine zusätzliche verbundene Einrichtung einzufügen, und wiederholen Sie diese Prozedur, bis alle verbundenen Einrichtungen eingefügt wurden. Falls erforderlich, klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um die entsprechende verbundene Einrichtung zu bearbeiten, oder auf den Link Löschen, um sie zu löschen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 54

55 Assoziierte Organisationen Im Hauptabschnitt der Assoziierten Organisationen müssen Informationen über die am Projekt beteiligten assoziierten Organisationen eingegeben werden. Assoziierte Organisationen nehmen an der Ausführung der Maßnahme teil, ohne Anspruch auf Kostenerstattung zu haben. Sie werden nicht als Teilnehmer an der mit der Europäischen Kommission abgeschlossenen Vereinbarung über eine Finanzhilfe betrachtet. Anmerkung: Wenn es für eine bestimmte Aufforderung nicht erlaubt ist, assoziierte Organisationen zu definieren, ist der Hauptabschnitt der Assoziierten Organisationen nicht auf der Navigationsleiste vorhanden. Folgen Sie dieser Prozedur, um eine neue assoziierte Organisation einzufügen: 1. Greifen Sie auf den Hauptabschnitt der Assoziierten Organisationen zu, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue assoziierte Organisation hinzufügen. Die Definitionsfelder für die assoziierte Organisation werden angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 55

56 The table below provides an overview of the available associate organisation definition fields: Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Name der Organisation Abkürzung Art der Organisation Geben Sie den Namen der assoziierten Organisation ein. 250 Diese Abkürzung wird in den folgenden Abschnitten angewendet werden. Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Straße, Hausnummer Geben Sie die Adresse (Straße und Hausnummer) der assoziierten Organisation ein. Postleitzahl Geben Sie die Postleitzahl ein. 15 Ort Geben Sie den Namen des Ortes ein. 50 Land Mitfinanzierungserklärungen Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Wenn ein Land nicht in der Liste vorhanden ist, sind Organisationen aus diesem Land an dieser Aufforderung nicht teilnahmeberechtigt. Die assoziierte Organisation muss eine Mitfinanzierungserklärung ausfüllen, wenn sie an der Finanzierung des Projektes teilnimmt. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. (M.L. = max. length as number of characters) 2. Füllen Sie die Felder korrekt aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue assoziierte Organisation hinzufügen, um eine zusätzliche assoziierte Organisation einzufügen, und wiederholen Sie diese Prozedur, bis alle assoziierten Organisationen hinzugefügt wurden. Falls erforderlich, klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um die entsprechende assoziierte Organisation zu bearbeiten, oder auf den Link Löschen, um sie zu löschen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 56

57 Dritte Im Hauptabschnitt der Dritten müssen Informationen über die Dritten eingegeben werden. Dritte sind Rechtspersonen unterschiedlich von Empfängern, verbundenen Einrichtungen und assoziierten Organisationen, die eine Bargeldleistung zur Unterstützung der Ausführung der Maßnahme erbringen, ohne aktiv daran beteiligt zu sein. Anmerkung: Wenn es für eine bestimmte Aufforderung nicht erlaubt oder notwendig ist, Dritte zu definieren, ist der Hauptabschnitt der Dritten nicht auf der Navigationsleiste vorhanden. Folgen Sie dieser Prozedur, um einen neuen Dritten einzufügen: 1. Greifen Sie auf den Hauptabschnitt der Dritten zu, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Dritten hinzufügen. Die Definitionsfelder für den Dritten werden angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 57

58 SWIM: Benutzerhandbuch Seite 58

59 Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht der in diesem Abschnitt vorhandenen Felder: Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Name der Organisation Abkürzung Art der Organisation Geben Sie den Namen des Dritten ein. 250 Diese Abkürzung wird in den folgenden Abschnitten angewendet werden. Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Straße, Hausnummer Geben Sie die Adresse (Straße und Hausnummer) des Dritten ein. Postleitzahl Geben Sie die Postleitzahl ein. 15 Ort Geben Sie den Namen des Ortes ein. 50 Land Mitfinanzierungserklärungen (M.L. = max. length as number of characters) Wählen Sie einen der vordefinierten Einträge aus der Dropdown-Liste. Wenn ein Land nicht in der Liste vorhanden ist, sind Organisationen aus diesem Land an dieser Aufforderung nicht teilnahmeberechtigt. Der Dritte muss eine Mitfinanzierungserklärung ausfüllen, wenn sie an der Finanzierung des Projektes teilnimmt. Wenn das Feld mit einem Sternchen versehen ist, muss dieses ausgefüllte Formblatt gescannt werden und in das System hochgeladen werden. Füllen Sie die Felder korrekt aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Dritten hinzufügen, um eine zusätzliche assoziierte Organisation hinzuzufügen, und wiederholen Sie diese Prozedur, bis alle Dritten hinzugefügt wurden. Falls erforderlich, klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um den Dritten zu bearbeiten, oder auf den Link Löschen, um ihn zu löschen: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 59

60 Operative und finanzielle Fähigkeit Im Hauptabschnitt der Operativen und finanziellen Fähigkeit müssen Informationen über die Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller eingegeben werden. Die folgenden Tabellen bieten eine Übersicht der in diesem Hauptabschnitt vorhandenen Felder. Operative Struktur Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Wichtigste Ziele und Aktivitäten Verwaltungsstruktur jedes Antragstellers Mitglieder jedes Antragstellers Personal, das durch jeden Antragsteller im entsprechenden Bereich beschäftigt wird Beschreiben Sie die wichtigsten Ziele und Aktivitäten der Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller. Beschreiben Sie die Verwaltungsstruktur der Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller. Stellen Sie die Mitglieder der Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller vor. Beschreiben Sie das Personal der Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller, das im entsprechenden Bereich beschäftigt wird Erfahrung mit ähnlichen Projekten Beschreiben Sie die Erfahrung, welche die Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller mit ähnlichen Projekten haben Finanzquellen Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Übliche Finanzquellen jedes Antragstellers Umsatz (oder Vergleichbares) jedes Antragstellers für das letzte Geschäftsjahr Sonstige Informationen zum Nachweis der Finanzkraft Beschreiben Sie die üblichen Finanzquellen der Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller. Beschreiben Sie den Umsatz (oder Vergleichbares) der Organisationen des Antragstellers und der Mitantragsteller. In diesem Feld können Sie sonstige Informationen eingeben, welche die Finanzkraft der Organisationen des Antragstellers oder der Mitantragsteller nachweisen (M.L. = Maximale Länge gerechnet als Zahl der Schriftzeichen) Vorherige Finanzhilfen und laufende Anträge auf Finanzhilfen In diesem Unterabschnitt gibt es drei Tabellen, worin die früheren maßnahmebezogenen Finanzhilfen, die laufende Antrage auf solche Finanzhilfen sowie die Betriebskostenzuschüsse eingetragen werden können: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 60

61 Frühere maßnahmenbezogene Finanzhilfen Befolgen Sie diese Prozedur, um die früheren von der Union zugewiesenen maßnahmenbezogenen Finanzhilfen anzugeben: 1. Greifen Sie zu auf die Tabelle der Früheren maßnahmenbezogenen Finanzhilfen. Standardmäßig enthält die Tabelle eine Leerzeile: Die folgende Tabelle beschreibt die vorhandenen Felder: Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Antragsteller Europäische Institution, verantwortliche Dienststelle und Programm Vereinbarungsnummer Jahr der Gewährung Wählen Sie den (abgekürzten) Namen des Antragstellers oder des Mitantragstellers aus der Dropdown-Liste. Geben Sie den Namen ein der verantwortlichen Dienststelle sowie den Namen des mit der Vereinbarung der Union verbundenen Programmes. Geben Sie die Nummer der Vereinbarung über eine Finanzhilfe ein. Wählen Sie das Jahr der Gewährung aus der Dropdown-Liste. Titel der Maßnahme Geben Sie den Titel der Maßnahme ein SWIM: Benutzerhandbuch Seite 61

62 Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Betrag der Finanzhilfe (in Euro) Geben Sie den Betrag der Finanzhilfe der Union ein (zwischen 1 und Euro) Füllen Sie die Felder aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Zeile sieht wie folgt aus: Wenn erforderlich klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile einfügen, um eine zusätzliche frühere Finanzhilfe einzugeben. Wiederholen Sie diese Prozedur, bis Sie alle früheren Finanzhilfen eingegeben haben. Anmerkungen: Sie können in die Tabelle bis zu 99 Zeilen eingeben. Wenn Sie eine unnötige Zeile löschen möchten, entfernen Sie alle Daten von dieser Zeile, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Zeile wird gelöscht. Anträge für maßnahmenbezogene Finanzhilfen im laufenden Jahr Befolgen Sie diese Prozedur, um die Anträge für maßnahmenbezogene Finanzhilfen anzugeben, welche der Antragsteller oder einer der Mitantragsteller im laufenden Jahr eingereicht haben oder die Absicht haben, einzureichen: 1. Greifen Sie zu auf die Tabelle Anträge für maßnahmenbezogene Finanzhilfen im laufenden Jahr. Standardmäßig enthält die Tabelle eine Leerzeile: Die folgende Tabelle beschreibt die vorhandenen Felder: Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Antragsteller Wählen Sie den (abgekürzten) Namen des Antragstellers oder des Mitantragstellers aus der Dropdown-Liste. - SWIM: Benutzerhandbuch Seite 62

