der mailverteiler Version 1.19 Bedienungsanleitung

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1 der mailverteiler Version 1.19 Bedienungsanleitung

2 Impressum woelke-it solution 2010 Erste Ausgabe im Dezember 2010 Diese Bedienungsanleitung unterliegt dem Urheberrecht und ist Eigentum der Firma woelke-it solution. Alle Rechte vorbehalten. Die über den urheberrechtlichen Rahmen hinausgehende Vervielfältigung, Bearbeitung und Übersetzung ist ohne vorherige schriftliche Genehmigung verboten. Technische Redaktion: M. Kukuk woelke-it solution GmbH Steubenstraße Paderborn Deutschland 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Über diese Bedienungsanleitung Vor dem ersten Programmstart Programmfunktionen Bedienverfahren Das Programm der mailverteiler Bedienelemente des Programms der mailverteiler Hauptdialogfenster der mailverteiler Dialogfenster Konto Dialogfenster Einstellungen Dialogfenster Registrierung/Bestellung Download und Installation Systemanforderungen Download Installation Registrierung und Datenschutz Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler s verteilen Konto verwalten Kontaktadresse verwalten Mailverteiler steuern Status überwachen Einstellungskatalog verwenden Datensätze verwalten Vollversion kaufen Glossar Fachbegriffe Liste von POP3 und SMTP Daten Index Störungsabhilfe

4 1 Über diese Bedienungsanleitung 1 Über diese Bedienungsanleitung In dieser Bedienungsanleitung werden Sie über alle Funktionen des Programms der mailverteiler informiert. Bitte beachten Sie: Sie können mit diesem Programm keine s schreiben, lesen oder bearbeiten. Das Programm greift auf eine festgelegte adresse zu und verschickt eingehende s an festgelegte adressen weiter. Das Programm richtet sich an Nutzer, die im Umgang mit einem Internetbrowser geübt sind und s über einen Provider versenden können. Durch seine leichte Handhabung und seinen niedrigen Preis eignet es sich hervorragend für Vereine oder kleinere Firmen. Wie lese ich den Text? Der Text dieser Bedienungsanleitung hat unterschiedliche Eigenschaften, die folgende Bedeutung haben: Handlungsschritt Handlungsschritt Handlungsschritte, die nicht chronologisch erfolgen müssen. 1. Erster Handlungsschritt 2. Zweiter Handlungsschritt Kursiv Fett Fett und hellgrau Chronologische Handlungsschritte Auswirkungen von Handlungen Der Name des Bedienelements im Programm. Der Begriff wird im Glossar erklärt. Es ist ein Querverweis mit angegeben, wenn das Wort das erste Mal gebraucht wird. Symbole und Signalwörter In dieser Bedienungsanleitung werden verschiedene Symbole und Signalwörter verwendet, die folgende Bedeutung haben: Beispiel Ein Beispiel zum besseren Einprägen der Handlung. 4

5 1 Über diese Bedienungsanleitung Tipp Hinweis Ein Tipp, der die Bedienung erleichtert. Ein Hinweis, der den korrekten Programmablauf sicherstellt. 5

6 2 Vor dem ersten Programmstart 2 Vor dem ersten Programmstart Bevor Sie mit dem Programm der mailverteiler arbeiten, lesen Sie das nachfolgende Kapitel gründlich durch. 2.1 Programmfunktionen Hier finden Sie die Fachbegriffe, die Sie benötigen, um die Programmfunktionen des Programms zu verstehen. Postfach Die adresse, auf die das Programm der mailverteiler zugreift. Die E- Mailadresse muss vor dem Arbeiten mit dem Programm angelegt werden. Das Programm überwacht den Posteingang dieser adresse und versendet bestimmte s an andere Personen weiter. Sie müssen das Postfach im Arbeitsschritt Konto erstellen angeben. Beispiel: Konto Eine Ansammlung von Daten und Einstellungen, die vom Programm der mailverteiler benötigt werden, um das Postfach zu verwalten. Das Konto wird für jeden Arbeitsschritt des Programms der mailverteiler benötigt. Im Arbeitsschritt Konto erstellen werden die benötigten Daten und die möglichen Einstellungen genau erklärt. 6

