Handliche Anwendungen durchbrechen alte Barrieren

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1 toms spotlight MAI/JUNI Klartext Hemdsärmelige Prozessunterstützung 4 Fakten Weitreichende Neuerung 5 Lösungen Von Grund auf flexibel 6 Wirkung Systematik mit individuellem Touch 7 Referenz Webbasierte Fördermittelverwaltung bei der gsub 8 Partner Handliche Anwendungen durchbrechen alte Barrieren Nicht nur Benutzer kriegen graue Haare, wenn das Werkzeug nicht zum Arbeitsablauf passt. Doch moderne Geschäftsprozesse richten sich mit ihren Erfordernissen eben nicht danach, was ihnen die IT-Syste me gestatten. Entsprechend angestaubt ist oft das Ergebnis: Eine Vielzahl von Applikationen, manuelle Datenübertragung, unterbrochene Workfl ows eine prozessori entierte IT-Unterstützung sieht anders aus. Und schlimmer noch: Kunden wie Lieferanten bleiben dabei meistens außen vor.

2 Flexibilität, Transparenz, Sicherheit webbasierte Anwendungsumgebungen können alles Zeitgemäße bieten, um flinke Abläufe zu ermöglichen. Wer hingegen seine starren Systemarchitekturen mit diesen Anforderungen belastet, stellt schnell fest: es bröckelt an allen Ecken und Enden. Impressum Herausgeber Computacenter AG & Co. ohg Europaring Kerpen Tel. +49 (0) 2273/597-0 Fax +49 (0) 2273/ Handelsregistereintrag: Amtsgericht Köln HRA Sitz der Gesellschaft: Kerpen Umsatzsteuer-Identifi kationsnummer: DE Redaktion Matthias Vogel Barbara Fürmeier Gestaltung design blaues Wunder, Köln Druck johnen-druck GmbH & Co. KG, Bernkastel-Kues

3 Klartext Jörg Krause Senior Consultant Web Application Solutions, Computacenter In geschäftlichen Prozessen treffen sich Unternehmensorganisation und -technologie. Und mitunter hat man den Eindruck: zum ersten Mal. Beispielsweise wenn es mehrere Wochen dauert, alle Verwaltungsvorgänge für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters abzuschließen. Oder wenn die Einrichtung der Zugänge für einen Dienstleister Monate beansprucht. Von der technologischen Anpassung, die notwendige Änderungen des Arbeitsablaufs erfordern, ganz zu schweigen. Denn die Informationstechnologie hat die Geschäftsprozesse von Unternehmen und Behörden inzwischen nicht nur tief durchdrungen. Siloartige Systemarchitekturen mit zahlreichen Medienbrüchen und starre Entwicklungsschemas verhindern zudem allzu oft eine schnelle Anpassung des Workfl ows an neue Anforderungen. Historisch gewachsene IT-Unterstützung nennen das etwas entschuldigend diejenigen, die mit einer wilden Zusammensetzung aus , Excel-Tabellen, zentralen Anwendungen und verteilten Datenbanken täglich ihr Kerngeschäft betreiben müssen. Wohl wissend, dass ihr Unternehmen damit von einem nachvollziehbaren Workfl ow ebenso weit entfernt ist wie die Mitarbeiter von einer effi zienten Arbeitsweise. Und auch die IT-Verantwortlichen haben selbstverständlich ihre liebe Not mit der Verwaltung dieser Anwendungsvielfalt und Mehrfachdatenhaltung; sie sollten also die Ersten sein, denen an einer maßgeschneiderten und fl exiblen IT- Lösung für wichtige Geschäftsprozesse gelegen ist. Allerdings kennen sie auch die vermeintlichen Hürden auf dem Weg dorthin sehr gut. Es beginnt schon damit, dass selbst für geschäftskritische Arbeitsabläufe selten eine wirklich saubere Dokumentation existiert. Und wenn doch, dann meist in einer Form, die Unternehmensberatern dienlicher ist als Applikationsentwicklern. Außerdem stellt sich die grundlegende Frage nach der Architektur: Muss jetzt alles Alte raus, reicht eine Anwendungsintegration