63 Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Europäische Institution, verantwortliche Dienststelle und Programm Geben Sie den Namen ein der verantwortlichen Dienststelle sowie den Namen des mit der Vereinbarung der Union verbundenen Programmes. Titel der Maßnahme Geben Sie den Titel der Maßnahme ein. 250 Finanzhilfe erhalten? Geschätzter Betrag der Finanzhilfe (in Euro) Wählen Sie die erforderliche Antwort aus der Dropdown-Liste: Ja, Nein oder Noch nicht entschieden Geben Sie den geschätzten Betrag der Finanzhilfe ein Füllen Sie die Felder aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Zeile sieht wie folgt aus: Wenn erforderlich klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile einfügen, um einen zusätzlichen Antrag einzugeben. Wiederholen Sie diese Prozedur, bis Sie alle erforderlichen Anträge eingegeben haben. Anmerkungen: Sie können in die Tabelle bis zu 99 Zeilen eingeben. Wenn Sie eine unnötige Zeile löschen möchten, entfernen Sie alle Daten von dieser Zeile, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Zeile wird gelöscht. Betriebskostenzuschüsse Befolgen Sie diese Prozedur, um die von dem Antragsteller oder einem der Mitantragsteller erhaltenen Betriebskostenzuschüsse einzugeben: 1. Greifen Sie zu auf die Tabelle der Betriebskostenzuschüsse. Standardmäßig enthält die Tabelle eine Leerzeile: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 63

64 Die folgende Tabelle beschreibt die vorhandenen Felder: Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Antragsteller Europäische Institution, verantwortliche Dienststelle und Programm Vereinbarungsnummer Titel der Maßnahme Geschätzter Zuschussbetrag (in Euro) Vom Wählen Sie den (abgekürzten) Namen des Antragstellers oder des Mitantragstellers aus der Dropdown-Liste. Geben Sie den Namen ein der verantwortlichen Dienststelle sowie den Namen des mit der Vereinbarung der Union verbundenen Programmes. Geben Sie die Vereinbarungsnummer des Betriebskostenzuschusses ein. Geben Sie den Titel der Maßnahme ein, die mit dem Betriebskostenzuschuss verbunden ist. Geben Sie den geschätzten Zuschussbetrag des Betriebskostenzuschusses ein. Geben Sie das Anfangsdatum des Betriebszuschusses (Format TT/MM/JJJJ) ein. Bis Geben Sie das Enddatum des Betriebszuschusses (Format TT/MM/JJJJ) ein. 2. Füllen Sie die Felder aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Zeile sieht wie folgt aus: Wenn erforderlich klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile einfügen, um einen zusätzlichen Betriebskostenzuschuss anzugeben. Wiederholen Sie diese Prozedur, bis Sie alle erforderlichen Betriebskostenzuschüsse angegeben haben. Anmerkungen: Sie können in die Tabelle bis zu 99 Zeilen eingeben. Wenn Sie eine unnötige Zeile löschen möchten, entfernen Sie alle Daten von dieser Zeile, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Zeile wird gelöscht. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 64

65 Maßnahme Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht der Felder, die im Hauptabschnitt Maßnahme vorhanden sind. Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Titel Geben Sie den Titel der Maßnahme ein. 250 Art der Aktivität/Unterprogramms/ Themas Kurzbeschreibung der Maßnahme Spezifische Ziele Vom Bis Monate Umsetzung der Maßnahme Arbeitsplan Werden Sie eine oder mehrere mit der Maßnahme verbundene Aufgaben vergeben? Zeitplan für die Veranstaltungen der Maßnahme Rollen und Verantwortlichkeiten Zielgruppen / Zielsektoren Transnationale Dimension Modalitäten der Bewertung / Überwachung der Maßnahme Wählen Sie den erforderlichen Eintrag aus der Dropdown-Liste. Anmerkung: Dieses Feld ist nicht bei allen Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen vorhanden. Geben Sie eine Kurzbeschreibung der Maßnahme ein. Geben Sie eine Beschreibung der spezifischen Ziele der Maßnahme ein. Geben Sie das erwartete Anfangsdatum der Maßnahme ein (im Format TT/MM/JJJJ). Geben Sie das erwartete Enddatum der Maßnahme ein (im Format TT/MM/JJJJ). In diesem Feld wird automatisch die Dauer in Monaten der Maßnahme angezeigt. Beschreiben Sie, wie die Maßnahme durgeführt werden wird. Geben Sie eine Zusammenfassung des Arbeitsplanes ein. Wählen Sie Ja oder Nein aus der Dropdown- Liste. Füllen Sie eine Zeile für die wichtigsten Veranstaltungen der Maßnahme aus: Vom / Bis: Geben Sie die Daten im Format TT/MM/JJJJ Ort: Geben Sie den Ort der Veranstaltung (maximal 50 Zeichen) Art der Maßnahme: Geben Sie eine Umschreibung ein (maximal 200 Zeichen) Beschreiben Sie die Art der Rollen und Verantwortlichkeiten, sowie die Verteilung der Aufgaben zwischen den Mitantragstellern. Geben Sie an, welche Zielgruppen und Zielsektoren Gegenstand Ihrer Maßnahme sind und warum. Stellen Sie die transnationale Dimension der Maßnahme dar. Geben Sie an, welche Vorkehrungen für die Bewertung und die Überwachung der Maßnahme getroffen wurden SWIM: Benutzerhandbuch Seite 65

66 Feld Beschreibung/Anmerkungen M.L. Mehrwert / Innovationswert der Maßnahme Erwartete Ergebnisse Verwendung der Ergebnisse (Multiplikatoreffekte und Verbreitungspläne) Korrespondenzsprache Beschreiben Sie den Mehrwert und den Innovationswert der Maßnahme. Beschreiben Sie die erwarteten Ergebnisse und Leistungen der Maßnahme. Beschreiben Sie, wie Sie die Ergebnisse verwenden und verbreiten wollen. Wählen Sie die von Ihnen für die Korrespondenz mit der Europäischen Kommission bevorzugte Sprache aus der Dropdown-Liste. Die drei offiziellen Arbeitssprachen sind: Englisch, Französisch und Deutsch SWIM: Benutzerhandbuch Seite 66

67 Anhänge Der Hauptabschnitt Anhänge sieht wie folgt aus: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 67

68 Dieser Hauptabschnitt ist den Dokumenten gewidmet, die sorgfältig ausgefüllt, unterzeichnet und zusammen mit dem Antragsformular eingereicht werden müssen. Bei den Anhängen gibt es zwei Typen: Dokumente, wofür ein Modell zur Verfügung steht, wie die ehrenwörtliche Erklärung. Der Antragsteller muss das Modell herunterladen, ausfüllen per Post zurückschicken, gemäß den Hinweisen zur jeweiligen Aufforderung. Für bestimmte Aufforderungen ist es möglich und eben erforderlich, das ausgefüllte Modell hochzuladen, so dass es zu einem Teil des elektronisch eingereichten Antrages wird. Dokumente, wofür kein Modell zur Verfügung steht, wie den Arbeitsplan. Der Antragsteller muss selber das Dokument in einem elektronischen Format (z. B. in Microsoft Word) erstellen und es in das SWIM-Antragsformular hochgeladen. In den meisten Fällen müssen diese Dokumente außerdem zusammen mit der Papierversion des Antragsformulars per Post an die Kommission geschickt werden. Folgen Sie dieser Prozedur, um Anhänge in SWIM herunterzuladen, auszufüllen und hochzuladen: 1. Wenn für den Anhang ein Modell zur Verfügung steht, klicken Sie auf den Link Klicken Sie hier, um das Modell herunterzuladen. Beispiel: 2. Speichern Sie das Modell auf Ihre Festplatte: Öffnen Sie das Modell auf Ihrem Computer, und füllen Sie es aus. Wenn Sie das ausgefüllte Dokument in SWIM hochladen wollen, klicken Sie auf die die Schaltfläche Browse oder Choose file (der Name der Schaltfläche hängt vom benutzten Browser ab): SWIM: Benutzerhandbuch Seite 68

69 5. Suchen und öffnen Sie die Datei. Der Name der Datei wird angezeigt: Sie können das hochgeladene Dokument ersetzen oder löschen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 69

70 Kostenvoranschlag Der letzte Abschnitt im SWIM-Antragsformular verweist auf den Kostenvoranschlag. In diesem Abschnitt müssen die Antragsteller die finanziellen Informationen über ihr Projekt eingeben. Die Gesamt- und Teilsummen am Ende jeder Sektion werden vom System automatisch berechnet, sobald der Antrag gespeichert wird. Die Antragsteller können einfach ihren Kostenvoranschlag überprüfen, indem Sie auf die erste Option im Ausklappmenü des Kostenvoranschlages klicken: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 70

