Personal. - Zur Freistellung des qualitativen Personalbedarfs eignen sich Stellenbeschreibungen und Arbeitsplatzbeschreibungen.

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1 Personal - Die Personalbedarfsplanung soll den zukünftigen Mitarbeiterstab (Personalbedarf) nach Quantität, Qualität, Ort und Zeit richtig vorausbestimmen. - Der Brutto-Personalbedarf (Planstellenbedarf) errechnet sich, indem die Veränderungen des aktuellen Stellenbestands (neue/abzubauende Planstellen) berücksichtigt werden. - Unter dem Netto-Personalbedarf wird der Zusatzbedarf bei Personalunterdeckung bzw. der Freisetzungsbedarf bei Personalüberdeckung verstanden. Hier sind Zu- und Abgänge und ein Reservebedarf berücksichtigt. - Berechnungsschema für den Brutto- und Netto-Personalbedarf: aktueller Planstellen-Bestand + neue Planstellen/ - abzubauende Planstellen = zukünftiger Brutto-Personalbedarf (Planstellenbedarf) - aktueller Personalbestand =Personalüberdeckung bzw. Personalunterdeckung + zu ersetzende Abgänge/ - feststehende Zugänge = zukünftiger Netto-Personalbedarf (Zusatz- bzw. Freistellungsbedarf) - Zur Freistellung des qualitativen Personalbedarfs eignen sich Stellenbeschreibungen und Arbeitsplatzbeschreibungen. - Die Personalbeschaffung wird notwendig, um den Personalbedarf zu decken. - Ausgangspunkt der Personalbeschaffung ist die schriftliche Personalanforderung eines Abteilungs- oder Betriebsleiters über einen Ersatz- oder Neubedarf. - Bevor der Personalbedarf durch externe Beschaffungswege (Stellenanzeige, Agentur für Arbeit) gedeckt wird, sollten die internen Beschaffungswege (z.b. innerbetriebliche Stellenausschreibung) ausgeschöpft werden. - Die Stellenanzeige ist der von den Unternehmen am meisten genutzte Weg externer Personalbeschaffung. Sie sollte Aussagen über die Unternehmung, die freie Stelle, die Anforderungsmerkmale, die Leistungen und Angaben über die gewünschten Bewerbungsunterlagen enthalten. - Auch bei der Personalbeschaffung kommt zunehmend der Computer zum Einsatz (SIS, AIS).

2 Auswahlentscheidung Betriebsrat unterrichten - Grundlagen für die Auswertung und Bewerbungsunterlagen können Auswahlrichtlinien sein die gemeinsam mit dem Betriebsrat erstellt werden. - Zur Feinauswahl der Bewerber eignen sich Vorstellungsgespräche, Arbeitsproben, psychologische Eignungstests, grafologische Gutachten und Assessmentcenter. - Ablauf der Personalauswahl: Personalauswahl Auswahl-/Entscheidungsstufe Erfassung Vorauswahl Grobauswahl Feinauswahl Einstellung Aktivitäten Akten anlegen Unterlagen sichten ungeeigneten Bewerben absagen Eignungskriterien finden und bewerten Absagen/zum Bewerbergespräch einladen Vorstellungsgespräch führen Testverfahren anwenden Ergebnis auswerten Geeignetsten Bewerber auswählen/ anderen absagen Arbeitsvertrag Die Einstellung neuer Mitarbeiter/innen umfasst folgende Aufgaben: - Einstellungsformalitäten, - Einführung, - Einarbeitung. - Der erste Arbeitstag sollte mit einem Einstellungsgespräch beginnen. Danach erfolgen die Einstellungsformalitäten (Austausch wichtiger Arbeitspapiere und unterlagen, Anmeldungen) und die Aushändigung der Einführungsmappe. - Vor Ende der Probezeit hat die Fachabteilung eine qualifizierte Beurteilung über die neuen Mitarbeiter/innen zu erstellen.