nach EAI-Standards oder sollte es besser gleich eine serviceorientierte Architektur sein? Prozessoptimierung, Portaldesign, Standardisierung das klingt nach komplexer Materie und langwieriger Prototypenentwicklung. Und nicht zuletzt: Wie steht es um die eigene Kompetenz, die modernen Webtechnologien zu betreiben? Von der Implementierung über die Administration bis zu Monitoring und Troubleshooting türmen sich nämlich auch im Betrieb zahlreiche Anforderungen auf. Ob die vorhandenen Serverkapazitäten reichen, die Anwendungsperformance noch stimmt und die Sicherheitsstandards ausreichend Schutz bieten das sind oft mehr Fragen, als dem Wunsch nach Innovation guttut. Antworten gibt diese Ausgabe von toms spotlight. 3

4 Fakten Weitreichende Neuerung Renovierung tut dringend not, ist aber mit einigen Anstrengungen verbunden. Und nicht zuletzt mit fundierter Sachkenntnis von Webtechnologien sowie von vielen angrenzenden Bereichen. Businessprozesse ändern sich. Vor allem in wirtschaftlich schlechten Phasen und Krisen, die sogar eine neue geschäftliche Ausrichtung, Fusionen oder die Veräußerung von Unternehmensteilen fordern können. Gewiss hat das für die betroffenen Firmen massive Auswirkungen in vielen Bereichen. Ganz besonders aber für die IT. Denn die Zeiten, in denen die IT-Abteilung mit technologischen Vorgaben die Prozesse des Unternehmens gestaltete, sind passé. Stattdessen ist sie zu einem Serviceprovider geworden, der die Vielfalt der geschäftlichen Anforderungen aller Ressorts unter einen IT-Hut bringen muss. Und nicht nur deren: Auch ihre Kunden und Lieferanten wollen die Unternehmen möglichst über Webanwendungen in ihre Prozesse direkt einbinden. Selbstverständlich bedarf so eine Lösung noch einiger zusätzlicher Technologien. Beispielsweise für Authentifi zierungs- und Securityfunktionen, damit alle Beteiligten möglichst einfach und vor allem sicher auf die Anwendungen zugreifen können. Außerdem sollen sich die Webapplikationen so leicht verwalten lassen, dass sie jede weitere Prozessveränderung spielend mitmachen. Denn eine zeitgemäße IT-Architektur muss wandlungsfähig sein und zukünftig Anforderungen erfüllen können, von denen heute noch keiner sagen kann, wie sie aussehen werden. Neben den IT- Fachgebieten Anwendungsentwicklung, Identity Management und Security berührt so eine Lösung also auch das Systemund Servicemanagement. Und damit noch immer nicht genug. Für die unternehmenseigenen IT-Abteilungen bedeutet dieser Ansatz nämlich nicht nur, das technologische Know-how mitzubringen. Auch die Standardgeschäftsprozesse und komplexe vorgangsorientierte Abläufe müssen die IT-Mitarbei- ter verstehen. Kompetenz auf den Gebieten Business Process Management und Engineering Workfl ow Management sowie für die Konzeption eines elektronischen Formularwesens oder die Integration von Dokumentenmanagement-Systemen sollte ebenfalls nicht fehlen. Kurz: Es ist eine respektable Menge fachlicher und businessspezifi scher Kenntnisse, die eine webbasierte Abbildung der Geschäftsprozesse von der IT-Abteilung verlangt. Wer solche Mitarbeiter nicht zur Verfügung hat, greift auf externe Unterstützung zurück. Wichtig bei der Auswahl: Ein Dienstleister, der Webapplikationen nicht nur nach Kundenvorgaben entwickelt, sondern auch betreibt, ist idealerweise in Besitz eines Vorgehensmodells, das Beratung, Konzeption und Integration der Webapplikationslösung beinhaltet. Wenn er darüber hinaus die Businessprozesse mit einer Standardisierungsmethodik systematisch optimieren und die Entwicklung der Applikationsarchitektur danach ausrichten kann, steht der raschen Bereitstellung neuer Anwendungen für Geschäfts- und Verwaltungsprozesse nichts mehr im Wege. 4