71 Die Übersicht des Kostenvoranschlages listet die folgenden Haupt- und Teilpositionen. Diese Struktur ist für alle Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen identisch: Position 1: Aufwendungen für Personal, mit den folgenden Teilpositionen: Leitendes Personal / Management Sachbearbeiter Sekretariat Buchhaltung Sonstiges Personal Position 2: Reise- und Aufenthaltskosten Position 3: Kosten für Dienstleistungen, mit den folgenden Teilpositionen: Verbreitung von Informationen Übersetzungen Vervielfältigung und Veröffentlichung Bewertung Dolmetscher Externe Experten Sonstige Dienstleistungen Position 4: Verwaltung, mit den folgenden Teilpositionen: Abschreibungen für erworbene Wirtschaftsgüter Anmietung von Räumen Anmietung von Dolmetscherkabinen Rechnungsprüfung Kosten für Finanzdienstleistungen Sonstige Verwaltungskosten SWIM: Benutzerhandbuch Seite 71

72 Position 5: Gemeinkosten (beschränkt auf maximal 7% der direkten förderfähigen Kosten) Position 6: Einnahmen Der Antragsteller gibt seinen eigenen Beitrag ein, den Beitrag der Mitantragsteller, sowie den Beitrag der Dritten ein; Er gibt auch die geschätzten durch die Maßnahme erzielten Einnahmen ein; SWIM berechnet automatisch den Betrag der Finanzhilfe anhand der eingegebenen Beträge. Achtung: Die Positionen sind in Zeilen geordnet, wobei jede Zeile mehrere Felder enthält. Wird ein Feld in einer Zeile ausgefüllt, so müssen alle anderen Felder auf derselben Zeile ebenfalls ausgefüllt werden. Falls für eine Position keine Kosten eingegeben werden müssen, sollten alle Felder auf der Zeile leer bleiben Aufwendungen für Personal eingeben Befolgen Sie diese Prozedur, um die Aufwendungen für Personal einzugeben. 1. Klicken Sie auf den Link Position 1 oder wählen Sie die Option Aufwendungen für Personal aus dem Dropdown-Menü Kostenvoranschlag: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 72

73 Die Seite Aufwendungen für Personal wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 73

74 2. Beschreibung: Die Seite Aufwendungen für Personal enthält einen Abschnitt für jede Teilposition. Jeder Abschnitt enthält eine Tabelle mit den folgenden Spalten: Angefallen bei: Die Dropdown-Liste enthält den Namen (oder die Abkürzung wenn vorhanden) des Antragstellers und der Mitantragsteller. Name Name der Organisation und Funktion innerhalb der Organisation Stellung Lohn / Gehaltskosten pro Tag Anzahl der Tage Summe Jede Tabelle enthält eine Zeile, womit der erste Eintrag in der Tabelle definiert werden kann. Mit der Schaltfläche Zeile einfügen können bis zu 99 Zeilen für jede Teilposition eingefügt werden. Wenn Sie maximale Zahl der Zeilen erreicht ist, wird die folgende Meldung angezeigt, wenn Sie den Cursor auf die jetzt die inaktive Schaltfläche richten: Die maximale Zahl von Zeilen wurde erreicht. Geben Sie den ersten Eintrag der Personalaufwendungen ein, indem Sie die Felder auf der verfügbaren Zeile ausfüllen. Im folgenden Beispiel wurde der erste Eintrag in die Teilposition Leitendes Personal / Management eingegeben: 3. Beschreibung: Die erforderliche Organisation wurde aus der Liste Angefallen bei gewählt. Die folgenden Felder wurden ausgefüllt: Name (max. 100 Zeichen) Name der Organisation (max Zeichen) Stellung (max. 100 Zeichen) Die Felder Lohn/Gehaltskosten pro Tag und Anzahl der Tage wurden ausgefüllt. Das Feld Summe wurde vom System berechnet, indem die Gehaltskosten pro Tag mit der Anzahl der Tage multipliziert wurden. Wenn erforderlich, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile einfügen, um zusätzliche Einträge zu definieren. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 74

75 Die Teilposition Leitendes Personal / Management kann dann wie folgt aussehen: Das System berechnet die Gesamtsummen. Wenn erforderlich, klicken Sie auf das zu löschen. Symbol am Ende einer Zeile, um diese Zeile Wiederholen Sie diese Prozedur für alle Teilpositionen der Kostenaufwendungen für Personal Reise- und Aufenthaltskosten eingeben Befolgen Sie diese Prozedur, um die Reise- und Aufenthaltskosten einzugeben. 1. Klicken Sie auf den Link Position 2 oder wählen Sie die Option Reise- und Aufenthaltskosten aus dem Dropdown-Menü Kostenvoranschlag: Die Seite Reise- und Aufenthaltskosten wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 75

76 2. Beschreibung: Die Seite Reise- und Aufenthaltskosten enthält einen einzigen Abschnitt mit einer einzigen Tabelle. Diese Tabelle enthält die folgenden Spalten: Angefallen bei: Die Dropdown-Liste enthält den Namen (oder die Abkürzung wenn vorhanden) des Antragstellers und der Mitantragsteller. Zweck der Reise Ort der Veranstaltung Durchschnittliche Reisekosten pro Person Anzahl der Personen Zwischensumme Reisekosten Kosten pro Person Anzahl der Personen Anzahl der Tage Zwischensumme Reisekosten Summe Die Tabelle enthält eine Zeile, womit der erste Eintrag in der Tabelle definiert werden kann. Mit der Schaltfläche Zeile einfügen können bis zu 99 Zeilen eingefügt werden. Wenn Sie maximale Zahl der Zeilen erreicht ist, wird die folgende Meldung angezeigt, wenn Sie den Cursor auf die jetzt die inaktive Schaltfläche richten: Die maximale Zahl von Zeilen wurde erreicht. Geben Sie den ersten Eintrag der Reise- und Aufenthaltskosten ein, indem Sie die Felder auf der verfügbaren Zeile ausfüllen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 76

77 Beispiel: 3. Beschreibung: Die erforderliche Organisation wurde aus der Liste Angefallen bei gewählt. Die folgenden Felder wurden ausgefüllt: Zweck der Reise (max Zeichen) Ort der Veranstaltung (max. 100 Zeichen) Die Felder Durchschnittliche Reisekosten pro Person und Anzahl der Personen wurden ausgefüllt. Das Feld Zwischensumme Reisekosten wurde vom System berechnet, indem die durchschnittlichen Reisekosten mit der Zahl der Personen multipliziert wurden. Die Felder Kosten pro Person, Anzahl der Personen und Anzahl der Tage wurden ausgefüllt. Das Feld Zwischensumme Aufenthaltskosten wurde vom System berechnet, indem die Kosten pro Person mit der Anzahl der Personen und der Tage multipliziert wurden. Wenn erforderlich, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile einfügen, um zusätzliche Einträge zu definieren. Die Tabelle Reise- und Aufenthaltskosten kann dann wie folgt aussehen: Das System berechnet die Gesamtsummen Wenn erforderlich, klicken Sie auf das Symbol am Ende einer Zeile, um diese Zeile zu löschen. Wiederholen Sie diese Prozedur für alle erforderlichen Reisekosten. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 77

78 Kosten für Dienstleistungen eingeben Befolgen Sie diese Prozedur, um die Kosten für Dienstleistungen einzugeben. 1. Klicken Sie auf den Link Position 3 oder wählen Sie die Option Kosten für Dienstleistungen aus dem Dropdown-Menü Kostenvoranschlag: Die Seite Kosten für Dienstleistungen wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 78

79 Beschreibung: Die Seite Kosten für Dienstleistungen enthält einen Abschnitt für jede Teilposition. Jeder Abschnitt enthält eine Tabelle mit Spalten, welche die Dienstleistungen beschreiben. Die folgenden Spalten stehen in jeder Tabelle zur Verfügung: Angefallen bei: Die Dropdown-Liste enthält den Namen (oder die Abkürzung wenn vorhanden) des Antragstellers und der Mitantragsteller. Summe Jede Tabelle enthält eine Zeile, womit der erste Eintrag in der Tabelle definiert werden kann. Mit der Schaltfläche Zeile einfügen können bis zu 99 Zeilen für jede Teilposition eingefügt werden. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 79

80 Wenn Sie maximale Zahl der Zeilen erreicht ist, wird die folgende Meldung angezeigt, wenn Sie den Cursor auf die jetzt die inaktive Schaltfläche richten: Die maximale Zahl von Zeilen wurde erreicht. Geben Sie den ersten Eintrag der Kosten für Dienstleistungen ein, indem Sie die Felder auf der verfügbaren Zeile ausfüllen. Die erforderlichen Organisationen werden aus der Dropdown-Liste Angefallen bei gewählt. Die Felder werden ausgefüllt. Die Summen und Gesamtsummer werden vom System berechnet. Wenn erforderlich, klicken Sie auf das Symbol am Ende einer Zeile, um diese Zeile zu löschen. Wiederholden Sie diese Prozedur, um alle erforderlichen Kosten für Dienstleistungen einzugeben Verwaltungskosten eingeben Befolgen Sie diese Prozedur, um die Verwaltungskosten einzugeben. 1. Klicken Sie auf den Link Position 4 oder wählen Sie die Option Verwaltungskosten aus dem Dropdown-Menü Kostenvoranschlag: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 80