3 - In der Personalakte werden alle Unterlagen aufbewahrt, die mit dem Arbeitsvertrag zusammenhängen. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf Einsichtnahme. - Das Handwerkszeug der Personalsachbearbeiter ist die Personalkartei bzw. datei. - Die Aufgaben aller Datenverwaltungssysteme sind die - Archivierung (Aufbewahrung) - Aktualisierung und Fortschreibung, - Auskunftserteilung, - Überwachung der Daten. Die Speicherung, Veränderung und Übermittlung personenbezogener Daten unterliegt den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Erfassung, Auswertung und Darstellung von Sachverhalten des Personalbereichs ist Aufgabe der Personalstatistik. Die wichtigsten Personaldaten können übersichtlich in einem Kennzahlenspiegel dargestellt werden. - Die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen werden im Leitungssystem geregelt. Stellen, die anderen Stellen Weisungen erteilen dürfen, werden als Instanzen bezeichnet. - Bekommt jede Stelle nur von einer einzigen übergeordneten Stelle (Instanz) Anweisungen, dann spricht man von einem Einliniensystem. Bekommt eine Stelle von mehreren übergeordneten Stellen Anweisungen, so spricht man vom Mehrliniensystem oder Funktionalsystem. - Aus dem Versuch, die Vorteile des Einlinien- und Mehrliniensystems miteinander zu verbinden, hat sich das Stablineinsystem entwickelt. Stäbe beraten die Linienmanager und haben keine Weisungsbefugnisse. - Die Art, wie Entscheidungen auf der obersten Führungsebene getroffen werden, ist im Entscheidungssystem geregelt. Werden alle Entscheidungen durch eine einzige Führungskraft getroffen, so liegt ein einköpfiges Entscheidungssystem (Direktorialsystem) vor. In größeren Unternehmen werden Entscheidungen durch ein mehrköpfiges Gremium (Kollegialsystem) getroffen. Beschlüsse werden hier durch Abstimmungen herbeigeführt. - In jedem Betrieb kann man beobachten, dass neben den formell geplanten Beziehungen zwischen bestimmten Personen auch nicht vorgesehene Kontakte, sogenannte informelle Beziehungen, auftreten. Man spricht dann von der informellen Organisation. - Informelle Gruppen bilden sich weniger aufgrund der gemeinsamen Arbeit, sondern eher aufgrund gemeinsamer persönlicher Interessen und Sympathiegefühle - Informelle Gruppen können sich der formellen Organisation entgegenstellen, wenn diese nicht richtig funktioniert (mangelhafter Informationsfluss) oder die formellen Vorgesetzten den informellen Führern unterlegen sind (fachlich, charakterlich usw.).