5 Lösungen Von Grund auf flexibel Computacenter beginnt mit der Anwendungsentwicklung dort, wo der geschäftliche Nutzen entstehen soll: beim Prozess. Und wir sorgen dafür, dass sich die Lösung im Betrieb auch bewährt. Business Process Blueprint Zwar haben auch wir keine Blaupause für einen perfekten Geschäftsprozess. Für das Vorgehen, eine optimale IT-Unterstützung Ihres individuellen Arbeitsablaufs zu fi nden, allerdings schon. Und das beginnt bei den Fakten: bei der Dokumentation Ihres Prozesses. Wie er sich heute darstellt, welche Personen und Organisations einheiten daran beteiligt sind, welche Vorgänge diese ausführen das alles erfassen unsere Berater so genau, dass sie anschließend eine präzise Handlungsempfehlung daraus ableiten können. In einem Workshop legen Sie dann gemeinsam mit unseren Experten die Details fest: für die grundsätzliche Strategie, die Prozessmodellierung und das Portalkonzept. Applikations- und Infrastrukturanalyse Unsere Consultants erstellen zusätzlich eine Übersicht aller am Prozess beteiligten Applikationen, IT-Systeme und Schnittstellen. Dazu gehören Infrastrukturkomponenten und -dienste ebenso wie das Identitäts- und Systemmanagement. Anhand dieses Technologieresümees bestimmen unsere Experten das Optimierungspotenzial der vorhandenen Systeme und treffen die Vorbereitungen für prozessunterstützende Anwendungsentwicklungen. Entwicklung mit Bildern statt Code Ob Portal oder einzelne Webanwendung: Vom Grobkonzept zum ersten Prototypen gelangen wir in nur wenigen Tagen, denn unsere Entwickler nutzen Standardprodukte, die sie an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Und es ist wirklich nicht nötig, dass Sie ein Java- oder SharePoint- Experte sind, um unsere Konzepte nachzuvollziehen. Statt unverständlicher Programmzeilen bieten wir Ihnen anschauliche Visualisierungen. Selbstverständlich entsprechen unsere Lösungen den Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen (SAGA). Vor allem aber passen sie exakt zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Geschäft und Ihren Arbeitsabläufen. Portalbetrieb als Managed Service Lang ist die Liste der notwendigen Fachkenntnisse für den Betrieb von Webapplikationen. Denn mit der Überwachung der Anwendungen allein ist es nicht getan. Neben dem typischen Rechenzentrums- Know-how für das Monitoring und System management der Infrastruktur ist es vor allem Spezialwissen, das für einen reibungslosen Alltagsbetrieb und effektive Änderungsprozesse sorgt. Automatisches Backup, Performancetuning der Datenbanken und Applikationsserver, Patchund Releasemanagement der Middleware sowie spezifi sche Sicherheitsmaßnahmen für Webportale erst durch die Kompetenz für diese Anforderungen wird aus einer hervorragenden Webapplikation eine optimale IT-Unterstützung Ihres Geschäfts prozesses. Die gute Nachricht: Sie brauchen all das Know-how nicht aufzubauen. Wir haben es schon. Und damit Sie davon profi tieren können, müssen wir noch nicht einmal vor Ort sein. Computacenter verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung im Remote-Betrieb von Webapplikationsinfrastrukturen. Alle gängigen Perfor manceindikatoren wie Seitenaufrufe, Auslas tungsparameter und Schwellenwerte können unsere Experten von Kerpen aus überwachen und die vereinbarten Servicelevel managen.