7 2 Vor dem ersten Programmstart Beispiel: Kontaktadresse An die Kontaktadressen verschickt das Programm der mailverteiler die eingehenden s weiter. Kontaktadressen werden im Arbeitsschritt Kontaktadresse hinzufügen benötigt. Beispiel: Kontaktliste Eine Auflistung der Kontaktadressen. Die Kontaktliste ist immer einem Konto zugeordnet. 7

8 2 Vor dem ersten Programmstart Die Kontaktliste wird im Arbeitsschritt Kontaktadressen bearbeiten benötigt. Beispiel: Kontakt Die Personen hinter den Kontaktadressen. Von Kontakten ist in dieser Bedienungsanleitung die Rede, wenn über die realen Personen hinter den Kontaktadressen gesprochen wird. Abrufintervall Das Abrufintervall gibt den zeitlichen Abstand an, in dem das Programm der mailverteiler auf das Postfach zugreifen soll. Die Standardeinstellung liegt bei 25 Minuten. Das Abrufintervall können Sie im Einstellungskatalog ändern. Hinweis: Mögliche Fehlerquelle! Manche provider haben feste Abrufintervallzeiten, die nicht unterschritten werden dürfen. Nähere Informationen erhalten Sie auf der Internetseite Ihres providers (siehe Seite 48). Beispiel: 2.2 Bedienverfahren Hier finden Sie die Fachbegriffe, die Sie benötigen, um die Beschreibung der Bedienverfahren zu verstehen. 8

9 2 Vor dem ersten Programmstart aktivieren In dieser Bedienungsanleitung wird das Wort aktivieren in Zusammenhang mit Kontrollkästchen verwendet. Wenn ein Kontrollkästchen aktiviert werden soll, müssen Sie einmal in das Kästchen klicken. Es erscheint ein Häkchen in dem Kästchen. Beispiel: deaktivieren In dieser Bedienungsanleitung wird das Wort deaktivieren in Zusammenhang mit Kontrollkästchen verwendet. Wenn ein Kontrollkästchen deaktiviert werden soll, müssen Sie einmal in das Kästchen klicken. Das Häkchen in dem Kästchen verschwindet. Beispiel: 9

10 3 Das Programm der mailverteiler 3 Das Programm der mailverteiler Das Programm verteilt schnell und komfortabel s an Ihre Kontakte. Sie können die Kontaktadressen in Kontaktlisten speichern und beliebig erweitern und bearbeiten. Kontakte müssen nicht von Hand eingetragen werden. Die Kontakte können sich mit Hilfe einfacher Befehle, die über versendet werden, selbständig anmelden und abmelden. Programmablauf 5 Postfach 4 der mailverteiler 1 3 weiterleiten Kontaktadressen 2 vorhanden Abruf Konto Kontaktliste sendeberechtigte Kontaktadresse Einstellungen für das Postfach Abrufintervall Kontaktadresse Kontaktadresse sendeberechtigte Kontaktadresse Im Programm der mailverteiler haben Sie die Möglichkeit, ein Konto anzulegen. Dieses Konto besteht aus den Einstellungen für das Postfach (zum Beispiel das Abrufintervall) und der Kontaktliste. Den Kontaktadressen in der Kontaktliste können vom Nutzer des Programms verschiedene Zustände zugeteilt werden - zum Beispiel der Zustand sendeberechtigt. Das Programm der mailverteiler überprüft nach Ablauf des Abrufintervalls den Posteingang des Postfaches. Wenn eine einer sendeberechtigten Kontaktadresse vorhanden ist, wird diese an jede Kontaktadresse weiterverschickt. Das Programm nutzt dafür den Postausgang des Postfaches. 10