81 Die Seite Verwaltung wird angezeigt: Beschreibung: Die Seite Verwaltung enthält einen Abschnitt für jede Teilposition. Jeder Abschnitt enthält eine Tabelle mit Spalten, welche die Verwaltungskosten beschreiben. Die folgenden Spalten stehen in jeder Tabelle zur Verfügung: Angefallen bei: Die Dropdown-Liste enthält den Namen (oder die Abkürzung wenn vorhanden) des Antragstellers und der Mitantragsteller. Summen Jede Tabelle enthält eine Zeile, womit der erste Eintrag in der Tabelle definiert werden kann. Mit der Schaltfläche Zeile einfügen können bis zu 99 Zeilen für jede Teilposition eingefügt werden. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 81

82 2. Wenn Sie maximale Zahl der Zeilen erreicht ist, wird die folgende Meldung angezeigt, wenn Sie den Cursor auf die jetzt die inaktive Schaltfläche richten: Die maximale Zahl von Zeilen wurde erreicht. Geben Sie den ersten Eintrag Verwaltungskosten ein, indem Sie die Felder auf der verfügbaren Zeile ausfüllen. Im folgenden Beispiel wurden in jeder Teilposition einige Einträge definiert: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 82

83 3. 4. Beschreibung: Die erforderlichen Organisationen wurden aus der Dropdown-Liste Angefallen bei gewählt. Die Felder wurden ausgefüllt. Die Summen und Gesamtsummer wurden vom System berechnet. Wenn erforderlich, klicken Sie auf das Symbol am Ende einer Zeile, um diese Zeile zu löschen. Wiederholden Sie diese Prozedur, um alle erforderlichen Verwaltungskosten einzugeben. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 83

84 Gemeinkosten eingeben Befolgen Sie diese Prozedur, um die Gemeinkosten einzugeben. 1. Klicken Sie auf den Link Position 5 oder wählen Sie die Option Gemeinkosten aus dem Dropdown-Menü Kostenvoranschlag: Die Seite der Gemeinkosten wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 84

85 2. Beschreibung: Die Seite Gemeinkosten enthält einen einzigen Abschnitt mit einer Tabelle, die folgende Spalten enthält: Angefallen bei: Die Dropdown-Liste enthält den Namen (oder die Abkürzung wenn vorhanden) des Antragstellers und der Mitantragsteller. Der Antragsteller und jede Mitantragsteller können somit ihre Gemeinkosten eingeben. Betrag Jede Tabelle enthält eine Zeile, womit der erste Eintrag in der Tabelle definiert werden kann. Mit der Schaltfläche Zeile einfügen können Zeilen eingefügt werden, bis der Antragsteller und alle Mitantragsteller aufgelistet sind. Für jeden Mitantragsteller kann nur eine Zeile mit Gemeinkosten definiert werden. Geben Sie die Gemeinkosten wie erforderlich ein. Im folgenden Beispiel wurden einige Einträge definiert: 3. Beschreibung: Die Organisationen wurden aus der Dropdown-Liste Angefallen bei gewählt. Das Feld Betrag wurde für jede gewählte Organisation ausgefüllt. Das System hat die Gesamtsumme berechnet. Wenn erforderlich, klicken Sie auf das Symbol am Ende einer Zeile, um diese Zeile zu löschen Geben Sie die Gemeinkosten wie erforderlich ein. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 85

86 Einnahmen eingeben Befolgen Sie diese Prozedur, um die Einnahmen einzugeben. 1. Klicken Sie auf den Link Position 6 oder wählen Sie die Option Einnahmen aus dem Dropdown-Menü Kostenvoranschlag: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 86

87 Die Seite der Einnahmen wird angezeigt: Beschreibung: Die Seite Einnahmen enthält ein Feld und zwei Tabellen zur Eingabe von Geldleistungen: Geldleistungen des Antragstellers: Geben sie die Geldleistung des Antragstellers ein. Tabelle der Geldleistungen der Mitantragsteller: In dieser Tabelle können Sie die Geldleistungen jedes Mitantragstellers eingeben. Für jeden Mitantragsteller kann nur eine Zeile definiert werden. Tabelle der Geldleistungen von Dritten: In dieser Tabelle können Sie die Geldleistungen von bis zu 99 Dritten eingeben. Das Feld Gesamtbeitrag in Geldleistungen enthält die Summe der drei oben genannten Quellen. Die Seite Einnahmen enthält außerdem die folgenden Felder: Durch die Maßnahme erzielte Einnahmen: Geben Sie den geschätzten Betrag der durch die Maßnahme erzielte Einnahmen. Dieser Betrag wird von der Finanzhilfe der Union abgezogen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 87

88 2. Finanzhilfe der Europäischen Union: Das System berechnet den Betrag der Finanzhilfe auf Basis der gesamten Einnahmen, der Geldleistungen und der durch die Maßnahme erzielten Einnahmen. Gesamte Einnahmen: Das System kopiert den Betrag der totalen förderfähigen Kosten in dieses Feld. Füllen Sie Felder ordnungsgemäß aus. Im folgenden Beispiel wurde die Seite Einnahmen ausgefüllt: Die Pfeile geben an, wie das System die Beträge und Werte berechnet: Rote Pfeile: Gesamtbetrag in Geldleistungen = Geldleistungen des Antragstellers + Geldleistungen der Mitantragsteller + Geldleistungen von Dritten = = Blaue Pfeile: Finanzhilfe der Europäischen Union = Gesamte Einnahmen Gesamtbeitrag in Geldleistungen Durch die Maßnahme SWIM: Benutzerhandbuch Seite 88

89 erzielte Einnahmen = = Grüne Pfeile: Kofinanzierungssatz = Finanzhilfe der Union / Gesamte Einnahmen = / = 74.44% Überprüfen Sie, dass der maximale Kofinanzierungssatz für die Finanzhilfe nicht überschritten wird. Der maximale Kofinanzierungssatz wird in dem Text der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegt. Wenn erforderlich, klicken Sie auf das zu löschen. Symbol am Ende einer Zeile, um diese Zeile Klicken Sie regelmäßig auf die Schaltfläche Speichern oben im Bildschirm Druckversion eines Antrages über eine Finanzhilfe erstellen Es ist immer möglich, eine Druckversion eines Antrages über eine Finanzhilfe zu erstellen, was auch immer dessen Statusanzeige ist. Für die Anträge mit der Statusanzeige Nicht eingereicht klicken sie auf den Link PDF erzeugen oben im Schirm: Die PDF-Datei enthält das Wasserzeichen NOT VALID: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 89

90 Für die Anträge mit der Statusanzeige Eingereicht oder Nicht bewilligt klicken Sie auf den Link Druckversion anzeigen auf der Seite Antrag erfolgreich eingereicht: Die erzeugte PDF-Datei wird angezeigt: Für die Anträge mit der Statusanzeige Nicht rechtzeitig eingereicht oder Archiviert klicken Sie auf den Link Druckbare Fassung des Antrages auf der Seite Antrag nicht eingereicht: Die erzeugte PDF-Datei enthält das Wasserzeichen NOT VALID: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 90

91 SWIM: Benutzerhandbuch Seite 91

92 5.4. Antrag über eine Finanzhilfe löschen Sie können einen Antrag über eine Finanzhilfe löschen, solange er die Statusanzeige Nicht eingereicht hat. Befolgen Sie diese Prozedur, um einen solchen Antrag zu löschen: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: 2. Anmerkung: Wenn der erforderliche Antrag nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie ihn hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. Klicken Sie auf den Titel des zu löschenden Antrages. Das Antragsformular des wird angezeigt: 3. Klicken Sie auf den Link Antrag über eine Finanzhilfe löschen. Die Bestätigungsseite wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 92

93 4. Klicken Sie auf die Ja-Schaltfläche, um die Löschung des Antrages zu bestätigen Einen Antrag über eine Finanzhilfe archivieren Ein Antrag über eine Finanzhilfe kann archiviert werden, wenn er die Statusanzeige Nicht rechtzeitig eingereicht hat. Wenn Sie einen solchen Antrag archivieren, werden die eingegebenen Daten nicht aus dem System gelöscht, so dass Sie später auf neuem darauf zugreifen können. Wenn sie einen solchen Antrag nicht archivieren, wird er drei Monate nach dem Ablauf der Einreichungsfrist aus dem System gelöscht. Achtung! Sobald ein Antrag aus dem System gelöscht wurde, können die eingegebenen Daten nicht mehr wiederhergestellt werden! Wenn Sie Ihren Antrag nicht rechtzeitig eingereicht haben, empfangen Sie einen - Bericht im folgenden Format: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 93

94 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: 2. Weil ein Antrag, der nicht rechtzeitig eingereicht wurde, nie in eine Vereinbarung über eine Finanzhilfe münden kann, wird er als "veralteter Antrag" betrachtet. Klicken Sie auf den Link Die veralteten Anträge anzeigen. Die veralteten Anträge werden jetzt auch in die Liste der Anträge über eine Finanzhilfe aufgeführt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 94

95 3. Klicken Sie auf den Titel des zu archivierenden Antrages. Die Seite Antrag nicht eingereicht wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 95

96 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Antrag archivieren. Die folgende Meldung wird angezeigt: Sie haben beantragt, Ihren Antrag zu archivieren. Somit werden Ihre Daten nicht gelöscht. Sie können somit jedes Mal auf diese Seite zugreifen, um eine Druckversion zu erstellen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 96