6 Wirkung Systematik mit individuellem Touch Vor allem schnellere Arbeitsabläufe und transparente Verantwortlichkeiten versprechen sich Unternehmen von der webbasierten Prozessunterstützung. Bessere Qualität und geringere Kosten gehen damit Hand in Hand. Drei eng miteinander verbundene Themenbereiche begegnen IT-Managern bei der Entwicklung unweigerlich: Webportale, Anwendungsintegration und serviceorientierte Architekturen. Webportale verbinden Menschen, Inhalte, Applikationen und Prozesse. In einem Portal-Framework ist es sogar möglich, mehrere Portale mit verschiedenen Anwendungszwecken zu betreiben und so Entwicklungskosten zu sparen. Beispielsweise ein B2C-Portal, das durch ein webbasiertes Bestellwesen die Kundenbindung erhöht und Cross-Selling- Effekte verstärkt, gemeinsam mit einem B2B-Portal, das Geschäftspartner etwa an Logistik- oder Beschaffungsprozesse anbindet. Auch Portale für rein interne Verwaltungsvorgänge wie Employee Self Services kann so ein Framework aufnehmen. Schnelle Entscheidungsprozesse und produktivere Mitarbeiter gehören zu den wichtigsten Vorteilen dieser Selbstverwaltung mithilfe von Webanwendungen. Auf dem Weg zu einer webbasierten Abbildung von Geschäftsprozessen ist EAI, also die Integration vorhandener Applikationen, ein wichtiger Meilenstein. Sie macht Schluss mit all den unterschiedlichen Schnittstellen, die Anwendungen auf vielfältige Weise miteinander verbinden. Zukünftig kommunizieren alle Applikationen über dieselbe zentrale Instanz und tauschen darüber Anforderungen und Ergebnisse direkt miteinander aus. Auf diese Weise entfällt die ebenso langwierige wie fehleranfällige manuelle Datenübertragung von einem System in das andere. Mit serviceorientierten Architekturen (SOA) gehen Unternehmen sogar noch einen Schritt weiter, indem sie die Anwendungen aufbrechen und zu Services neu zusammensetzen, die sie in verschiedenen Prozessen verwenden können. In allen Fällen gilt jedoch: Nur mit guter Kenntnis von den abzubildenden Geschäftsprozessen können Portal-, EAI- und SOA-Projekte erfolgreich sein. Und nur mit fl exibel anpassbaren Standard-Frameworks lassen sich Geschäfts- prozesse zukunftssicher darstellen und Änderungen schnell umsetzen. Mehr Geschwindigkeit in der Umsetzung bietet meist auch das Outsourcing des Webbetriebs. Schon allein deshalb, weil die eigenen personellen Ressourcen häufi g nicht ausreichen, um die vielfältigen Spezialkenntnisse kurzfristig zur Verfügung zu stellen. Besonders die hohen Securityanforderungen nach ISO verlangen aktuelle Fachkompetenz. Dass sich durch das Outsourcing auch Kosten sparen lassen, liegt ebenfalls auf der Hand, verfügen die meisten Anbieter doch über erhebliche Möglichkeiten, Know-how und Technologien für verschiedene Services gemeinsam zu nutzen. Diese Synergieeffekte resultieren nicht zuletzt auch aus dem höheren Maß an Standardisierung, das ein Dienstleister naturgemäß bietet. Und das wiederum bürgt für eine gute Qualität und die Transparenz der Services.