11 4 Bedienelemente des Programms der mailverteiler 4 Bedienelemente des Programms der mailverteiler 4.1 Hauptdialogfenster der mailverteiler Im Hauptdialogfenster können Sie alle Funktionen des Programms steuern. Zum Beispiel können Sie hier das Programm der mailverteiler starten oder stoppen. Element Funktion Automatische Mailverteilung starten. Automatische Mailverteilung stoppen. Automatische Mailverteilung sofort ausführen, ohne das Abrufintervall zu beachten. Dialogfenster Konto öffnen. Das ausgewählte Konto löschen. Dialogfenster Daten importieren öffnen. Dialogfenster Daten exportieren öffnen. Dialogfenster Einstellungen öffnen. Aufklappmenü öffnen, über das die Info, Lizenzinfo oder die Hilfe geöffnet werden kann. Dialogfenster woelke Versionsdatei öffnen öffnen (Nur in der Demoversion). 11

12 4 Bedienelemente des Programms der mailverteiler Element Funktion Dialogfenster Registrierung/Bestellung öffnen (Nur in der Demoversion). Informiert darüber, dass nur die Demoversion registriert ist (Nur in der Demoversion). Im Auswahlfenster Konten auswählen. Im Auswahlfenster den Status der Kontaktadressen bearbeiten. Sendeberechtigt Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden s von dieser Kontaktadresse an alle aktiven Kontaktadressen versendet. Gesperrt Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden keine s an diese Kontaktadresse verteilt. Aktiviert Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden s an diese Kontaktadresse verteilt. Dialogfenster Neue Adresse öffnen. Zeigt den aktuellen Status des Programms an. 12

13 4 Bedienelemente des Programms der mailverteiler 4.2 Dialogfenster Konto Eingabefelder, mit denen Sie ein Konto anlegen oder bearbeiten können. Sie erreichen dieses Dialogfenster durch einen Klick auf die Schaltfläche. Element Eingabemöglichkeiten Daten des Kontos eingeben. Daten des POP-Servers eingeben. Die POP (siehe Seite 47) Daten Ihres providers (siehe Seite 48) erfahren Sie auf der Internetseite des Providers. Daten des SMTP-Servers eingeben. Die SMTP (siehe Seite 48) Daten Ihres providers erfahren Sie auf der Internetseite des Providers. Element Funktion Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden alle Kontakte, die die selbstständige Anmeldefunktion des Mailverteilers nutzen auf den Status gesperrt gesetzt. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird eine über SSL (siehe Seite 48) verschlüsselte Verbindung zum Eingangsserver des Postfachs verwendet. 13

14 4 Bedienelemente des Programms der mailverteiler Element Funktion Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird automatisch eine Benachrichtigung zur adresse des Administrators (siehe Seite 47) geschickt, wenn sich ein Kontakt an- oder abmeldet. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird die an die erste Adresse versendet. Die anderen Adressen der Kontaktliste werden im BCC (siehe Seite 48) dieser stehen. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird eine mit einem Aktivierungslink an Kontakte verschickt, die sich selbstständig anmelden. Die Anmeldung wird endgültig durchgeführt, wenn der Kontakt diesen Link anklickt. Werbefeld unter den Mails eingeben (Nur in der Vollversion verfügbar). Für reine Textnachrichten den Reiter Nur Text verwenden. Für Textnachrichten die auch Grafiken enthalten den Reiter HTML verwenden. 14

15 4 Bedienelemente des Programms der mailverteiler 4.3 Dialogfenster Einstellungen Dialogfenster, in dem Sie die Einstellungen des Verteilers ändern können. Sie erreichen dieses Dialogfenster durch einen Klick auf die Schaltfläche. Element Eingabemöglichkeiten Den Pfad der LOG-Datei eingeben. Die LOG-Datei ist eine Datei, in der die Abläufe des Programms und mögliche Fehlermeldungen gespeichert werden. Den zeitlichen Abstand eingeben, in dem das Postfach vom Programm der mailverteiler abgerufen werden soll. Den Begrüßungstext, der nach der selbstständigen Anmeldung verschickt werden soll, eingeben. 15

