MS Outlook Integration

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1 CRM Adresssystem

2 Ziel Jede Kontaktinformation von Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern sollte in einer Organisation aus Mitarbeitersicht nur ein einziges Mal vorhanden sein. Ändert sich eine Adresse oder eine Telefonnummer soll sich dies unternehmensweit auswirken sobald die Änderung von einer befugten Person vorgenommen wird. Diese Person kann auch der Geschäftspartner selbst sein. Nimmt ein Kunde per Telefon oder per Kontakt auf, weiss der Mitarbeiter sofort mit Sicherheit wer das Gegenüber ist. 2

3 Nutzen Eine gut integrierte CRM-Lösung bietet nicht nur Chancen Kundenbindung und Gewinnung zu verbessern, sondern dank der Eliminierung von Doppelspurigkeiten auch Kosten massiv zu senken und Prozesse zu vereinfachen. Mitarbeiter haben mit Sicherheit jederzeit auf die neusten vorhandenen Kundeninformationen Zugriff. Daten müssen nur einmal aktualisiert werden, im Idealfall nimmt einem diese Aktualisierung der Kunde selbst ab. Mitarbeiter gelangen nicht in unangenehme Situationen, da jederzeit klar ist, mit wem genau kommuniziert wird. 3

4 MS Outlook Integration Die meisten Firmen arbeiten mit MS Outlook. Dem Einbinden der Kontaktdaten in Outlook kommt deshalb besonders grosse Bedeutung zu. 4

5 Anruferkennung 5

6 Telefonie in Verbindung mit Outlook Sind die Kontakte erst einmal in Outlook integriert, stehen zahlreiche nützliche Werkzeuge verfügbar, welche Ihre Produktivität und die Ihrer Mitarbeiter wesentlich erhöhen. Journaleinträge helfen, das am Telefon Besprochene festzuhalten. Das Planen der nächsten Aktion hilft, wertvolle Kontakte optimal zu pflegen und gewinnbringende Opportunities zu realisieren. 6

7 Serienbriefe, Team Website, Intranet Viele Programme besitzen eine direkte Schnittstelle zu Outlook respektive MS SQL Server (verwendete Datenbank). Mit Word lassen sich beispielsweise Serienbriefe für Marketing und Verkauf generieren. Die Sharepoint Services, welche für Team Websites, Intranet-Lösungen und als Office-Datenspeicher verwendet werden, bieten eine direkte Integration von Outlook (Kontakte, Termine, Aufgaben etc.) 7

8 Anbindung spezifischer Anwendungen MS SQL Server kann grundsätzlich mit allen anderen gängigen Business-Datenbanken auf sämtlichen Plattformen synchronisiert werden. Auch Daten auf entfernten Rechnern stellen normalerweise kein Hindernis dar. Damit lassen sich die Kundendaten der im Internet laufenden Applikationen (Website, Online-Shop, spezifische Applikationen) laufend mit denjenigen im lokalen Netzwerk synchronisieren. 8

9 Synchronisation Die Synchronisation wird gemäss Kundenwunsch konfiguriert und in einem bestimmten Zeitintervall (z.b. 3 Mal pro Minute) durchgeführt. Dies zur Ressourcenschonung nur, sofern Änderungen notwendig sind. Registriert sich ein neuer Kunde via Website steht dieser Kontakt in Outlook innert kürzester Zeit zur Verfügung. Kontaktiert Sie nun der neue Kunde, wissen Sie bereits, wer er ist. Werden neue Kontakte von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern eingetragen oder aktualisiert, werden die Änderungen ebenfalls in der Online-Datenbank wirksam. Doppelspurigkeiten werden dank einer optimal konfigurierten Synchronisation vermieden. Bei Internet-Optimierten Applikation wird heute normalerweise die Adresse des Kontakts als eindeutige Identifikation verwendet. 9

10 Potentiale realisieren Verschenken Sie nicht weiterhin Zeit, gute Kontakte und Gelegenheiten. Erhöhen Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter dank stets aktuellen Kontaktinformationen. Motivierte Mitarbeiter und aktuelle Kundendaten sind zwei Schlüsselfaktoren für den Geschäftserfolg auch für Ihren. 10

11 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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