4 - Die Art, wie eine Führungskraft Entscheidungen trifft, Anordnungen übermittelt und kontrolliert wird als Führungsstil bezeichnet. - Der autoritäre Führungsstil ist dadurch gekennzeichnet, dass der/die Vorgesetzte den einzelnen Mitgliedern der Arbeitsgruppe die Aufgabe zuweist und zugleich vorschreibt, wie die Aufgabe durchzuführen ist. Der Vorgesetzte sieht seine Mitarbeiter nur aufgabenbezogen. - Der kooperative bzw. partnerschaftlich-demokratische Führungsstil zeichnet sich dadurch aus, dass der Vorgesetzte den Mitgliedern der Arbeitsgruppe selbst überlässt, ihre Arbeitsaufgaben aufzuteilen. Er versucht Aufgaben und Ziele der Gruppe durch Diskussion mit der Gruppe zu klären. Er sucht Kontakte zu seinen Untergebenen, bringt ihnen persönliche Wertschätzung entgegen und nimmt als Gruppenmitglied aktiv am Gruppenleben teil. - Die unterschiedlichen Formen zur Ausgestaltung des kooperativen Führungsstils werden als Führungstechniken bezeichnet. - Es werden die Führung nach dem Ausnahmeprinzip (Management by Exception MBE), die Führung durch Aufgabenübertragung (Management by Delegation MBD) und die Führung durch Zielvereinbarung (Management by Objectives MBO) unterschieden. - Der situative Führungsstil lässt eine ganze Bandbreite von Verhaltensweisen zu. - Gruppen können erfolgreich geführt werden, wenn der Vorgesetzte Freiräume zulässt, die Gruppen am Unternehmensleitbild ausrichtet und deren Arbeit durch Trainer und Moderatoren unterstützt wird. - Arbeitsstättenverordnung, Abeitsstättenrichtlinien und Sicherheitsrichtlinien der Berufsgenossenschaften enthalten Vorschriften zur Gestaltung der wichtigsten Gesundheits- und Umweltfaktoren am Arbeitsplatz. - Für den Büroarbeitsplatz sollten folgende Regelnd beachtet werden: - Der Büroraum sollte genügend belüftet werden; Zugluft und Luftverunreinigungen sollten durch geeignete Maßnahmen vermieden werden. Die Raumtemperatur sollte etwa 20 C, die Luftfeuchtigkeit etwa 40-70% betragen. - Das Licht sollte bei Rechtshändern von links rückwärts einfallen; die allgemeine Beleuchtungsstärke in Büroräumen soll 500 Lux betragen. Dabei sollte die Allgemeinbeleuchtung durch individuelle Leuchten am Arbeitsplatz ergänzt werden. - Der Schallpegel sollte im Büro gleichmäßig 45 Dezibel betragen; bei mechanischen Bürotätigkeiten dürfen 70 db nicht überschritten werden. Lärmschutzmaßnahmen können an der Quelle, bei der Ausbreitung und am Einwirkungsort des Lärms ansetzen. - Im Büro sollten in Abstimmung mit der Beleuchtung braune, grüne und blaue Farbtöne bevorzugt werden. Aggressive Farben (Orange, Rot) sind zu vermeiden. - Das Kombibüro vereinigt die Vorteile aller herkömmlichen Büroraumkonzepte. Will man konzentriert arbeiten, zieht man sich in sein Einzelbüro zurück; will man kommunizieren, geht man in den Gemeinschafts- und Multifunktionsraum.

5 - Bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes und seiner Umgebung sind die Mitwirkungsrechte des Betriebsrates zu beachten. - Die Arbeitsstättenverordnung gilt nicht für alle Wirtschaftszweige. Öffentliche Verkehrsbetriebe, Bergbau und Landwirtschaft sind ausgenommen. - Die Berufsgenossenschaften erlassen Unfallverhütungsvorschriften (UVV). - Die Sicherheitsregeln für Bildschirmarbeitsplätze im Bürobereich stellen folgende Anforderungen: - Positivdarstellung der Zeichen, Beachtung der Röntgenverordnung, regelmäßige Augenuntersuchungen, hohe Bildauflösung (Pixel-Wert), Flimmer- und Reflexionsfreiheit, verstellbare Höhen, Neigungswinkel, möglichst flache Tastaturen, mattierte Gehäuse- und Tischoberfläche. - Körpergerechte Ausstattung des Bildschirmarbeitsplatzes (verstellbarer Bürostuhl und tisch, richtige Abstände zum Bildschirm) sowie regelmäßige Entspannungsübungen beugen gesundheitlichen Beschwerden vor.