16 4 Bedienelemente des Programms der mailverteiler 4.4 Dialogfenster Registrierung/Bestellung Dialogfenster, mit dem Sie eine Lizenz erwerben können. Dieses Fenster öffnet sich nach der Installation automatisch. Das Fenster kann auch durch einen Klick auf die Schaltfläche geöffnet werden.. Element Eingabemöglichkeiten Ihre persönlichen Daten eingeben. Eine Lizenz auswählen. 16

17 5 Download und Installation 5 Download und Installation Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie das Programm herunterladen und anschließend installieren. 5.1 Systemanforderungen Windows XP ab SP2 oder höher 1 GB RAM Prozessor mit mindestens 450 MHz 100 MB freier Festplattenspeicher 5.2 Download 1. Öffnen Sie die Internetseite 2. Wählen Sie in der oberen Navigation den Punkt downloads und klicken Sie auf die Schaltfläche Download. 3. Wählen Sie Datei speichern. Es öffnet sich das Dialogfenster Öffnen von Setup_Mailverteiler.zip. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche. 17

18 5 Download und Installation 5. Wählen Sie das Zielverzeichnis, in das die Datei heruntergeladen werden soll. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Der Download wird durchgeführt. 5.3 Installation 1. Öffnen Sie den Ordner, in den Sie die Installationsdateien heruntergeladen haben. 2. Starten Sie die Datei setup.exe mit einem Doppelklick. Der Installationsassistent öffnet sich. 18

19 5 Download und Installation 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche. 4. Wählen Sie das Zielverzeichnis, in das das Programm installiert werden soll. Mit der Schaltfläche öffnen Sie ein Dialogfenster, mit dem Sie einen passenden Speicherort finden können. Mit der Schaltfläche können Sie den Speicherplatzbedarf und freien Speicher auf Ihren Festplatten überprüfen. 5. Klicken Sie die auf Schaltfläche, wenn Sie ein Zielverzeichnis bestimmt haben. 19

20 5 Download und Installation Der Installationsassistent ist jetzt für die Installation bereit. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Installation zu starten. Das Programm wird installiert. 5.4 Registrierung und Datenschutz Hinweis: Wenn Sie sich nicht registrieren lassen, können Sie das Programm nicht benutzen. Direkt nach der Installation öffnet sich das Dialogfenster Registrierung/Bestellung. 20

21 5 Download und Installation 1. Füllen Sie alle Eingabefelder mit Ihren Daten aus. 2. Wählen Sie die Lizenz aus, die Sie kaufen möchten. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Daten werden an die Firma woelke-it solution übermittelt. Tipp: Wählen Sie die Lizenz Demo für eine kostenlose, aber eingeschränkte Version. So können Sie das Programm vor einem Kauf testen. In der Demoversion können Sie nur ein Konto erstellen. Den verteilten s wird automatisch ein nicht entfernbares Werbebanner hinzugefügt Das Programm kaufen Wenn Sie bei der Lizenzwahl eine Vollversion ausgewählt haben, wird sich ein Mitarbeiter der Firma woelke-it solution über bei Ihnen melden. Wenn Sie diesem Mitarbeiter den Kauf bestätigt haben, bekommen Sie die Rechnung und das Keyfile (siehe Seite 49) per zugeschickt. 1. Laden Sie das Keyfile aus dem Anhang der herunter. 21

22 5 Download und Installation 2. Starten Sie das Programm der mailverteiler. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Keyfile laden. Es öffnet sich das Dialogfenster woelke Versionsdatei öffnen. 4. Öffnen Sie das Keyfile, das Sie heruntergeladen haben. Es öffnet sich das Fenster Versionscode eingeben. 5. Geben Sie den Versionscode ein, der Ihnen per mitgeteilt wurde. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie können die Vollversion jetzt nutzen Datenschutzerklärung Die Firma woelke-it solution verpflichtet sich, Ihre Daten vertraulich zu behandeln. 22