97 6. MIT IHREN VEREINBARUNGEN ÜBER EINE FINANZHILFE ARBEITEN Sie können nur mit Vereinbarungen über eine Finanzhilfe arbeiten, die mit Ihrem ECAS- Konto verbunden wurden, d.h. wofür Sie ein Bearbeiter sind. Diese Vereinbarungen über eine Finanzhilfe werden in der Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe aufgelistet. Siehe den Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Der Bereich Vereinbarungen über eine Finanzhilfe in der Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe könnte wie folgt aussehen: Klicken Sie auf den Titel, um auf die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung zuzugreifen. Auf dieser Seite können Sie möglicherweise eine oder mehrere der folgenden Aktionen vornehmen. Der heutige Status der Vereinbarung bestimmt, welche Aktionen an einem bestimmten Moment zugänglich sind: Antrag auf Änderungen erstellen und einreichen Antrag auf weitere Vorfinanzierungtranchen/ Zwischenzahlung erstellen und einreichen SWIM: Benutzerhandbuch Seite 97

98 Abschlussbericht über die technische Durchführung ausfüllen und einreichen Jährliche Berichte ausfüllen und einreichen Finanzielle Endabrechnung erstellen und einreichen 6.1. Antrag auf Änderungen erstellen und einreichen Empfänger einer Finanzhilfe benutzen SWIM, um Anträge auf Änderungen zur unterzeichneten Vereinbarung zu erstellen und einzureichen. Die folgenden Änderungstypen sind verfügbar: Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages Antrag auf Änderung der Teilnehmer Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages und der Teilnehmer Diese Antragstypen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben. Anmerkung: In der heutigen Version von SWIM können andere Änderungstypen, wie zum Beispiel die Verlängerung der Ausführungsfrist, nicht beantragt werden. Solche Änderungsanträge müssen direkt an die Europäische Kommission gerichtet werden. Siehe die Angaben im Artikel I.6.2 Kontaktdaten der Kommission Ihrer Vereinbarung Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages erstellen und einreichen Befolgen Sie diese Prozedur, um einen Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages zu erstellen und einzureichen: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 98

99 2. Anmerkung: Wenn die erforderliche Vereinbarung nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie sie hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. Klicken Sie auf den Titel der betreffenden Vereinbarung. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 99

100 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag im Abschnitt Änderungsanträge. Anmerkung: Wenn die Schaltfläche vorhanden ist, sind eine oder mehrere Voraussetzungen für die Erstellung des Antrages nicht erfüllt: Es gibt keinen früheren Antrag, der noch nicht eingereicht wurde. Es gibt keinen früheren Antrag, dessen Verarbeitung noch nicht vollendet ist (die Kommission hat ihn bis jetzt weder akzeptiert noch abgelehnt). Das Enddatum der Maßnahme liegt mehr als einen Monat in der Zukunft ODER die Kommission hat die verspätete Einreichung eines Antrages erlaubt. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 100

101 Wenn Sie der einzige Empfänger der Vereinbarung über eine Finanzhilfe sind, wird die Seite Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages angezeigt. Wechseln Sie dann zu Schritt 5 unten. Wenn Ihre Vereinbarung wenigstens einen Mitempfänger enthält, wird die Seite Wählen Sie den Änderungstyp angezeigt: Markieren Sie das Kontrollkästchen Änderung des Kostenvoranschlages, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag. Die Seite Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages wird angezeigt: 6. Geben Sie die Gründe für den Änderungsantrag ein, und wählen Sie den Hauptabschnitt Kostenvoranschlag. Die Übersichtsseite des Kostenvoranschlages wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 101

102 SWIM: Benutzerhandbuch Seite 102

103 7. Die folgende Beträge werden anzeigt: Wenn dies der erste Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages ist, so geht es um die Beträge des akzeptierten Kostenvoranschlages, wie sie in die Vereinbarung über eine Finanzhilfe aufgenommen wurden. Wenn es bereits Anträge auf Änderung des Kostenvoranschlages gibt, so geht es um die Beträge des letzten Antrages, unabhängig davon, ob dieser Antrag akzeptiert oder abgelehnt wurde. Bearbeiten Sie den Kostenvoranschlag nach den Prozeduren im Abschnitt über den Kostenvoranschlag, und umschreiben Sie die Gründe der beantragten Änderungen. Bitte achten Sie darauf, die Beträge nicht zu erhöhen, wodurch die Finanzhilfe den in der Vereinbarung festgelegten Betrag und/oder Kofinanzierungssatz überschreiten würde. Änderungen des Kostenvorschlages beabsichtigen eine Verschiebung von Mitteln, OHNE dass der akzeptierte Betrag der Finanzhilfe erhöht wird. In dem folgenden Beispiel werden Kosten von Aufwendungen für Personal auf Kosten für Dienstleistungen verschoben: Wie im obigen Screenshot angedeutet, empfehlen wir Ihnen, neben den geänderten Zeilen ein die Änderungen erklärendes Kommentar einzugeben. Klicken Sie regelmäßig auf die Schaltfläche Speichern auf der Navigationsleiste. Der Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages wird in der jetzigen Form gespeichert (aber wird jedoch noch nicht eingereicht). Sie können auf den Link Zurück zur Seite zur Nachfolge der Vereinbarung klicken, wenn Sie Ihre Arbeit an einem späteren Moment weitersetzen möchten. Die Seite zur Nachfolge der Finanzhilfe wird wieder angezeigt. Der Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages wird im Abschnitt Änderungen des Kostenvoranschlages angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 103

104 Sie können den Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages bearbeiten oder löschen, solange er nicht eingereicht wurde. 10. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um zur Seite Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages zurückzukehren. Sie können die Werte wieder bearbeiten. 11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen in der Navigationsleiste, sobald Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben: Sie werden eingeladen, die Einreichung zu bestätigen: 12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 104

105 Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird wieder angezeigt. Der Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages wird im Abschnitt Änderungsanträge angezeigt: 13. Klicken Sie auf den Link PDF anzeigen oder klicken Sie auf das Symbol Eingereicht und drucken Sie den Antrag. Die erste Seite der PDF-Datei sieht wie folgt aus: 14. Füllen Sie den Abschnitt Bescheinigung: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 105

106 Der Antrag muss zusammen mit einer offiziellen, vom gesetzlichen Vertreter der Organisation unterzeichneten Anfrage an die verantwortliche Einheit der Europäischen Kommission (wie in der Ausforderung erwähnt) postalisch übermittelt werden. Die Kommission kann Ihren Antrag ohne Überprüfung akzeptieren, mit Überprüfung akzeptieren oder ablehnen: Wenn Ihr Antrag ohne Überprüfung akzeptiert wird, akzeptiert die Kommission den geänderten Kostenvoranschlag, ohne dass ein Vertragsnachtrag für die ursprüngliche Vereinbarung erstellt wird. Neben dem Antrag erscheint die Statusanzeige Akzeptiert: Wenn Ihr Antrag mit Überprüfung akzeptiert wird, überprüft und akzeptiert die Kommission den geänderten Kostenvoranschlag (mit oder ohne Änderung der Beträge), wonach ein Vertragsnachtrag zur ursprünglichen Vereinbarung erstellt wird. Dieser Vertragsnachtrag wird zur Unterzeichnung an den Empfänger geschickt. Sobald er unterzeichnet worden ist, erscheint neben dem Antrag die Statusanzeige Akzeptiert: Wenn Ihr Antrag abgelehnt wird, erscheint neben dem Antrag die Statusanzeige Abgelehnt: Wenn Sie entscheiden, einen neuen Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages zu erstellen, stimmen die Anfangswerte mit den Werten des abgelehnten Antrages überein. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 106

107 Antrag auf Änderung der Teilnehmer erstellen und einreichen Note: Die Erstellung und Einreichung eines Antrages auf Änderung der Teilnehmer betrifft nur die Vereinbarungen über eine Finanzhilfe mit wenigstens einem Mitempfänger. Mögliche Änderungen sind: Änderung der Datenfelder (Adresse, Telefonnummer, usw.) von bestehenden Mitempfängern und/oder verbundenen Einrichtungen; Angabe des Enddatums der Teilnahme an der Aktion durch bestehende Mitempfänger und/oder verbundene Einrichtungen; Einfügung neuer Mitempfänger und/oder verbundener Einrichtungen mit dem Anfangsdatum ihrer Teilnahme an der Aktion. Befolgen Sie diese Prozedur, um einen Antrag auf Änderung der Teilnehmer zu erstellen und einzureichen: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: Anmerkung: Wenn die erforderliche Vereinbarung nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie sie hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. 2. Klicken Sie auf den Titel der betreffenden Vereinbarung. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 107

108 Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird angezeigt: 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag im Abschnitt Änderungsanträge. Anmerkung: Wenn die Schaltfläche vorhanden ist, sind eine oder mehrere Voraussetzungen für die Erstellung des Antrages nicht erfüllt: Es gibt keinen früheren Antrag, der noch nicht eingereicht wurde. Es gibt keinen früheren Antrag, dessen Verarbeitung noch nicht vollendet ist (die Kommission hat ihn bis jetzt weder akzeptiert noch abgelehnt). Das Enddatum der Maßnahme liegt mehr als einen Monat in der Zukunft ODER die Kommission hat die verspätete Einreichung eines Antrages erlaubt. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 108