7 Referenz Webbasierte Fördermittelverwaltung bei der gsub Geprüft, bewilligt und für gut befunden: Mit einer Webanwendung von Computacenter beschleunigt die Berliner Treuhandgesellschaft ihr Fördermittelmanagement. Eine Erleichterung für alle Beteiligten. Ein Quantensprung für den Geschäftsprozess. tom sprach mit Michael Reher, stell vertretender Geschäftsführer der Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung mbh, über die Fördermittelverwaltung mit einer Webapplikation von Computacenter. Michael Reher gsub tom: Herr Reher, was für ein Unternehmen verbirgt sich hinter den vier Lettern? Reher: Die gsub wurde 1991 mit dem Ziel gegründet, arbeitsmarktpolitische Programme im Auftrag des Landes Berlin um zusetzen. In der Folgezeit haben wir unseren Wirkungskreis erweitert und sind heute ein Dienstleistungsunternehmen im öffentlichen Auftrag, das Modellmaßnahmen und Förderprogramme entwickelt, die wir auf verschiedenen Feldern umsetzen: im Bereich Beschäftigungs- und Arbeitsmarktpolitik, in der Wirtschaftspolitik und in der Integrationspolitik. tom: Auch die Verwaltung von Fördermitteln benötigt sicher IT-Unterstützung? Reher: Ja, auch bei uns hat selbstverständlich die IT einen größeren Einfl uss auf die Geschäftsprozesse genommen. Abgesehen davon, dass die meiste Korrespondenz nur noch per erfolgt, ist für den Geschäftsprozess Fördermittel management wichtig, dass die Anträge ein einheitliches Format haben und der weitere Prozess der Prüfungen und Bewilligung in der Datenbank abgebildet wird. tom: Hatten Sie dafür vorher noch keine Lösung? Reher: Wir hatten bisher schon eine SQL- Datenbank, die ist aber nicht für den Antragsteller nutzbar. Stattdessen haben wir Formulare in Excel oder als PDF ausgegeben. tom: Inwieweit unterscheidet sich die ursprüngliche Lösung von der webbasierten, die Sie jetzt mit Computacenter entwickelt haben? Reher: Insgesamt hatten wir eher gedacht, dass es die Weiterentwicklung einer Datenbank ist. Im Laufe des Prozesses und in der Zusammenarbeit mit Computacenter haben wir aber festgestellt, dass es eher eine Webapplikation ist, in der die Datenbank auch eine Rolle spielt. Eine Rolle neben der Abbildung von Geschäftsprozessen und neben der Abbildung von Rechteverwaltungen in diesem Gesamtprozess. Dass es ein Quantensprung ist für uns und auch für die Antragsteller und unsere Auftraggeber, die jederzeit tagesaktuell sehen, wie der Stand der Fördermittelverwaltung ist. Das heißt, wie viele Bindungen haben wir? Wie viele Anträge haben wir? Ist noch genügend Geld da? Müssen wir in diesen Punkten gegensteuern? tom: Wofür setzen Sie die Lösung denn jetzt ein? Reher: Im Moment setzen wir diese Webapplikation für ein Förderprogramm der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung ein, in dem wir die EU-Strukturfondsmittel verwalten. Das sind 50 Mio. im Jahr, und wir haben dafür jährlich ca. 500 Anträge. Also 500 Verfahren, die wir prüfen müssen: das Antragswesen, den Bescheid erstellen, die Fördermittel auszahlen und auch die Verwendungsnachweise prüfen. tom: Klingt nach einem aufwendigen Verfahren. Bewährt sich da die neue Webanwendung? Reher: Wir haben festgestellt, dass wir beim Antragswesen hohe Effi zienzgewinne haben. Das geht manchmal in einer halben Stunde hin und her, und der Antrag ist dann prüffähig und fertig und kann vom zweiten Prüfer geprüft und zur Bewilligung gereicht werden. Die Erfahrungen zeigen, dass diese Webapplikation von Fördermittelnehmern und Auftraggebern gut angenommen wird und allen Beteiligten das Verfahren erleichtert. tom: Was hat Sie letztlich davon überzeugt, dass Computacenter der richtige Partner für dieses Projekt ist? Reher: Uns hat überzeugt, dass Computacenter unsere Geschäftsprozesse in den Gesprächen schnell aufgenommen hat, sodass wir das Gefühl hatten, wir sprechen eine gemeinsame Sprache. Das war gut. 7

8 Partner Computacenter unterhält Partnerschaften mit allen führenden Technologieanbietern. Die in diesem Heft beschriebenen Lösungen realisieren wir insbesondere mit Produkten von Computacenter AG & Co. ohg Europaring Kerpen Tel. +49 (0) 2273/597-0 Fax +49 (0) 2273/