23 5 Download und Installation Die Mitarbeiter der Firma sind auf das Datenschutzgeheimnis gemäß 5 BDSG (siehe Seite 47) verpflichtet. Ihre an uns übermittelten Daten werden von uns nicht an Dritte weitergegeben. 23

24 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.1 s verteilen Um s mit dem Programm der mailverteiler zu verteilen benötigen Sie eine adresse. Folgende Schritte müssen erfüllt werden, um s zu verteilen: 1. Erstellen Sie ein Konto (siehe 6.1.1). 2. Erstellen Sie mindestens eine sendeberechtigte Kontaktadresse (siehe 6.1.2). 3. Erstellen Sie aktive Kontaktadressen (siehe 6.1.2). 4. Starten Sie den Mailverteiler (siehe 6.1.3). Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird das Programm der mailverteiler eingehende s von sendeberechtigten Kontaktadressen an alle aktiven Kontaktadressen weiterleiten. In diesem Kapitel werden die Schritte 1. bis 4. nacheinander beschrieben Konto erstellen Um ein Konto anzulegen, benötigen Sie eine adresse, die als Postfach genutzt werden soll. Sie können hierfür eine bereits bestehende E- Mailadresse nutzen oder eine neue adresse bei einem Provider anlegen. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Konto im Hauptdialogfenster. 24

25 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Es öffnet sich das Dialogfenster Konto. 2. Geben Sie in das Eingabefeld Kontoname den gewünschten Namen des Kontos ein. Beispiel: 3. Geben Sie in das Eingabefeld Administrator die adresse des Administrators ein. Beispiel: 25

26 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 4. Kontakte nach selbständiger Anmeldung automatisch sperren. Sie haben zwei Möglichkeiten: Funktion deaktivieren. Das Programm der mailverteiler bietet die Möglichkeit, dass sich Kontakte über einen gesendeten Befehl selbstständig anmelden. Diese Funktion setzt alle Kontakte, die die Anmeldefunktion über E- Funktion aktivieren. Mailbefehl nutzen, auf den Status gesperrt. Damit wird sichergestellt, dass diese Kontakte erst s vom Mailverteiler erhalten, nachdem sie auf den Status Aktiv gesetzt wurden. 5. Bei An-/Abmeldungen eine an Administrator verschicken. Sie haben zwei Möglichkeiten: Funktion deaktivieren. Diese Funktion schickt automatisch eine Benachrichtigung zur adresse des Administrators, wenn sich ein Kontakt an- oder Funktion aktivieren. abmeldet. 6. Geben Sie in das Eingabefeld Adresse des Kontos die adresse des Postfachs ein. Beispiel: 7. Geben Sie in die Eingabefelder die Daten des POP-Servers ein. Beispiel: 26

27 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Tipp: Die POP Daten Ihres providers erfahren Sie auf Seite 50 oder der Internetseite Ihres Providers. 8. SSL-Verschlüsselung für Posteingangsserver nutzen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Funktion deaktivieren. Diese Funktion bietet die Möglichkeit eine über SSL verschlüsselte Verbindung zum Eingangsserver des Funktion aktivieren. Postfachs zu verwenden. 9. Geben Sie in die Eingabefelder die Daten des SMTP-Servers ein. Beispiel: Tipp: Die SMTP Daten Ihres providers erfahren Sie auf Seite 50 oder der Internetseite Ihres Providers. 10. An alle Kontakte im BCC verschicken. Hinweis: Lange Arbeitszeit des Programms! Das Programm wird, wenn diese Funktion deaktiviert ist, sehr lange arbeiten, da jede einzeln verschickt würde. Aktivieren Sie die Funktion bei einer Kontaktliste mit mehr als 5 Einträgen. 27