109 Die Seite Wählen Sie den Änderungstyp wird angezeigt: 4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Änderung der Teilnehmer, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag. Die Seite Antrag auf Änderung der Teilnehmer wird angezeigt: 5. Geben Sie die Gründe für den Änderungsantrag ein, und wählen Sie den Hauptabschnitt Mitantragsteller, wenn Sie die an der Maßnahme beteiligten Mitantragsteller bearbeiten müssen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 109

110 Der Abschnitt Am Projekt beteiligte Mitantragsteller wird angezeigt: 6. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen für den bestehenden Mitantragsteller vor. Die Definitionsfelder des angewählten Mitantragstellers werden in Editiermodus angezeigt: Eine Übersicht der Fieldbeschreibungen ist im Abschnitt Mitantragsteller verfügbar. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 110

111 7. Klicken Sie auf den Link Teilnahme beenden, um das Datum einzugeben, woran die Teilnahme an der Maßnahme für einen bestehenden Mitantragsteller beendet wird. Folgender Dialog wird angezeigt: 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Mitantragsteller einfügen, um einen neuen Mitantragsteller zu erstellen und das Datum einzugeben, woran die Teilnahme an der Maßnahme anfängt. Eine Übersicht der Fieldbeschreibungen ist im Abschnitt Mitantragsteller verfügbar. 9. Wählen Sie den Hauptabschnitt der Verbundenen Einrichtungen, wenn Sie die mit der Maßnahme verbundenen Einrichtungen bearbeiten müssen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 111

112 Die Seite der Verbundenen Einrichtungen wird angezeigt: 10. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, wie oben für die Mitantragsteller beschrieben wurde. Eine Übersicht der Fieldbeschreibungen ist verfügbar. im Abschnitt Verbundene Einrichtungen 11. Klicken Sie regelmäßig auf die Schaltfläche Speichern auf der Navigationsleiste. Der Antrag auf Änderung der Teilnehmer wird in der jetzigen Form gespeichert (aber wird jedoch noch nicht eingereicht). 12. Sie können auf den Link Zurück zur Seite zur Nachfolge der Vereinbarung klicken, wenn Sie Ihre Arbeit an einem späteren Moment weitersetzen möchten. Die Seite zur Nachfolge der Finanzhilfe wird wieder angezeigt. Der Antrag auf Änderung der Teilnehmer wird im Abschnitt Änderungsanträge angezeigt: Sie können den Antrag auf Änderung bearbeiten oder löschen, solange er nicht eingereicht wurde. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 112

113 13. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um zur Seite Antrag auf Änderung der Teilnehmer zurückzukehren. Sie können die Werte wieder bearbeiten. 14. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen in der Navigationsleiste, sobald Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben: Sie werden eingeladen, die Einreichung zu bestätigen: 15. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird wieder angezeigt. Der Antrag auf Änderung wird im Abschnitt Änderungsanträge angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 113

114 16. Klicken Sie auf den Link PDF anzeigen oder auf das Symbol Eingereicht, und drücken Sie den Antrag. Die erste Seite der PDF-Datei sieht wie folgt aus: 17. Füllen Sie den Abschnitt Bescheinigung: Der Antrag muss zusammen mit einer offiziellen, vom gesetzlichen Vertreter der Organisation unterzeichneten Anfrage an die verantwortliche Einheit der Europäischen Kommission (wie in der Ausforderung erwähnt) postalisch übermittelt werden. Die Kommission kann den Antrag auf Änderung der Teilnehmer akzeptieren oder ablehnen: Wenn der Antrag akzeptiert wird, überprüft und akzeptiert die Kommission die Änderungen und erstellt einen Vertragsnachtrag zur ursprünglichen Vereinbarung über eine Finanzhilfe. Dieser Vertragsnachtrag wird zur Unterzeichnung an den Empfänger geschickt. Sobald der Vertragsnachtrag von beiden Seiten unterzeichnet wurde, erscheint neben dem Antrag die Statusanzeige Akzeptiert: Wen der Änderungsantrag abgelehnt wurde, erscheint neben dem Antrag die Statusanzeige Abgelehnt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 114

115 Sie werden auch einen offiziellen Brief von der Kommission empfangen, worin die Gründe der Ablehnung erklärt werden. Wenn Sie entscheiden, einen neuen Antrag auf Änderung zu erstellen, stimmen die Anfangswerte mit den Werten des abgelehnten Antrages überein Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages und der Teilnehmer erstellen und einreichen Note: Die Erstellung und Einreichung eines Antrages auf Änderung der Teilnehmer betrifft nur die Vereinbarungen über eine Finanzhilfe mit wenigstens einem Mitempfänger. 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Siehe den Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 115

116 Anmerkung: Wenn die erforderliche Vereinbarung nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie sie hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. 2. Klicken Sie auf den Titel der betreffenden Vereinbarung. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird angezeigt: 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag im Abschnitt Änderungsanträge. Anmerkung: Wenn die Schaltfläche vorhanden ist, sind eine oder mehrere Voraussetzungen für die Erstellung des Antrages nicht erfüllt: Es gibt keinen früheren Antrag, der noch nicht eingereicht wurde. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 116

117 Es gibt keinen früheren Antrag, dessen Verarbeitung noch nicht vollendet ist (die Kommission hat ihn bis jetzt weder akzeptiert noch abgelehnt). Das Enddatum der Maßnahme liegt mehr als einen Monat in der Zukunft ODER die Kommission hat die verspätete Einreichung eines Antrages erlaubt. Die Seite Wählen Sie den änderungstyp wird angezeigt: 4. Markieren Sie beide Kontrollkästchen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag. Die Seite Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages und der Teilnehmer wird angezeigt: 5. Geben Sie die Gründe für den Änderungsantrag ein. 6. Wählen Sie den Hauptabschnitt Mitantragsteller und/oder Verbundene Einrichtungen, um die Teilnehmer nach Bedarf zu bearbeiten. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 117

118 Siehe den Abschnitt Antrag auf Änderung der Teilnehmer erstellen und einreichen für eine detaillierte Beschreibung. 7. Wählen Sie den Hauptabschnitt Kostenvoranschlag, um den Kostenvoranschlag nach Bedarf zu bearbeiten. Siehe den Abschnitt Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages erstellen und einreichen für eine detaillierte Beschreibung. Anmerkung: Wir empfehlen Ihnen, zuerst die Teilnehmer zu bearbeiten und erst danach den Kostenvoranschlag. In dieser Weise können bereits in diesem Änderungsantrag Kosten für die neuen Mitantragsteller eingegeben werden. 8. Klicken Sie regelmäßig auf die Schaltfläche Speichern auf der Navigationsleiste. Der Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages wird in der jetzigen Form gespeichert (aber wird jedoch noch nicht eingereicht). 9. Sie können auf den Link Zurück zur Seite zur Nachfolge der Vereinbarung klicken, wenn Sie Ihre Arbeit an einem späteren Moment weitersetzen möchten. Die Seite zur Nachfolge der Finanzhilfe wird wieder angezeigt. Der Antrag auf Änderung wird im Abschnitt Änderungsanträge angezeigt: Sie können den Antrag auf Änderung bearbeiten oder löschen, solange er nicht eingereicht wurde. 10. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um zur Seite Antrag auf Änderung des Kostenvoranschlages zurückzukehren. Sie können die Werte wieder bearbeiten. 11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen in der Navigationsleiste, sobald Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 118

119 Sie werden eingeladen, die Einreichung zu bestätigen: 12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird wieder angezeigt. Der Antrag auf Änderung wird im Abschnitt Änderungen des Kostenvoranschlages angezeigt: 13. Klicken Sie auf den Link PDF anzeigen oder klicken Sie auf das Symbol Eingereicht und drucken Sie den Antrag. Die erste Seite der PDF-Datei sieht wie folgt aus: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 119

120 14. Füllen Sie den Abschnitt Bescheinigung aus: Der Antrag muss zusammen mit einer offiziellen, vom gesetzlichen Vertreter der Organisation unterzeichneten Anfrage an die verantwortliche Einheit der Europäischen Kommission (wie in der Ausforderung erwähnt) postalisch übermittelt werden. Die Kommission kann den Antrag auf Änderung akzeptieren oder ablehnen: Wenn der Antrag akzeptiert wird, überprüft und akzeptiert die Kommission die Änderungen und erstellt einen Vertragsnachtrag zur ursprünglichen Vereinbarung über eine Finanzhilfe. Dieser Vertragsnachtrag wird zur Unterzeichnung an den Empfänger geschickt. Sobald der Vertragsnachtrag von beiden Seiten unterzeichnet wurde, erscheint neben dem Antrag die Statusanzeige Akzeptiert: Wen der Änderungsantrag abgelehnt wurde, erscheint neben dem Antrag die Statusanzeige Abgelehnt: Sie werden auch einen offiziellen Brief von der Kommission empfangen, worin die Gründe der Ablehnung erklärt werden. Wenn Sie entscheiden, einen neuen Antrag auf Änderung zu erstellen, stimmen die Anfangswerte mit den Werten des abgelehnten Antrages überein. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 120