6 - Die individuelle Vorgehensweise beim Erfüllen von Aufgaben kann sich zu einem persönlichen Arbeitsstil verfestigen. Ein persönlicher Arbeitsstil kann sich nur dann entwickeln, wenn die Aufgabenstellung Entscheidungs- und Handlungsspielräume (Freiheitsgrade) zulässt und wenn der Arbeitende seine Tätigkeit beherrscht. - Ein positiver Arbeitsstil zeichnet sich durch richtige Zeiteinteilung (Prioritätensetzung), Zeitplanung (Ausschaltung von Zeitdieben ), Beherrschung der Kunst des Wegwerfens aus. - Arbeitsplatzbeschreibungen dienen zur arbeitswissenschaftlichen Untersuchung eines Arbeitsplatzes und sind häufig Grundlage für die Entlohnung. Sie legen fest, was, in welcher Reihenfolge, wo und mit welchen Hilfsmitteln erledigt werden soll. Sie werden meist durch Ausstattungslisten ergänzt. Für Führungspositionen gibt es umfassendere Stellenbeschreibungen, die sich im Gegensatz zur Arbeitsplatzbeschreibung nicht auf einen ganz bestimmten, örtlich festgelegten Arbeitsplatz beziehen. - Die Arbeitsbewertung stellt fest, wie ein konkreter Arbeitsplatz entlohnt wird, und zwar unabhängig von der dort tätigen Arbeitsperson. - Bei der analytischen Arbeitsbewertung wird der konkrete Arbeitsplatz nach den fünf Anforderungsmerkmalen Wissen und Können, Denken, Handlungsspielraum und Verantwortung, Kommunikation bzw. Kooperation und Mitarbeiterführung bewertet (Einstufung). Für besondere Belastungen (Muskeln, Reizarmut, Umgebungseinflüsse) kommen Belastungszulagen hinzu. - Bei der summarischen Arbeitsbewertung wird die Arbeit als Ganzes bewertet. Die konkrete Stelle wird einer Entgeltgruppe direkt zugeordnet (Eingruppierung). - Wichtige Grundsätze der Personalbeurteilung sind Einheitlichkeit, Einfachheit und Vergleichbarkeit. Das Drei-Ebenen-Prinzip führt zu objektiveren Beurteilungen. - Schulung bei Beurteiler, Bereitstellung von Hilfsmitteln (z.b. Beurteilungsbogen), Einsatzterminierung und Mitarbeiterinformation sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg von Beurteilungssystemen. - Die Beurteilung läuft in folgenden Phasen ab: - Beobachtung, Beschreibung, Bewertung, Beurteilungsgespräch. - Standardisierte Beurteilungsverfahren stellen hohe Anforderungen an die beurteilende Person. Beurteilungsfehler sind die Regel. Viele Unternehmen haben die standardisierten Mitarbeiterbeurteilungen durch jährlich protokollierte Beratungs- und Fördergespräche ersetzt. - Nach ihrem Inhalt lassen sich einfaches Zeugnis (Art und Dauer der Beschäftigung) und qualifiziertes Zeugnis (zusätzlich Führung und Leistung) unterscheiden. - Zeugnisse müssen der Wahrheit entsprechen, gleichzeitig aber von verständigem Wohlwollen gegenüber dem Arbeitnehmer getragen sein.

7 - Die Aufgabe der Personalentwicklung besteht darin, vorhandene Fähigkeiten, Neigungen und Bildungsinteressen der Mitarbeiter zu erkennen, diese weiterzuentwickeln und dann mit den gegenwärtigen und zukünftigen Erfordernissen des Unternehmens und der Arbeitsplätze in Einklang zu bringen. - Die kontinuierliche Weiterbildung wird immer mehr zum Schlüssel, um im weltweiten Wettbewerb zu bestehen. Die berufliche Bildung unterliegt dabei selbst einem ständigen Wandel. In neuen Berufsbildungskonzepten erwerben die Mitarbeiter ihr Fachwissen ausschließend in Verbindung mit Human- und Sozialkompetenzen. - Berufsbildungsmaßnahmen können direkt am Arbeitsplatz (on the Job), nahe am Arbeitsplatz (near the Job) oder an außerbetrieblichen Lernorten (off the Job) stattfinden. - Off the- Job-Maßnahmen - Schulungen in Übungsbüros, Fach- und Führungsseminaren; Durchführung von Planund Rollenspielen, Fallstudien usw. - On-the-Job-Maßnahmen - Projektaufträge, Jobrotation bzw. Traineeprogramme, Fachreferate, Lehrtätigkeit, Vertretungen, Mitwirkung bei Konferenzen - Near-the-Job-Maßnahmen - Teilnahme an einem Assesmentcenter, Lernen in Lerninseln, Computer-Based-Training - Größere Unternehmen entwickeln ein Nachwuchsentwicklungsprogramm, das auf Förder- und Beratungsgesprächen aufbaut und selbst wiederum Grundlage für Entwicklungs- und Fördermaßnahmen ist. Ein Mittel zur Steuerung von Personalentwicklungsmaßnahmen ist der Entwicklungsplan.