28 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Sie haben zwei Möglichkeiten: Funktion deaktivieren. Funktion aktivieren. Diese Funktion wird die an alle aktiven Kontaktadressen des Kontos verteilen. Das Programm der mailverteiler wird so vorgehen, dass die an die erste Kontaktadresse versandt wird und die anderen Kontaktadressen im BCC dieser stehen. 11. Double-opt-in-Funktion aktivieren. Sie haben zwei Möglichkeiten: Funktion deaktivieren. Das Programm der mailverteiler bietet die Möglichkeit, dass sich Kontakte, mit einem über übersendeten Befehl, selbstständig anmelden. Die Double-opt-in-Funktion (siehe Seite 49) wird an diese Kontakte eine senden, in der sie dazu aufgefordert werden die Anmeldung Funktion aktivieren. nochmals zu bestätigen. In Deutschland ist es nicht erlaubt, s mit werbendem Inhalt an Privatpersonen zu versenden, ohne vorher eine klare Einverständniserklärung einzuholen. 12. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Konto erscheint im Auswahlfenster Konten Kontaktadresse hinzufügen Sie müssen ein Konto erstellt haben (siehe Seite 24), um eine Kontaktadresse hinzuzufügen. 28

29 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 1. Wählen Sie im Auswahlfenster Konten das Konto, dem die Kontaktadresse hinzugefügt werden soll. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich das Dialogfenster Neue Adresse. 3. Geben Sie die neue Kontaktadresse in das Eingabefeld ein. Beispiel: 4. Bestätigen Sie die Eingabe, indem Sie auf die Schaltfläche klicken. Die neue Kontaktadresse erscheint jetzt im Auswahlfenster Adressen im ausgewähltem Konto. 29

30 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 5. Für weitere Einstellungen nutzen Sie die drei Kontrollkästchen neben der Kontaktadresse. Sendeberechtigung: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden s von dieser Kontaktadresse an alle aktiven Kontaktadressen verteilt. Gesperrt: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden keine s an diese Kontaktadresse verteilt. Aktiviert: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, werden s an diese Kontaktadresse verteilt Mailverteiler starten Die automatische Mailverteilung greift nach Ablauf des Abrufintervalls auf das Postfach zu. s von sendeberechtigten Kontaktadressen werden an alle aktiven Kontaktadressen verteilt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mailverteiler starten. Die automatische Mailverteilung ist aktiviert. Tipp: Die automatische Mailverteilung startet, wenn man vorher bereits ein Konto erstellt hat, beim Programmstart. Sie können das Abrufintervall auch umgehen und den Mailverteiler direkt auf das Postfach zugreifen lassen: Hinweis: Mögliche Fehlerquelle! Manche provider haben feste Abrufintervallzeiten, die nicht unterschritten werden dürfen. Nähere Informationen erhalten Sie auf der Internetseite Ihres providers. 30

31 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt ausführen. Der Mailverteiler greift sofort auf die Konten zu und verteilt die s der sendeberechtigten Kontaktadressen. 31

32 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.2 Konto verwalten Im Programm der mailverteiler stehen Ihnen bis zu zehn Konten zur Verfügung. Hinweis: In der Demoversion können Sie nur ein Konto erstellen. Das Konto ist eine Ansammlung von Daten und Einstellungen, die vom Programm der mailverteiler benötigt werden, um das Postfach zu verwalten. Sie können Ihre bereits erstellten Konten im Auswahlfenster Konten sehen. In den nachfolgenden Unterkapiteln wird beschrieben, wie Sie ein Konto bearbeiten oder löschen und wie Sie das Werbebanner unter den verteilten s bearbeiten Konto bearbeiten Sie können jederzeit ein bereits bestehendes Konto bearbeiten und Daten ändern. 1. Doppelklicken Sie auf das betreffende Konto im Auswahlfenster Konten. Es öffnet sich das Dialogfenster Konto. 2. Sie können jetzt die Änderungen durchführen. 32

33 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 3. Nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Konto löschen Hinweis: Einmal gelöschte Konten können nicht wiederhergestellt werden. 1. Markieren Sie das Konto, das gelöscht werden soll, im Auswahlfenster Konten. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konto löschen. Es öffnet sich das Warnfenster Konto löschen. 3. Klicken Sie im Warnfenster Konto löschen auf die Schaltfläche. Das Konto ist jetzt unwiderruflich gelöscht Werbung unter s (In der Demoversion nicht verfügbar) Im Dialogfenster Konto haben Sie die Möglichkeit, den s eine Werbenachricht anzuhängen. Nur Text Nutzen Sie für Nachrichten, die nur aus Text bestehen sollen, den Reiter Nur Text. HTML Grafik einbinden Nutzen Sie für Nachrichten, die auch grafische Elemente nutzen sollen, den Reiter HTML. 33