121 6.2. Antrag auf weitere Vorfinanzierungtranchen/Zwischenzahlung erstellen und einreichen Wenn die Zahlungsmodalitäten der Vereinbarung über eine Finanzhilfe es dem Empfänger erlauben, weitere Vorfinanzierungstranchen zu beantragen, so kann der Empfänger einen solchen Antrag einreichen, sofern er mindestens 70% der vorherigen Tranche verwendet hat. Um dies zu beweisen, muss der Empfänger in SWIM einen Antrag auf weitere Vorfinanzierung erstellen, einreichen und ausdrucken. Befolgen Sie diese Prozedur, um einen Antrag auf weitere Vorfinanzierung oder Zwischenzahlung zu erstellen und einzureichen: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: 2. Anmerkung: Wenn die erforderliche Vereinbarung nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie sie hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. Klicken Sie auf den Titel der betreffenden Vereinbarung. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 121

122 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag im Abschnitt Anträge auf weitere Vorfinanzierungstranchen/Zwischenzahlungen. Anmerkung: Wenn die Schaltfläche nicht vorhanden ist, sind eine oder mehrere Voraussetzungen zur Erstellung des Antrages nicht erfüllt: Das aktuelle Datum muss wenigstens 45 Tage nach dem Datum liegen, woran die Vereinbarung für eine Finanzhilfe unterzeichnet wurde. Das aktuelle Datum muss vor dem Enddatum der Maßnahme liegen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 122

123 Die Seite Antrag auf eine weitere Vorfinanzierung / Zwischenzahlung wird angezeigt. Sie enthält ein leeres Kostenvoranschlagformular: Klicken Sie auf die unterschiedlichen Positionen des Kostenvoranschlages, um die bei der Durchführung der Maßnahme angefallenen Kosten anzugeben. Geben Sie einen Betrag der Gemeinkosten ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Navigationsleiste. Der Antrag wird in der jetzigen Form gespeichert. (Er wird jedoch noch nicht eingereicht). Sie können auf den Link Zurück zur Seite zur Nachfolge der Vereinbarung klicken, wenn Sie Ihre Arbeit an einem späteren Moment weitersetzen möchten. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird wieder angezeigt. Der Antrag auf weitere Vorfinanzierung / Zwischenzahlung wird im betreffenden Abschnitt angezeigt: Sie können den Antrag bearbeiten oder löschen, solange er noch nicht eingereicht wurde. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 123

124 9. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um zur Seite Antrag auf weitere Vorfinanzierung / Zwischenzahlung zurückzukehren. Sie können die Beträge im Kostenvoranschlag wieder bearbeiten. 10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig auf der Navigationsleiste, sobald Sie alle Kosten, wofür Sie die Vorfinanzierung beantragen, eingegeben haben: Der folgende Schirm wird angezeigt: 11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird wieder angezeigt. Der Antrag auf weitere Vorfinanzierung / Zwischenzahlung wird im betreffenden Abschnitt angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 124

125 12. Klicken Sie auf den Link PDF anzeigen oder auf das Symbol Eingereicht, und drucken Sie den Antrag. Nachdem der Antrag elektronisch eingereicht wurde, muss er ausgedruckt und zusammen mit einer offiziellen, vom gesetzlichen Vertreter der Organisation unterzeichneten Anfrage an die verantwortliche Einheit der Europäischen Kommission (wie in der Ausforderung erwähnt) postalisch übermittelt werden Abschlussbericht über die technische Durchführung ausfüllen und einreichen Sobald das Enddatum der Maßnahme erreicht wird, muss der Abschlussbericht über die technische Durchführung sowie die finanzielle Endabrechnung innerhalb der in der Vereinbarung erwähnten Frist an die Europäische Kommission geschickt werden. Der Empfänger verwendet SWIM, um die elektronische Fassung beider Dokumente zu erstellen. In diesem Abschnitt wird erklärt, wie der Abschlussbericht erstellt und eingereicht wird. (Klicken Sie hier, um auf den Abschnitt über die Erstellung und Einreichung der finanziellen Endabrechnung zuzugreifen.) Für die Vereinbarungen im Rahmen des PROGRESS-Programms muss der Empfänger außerdem die jährlichen Berichte mit quantitativen Daten erstellen und einreichen. Befolgen Sie diese Prozedur, um den Abschlussbericht über die technische Durchführung zu erstellen und einzureichen: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 125

126 2. Anmerkung: Wenn die erforderliche Vereinbarung nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie sie hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. Klicken Sie auf den Titel der betreffenden Vereinbarung. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 126

127 Anmerkung: Falls Ihre Vereinbarung mit einer Aufforderung im Rahmen des PROGRESS- Programms verbunden ist, enthält der Bereich Berichte über die technische Durchführung außerdem einen oder mehrere Einträge hinsichtlich der jährlichen Berichte: 3. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Jährliche Berichte erstellen und einreichen. Klicken Sie auf die Verknüpfung Bearbeiten im Bereich Berichte über die technische Durchführung. Die Seite Abschlussbericht über die technische Durchführung wird angezeigt. Sie enthält ein leeres Formular: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 127

128 4. 5. Das Formular enthält: Die Titel des Abschlussberichtes über die technische Durchführung, dargestellt wie Registerkarten: Qualitative Angaben Quantitative Angaben (optional, nicht verfügbar im obigen Screenshot) Managementzusammenfassung Unterschrift Die Statusanzeige des Abschlussberichtes. Mögliche Werte: Ungültiger Berichtsentwurf, dies bedeutet, dass Ihr Bericht noch nicht eingereicht werden kann, weil er noch Fehler enthält, und/oder weil noch Informationen fehlen. Gültiger Berichtsentwurf, dies bedeutet, dass alle obligatorischen (mit dem roten Sternchen versehenen) Felder korrekt ausgefüllt wurden. Der Bericht kann noch nicht eingereicht werden, weil das Enddatum der Maßnahme noch nicht erreicht wurde. Fertig zur Einreichung, dies bedeutet, dass alle obligatorischen (mit dem roten Sternchen versehenen) Felder korrekt ausgefüllt wurden. Der Bericht kann jetzt eingereicht werden, indem Sie auf die Schaltfläche Einreichen klicken. Füllen Sie die Registerkarte Qualitative Angaben und ihre Unterregisterkarten aus. Hier können Sie Ihre Kommentare bezüglich den Ergebnissen, den Schlussfolgerungen und der Verbreitung der Ergebnisse eingeben. Füllen Sie die Registerkarte Quantitative Angaben und ihre Unterregisterkarten aus, wenn sie vorhanden ist. Hier können Sie die numerischen Felder bezüglich der quantitativen Information über die Maßnahme, wie die Zahl der Berichte, Veranstaltungen, usw. eingeben. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 128

129 6. 7. Füllen Sie die Registerkarte Managementzusammenfassung aus. Hier können Sie die Managementzusammenfassung eingeben: eine kurze Beschreibung der Maßnahme, ihre Zielsetzungen und die wichtigsten Ergebnisse. Füllen die die Registerkarte Unterschrift aus. Hier können Sie den Abschlussbericht über die technische Durchführung unterzeichnen. Sobald alle Abschnitte des Abschlussberichtes korrekt ausgefüllt wurden, und das Enddatum der Maßnahme erreicht wurde, ändert sich die Statusandeutung in der rechten oberen Ecke auf Fertig zur Einreichung. Die Schaltfläche Einreichen auf die Navigationsleiste ist jetzt auch aktiv: 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Die folgende Meldung wird angezeigt: 9. Achtung: Nach der Einreichung kann der Bericht nicht mehr bearbeitet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen, um die Einreichung zu bestätigen. Die Seite zur Nachfolge wird angezeigt. Der Abschnitt Berichte über die technische Durchführung sieht jetzt wie folgt aus: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 129

130 10. Klicken Sie auf die Verknüpfung PDF anzeigen, um Ihren Bericht im PDF-Format zu öffnen. Speichern Sie den Bericht auf Ihrem lokalen System, und drücken Sie ihn aus. Danach unterzeichnen Sie die gedruckte Version im Abschnitt Unterschrift, und fügen Sie ihn zu den Dokumenten, die Sie beim Ende der Maßnahme an die Kommission schicken müssen (einschließlich der finanziellen Endabrechnung). Die Kommission kann den Abschlussbericht über die technische Durchführung akzeptieren, ablehnen, oder zusätzliche Informationen anfordern: Wenn die Kommission den Abschlussbericht über die technische Durchführung akzeptiert, ändern sich die Andeutungen im Bereich Berichte über die technische Durchführung nicht. Sie bleiben erhalten, wie im obigen Screenshot angezeigt. Wenn die Kommission zusätzliche Informationen anfordert, werden Sie darüber mit einem offiziellen Brief informiert. Auf der Seite zur Nachfolge sieht der Abschnitt Berichte über die technische Durchführung jetzt wie folgt aus: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Bericht, um eine neue Version des Abschlussberichtes zu erstellen. Der neue Bericht wird bereits die Informationen enthalten, die Sie in der Fassung, wofür die Kommission zusätzliche Informationen anfordert, eingegebenen hatten. Sie brauchen somit nicht den ganzen Bericht auf neuem zu erstellen. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 130