34 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Hier können Sie Grafiken und Text als HTML-Tags eingegeben. Tipp: Die Firma woelke-it solution empfiehlt den Reiter HTML (siehe Seite 49) nur zu verwenden, wenn Sie Kenntnisse in HTML haben. 34

35 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich das Dialogfenster Bild laden. 2. Wählen Sie über das Auswahlfenster, die Bedienleiste oder die Navigationsleiste einen Zielpfad aus. 3. Wählen Sie im Auswahlfenster das Bild, das Sie laden möchten. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Bild wird jetzt als HTML-Tag eingebunden. Das Bild erscheint jetzt unter allen verteilten s. Grafik löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Bild wird aus den HTML-Tag entfernt. 35

36 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.3 Kontaktadresse verwalten Ein Konto besteht nicht nur aus den eingestellten Daten des Kontos, es hat ebenfalls eine Kontaktliste. Die Kontaktliste des Kontos können Sie im Auswahlfenster Adressen im ausgewähltem Konto sehen Kontaktadresse bearbeiten Sie müssen im Auswahlfenster Konten ein Konto gewählt haben, das Kontaktadressen enthält. Doppelklicken Sie die Kontaktadresse im Auswahlfenster Adressen im ausgewähltem Konto. Die Kontrollkästchen können mit einem Klick aktiviert oder deaktiviert werden. 36

37 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.4 Mailverteiler steuern Sie können den Mailverteiler über die Schaltflächen im Hauptdialogfenster steuern. Wenn Sie den Mailverteiler gestartet haben (siehe Seite 30), können Sie das Hauptdialogfenster auch minimieren. Das Programm der mailverteiler arbeitet dann im Hintergrund weiter Mailverteiler unterbrechen Klicken Sie auf die Schaltfläche Mailverteiler anhalten. Die automatische Mailverteilung ist gestoppt. Hinweis: Das Programm der mailverteiler kann nur beendet werden, wenn Sie zuvor die automatische Mailverteilung gestoppt haben befehle nutzen Das Programm der mailverteiler kann auch Befehle von Kontakten erhalten. Diese Befehle werden per an die adresse des Postfachs geschickt. Hinweis: Ein befehl an das Programm der mailverteiler steht immer in der Betreffzeile der und wird mit Sternchen eingeleitet. Folgende Befehle stehen zur Verfügung: *Anmeldung* Durch diesen Befehl können sich Kontakte automatisch selbst zur Kontaktliste hinzufügen. Tipp: Der Kontakt erhält eine automatische Begrüßung per . Den Text der Begrüßung können Sie im Einstellungskatalog ändern. 37

38 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Hinweis: Wenn das Double-opt-in Verfahren aktiviert ist, wird nach der automatischen Anmeldung eine mit einem Bestätigungslink an den Kontakt versendet. Nachdem der Kontakt diesen Link geklickt hat, wird er der Kontaktliste hinzugefügt. *Abmeldung* Durch diesen Befehl können sich Kontakte automatisch selbst von der Kontaktliste entfernen. *Hilfe* Durch diesen Befehl wird dem Kontakt eine mit den Funktionen des Mailverteilers zugeschickt. *toadmin* Durch diesen Befehl wird die an den Administrator des Postfachs weitergeleitet. 38

39 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.5 Status überwachen Sie können mit dem Programm der mailverteiler den Ablauf der automatischen Mailverteilung auf zwei Arten überwachen Statusleiste nutzen Die Statusleiste befindet sich am unteren Rand des Hauptdialogfensters. In dieser werden Kurzmitteilungen zum derzeitigen Arbeitsschritt angezeigt Verfolgung nutzen Wenn die Statusleiste leer ist, befindet sich das Programm der mailverteiler in einer Leerlaufphase zwischen den Abrufintervallen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Konto und wählen Sie im Kontextmenü Verfolgung aus. Es öffnet sich das Dialogfenster Verfolgung. Sie können diese Daten exportieren und löschen. Tipp: Wenn Sie im Einstellungskatalog eine LOG-Datei erstellt haben, öffnet sich statt des Dialogfensters Verfolgung die LOG-Datei. 39

40 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.6 Einstellungskatalog verwenden Sie können im Einstellungskatalog den Pfad für die LOG-Datei wählen, das Abrufintervall festlegen und den Text der automatischen Begrüßungsmail festlegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnet den Einstellungskatalog. Es öffnet sich das Dialogfenster Einstellungen Pfad der LOG-Datei ändern Die LOG-Datei ist eine Datei, in der die Abläufe des Programms und mögliche Fehlermeldungen gespeichert werden. Geben Sie in das Eingabefeld den Pfad für die LOG-Datei ein. ODER 40

41 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich das Dialogfenster Log-Datei speichern unter 2. Wählen Sie über das Auswahlfenster, die Bedienleiste oder die Navigationsleiste einen Zielpfad aus. 3. Geben Sie im Eingabefeld Dateiname einen Namen für die LOG- Datei ein. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die LOG-Datei wird jetzt unter dem angegebenen Dateinamen gespeichert Abrufintervall ändern Hinweis: Mögliche Fehlerquelle! Manche provider haben feste Abrufintervallzeiten, die nicht unterschritten werden dürfen. Nähere Informationen erhalten Sie auf der Internetseite Ihres providers. Das Abrufintervall gibt an, in welchen zeitlichen Abständen das Programm der mailverteiler automatisch auf die Postfächer der Konten zugreifen soll. 41

42 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Geben Sie in das Eingabefeld Abrufintervall (Minuten) das Abrufintervall ein. Hinweis: Absturzgefahr! Das Programm kann fehlerhaft funktionieren oder abstürzen, wenn nach der Änderung des Abrufintervalls weitergearbeitet wird. Nachdem Sie das Abrufintervall geändert haben, müssen Sie das Programm neustarten Begrüßungstext ändern Der Begrüßungstext wird als an Personen verschickt, die die automatische Anmeldung verwendet haben. Sie können den Text einfach im Eingabefenster ändern. 42

43 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.7 Datensätze verwalten Sie können Ihre Konten, Kontaktadressen und Einstellungen des Programms der mailverteiler als Datensatz speichern und laden Datensatz speichern 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten exportieren. Es öffnet sich das Dialogfenster Daten exportieren. 2. Wählen Sie über das Auswahlfenster, die Bedienleiste oder die Navigationsleiste einen Zielpfad aus. 3. Geben Sie im Eingabefeld Dateiname einen Namen für den Datensatz ein. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Der Datensatz wird gespeichert. 43

44 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler Datensatz laden 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten importieren. Es öffnet sich das Dialogfenster Daten importieren. 2. Wählen Sie über das Auswahlfenster, die Bedienleiste oder die Navigationsleiste einen Zielpfad aus. 3. Wählen Sie im Auswahlfenster den Datensatz, den Sie laden möchten. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Der Datensatz wird geladen. 44

45 6 Arbeiten mit dem Programm der mailverteiler 6.8 Vollversion kaufen Lizenz wählen 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich das Dialogfenster Registrierung/Bestellung. 2. Geben Sie Ihre Daten in die Eingabefelder ein. 3. Wählen Sie eine Lizenz, die Sie kaufen möchten. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Wenn Sie bei der Lizenzwahl eine Vollversion ausgewählt haben, wird sich ein Mitarbeiter der Firma woelke-it solution über bei Ihnen melden. Wenn Sie diesem Mitarbeiter den Kauf bestätigt haben, bekommen Sie die Rechnung und das Keyfile per zugeschickt. 45