131 Wenn die Kommission den Abschlussbericht ablehnt, werden Sie darüber mit einem offiziellen Brief informiert. Auf der Seite zur Nachfolge sieht der Abschnitt Berichte über die technische Durchführung jetzt wie folgt aus: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Bericht, um eine neue Fassung des Abschlussberichtes zu erstellen. Der neue Bericht wird bereits die Informationen enthalten, die Sie in der abgelehnten Fassung eingegebenen hatten. Sie brauchen somit nicht den ganzen Bericht auf neuem zu erstellen Jährliche Berichte ausfüllen und einreichen Für Finanzhilfen, die im Rahmen des PROGRESS-Programms erteilt wurden, überwacht die Kommission die Auswirkungen der von PROGRESS unterstützten Initiativen, um herauszufinden, wie sie zu den Zielsetzungen des Programms beitragen. Wie in der Anforderung zur Einreichung von Vorschlägen erwähnt wird, bittet die Kommission alle Empfänger deshalb darum, der Kommission und allen von ihr dazu beauftragten Personen alle Dokumente und Informationen zur Verfügung zu stellen, welche zur korrekten Leistungsmessung des PROGRESS-Programms beitragen können. Somit wird der Empfänger dazu eingeladen, für jedes Jahr im Laufzeit der Maßnahme einen kurzen quantitativen Fragebogen (jährlichen Bericht genannt) über die im Laufe des Jahres und im Rahmen der Vereinbarung erzeugten Ausgaben auszufüllen. Wenn die Laufzeit der Vereinbarung mehrere Jahre deckt, muss für jedes betroffene Jahr ein Bericht eingereicht werden, wie für 2013, 2014 und 2015 im nachstehenden Beispiel. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 131

132 Dieser Screenshot wurde im Oktober 2014 erstellt. Da die jährlichen Berichte vor dem 15. Januar des nächsten Jahres eingereicht werden müssen, wurde der Bericht für bereits eingereicht. Für diesen Bericht können Sie: Auf die Verknüpfung PDF anzeigen klicken, um den jährlichen Bericht im PDF-Format anzuzeigen. Auf die Schaltfläche Ändern, um die Werte im eingereichten Bericht zu ändern. Diese Schaltfläche bleibt verfügbar, bis Sie den Abschlussbericht über die technische Durchführung einreichen. Befolgen Sie diese Prozedur, um den jährlichen Bericht für 2014 zu bearbeiten und einzureichen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem jährlichen Bericht für Die Seite Jährlicher Bericht 2014 wird angezeigt: 2. Wählen Sie das Kontrollkästchen Ja oder Nein auf die unterschiedlichen Unterregisterkarten, welche die Kategorien quantitativer Angaben darstellen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Nein wählen, müssen keine weiteren Informationen in die betreffende Unterregisterkarte eingegeben werden: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 132

133 Wenn Sie das Kontrollkästchen Ja wählen, werden zusätzliche Felder angezeigt, die ausgefüllt werden müssen: 3. Füllen Sie die Unterregisterkarten wie erforderlich aus. Sobald der jährliche Bericht ausgefüllt wurde, sieht die Seite Jährlicher Bericht wie folgt aus: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 133

134 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Die folgende Meldung wird angezeigt: 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Im Bereich Bericht über die technische Durchführung wird der eingereichte jährliche Bericht wie folgt dargestellt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 134

135 Wie für die anderen eingereichten jährlichen Berichte können Sie: Eine Fassung im PDF-Format erstellen Den Bericht ändern, bis der Abschlussbericht auch eingereicht wurde Finanzielle Endabrechnung erstellen und einreichen Die Empfänger benutzen SWIM, um die finanzielle Endabrechnung der tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten in SWIM erstellen. Diese Endabrechnung wird zusammen mit dem Antrag auf Zahlung des Restbetrages an die Kommission geschickt. Befolgen Sie diese Prozedur, um die finanzielle Endabrechnung zu erstellen und einzureichen: 1. Greifen Sie auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zu. Befolgen Sie dazu die Anweisungen im Abschnitt Auf die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe zugreifen. Die Liste Ihrer Anträge und Vereinbarungen über eine Finanzhilfe wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 135

136 2. Anmerkung: Wenn die erforderliche Vereinbarung nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie sie hinzufügen, indem Sie einen heutigen Bearbeiter darum bitten, Sie als zusätzlichen Bearbeiter einzuladen. Siehe den Abschnitt Bearbeiter verwalten. Klicken Sie auf den Titel der betreffenden Vereinbarung. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird angezeigt: 3. Anmerkung: Standardmäßig wird die Schaltfläche nach dem Enddatum der Maßnahme verfügbar. Sie können jedoch die Kommission darum bitten, Ihnen zu erlauben, die finanzielle Endabrechnung bereits vor diesem Datum erstellen zu lassen. Wenn die Kommission diese Bitte akzeptiert, wird die Schaltfläche verfügbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Abrechnung im Abschnitt Finanzielle Endabrechnung. Die Seite Finanzielle Endabrechnung wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 136

137 SWIM: Benutzerhandbuch Seite 137

138 4. Das System zeigt die letzte akzeptierte Version des Kostenvoranschlages an, d.h. den Kostenvoranschlag der ursprünglichen Vereinbarung ODER die letzte akzeptierte Version des Kostenvoranschlages, falls es Änderungen zum Kostenvoranschlag gegeben hat. Klicken Sie auf die unterschiedlichen Positionen im Kostenvoranschlag, um die Werte so anzupassen, dass sie den während der Umsetzung der Maßnahme wirklich angefallenen Kosten entsprechen. Bei jeder Änderung können Sie einen Kommentar eingeben. Im folgenden Beispiel wurde die Anzahl der Tage für den letzten Eintrag in der Tabelle Leitendes Personal/Management verringert: 5. Passen Sie den Betrag der Gemeinkosten an, wenn dies sich nach den Änderungen des Kostenvoranschlages als notwendig ergibt. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 138

139 Der erlaubte Höchstbetrag wird im Abschnitt Gemeinkosten angezeigt: 6. Verringern Sie die Gemeinkosten für einen oder für mehrere Empfänger, so dass der erlaubte Höchstbetrag nicht mehr überschritten wird. Beispiel: 7. Greifen Sie zu auf den Abschnitt Einnahmen. Der folgende Bildschirm wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 139

140 Beschreibung: Die Finanzhilfe ist auf den niedrigeren der folgenden Beträge beschränkt: Der in der Vereinbarung festgelegte Höchstbetrag, in diesem Beispiel: Prozentsatz der tatsächlich angefallenen Kosten, in diesem Beispiel: Die vom System berechnete Finanzhilft beträgt Da dieser Betrag niedriger ist als beide vertraglichen Begrenzungen, ist die finanzielle Endabrechnung gültig. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 140

141 8. Sie haben das Recht, die finanzielle Endabrechnung zu optimieren, indem Sie Ihre Geldleistungen (und/oder die Geldleistungen der Mitantragsteller) verringern. Im folgenden Beispiel wurde die Geldleistungen verringert um die Differenz zwischen die niedrigeren vertragliche Begrenzung und die berechnete Finanzhilfe: = Klicken Sie regelmäßig auf die Schaltfläche Speichern auf der Navigationsleiste, um Ihre Daten zu bewahren. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 141

142 Die finanzielle Endabrechnung wird gespeichert (aber noch nicht eingereicht). Auf der Seite zur Nachfolge wird sie im Abschnitt Finanzielle Endabrechnung wie folgt angezeigt: Solange die finanzielle Endabrechnung nicht eingereicht wurde, können Sie sie bearbeiten oder löschen. 10. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um zur Seite Finanzielle Endabrechnung zurückzukehren. Sie können die Beträge in der Endabrechnung wieder bearbeiten. 11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen auf der Navigationsleiste, sobald Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben, und die Statusanzeige sich auf Gültig geändert hat: Der folgende Schirm wird angezeigt: SWIM: Benutzerhandbuch Seite 142

143 12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen. Die Seite zur Nachfolge der Vereinbarung wird erneut angezeigt. Die finanzielle Endabrechnung wird jetzt wie folgt dargestellt: 13. Klicken Sie auf den Link PDF anzeigen, und drücken Sie die finanzielle Endabrechnung ab. Nachdem die finanzielle Endabrechnung elektronisch eingereicht wurde (spätestens 3 Monate nach dem Enddatum der Maßnahme), muss sie auch ausgedrückt, vom gesetzlichen Vertreter unterzeichnet und postalisch an die verantwortliche Einheit der Kommission geschickt werden, zusammen mit den anderen Dokumenten bezüglich der Zahlung des Restbetrages und gemäß den Angaben der Vereinbarung über eine Finanzhilfe. Die Kommission überprüft die finanzielle Endabrechnung und stellt den endgültigen Betrag der Finanzhilfe fest. Die vom Empfänger eingereichte Endabrechnung kann akzeptiert, geändert oder abgelehnt werden. In jedem Fall wird die verantwortliche Einheit der Kommission den Empfänger informieren. Wenn die finanzielle Endabrechnung abgelehnt wird, wird die Meldung Abgelehnt angezeigt: Wenn sie eine neue finanzielle Endabrechnung erstellen, entsprechen die Anfangswerte diesen der abgelehnten Fassung. SWIM: Benutzerhandbuch Seite 143

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